Tema 1 ADMINISTRACION DE VENTAS

La administración de ventas es la serie de procedimientos dentro de una empresa para

desarrollar la fuerza comercial y aumentar las ventas.
El objetivo principal de la administración de ventas es elevar las ventas, ofrecer
rentabilidad, tener crecimiento constante, así como resultados financieros.

El concepto de administración de ventas se refiere al proceso de planificar, implementar y

monitorear los resultados de una estrategia comercial para una empresa.
El objetivo del administrador de ventas es optimizar el uso de los recursos disponibles y
gestionar el equipo comercial hacia el éxito.

¿Para qué sirve la administración de ventas?

La administración de ventas sirve para organizar el equipo de ventas, planificar

la estrategia Comercial, relacionarse con los clientes y medir el desempeño de los
representantes de la empresa.

Usos Clave de la Administración de Ventas

Organizar el equipo de ventas.

Planificar la estrategia de ventas.
Relacionarse con los clientes.
Medir el desempeño del departamento de administración de ventas.

Objetivos de la Administración de Ventas

• Hacer que los clientes conozcan la empresa, su marca y el producto o servicio que
comercializa.
• Ser el enlace entre la empresa y el cliente con el fin de generar ventas. Esto implica
conocer bien sus necesidades, preocupaciones, hábitos y expectativas.
• Aumentar el volumen de ventas utilizando campañas innovadoras o estrategias que
marquen la diferencia en comparación con sus competidores.
• Mejorar el producto o servicio.

El proceso de Administración de Ventas

La administración de ventas de una compañía comprende tres procesos de decisión y

actuación fundamentales:

Planificar: Debemos responder a distintas preguntas. ¿Qué vamos a vender?¿Cómo

vamos a hacerlo?¿Dónde?¿A quién? Y muchas más preguntas.
Lo importante es tener un plan antes de pasar al siguiente paso.
Ejecutar: Una vez planificado, toca ejecutar, cumplir los plazos y los presupuestos. Si el
plan se cumple, las probabilidades de éxito por parte de la empresa aumentan.

Evaluar y controlar: Se trata de ir midiendo, en la medida de lo posible, que todo se está

cumpliendo y que se está haciendo bien. Evaluar al personal y la planificación forma parte
del tercer paso del proceso.

¿Por qué la administración de ventas es útil en la empresa?

La administración de ventas es imprescindible para la gran mayoría de empresas. No basta

con desarrollar un producto muy bueno, que sea de mucha calidad e incluso sea barato.
Esto no es suficiente, si el proceso de ventas falla, todo esfuerzo será en vano.

Utilidad de la Administración de Ventas

• Mantiene al día a compradores y vendedores.

• Facilita el seguimiento y cierre de las ventas.
• Permite evaluar al equipo de ventas.
• Evalúa el proceso de ventas, detectando cuellos de botella que dificultan el
proceso de ventas.

Tema 2 La Prospección como factor clave del éxito de las ventas

Cliente potencial

Un cliente potencial es el consumidor que es considerado como una oportunidad de

negocio para un comercio, es decir, alguien que puede ser un futuro cliente.

Este potencial cliente ha expresado interés en un producto o servicio específico, ya sea a

través de una búsqueda en línea, interacción en redes sociales, solicitud de información o
respuesta a una campaña de marketing.

Un cliente potencial es aquel perfil que, por las características que presenta, podría
volverse comprador de un determinado producto o servicio. Estos clientes aún no han
realizado ninguna acción de compra, pero se espera que podrían hacerlo en un futuro.

EJEMPLO:

u Un hombre de mediana edad que se preocupa por el medio ambiente y busca

formas de vivir más sostenibles. Esta persona puede ser un cliente potencial para
una empresa que vende productos ecológicos, como productos de aseo orgánicos
o paneles solares para el hogar.
u Una familia que acaba de mudarse a una nueva casa y está buscando decoración
para el hogar. Esta familia puede ser un cliente potencial para una empresa que
vende artículos para el hogar, como muebles, alfombras o cortinas.
u Una mujer joven que acude regularmente a un gimnasio y demuestra un gran
interés en mantener un estilo de vida saludable. Esta persona puede ser un cliente
potencial para una empresa que vende productos de suplementos alimenticios o
ropa deportiva.
u Un estudiante universitario que vive solo y busca alimentos prácticos y económicos
para preparar en su departamento. Esta persona puede ser un cliente potencial
para una empresa que vende alimentos fáciles de cocinar, como comidas
congeladas o instantáneas

Prospección de ventas

Cuando hablamos de prospección de clientes, nos referimos a una de las primeras

etapas de la famosa campaña comercial donde la empresa tiene como objetivo
captar a esos clientes potenciales que han mostrado interés en la marca y aparecen
como oportunidades de negocio latentes.
Se basa en la estructura de varias fases o iniciativas que lleva a cabo el
departamento de Ventas y Marketing con la intención de identificar contactos en
torno a la decisión de compra.

PROSPECTACIÓN :

Es un proceso de búsqueda e indagación, para determinar cuándo a un posible

cliente lo podemos considerar como un “PROSPECTO REAL”
La prospección de ventas es el proceso de identificar e investigar clientes
potenciales para generar nuevos contactos comerciales.
Consiste en identificar e investigar a empresas o particulares que puedan estar
interesados en adquirir sus productos o servicios y, a continuación, ponerse en
contacto con ellos para ofrecerles sus productos o servicios y determinar su nivel
de interés.

Requisitos para considerar a un posible cliente

como un “PROSPECTO”
1.- Que necesite el Producto.
2.- Que lo desee.
3.- Que lo pueda pagar.

Objetivo de la prospección
 Localizar a posibles compradores (quienes tienen o pueden tener intención y
capacidad de compra).

Ø En la localización cunde el desaliento y la frustración, produciéndose un desgaste

prematuro, que alejará al vendedor de la profesión.
Ø Un mercado competitivo, exige actuar con un plan razonado y de una manera
ordenada y sistemática.

Fuentes directas de la prospección:

Ø Las principales fuentes son (ni suficiente, ni racionalmente utilizadas):

Ø Exposición / Punto de Venta.
Ø Cartera de clientes.
Ø Red de avisadores.
Ø Servicios de atención al cliente y Agentes
Ø Acciones promocionales.
Ø Ferias y exposiciones.
Ø Prospección puerta a puerta.
Ø Relaciones sociales del vendedor.

Exposición/ punto de venta

Ø Acuden personas interesadas en productos.

Ø El primer contacto debe ser continuado por el vendedor, para su gestión.
Correctamente dimensionada y dotada de los productos y de los medios
adecuados a sus posibilidades de venta.
Ø Atrae y permite descubrir clientes; exhibe continuamente el producto y crea
imagen de marca y de servicio.
Ø Toda operación no formalizada, debe ser informada correctamente al equipo
de ventas, para el posterior seguimiento.

Cartera de clientes o clientes de la Marca.

Ø Un cliente satisfecho es un adicto a la Marca y puede proveer posibles clientes y

apoyar de forma directa al vendedor.
Ø Influyen, aportando su experiencia; detectan personas interesadas en el producto y
completan la información que posee el vendedor.
Ø El vendedor debe seguir un sistema preestablecido de seguimiento que garantice
el contacto sistemático con sus antiguos clientes.
Red de avisadores
Ø Cada vendedor debe seleccionar, motivar e informar perfectamente a todas
aquellas personas que puedan serle útiles y obtener de ellas la mejor información.
Ø Se dimensiona de forma que pueda ser perfectamente atendida con visitas
frecuentes.
Ø Avisador es aquel que recibe, a través de opiniones oídas y contactos mantenidos,
las señales de compra que emite el posible cliente,
transmitiéndolas al vendedor para iniciar una acción de ventas.
• Detecta posibles clientes; aporta datos y colabora directamente en la gestión.

Servicio de atención al cliente y agentes

Ø Su propio Servicio Técnico u otro Departamento de atención a clientes.

Ø Agentes

Acciones promocionales:

• Prueba del producto

• Muestras gratuitas
• Recompra del producto a sustituir
• Premios y concursos
• Precios y financiaciones especiales.
Ferias y Exposiciones

Prospección puerta a puerta o a "puerta fría" o prospección en "frío"

• La prospección y primer contacto es el objetivo básico, que no único, de la

participación en ferias y eventos sectoriales.
• Atraen a un público interesado en el producto.
• Del seguimiento de los contactos que se realicen, se encargan los vendedores.

Presentarse en un lugar, con una información mínima y sin haber concertado

previamente una visita, esperando tomar contacto con alguien que pueda resultar un
futuro cliente.

Exhaustiva  visitar a todos los posibles de una zona ("barrido de zona").

Se confía a la ley de probabilidades.
Considerable pérdida de tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de la prospección de ventas? La prospección de ventas tiene

varias ventajas:

Aumento de las ventas y los ingresos: Al identificar y buscar nuevos clientes potenciales,
las empresas pueden ampliar su base de clientes y aumentar sus ventas e ingresos.
Mayor conocimiento del mercado objetivo: A través del proceso de prospección, las
empresas pueden conocer mejor su mercado objetivo y las necesidades e intereses de sus
clientes potenciales. Esta información puede servir de base para el desarrollo de productos
y estrategias de marketing.

Establecer relaciones: La prospección puede ayudar a las empresas a establecer relaciones

con clientes potenciales, lo que puede ser importante para mantener la fidelidad y la
retención de clientes.

Mejora de las habilidades de venta: Al acercarse a clientes potenciales e intentar vender

sus productos o servicios, los vendedores pueden mejorar sus habilidades de
comunicación y persuasión.

Mayor eficacia: Mediante el uso de herramientas y técnicas de prospección, las empresas

pueden identificar y perseguir nuevos clientes potenciales de forma más eficiente, lo que
les permite ahorrar tiempo y recursos.

Tema 3 EL GERENTE DE VENTAS

Gerencia de ventas
Es la adecuada combinación de Recursos Humanos, Financieros, Administrativos y
Tecnológicos, orientados a obtener un optimo rendimiento de todos ellos para el logro de
ventas eficientes, entendiéndose por tales, las que produzcan la máxima utilidad posible a
la empresa y mayor satisfacción al cliente.

La gerencia de ventas es el sector responsable de liderar, administrar y supervisar las

actividades comerciales dentro de una empresa, velando constantemente por el
cumplimiento de metas y objetivos pre establecidos.

Es la distribución de diferentes actividades entre personas con el propósito de aumentar el

potencial de sus capacidades, economizar tiempo, adquirir habilidades por medio de la
capacitación y la práctica, en consecuencia, de aumentar la producción, reducir los costos
y la economía de escala.

Elementos de una gerencia de ventas

Es claro que al ser las ventas el motor económico de la empresa, las responsabilidades
que recaen en la Gerencia de Ventas son diversas, y para su ejecución se deben observar
los siguientes elementos:

1. Relaciones a largo plazo: Un aspecto de suma importancia es establecer relaciones

sólidas con cada uno de los clientes.
 2. Estructuras adaptables: También es importante crear estructuras dinámicas para
atender de forma personalizada a los diferentes segmentos de clientes.

3. Compromiso del equipo de ventas: Se debe fomentar el trabajo en equipo y eliminar

las barreras funcionales.
4. Estilo orientador: Es necesario que el gerente de ventas sea un líder capaz de motivar y
guiar al equipo.
5. Tecnología: Por último hay que aprovechar la tecnología existente para dar seguimiento
a los clientes.

Caracteristicas de la gerencia de ventas

• Cultura enfocada en el cliente: Es importante facilitar la función de ventas

mediante la eliminación de barreras entre el vendedor y el cliente.
• Selección del talento adecuado para ventas: Es necesario buscar las habilidades y
capacidades adecuadas para cada uno de los puestos del departamento de
ventas.
• Impulso de las habilidades del equipo de ventas: Se debe capacitar y promover al
personal de ventas y esto debe ser un proceso dinámico y constante.
• Correcta segmentación de mercado: Los vendedores deben contar con los
conocimientos y herramientas necesarias para ofrecer a los clientes atención
personalizada acorde con sus necesidades específicas.
• Desarrollo ordenado y sistemático del proceso de ventas: Se deben seguir cada
uno de los procesos de ventas para mejorar el desempeño del departamento.
• Integración de funciones estratégicas: También es importante desarrollar
estrategias comerciales para alcanzar los objetivos y metas establecidas

El gerente de ventas

Se trata de la persona que tiene las competencias para asumir las funciones
especificadas en una descripción de puesto de Gerente de Ventas.
Debe demostrar sus conocimientos y habilidades, que deben estar acordes a las
exigencias de cada empresa, que usualmente se establecen en manuales de cargos,
así como el de procedimientos.

PERFIL PROFESIONAL DE UN GERENTE DE VENTAS

Nivel de Estudios
Licenciatura en Administración, Marketing, o carreras afines.
Años de Experiencia
De 3 a 5 años de experiencia en cargos similares.
Conocimientos Técnicos
• Planificación estratégica.
• Proyección estadística de ventas.
 • Formulación y ejecución de presupuestos.
Procesos administrativos.
• Gestión de Inventarios. Como observas, esto nos ayuda a comprender qué es
Gerente de Ventas.
• Técnicas de atención al cliente.
• Gestión de inventarios.
• Manejo de los indicadores de gestión.
• Supervisión de personal.
• Dominio de las tecnologías de la información y comunicación.
• Gestión de resultados.
• Manejo de paquetes de ofimática

COMPETENCIAS PERSONALES

• Liderazgo.
• Comunicación efectiva.
• Inteligencia emocional.
• Creatividad e iniciativa.
• Orientación al logro.
• Enfocado en los resultados.
• Ética.
• Capacidad analítica.
• Toma de decisiones.
• Pensamiento crítico.

¿Qué se requiere para ser un buen Gerente de Ventas?

• Actitud positiva ante los retos del área.

• Conocimientos innovadores y creativos para implementarlos en la empresa.
• Respetuoso y empático con todas las personas con las que interactúa.
• Altamente motivador del equipo de trabajo de ventas.
• Cumplimiento de metas y entrega de informes.
• Ser un investigador sobre las tendencias del mercado.

Competencias Comerciales de un Gerente de Ventas

1. Asesoramiento de la fuerza de ventas.

2. Cálculo de las comisiones por ventas.
3. Análisis de posicionamiento de productos en el mercado.
4. Criticidad en la entrada de nuevos productos y su aceptación.
5. Atención al cliente, quien es clave para la actividad comercial.

Diferencias entre un Gerente de Ventas y un Gerente Comercial

Enfoque de Responsabilidades
• Gerente de ventas: Se centra en la implementación de estrategias y tácticas
específicas para impulsar las ventas.
• Gerente Comercial: Se ocupa de la gestión general de las actividades comerciales
de una organización. Esto incluye no solo las ventas, también:
1. Planificación estratégica.
2. Desarrollo de negocios.
3. Gestión de cuentas clave.
4. Colaboración con otros departamentos.
5. Supervisión del rendimiento general del equipo comercial.

Alcance de Responsabilidades
• Gerente de ventas: Sus objetivos son:
1. Impulsar y gestionar las ventas.
2. Supervisar estrategias.
3. Prospección.
4. Seguimiento de clientes.
5. Cierre de acuerdos.
6. Generación de ingresos.

• Gerente comercial: Tiene un alcance más amplio, esto incluye:

1. Planificación estratégica.
2. Establecimiento de objetivos.
3. Gestión de presupuestos.
4. Identificación de nuevas oportunidades de negocio.
5. Establecimiento de alianzas.
6. Gestión de cuentas clave.
7. Colaboración con otros departamentos.
8. Supervisión del rendimiento global de las ventas y el negocio.

Perspectiva Estratégica
• Gerente de Ventas: Ejecuta estrategias y tácticas específicas para impulsar las
ventas y alcanzar los objetivos establecidos. Su enfoque está más orientado a la
implementación y ejecución.
• Gerente Comercial: Se enfoca en la planificación y el desarrollo de estrategias
comerciales a largo plazo. Esto implica evaluar el desempeño del mercado,
analizar tendencias y diseñar planes para el crecimiento y la expansión del
negocio.
Tema 4 LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

Objetivo de la empresa

El objetivo principal de cualquier negocio es el beneficio, por lo que el departamento de

ventas se forma entre los primeros en cualquier empresa.
Sus funciones y límites de responsabilidad son a veces difusos: todo el mundo sabe que
hay un departamento comercial, pero lo que hace exactamente es difícil de decir.
Este enfoque tiene un efecto negativo en la actividad empresarial general: ventas
ineficaces = beneficios bajos.

Definicion

La organización de ventas es el conjunto de acciones clave para construir y liderar un

equipo de ventas de manera efectiva.

Qué implica?
Coordinar estrategias y tácticas que ayuden a alcanzar los objetivos comerciales. Desde
reclutar un equipo competente hasta desarrollar estrategias que conecten con los clientes.

Principios para Planear la Organización de Ventas

1. En proporción al Negocio.
2. De acuerdo a los Objetivos.
3. Establecer y definir la Autoridad.
4. La responsabilidad en función con la autoridad.
5. En función de trabajos no de personas.
6. Definir los canales de comunicación.
7. Establecer los campos de control.
8. Definir líneas de ascenso a puestos superiores.
9. Considerar los puntos débiles.

Organización del Trabajo de Ventas

A la hora de organizar el trabajo del departamento de ventas, primero hay que definir sus
principales funciones y tareas. Independientemente del ámbito de actividad, los objetivos
generales de este servicio son:

• Estudiar la demanda de los consumidores, sus fluctuaciones y cambios

• Trabajar para aumentar el número de clientes potenciales
• Análisis del mercado de productos o servicios
• Búsqueda de proveedores fiables y establecimiento de relaciones comerciales
con ellos
 • Registrar y controlar el proceso de cumplimiento de las obligaciones
contractuales por parte de los proveedores
• Actividades de promoción de productos o servicios en el mercado

La Organización de Ventas

El área de ventas es la que tiene como función principal comercializar los bienes o
servicios que ofrece la empresa, por conducto de la fuerza de ventas.
Para que este departamento funcione de forma correcta se deben aplicar “técnicas y
políticas acordes con el producto que se desea vender”( M.A. López, et al, Operaciones de
venta, p. 36).

Funciones del Área de Ventas Objetivos de

venta
Planificación Organización
de las ventas recursos
Rutas de Venta
Departamento
de ventas
Del MKT
masivo al MKT
CRM individualizado
Ciclo de
administración
del CRM
Funciones Básicas de la Organización de Ventas

Funciones
Administrativas Administración de Ventas:
Planear, Controlar y Coordinar,
Valorar las Actuaciones de los
vendedores, Señalar estrategias,
Elaborar programas.

Funciones
Operativas Gerentes de Ventas:
Ejecutar las disposiciones, controles
y planes de la alta gerencia

Funciones
Tecnicas Jedes Técnicos y sus Auxiliares:
Asistencia y consejo especializado a
Los altos ejecutivos.

Estructura del Departamento de Ventas

Crear un Departamento de Ventas, implica organizarlo en función de las necesidades

reales de la empresa, lo que variará en función de los productos que se tengan, las
entregas que se tengan, el lugar donde se venda, etc.

Estructura en grandes empresas, como mayoristas, minoristas o plantas de fabricación

con varias sedes en diferentes ciudades:

En este tipo de empresas, el servicio comercial incluye varias divisiones independientes,

que dependen del director de ventas y realizan las funciones que se les asignan, Ejemplo:
Publicidad y Marketing
Compras, Ventas, Almacén
 Estructura en Empresas más pequeñas
En ese caso, el departamento de ventas tendrá una estructura completamente diferente.
Las funciones del departamento de compras y ventas pueden ser gestionadas por una sola
unidad, como el departamento de intermediación.
Con frecuencia, no existe un departamento de marketing, sino que sus funciones
se subcontratan a agencias especializadas.

En las empresas muy pequeñas, el departamento comercial se encarga de todas las

operaciones de compra, publicidad y venta.
Esta estructura suele estar dictada por las limitaciones presupuestarias.
Pero también puede ser eficaz si hay un número suficiente de especialistas y su trabajo
está bien estructurado.

La Estructura de la Organización de Ventas

Gerente de
Ventas La estructura vertical es la que se da por
el nivel jerárquico y las personas que la
integran tienen una posición de mandos
Secretaria

Vendedor Vendedor Vendedor

1 2 3

La Estructura de la Organización de Ventas

En la estructura horizontal se ubican personas con una misma

posición jerárquica y, por lo tanto, se presenta la comunicación con
rapidez, por ejemplo, a nivel Subdirectores o gerentes se da este
tipo de estructura

Gerente
Comercial

Gerente de Ventas Gerente de Ventas

Gerente de Ventas Gerente Ventas
Falcón Margarita
Zona Hotelera Mérida
Puntos Débiles de la Organización de Ventas

• Resistencia a delegar responsabilidades.

• Falta de Planeamiento a breve y a largo plazo.
• Favoritismo respecto a los amigos y conocidos de la gerencia.
• No informar a todos los miembros de la organización.
• Falta de integración de personalidades distintas al trabajo.
• Cuando no se toma en cuenta los cambios efectuados en el mercado y en la
distribución.
• Duplicación de funciones.
• Utilización indebida del personal de ventas.

Centralización y Descentralización en la Organización Comercial

CENTRALIZACIÓN
• Concentrada en la Gerencia.
• La dirección en línea es mas eficaz cuando se concentra en la casa matriz el control
de sus actividades.
• La Gerencia central esta más capacitada para la toma de decisiones.

DESCENTRALIZADA
• Permite mayor flexibilidad a la gerencia.
• Decisiones tomadas por los Gerentes directos.
• Una mayor especialización en el mercado a nivel administrativo superior y al
operativo sobre el terreno.
• Aumenta los costos y multiplica los problemas de administración.