Tema Hoja de Cálculo Microsoft Excel

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Universidad Pedagógica Veracruzana

Licenciatura en Educación Básica

Computación Básica

Psico. j

28 de Septiembre de 2024
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Índice

1. Concepto hoja de calculo......................................................................................4

2. Función.................................................................................................................4

3. Tipos de hojas de cálculo......................................................................................4

El archivo de hoja de cálculo XLS.............................................................................4

El archivo de hoja de cálculo XLSX...........................................................................5

El archivo de hoja de cálculo XLSM..........................................................................5

El archivo de hoja de cálculo XLSB...........................................................................6

El archivo de hoja de cálculo de Numbers..................................................................6

El archivo de hoja de cálculo ODS.............................................................................6

4. Principales características de Excel......................................................................7

Versatilidad.................................................................................................................7

Adaptabilidad..............................................................................................................7

Herramientas potentes de cálculo...............................................................................7

Celdas y hojas de cálculo............................................................................................8

Fórmulas y funciones..................................................................................................8

Gráficos y visualizaciones..........................................................................................8

Formato condicional...................................................................................................8

Tablas dinámicas.........................................................................................................8

Filtros y ordenación....................................................................................................8

Validación de datos.....................................................................................................9
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Facilidad de importación y exportación de datos.......................................................9

Automatización de tareas repetitivas..........................................................................9

Personalización avanzada...........................................................................................9

5. Principales usos en las empresas...........................................................................9

A. Gestión de presupuestos.........................................................................................9

B. Análisis financiero................................................................................................10

C. Seguimiento de inventario....................................................................................10

D. Gestión de proyectos............................................................................................10

E. Análisis de ventas.................................................................................................11

F. Seguimiento de clientes.........................................................................................11

G. Recopilación de datos..........................................................................................12

H. Gestión de Recursos Humanos............................................................................12

I. Planificación estratégica........................................................................................12

J. Análisis de costos..................................................................................................13

K. Seguimiento de KPIs............................................................................................13

L. Programación de citas y eventos..........................................................................14

M. Análisis de datos de marketing............................................................................14

N. Creación de informes ejecutivos..........................................................................14

O. Análisis de escenarios..........................................................................................15

Excel en el ámbito educativo:...................................................................................16

6. Plantillas de Excel Básico para profesores.........................................................16

7. Importancia de dominar el Excel........................................................................17

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8. Principales pestañas de Excel.............................................................................18

A. Insertar.................................................................................................................18

B. Disposición de la página......................................................................................18

C. Fórmulas...............................................................................................................19

D. Datos....................................................................................................................20

E. Revisar..................................................................................................................20

F. Vista......................................................................................................................20

G. Programador.........................................................................................................21

9. Referencias..........................................................................................................22
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1. Concepto hoja de calculo

Las hojas de cálculo son una herramienta informática de enorme aplicación y vigencia

en los más diversos campos de la actividad humana en el mundo de hoy. Desde

administradores, contadores, científicos y jefes de inventario, hasta las profesiones menos

dadas a la matemática sacan provecho de ella y de su capacidad de automatización de ciertas

operaciones, como el ordenamiento de datos o combinaciones de las cuatro principales de la

matemática: suma, resta, multiplicación y división. (de, s.f.)

2. Función

Una hoja de cálculo permite una amplia variedad de funciones, tales como:

 Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones, guardarlos e imprimirlos.

 Ordenar listas y conjuntos de datos, aplicándoles criterios alfabéticos u otros.

 Aplicar fórmulas y operaciones formales a conjuntos de datos para obtener

resultados.

 Graficar de diverso modo (torta, barra, etc.) conjuntos de datos y de

operaciones. Construir plantillas digitales automatizadas.

3. Tipos de hojas de cálculo

Los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel, Open Office o Numbers

son algunas de los más populares para trabajar con archivos de hojas de cálculo. Esto también

se traduce en los tipos de hojas de cálculo más populares que nos gustaría presentarte con más

detalle a continuación junto con algún ejemplo de hojas de cálculo. (Acrobat, s.f.)

El archivo de hoja de cálculo XLS.

El formato XLS es una extensión de archivo estándar para documentos creados con el

programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y
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se puede abrir, editar o imprimir usando Excel. Un archivo XLS contiene una o más hojas de

trabajo en las que los datos están organizados en columnas y filas. El formato se basa en el

formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que se usa tan ampliamente

que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo de Windows.

Desarrollador: Microsoft

El archivo de hoja de cálculo XLSX.

XLSX es un formato de archivo para hojas de cálculo. Los documentos en este

formato son básicamente tablas de Excel convencionales en las que datos como números,

texto, diagramas o fórmulas se almacenan y organizan en columnas y partes. La abreviatura

"XLSX" significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open

XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. XSLX es, por

tanto, un sucesor de XLS. Lo que tiene de especial el formato XSLX es que está basado en

XML, un lenguaje de programación que representa datos en un formato estructurado mediante

etiquetas y atributos. Desarrollador: Microsoft

El archivo de hoja de cálculo XLSM.

Los archivos XLSM son archivos que se utilizan para almacenar datos en una hoja de

cálculo de Microsoft Excel. La abreviatura significa "Hoja de cálculo de Excel con macros",

lo que nos lleva directamente a la característica más importante de este tipo de formato: los

archivos XLSM contienen las llamadas macros. Son secuencias de comandos y funciones que

automatizan tareas en una hoja de cálculo. Estos comandos pueden variar desde tareas de

formato simples hasta cálculos complejos y se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o

analizar datos automáticamente. Desarrollador: Microsoft

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El archivo de hoja de cálculo XLSB.

Similar a XLSX y XLSM, XLSB también es un formato de archivo para libros

creados con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel. Los documentos en este formato

también son tablas de Excel en las que se almacenan, organizan y guardan datos como

números, texto o fórmulas en columnas y partes. Sin embargo, a diferencia del formato XLSX

estándar, que se basa en el lenguaje de programación XML, los archivos XLSB se guardan en

formato binario BIFF12. Esto también explica la abreviatura XLSB, que significa “Hoja de

cálculo binaria de Excel”.

Los archivos XLSB son comparables al antiguo formato XLS, que también es un

formato binario. La ventaja de los archivos binarios es que suelen ser más pequeños que los

archivos no binarios y se pueden leer y editar más rápidamente. Desarrollador: Microsoft

El archivo de hoja de cálculo de Numbers.

Numbers es un software de hoja de cálculo de Apple. También está disponible para

iPad desde 2010. A diferencia de Microsoft Excel, Numbers no funciona con una única tabla

grande, sino que puede mostrar varias tablas, diagramas o imágenes independientes, una al

lado de la otra en un "lienzo".

Numbers puede convertir documentos al formato .xls para que también se puedan

abrir con Excel. De forma limitada, también es posible abrir hojas de cálculo de Excel con

Numbers. Desarrollador: Apple Inc.

El archivo de hoja de cálculo ODS.

El formato de archivo .ods significa “Hoja de cálculo OpenDocument” y es uno de los

formatos OpenDocument de código abierto creados por aplicaciones de oficina sin licencia
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como LibreOffice u OpenOffice. ODS se publicó en 2006 como estándar para los formatos de

archivos de aplicaciones de Office.

Como documento en formato de hoja de cálculo OpenDocument, los archivos ODS

pueden contener tablas, números, cuadros, texto y gráficos y son similares en apariencia y

funcionalidad a un archivo XLSX que se puede crear con Microsoft Excel. Como todos los

demás formatos de OpenDocument, ODS utiliza un lenguaje de marcado basado en XML que

es muy similar al estándar HTML. Desarrollador: Oracle

4. Principales características de Excel

Excel es una herramienta con una gran versatilidad, cuyas características lo han

convertido en uno de los programas más utilizados a nivel mundial. A continuación, te cuento

cuáles son sus características clave:

Versatilidad

Esta plataforma es muy versátil, pues se adapta bien para soportar una gran variedad

de tareas: desde simples cálculos hasta análisis de datos complejos y presentaciones visuales.

Adaptabilidad

Su interfaz intuitiva permite que usuarios de todos los niveles puedan utilizarla, desde

personas con conocimientos básicos hasta profesionales experimentados.

Herramientas potentes de cálculo

Brinda una amplia gama de fórmulas y funciones para realizar cálculos matemáticos,

estadísticos y financieros de manera eficiente.

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Celdas y hojas de cálculo

Además, organiza la información en celdas, que se agrupan en hojas de cálculo, ya que

cada celda puede contener datos, fórmulas o funciones. Por ejemplo, en una hoja de

presupuesto personal, una celda puede contener un ingreso mensual, mientras que otra, puede

calcular la suma de los gastos.

Fórmulas y funciones

Permite realizar cálculos automáticos mediante fórmulas y funciones. Las primeras,

por ejemplo, suelen implicar operaciones matemáticas, funciones estadísticas, lógicas, entre

otras.

Gráficos y visualizaciones

Ofrece herramientas para crear gráficos y visualizaciones que faciliten la

interpretación de datos; por ejemplo, sus gráficos de barras pueden servir para representar los

ingresos y gastos mensuales de un negocio.

Formato condicional

También cuenta con una función para resaltar celdas que cumplen ciertas condiciones,

lo que agiliza la identificación de patrones y tendencias.

Tablas dinámicas

Esta herramienta permite el análisis de grandes conjuntos de datos mediante la

creación dinámica de tablas resumidas.

Filtros y ordenación
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Organiza y filtra datos según criterios específicos, por ejemplo, podrías ordenar una

lista de clientes de forma alfabética o filtrar solo los productos que cumplen con ciertas

propiedades.

Validación de datos

Restringe los datos ingresados en una celda y mejora la precisión y consistencia.

Facilidad de importación y exportación de datos

Tiene compatibilidad con una gran variedad de formatos de archivo, lo que facilita

la importación y exportación de datos desde y hacia otras aplicaciones y sistemas.

Automatización de tareas repetitivas

A través de macros y funciones automatizadas, Excel permite a los usuarios ahorrar

tiempo al encargarse de tareas repetitivas de manera eficiente.

Personalización avanzada

Cuenta con opciones para personalizar sin dificultad la apariencia y el formato de las

hojas de cálculo para que los adaptes a tus necesidades específicas.

5. Principales usos en las empresas

Excel mejora la eficiencia y la productividad en las organizaciones. En esta sección,

conoce los 15 usos más comunes de este programa en las empresas.

A. Gestión de presupuestos

Sus funciones facilitan la creación y el seguimiento de presupuestos, pues permite un

análisis detallado de ingresos y gastos. Por ejemplo, en una hoja de cálculo puedes comparar

tus cuentas previstas con tus gastos reales.

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B. Análisis financiero

Ayuda a realizar análisis financieros, calcular ratios y evaluar el rendimiento de una

empresa. Por ejemplo, podrías crear estados en sus hojas de cálculo para evaluar el impacto de

diferentes escenarios comerciales.

C. Seguimiento de inventario

Este software puede usarse para gestionar inventarios, realizar un seguimiento de

existencias y generar informes sobre sus movimientos. Por ejemplo, podrías tener una hoja

que muestre la cantidad actual de productos en stock y te alerte sobre posibles

reordenamientos.

D. Gestión de proyectos
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También ayuda en la planificación y seguimiento de proyectos, asignación de recursos

y programación de hitos, ya que puedes crear tablas de seguimiento de proyectos que

muestren tareas, responsables y fechas de vencimiento.

E. Análisis de ventas

Facilita la realización de análisis de ventas, seguimiento de tendencias y evaluación

del rendimiento de productos. Por ejemplo, mediante gráficos, puedes representar las ventas

mensuales de diferentes productos en un periodo específico.

F. Seguimiento de clientes
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También funciona para gestionar información de clientes, realizar un seguimiento de

las interacciones con ellos y analizar esos datos. Para ello, puedes crear bases de datos con los

detalles de contacto e historial de compras, las cuales serán muy fáciles de consultar mediante

filtros.

G. Recopilación de datos

Con esta herramienta, es factible recopilar datos de diversas fuentes, lo que permite su

consolidación y análisis. Por ejemplo, podrías importar datos de ventas de varias

sucursales para realizar un examen global.

H. Gestión de Recursos Humanos

Asimismo, puede utilizarse en la gestión de recursos humanos para realizar el

seguimiento de nóminas, horas laborales y evaluaciones de desempeño.

I. Planificación estratégica
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Este es uno de sus usos fundamentales, pues ayuda en la planificación estratégica al

facilitar la elaboración de los análisis FODA, el establecimiento de objetivos y la definición

de estrategias.

J. Análisis de costos

Permite analizar de manera detallada los costes, es decir, calcular márgenes y

optimizar sus estructuras.

K. Seguimiento de KPIs

Puedes hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y evaluar el

progreso de tu organización hacia metas comerciales.

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L. Programación de citas y eventos

Facilita la programación y el seguimiento de citas, eventos y reuniones. Por ejemplo,

puedes crear una tabla en la que organices fechas y detalles de las reuniones programadas.

M. Análisis de datos de marketing

También se utiliza para analizar datos de marketing, evaluar el retorno de la inversión

y planificar estrategias de marketing.

N. Creación de informes ejecutivos

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De la misma manera, puedes crear informes ejecutivos con gráficos y tablas para

presentar información clave de manera efectiva.

O. Análisis de escenarios

Por último, facilita la evaluación de diferentes escenarios comerciales para la toma de

decisiones informadas. Por ejemplo, con las tablas de datos puedes simular el impacto

financiero de cambios en precios o volúmenes de ventas.

Excel es un instrumento fundamental para las empresas, pues les brinda las

herramientas para gestionar eficientemente datos, realizar análisis críticos y respaldar la toma
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de decisiones estratégicas. Espero que este artículo te ayude a decidir si implementarlo en tu

negocio es la mejor opción.

Excel en el ámbito educativo:

Excel permite optimizar el tiempo de procesamiento de datos, mejorando tu

efectividad y eficiencia en el estudio. Ya no tienes que invertir tiempo en cálculos a lápiz,

ahora puedes programarlos directamente sobre una hoja de Excel.

Con el uso del Excel además:

 Puedes organizar datos para su análisis.

 Preparar tablas o elaborar gráficas para presentación de resultados.

 Realizar cálculos matemáticos básicos, aplicaciones trigonométricas, o

estadísticas.

 Gestionar hojas de cálculo complejas.

 Hacer análisis lógico de data, permitiendo ordenar, encontrar valores extremos...

 Puedes importar y exportar datos en formato Excel, compatible con otros

programas de Office.

 Aplicar regresión lineal sencilla, o múltiple, a una secuencia de datos.

 Reportar la gráfica característica y ecuación representativa, en función de las

variables operativas.

6. Plantillas de Excel Básico para profesores

Como profesor do tutor de Excel debes aprovechar al máximo esta herramienta y sus

plantillas de Excel Básico. Las plantillas son documentos de Excel que viene con una

configuración ya preestablecida, pueden incluir fórmulas y funciones, por lo que sólo

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necesitas introducir los datos y la plantilla hará el resto. Pero también hay otras que te ayudan

con el aspecto administrativo de ser un profesor.

Existen plantillas que te ayudan a llevar un seguimiento completo de las calificaciones

de tus alumnos, organizar tu agenda escolar, planificar tus clases con anticipación, entre otras.

Lo mejor de todo es que son gratuitas. A continuación vamos a enlistar unas plantillas

oficiales de Microsoft Office que van a facilitar tu día a día:

Plantilla para planificar tus clases semanales. Este documenta está diseñado para que

puedas desglosar tus lecciones semanales, con temario, horario, fecha, y tareas.

Plantilla de horario sencillo. Si estás buscando una opción para crear horarios online

con todas tus clases de la semana, puedes usar esta plantilla. Tiene una presentación semanal

con días y horas. Te permite tener un panorama de toda la semana y puedas identificar tus

espacios libres para tutorías extras.

Plantilla de registro de asistencia. Llevar un registro de asistencia es muy importante

para los profesores, ya que puedes llevar un control de cuáles alumnos si están en clase y

cuáles no.

Plantilla de seguimiento de tareas. Con este documento puedes llevar el seguimiento

de proyectos finales de tus estudiantes. Puedes asignas roles y tareas a cada uno, la fecha de

entrega, el tiempo estimado, entre otras cosas.

Como puedes ver, hay muchas maneras de utilizar Excel Básico como profesor, sobre

todo ahora que la mayoría de clases son en línea. Es la mejor manera de mantener todo tu

material organizado y en un solo lugar.

7. Importancia de dominar el Excel

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El Excel como herramienta se ajusta bastante bien al contenido de cualquier programa

educativo. Además, gracias a su versatilidad y variedad de usos se ha hecho indispensable en

aplicaciones profesionales.

Entre sus ventajas destacan:

1.- Es una herramienta de fácil aplicación e implementación.

2.- Ahorro importante de tiempo en cálculos repetitivos mediante el uso de macros.

3.- Hace énfasis en la inteligencia visual y espacial.

4.- Obtener resultados a través de la presentación de tablas y diversos tipos de

gráficas.

5.- Facilidad del trabajo compartido en ambiente Excel, permitiendo trabajar a varios

usuarios.

6.- Facilita la gestión de seguimiento de proyectos.

7.- Permite programar alertas de proximidad de fechas de incumplimiento para

acelerar procesos.

8.- Mejora la calidad de la educación, análisis y entendimiento de las ciencias.

8. Principales pestañas de Excel

A. Insertar

Con esta herramienta, puedes crear tablas, ilustraciones y gráficos, así como añadir

comentarios o símbolos. Como podrás darte cuenta en esta imagen, cada una de estas acciones

abre cajas de diálogo que te ayudarán a realizar cada apartado y ejecutar cada comando con
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una guía personalizada. Solo tendrás que seguir las indicaciones para obtener resultados

inmediatos.

B. Disposición de la página

Aunque toda hoja de cálculo es un documento digital, que puede verse en otros

equipos de cómputo con el mismo programa, siempre existirá la necesidad de almacenar y

registrar su contenido en un formato físico como el papel.

Las herramientas en este apartado te ayudarán a dar el formato deseado a tu hoja de

cálculo para imprimirlo. En este sentido, las acciones más comunes son la definición de

márgenes, la orientación de la hoja y la selección del área de impresión.

C. Fórmulas

Las fórmulas son operaciones y funciones preestablecidas con las que obtendrás

resultados de una manera más rápida y optimizarás el tiempo destinado a cada tarea.

Pensemos en la necesidad de sumar cantidades en la hoja de cálculo: si bien, puede hacerse de

manera directa mediante una operación que solo indique las celdas a sumar (=A1+A2+A3),

también puede realizarse con una función programada por Excel (=SUMA(A1:A3).

Existe una gran cantidad de fórmulas que puedes usar en tu hoja de cálculo. Estas se

encuentran divididas en las siguientes categorías:

 Matemáticas y trigonométricas.

 Estadísticas.
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 Búsqueda y referencia.

 Bases de datos.

 Texto.

 Lógicas.

 Información.

 Ingeniería.

 Compatibilidad.

Excel ofrece cerca de 400 fórmulas diferentes, las cuales arrojan resultados de acuerdo

con el valor e información que desees conocer.

D. Datos

Las acciones realizadas con esta herramienta facilitarán el uso y jerarquización de la

información en tu hoja de cálculo. Podrás ordenar cada columna según criterios alfabéticos o

de cantidad, así como establecer filtros para presentar el contenido según tu criterio.

E. Revisar

La función revisar te ayudará a verificar la calidad del contenido de tu hoja. Podrás

examinar elementos tan importantes como la ortografía de tu documento, estadísticas de datos

(el número de hojas, tablas, fórmulas y celdas utilizadas) o agregar comentarios sin interferir
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directamente en los datos. Incluso, podrás restringir permisos de cambio y, con ello, proteger

la información de terceros.

F. Vista

Como todo libro de Excel es, en esencia, un documento digital, esta herramienta te

permitirá modificar los elementos visuales que influyen en la percepción de los usuarios.

Por medio de criterios tan sencillos, como elegir el porcentaje de acercamiento al

documento (zoom), tendrás la facultad de indicar lo que se muestra y lo que no en la versión

final de tu documento.

Por ejemplo, podrás ver el diseño de las páginas, los márgenes personalizados, los

saltos de página, mostrar u ocultar la barra de fórmulas o los encabezados, según lo requieras.

Del mismo modo, tendrás la opción de inmovilizar filas, columnas o paneles enteros

con el fin de organizar el contenido de la mejor manera posible.

G. Programador

Por último, esta herramienta está diseñada para generar, editar y administrar las

macros de tu documento. Una macro es un conjunto de acciones, desde dar formato, realizar

operaciones o fórmulas hasta procesar la información de acuerdo con un orden de acción

establecido por el usuario. Es un apartado que requiere pericia, aunque es sencillo de ejecutar,

sobre todo, porque las acciones tienen iconos claros.

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9. Referencias

Acrobat, A. (s.f.). Adobe Acrobat. Obtenido de

https://www.adobe.com/es/acrobat/resources/document-files/spreadsheet-

files.html#los-diferentes-tipos-de-hojas-de-c%C3%A1lculo

de, C. (s.f.). Concepto de. Obtenido de https://concepto.de/hoja-de-calculo/#ixzz8nC3LZDpo