“Año del Bicentenario, de la consolidación de nuestra Independencia, y de
la conmemoración de las heroicas batallas de Junín y Ayacucho”
CARRERA PROFESIONAL
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“SOFTWARE ALFRESCO”
Curso: Gestión Documentaria Digital
Docente: Peter Junior Flores Arteaga
Presentado por:
Chircca Ruiz, Maribel
Mendoza Moreno, Micaias Calef
Perez De la Cruz, Luz Analy
Pezua Vila, Edu Branco
Rivera Segama, Yessica Rut
Samaniego Llacza, Jhordan Michael
Taipe Quispe, Brisayda
Velasquez Garcia, Kevin
HUANCAYO – PERÚ
2023
ÍNDICE
1.-Historia
2,.CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
3,.que características principales tiene
para que dispositivos es compatible
4,.Planes y versiones del software
5,.ventajas y desventajas
6.- conclusiones , si como empresa adquirirán ese software
contestar con un si o no (sustentar el porqué)
Historia
.
Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell,
ex COO de Business Objects. Entre sus inversionistas se incluyeron SAP, Accel Partners y
Mayfield Fund. El personal técnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de
Documentum y Oracle. Mientras que el producto inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado
inicialmente en la gestión de documentos, en mayo de 2006 se anuncióla intención de
expandirlo hasta abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y
directivo de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de
Vignette.
Alfresco es uno de los software de código abierto que compiten con las más grandes
soluciones
propietarias de gestión documental y contenidos. En el mundo empresarial existe
cierta tendencia a dar mayor validez al software propietario frente a las soluciones código
abierto.
No obstante, durante la última década se han desarrollado varias propuestas competentes en
este campo y Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos
comerciales.
Al ser de código abierto también favorece la creación de nuevas funcionalidades mediante
programación o a través de un proveedor certificado.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
1. Gestión de documentos
Con la plataforma Alfresco, podrá encontrar y acceder rápidamente a la información
exacta que esté buscando, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, utilizando
herramientas de visualización basadas en la web.
2. Gestión inteligente de los procesos
Sus capacidades de servicios de contenido y procesos estrechamente integrados
agilizan los procesos centrados en el contenido y favorecen una toma de decisiones
más rápida e informada.
3. Colaboración empresarial
Sus equipos podrán aprovechar al máximo las ventajas de Microsoft 365 y Google
Docs, potenciando su productividad con herramientas de colaboración empresarial.
4. Gobernanza de la información
Alfresco Governance Services automatiza el ciclo de vida de la información con poca
intervención por parte de los usuarios, reduciendo así posibles riesgos empresariales y
reforzando el cumplimiento normativo.
5. Inteligencia y análisis
La plataforma Alfresco ofrece una forma escalable de enriquecer automáticamente el
contenido y los metadatos, y proporciona información clave mediante la extracción
automática de información valiosa.
6. Ampliación e integración
La plataforma Alfresco, desarrollada sobre estándares abiertos y API abiertas, es fácil
de integrar y personalizar para satisfacer las necesidades de su negocio.
DISPOSITIVOS COMPATIBLES
Sistemas operativos
● Red Hat Enterprise Linux 9.x x64
● Red Hat Enterprise Linux 8.8 x64
● Servidor Windows 2022
● amazon linux v2
● CentOS 7.9 x64
● ubuntu 22.04
● Linux rocoso 9.x
● Linux rocoso 8.8
Navegadores:
● Mozilla Firefox 86
● Microsoft Edge más reciente
● Microsoft Internet Explorer 11
● Cromo 89 Incluye edición Chromium.
● Safari 15
Integraciones de terceros:
● microsoft 365
● MS Office 2016
Dispositivos Móviles
● Android (móvil)
● iPhone (móvil)
● iPad (móvil)
PRECIO
El precio de Alfresco es una de las ventajas más claras de este gestor documental. Al ser open
source el coste no es tan alto como el de otro tipo de software propietario. Sin embargo, la
particularidad para el cálculo del precio de Alfresco hace que este sistema pueda no ser
atractivo para todo tipo de empresas. Entonces, ¿cómo se calcula? ¿Cuánto cuestan las
distintas versiones de Alfresco? ¿Es comparable el coste de Alfresco con los de otros gestores
documentales, como Nuxeo, Magnolia, KnowledgeTree, OpenKM u Athento?
Precio de ALFRESCO
Uno de los primeros aspectos a aclarar para conocer el precio de Alfresco reside en el tipo de
versión o paquete que se quiera utilizar. En función de esto, la cantidad a pagar por el sistema
de gestión documental dependerá del número de CPU que se utilicen o del número de
usuarios que utilicen el sistema. La primera modalidad (pago por CPU) corresponde a la
versión on-premise, denominada Alfresco One. Por otro lado, la segunda (pago por usuario)
corresponde con Alfresco Cloud.
Por último, se encuentra Alfresco Community. Esta versión se puede utilizar de forma gratuita
pero no incluye soporte ni atención personalizada del sistema. El equipo de informática debe
encargarse de implementar, desarrollar y gestionar desde un principio todo el entorno
Alfresco. No obstante, se cuenta con los foros de la comunidad Alfresco como punto de
soporte y discusión. En cualquier caso, la versión Community sí que tendrá costes asociados
para el hardware necesario para ejecutar esta versión. Puede encontrar una comparativa
detallada sobre el ahorro de una solución de código abierto como Alfresco frente a software
propietario en la Guía Alfresco.
Coste de Alfresco en la Nube
Respecto al precio de Alfresco Cloud, hay que tener en cuenta que Alfresco mantiene una
colaboración con Amazon Web Services. Esto significa que las instancias de Alfresco Cloud
se alojan dentro de AWS. Dependiendo del tipo de edición en la nube (Standard o Enterprise),
el precio por usuario puede variar. En cualquier caso, el coste base para Alfresco Cloud en
AWS se sitúa sobre los 150€ anuales por usuario aproximadamente.
Por otro lado, AWS también incluye una opción para alojar las versiones on-premise en la
nube, tanto Alfresco Community como para Alfresco One. Si se dispone de una licencia de
Alfresco One, tan sólo habría que pagar por el uso de datos y tráfico de red en AWS para
utilizarla. Para Community habría que pagar por el uso de AWS, mientras que todo el
ensamblaje y desarrollo del sistema tendría que ser realizado por los propios usuarios o el
departamento TIC de la empresa.
Coste de Alfresco One
Para calcular el precio de Alfresco on-premise hay que tener en cuenta el coste base de la
licencia por CPU y luego añadir el precio de todas aquellas opciones extras que se quieran
incorporar. Si se quiere un entorno de alta disponibilidad también habrá que añadir el precio
de otra licencia por CPU. Además, existen distintos niveles de soporte para el sistema, oro y
platino, en función del tiempo y atención de respuesta y resolución de problemas. Por poner
un ejemplo, un sistema con 1 CPU con servicio para unos 100 usuarios alcanzaría unos
48.000€. Este precio incluye lo necesario para poner en marcha el sistema: licencia, base de
datos y servidor. Sin embargo, los cálculos pueden cambiar en función del número de CPU
que se utilicen. Puede analizar varios presupuestos para distintas configuraciones tanto de
Alfresco One como Alfresco Cloud en la Guía Alfresco.
Comparación del precio de Alfresco con otros gestores documentales
Si se está buscando un gestor documental para la empresa, uno de los primeros pasos es
analizar los procesos relacionados con documentación. Tras evaluar las cuestiones internas
relacionadas con documentos, es posible que empiece a considerar distintos programas para
mejorar el estado de la información interna, como Alfresco, Documentum, OpenText o
SharePoint.
Las grandes diferencias de precio entre los distintos gestores documentales pueden inclinar la
balanza hacia soluciones más económicas pero con funcionalidad sólida. Aunque Alfresco es
un buen candidato, quizás merece la pena evaluar todos los costes asociados a cada programa.
De esta forma, se podrá elegir la solución más completa y económica en base a la
organización interna de los procesos. Pero, ¿cómo se compara el precio de Alfresco con el de
otros gestores documentales?
Alfresco vs. otros gestores documentales: guerra de precios
Es posible que se valoren los distintos gestores documentales más conocidos del mercado
para un proyecto de gestión documental. El aspecto técnico variará en gran medida, pero el
coste del sistema será un elemento importante. Una de las ventajas que tiene el precio de
Alfresco frente al de otros sistemas de gestión documental es su carácter open source. Por
ello, el coste final de la licencia puede llegar a ser entre un 90 y un 50 por ciento menor que
el de otros gestores documentales del mercado.
Además, no sólo hay una diferencia de precio en los costes de la licencia, si no también en el
mantenimiento del software. Tanto si se opta por hacerlo con el equipo TIC interno como a
través de un partner, el gasto no será el mismo para todos los sistemas de gestión documental.
El rol del partner que ayude con la instalación puede ser esencial para ayudar a determinar
cuál es la opción más adecuada incluyendo los gastos de mantenimiento. Para conocer cómo
puede ayudar un proveedor de Alfresco a reducir los costes del sistema consulte la Guía
Alfresco.
VERSIONES
Alfresco Community Edition
Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos,
principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en
continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con su
comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores participan
compartiendo fallos, correcciones o nuevas características.
Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja
primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en la
comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los inconvenientes que
se presenten.
Alfresco One
One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y
sincroniza el contenido on-premise con Alfresco en la nube. De esta forma se cuenta con una
gestión híbrida del contenido al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa en la
misma tecnología de código abierto que la edición Community pero con mayor soporte y
funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece
multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como Microsoft
Office, Google Docs, SAP, SharePoint o Autocad pueden conectarse con esta herramienta.
Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades diferentes:
Departamental y Enterprise.
• Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con grandes
necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al contrario que en la
versión Departamental, Alfresco One Enterprise presenta características más amplias.
Además de un soporte técnico 24 horas, una de las ventajas principales de esta herramienta es
su capacidad de almacenamiento. La edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en
la nube, frente a los 25GB de la edición Departamental. O lo que es lo mismo, unas
85.899.345 páginas escritas en Microsoft Word aproximadamente.
Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad de
negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile permite que el empleado acceda a
información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil. Posteriormente
se sincronizan los documentos en caso de trabajar sin conexión.
Alfresco en la nube
Esta solución en la nube permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos de
la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este gestor de contenido SaaS
los empleados podrán disponer de todo el contenido almacenado de forma local y
sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A su vez, una extranet facilitará la
colaboración entre la empresa y sus colaboradores externos, ya sean proveedores o clientes, a
través de una conexión segura teniendo sólo acceso a los documentos permitidos.
Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de
integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. El Libro Blanco
de Alfresco ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de este software
con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las necesidades de su
compra.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas
• Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAP, SharePoint, Salesforce,
etc), análisis de datos o flujos de trabajo, entre otros.
• Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nube, dando opciones para una gestión
de contenidos sólida de forma híbrida.
• Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de testeo o
pequeñas instalaciones.
• Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
• El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de contenido similares.
Desventajas
• Sus licencias de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
• Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia capacidad.
• Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la propiedad (TCO)
al añadir las licencias al hardware necesario.
• Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una implementación
correcta.
BASES DE LA IMPLEMENTACIÒN DE ALFRESCO
Para la implementación de Alfresco uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es el tipo
de licencia que estaremos utilizando. Al ser un proyecto surgido en el código abierto (open
source), está la opción de instalar Alfresco Community, versión gratuita pero sin soporte. Con
esta versión habrá que realizar todo el proceso de implementación con el propio equipo de
informática interno. Para quien opte por la versión Community, existen foros y wikis de la
comunidad Alfresco como soporte, llenos de manuales para el desarrollo del software.
Aunque esta opción es la más económica, las necesidades de desarrollo propio y la falta de
soporte pueden no resultar demasiado atractivas para todas las empresas.
Por otro lado, Alfresco Enterprise es el nombre de la licencia comercial del software que
ofrece soporte y funcionalidades más amplias. Esta versión está dirigida a entornos de gestión
documental más amplios o que incluyan procesos más complejos (como BPM con Alfresco
Activiti). A no ser que se disponga de un gran personal informático, esta edición necesitará
contar con un partner que guíe el proceso de implementación.
Tras la adquisición de la licencia y la implementación de la licencia empresarial, el
mantenimiento de la plataforma tiene que realizarse periódicamente. Alfresco ofrece un
servicio propio para asegurar que el sistema se ejecuta sin inconvenientes y para asistir a la
empresa en caso de necesidad. Este mantenimiento se puede realizar de forma directa con
Alfresco o mediante partners certificados. En ocasiones, el mismo partner que asistió con el
proceso de implementación será el que continúe con el mantenimiento del sistema, dando un
mayor rol al partner tras la implementación. Por esta razón, elegir al proveedor correcto
puede ser esencial para el funcionamiento de Alfresco, tanto durante como después de su
implementación. En la Guía Alfresco puede encontrar una serie de pautas para elegir al
proveedor más adecuado tanto para la implementación como el mantenimiento de Alfresco.
Requisitos mínimos de hardware y software
Para una correcta implementación de Alfresco, hay ciertos requisitos a la hora de seleccionar
donde se ejecutará el hardware. Alfresco tiene una serie de recomendaciones en este sentido
para asegurar que la instalación se realiza de forma óptima. Además, también se recomienda
que se disponga de software concreto para poder desplegar Alfresco.
Hardware
Una pequeña instalación de Alfresco debería ser capaz de ejecutarse en cualquier servidor
pequeño, aunque siempre dependerá del número de usuarios que utilicen el sistema. En
cualquier caso, para el rendimiento óptimo se recomienda lo siguiente:
● Sistemas de 64 bits: aunque se pueden utilizar sistemas de 32, el rendimiento aumenta
en entornos de 64.
● Usar un sistema con una velocidad de procesamiento por encima de los 2.0 GHz.
● Alojar suficiente memoria RAM para el sistema operativo además de la necesaria para
la Máquina Virtual de Java (JVM).
● Guardar los índices de búsqueda en el disco local en lugar del almacenamiento en red.
● El almacenamiento de disco debe ser siempre superior a la estimación de los
documentos que se vayan a guardar; así pues, también hay que incluir espacio para los
archivos temporales y las distintas versiones.
Dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema de forma concurrente (al mismo
tiempo) o casual (una o dos veces al día), también se pueden encontrar distintas
configuraciones mínimas. En la Guía Alfresco podrá encontrar una serie de configuraciones
de CPU y RAM para distintas cantidades de usuarios concurrentes y casuales.
Software
En cuanto al software necesario para la implementación de Alfresco es más o menos el
siguiente:
● Base de datos: Alfresco trae preconfigurada una base de datos PostgreSQL 9.3.6. Sin
embargo, se puede utilizar cualquiera de las bases de datos soportadas por el sistema:
DB2, MariaDB, MySQL, Oracle, SQL Server o Amazon RDS
● Servidor de Aplicaciones: Alfresco 5.0 se ejecuta en Tomcat
● Suite ofimática LibreOffice: Para convertir documentos de un formato a otro Alfresco
utiliza LibreOffice 4.2
● Kit de Desarrollo Java SE (JDK): Para la última versión de Alfresco (5.0) la versión
7.0 y 8.0 de Java son compatibles
● Imagemagick: Para la vista previa de imágenes
● GhostScript: Junto con Imagemagick para la vista previa de imágenes.
¿Cuánto se tarda en implementar Alfresco?
La implementación de Alfresco dependerá, como ya se ha mencionado, de la versión y
funcionalidades que se deseen aplicar a la empresa. Según un informe realizado por la firma
Forrester en base a 4 grandes implementaciones de Alfresco, la duración de las
implementaciones se situaban entre los 2 y los 6 meses de duración. Obviamente, esta
duración es orientativa y podrá sufrir alteraciones dependiendo de los procesos, organización
y otros aspectos que se quieran incluir dentro de Alfresco.
En general, los sistemas de gestión documental no suelen tener un período de implementación
demasiado largo. Frente a otro tipo de software empresarial como ERP o HRM, los proyectos
de gestión documental suelen ser de menor duración. Sin embargo, como en todos los casos,
durante la implementación de Alfresco pueden surgir imprevistos que posponga la fecha final
de publicación del software. En la Guía Alfresco podrá encontrar cómo preparar su empresa
para una correcta implementación de Alfresco.
Hoja de ruta para implementar Alfresco
¿Se ha decidido a empezar la implementación de Alfresco pero no sabe por dónde empezar?
No hay problema, aquí ofrecemos una pequeña hoja de ruta para llevar a cabo la
implementación sin inconvenientes:
1. Determine las fuentes de contenido: el contenido en una empresa se produce en
distintos lugares y si no se tiene un cierto orden, pueden estar repartidos en varios
lugares. Tanto si son documentos de texto como archivos multimedia, la
identificación del origen y ciclo de vida útil de todo ese contenido es esencial para el
proceso de implementación de Alfresco.
2. Identifique los creadores de contenido: al igual que los distintos lugares dónde se
produce la información, puede que haya una variedad de creadores involucrados en la
producción y el mantenimiento del contenido. Tener en cuenta a todos estos creadores
ayudará a establecer los roles y acciones que realizan, así como los permisos de
usuario necesarios para Alfresco.
3. Identifique los procesos de creación de contenido: señalar y clasificar los procesos de
creación de contenido será esencial para la correcta implementación de Alfresco.
Además, con un claro diagrama de flujo será más fácil que los desarrolladores
implementen estos procesos adecuadamente.
4. Diseñe la organización documental interna: crear un set de etiquetas estándar para el
negocio; elaborar la estructura y jerarquía de la categorización del contenido y definir
los tipos específicos de contenido y metadatos de la compañía.
5. Crear la estructura del contenido: esto tratará de aclarar cómo se organizará el
contenido en el repositorio: número de grupos y roles de usuario a crear, el espacio de
almacenamiento por defecto, etc.
6. Asociar las funciones de Alfresco con los procesos de negocio: con la información del
paso 1 y 2, se deberán asignar las funciones de Alfresco que tratarán con los procesos
de creación de contenido en la empresa.
7. Implemente las funciones estándar: dependiendo de si se instalará la versión Alfresco
Community o Alfresco One, el siguiente paso debería ser el de la implementación de
las funciones básicas de Alfresco. Si todo ha ido bien, en este punto debería empezar
a probarse el sistema por parte de los usuarios y así poder evaluar el rendimiento y las
funcionalidades del sistema.
8. (Opcional) Implemente las opciones personalizadas: Una vez que ya se hayan ido
utilizando aquellas opciones básicas de Alfresco cada usuario sabrá que echa en falta
(o no) en Alfresco. En este momento pueden consultarse las personalizaciones que se
quieren añadir y así conseguir una solución de gestión documental y contenido más
duradera. En la Guía Alfresco puede encontrar de forma detallada todas las funciones
que se pueden personalizar en Alfresco.
CONCLUSIONES
En conclusión como empresa, una de las ventajas de usar este software es que al tener
versiones gratuitas, que nos permiten como micro empresa organizar de manera eficiente
nuestra documentación empresarial, por lo que no requerimos versiones más actualizadas ya
que la versión gratuita es más eficiente para nuestro tipo de empresa, además de tener los
precios más accesibles respecto a otros gestores de contenido similares.
Alfresco es una herramienta poderosa y flexible para la gestión de documentación
empresarial. Su naturaleza de código abierto, lo que significa que es altamente personalizable
además permite a las organizaciones adaptar la plataforma de acuerdo a sus necesidades
específicas, mientras que su amplia gama de características ayuda a mejorar la eficiencia y la
productividad en el lugar de trabajo al administrar contenido de negocios, documentos,
registros y procesos de negocios. Alfresco ofrece una variedad de características, incluyendo
la gestión de documentos, la colaboración en equipo, la gestión de registros, la gestión de
procesos de negocio y la integración con otras aplicaciones empresariales. También
proporciona una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, lo que facilita la adopción por
parte de los usuarios.
Alfresco es una solución de gestión de contenido y procesos de negocio altamente flexible y
capaz que puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia y productividad. Sin embargo,
como con cualquier solución de software, las empresas deben considerar cuidadosamente sus
necesidades específicas y los costos asociados antes de implementar Alfresco.
En definitiva, posteriormente de haber obtenido resultados satisfactorios según las
investigaciones realizadas, se concluye que la implementación y uso del software Alfresco.
Se adquiriría para una buena gestión documental para la empresa.
BIBLIOGRAFÍA
https://hub.alfresco.com/
https://indaloinnovation.com/gestion-documental-alfresco/
https://www.getapp.es/software/122199/alfresco-content-services
https://www.hyland.com/es/resources/alfresco-bpm-download#formAnchor
https://www.hyland.com/es/products/alfresco-platform
Tesis Alfresco en el proceso de gestión documentaria
Autor:Bach. Luis Alberto Preciado Farías
