REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MUNICIPIO “OCUMARE DE LA COSTA DE ORO” DEL ESTADO ARAGUA

Alcaldía del Municipio Bolivariano
“Ocumare de la Costa de Oro”
ALCALDE. Erlin Domingo Pacheco Requena

APROBACION

Yo ERLIN DOMINGO PACHECO REQUENA, titular de la cedula de

identidad Nº 11.980.782, en mi condición de Alcalde del Municipio Ocumare de la
Costa de Oro del Estado Aragua, según consta de Acta de Juramentación del Alcalde
del Municipio Ocumare de la Costa de Oro para el periodo administrativo 2018-2021,
publicada en la Gaceta Municipal Nº 2141 de fecha 16 de Diciembre de 2.017, hago
constar que:

Considerando: que la Normas Generales de Control Interno, G.O. 40.851 18/02/2016.

en su “Artículo 34: De los Manuales ordena: La máxima autoridad jerárquica, los
Gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada órgano o ente son
responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,
para su adecuada documentación y aplicación, Dichos manuales, deben incluir los
diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas,
revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación
justificativa que le sirva de soporte; y ser aprobados por la máxima autoridad
jerárquica del órgano o ente.”

Considerando: La necesidad de adaptabilidad de las exigencias de un estado dinámico y

moderno, aunado a la transparencia que requieren las operaciones de la Alcaldía del
Municipio Ocumare de la Costa de Oro del Estado Aragua.

Mediante el presente acto, hago entrega a todos los Concejales que integran este ilustre
Concejo Municipal el Manual de la Normas y Procedimientos de la DIRECCION
EJECUTIVA DE DESPACHO, a fin a que se proceda a su Publicación.

Sin más a que hacer referencia, queda de usted.

Atentamente

_________________________
ERLIN DOMINGO PACHECO REQUENA

Alcalde del Municipio Ocumare de la Costa de O

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE DESPACHO

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ALCALDE. Erlin Domingo Pacheco Requena

La Direccion Ejecutiva del Despacho cumple un papel

VISIÓN:
preponderante en el desarrollo de las actividades Administrativas y
funcionariales entre este instituto y quienes nos visitan en representación de otros
institutos foráneos contribuyendo con ellos en el ordenamiento y mejoramiento de
la función administrativa de la Alcaldía, cumpliendo con las instrucciones
emanadas del ciudadano alcalde. Para con ello proporcionar de manera eficaz y
eficiente la asertividad de las normas en materia de gestión que deben ser aplicadas
a través de las diferentes direcciones e institutos que comprende la estructura de
gobierno municipal en nuestro entorno; es importante destacar que el seguimiento
y control de estas unidades se rigen bajo las líneas de gobierno municipal, regional
y nacional cumpliendo las estrategias programáticas establecidas en el Plan de la
Patria para lograr el proceso de integración y desarrollo evolutivo del proceso
revolucionaria donde tiene adscrito el Sistema Integral de Protección del Niño,
Niña y Adolescente que funcionan bajo sus lineamientos.

MISIÓN
La Direccion Ejecutiva tiene la misión de impulsar, promover y coordinar
los procesos de activación y ejecución, control, evaluación de la gestión de las
unidades administrativas a su cargo, coadyuvando al cumplimiento de los
lineamientos e instrucciones giradas por el ciudadano Alcalde y las que le sean
instruidas en el orden jerárquico gubernativo en materia administrativa y geo
referencial en el ámbito municipal, todo a través de la supervisión directa de la
estructura organizativa de la Alcaldía y sus entes adscriptos.
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FUNCIONES EJECUTIVAS DIRECTORA DE DESPACHO:

.- Realizar funciones que le correspondan de acuerdo con la programación

de trabajo establecido por el Alcalde.
.- Programar, dirigir y supervisar las actividades del área administrativa-
operativa, adscritas al Despacho del Alcalde.
.- Elaborar la documentación que el Alcalde deba presentar al Consejo
Municipal para su estudio, discusión y toma de decisiones en las sesiones
deliberativas
.- Elaborar y preparar la documentación que quiere la actuación del Alcalde
garantizando su integridad y seguridad.
.- Garantizar que la documentación que se derive de las decisiones y
actividades del Alcalde sean transcritas, fiel, exactas y contengan todos los
anexos correspondientes.
.- Clasificar la documentación y proceder a su distribución o envío a cada
una de las unidades organizativas o dependencias tanto internas como
externas involucradas.
.- Asistir al Alcalde en reuniones donde amerite transcribir información,
elaborar actas con personalidades de la comunidad, gremios y
representantes de organizaciones públicas o privadas.
.- Mantener relaciones armónicas con dependencias del Municipio y
propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de
servicio y mejoramiento de las actividades de despacho.
.- Propiciar y mantener relaciones armónicas con los entes externos
vinculados con la municipalidad, especialmente con organismos oficiales
con los cuales se requiere interrelación formal.
.- Mantener los registros que permitan conocer el funcionamiento de la
dirección de despacho y facilite la búsqueda inmediata de la información y
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el control de las operaciones de acuerdo con las normas y procedimientos

establecidos:
.- Preparar los informes requeridos
.- Ejecutar todas las acciones inherentes al cargo
.- Mantener actualizada la agenda del Alcalde
.- Realizar seguimiento y control de la gestión técnica- administrativa y
financiera de la Alcaldía; y velar porque se establezcan y cumplan las
actividades y operaciones.
.- Controlar que los programas de recaudación de fondos municipales se
estén llevando de manera correcta.

ASISTENTE DE LA DIRECTORA DE DESPACHO II:

.- Realizar las actividades que le corresponden de acuerdo con la

programación establecida por el Director de Despacho
.- Suministrar la documentación e información que le sea requerida en su
oportunidad.
.- Redactar y transcribir comunicaciones que le sean encomendadas por el
Director de Despacho.
.- Recibir, registrar, distribuir y archivar la correspondencia o documentos
inherentes a la Alcaldía.
.- Llevar un registro manual o automatizado de las correspondencias
enviadas, recibidas internas y externas.
.- Mantener actualizado los archivos convencionales o automatizados.
.- Atender y realizar llamadas telefónicas que correspondan al Despacho del
Alcalde
.- Manejar el uso de las redes sociales
.- Preparar los informes que sean requeridos
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.- Atender a funcionarios de la Alcaldía y público en general que acudan al

Despacho del Ciudadano Alcalde.
.- Suministrar la información que le sea requerida en su momento
.- Realizar todas las funciones inherentes al Despacho que le sean
asignados.
.- Reportar a la Directora de Despacho cualquier falla que presenten los
equipos pertenecientes al Despacho.
.- Reportar cualquier eventualidad que se presente en la Dirección de
despacho a cualquier otra dirección adscrita a la Alcaldía.
.- Prestar el apoyo en las actividades programadas por el despacho.
.- Mantener al día los registros que permitan conocer el funcionamiento del
despacho del Alcalde y faciliten el control de operaciones de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidos.

COORDINADORA DE DESPACHO

Es la encargada de la Ejecución, Control y Supervisión de

las actividades programadas por la Direccion Ejecutiva del
Despacho en las actividades que vayan en beneficio del
Municipio.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

ALCALDE

DIRECTORA DE
DESPACHO

ASISTENTE

COORDINADORA DEL
DESPACHO
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ANEXO
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Fecha:---/----/------.-

Ofic. DA-xxx/xxxx
Ciudadano (a).
Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Su Despacho.-

Cuerpo del Oficio,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Despedida………………………

Atentamente

Nombre
Director.xxxxxxxxxxx

CERTIFICACIÓN
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QUIEN SUSCRIBE, ERLIN DOMINGO PACHECO REQUENA,

TITULAR DE LA CEDULA Nª V-11.980.782, ACTUANDO EN MI CARÁCTER
DE ALCALDE DEL MUNICIPIO OCUMARE DE LA COSTA DE ORO.
DESIGNADO POR VOLUNTAD POPULAR SEGÚN RESOLUCION NUMERO
XXXXX PUBLICADA EN GACETA MUNICIPAL DE LA REPÚBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA, EXTRAORDINARIA DE FECHA XX DE
DICIEMBRE DEL AÑO XX, DE CONFORMIDA CERTIFICO QUE LA
PRESENTE COPIA FOTOSTATICA ES TRASLADO FIEL Y EXACTO DE SU
ORIGINAL QUE REPOSA EN LOS ARCHIVOS DEL XXXXXXXXDEL
MUNICIPIO OCUMARE DE LA COSTA DE ORO. EN OCUMARE DE LA
COSTA A LOS XX (XX) DIAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE 2.019.-

XXXXXX
RESOLUCIÓN NUMERO XXXX PUBLICADA EN GACETA MUNICIPAL DE LA REPÚBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA, EXTRAORDINARIA DE FECHA XXX DE DICIEMBRE DEL
AÑO XXX.-