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Formato Condicional en Excel
Formato Condicional en Excel
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Tabla de Contenidos
INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 4
UBICACIÓN ................................................................................................................ 4
Ejemplo.......................................................................................................................................7
Ejemplo..................................................................................................................................... 10
Ejemplo..................................................................................................................................... 14
Ejemplo..................................................................................................................................... 17
Ejemplo..................................................................................................................................... 20
Pasos...................................................................................................................................... 20
ESI – Reporting
Introducción
En ocasiones se vuelve útil el poder identificar de inmediato registros que cumplen ciertas
características, y que nos permitan advertir si algo bueno, o malo sucede con ciertos resultados. Excel
cuenta con una excelente herramienta para esos casos, esta herramienta se denomina “Formato
condicional”, esta funcionalidad permite cambiar la apariencia de una celda dependiendo de ciertas
condiciones.
Ubicación
La herramienta de formato condicional se encuentra en el tab “Inicio”, en el grupo de estilos
(Ilustración 1).
Ilustración 1
ESI - Reporting 4
Tipos de formato condicional incluidos en Excel
Excel provee 5 tipos de formato condicional, los cuales podemos aplicarlos a nuestros datos.
Ilustración 2 - Tipos de formato condicional incluidos en Excel, desplegando los conjuntos de iconos que podemos
aplicar para indicar tendencias en nuestros datos.
ESI - Reporting
Resaltar reglas de celdas (Highlight Cell Rules)
Este panel nos proporciona una forma fácil para colocar formato condicional utilizando los criterios de:
Mayor que, Menor que, Entre, Igual a, Texto que contiene, Una fecha o duplicados.
ESI - Reporting
Ejemplo
Tenemos los datos de ventas de las diferentes oficinas en Centro América, en la columna “%
Alcanzado” se presenta el % de ventas alcanzado con respecto a la proyección de ventas para ese mes y
país:
ESI - Reporting
Con estos datos se requiere identificar los países que han superado las ventas proyectadas. Para realizar
este requerimiento siga los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas con el porcentaje.
2. Seleccione la opción “Es mayor que”, del menú de alternativas del grupo de Formato
Condicional.
ESI - Reporting
4. Con esto Excel establece el formato a las celdas que cumplen con el criterio de tener un valor
superior al 100%. El resultado debe ser similar al mostrado en la siguiente imagen:
Nota: el mismo procedimiento se sigue con las otras opciones, los parámetros dependerán del
tipo de formato: Es menor que, Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha, duplicar
valores.
ESI - Reporting
Reglas superiores e inferiores (Top Bottom Rules)
Este panel nos permite aplicar formato condicional para: 10 superiores, 10% de valores superiores, 10
inferiores, 10% de valores inferiores, Por encima del promedio, Por debajo del promedio.
ESI - Reporting
2. Seleccione la opción 10 superiores, de las opciones de formato condicional “Reglas superiores e
inferiores”.
Ilustración 7 - 10 superiores
3. Aparecerá una ventana de dialogo con el valor 10 por defecto, cambiémoslo a 5 y le damos
Aceptar.
ESI - Reporting
4. Con estas acciones nuestro cuadro de ventas se verá similar a la siguiente imagen, Excel
formatea las 5 celdas con mayor porcentaje:
ESI - Reporting
Barras de datos (Data Bars)
Este panel nos permite aplicar diferentes gradientes o colores solidos a las celdas.
ESI - Reporting
Ejemplo
Con este formato, podemos visualizar porcentualmente el nivel de avance o valor con respecto al valor
máximo en un bloque de celdas. Seguimos con el listado de ventas por país y sucursal, siga los pasos
para aplicar este tipo de formato:
1. Seleccione el bloque de celdas que contienen el porcentaje alcanzado por cada país.
2. Seleccione una de las opciones de Relleno, de las opciones de formato condicional “Barras de
datos”.
ESI - Reporting
3. Al seleccionar una de las opciones de relleno, las celdas se actualizarán con una barra indicando
el grado de avance con respecto a la celda con mayor valor, en nuestro caso la celda con el
valor 147% aparecerá completamente llena, mientras las demás mostraran un porcentaje de
relleno en función de esta.
ESI - Reporting
Escalas de color (Color Scales)
Este panel nos permite configurar escalas de color utilizando dos o tres colores, por ejemplo utilizando
verde, amarillo y rojo para indicar diferentes niveles de riesgo asociados con actividades.
ESI - Reporting
Ejemplo
Este tipo de formato es similar al de Barra de datos, pero en este caso se utilizan 3 colores, o
variaciones de uno solo, para indicar nivel de avance del valor de la celda. Siga los pasos para aplicar
este formato y tome siempre los datos de ventas utilizados desde el primer ejemplo.
1. Seleccione las celdas con el valor del porcentaje de ventas alcanzado por cada país y mes.
ESI - Reporting
3. Al seleccionar una de las escalas de color, Excel formatea las celdas de acuerdo a la regla
establecida. El resultado si seleccionamos la primera opción de las escalas de color, será algo
similar a la siguiente imagen (color verde intenso para los valores superiores al 100%, en rojo
los que se encuentran por debajo del 100% y en tonos amarillo y naranja los valores cercanos al
100%):
ESI - Reporting
Conjuntos de iconos (Icon Sets)
Este panel nos ofrece diferentes conjuntos de iconos, como flechas direccionales o signos de
advertencia, esto para poder mostrar tendencias. Esta opción de formato es una interesante forma de
visualizar los datos y mostrar tendencias o alguna condición de alerta.
ESI - Reporting
Ejemplo
Para este tipo de formato condicional utilizaremos otro conjunto de datos, supongamos que tenemos
un cuadro de notas de un grupo de alumnos:
Con el cuadro de notas, queremos identificar aquellos alumnos que han obtenido una nota igual o
mayor a 9, los que están entre 6 y 8, y los que están por debajo de 6.
Pasos
1. Seleccione las celdas que contienen las notas.
ESI - Reporting
2. Seleccionaremos la opción con los símbolos del grupo de indicadores de la
opción “Conjuntos de iconos”.
ESI - Reporting
3. Al seleccionar el formato, la tabla de notas se actualizara y debe tener un aspecto similar a la
siguiente figura:
Por ejemplo si quisiéramos modificar el criterio para formatear las notas de los alumnos de la siguiente
forma:
Icono Nota(s)
9 o más.
7 a 8.
Menos de 7.
ESI - Reporting
1. Para hacer este cambio, seleccionemos nuevamente las celdas con las notas, incluyendo los
promedios.
ESI - Reporting
3. Al seleccionar la opción de “Administrar reglas”, se abrirá el “Administrador de reglas de
formato condicional”, seleccione la regla “Conjunto de iconos” y luego de clic al botón “Editar
regla…”.
4. En la pantalla de edición de regla de formato modifique la información para que quede como
se muestra en la siguiente imagen.
ESI - Reporting
5. Aceptar los cambios a la regla. Con esto el cuadro de notas debe ser parecido al mostrado a
continuación:
ESI - Reporting