LA ADMINISTRACIÓN

Isabel Amalia Porto Pérez – Maestrando en Administración

 GENERALIDADES

Administrar es el proceso de: planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos.
Chiavenato.

• Etimología de la palabra administración viene del latín:

• AD: Dirección, tendencia.

• MINISTER: Subordinación u obediencia

(Cumplimiento de una función bajo el mando de otro.)

 Otras Definiciones
• Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales" .
• Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las actividades de
trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través
de ellas".
• Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar
conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en
un entorno organizacional" .
• Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, la
administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar,
dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización" .
• Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y mantener un
entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
específicos" [5a].
• Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de actividades
dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar
uno o varios objetivos o metas de la organización"
EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL PLANEACIÓN

EMPRESA

DIRECCION ORGANIZACION
 Planeación

Es el proceso de previsión y preparación de la organización para el futuro,

mediante la formulación de objetivos, estrategias y en general los
diferentes tipos de planes, con el fin de trazar un curso de acción, tomar
decisiones en condiciones de certidumbre y alcanzar los fines propuestos

Proceso de planeación
Realizar un diagnostico interno Formulación de planes
externo de la organización derivados de apoyo a los
planes básicos

Establecer objetivos

Conversión de los planes en

Considerar premisas (condiciones de
mediante la realización de
operación de los planes) presupuestos
Jerarquía de los planes
 EJEMPLOS DE MISIONES
Disney: “Creamos felicidad al brindar el más fino entretenimiento para
personas de todas las edades, en cualquier lugar”.
Sony: “Experimentar la alegría del progreso y aplicar la tecnología en
beneficio de las personas”.
Google: “Organizar la información mundial para que resulte universalmente
accesible y útil”.
Wal-Mart: “Le ahorramos dinero para que viva mejor”.
Samsung: “Liderar la revolución de la convergencia digital”.
Ecopetrol: Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor para
nuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la
seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al
bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que
busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de
largo plazo con nuestros grupos de interés.
MISION SEGURTRONIC

• La misión de SEGURTRONIC LTDA es prestar el servicio

de seguridad electrónica cumpliendo a cabalidad con los
compromisos adquiridos con nuestros clientes, utilizando
tecnología de vanguardia garantizando así la seguridad
de nuestros usuarios, bienestar a nuestros empleados y
rentabilidad a los accionistas.

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 Características de una Misión

• Simplicidad. Las declaraciones deben ser simples, en lenguaje claro y preciso. Se debe evitar las
complicaciones y la oscuridad en los conceptos. Una misión que puede ser expresada fácilmente
es más probable ser recordada y tener la resonancia esperada en los que la conocen.

• Honesta y Realista. Es evidentemente perjudicial publicar una misión que se encuentra en

desacuerdo con las actividades de la empresa u organización. Una empresa puede incluir en su
misión su preocupación por el ambiente, pero si sus operaciones diarias reflejan lo contrario, los
resultados pueden ser muy perjudiciales. Los empleados de inmediato captarán el cinismo del
predicamento, dudando de la sinceridad de la gerencia. Es conocido que la hipocresía atrae mayor
atención que el silencio.

• Comunicar expectativas y ética. Cualquier de declaración de misión debe definir las metas del
negocio y adicionalmente la metodologías seleccionada para conseguirlas. Una buena
declaración de misión debe incluir los principios generales a los cuales se espera que los
trabajadores adhieran y practiquen. Debe incluir adicionalmente a lo que se obliga la empresa
para con su personal, sus clientes y la comunidad donde se encuentra operando.

• Actualización Periódica. La declaración de misión no puede quedarse igual por siempre. Al igual
que todo, pierde vitalidad y actualidad con el tiempo. Debe reexaminarse anualmente, como
mínimo, en estos acelerados tiempos de cambio. La declaración de misión debe experimentar
revisión y refinamiento continuo para asegurar que siguen siendo útiles y corresponde a la
realidad actual de la empresa.
 Organización

El propósito de la organización es obtener un esfuerzo

coordinado mediante la definición de relaciones de
autoridad, tareas y función. Ello significa establecer lo
que a cada uno le corresponde hacer y ante quién debe
reportarse.

Organigrama
 Organigrama:

• “Representación gráfica de la estructura

orgánica que refleja, en forma
esquemática, la posición de las áreas que
integran la empresa, los niveles
jerárquicos, las líneas de autoridad y de
asesoría"
Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack,
Mc Graw Hill, 2000, Pág. 246.
 Dirección
Es la función administrativa que trata de influir en las personas, para que
de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos de
la empresa y su unidad funcional.

MOTIVACIONALES
El trabajo en sí
Responsabilidad
Nece-
Progreso
sidades
crecimiento
Auto
realización

Necesidades Realización
De autoestima Reconocimiento
status
Políticas administrativas
Necesidades
Y empresariales
sociales

HIGIÉNICOS
Necesidades Estabilidad en el cargo
de seguridad

Condiciones físicas de trabajo

Necesidades fisiológicas Salario
Vida personal

MASLOW HERZBERG
 INFLUENCIA

OBJETIVOS
LIDER
 Control

• El control es la actividad de seguimiento encaminada a

corregir las desviaciones que pueden darse con relación a los
objetivos y consiste en hacer comparaciones regulares y
sistemáticas del desempeño versus lo esperado por los
planificadores
• El control tiene como función central medir los resultados
logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados
con los estándares derivados de los objetivos definidos en la
función de planeación y evaluar para tomar medidas
correctivas, si es necesario (Mendoza, p 251)
 Sistemas de Control
Control preventivo
• El control preventivo, o de "antes", se enfoca en la supervisión y regulación de los
recursos o insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas
requeridas para llevar a cabo el proceso de transformación.
• Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia
prima, la gente, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la
empresa. Este tipo de control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar
o corregir aquellos que no satisfacen las normas requeridas.

Control concurrente
• El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión de las actividades
que forman parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar que
tales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para el
negocio.
• En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultades
que se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como
resultado productos o servicios deficientes.
 Sistemas de Control
Control de retroalimentación

• El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de que

un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla
con las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, también
denominado control de después de la acción o control de salida, cumple con varias
funciones importantes.

• En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control

concurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos.

Controles múltiples

• Aunque en forma individual podemos nombrar los tres tipos de control anteriores,
existe también la posibilidad de utilizar en la práctica más de uno en forma
simultánea. De hecho, muchas empresas aplican sistemas de control múltiple que
abarcan dos o más de los controles descritos anteriormente, e incluyen varios
puntos de control estratégico.
 La tarea del control es verificar que todo se haga
conforme con lo que fue

planeado de acuerdo
y organizado
con las para
órdenes identificar
dadas, los errores
o desvíos,

con el fin de corregirlos y evitar su repetición.


PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas
o estándares de ejecución
2.- Medición de la ejecución
real en relación con los
estándares establecidos
3.- Aplicación de la acción
correctiva
EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS
a/ Evaluación de resultados - b/Comparación de
los resultados con los planeado – c/ Determinación
de las causas de desviación d/ Retroalimentación
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea
lograr
La administración enfocada a procesos se basa en mejorar
procesos mas que en perfeccionar funciones
Con este enfoque se marcan estándares que comprenden
sistemas, procedimientos , métodos de trabajo,
seguimientos operacionales y auditorías que deben formar
parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad colombianas están sustentadas en
las normas ISO-9001
Requiere que la información sea procesada, interpretada y
comparada con los estándares de ejecución a fin de
establecer conclusiones sobre la ejecución real.
Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o
ajustes a los recursos de la empresa, para esto es
necesario conocer las causas de desviación
 CARACTERISTICAS
DE LA ADMINISTRACIÒN
• Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación sistemática de
medios.

• Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de

diferente índole como: la economía, la contaduría, la ingeniería entre otras, sin embargo
esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos.

• Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración

resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca
obtener un resultado

• Unidad Temporal Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes del
proceso administrativo existen simultáneamente

• Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización

formal
 IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÒN

• La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependen

directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los
recursos humanos y materiales que poseen.

o Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.

o La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio,

ante esta situación proporciona previsión y creatividad.

o Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.

o La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier

organismo social.

o En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una

efectiva administración.