Primeros pasos en HIT-OFFICE

Gua HIT-OFFICE Planificacin

Contenido
Introduccin. ..................................................................................................................... 3 I. Ingreso de actividades. .............................................................................................. 4 II. Ingreso de Recursos. ............................................................................................ 10 III. Asignacin de Recursos ...................................................................................... 11 IV. Otras Configuraciones. ........................................................................................ 13

Gua HIT-OFFICE Planificacin

Introduccin.
Esta gua nace como complemento del taller de Planificacin de Proyectos. El objetivo es ayudar a entender el programa hit office para poder desarrollar el trabajo de una manera ms metdica. Hit-Office es un ERP (Enterprise Resource Planning), que le permite centralizar la gestin empresarial. Todos los mdulos de software estn interconectados a cada otro y destinados a simplificar todas sus tareas administrativas. El programa se usara en este ramo para la construccin de una propuesta. Este le ayudara a la creacin de los precios unitarios y a la administracin de las diferentes actividades. La obtencin de informes es una de las ventajas principales del programa, y ser el objetivo final de esta gua.

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 3

Gua HIT-OFFICE Planificacin

I. Ingreso de actividades.

1. Ir a Propuesta > editar propuestas >

2. Para crear nuestro proyecto ingresar un nombre en el espacio en blanco y colocar > Nuevo

3. Ir a pestaa Editar propuesta

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 4

Gua HIT-OFFICE Planificacin

4. Ingresar cdigo para identificar actividad y colocar > nuevo

5. Colocar en Descripcin el nombre de la actividad asociada al cogido ingresado

6. Aadir cdigos generales para describir la partida a la cual pertenece la actividad > en tipo de tem seleccionar > Titulo de partida

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 5

Gua HIT-OFFICE Planificacin

7. Luego de aadir todas las actividades con sus respectivos cdigos y nombres, deberamos obtener algo as:

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 6

Gua HIT-OFFICE Planificacin

Nota: Existe la posibilidad de importar las actividades desde un archivo de Excel. Paso 0. Idealmente el archivo de Excel con las actividades y sus cdigos debe estar ordenado as:

Donde la columna: A ser enlazada a columna control. B ser enlazada a IDE tem. C ser enlazada a texto tem. Paso 1. En la ventana de editar propuesta, ir a opciones > Importar tabla de Excel

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 7

Gua HIT-OFFICE Planificacin

Paso 2. Ir a seleccionar tabla de Excel, y buscar archivo

Paso 3. En las columnas del Excel, colocarse en campo de propuesta y enlazar: Columna de control, ID tem y Texto de tem.

Des-seleccionar importar a cantidad diferida e importar Paso 4. Al importar, puede ocurrir que algunos tem no queden definidos como queremos, entonces se debe arreglar en la pestaa Tipo de tem (Punto 6 visto anteriormente).

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 8

Gua HIT-OFFICE Planificacin

Colocando lo correspondiente en el ttulo de tem (para poder diferenciar entre ttulo e tem normal) deberamos obtener algo as:

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 9

Gua HIT-OFFICE Planificacin

II. Ingreso de Recursos.

A nuestras actividades ya ingresadas se les debe asignar los recursos que utilizaran. Como paso previo a la asignacin, debemos ingresar todos los recursos que HIT OFFICE no posee en su base de datos. 1. Ir a Datos > Recursos

2.

En el espacio en blanco ingresamos el cdigo de nuestro recurso > luego colocar nuevo.

Es recomendable que los recursos se ingresen con cdigos 000xx, para que as luego puedan ser fcilmente encontrados.

3.

Cuando se cre el cdigo del recurso debemos ingresarle una descripcin, una unidad, el tipo de recurso (material, mano de obra, equipo, etc.) y en la pestaa precio de compra su precio (es importante ingresar el precio inmediatamente).

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 10

Gua HIT-OFFICE Planificacin

III. Asignacin de Recursos

Ya teniendo los recursos ingresados, podemos asignarlos a cada actividad. 1. En la edicin de propuesta, seleccionar la actividad a la cual le asignaremos el recurso y colocar recursos nicos.

2. Hacer clic en la pestaa [] y buscar el recurso que se quiere ingresar. Dar ok y luego otra vez ok.

Notar que se cre una pestaa en nuestra actividad, en ella se comenzaran a ingresar todos los recursos asociados.

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 11

Gua HIT-OFFICE Planificacin

3. En la pestaa creada, asignar todos los recursos que falten. Para ello basta con hacer clic en la lnea en blanco y seleccionar el recurso deseado.

Para cada actividad se debe ingresar su rendimiento en el espacio Cantidad/unidad.

En este paso estamos construyendo nuestro precio unitario por actividad. Por eso se debe saber bien que cantidad usaremos por cada recurso. 4. Cuando ya se hayan ingresado los recursos, volvemos a la pestaa de informacin y en el cuadro de cantidad predefinida, ingresamos la cubicacin de nuestra partida. De ese modo el programa calcula el monto bruto.

5. Tambin en cdigo de IVA se debe ingresar el que corresponde.

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 12

Gua HIT-OFFICE Planificacin

IV. Otras Configuraciones.

Antes de calcular nuestro presupuesto se debe realizar una configuracin: Margen de ganancia

1. En datos > Editar propuesta, debemos situarnos en la pestaa de opciones, y ah seleccionar margen de propuesta.

2. Ingresar las ganancias esperadas.

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 13

Gua HIT-OFFICE Planificacin

3. Cuando todo ya est ingresado debemos recalcular la propuesta. En la pestaa informacin, colocar Recalcular la propuesta.

4. Cuando ya est lista entonces se pueden extraer los informes: -1015 -1080 5. En archivo > informes, seleccionar los que se desean.

Configurar los parmetros necesarios e imprimir.

Ayudante: Stalin Ibez

Pgina 14