Creación de Indicadores y Herramienta para Su Visualización Por Medio de Power Bi, en El Área de Gestión Humana en Distracom S.A.

PLANTILLA 11.
INFORME FINAL PRÁCTICA EMPRESARIAL

Comité de Acreditación y Currículo Facultad de Ingenierías
CREACIÓN DE INDICADORES Y HERRAMIENTA PARA SU VISUALIZACIÓN

POR MEDIO DE POWER BI, EN EL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA EN
DISTRACOM S.A.
DISTRACOM S.A.
JOSE FERNANDO DÍAZ LENGUA.
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
MONTERÍA, CÓRDOBA
2023
Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

Carrera 6ª. No. 76-103 Montería NIT. 891080031-3 - Teléfono: 7860300 - 7860920 www.unicordoba.edu.co
PLANTILLA 11.
CREACIÓN DE INDICADORES Y HERRAMIENTA PARA SU VISUALIZACIÓN

POR MEDIO DE POWER BI, EN EL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA EN
DISTRACOM S.A.
DISTRACOM S.A.
JOSE FERNANDO DÍAZ LENGUA.
Trabajo de grado presentado, en la modalidad de Práctica Empresarial para optar al

Título de Ingeniero Industrial.
Director (es):
JORGE MARIO LOPEZ PEREIRA, M.Sc.
MARGARITA MARÍA MARIN PEREZ , M.Sc.
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
MONTERÍA, CÓRDOBA
2023

PLANTILLA 11.
La responsabilidad ética, legal y científica, de las ideas, conceptos, y resultados del

proyecto de investigación, serán responsabilidad de los autores.
Artículo 59, Acuerdo N° 022 del 21 de febrero de 2018 del Consejo Superior.
Tener en cuenta los Artículos y directrices establecidos la Resolución 1775, del 21 de

agosto de 2019. En donde se establecen las directrices y las políticas de funcionamiento
del repositorio institucional de la Universidad de Córdoba (Artículos tercero, octavo,
once, entre otros).
“11 – BUENA FE: La universidad considera que la producción intelectual que, los
profesores, funcionarios administrativos y estudiantes le presenten, es realizada por
éstos, y que no han transgredido los derechos de otras personas. En consecuencia, la
aceptará, protegerá, publicará y explotará, según corresponda y lo considere
pertinente”. Artículo 1, Acuerdo N° 045 del 25 de mayo de 2018 del Consejo
Superior.

PLANTILLA 11.
Nota de aceptación
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
________________________________
Firma del jurado
________________________________
Firma del jurado

PLANTILLA 11.
A mi familia, en especial a mi madre Ana

Lengua y padre Fernando Díaz por
brindarme el apoyo incondicional en cada
uno de los momentos o sucesos que
transcurrieron durante mi proceso
formativo.
A mis amigos, al acompañarme y

motivarme a seguir adelante y superar
cada uno de los obstáculos o barreras
presentadas.

PLANTILLA 11.
Agradecimientos especiales a:
A la Universidad de Córdoba por ofrecerme el espacio para desarrollar mi pregrado de

Ingeniería Industrial.
A mis padres Ana J. Lengua Petro y Fernando Díaz por apoyarme en este proceso de
formación y brindarme todo su amor, apoyo y disposición incondicional.
A la empresa Distracom S.A. al brindarme la oportunidad de realizar mi practica

empresarial.
Al área de Gestión Humana de la empresa Distracom S.A, por el apoyo, cariño y buen
ambiente desarrollado durante mi instancia de práctica empresarial.
A mis compañeras y futuras ingenieras industriales Brimalvis Gómez Cabrales y Maria Jose
Castellanos, por brindarme su amistad y apoyo durante la carrera.

PLANTILLA 11.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN. ...................................................................................................... 12
2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA. ............................................... 14
2.1. RAZÓN SOCIAL. ................................................................................................. 14
2.2. LOGO DE LA EMPRESA..................................................................................... 14
2.3. MISIÓN. ............................................................................................................... 14
2.4. VISIÓN. ................................................................................................................ 14
2.5. OBJETIVOS.......................................................................................................... 15
2.6. POLÍTICAS. ......................................................................................................... 16
2.7. PRESENTACIÓN. ................................................................................................ 19
2.8. RESEÑA HISTÓRICA. ......................................................................................... 19
2.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA. ............................................................................... 20
2.9.1. Estructura Distracom S.A ................................................................................ 20
2.9.2. Estructura del área de gestión humana. ............................................................ 21
2.11. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO. ...................................................... 23
3. MARCO TEÓRICO O CONCEPTUAL. ...................................................................... 26
3.1. Gestión Humana. ................................................................................................... 26
3.2. Power Bi. ............................................................................................................... 26
3.3. Analítica de datos. ................................................................................................. 26
3.4. Proceso Disciplinarios. .......................................................................................... 26
3.5. Liquidación. .......................................................................................................... 26

PLANTILLA 11.
3.6. Incapacidades. ....................................................................................................... 27
3.7. Indicador. .............................................................................................................. 27
3.8. Dashboard. ............................................................................................................ 27
4. DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO DE LA EMPRESA. .................................................... 28
5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS......................................................................... 32
5.1. Búsqueda de la información. .................................................................................. 32
5.2. Análisis. ................................................................................................................ 44
5.2.1. Análisis del Call Center. .................................................................................. 46
5.2.2. Análisis de las capacitaciones. ......................................................................... 47
5.2.3. Análisis de cartera. .......................................................................................... 47
5.2.4. Análisis certificados. ....................................................................................... 48
5.2.5. Análisis disciplinarios. .................................................................................... 48
5.2.6. Análisis incapacidades..................................................................................... 48
5.2.7. Análisis liquidaciones. ..................................................................................... 48
5.3 Creación ................................................................................................................. 49
5.3.1 Call center. ....................................................................................................... 49
5.3.2 Tablero de capacitaciones. ................................................................................ 50
5.3.3. Tablero de cartera. ........................................................................................... 51
5.3.4. Tablero de certificados. ................................................................................... 53
5.3.5. Tablero de disciplinarios. ................................................................................ 54
5.3.6 Tablero Incapacidades. ..................................................................................... 56
5.3.7. Tablero Liquidaciones. .................................................................................... 58

PLANTILLA 11.
5.4 Validación. ............................................................................................................. 60
5.5. Entrega. ................................................................................................................. 61
6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO. ........................................................................ 63
7. APORTES DEL ESTUDIANTE .................................................................................. 65
8. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 68
9. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 70
10. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 72
ANEXOS ......................................................................................................................... 74

PLANTILLA 11.
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Indicadores del Agente Call Center..................................................................... 32
Tabla 2. Indicadores de capacitaciones. ............................................................................ 34
Tabla 3. Indicadores de cartera. ........................................................................................ 35
Tabla 4. Indicadores de certificados laborales................................................................... 37
Tabla 5. Indicadores de procesos disciplinarios. ............................................................... 37
Tabla 6. Indicadores de Incapacidades.............................................................................. 39
Tabla 7. Indicadores de liquidaciones. .............................................................................. 42

PLANTILLA 11.
LISTADO DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Logo de Distracom S.A............................................................................... 14
Ilustración 2. Estructura organizacional de Distracom S.A. .............................................. 20
Ilustración 3. Organigrama de Gestión Humana de Distracom S.A. ................................. 21
Ilustración 4. Software SoftExpert utilizado para obtener información ............................. 45
Ilustración 5. Programa SAP utilizada para obtener información del personal y cartera. ... 45
Ilustración 6. Organización de carpetas según proceso. .................................................... 46
Ilustración 7. Tablero del Call Center. .............................................................................. 50
Ilustración 8. Tablero de capacitaciones. .......................................................................... 51
Ilustración 9. Tablero Cartera de incapacidades parte 1. ................................................... 52
Ilustración 10. Tablero Cartera de incapacidades parte 2. ................................................. 53
Ilustración 11. Tablero de certificaciones. ........................................................................ 54
Ilustración 12. Tablero parte 1 de disciplinarios. .............................................................. 55
Ilustración 13. Tablero parte 2 de disciplinarios. .............................................................. 55
Ilustración 14. Tablero de incapacidades parte 1............................................................... 56
Ilustración 17. Tablero de liquidaciones parte 1. ............................................................... 59
Ilustración 18. Tablero de liquidaciones parte 2. ............................................................... 60

PLANTILLA 11.
1. INTRODUCCIÓN.
Los directivos, socios, gerentes, requieren de información relevante, veraz y actualizada con
los diferentes procesos realizados por la organización, para con ello entender el historial,
situación actual y posibles puestas en marcha de las actividades a ejecutar en los distintos
planes operativos, financieros y patrimoniales del negocio; por lo que los indicadores de
gestión son de gran importancia para “apreciar si la gestión de la empresa permite que se
cumpla de manera satisfactoria con la exigencia de sus clientes de modo que se garantice que
el negocio sea sostenible con el tiempo(Jiménez, 2000)
Los indicadores de gestión son herramientas que, al implementarse de forma adecuada o
correcta, se encuentra ligada a la plataforma estratégica organizacional, es decir, se encuentra
ligada con los objetivos empresariales lo cual contribuye al logro de metas corporativas,
gracias al seguimiento y control de sus actividades y procesos al tener en tiempo real cada
una de la información correspondiente de cada una de las fases del ciclo organizacional como
lo es la planeación, ejecución, seguimiento y correcciones o ajustes, teniendo claro los
objetivos y factores que son claves para determinar las metas de la empresa.
Por lo anterior, es importante proponer la creación de indicadores y visualizarlos de forma
interactiva y dinámica para el usuario, debido a que se generará un gran impacto
organizacional en todos sus niveles, puesto a que va a permitir evaluar el desempeño del área
de gestión humana dentro de Distracom S.A. , y junto a ello el desempeño del personal que
es partícipe en cada una de las actividades, facilitando la retroalimentación su contribución a
los objetivos de la empresa.
La empresa ha implementado procesos de mejora e implicado actividades de la tecnología de
la información cada vez, y donde se han venido desarrollado distintos modelos para la
optimización de los procesos, de ello, el área de gestión humana, se ha encontrado con que
sus procesos manejan flujos por medio de distintos programas estratégicos y ágiles para la
ejecución de los mismo, es por ello, que al contar con un respaldo de información de cada
uno de los procesos que se han venido implementado se haga un análisis de los datos, por
medio de la creación de indicadores de seguimiento y control para conocer cómo se encuentra

PLANTILLA 11.
cada una de las actividades que se realizan dentro del área y es por ello que se ha creado las
herramientas para la visualización de la información, plantada en los indicadores de una
forma ágil y visualmente atractiva por medio del programa PowerBi, al este obtener
información de las bases creadas, adaptadas u obtenidas de las distintas partes de los
programas.

PLANTILLA 11.
2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA.
2.1. RAZÓN SOCIAL.
Nombre de la empresa: Distracom S.A.
NIT: 811.009.788-8
2.2. LOGO DE LA EMPRESA.
Ilustración 1. Logo de Distracom S.A.

Tomada de: (Distracom S.A, 2022)
2.3. MISIÓN.
Somos la red de estaciones de servicio más especializada y con mayor cobertura en el país
para la distribución y comercialización de combustibles y servicios afines, gracias a un
portafolio de productos ajustado a las necesidades de cada cliente, la innovación tecnológica,
la capacidad administrativa y financiera con que contamos.
Generamos valor para los clientes, empleados y socios, y contribuimos con el desarrollo del
país dentro de un marco de sostenibilidad y responsabilidad social.(Distracom S.A, 2022)
2.4. VISIÓN.
En el 2024 seremos la marca más reconocida en la distribución y comercialización de

combustibles y servicios afines en los sectores de transporte, infraestructura, minería e
industria, con presencia en las principales ciudades y rutas del país.(Distracom S.A, 2022)

PLANTILLA 11.
2.5. OBJETIVOS.
 Generar un EVA creciente como resultado de la gestión efectiva con el cliente, los
procesos y el aprendizaje y desarrollo de la organización Mantener un crecimiento
sostenido de venta de galones mínimo del 10%, con las estaciones línea base anual.
 Asegurar anualmente un crecimiento del 10% en ventas a través de la adquisición y/o
construcción de nuevas unidades de negocio.
 Asegurar en cada unidad de negocio y en el consolidado, una venta de lubricantes y
accesorios correspondiente mínimo al 2% de la venta de combustibles.
 Consolidar administrativa, operativa y comercialmente una red de hoteles,
parqueaderos y restaurantes que dé respuesta a las necesidades de los clientes y la
estrategia de la compañía.
 Posicionar una red nacional de servicentros automotrices reconocida por su
competencia técnica y calidad de servicio, alcanzando la rentabilidad esperada por la
compañía.
 Definir el concepto de las tiendas de conveniencia a desarrollar en las principales
estaciones de servicio y ejecutar el plan de expansión definido.
 Tener un nivel de recordación de la marca superior al 80% en los sectores económicos
definidos como estratégicos y en las zonas de influencia de las estaciones de servicio.
 Ser uno de los 100 mejores lugares para trabajar en Colombia.
 Crear un modelo de Sistema de Gestión de Calidad que facilite el logro de las
estrategias de la compañía en función de la satisfacción de los clientes, la
organización, los proveedores y los socios.

PLANTILLA 11.
2.6. POLÍTICAS.
2.6.1. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
Somos la red de servicio más especializada y con mayor cobertura en el país, con un
portafolio dinámico y estratégicamente desarrollado para suplir las necesidades de cada
transportador colombiano. El servicio al cliente, la cobertura de nuestra red y la innovación
tecnológica constituyen los pilares fundamentales mediante los cuales proveemos valor a
nuestros clientes comprometiéndonos a:
 Propender a mejorar la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros

clientes y demás partes interesadas.
 Identificar, controlar, valorar, monitorear y disminuir los aspectos e impactos

ambientales, riesgos y peligros inherentes a la operación de la compañía.
 Promover la participación y compromiso para la prevención de lesiones por o en

ocasión de accidentes de trabajo, haciendo una correcta identificación e intervención
de los riesgos, sobre todo aquellos considerados prioritarios, así como el compromiso
en la prevención de enfermedades, fomentando hábitos y estilos de vida saludable,
medicina preventiva, e implementación de sistemas de vigilancia, definidos a partir
de la valoración de riesgos, de acuerdo a las actividades desarrolladas en la compañía,
como lo son los Sistemas de Vigilancia Psicosocial y Osteomuscular.
 Promover y fortalecer la participación y compromiso de todos los empleados de la

compañía, en el mejoramiento de las condiciones ambientales, a través de programas
ambientales de formación y sensibilización, de acuerdo con la identificación de los
aspectos e impactos ambientales, que produzcan una mejor actuación frente a nuestro
entorno.

PLANTILLA 11.
 Garantizar la mejora continua en la gestión y desempeño de seguridad y salud en el

trabajo, medio ambiente y calidad; mediante el compromiso de la alta dirección y
empleados en general.
 Promover el desarrollo y formación de personal mediante capacitaciones y

actualizaciones en temas operacionales, ambientales, de calidad y SST.
 Cumplir la legislación colombiana en los requisitos legales de materia operacional,

ambiental, SST y de otra índole aplicable y suscrita por la organización.
 Fomentar un comportamiento ético, integral, transparente, y contribuir al desarrollo

de nuestros empleados, proveedores, clientes, y demás partes interesadas.
 Fortalecer el sistema de gestión con la actualización de tecnología y disposición de

recursos necesarios para garantizar el mejoramiento continuo entre los procesos y
mantenimiento del sistema de gestión integral.
 Documentar, implementar, mantener y comunicar la política a todas las partes

interesadas que lo requieran.
2.6.2. POLÍTICA INTEGRAL DE HSEQ.
Somos la red de servicio más especializada y con mayor cobertura en el país, con un
portafolio dinámico y estratégicamente desarrollado para suplir las necesidades de cada
transportador colombiano, el servicio al cliente, la cobertura de nuestra red y la innovación
tecnológica constituye los pilares fundamentales mediante los cuales proveemos valor
clientes comprometiéndonos a:
 Propender a mejorar la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros

clientes y demás partes interesadas.

PLANTILLA 11.
 Identificar, controlar, valorar, monitorear y disminuir los aspectos e impactos

ambientales, riesgos y peligros inherentes a la operación de la compañía.
 Promover la participación y compromiso para la prevención de lesiones por o en

ocasión de accidentes de trabajo, haciendo una correcta identificación e intervención
de los riesgos, sobre todo aquellos considerados prioritarios, así como el compromiso
en la prevención de enfermedades, fomentando hábitos y estilos de vida saludable, e
implementando sistemas de vigilancia epidemiológica a partir de la valoración de
riesgos.
 Promover y fortalecer la participación y compromiso de todos los empleados de la

compañía, en el mejoramiento de las condiciones ambientales, a través de programas
ambientales de formación y sensibilización, de acuerdo con la identificación de los
aspectos e impactos ambientales, que conduzcan a una mejor actuación frente a
nuestro entorno.
 Garantizar la mejora continua en la gestión y desempeño de seguridad y salud en el

trabajo, medio ambiente y calidad; mediante el compromiso de la alta dirección,
empleados, contratistas, subcontratistas, clientes y demás grupos de interés de la
compañía.
 Promovemos el desarrollo de nuestro personal mediante la formación, la

participación de proveedores, subcontratistas, clientes y demás grupos de interés para
la mitigación de impactos y riesgos asociados a nuestra actividad para el
fortalecimiento de nuestra empresa.
 Cumplir la legislación colombiana en los requisitos legales de materia operacional,

ambiental, SST y de otra índole aplicable y suscrita por la organización.

PLANTILLA 11.
 Fomentar un comportamiento ético, integral, transparente, y contribuir al desarrollo

de nuestros empleados, contratistas, subcontratistas, proveedores, clientes, y demás
partes interesadas.
2.7. PRESENTACIÓN.
Somos la red de estaciones de servicio más especializada y con mayor cobertura del país, con
un portafolio de servicios dinámico y estratégicamente desarrollado para suplir las
necesidades de cada transportador colombiano. El servicio al cliente, la cobertura de nuestra
red y la innovación tecnológica constituyen los pilares fundamentales mediante los cuales
proveemos valor a nuestros clientes.(Distracom S.A, 2022)
Así mismo orientamos nuestras actividades al fomentando por la disminución de los impactos
socio ambientales producto de actividades de la organización y la prevención de la
contaminación del medio ambiente, mediante la identificación y control de aspectos e
impactos ambientales en armonía y respeto a la naturaleza.
2.8. RESEÑA HISTÓRICA.

Distracom S.A es una sociedad anónima creada en el año 1997 en Medellín, Antioquía. Se
dedica principalmente al comercio al por menor de combustibles, lubricantes, aditivos y
productos de limpieza para vehículos automotores, además del transporte fluvial y terrestre
de combustible. Distracom S.A. es aliado de los transportadores gracias a su amplio catálogo
de servicios o productos ofrecidos de forma innovadora. Tuvo su origen en el transporte de
lubricantes, prestando servicio a la multinacional Mobil, lo que le permitió detectar las
necesidades de los clientes y la informalidad del sector transporte. Con ese conocimiento,
Distracom S.A enfocó sus estaciones de servicio en valores fundamentales como el precio,
la medida exacta del combustible y un óptimo servicio, que hoy son característicos de toda
su red. (Carga Pesada, 2015)

PLANTILLA 11.
2.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA.

Distracom S.A, se encuentra distribuida en relación con la necesidad de la organización, para
el correcto desarrollo de cada uno de los procesos que son necesarios para el funcionamiento
correcto de los distintos servicios prestados por esta empresa.
2.9.1. Estructura Distracom S.A
Ilustración 2. Estructura organizacional de Distracom S.A.

Tomada de: Organigrama Distracom V2, 2022.

PLANTILLA 11.
2.9.2. Estructura del área de gestión humana.
Ilustración 3. Organigrama de Gestión Humana de Distracom S.A.

Tomada de: Organigrama Distracom V2, 2022.
2.10. VALORES CORPORATIVOS.

 Honradez.
Respetamos los bienes de las personas, así como su integridad moral y física. Una
persona honrada es aquella que ama la verdad y la justicia; es honorable, no miente,
no roba, ni engaña.
 Compromiso.
Transformamos una promesa en realidad, cumplimos con lo prometido aun cuando

las circunstancias son adversas, nuestras acciones hablan más alto que las palabras.

PLANTILLA 11.
 Confianza.
Promovemos una comunicación real, verdadera y fluida. Escuchamos a los demás,

aprendemos de ellos y compartimos información relevante que nos permita generar
estrategias creativas para alcanzar las metas con mayor facilidad y eficiencia.
 Lealtad.
Correspondemos con nuestro comportamiento y acciones a la confianza depositada

por nuestros interlocutores.
 Actitud de servicio.
Demostramos en cada acto la vocación y el gusto por la asistencia a los demás.

Tenemos un trato amable, cordial y respetuoso con todos nuestros interlocutores con
el fin de entablar relaciones que agreguen alto valor a la compañía.
 Seguridad.
Trabajamos con firmeza aplicando prácticas rigurosas de operación con el fin de

garantizar la integridad de los clientes, empleados y el entorno.
 Disponibilidad.
Distracom siempre está despierta; la esencia del negocio requiere estar dispuestos a
solucionar las necesidades de nuestros clientes oportunamente.
 Humildad.
Somos conscientes de nuestras debilidades, capacidades y cualidades; las

aprovechamos para obrar en bien de los demás.
 Diligencia.
Esmero y cuidado en ejecutar nuestro trabajo oportunamente, atendiendo de manera

fluida y satisfactoria a nuestros interlocutores. Hacemos el trabajo más sencillo a
nuestros compañeros y clientes.

PLANTILLA 11.
 Orden y limpieza.
Propendemos por tener áreas de trabajo ordenadas y limpias, en aras de asegurar la

salud del talento humano, la calidad de nuestros productos y servicios y mejorar la
eficiencia de los sistemas de trabajo.
 Uso racional de los recursos.
Realizamos un uso eficiente de los recursos naturales, materiales y económicos

generando operaciones sostenibles.
2.11. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO.

Distracom S.A. es una empresa que presta el servicio de transporte, distribución y
comercialización de combustibles líquidos, gas natural vehicular y lubricantes, con más de
25 años de experiencia en el sector, en sus oficinas se focaliza la mejora organizacional de
sus procesos y con ello una mejor prestación de servicios, por lo cual el área de gestión
humana, se encarga del manejo del personal su bienestar y procesos inherentes. Es por ello,
que se realizan actividades para mejorar los sistemas y se presenta el cargo de practicante de
gestión humana, el cual apoya las actividades realizadas en el área al elaborar indicadores
que ayuden en la optimización de tiempos de respuesta, toma de decisiones y mejora continua
de los subprocesos que son ejecutados.
Realizando estudios de cada una de las actividades que se desarrollan al establecer los medios
por los cuales se ejecutan las tareas de cada uno de los responsables y así, obtener datos para
conocer cuál es la realidad del proceso y elaborar planes de acción para mejorar los flujos de
trabajo. De igual forma, los demás colaboradores mencionados a continuación realizan las
siguientes actividades misionales.
 Analista vinculación de personal.
Realizar la vinculación del personal que ingresa a la compañía, cumpliendo la
normatividad vigente y las políticas establecidas.

PLANTILLA 11.
 Analista contratación.
o Llevar control y realizar gestión de cobro de las incapacidades, licencias y demás
ausentismo, de conformidad con los procedimientos establecidos por la compañía.
o He de asegurar que se realice en los tiempos pactados el trámite para pago de
facturas de los proveedores asignados a Gestión Humana, validando con el
responsable que el producto/servicio se haya recibido a conformidad.
 Analista nomina 1.
o Elaboración, revisión y ejecución de la nómina, además realizar las liquidaciones
de prestaciones sociales del personal retirado de la compañía y aportes de
seguridad social del personal activo de la compañía
 Analista nomina 2.
o Ejecutar las actividades del proceso de liquidación, ejecutando sus tareas de
manera organizada, conforme a los procedimientos establecidos.
o Realizar las actividades para el proceso de pago de Seguridad Social, conforme a
los procedimientos establecidos.
 Analista gestión humana.
o Garantizar que la planta de personal de las diferentes unidades de negocio se
encuentre conforme a lo reflejado en el software interno.
o Velar por que los requerimientos de reemplazo de personal se encuentren subidos
en la plataforma de selección.
 Auxiliar call center gestión humana.
o Atender las solicitudes que se generen a través de las llamadas del call center de
Gestión Humana y velar porque se dé solución a estos requerimientos,
garantizando la satisfacción del cliente interno.

PLANTILLA 11.
 Coordinador selección de personal.

o Coordinar de manera óptima las actividades dirigidas hacia la búsqueda y
selección del personal, velando por la idoneidad del talento humano para la
compañía Distracom y empresas filiales, hacia el logro de los objetivos
misionales.
 Auxiliar selección de personal.
o Realizar la programación de exámenes médicos según la solicitud, garantizando
que sea realizado en los tiempos establecidos.
 Analista gestión humana disciplinarios.
o Garantizar el seguimiento y control de los procesos disciplinarios llevados a cabo
por la empresa y junto a ello las investigaciones respecto a los distintos casos
presentados.

PLANTILLA 11.
3. MARCO TEÓRICO O CONCEPTUAL.
3.1. Gestión Humana.

La gestión humana es considerada como una herramienta que permite que cualquier
organización por medio de la gestión de los recursos humanos alcancen altos niveles de
competitividad y mejora en los procesos(Núñez et al., 2019), debido a que se estudia, se
entiende y se construyen adelantos en relación al factor humano.
3.2. Power Bi.

Power Bi es un programa de Microsoft que nos permite realizar el análisis de datos que sean
requeridos estudiar y de este se pueden obtener mejores conclusiones (Quonext, 2021), para
tomar decisiones de forma eficaz y rápida.
3.3. Analítica de datos.

La analítica de datos favorece a las organizaciones a tomar decisiones que se encuentren
enfocadas en las realidades de las empresas y el mundo por medio del Big Data, para así ser
más competidoras (Sofía & Adrián, 2020) debido a la consideración de factores internos y
externos y su interpretación por medio de datos para de esta forma crear los recursos
necesarios para satisfacer las necesidades más solicitadas y la planificación de los procesos.
3.4. Proceso Disciplinarios.

Los procesos disciplinarios se encuentran dentro de lo que es conocido como derecho
disciplinario el cual está conformado por varias normas jurídicas, sustantivas y
procedimentales (Zapata-Flórez, 2017) que permiten estudiar y determinar actos de reproche
y así imponer sanciones a un conjunto de personas, por medio de un procedimiento legal y
acorde a las normas o leyes.
3.5. Liquidación.
Es el pago efectivo de todas las sumas adeudadas, fruto de la relación laboral, por parte del
empleador al trabajador, en vigencia y al momento de la terminación del contrato de trabajo,

PLANTILLA 11.
en virtud de los distintos derechos mínimos e irrenunciables.(Leyes desde 1992 - Vigencia

expresa y control de constitucionalidad [CODIGO_SUSTANTIVO_TRABAJO], 2022)
3.6. Incapacidades.
Una incapacidad es considerada como una situación en la que un trabajador por consecuencia
de una enfermedad o un accidente se encuentra impedido para realizar su trabajo ya sea
temporal o permanente (Pardo, 2018).
3.7. Indicador.
Nos muestra características específicas, tangibles y medibles, y se utiliza para mostrar los
cambios y el progreso que está haciendo un programa para lograr un resultado esperado
(Reyes Pérez Urquía, 2015). Los cambios presentados por el indicador deben representar ya
sea un progreso o retrocesos de procesos que se encuentran en estudio. Este debe dar una
idea clara y exacta de lo que se le realiza la medición y dar una idea concorde a los datos que
se están estudiando.
3.8. Dashboard.
Es una herramienta informática que por medio de cuadros dinámicos nos permite medir y
observar la gestión de la información que es analizada por medio de indicadores de
desempeño, métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una
empresa, o un proceso específico(Ortiz, 2022) .De igual forma, nos muestra una síntesis al
recopilar datos en un solo lugar y los representarlos de forma ágil y enfocada en que lo más
importante se encuentre a la vista y con ello su fácil interpretación.

PLANTILLA 11.
4. DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO DE LA EMPRESA.
La empresa Distracom S.A. cuenta dentro de sus procesos de soporte al área de gestión
humana, la cual se encarga de velar por la atención a los empleados, la vinculación y retiro
del personal, su desarrollo, compensación y bienestar, los cuales son distribuidos en
subprocesos con un responsable para de esta forma brindar una ejecución correcta de los
mismos. Como es el Agente de Call center, el cual cuenta con una “base de datos” Anexo 1,
la cuál es una hoja de Excel en la que se encuentran las llamadas recibidas por parte de los
colaboradores y es alimentada manualmente al llenar cada uno de sus ítems, al hacerle
revisión, se han encontrado errores al momento de escribir, y se ha evidenciado la falla en la
redacción o escritura de palabras, además, en algunos casos hay campos sin información
sobre los requerimientos que fueron atendidos como se muestra en el Anexo 2; también, se
puedo constatar que la información que es suministrada no se le tiene ningún seguimiento, ni
contabilización al tiempo utilizado en las llamadas, no existen temas macros para identificar
las razones o motivos por los cuales se realizan más preguntas o llamadas y no se identifican
los cargos y sedes en donde realizan mayor número de llamadas.
La sección de disciplinarios, se encarga de realizar los procesos de la empresa Distracom

S.A, y sus filiales, entendiéndose estas como Hopa S.A.S, Servi Oil Dtc. S.A.S y la empresa
temporal Vínculos y Enlaces S.A.S, los cuales son distribuidos según compañía a cada área,
debido que Vínculos y enlaces S.A.S. cuenta con el equipo correspondiente para la ejecución
de sus casos; se ha podido observar que ambas partes, utilizan bases de datos en Excel con la
información correspondiente a cada uno de sus procesos disciplinarios y estas no son
semejantes, debido a la existencia de campos que son distintos en cuanto al orden u
organización, se puede observar la diferencia entre el Anexo 3 y Anexo 4. Al realizar distintas
reuniones y ver el manejo de la información, se encontró que no se contabilizan los casos que
son procesados, pendientes o que llegan sin información o errores; de la misma forma, no
hay conocimiento de cuanto o cual es el porcentaje de las sanciones aplicadas y junto a ello
los motivos por los cuales se realizan, así mismo, no se tomaba la duración de la aplicación

PLANTILLA 11.
de las citaciones y las sanciones a cada uno de los casos; por otra parte, este proceso tiene
asesoría externa, pero no se cuenta dentro de la base de datos los ítems en donde se indique
si el caso que fue enviado a asesoría y si este obtuvo o no respuesta, al igual que el tiempo
que transcurrió hasta dar solución al caso.
Las liquidaciones son llevadas a cabo por el sistema SoftExpert y una base de Excel en donde
se contabilizan los montos correspondientes al pago y los descuentos de dinero por faltantes
anexo 6. Para hacer este proceso se debe diligenciar la información del empleado y según el
cargo que este ocupa se le es aplicado un flujo de paz y salvo, el cual es tramitado por un
responsable dependiendo de la dependencia, estos suelen tener un tiempo de respuesta tardía
lo cual afecta el proceso general; luego de que los paz y salvos son diligenciados se verifican
los valores y se continua el flujo para pago. De lo anterior, se pudo identificar que no hay
una medida del tiempo de la ejecución de cada una de las (15) quince instancias del proceso,
lo cual se puede evidenciar en el anexo 5, asi mismo, no se cuentan los motivos de las
liquidaciones, y se desconoce la duración de los paz y salvos; al centrarnos en el tema del
pago y descuentos, se desconoce la suma de dinero que es cancelada total en cualquier
periodo de tiempo, el mismo caso sucede con las deducciones y su relación porcentual; de
igual forma, no se tiene conocimiento de las liquidaciones según los cargos y los efectos que
puede traer la demora de los paz y salvos en el proceso.
Para el registro de las incapacidades y junto a ello el ausentismo del personal a la empresa,
se tiene registro por medio de una base de datos de Excel las incapacidades y su motivo
correspondiente, en donde, se clasifican según su tipo, se contabiliza su duración, se
identifica si corresponden a pago por entidad promotora de Salud (E.P.S), administradora de
riesgos laborales (ARL) o a la empresa, de lo anterior, es necesario que se pueda conocer
cómo se encuentran según regional las incapacidades, entendiendo que una regional es una
sección geográfica utilizada por la empresa para clasificarla según locación a la estaciones
de servicio (La empresa cuenta con la clasificación de 18 regionales, se muestran en el anexo
7); contabilizar los tipos, los cargos con más incapacidades y sus motivos de forma contable

PLANTILLA 11.
o numérica, para comprender su comportamiento por zona, clasificación de motivo, y

diagnóstico.
El proceso de selección es uno de los más importantes para la organización debido a su eje
en el funcionamiento de la empresa, debido a que se elige el personal que va a ser parte de
esta misma, es por ello, que este se encuentra organizado y distribuido por diferentes
instancias y responsabilidades en donde cada ejecutor cuanta con sus funciones que sin
indispensables para el desarrollo de las actividades, las cuales, son manejadas por un flujo de
trabajo por medio de SoftExpert, del cual, se pueden obtener datos de donde se encuentran
los procesos, la interacción de los mismos, la cantidad de activos y su estado de ejecución,
en donde se ha evidenciado la falta de saber o conocer la posición de donde se encuentran
los procesos y si esta se ha “caído” entendiéndose esta palabra que el candidato va en unas
instancia avanzada o mayor y se devuelve por no cumplir los requisitos para la vacante, por
lo cual, es importante conocer si el procesos se ha caído, continua o se encuentra en la misma
posición, además de ello se requiere conocer el tiempo promedio de ejecución de cada una
de las instancias por la que pasa dicho proceso y su promedio general.
La certificaciones laborales son establecidas por medio de un flujo de trabajo por medio del
programa de SoftExpert en donde se diligencian los campos correspondientes al nombre,
número de identificación, cargo, y esta actividad llega al encargado de vinculación de
personal, el cual los realiza por medio de SAP, utilizando el número de personal y del cual
se toman los datos básicos y el salario. Luego de realizar los certificados, pasan a ser
aprobados por la directora del área, para su posterior envío a cada uno de los solicitantes. En
relación con lo anterior, se pretende conocer la duración correspondiente al hacer y aprobar
un certificado y así poder observar los tiempos y brindar una mejor atención a los usuarios,
debido a que se tiene conocimiento del estado de progreso y o ejecución de actividades.
Por otra parte, las capacitaciones son realizadas al personal que ingresa a la compañía en el
cargo de Administrador EDS y otros cargos principales en menor medida, en las cuales se le

PLANTILLA 11.
realizan evaluaciones al personal, obteniendo valoraciones (mala, regular, buena, excelente)

con su descripción, esto por medio de una tabla de Excel, en donde se clasifican según la
promoción en la que se hace el adiestramiento al cargo, luego de esto se les hace seguimiento
de sus labores y se escriben las anotaciones correspondientes. La información anterior se
encuentra en un libro de Excel divididas por hojas dependiendo de la promoción, de esto, se
plantea plasmar la información en conjunto en una sola hoja y se consoliden los datos y junto
a Querys trimestrales se les haga seguimiento sobre el estado activo de personal que ingresa
a la empresa y se establezcan medidas en concordancia con los resultados que puedan
arrojarse.
La cartera que es manejada en el área de gestión humana es la correspondiente al pago

pertinente de las incapacidades de los trabajadores por parte de las entidades promotoras de
salud o la administradora de riesgos laborales; la persona encargada sube a cada una de las
EPS y la ARL dependiendo del caso, los documentos necesarios para cobrar el monto
reconocido sobre las incapacidades. Es importante resaltar, que los pagos y los ausentismos
son manejados por medio del programa SAP y de este se puede obtener información al
exportarla por medio de un libro de Excel. De lo anterior, se desconoce el estado como se
encuentra la cartera y no se tiene en consideración, cuánto deben las EPS y la ARL, al igual
que las diferencias a ingresos y gastos por partes de estas; y se desconoce el monto de cartera
vencida, pendiente e incobrable que tiene la empresa.

PLANTILLA 11.
5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
En relación con las necesidades que fueron evidenciadas y con el objetivo de medir e
identificar los factores y procesos críticos y no críticos, que ayuden con la toma de decisiones
gerenciales y su correcta visualización el área de gestión humana, se desarrollaron
actividades en (5) cinco etapas que favorecieron el análisis y correcta interpretación de los
datos, para de esta forma obtener tableros dinámicos que permiten una visualización
amigable y de fácil comprensión.
5.1. Búsqueda de la información.

Inicialmente, se hace inspección visual del área donde se conocen a cada uno de los
colaboradores y procesos que son realizados en el área de gestión humana, posterior a ello,
se reconocen los diferentes programas que son utilizados para la ejecución de las actividades
en cada uno de los procesos, y se estudia el funcionamiento de los flujos o tareas que son
realizados. Con el fin de que se tenga una mayor claridad y conocimiento se conocen cada
una de las actividades desarrolladas por el personal y su frecuencia en la que se hace
seguimiento. De igual forma, en conjunto con la directora de gestión humana, se describen
los indicadores de mayor relevancia y que son transversales para la empresa, en los siguientes
cuadros de mando, para cada uno de los procesos.
 Call Center.
Tabla 1. Indicadores del Agente Call Center.
Unidad de
Meta
Nombre Fórmula Descripción medida Periodicidad
Conocer el
= Cuenta el porcentaje de
Requerimientos número de llamadas que son
90% Porcentaje Anual.
realizados. llamadas al contestadas por el
año agente del Call
Center al año.

PLANTILLA 11.
Meta Unidad de
= Cuenta de Identificación de la
Cantidad de
llamadas cantidad de
llamadas NA Número Mensual.
recibidas por llamadas recibidas
recibidas
el agente por el agente.
= Cuenta el Conocer el número
Cantidad de número de de llamadas que
llamadas llamadas son realizadas por NA Número Mensual.
realizadas realizadas el agente del Call
por el agente Center.
Identificar los
Motivo por el = Cuenta de motivos por los que
que se realiza una llamadas se realizan NA Número Mensual.
llamada. según motivo llamadas al agente
call center.
Contabilizar y
Lugar de donde = Cuenta de observar cual es el
se realizan las llamadas lugar de donde se NA Número Mensual.
llamadas según lugar hacen mayor
llamadas.
Identificar los
= Cuenta de
Cargos que cargos que realizan
llamadas NA Número Mensual.
realizan llamadas llamadas al agente
según cargo
call center.
Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
 Capacitaciones.
Tabla 2. Indicadores de capacitaciones.
Unidad
Meta de
Nombre Fórmula Descripción medida
Periodicidad
= Cuenta del
Identificar la
personal
cantidad de personal
activo en
Personal activo que permanece en la
SAP que 75% Porcentaje Mensual
por periodo compañía luego de
haya
realiza
recibido
capacitaciones.
capacitación
Conocer la cantidad
= Cuenta
de personal que
Porcentaje del capacitacion
ingresan y no
personal que es según
ingresan a la 95% Porcentaje Mensual
ingresa luego de ingreso/ total
compañía luego de
la capacitación personal
haber realizado
capacitado
capacitación.
= Cantidad
Conocer los cargos
Personal del personal
que se le realiza
capacitado según que realiza NA Número Mensual
capacitación y su
cargo capacitación
recuento
según cargo
= Cuenta de Identificar cual es el
capacitación porcentaje de la
Calificación de según calificación del
NA Porcentaje Mensual
capacitación calificación/ personal luego de
total de las realizar la
calificaciones capacitación
= Cuenta de
capacitación
Conocer si las
según
calificaciones buena
Calificación calificación
y excelente
Buena y buena + 50% Porcentaje Mensual
sobrepasan el 50%
Excelente Cuenta de
del total de las
capacitación
calificaciones.
según
calificación

PLANTILLA 11.
excelente /
total de las
calificaciones
Fuente: Autor.
 Cartera.
Tabla 3. Indicadores de cartera.
Unidad
Meta de
Periodicidad
Conocer cuál es el
monto de la cartera
= Cuenta de
Cartera Total de incapacidades en NA Moneda Anual
cartera
el área de gestión
humana.
Medir el porcentaje
= Cuenta de
de cartera incobrable
cartera
Cartera de la empresa en
incobrable / 10% Porcentaje Anual
incobrable relación con el total
Total de
de cartera en el área
cartera
de incapacidades.
Cuantificar la cartera
= Cartera
recuperada por parte
Cartera Recuperada /
de la compañía por 80% Porcentaje Anual
Recuperada. Total de
parte de la
cartera
incapacidades.
Corroborar la cartera
= Cartera
vencida por parte de
Cartera Pendiente /
la compañía en 10% Porcentaje Anual
Pendiente Total de
relación con las
Cartera
incapacidades.
= Cuenta de Conocer cuál es la
cartera cantidad monetaria
Responsable de
pendiente de cartera según NA Moneda Anual
cartera
según responsable (EPS
responsable /ARL)

PLANTILLA 11.
Unidad
Meta de
= Cuenta de
los valores de
Identificar cuánto es
Cartera cartera
la cartera que se
pendiente por pendiente de 8% Porcentaje Anual
encuentra pendiente
EPS las EPS/ valor
según EPS
cartera
pendiente
= Cuenta de
los valores de
Identificar cuánto es
Cartera cartera
la cartera que se
pendiente por pendiente de 2% Porcentaje Anual
encuentra vencida
ARL la ARL/ valor
por ARL
cartera
pendiente
= Cuenta de
Conocer cuál es la
Diferencia a diferencias a
diferencia a ingresos NA Moneda Anual
ingreso ingreso según
según responsable
responsable
= Cuenta de
Conocer cuál es la
Diferencia a diferencias a
diferencia gasto NA Moneda Anual
gasto gasto según
según responsable
responsable
= Cuenta de Identificar cual es el
Cartera
la cartera monto de la cartera
pendiente NA Moneda Mensual
pendiente pendiente del mes en
mensual
según el mes el año
= Cuenta de
Conocer el estado
Cartera total la cartera
total de la cartera NA Moneda Mensual
mensual pendiente
cada mes del año
según el mes
Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
 Certificados laborales.
Tabla 4. Indicadores de certificados laborales.
Unidad
Meta de
Periodicidad
Consolidado de las
= Cuenta de
Certificaciones certificaciones de
certificaciones
Laborales certificaciones NA
laborales
realizadas laborales realizadas
realizadas
en el mes. Número Mensual
= Cuenta de
certificados Conocer cómo se
Porcentaje de realizados encuentra la
90%
ejecución /total de ejecución de las
certificados certificaciones.
solicitados Porcentaje Mensual
= Cuenta de
duración de Conocer cuál es la
certificados duración promedio
Duración 15
realizados/ en la que se realizan
promedio días
total de los certificados
certificados laborales.
realizados Tiempo Mensual
Fuente: Autor.
 Procesos disciplinarios.
Tabla 5. Indicadores de procesos disciplinarios.
Unidad
Meta de
= Cuenta de
tiempo de Determinar el
respuesta a tiempo promedio en
Tiempo investigacion el que se da NA
promedio de es solución a una
investigación disciplinarias investigación
disciplinaría / Total de disciplinaria. Tiempo Mensual

PLANTILLA 11.
Unidad
Meta de
investigacion
es
disciplinarias
= Cuenta de
casos según Conocer el
Porcentaje de empresa / porcentaje y NA
procesos según Total de cantidad de casos
empresa casos según la empresa Porcentaje Mensual
Identificar los
= Cuenta de motivos por los
casos según el cuales se realiza un NA
Recuento por motivo procesos
motivo disciplinario Número Mensual
= Duración Conocer cuál es la
Duración de sanciones/ duración promedio 15
promedio de número total en la que se realiza días
sanciones de sanciones una sanción Tiempo Mensual
= Duración Conocer cuál es la
Duración de citaciones / duración promedio
NA
promedio de Total de en la que se realiza
citaciones citaciones una citación Tiempo Mensual
Conocer cual son
= Cuenta de las sanciones que
casos según más se realizan NA
Tipo de sanciones dependiendo del
sanciones total Número Mensual
Cuantificar los
= Cuenta de
Cantidad de casos que se NA
casos
casos realizan Número Mensual
Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
 Incapacidades.
Tabla 6. Indicadores de Incapacidades.
Unidad
Meta de
= Cuenta de Identificar cuantos
Recuento de incapacidade casos de
NA
incapacidades s según incapacidades hay
por empresa empresa por empresa Número Mensual
= Cuenta de
incapacidade
s según
empresa / Representar cual es NA
Porcentaje de Total de el porcentaje de
incapacidades incapacidade incapacidades por
por empresa s empresa Porcentaje Mensual
= Cuenta de Conocer cuantas
las incapacidades se
NA
Cuenta de incapacidade realizan en el
incapacidades s periodo Número Mensual
= Cuenta de
las
Cantidad de incapacidade Conocer que sexo NA
incapacidades s según el predomina en las
por genero genero incapacidades Número Mensual
= Cuenta de
incapacidade Identificar cual es el
Responsables de s según responsable que NA
pago de responsable cubre el gasto de la
incapacidades de pago incapacidad Número Mensual
= Cuenta de
incapacidade Conocer cuáles son
s según el los tipos y sus NA
tipo de cantidades, por la
Recuento de tipo incapacidad que se hace una
de incapacidad incapacidad Número Mensual

PLANTILLA 11.
Unidad
Meta de
= Cuenta de identificar los
los motivos motivos por los
NA
Motivo de de cuales se presenta
incapacidades incapacidad una incapacidad Número Mensual
= Máximo de
cuenta de Conocer porque se
Mayor incapacidade incapacitan los NA
diagnóstico de s según trabajadores de las
incapacidades diagnóstico empresas Número Mensual
= Máximo de
Regional en la la cuenta de Identificar en qué
que más se incapacidade zona se presentan NA
incapacita el s según mayores
personal regional incapacidades Número Mensual
Conocer cuál es el
Rango de = Cuenta de intervalo en el que
NA
duración de incapacidade más se presentan
incapacidades s según rango incapacidades Tiempo Mensual
= Cuenta de
incapacidade
s Identificar los casos
dependiendo en los cuales hay NA
de la una mayor
Recurrencia de identificación recurrencia de
las incapacidades personal incapacidades Número Mensual
= Cuenta de
incapacidade
s según
número de
50%
cédula que no Conocer que
se repita/ porcentaje de
total de incapacidades se
Recurrencia de 1 incapacidade encuentra con 1
incapacidad s recurrencia. Porcentaje Mensual

PLANTILLA 11.
Unidad
Meta de
Periodicidad
= Cuenta de
incapacidad
según
número de
cédula Conocer que
repetido porcentaje de 40%
entre 2 y 5 incapacidades
veces / total corresponde a
Recurrencia de de personas que
entre 2 y 5 incapacidade reinciden entre 2 y 5
incapacidades s veces. Porcentaje Mensual
= Cuenta de
incapacidade
s según
número de
cédula Conocer qué
repetido porcentaje de 5%
entre 6 y 14 incapacidades
veces / total corresponde a
Recurrencia de de personas que
entre 6 y 14 incapacidade reinciden entre 6 y
incapacidades s 14 veces. Porcentaje Mensual
= Cuenta de
incapacidade
s según
número de Conocer que
cédula porcentaje de
5%
repetido más incapacidades
de 15 veces / corresponde a
Recurrencia de total de personas que
más de 15 incapacidade reinciden 15 o más
incapacidades s veces. Porcentaje Mensual
Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
Tabla 7. Indicadores de liquidaciones.
Unidad de
Meta
Contabilizar
cuantas
= Cuenta del liquidaciones
NA
número de se han
Total, de liquidaciones realizado en
liquidaciones realizadas el periodo Número Mensual
Identificar
cuántos casos
de
NA
= Cuenta de incapacidades
Motivo de liquidaciones hay por
liquidaciones según el motivo empresa Número Mensual
Identificar el
= Cuenta de promedio de
duración de duración en 15
Duración liquidaciones/Total la que se hace días
promedio de de liquidaciones una
liquidaciones liquidación Tiempo Mensual
Conocer
cuánto se
demora la
= Cuenta de liquidación
duración según dependiendo
15
motivo/ total de el motivo, se
días
liquidaciones por exceptúa al
motivo motivo de
Duración fallecimiento
promedio por trámites
según motivo legales. Tiempo Mensual
= Cuenta de Conocer
duración por cuánto se
demora la 15
empresa/ total de
Duración liquidación días
liquidaciones por
promedio por empresa dependiendo
empresa la empresa Tiempo Mensual

PLANTILLA 11.
Meta Unidad de
Saber cuánto
es el total de
dinero
NA
Cantidad de = Cuenta de cancelado en
dinero en liquidaciones las
liquidaciones según monto liquidaciones Moneda Mensual
Conocer
cuánto es el
valor de
descuento
NA
= Cuenta de que se
Cantidad de liquidaciones realizan en
dinero en según valor de las
descuentos descuento liquidaciones Moneda Mensual
Identificar la
cantidad de
descuentos
que se NA
Cantidad de = Cuenta de las realizan en
liquidaciones liquidaciones que las
con descuento tienen descuento liquidaciones Número Mensual
Conocer la
Cantidad de = Cuenta de las cantidad de
90%
liquidaciones liquidaciones por liquidaciones
en proceso proceso en proceso Porcentaje Mensual
Observar si
los montos de
descuento
que no son
superiores a
= Cuenta de las un millón de 80%
Porcentaje de liquidaciones con pesos
descuento monto entre 0 y corresponden
inferior a un 1.000.000/ total de al 80% del
millón de liquidaciones con total de
pesos descuento descuentos Porcentaje Mensual

PLANTILLA 11.
Meta Unidad de
Conocer si
los montos
superiores a
= Cuenta de las un millón de
Porcentaje de liquidaciones con pesos no 20%
descuento monto superior a superan el
superior a un 1.000.000/ total de 20% del
millón de liquidaciones con monto total
pesos descuento de descuentos Porcentaje Mensual
Fuente: Autor.
5.2. Análisis.
La empresa Distracom S.A. posee diferentes fuentes de información de la cual se pueden
obtener distintos datos para la creación de indicadores, pero es indispensable tener
conocimientos en relación con las actividades realizadas y los distintos procesos llevados a
cabo por parte de gestión humana, para de esta forma identificar los principales flujos de
trabajo y junto a ello las bases de datos que son utilizadas o exportadas de los programas
utilizados como son SAP y SofExpert; conociendo así, el comportamiento más acorde a la
realidad y así estandarizar la forma como se obtiene la información. De esta forma, para los
procesos de certificados y liquidaciones , se toma la información del programa SoftExpert
por medio de portales para el caso de las liquidaciones y una pestaña para los certificados;
para cartera se utiliza SAP, al igual que para las bases de datos que contienen el personal que
se llaman Query que son utilizadas por alimentar los procesos y llevar a cabo las actividades
con el personal activo dentro de la empresa.

PLANTILLA 11.
Ilustración 4. Software SoftExpert utilizado para obtener información

Fuente: Autor.
Ilustración 5. Programa SAP utilizado para obtener información del personal y cartera.
Fuente: Autor.
Los datos que son exportados por medio de SoftExpert se pueden descargar por PDF o por
medio de libros de Excel, estos últimos, siendo los escogidos para la obtención de los datos;
en el caso de SAP nos ofrece textos con tabuladores, los cuales son convertidos a libros de
Excel en formato .xlsx y se maneja la misma información respecto a las bases.

PLANTILLA 11.
Para el diligenciamiento de estos indicadores se debe descargar los informes de manera

frecuente al inicio de cada mes, los archivos que son generados en Excel deben ser
convertidos en formato .xlsx, los documentos serán guardados de manera estándar
dependiendo el mes que se esté realizando, y cada tablero tiene una carpeta asignada para
guardar los informes requeridos. La información fue guardada en carpetas con los nombres
de los procesos, debido a que cada uno, como iba a ser manejado por cada responsable y las
bases de obtención de información iban a ser distintas se optó para tener una mejor
organización.
Ilustración 6. Organización de carpetas según proceso.

Fuente: Autor.
A partir de la información obtenida para cada proceso y entendiendo que cada uno es único
debido a la forma en la que se puede obtener información y con ello, cada uno de los
atributos que se poseen, se describe que para ellos se concibió lo siguiente:
5.2.1. Análisis del Call Center.
El agente Call Center cuenta con una base de datos de Excel en la cual se encontraban las
llamadas desde el año 2020 hasta el 2022, con la descripción de la fecha, motivo, lugar de

PLANTILLA 11.
donde se realizan y el cargo que ocupa la persona que la realiza, al igual que los datos
personales de del solicitante de la información. La información se encontraba con vacíos o
errores ortográficos, datos no correspondientes al campo en el que se debía encontrar o la
duración (ver Anexo 2). Provocando que los datos no sean reales y no se tenga una base de
datos con información veraz.
5.2.2. Análisis de las capacitaciones.
Para este subproceso, la información era almacenada por medio de una hoja de cálculo de
Excel subdivida por las promociones, por lo cual, se piensa en que se recopilen todos los
datos en una sola base para así, tener mayor cohesión y estabilidad al tomar decisiones sobre
que se quería alcanzar y el seguimiento del personal y sus resultados. Y se opta por incluir el
seguimiento el estado del personal que fue capacitado en la empresa al ver su estado activo
y con ello su permanencia, estableciendo cuadros de control al ver la calificaciones del
personal, personal activo y los cargos a los que se les realizó la capacitación.
5.2.3. Análisis de cartera.
Los datos que se encuentran en la base de cartera son los relacionados con los montos de las
incapacidades, incluidas en SAP y con ello los responsables, el personal que fue incapacitado
y sus datos personal, duración y dinero que correspondiente. En conjunto con la responsable
se concluye que es necesario visualizarse de forma ágil y sencilla la información y con ello
que se incluyan los casos especiales y se establecieran las características únicas de la misma,
estableciendo conceptos como cartera total, cartera pendiente y cartera vencida, las
diferencias a gastos e ingresos y así se pudiese comprender y por medio de Excel hacer
fórmulas para que se cumplan y distingan cada caso, para con ello, proceder y tener
información real.

PLANTILLA 11.
5.2.4. Análisis certificados.
Los certificados solicitados al área de gestión humana son los que provienen del flujo de
trabajo de la empresa Distracom S.A y Hopa S.A.S. y se exceptúan los demás certificados
correspondientes a otras empresas del grupo empresarial, ya que son competentes a diferentes
áreas; la información fue obtenida del portal del historial y contaba con datos básicos
personales y el cargo. Los certificados además de los que son recibidos por el flujo hay
algunos solicitados por correo, con los que se pretende conocer también e incluirlos en el
flujo y manejar una sola base de información.
5.2.5. Análisis disciplinarios.
La información suministrada por el sistema de información SofExpert presentaba algunos

errores, por lo que se concibió utilizar las base de datos utilizada por la responsable de esta
procesos y la cual incluía información con la que no se podía analizar por medio de programas
de forma estandarizada, debido a que se describe cada caso como especial y no se tenían
temas macros, por lo cual se analizaron los casos desde el (2021) dos mil veintiuno y se
clasificaron los datos.
5.2.6. Análisis incapacidades.
La base de este subproceso se encuentra por medio de un libro de Excel el cual contiene
vínculos relacionados con el Query actualizado del personal, definiendo de esta forma, el
estado y datos básicos de los incapacitados. Los datos encontrados en esta base al encontrarse
organizados permitieron la comprensión de los mismos y la utilización de tablas dinámicas
para su posterior visualización por medio de PowerBi.
5.2.7. Análisis liquidaciones.
Los datos que fueron obtenido al crear el portal de las liquidaciones nos informó por medio
de un libro de Excel el estado como se encontraban las liquidaciones y toda la información
que era requerida para hacer los indicadores antes mencionados, junto con la responsable del

PLANTILLA 11.
proceso al explicar el flujo de estas y cada una de las instancias por las que pasa el flujo y
sus responsables, se entendieron los datos exportados y cómo se podían interpretar o
visualizar al solo aplicar pequeñas fórmulas matemáticas y realizar mediciones de tiempo.
5.3 Creación
A partir del de la información obtenida se creó la herramienta para cada uno de los procesos
que son efectuados por el área, en donde se clasificó la información y junto a ella se buscó
que los suministros de datos fueran igual según la referencia temática, y de esto se muestran
los indicadores según el proceso y la forma estandarizada para incluir nueva data a cada
procedimiento.
5.3.1 Call center.
Después de saber cómo se encuentra la información de este subproceso y hacer seguimiento,

se concluyó que se debía realizar una mejor tabla de datos en Excel con campos de selección
por medio de listas desplegables con los temas más de mayor recurrencia que habían sido
solicitados durante el funcionamiento del agente, de esta forma se pudo corregir los errores
ortográficos y se mantuvo la eficiencia en el llenado de la información de forma correcta y a
tiempo. Dentro del tablero de este se pueden visualizar las llamadas recibidas por año, al
igual que las recibidas y realizadas, el mayor motivo por el que se realizan y el lugar que más
realiza llamadas, junto con su recuento mensual y diario, conociendo de esta forma los temas
que los clientes o trabajadores no tienen conocimientos y las inquietudes que estos presentan.

PLANTILLA 11.
Ilustración 7. Tablero del Call Center.

Fuente: Autor.
5.3.2 Tablero de capacitaciones.
Se conformó un solo libro de Excel en el que se recopilan todos los datos y de esa forma, se
podía tener mayor cohesión de los datos . Así mismo, se optó por incluir en el seguimiento
el estado del personal que fue capacitado en la empresa. Este tablero, contiene el estado activo
del personal de forma trimestral y con ello la permanencia del personal capacitado, de igual
forma se puede observar, como es la calificación de los mismos, la cantidad de personas que
ingresan o no a la empresa y notas aclaratorias del seguimiento de los trabajadores.

PLANTILLA 11.
Ilustración 8. Tablero de capacitaciones.

Fuente: Autor.
5.3.3. Tablero de cartera.
Los datos de esta son obtenidos por medio del programa SAP y son exportados en un libro
de Excel, de esta se establecieron nuevas fórmulas para contabilizar las incapacidades
repetidas, debido a que este encontrarse en dos periodos ya sea a fin de quincena o mes
pueden existir errores y se duplica la incapacidad, con la formula en mención se depuran
estos datos por medio de una macro de Excel y se obtiene datos reales. De igual forma, por
medio de fórmulas en Excel si las incapacidades son menores o iguales a (2) dos días, el
responsable se toma como empresa y dependiendo el caso se toma el garante de pago es la
EPS o ARL y con ello el nombre de la entidad. Luego de ello, se optó por crear tablas
dinámicas con los datos y así poder obtener las diferencias a gastos y costos, la cartera que

PLANTILLA 11.
se encuentra vencida, pendiente e incobrable, al igual que las diferencias a ingresos y pagos
y la suma pendiente de pago de estas.
Ilustración 9. Tablero Cartera de incapacidades parte 1.

Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
Ilustración 10. Tablero Cartera de incapacidades parte 2.

Fuente: Autor.
5.3.4. Tablero de certificados.
Para este tablero fue necesario crear un portal en donde se exportará el historial de los
certificados solicitados y se incluyeron los solicitados de forma presencial o por correo
electrónico para la base obtenida se crearon macros para obtener los tiempos de duración
mientras un certificado fue realizado y aprobado. Luego de tener la información respectiva,
se pudo tener la duración promedio para la entrega de los certificados, el estado, cuantos se
encontraban en proceso, finalizados, cancelados y diligenciados sin información del
remitente.

PLANTILLA 11.
Ilustración 11. Tablero de certificaciones.

Fuente: Autor.
5.3.5. Tablero de disciplinarios.
Al elaborar este tablero se presentaron inconsistencias en los datos debido a la cantidad de

información descriptiva de cada caso, por ello se implementó un análisis de los casos desde
el años 2021 hasta el 2022 y se tomaron temas macros puntuales y de allí se pudo obtener
datos a estudiar de forma estandarizada y sistemática, así mismo se establecieron según la
sede de trabajo los lugares que más casos obtenían por medio de fórmulas (buscar v,
condicionales, restas) obteniendo de esta forma los siguientes tableros.

PLANTILLA 11.
Ilustración 12. Tablero parte 1 de disciplinarios.

Fuente: Autor.
Ilustración 13. Tablero parte 2 de disciplinarios.

Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
5.3.6 Tablero Incapacidades.
De la base de Excel llevada a cabo por dicho responsable, se obtuvo la cantidad de

incapacidades presentadas por las empresas, los responsables del pago de las mismas, los
lugares en los cuales más se incapacitan el personal en conjunto al diagnóstico y su
recurrencia, lo anterior nos ayuda a establecer programas de mejora en conjunto con los
sistemas de salud de la zona de mayor recurrencia e impacto, la salud de los trabajadores.
Para efectuar lo anterior y establecer las zonas se crearon fórmulas de Excel y se clasificó la
información dependiendo del caso de recurrencia, motivo tipo, diagnóstico, sede, responsable
y duración.
Ilustración 14. Tablero de incapacidades parte 1.

Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.

Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.

Fuente: Autor.
5.3.7. Tablero Liquidaciones.
De la base de datos de Liquidaciones la cual es obtenida por medio de SoftExpert, fue

necesaria la creación de un portal, conociendo este, como una página dentro de este
programa, que permite exportar la información con los campos necesarios que fueron
alistados. Así mismo, se crearon nuevas fórmulas para obtener si estas habían sido canceladas
al establecer vínculos con la base de datos de pago llevada por el responsable en un libro de
Excel y se pudo cuantificar los motivos, la duración promedio, la cantidad de liquidaciones
realizadas, los descuentos y el cargo del personal.

PLANTILLA 11.
Ilustración 17. Tablero de liquidaciones parte 1.

Fuente: Autor.

PLANTILLA 11.
Ilustración 18. Tablero de liquidaciones parte 2.

Fuente: Autor.
5.4 Validación.
En esta etapa, se comprobó la funcionalidad de la información y su realizaron las
correcciones pertinentes a cada uno de los casos en los que se llegó a presentar una
inconformidad, de igual forma, se realizaron charlas y preguntas a los responsables de cada
procesos y así ir encaminando a cada uno de los tableros dinámicos al correcto
funcionamiento y realidad del subproceso. Para esto se analizaron los datos y se fueron
mejorando las fórmulas y las macros de Excel para cada subproceso en el caso necesario,
corrigiendo errores y mejorando la herramienta.
Para el agente call center, la responsable de los temas disciplinarios y la encargada de las
incapacidades se les hizo seguimiento en el llenado de la información en las bases de datos
de Excel, debido a la incurrencia de errores al ser digitalizada de forma manual, con esto se

PLANTILLA 11.
logró estandarizar las palabras para cada uno de los temas y se organizaron temas macros,
para obtener una información más concisa y precisa de lo que se desea conocer; posterior de
realizar las charlas se obtuvo una mejoría en la forma como serán escritos los datos y se pudo
realizar un estudio real de lo que se está haciendo en el proceso.
5.5. Entrega.
Consto de dos actividades, la revisión final que se llevó a cabo por mi persona, en donde se
validó que los datos que fueron mostrados por cada uno de los tableros coincidieran con las
bases de Excel, de igual forma, se preguntó sobre el aspecto y la forma que estos lo iban a
ver a cada uno de los responsables, luego en conjunto con el personal de cada uno de los
procesos, se realizaron reuniones para establecer cómo se debe ejecutar la herramienta para
la obtención de la información y su visualización, además de ello, se enseñó cómo es su
funcionamiento y estableció junto con la directora de gestión humana la fecha en donde se le
hará suministro de datos a cada una de los procesos y posterior a ello, se realizó la entrega de
la herramienta al director y encargado para su posterior ejecución. Lo anterior, se puede
evidenciar en el Anexo 8.

PLANTILLA 11.

PLANTILLA 11.
6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO.
La empresa Distracom S.A. brinda el servicio de comercialización y distribución de

combustibles y productos afines, por lo que es necesario contar con una planta de personal y
manejo adecuado de las personas, por lo cual, el área de gestión humana, se encarga de los
procesos de selección, vinculación y retiro del personal, atención al empleado, bienestar
laboral y desarrollo del personal, lo cual se convierte en un eje transversal de toda la
compañía. Es por ello, que la mejora continua de las actividades debe ser un eje fundamental
y para ello realizar mediciones por medio de indicadores de gestión que permitan tomar
decisiones enfocadas en la mejora de los procesos.
Por lo tanto, es indispensable que el área de gestión humana cuente con medidas y datos que
represente la situación actual de cómo se encuentran las actividades y se puedan visualizar
de forma amigable y entendible, para ello, se necesitaba conocer con cada responsable sus
actividades y la frecuencia con que desempeñaba sus tareas, y los programas que son
utilizados para la ejecución de sus labores. Teniendo en cuenta lo anterior, se decide en
conjunto con el director del área una herramienta que nos permita medir y conocer cómo se
encuentran los procesos, de una forma ágil, sencilla y de fácil manejo y visualización, para
de esta forma, establecer medidas de mejoramiento. Esto se desarrollará por medio de tablas
de datos de Excel que son exportadas de los programas utilizados o realizadas manualmente
por cada responsable, y se observará por medio del programa Power Bi, esto se ejecutará en
5 etapas, las cuales, se pueden observar en el gráfico de Gantt.

PLANTILLA 11.
DIAGRAMA DE GANTT Inicio proyecto 3/10/2022 Fin Proyecto 24/02/2023
Creación de indicadores y herramienta para su visualización por medio de power Bi. 1 2 3 4 5
OCT NOV DIC ENE FEB
S-1 S-2 S-3 S-4 S-1 S-2 S-3 S-4 S-1 S-2 S-3 S-4 S-1 S-2 S-3 S-4 S-1 S-2 S-3 S-4
TAREA PROGRESO INICIO FIN TIEMPO
ETAPA 1: Busqueda
Recolección de información 100% 3/10/2022 21/10/2022 3 semenas
ETAPA 2: Análsis
Analizar la base de datos 100% 10/10/2022 21/10/2022 2 semanas
Describir los datos obtenidos 100% 17/10/2022 21/10/2022 1 semana
Clasificar la base de datos 100% 17/10/2022 28/10/2022 2 semanas
Relacionar variables 100% 24/10/2022 28/10/2022 1 semana
Redactar los posibles indicadores 100% 31/10/2022 4/11/2022 1 semana
ETAPA 3: Creación
Creación de la herramienta versión Beta 100% 7/11/2022 25/11/2022 3 semanas
Implicación de los indicadores en la herramienta. 100% 14/11/2022 9/12/2022 4 semanas
Suministro de datos a la herramienta 100% 14/11/2022 9/12/2022 4 semanas
ETAPA 4: Validación
Comprobación de funcionalidades y corrección 100% 5/12/2022 9/12/2022 1 semana
Comprobación de interacciones en la herramienta 100% 12/12/2022 16/12/2022 1 semana
Verificación de los datos en la herramienta 100% 19/12/2022 27/01/2023 4 semana
Analizar y buscar posibles errores 100% 19/12/2022 3/02/2023 6 semanas
Revisar nuevamente la herramienta y mejorarla 100% 5/12/2023 3/02/2023 8 semanas
ETAPA 5: Entrega.
Revisión Final 100% 30/01/2023 17/01/2023 3 semanas
Entrega de herramienta versión final 100% 20/02/2023 24/02/2023 1 semanas
Nota: S-1,2,3,4 Corresponde al número de semensaa del mes.

Tomada de: Autor.
La creación se la herramienta y que esta sea para cada programa, tendrá una duración de 4
meses, con la colaboración de la directora del área, y los demás colaboradores, para el
conocimiento la obtención de la información que sea necesitará y la aprobación para
obtenerla. Para esta herramienta, es necesario un computador que tenga la capacidad de
procesar los datos, licencia de Office 365, acceso a Power Bi , dichos recursos serán
proporcionados por la empresa, y estos nos permitirán realizar los cálculos y medidas
necesarias para visualizar por medio de gráficas y tablas los indicadores que sean estipulados
favoreciendo el obtener la información veraz y de forma ágil y sencilla para cada uno de los
responsables y la directora.

PLANTILLA 11.
7. APORTES DEL ESTUDIANTE
Durante el periodo de la práctica empresarial en el área de gestión humana de la empresa

Distracom S.A., realizadas bajo la modalidad presencial en el horario establecido por la
compañía, se desempeñaron las actividades relacionadas con la identificación de los procesos
y sus indicadores, esta actividad relacionada con la creación, revisión y manejo de
indicadores de gestión del proceso. Estos se consolidarán mensualmente por los responsables
de cada uno de los subprocesos. Para el desarrollo de estos se realizaron reuniones con la
directora del área y la analista, para posteriores, reuniones con cada uno de los líderes y
conocer el comportamiento del funcionamiento de cada uno de los flujos de trabajo. De esta
forma, se realizaron charlas y se comunicaron las acciones correctivas al momento de
diligenciar la información y la forma como se debían descargar la información de los
Softwares o programas que son utilizados.
Es de gran importancia mencionar que la empresa maneja anualmente una convención para
mostrar internamente sus indicadores y de esta forma buscar la mejora de cada uno de los
procesos y obtener datos y tomar decisiones en relación con lo que sucede realmente en la
organización, en relación a ello el área de gestión humana, ha buscado e implementado
mediciones para conocer y mostrar sus actividades, de ello, se ha creado por medio del
análisis de las información que es suministrada por los programas ( SAP, SoftExpert, Office
365) una herramienta para facilitar esta actividad y de esta forma tomar decisiones en relación
a las accione que son realmente ejecutadas por el área, disminuyendo de esta forma las
decisiones no conformes con la realidad.
El diseño de la herramienta consiste en que luego de haber realizado un detalle del

funcionamiento de cada uno de los subprocesos del área, se pueda establecer por medio de
tableros dinámicos con ayuda del programa Power Bi, los informes generados por los
softwares y su posterior organización por medio de macros en Excel o tablas de datos, cada
uno de estos acorde con el flujo de trabajo y cada una de las tareas o instancias por la que

PLANTILLA 11.
transcurre cada uno de los procesos. Al visualizar los datos por esta herramienta, nos
permitirá observarlos de manera amigable y entendible, al encontrarse los datos en medio de
gráficos o tablas dinámicas, para los responsables o el director del área y, por consiguiente,
para la empresa en general.
Es de gran importancia señalar que con esta herramienta nos permitirá obtener una
información precisa, e indispensable para el área al ser de fácil ejecución ya que, dependiendo
del proceso, se suministrará la información ya sea de los programas o bases de Excel y de
esta forma, se obtendrán datos reales y de mínimo error, de igual forma, serán de fácil
ejecución y con una disminución de tiempo al momento de realizar o conocer sus indicadores.
Esta herramienta permite que se implementen planes de mejora que afecten de forma
positiva, eliminando tareas repetitivas o innecesarias que no tienen valor, ya que, se
identifican los cuellos de botella y las actividades críticas de estos mismos, logrando de esta
forma, la disminución del tiempo de respuesta a las actividades y minimizando los errores
humanos como es la escritura o redacción de la información. Al realizar el análisis de la
información, se pudo estandarizar la fuente de la información para las liquidaciones, los
procesos disciplinarios, la base de los contratos, los datos de los certificados, el estado de la
cartera, el nivel de incapacidades o ausentismos y la recolección de los datos del agente Call
Center; y así, se mejoró la confiabilidad de la misma, obteniendo información veraz y acorde
a los hechos.
De lo anterior, las actividades que se estudiaron y se les realizó su estudio de datos, se ha

convertido en una tarea de menor complejidad y una base de toma de decisiones, debido a
que cada responsable conoce cómo se encuentra su puesto de trabajo y como va en marcha
su trabajo por medio de gráficos que además de poderlos observar, son dinámico y se
obtienen datos precisos y con los que puede observar el comportamiento diario, mensual,
trimestral o anual; de esta forma, junto con el director del área establecer planes de mejora
que además de tener su impacto en la empresa, aumente su rendimiento y productividad,

PLANTILLA 11.
potenciando la calidad de los servicios y generando una mejor satisfacción de los usuarios o
clientes, teniendo en cuenta las políticas de la empresa.

PLANTILLA 11.
8. CONCLUSIONES
La empresa Distracom S.A. cuenta con softwares robustos como SAP Y SoftExpert, los
cuales registran los procedimientos, flujos, actividades, instancias y documentos; y estos ,
nos permiten obtener información detallada de los flujos de trabajo y su desempeño, por
medio de hojas de cálculo de Excel que son exportadas. Estos sistemas de información nos
permiten contar con distintas fuentes de datos para ser estudiados y analizados, y de esta
forma, establecer el comportamiento de los procesos y posterior a ello realizar toma de
decisiones enfocadas en la realidad y en la mejora de cada uno de los procesos;
estandarizando de esta forma flujos de trabajo y optimizando tareas, permitiendo así, una
mayor eficiencia y eficacia de las actividades.
Es importante para la empresa Distracom S.A., conocer el área de gestión humana debido a
que esta se dedica a prestar su servicio de comercialización de combustible y productos afines
en más de 270 estaciones de servicio y con más de (2.600) dos mil seiscientos trabajadores,
y de esta forma tomar decisiones acorde a las necesidades y en búsqueda de la mejora
continua de los procesos o actividades que son efectuadas favoreciendo la atención de sus
clientes, y colaboradores, al brindar programas y acciones de acuerdo a las necesidades o
problemáticas con mayores efectos o repetitividad, lo anterior, se logra por medio de
mediciones de los procesos al hacer indicadores de gestión y su visualización por medio de
tableros dinámicos.
Posterior a la interpretación de los tableros dinámicos que contiene los indicadores de gestión
del área, se establezcan procedimientos y herramientas que permitan facilitar las actividades
realizadas por cada responsable de procesos y de esta forma, evitando tareas repetitivas o
tediosas y se optimicen las actividades, obteniendo así el logro de los resultados esperados.
Las empresas en la actualidad se encuentran en un constante cambio y buscando el mejor

manejo de las condiciones de sus trabajadores y sus proyectos, es por ello, que la empresa

PLANTILLA 11.
Distracom S.A., implementa sistemas de información que nos permiten medir y obtener
indicadores del funcionamiento de la misma, y es ineludible el uso de Softwares y
programas que favorezcan el crecimiento y mejora empresarial.

PLANTILLA 11.
9. RECOMENDACIONES
 Se recomienda hacer seguimiento mensual a cada uno de los procesos del área y con ello
enfocarse en el que obtenga mayores tiempos de ejecución de actividades, para un
posterior estudio del flujo de trabajo y conocer cual son los factores que intervienen y
pueden crear los cuellos de botella o demoras en las actividades.
 Es importante que los responsables del call center, disciplinarios e incapacidades,
manejen términos y estructuras de escritura de términos similares o semejantes que
permita obtener indicadores reales y con el mínimo error posible, de igual forma, que se
mantenga una escritura correcta y se limiten al máximo los errores ortográficos, para que
la lectura de información por medio de las macros y tablas dinámicas se obtengan datos
precisos.
 Es necesario que se mantengan los formatos creados para el diligenciamiento de la
información, para así evitar errores en las fórmulas que fueron estipuladas y junto a ello
el cálculo de los indicadores.
 Realizar relaciones con el área de calidad y de esta forma habilitar flujos de trabajos y
mejora de los mismos a medida que se van obteniendo los nuevos cuellos de botella y de
esta forma, mejorar cada uno de los procesos que se ejecutan en el área, por medio de
estandarización de nuevos flujos de trabajo y evitando los reprocesos que pueden llegar
a presentarse.
 Se debe incentivar al manejo de nuevas herramientas tecnológicas que favorezcan obtener
información para su documentación, procesamiento y análisis, para así, utilizar datos que
mejoren la eficiencia y eficacia de la empresa, detectando de esta forma, las posibles
debilidades o fallas de los procesos y lo cual puede debilitar a la empresa. Es por ello,
que se deben utilizar programas como Power Bi, para la visualización de datos por medio
de la información y se obtengan datos amigables con la vista y que favorezcan una
correcta interpretación.

PLANTILLA 11.
 La empresa debe establecer las metas de los indicadores que se les quiere hacer
seguimiento, para con ello poder establecer y conocer cuál es el estado actual de cómo se
encuentra cada uno de sus procesos y establecer así, metas de cumplimiento de tareas o
actividades por cada uno de los responsables de proceso.

PLANTILLA 11.
10. BIBLIOGRAFÍA
Carga Pesada. (2015, septiembre 28). Distracom, el mejor aliado de los transportadores
colombianos. Carga Pesada. https://revistacargapesada.com/distracom-el-mejor-
aliado-de-los-transportadores-colombianos/
Distracom S.A. (2022). Información Corporativa. Distracom.
https://www.distracom.com.co/informacion-corporativa/
Jiménez, N. S. (2000). Indicadores de Gestión Empresarial. Industrial Data, 3(2), Article 2.
https://doi.org/10.15381/idata.v3i2.6668
Leyes desde 1992—Vigencia expresa y control de constitucionalidad
[CODIGO_SUSTANTIVO_TRABAJO]. (2022, diciembre 31).
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_sustantivo_trabajo.html
Núñez, L. N., Guerra, S. J. D. L. O., & Martínez, K. D. G. (2019). Gestión humana en
pymes: Herramientas para organizaciones altamente efectivas. Aglala, 10(2), Article
2. https://doi.org/10.22519/22157360.1437
Ortiz, D. (2022, septiembre 27). ¿Qué es un dashboard y para qué se usa? (2023).
https://www.cyberclick.es/numerical-blog/que-es-un-dashboard
Pardo, J. M. V. (2018). Incapacidad laboral, riesgo moral y riesgo laboral.
Quonext. (2021). Power Bi Microsoft. https://powerbi. microsoft com/en-us
Reyes Pérez Urquía. (2015). SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE INSERCIÓN
SOCIOLABORAL DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD. MF1037 (1.a ed.).
TUTOR FORMACIÓN.

PLANTILLA 11.
Sofía, F., & Adrián, J. (2020). La analítica de datos como ventaja competitiva en las
organizaciones. 1063-1074.
Zapata-Flórez, J. (2017). Los tipos sancionatorios en blanco en el proceso disciplinario. Un
análisis desde el debido proceso. Opinión Jurídica, 16(31), 175-196.
https://doi.org/10.22395/ojum.v16n31a8

PLANTILLA 11.
ANEXOS
ANEXO 1. Tabla de llamadas recibidas en Call Center de gestión Humana.

PLANTILLA 11.
ANEXO 2. Errores de escritura, datos sin diligenciar.

PLANTILLA 11.
ANEXO 3. Tabla de Sanciones Disciplinarias. Distracom S.A. y filiales

PLANTILLA 11.
ANEXO 4. Tabla de Sanciones Disciplinarias Vínculos y Enlaces S.A.S

PLANTILLA 11.
ANEXO 5. Incisos de las liquidaciones SoftExpert.

Identificador Tipo de ejecutor Tipo de contrato
Plazo Ejecutor Motivo
Título Área estándar del iniciador Fecha de terminación de contrato
(Identificador)
Año Área estándar del iniciador (Nombre) Número de Personal
Duración prevista Área estándar del ejecutor (Identificador) Fecha de retiro del sistema
Tipo de iniciador Área estándar del ejecutor (Nombre) Numero de acreedor
Iniciador Estado de la ejecución Concepto de descuento
Rol funcional Nombre del trabajador a reconocer Valor de descuento
Actividad Número de cédula Numero de causación
Situación Cargo del trabajador Fecha de pago de liquidación a
empleado
Acción ejecutada Jefe inmediato Tiempo de liquidación
Proceso Empresa por la que está contratado
Fecha ejecución Sede de trabajo

PLANTILLA 11.
ANEXO 6. Tabla de control de liquidaciones.

PLANTILLA 11.
ANEXO 7. Regionales de la empresa Distracom S.A

 Regional Antioquia Rural
 Regional Antioquia Sur
 Regional Pacifico
 Regional Occidente
 Regional Caribe Norte
 Regional Ruta del Sol
 Regional Antioquia Norte
 Regional Los Llanos
 Regional Eje Cafetero
 Regional San Jorge
 Regional Sabanas
 Regional Meta
 Regional Centro Norte
 Regional Córdoba y Urabá
 Regional Centro Sur
 Regional Caribe Sur
 Regional Alto Magdalena
 Regional Bajo Cauca

PLANTILLA 11.
ANEXO 8. Entrega de los tableros dinámicos a cada encargado.
Analista de gestión humana.
Agente Call Center.

PLANTILLA 11.
Certificados laborales.
Incapacidades

PLANTILLA 11.
Liquidaciones

PLANTILLA 11.


Creación de Indicadores y Herramienta para Su Visualización Por Medio de Power Bi, en El Área de Gestión Humana en Distracom S.A.

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PLANTILLA 11.

INFORME FINAL PRÁCTICA EMPRESARIAL

CREACIÓN DE INDICADORES Y HERRAMIENTA PARA SU VISUALIZACIÓN

JOSE FERNANDO DÍAZ LENGUA.

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

CREACIÓN DE INDICADORES Y HERRAMIENTA PARA SU VISUALIZACIÓN

JOSE FERNANDO DÍAZ LENGUA.

Trabajo de grado presentado, en la modalidad de Práctica Empresarial para optar al

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

La responsabilidad ética, legal y científica, de las ideas, conceptos, y resultados del

Tener en cuenta los Artículos y directrices establecidos la Resolución 1775, del 21 de

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

A mi familia, en especial a mi madre Ana

A mis amigos, al acompañarme y

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

A la Universidad de Córdoba por ofrecerme el espacio para desarrollar mi pregrado de

A la empresa Distracom S.A. al brindarme la oportunidad de realizar mi practica

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA. ............................................... 14

2.1. RAZÓN SOCIAL. ................................................................................................. 14

2.2. LOGO DE LA EMPRESA..................................................................................... 14

2.3. MISIÓN. ............................................................................................................... 14

2.4. VISIÓN. ................................................................................................................ 14

2.6. POLÍTICAS. ......................................................................................................... 16

2.7. PRESENTACIÓN. ................................................................................................ 19

2.8. RESEÑA HISTÓRICA. ......................................................................................... 19

2.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA. ............................................................................... 20

2.9.1. Estructura Distracom S.A ................................................................................ 20

2.9.2. Estructura del área de gestión humana. ............................................................ 21

2.11. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO. ...................................................... 23

3. MARCO TEÓRICO O CONCEPTUAL. ...................................................................... 26

3.1. Gestión Humana. ................................................................................................... 26

3.2. Power Bi. ............................................................................................................... 26

3.3. Analítica de datos. ................................................................................................. 26

3.4. Proceso Disciplinarios. .......................................................................................... 26

3.5. Liquidación. .......................................................................................................... 26

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

3.6. Incapacidades. ....................................................................................................... 27

3.7. Indicador. .............................................................................................................. 27

3.8. Dashboard. ............................................................................................................ 27

4. DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO DE LA EMPRESA. .................................................... 28

5.1. Búsqueda de la información. .................................................................................. 32

5.2. Análisis. ................................................................................................................ 44

5.2.1. Análisis del Call Center. .................................................................................. 46

5.2.2. Análisis de las capacitaciones. ......................................................................... 47

5.2.3. Análisis de cartera. .......................................................................................... 47

5.2.4. Análisis certificados. ....................................................................................... 48

5.2.5. Análisis disciplinarios. .................................................................................... 48

5.2.6. Análisis incapacidades..................................................................................... 48

5.2.7. Análisis liquidaciones. ..................................................................................... 48

5.3 Creación ................................................................................................................. 49

5.3.1 Call center. ....................................................................................................... 49

5.3.2 Tablero de capacitaciones. ................................................................................ 50

5.3.3. Tablero de cartera. ........................................................................................... 51

5.3.4. Tablero de certificados. ................................................................................... 53

5.3.5. Tablero de disciplinarios. ................................................................................ 54

5.3.6 Tablero Incapacidades. ..................................................................................... 56

5.3.7. Tablero Liquidaciones. .................................................................................... 58

Por una universidad con calidad, moderna e incluyente

5.4 Validación. ............................................................................................................. 60

5.5. Entrega. ................................................................................................................. 61

6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO. ........................................................................ 63