Tema 5:

Tramitación de la
documentación.

1º GB servicios Administrativos.
Tratamiento informático de datos

Por Sofía Lorente Delgado.

 Índice
1. La información y la documentación de una empresa

2.Archivo y clasificación de la documentación

empresarial.

3.La seguridad de la información.

4.La digitalización.

5.La confidencialidad de la información.

6.Conclusion.
 1. La información y la documentación de una
empresa.
La información que se maneja en una empresa se puede definir como el conjunto organizado de datos

características
valor

validez
vigencia
ser completos
 Departamento en el que se genera:
Administración logística: encargado de las compras
encargado de la creación de la empresa documentos: albaranes, orden de
Documentos: cobra
plan de empresa, nif de la empresa
Fuerza probatoria
RR.HH
encargado de la selección de los trabajadores públicos mercantiles
Departamentos: privados
nominas, contratos de trabajo
contabilidad:
encargado de los recursos económicos de la empresa

departamento:
libro de bancos, cuentas
comercial
encargado de las ventas de los clientes
documentos:
pedidos, ofertas

Producción:
encargado de la produccion de I+D+1
documentos
orden de trabajo,hoja de calidad
 2.Archivo y clasificación de la documentación empresarial

que tipo de cuales son los

que documentos donde deben guardarse quien esta autorizado
documentos se departamentos
deben guardarse los documentos para ver la
encargados del
trasmita documentación
trasmite de cada
documento
 2.1 Archivo digital
Se considera archivo digital a toda la información que se almacena en un formato que se formateara por un equipo
informático

cada empresa desarrolla el archivo digital para

satisfacer sus necesidades
Ventajas : inconvenientes.
elimina la impresión y los gastos de papel.
cambios en la tecnología digital
agiliza el servicio a los clientes. control de fiabilidad y autenticidad
optimiza el espacio de la empresa necesidad de depurar los archivos frecuentemente
 2.2 la documentación digital: clasificación
Es habitual que en las empresas convivan los documentos tanto en formato fisico como en formato digital.

Mp4 word
PDF Excel
 Carpetas
Alfabetico numérico alfanumérico geográfico por asunto cronológico

2.3 La documentación digital: organización

En cuento a la organización es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos

El criterio para crear una carpeta es uniforme, constante y conocido.
Las carpetas son individualizadas, para cada asunto
El titulo se establece según las normas de la empresa
 3.La seguridad de la información

los factores que pueden afectar a la seguridad de los archivos son de tipo tecnológico, ambiental y humanos

Tecnológicos Ambientales Humanos

Hardware Humedad Modificaciones del contenido
Software Hurto
Calor
Fraude
Suciedad
Sabotaje
Hackers
 Fallos tecnológicos hacen referencia a todos que se puede producen en tanto en el software y hardware.

fallos de hardware fallos del software fallos ambientales

la caída de un disco errores de progamacion incendios

pista rayada en la placa base ataques de virus inundaciones

fallos humanos pueden ser:

involuntarios: debido al desconocimiento o la confianza del usuario.

voluntarios : debido intencionado y suponen unos costes económicos.
 Dentro del malwore podemos encontrar:

Troyano

controla de forma remota la información del ordenador

Gusano

un programa que se reproduce por si mismo normalmente por archivos adjuntos

Spyware
obtiene información de los ordenadores ( contraseñas)

ransomware

se instala en el equipo bloqueandolo y solicita un rescate para su

desbloqueo

virus
se intala en el sistema provocando desde la ralitacion del mismo y el borrado de archivos
 La digitalización
se puede definir como en el procedimiento que permite trasformar un documento en papel en una imagen a través de un
escáner

La limitación de costes tanto en recursos

La reducción del impacto medioambiental

Ventajas :

Disponibilidad de mayor espacio físico

Mejora de la conservación de la informacion
 5.La confidencial de la información
asegurar y garantizar por parte de las empresas

Art. 18 de la constitucion española de 1978

Ley orgánica 3/2018 de 5 diciembre de protección de datos personales

Las personas pueden ejercer , entre otros los siguientes derechos:

De acceso: obtener la confirmación de si se están tratando sus datos personales

de rectificación: a que se rectifique los datos inexactos

de supresión: a que sean suprimidos sus datos personales en el momento en que lo decidan
 6. conclusión
tienes que tener cuidado con tus datos personales en donde te metes y con los hackers y usar menos el papel