Guía para la Elaboración de los

Informes de Rendición de Cuentas.

(Memoria Institucional, Informe a la Nación, etc.)

Ministerio de Desarrollo
Agropecuario (MIDA)

Oficina de Planificación Sectorial

Septiembre 2023
 PRESENTACIÓN

Un informe de rendición de cuentas (memoria institucional, Informe a la Nación), es

un instrumento institucional tiene como finalidad plasmar las acciones relevantes del
periodo anterior; mostrando la representatividad al cierre del ejercicio y el presupuesto
anual, cumpliendo con lo establecido en las legislaciones correspondientes y
fortaleciendo la transparencia.

Esta guía se confecciona con la intención de apoyar a las unidades técnicas y

administrativas de este Ministerio en la presentación de lo señalado en el párrafo
anterior, es decir ofrecer una pauta común y práctica para la recopilación organizada
de la información de manera que facilite la elaboración del Informe final que presenta
la institución.

Limitándose a brindar elementos fundamentales que describen y orientan la redacción

del Informe de rendición de cuentas, este instructivo carece de efectos jurídicos. Ha
sido diseñado para ayudarte a producir un documento de fácil comprensión, con la
información más relevante para unificar estructura y pueda entregarse datos que
aporten valor agregado para la institución y la sociedad.

El propósito es lograr que, al desarrollar el compendio del Ministerio de Desarrollo

Agropecuario, mediante un lenguaje claro y consistente, se comunique a la población
los principales avances dentro del sector agropecuario, atendiendo a los mandatos de
la Administración Gubernamental vigente.
¿Qué es un Informe de Rendición de Cuentas?

La rendición de cuentas es un medio que alude a la responsabilidad del gobierno sobre

de los resultados, logrados o no, como producto de su accionar.

El informe correspondiente a esta, es un instrumento de gestión que contiene la

evolución del Ministerio, mediante la descripción de las actividades y procesos
relevantes, anualmente, con sus respectivos resultados físicos y financieros.
Debe describir, de manera concreta y medible, el desempeño, avances y logros
alcanzados que generan impacto, dentro de las iniciativas (políticas, planes,
estrategias establecidas), con la finalidad de atender a la rendición de cuentas.

Esta herramienta debe redactarse con claridad, es así que las actividades descritas
deben indicar el marco y el propósito al que responden, siguiendo la estructura y
contenido.

Este documento posee una doble intención: Primero, evaluativa, basado en los
análisis comparativo y valoraciones de las acciones más significativas realizadas y
proyectadas y segundo, reactiva, como herramienta para identificar las oportunidades
de mejora que servirán de base para formular alternativas correctivas de respuesta.

Objetivo de la Guía

Determinar la metodología, criterios y parámetros que sirvan para la confección de los

informes de rendición de cuentas (Memoria institucional o Informe a la Nación)
anuales, que encierran las actividades realizadas por el Ministerio de Desarrollo
Agropecuario.

Base Legal

Estos documentos establecen la obligatoriedad, por la cual las instituciones

gubernamentales deben presentar un balance de sus diversas actividades relevantes,
así como el término al cual debe ajustarse el contenido de cada informe.

1. Sustento Legal:

 Constitución Política de la República de Panamá:

o Artículo 198 Los Ministros de Estado entregarán personalmente a la Asamblea
Nacional un informe o memoria anual sobre el estado de los negocios de su Ministerio
y sobre las reformas que juzguen oportuno introducir. “(Memoria Institucional).
o Artículo 183 (Informe a la Nación) Son atribuciones que ejerce por si solo el
Presidente de la República:
 o Numeral 5 Presentar al principio de cada legislatura, el primer día de sus sesiones
ordinarias, un mensaje sobre los asuntos de la administración...

 Régimen Interno de la Asamblea Nacional de Diputados “Artículo 9. Informe del

Presidente o Presidenta de la República. Al iniciarse la legislatura de enero de cada año, el
Presidente o Presidenta de la República deberá concurrir a la sesión de instalación, en la que
presentará su informe anual. Durante el mes de enero se entregarán a la Asamblea Nacional
los informes y las memorias del Gobierno Central y de las entidades autónomas y
semiautónomas - Artículo 9

 Ley 6 de 2002 (Transparencia en la gestión pública) - Artículo 26 Anualmente,

todas las instituciones públicas incorporarán, en las memorias que presentarán al Órgano
Legislativo, un informe que contendrá lo siguiente:

1. El número de las solicitudes de información presentadas a la institución.

2. El número de solicitudes resultas y negadas.
3. Una lista de todos los actos administrativos sometidos a participación ciudadana con
informe de las observaciones y las decisiones finalmente adoptadas.

Alcance de la guía
Este instrumento se aplica a todas las instancias dentro del Ministerio, desde el
Despacho Superior, Direcciones Nacionales, Oficinas y Programas Nacionales,
Direcciones Regionales y sus Agencias, que conforman el desarrollo de los Informes
objetos de esta guía.

Cobertura de los informes de rendición de cuentas

La información recopilada en estos documentos es de índole nacional, cubriendo las
actividades de mayor relevancia realizadas a lo largo de un año en todas las provincias
y territorios del país; es decir, lo que ha tenido mayor impacto en cada una de las
áreas, para dar a conocer la gestión del Ministerio.

Procesamiento de la información
1. Periodo establecido para el contenido:
El contenido debe ajustarse a un periodo especifico, indicado por las instancias
respectivas en sus solicitudes:
Fecha de inicio Fecha de cierre
Documento
del año anterior del año en ejercicio
Memoria institucional 1 noviembre 30 octubre
Informe a la Nación 1 julio 30 junio
 2. Fecha límite de entrega a la Oficina de Planificación Sectorial:

Para cumplir con lo estipulado en las legislaciones señaladas y las solicitudes

mencionadas con anterioridad, esta Oficina debe recibir la información en las
siguientes fechas:

Fecha de entrega
Documento
del año en ejercicio
Memoria institucional Fines de octubre a primeros días de noviembre.
Informe a la Nación 4 de abril o el día laboral más cercano a esta fecha.

El Jefe de la Oficina de Planificación Sectorial, en ese instante, enviará un Memorando

con la solicitud respectiva, en el cual especificará la fecha exacta, que puede variar,
dependiendo de las circunstancias del momento y lo que se determine; así como
cualquier indicación que se requiera. Es conveniente remitir en las fechas
establecidas, para poder cumplir con la legislación y ante las instancias
correspondientes.

El proceso de la información involucra la consolidación de toda la información de la

institución, el diseño, confección e impresión para entregar a las instancias
correspondientes; es por ello que se solicita enviar antes del término que comprende
el documento (Memoria institucional o Informe a la Nación), a continuación, se dictan
las acotaciones para cada uno:
1. Memoria institucional: Remitir en la fecha señalada, contenido hasta septiembre
del año en curso y la relativa al mes de octubre, enviarla el 2 de noviembre del
mismo año, para incorporarla oportunamente.

2. Informe a la Nación: En este caso, como el diseño, edición e impresión,

corresponden al Ministerio de la Presidencia, todas las instituciones debemos
entregar con mucha más antelación; es por ello, que se solicita la información
relativa a abril – junio del año en curso, estimada con la proyección más real
posible, conscientes de las circunstancias del momento.
En ambos casos, previo a mandar el producto final a su destino final, para actualizar
los datos se extraerán de los últimos informes mensuales, que deben recibirse dentro
de los cinco primeros días del cada mes.

Contenido

1. Alineación de las acciones realizadas:

El material recopilado deberá enmarcarse todas o algunas de las siguientes líneas

de trabajo:
a) Funcionamiento de las cadenas agroalimentarias y promover las buenas
prácticas, tanto en la producción como en las relaciones entre sus socios
(cadena de valor).

b) Acciones de capacitación, extensión y mejora continua, que permitan más

conocimientos, eficiencia, dinamismo y conduzcan a mayor productividad,
rentabilidad y sostenibilidad integral, mediante técnicas aplicadas.

c) Métodos e instrumentos para mejorar la calidad de los productos en todas las

fases de la producción, la transformación, la comercialización y la distribución.

d) Promoción de la innovación, investigación y desarrollo que impulsen los

procesos y la incorporación de la tecnología, llegando a todos los actores de la
cadena, directa y/o indirectamente, en todos los procesos, contribuyendo a la
competitividad.

e) Difusión y fomento de las buenas prácticas, así como el establecimiento de

sistemas agroalimentarios eficientes y sostenibles; así como facilitar una
información adecuada a los consumidores sobre el tema y promover el
consumo nacional.

f) Realización de estudios y acciones necesarias para mejorar y orientar la

producción agroalimentaria, atendiendo las necesidades del mercado y las
demandas de los consumidores, con sus respectivos informes.

g) Protección y fomento de la agricultura sostenible social, económica, ambiental

e institucionalmente; la producción integrada y cualquier metodología de
producción que conlleve al uso adecuado de los recursos naturales y la
optimización del proceso en cada uno de sus eslabones, así como las
denominaciones de origen, las indicaciones geográficas protegidas y cualquier
otra forma de protección de calidad diferenciada.

h) Coordinación con los diferentes actores involucrados en las diferentes

actividades, de manera que se cumpla con procesos inclusivos y participativos,
con ideas consensuadas.

i) Educación e impulso de la eficacia en los diferentes eslabones de la cadena

alimentaria, con la finalidad de mejorar la eficiencia energética, disminuir el
impacto ambiental negativo, gestionar de forma responsable los residuos y
subproductos o reducir las pérdidas de alimentos a lo largo de la cadena.

j) Acciones relativas al desarrollo de capacidades y de extensión, para todos los

actores dentro del sector, estimulando la competitividad y efectividad de los
productores y sus sistemas agroalimentarios; de los empresarios, funcionarios
internos y externos, así como del público en general; de forma inclusiva.
2. Estilos y Formatos:

La información debe ser homologada, cumplir con las normas y estándares, para
su uniformidad, contener datos relevantes, la escritura debe ser clara y precisa,
evitando errores y conjeturas, cumpliendo así con la transparencia.

La redacción debe facilitar la comprensión de cualquier usuario y público en

general, es importante apoyarse en elementos visuales como infografías, cuadros
y gráficas, principalmente en los segmentos donde la información es extensa y
compleja de asimilar.

a) Tipo de letra: Arial, color negro.

b) Formato:

 Contenido: MS Word, si incluyen gráficas y utilizan cuadros en Excel, se

debe adjuntar los mismos (originales), citando las fuentes correspondientes.
 Títulos: 16 puntos, negrita, alineado a la izquierda y deben estar vinculados
a las actividades descritas.
 Subtítulos: 14 puntos, negrita, alineado a la izquierda.
 Interlineado: Espacio y medio.
 Texto en Párrafos: 12 puntos, justificado (a ambos extremos).
 Texto en cuadros: 10 puntos, espacio sencillo, dentro del mismo.
 Texto en notas al pie: 9 puntos. Espacio sencillo, dentro del mismo.
 Fotos: En formato JPEG e identificadas. Adjuntar archivo en formato original,
sin modificaciones.

3. Recomendaciones de redacción:

Este segmento está basado en la Fuente: Guía Resumida Elaboración de

Memorias – 2018 del Ministerio de la Presidencia, República Dominicana y casi
todos los ejemplos, son fiel copia, por considerarse muy buenos y aplicables.

a) Estructura de los Textos

Se recomienda el uso de oraciones activas en vez de pasivas. Esta forma de

escribir es más efectiva para atraer la atención del lector.

Ejemplo: Se debe decir:

Una medida de mitigación de impacto El Ministerio ejecutó el plan sequía, como
ambiental fue realizada por el Ministerio. medida de mitigación ante el impacto
ambiental, el cual consistió en XX,
apoyando a XX productores;
contribuyendo a (mantener, mejorar) el
rendimiento de los cultivos, obteniendo
XX producción agrícola y beneficiando
 a XX bovinos de carne, XX bovinos de
leche con una producción de XX litros,
…

Asimismo, use un tono formal y palabras “simples”. No es necesario utilizar

frases muy complejas. Esto distrae al lector.

Ejemplo: Se debe decir:

La acción que desencadenó el Se construyeron abrevaderos, para mantener
impacto de la sequía fue mitigada. el suministro de agua al ganado, en las áreas
afectadas XX.

b) ¿Cómo identificar las acciones relevantes?

Para la elaboración de los contenidos, incluido Resumen Ejecutivo, se

recomienda incorporar los temas que sean relevantes para el desarrollo de la
nación, priorizando lo siguiente:

 Promesas, iniciativas del Plan de Gobierno, compromisos presidenciales que

han sido cumplidos y aquellos que están siendo gestionados por la
institución.
 Las acciones desplegadas para la construcción de capacidades
institucionales que mejoran los servicios prestados a la ciudadanía.
 Medidas o acciones administrativas tomadas para operar mejoras en los
resultados en la puesta en marcha de políticas públicas.
 Problemas multifactoriales que han sido solucionados o abordados con la
participación de otros entes públicos o mediante la participación directa de
los ciudadanos.
 Firma de acuerdos interinstitucionales que permitan el avance de programas
y proyectos y la interoperabilidad de los sistemas y plataformas.
 Los logros que han convertido al país en referente para otros gobiernos de
la región.
 Las iniciativas realizadas para cumplir con los Ejes de la Estrategia Nacional
de Desarrollo 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
 Avances en la simplificación de trámites, mejora de servicios públicos y
digitalizados como parte del valor agregado para mejorar la calidad de vida
de los ciudadanos.

c) Aspectos generales

 Indicar si la institución fue beneficiada por donaciones y el impacto de estas.

 Resultados de los programas implementados y su impacto.
  Firma de acuerdos internacionales, que benefician al país.
 Las realizaciones que impactaron a los ciudadanos, empresas o instituciones
gubernamentales, etc.
 Logros y resultados en términos de ahorro financiero o cumplimiento de
buenas prácticas.
 Cantidad de ciudadanos beneficiados o favorecidos.
 Cantidad de empleos generados.
 Ahorros generados (en el orden financiero, energía, consumos, gestión de
capital humano).
 Uso y aprovechamiento de las redes sociales existentes como canal de
acceso para la participación ciudadana.
 Apertura de nuevos canales de acceso ciudadano o empresarial para
mejorar servicios.
 Cambios en infraestructuras para servicios más eficientes (tecnologías,
edificaciones, etc.).
 Información cuantitativa, cualitativa e indicadores.

d) Gramática

Los errores en puntuación, ortografía y sintaxis alteran el mensaje que se quiere

transmitir en las páginas de la memoria institucional. Para evitar esos errores,
sigue estas recomendaciones y ejemplos de redacción.

e) Verbos y Conjugación

En el desarrollo del documento hemos recomendado el uso de la voz activa en

lugar de pasiva. La conjugación más apropiada es el pretérito perfecto simple:

Ejemplos:

El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, construyó

XX abrevaderos en fincas de productores de la provincia de Chiriquí, en el marco del
Plan Sequía; se tienen proyectados XX como meta final del Plan en esta provincia.

Hasta el 1 de septiembre de 2023, se registraron 64,106 hectáreas sembradas por

1,208 productores, lo que representa 69.11% de la programación anual (92,757 ha).

“Por séptimo año consecutivo, la Academia Española eligió su frase del año, que
alcanzó gran repercusión mediática, hasta el punto de que ocupó espacio en 50 diarios
a nivel nacional e internacional y radio, así como en los 7 noticieros de televisión de
mayor audiencia.”
 En el 2020, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) aprobó 82 préstamos con
garantía soberana con un financiamiento total de US$12,64 mil millones, el cual
beneficio XX cantidad de habitantes de las zonas XX.”

Ejemplo:

Redacción de logro

Fuente: Ministerio de la Presidencia, República Dominicana. Guía 2021 Elaboración de Memorias

Institucionales.

Para la presentación de datos e informaciones óptimas, se recomienda

primero formular las siguientes preguntas:

Resalta el impacto Limita las informaciones que no sean

a) Con lo realizado ¿Cómo apoyamos la
generación de valor público?
b) ¿En qué medida estamos acercando los
servicios del gobierno a los ciudadanos?
c) ¿Cuántos ciudadanos están siendo
favorecidos por nuestros servicios?
d) ¿Cuántas son mujeres, hombres,
niños(as), adultos mayores o jóvenes?
e) ¿Cuál ha sido la inversión para generar
estos servicios o bienes? ¿Cuál es su
tendencia de gastos en los últimos
años?
f) ¿Constituye lo que estamos haciendo un
referente nacional o regional?
Iniciativas
a) ¿Qué nueva normativa hemos
impulsado para mejorar el desempeño
del gobierno?
necesarias
a) ¿Estos datos comunican claramente al
ciudadano cuán eficiente es nuestra
gestión?
b) Con lo realizado, ¿Se aumenta la resiliencia
del territorio impactado con la ejecución?
c) Con lo que estamos logrando ¿Estamos
superando una limitante que teníamos
como país?
Zona beneficiada
a) ¿Con respecto al territorio
b) ¿En cuál(es) zona(s) del país estamos
impactando a la población favorablemente
con estos servicios?
c) ¿En cuál municipio, distrito, cual(es)
provincia (s) municipio(s), distrito(s)
municipal(es), barrio(s) ?

Evitar el uso de los siguientes temas:

a) La celebración de reuniones (excepto las cumbres).

b) Discursos de las autoridades de la institución.
c) Actividades recreativas y festivas del personal de la institución.
d) Reconocimientos al titular de la institución.
e) Viajes y delegaciones que no impactan la ejecución institucional.

Ejemplo de contenido no relevante:

La Comisión de XXX realizó una visita de cortesía al ministro XX,

con quien conversó temas de interés…
NOTA: Las reuniones, discursos, actividades, cursos, viajes por lo general son de interés
interno. No tienen impacto directo en la población.

Pasos para el Contenido

a) Identificar acciones que su unidad ha puesto en marcha en el periodo que

comprende el informe correspondiente, entregando beneficios a la población
y describir de manera concreta y sencilla con cifras.
b) Defina programas de la unidad vinculados a compromisos priorizados por el
Presidente en intervenciones públicas o que correspondan a objetivos clave,
que han sido impulsados en el plan de gobierno e institucional.
c) Describa cómo han impactado en la calidad de vida de los ciudadanos
beneficiados, su sostenibilidad y efecto a corto y largo plazo.
d) Establezca cifras y medidas cuantificables:
 Números de beneficiarios directos e indirectos (procure indicar una estimación real
del área; en caso de emplear algún rango promedio estipulado, especificar el
mismo y al calcular, no incluir al beneficiario directo; es decir, si son 10
beneficiarios directos y su rango es de 4 personas por familia, los indirectos son
30 y 40 el total de beneficiarios).
 Empleos directos e indirectos generados, si aplica. Para los cálculos de los
indirectos, utilizar las mismas indicaciones descritas para los beneficiarios.
 Inversión realizada
 Equipos, insumos, materiales, construcciones entregados.

e) Objetivos logrados.
f) Indicar si responde al Plan de Gobierno, compromisos del Presidente en sus
Giras o Encuentros, iniciativas locales, nacionales y/o internacionales.
g) Proyectos futuros (próximos meses) con objetivos, inversión, beneficiarios,
metas e indicadores claramente definidos y empleos a generar.

NOTAS:
 Es sumamente importante que lo que se indique como ejecutado en estos
documentos, se pueda comprobar y sea visible ante la población en todo el
territorio nacional.
  Al redactar las ejecutorias, estas deben presentarse de manera impersonal,
sin mencionar nombres específicos, siempre enfocándose en la institución
como tal.

 Es una práctica incorrecta enumerar una serie de reuniones, si no generaron

valor para la ciudadanía, es decir un producto específico y tangible, ni
aportaron a la conclusión exitosa de un proyecto o programa que apunte hacia
el cumplimiento de los objetivos del Plan Anual, la Estrategia Nacional de
Desarrollo, las Metas Presidenciales o los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Fotos, Ilustraciones:

1. Al utilizar fotos para ilustrar las ejecutorias, estas deben evidenciar la acción que
se describe y resaltarla.
2. Se recomienda no excederse en la utilización de imágenes.
3. Deben enviarse en su formato original (JPG).
4. Deben contar con muy buena resolución, caso contrario no podrán utilizarse para
publicar.
5. Colocar el nombre según la actividad a que corresponda, o bien pueden
identificarlas por números y mandar el listado descriptivo, junto con las mismas.

Bibliografía
https://www.gacetaoficial.gob.pa/pdfTemp/29218/83450.pdf

https://www.cepal.org/es/temas/gestion-publica/acerca-gestion-publica

https://minpre.gob.do/wp-content/uploads/2022/04/Guia-elaboracion-de-memorias-institucionales-2021.pdf