POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AUTOMOTRIZ ITALOAMERICA S.A.S.

Automotriz Italoamerica S.A.S. Sociedad encargada del comercio de automotores, partes, piezas y
accesorios para vehículos automotores; en desarrollo de su actividad comercial, recoge, almacena y
utiliza información personal de sus clientes, proveedores, empleados, proveedores, visitantes y
personas naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la entidad.

Automotriz Italoamerica S.A.S. es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos Personales,
por ello efectúa dicha actividad conforme los principios y directrices contenidas en el Estatuto para la de
Protección de Datos Personales - Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo reglamentan y la guía para la
implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y
Comercio.

Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su
información, Automotriz Italoamerica S.A.S. expide la presente Política de Tratamiento de Datos
Personales en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de legalidad, finalidad, libertad,
veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.

I.OBJETO.

La política de Tratamiento de Datos Personales de Automotriz Italoamerica S.A.S. busca garantizar el

derecho al Hábeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la entidad
para el debido tratamiento (uso, recolección, supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la
finalidad informada en la autorización dada.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Automotriz Italoamerica S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, es una sociedad
que se transformó a Sociedad por Acciones Simplificada por escritura pública número 2603 de la
notaría 16 de Bogotá del 20 de diciembre de 2011, documento inscrito en la Cámara de Comercio de
Bogotá el 21 de diciembre del año 2011, bajo el número 01537421 del Libro IX, entidad identificada con
Nit. 900.241.676-7 y Matrícula Mercantil 01838176 del 19 de septiembre del año 2008.
Automotriz Italoamerica S.A.S. ha designado dentro de su estructura un Oficial de Protección de Datos
Personales según disposición de la Guía para la Implementación del principio de Responsabilidad
Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio. El Oficial de Protección de Datos
Personales, asume la función de proteger los datos personales dentro de la compañía, en cumplimiento
de la normativa que rige la materia, así como de las políticas establecidas para tal fin dentro de
Automotriz Italoamerica S.A.S.

III. ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de Automotriz
Italoamerica S.A.S. se centra a datos personales provenientes de personas naturales.

La cobertura de estas políticas cobija a todos los empleados, proveedores de Automotriz Italoamerica
S.A.S., así como a los potenciales vinculados con quienes la entidad mantiene comunicación.

Dentro de la compañía NO hay tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión)

de datos sensibles (entendiendo datos sensibles como aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como; el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas, entre otros) de los titulares de los datos personales.

IV. DATOS PERSONALES SUSCEPTIBLES DE TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS

DATOS.

Automotriz Italoamerica S.A.S. trata los datos personales señalados a continuación según la base de
datos y según las finalidades señaladas a continuación:
BASE DE DATOS DATOS PERSONALES FINALIDAD
a. Anunciar programas o campañas de fidelización con
beneficios.

b. Contactar con miras a establecer futuras relaciones

comerciales y envío de publicidad

c. Contactar para campañas de productos de marcas

importadas por las compañías del Grupo Empresarial y
· Nombres y servicios de las siguientes marcas Jeep, Dodge, Ram,
apellidos. Fiat, Chrysler, Mopar.

· Tipo y número de d. Contactar para actualizar información de los datos

identificación. personales.

· Nacionalidad y país e. Enviar información sobre servicios y/o la industria

de residencia.
f. Envío de invitaciones a eventos de marcas relacionadas
· Teléfonos fijos y con la industria
celulares de contacto
(personales y/o g. Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de
laborales). satisfacción como clientes.
CLIENTES
· Direcciones h. Informar sobre campañas publicitarias, informativas o
postales y promocionales.
electrónicas
(personales y/oi. Llevar a cabo directamente o a través de su casa matriz,
laborales). filiales o subsidiarias, empresas terceras, aliados de
negocios, actividades de promoción, mercadeo o
· IP del cliente, a publicidad.
través de cookies.
j. Realizar cotizaciones y su envío sobre servicios de
· Profesión u oficio. interés.

k. Realizar estudios de mercado en tendencias y hábitos

de consumo.

l. Todas aquellas actividades que resulten acordes con el

objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar
actividades de mercadeo y publicidad.

m. Transmitir y/o transferir los datos personales a su casa

matriz, filiales o subsidiarias o terceros aliados vinculados
BASE DE DATOS DATOS PERSONALES FINALIDAD
mediante relaciones comerciales con la compañía a nivel
nacional o internacional.

n. Consultar en listas restrictivas

o. Transmitir y/o transferir los datos personales a

entidades financieras vinculadas mediante relaciones
comerciales con la compañía a nivel nacional o
internacional para realizar, validar, autorizar o verificar
transacciones financieras.

p. Consultar los datos de los titulares contenidos en listas

restrictivas y demás bases de datos públicas, para
prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar el
riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y
de la proliferación de armas de destrucción masiva.

· Nombres y a. Consultar y reportar ante las centrales de riesgo

apellidos. información correspondiente a antecedentes de tipo legal
y financiero
· Tipo y número de
identificación. b. Consultar en listas restrictivas

· Nacionalidad y país c. Gestionar y utilizar los datos personales

de residencia. entregados en el formulario de creación de proveedores y
cualquier otro que se requiera para inscribir al tercero
· Fecha de interesado como proveedor de la compañía.
nacimiento y género.
d. Creación y conservación de los documentos
legalmente exigidos por las normas contables.
· Teléfonos fijos y
PROVEEDORES
celulares de contacto e. Surtir y tramitar cualquier registro institucional
(personales y/o como el registro nacional de bases de datos administrado
laborales). por la Superintendencia de Industria y Comercio

· Direcciones f. Enviar cartas, revistas y comunicaciones con los

postales y servicios y productos ofrecidos por las compañías del
electrónicas Grupo Empresarial al que pertenece la compañía.
(personales y/o
laborales).
g. Gestión de peticiones, quejas y reclamos.
· Fax (personal y/o
laboral).
h. Transmitir y/o transferir los datos personales a
· IP del cliente, a entidades financieras vinculadas mediante relaciones
BASE DE DATOS DATOS PERSONALES FINALIDAD
través de cookies. comerciales con la compañía a nivel nacional o
internacional para realizar, validar, autorizar o verificar
· Profesión u oficio. transacciones financieras.

· Compañía en la que i. Consultar los datos de los titulares contenidos en

labora y cargo. listas restrictivas y demás bases de datos públicas, para
prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar el
riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y
de la proliferación de armas de destrucción masiva.

 Nombres y a. Tramitar la generación de extractos, la realización

apellidos. de actividades de cobranza, cumplimiento de las órdenes
de autoridades judiciales o administrativas
· Tipo y número de
identificación. b. Informar sobre cursos, programas y
capacitaciones de la compañía relacionados con la
· Nacionalidad y país industria.
de residencia.
c. Contactarlo, enviar publicidad y contenido
· Fecha de relacionado actividades de mercadeo
nacimiento y género.
d. Enviar cartas, revistas y comunicaciones con los
· Estado civil. servicios y productos ofrecidos por las compañías del
Grupo Empresarial al que pertenece la compañía.
·Información familiar
general. e. Utilizar fotos e imágenes en páginas web, redes
sociales, prensa y digital
EMPLEADOS · Teléfonos fijos y
celulares de contacto f. Manejo de la información referente a
(personales y/o procedimientos que requiera el área de Recursos
laborales). Humanos.

· Direcciones g. Actualización de datos de todo el personal de

postales y planta del grupo Astara como requerimiento de OEA.
electrónicas
(personales y/o h. Información general como beneficios para los
laborales). empleados: afiliaciones seguro de vida, exequias y
Convenios de prestación de servicios médicos.
· Profesión u oficio.
i. Gestión de Nómina
· Huellas, Firmas,
firmas electrónicas
j. Transmitir y/o transferir los datos personales a entidades
 Datos financieras vinculadas mediante relaciones comerciales
con la compañía a nivel nacional o internacional para
BASE DE DATOS DATOS PERSONALES FINALIDAD
económicos realizar, validar, autorizar o verificar transacciones
financieras.
 Datos generales
relacionados con k. Consultar los datos de los titulares contenidos en listas
afiliación y restrictivas y demás bases de datos públicas, para
aportes al prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar el
sistema integral riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y
de seguridad de la proliferación de armas de destrucción masiva.
social

 Fotografías y
Videos

 Compañía en la
que labora y
cargo.
 Nombres y a. Contactar con terceros allegados a usted en caso
apellidos. de accidentes, enfermedades o evento desastroso.

· Tipo y número de b. Contactarlo en caso de pérdida de documento de

identificación. visitante (tarjeta de proximidad brindada por el edificio)
para la respectiva devolución
 Teléfonos fijos y
celulares de c. Dar cumplimiento a los estándares de seguridad
contacto internos de la compañía en caso de hurto, robo, atentado.
(personales y/o
laborales y/o
VISITANTES
terceros
allegados).

 Firma

 Datos generales
relacionados con
afiliación al
sistema integral
de seguridad
social
 V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Automotriz Italoamerica S.A.S., les informa a los titulares del tratamiento de datos personales que los
derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando

expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en

la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VI. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

En Automotriz Italoamerica S.A.S. el área responsable de la atención de peticiones, consultas y

reclamos será el Oficial de Protección de Datos por intermedio del siguiente canal de atención al titular
del dato personal y será atendida mediante la siguiente dirección habeasdata.co@astara.com según los
parámetros establecidos en el capítulo siguiente.

VII. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

Los titulares de datos personales o sus causahabientes podrán solicitar la consulta de sus datos
personales al canal descrito en el capítulo anterior.

Las consultas por correo electrónico deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del
titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en
caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. La consulta será
atendida por Automotriz Italoamerica S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término Automotriz Italoamerica S.A.S. Informará al interesado
expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo
máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar
una respuesta por parte de Automotriz Italoamerica S.A.S., ésta le informará al titular o al
causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes al requerimiento por parte de la entidad. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, Automotriz Italoamerica
S.A.S. entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.

Así entonces el término máximo para atender la consulta será de 15 días hábiles, siempre y cuando
dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto
para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de 10
días hábiles.

VIII. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO

Cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestra base de datos
deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar
reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el capítulo anterior

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v)
acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto Automotriz Italoamerica S.A.S. requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, Automotriz Italoamerica S.A.S. entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del
reclamo.

Automotriz Italoamerica S.A.S., dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
se atenderá su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O

REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO
EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE
DATOS DE AUTOMOTRIZ ITALOAMERICA S.A.S.

IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con el Decreto 1377 de 2013, Automotriz Italoamerica S.A.S., sólo podrá recolectar,
almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y
necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones
aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de
normas legales que dispongan lo contrario, Automotriz Italoamerica S.A.S. deberá proceder a la
supresión de los datos personales en su posesión.

Como excepción a lo anterior Automotriz Italoamerica S.A.S. podrá conservar los datos personales
cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

X. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

Esta política de tratamiento desarrollada por la entidad Automotriz Italoamerica S.A.S. Inicia su vigencia
desde su publicación.