Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional

Dirección de Gestión y Desarrollo Regional

“Encendamos juntos la Luz”

San José, 13 de julio de 2023

DVM-PICR-DGDR-1098 -2023
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Señores(as)
Directores Regionales
Direcciones Regionales de Educación

Estimados señores(as):

Por este medio les solicito poner especial atención a la forma en que se está utilizando la
nomenclatura de los oficios y circulares que se emiten desde sus oficinas (Código de
Referencia, conocido como número consecutivo), de manera tal que se ajuste a lo instruido en
las circulares DVM-A-AC-085-2018, de fecha 19 de marzo 2018, y DVM-A-AC-004-2021,
ambas emitidas por la Dirección de Archivo Central del Ministerio de Educación Pública.

Así mismo con la finalidad de facilitarles la aplicación de dicha norma, se recomiendan las siguientes
pautas para el uso correcto de la estructura del Código de Referencia (número consecutivo) que
deben seguir las Direcciones Regionales, Departamentos de las DRE, Oficinas de Supervisión y
Centros Educativos. Dichas pautas fueron proporcionadas por la Dirección de Archivo Central
mediante la coordinación que logramos realizar con esta instancia.

1. Para la elaboración de oficios:

Se debe acatar lo indicado en las páginas 51-52 del Manual de Gestión Documental del MEP “4.2.3
Código de Referencia: Es la identificación alfanumérica secuencial unívoca con que se producen las
cartas. Incluye las siglas de la entidad que la originó y el número consecutivo correspondiente.
Usualmente se conoce como número de oficio. Se coloca en la parte superior izquierda de la carta
debajo de la fecha del documento”.
Es importante considerar que las siglas de las unidades administrativas son la “secuencia orgánica
de la institución, se inicia con el nivel jerárquico superior, y se continúa con los niveles inferiores,
hasta llegar a la oficina productora” ejemplo:

San José. Paseo Colón, Av. 1, calle 24, edificio Torre Mercedes piso 10.
www.mep.go.cr / correo: dgdr@mep.go.cr
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Ejemplo de código de referencia para Dirección Regional

DREC: Dirección Regional de Cartago

DVM-PICR-DREC-001-2023

Ejemplo código de referencia para Ejemplo código de referencia para

departamentos de Dirección Regional Supervisión
DREC: Dirección Regional de Educación de DREC: Dirección Regional de Educación de
Cartago Cartago
DAP: Departamento de Asesoría Pedagógica SEC06: Supervisión Educativa Circuito 06

DREC-DAP-001-2023 DREC-SEC06-001-2023

Ejemplo de código de referencia para Centro Educativo

DREC: Dirección Regional de Educación de Cartago

SEC06: Supervisión Educativa Circuito 06
JCTR: Jardín de Niños Central de Tres Ríos

DREC-SEC06-JCTR-001-2023

Por otra parte, es importante aclarar que a nivel regional las estructuras formales de donde debe
salir el número de consecutivo únicamente son: Despacho del Viceministerio de Planificación
Coordinación Regional, Dirección Regional, Depto. Asesoría Pedagógica, Depto. Servicios
Administrativos y Financieros, Supervisiones de Circuito Educativo y Centros Educativos. Por lo
tanto, las oficinas específicas o asesorías cuando emitan un oficio deberán establecer la
nomenclatura utilizando la estructura, antes citada, a la que pertenece jerárquicamente. Por
ejemplo, si la oficina de Juntas o el Asesor Legal de la DRE Cartago están emitiendo un oficio, lo
correcto sería:

• Asesor legal: DVM-PICR-DREC-001-2023

San José. Paseo Colón, Av. 1, calle 24, edificio Torre Mercedes piso 10.
www.mep.go.cr / correo: dgdr@mep.go.cr
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• Oficina de Juntas: DREC-DSAF-001-2023

Siguiendo esos ejemplos, para evidenciar quién o de donde se está emitiendo el oficio lo pueden
indicar al final del documento en el “elaborado por:”.

Cabe destacar sobre el punto “b” del apartado 4.2.3 Código de referencia que indica la norma
(Manual de Gestión documental) en relación con la cantidad de dígitos del consecutivo anual, este
puede variar según el volumen de producción documental de la dependencia, en consecuencia,
en caso de producir pocos documentos se puede utilizar 3 o más dígitos, lo cual va a depender del
volumen del tipo documental.

2. Para la elaboración de las circulares y minutas:

Respecto al código de referencia en las circulares y minutas dependerá de la cantidad de

documentos producidos, se recomienda utilizar 3 dígitos.

Por lo anterior, les solicito velar por que se cumpla a cabalidad lo establecido en dichas circulares,
según los ejemplos aportados. Por favor hacer extensivo este comunicado a las demás instancias
regionales.

Saludos cordiales,
JOSE ROBERTO Firmado digitalmente
por JOSE ROBERTO
PADILLA PADILLA RIVERA
RIVERA (FIRMA)
Fecha: 2023.07.18
(FIRMA) 00:17:50 -06'00'

Roberto Padilla Rivera

Director, Dirección Gestión y Desarrollo Regional

DEJF/JRM/RPR

Anexos 6: Ejemplo minuta de reunión, plantilla carta corta, plantilla carta extensa, circulares DVM-A-AC-085-2018, DVM-A-AC-004-
2021, Manual de gestión documental.
C. Jefes de Servicios Administrativos y Financieros,
Jefes de Asesoría Pedagógica,
Supervisores de Educación
Archivo.

San José. Paseo Colón, Av. 1, calle 24, edificio Torre Mercedes piso 10.
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