DIPLOMADO VIRTUAL EN

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Guía didáctica 2: El archivo de comunicaciones escritas y
correspondencia

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 Se espera que con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 2:
El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia, el estudiante logre la
siguiente competencia específica:
➢ Reconocer los sistemas de registro, clasificación de documentos y el
mantenimiento del archivo.

Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 2: El

archivo de comunicaciones escritas y correspondencia, son:

Conceptos generales

Sistemas de registro y clasificación de documentos

Mantenimiento del archivo

Ilustración 1: contenido temático de la guía.

Fuente: autor.

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Tema 1: Conceptos Generales

Para el cumplimiento de la misión y visión definida para las empresas, es

necesario que los responsables de la misma organicen un sistema de trabajo y
distribución de las diferentes funciones que en ella se realizan, bajo dos principios:
control de organización y responsabilidad.
La estructura y organización de la empresa es importante para definir los
procesos y procedimientos asociados con la gestión documental, registro de
documentos y manejo de archivo.
Cada empresa tiene una estructura organizacional, en cumplimiento del
principio de control de organización. La estructura organizacional de una empresa
puede darse a través de dos vías: formal o informal.

Organización formal Organización informal

• Organización jerárquica • Organización

espontánea

Ilustración 2: tipos de organización administrativa.

Fuente: Blanco (2014).

Organización Formal
Esta organización hace referencia a la asignación de áreas, cargos y
responsabilidades según una estructura jerárquica delimitada en la que se
identifican roles, funciones y autoridad. Dicha organización queda plasmada en
organigramas y mapas de procesos (Sánchez et al., 2010 y (Blanco, 2014).
Empleando este mismo autor se puede afirmar que la organización formal:
✓ Corresponde a la organización jerárquica, la cual se rige por los principios de
autoridad y subordinación (Blanco, 2014).
✓ Es un tipo de distribución del poder y de la información dentro de una
empresa y es la más común (Blanco, 2014).

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 Respecto a los organigramas, se tiene que son representaciones gráficas
que describen como se encuentra organizada una empresa, por áreas, niveles de
responsabilidad y describe a su vez todos los puestos de trabajo existentes. La
función del organigrama es ser informativa, comunicar la estructura organizativa de
la empresa.
La organización formal en las empresas también genera la distribución no
solo de funciones, sino de espacios físicos y puestos de trabajo; la
departamentalización permite la especialización en tareas concretas y mejoran la
productividad y eficiencia de la empresa.
Son ejemplos de área de trabajo: el área comercial, de producción, financiera,
contable y administrativa; a su vez, todas las áreas necesitan y deben trabajar
unidas y de manera sincrónica integrando las actividades para mejorar la eficacia y
eficiencia de la organización.

Organización Informal
Es la organización que surge de manera espontánea entre las personas y
que ocupan posiciones formales en la empresa, las relaciones informales surgen
con más frecuencia entre los empleados que tienen el mismo nivel jerárquico
(Sánchez et al., 2010).
Este tipo de organización permite la creación de vínculos personales y
sociales, es totalmente paralela a la organización formal de la empresa, es
espontánea y debe ser observada y tenida en cuenta a la hora de tomar decisiones
(Blanco, 2014).
Igualmente, esta estructura de áreas de las organizaciones permite identificar
las políticas y normas que se establecen para la gestión documental, para clasificar
en sus diferentes dimensiones los documentos que se manejan y así determinar la
serie y sub-serie para elaborar las tablas de retención documental y su respectiva
valoración.
Las series documentales son un conjunto de unidades de estructura y contenido
homogéneos, que emanan de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas: historias laborales,

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contratos, actas e informes, entre otros. Además, las sub-series son el conjunto de
unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada según su contenido y características específicas (Archivo General de la
Nación [AGN], 2019).

Ilustración 3: series y sub-series documentales.

Fuente: https://sites.google.com/site/instructivotrd/separadores-de-las-series

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Tema 2: Documentos, Clasificación y Sistemas de Registro

La comunicación escrita es una herramienta indispensable en el

funcionamiento, orden, soporte y entendimiento administrativo e institucional. Su
función primordial es transmitir, solicitar información y servir de evidencia o respaldo
en los procesos, procedimientos o negociaciones.
Este intercambio de información escrita, producto de las actividades propias
de la administración, control y actividad organizacional, queda registrada en forma
de una serie de documentos: contables (presupuestos, pedidos, recibos, facturas,
etc.), administrativos (circulares, oficios, informes, etc.) y legales (poder,
certificados, actas, etc.), entre otros, los cuales son instrumentos que tienen por
finalidad servir de medio de comunicación y soporte eficaz.
Estos documentos deben tener:

Un lenguaje claro, concreto y apropiado.

Frases cortas y comprensibles.

Con reglas ortográficas y gramáticales correctas.

Ilustración 4: características del contenido de los documentos.

Fuente: Guirao (2014).

Elementos de la Comunicación Escrita

Los elementos físicos que acompañan la comunicación escrita y
correspondencia en las empresas son: el sobre y el papel.

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 Sobre: es la cubierta donde se presenta
Papel: es el material utilizado para la
la carta o documento para su envío
escritura del mensaje, existiendo gran
posterior, en este se debe registrar la
variedad según el uso; el más habitual
información del remitente, y del
es tamaño carta y color blanco.
destinatario.

Ilustración 5: elementos físicos de las comunicaciones escritas y correspondencia.

Fuente: Guirao (2014).

Dichos elementos se pueden manejar de manera formal en membrete con

los datos de la empresa, logotipo y colores institucionales o bien de manera informal
como sobres y papel estándar.
Es importante informar que en Colombia existe la Norma Técnica
Colombiana 4436 que especifica los requisitos para el papel de archivo para
permanencia y durabilidad. No todos los documentos de archivo tienen que cumplir
con dichos requisitos, pero se sugiere que los documentos que tengan un alto valor
histórico, o que deben ser conservados en el tiempo reúnan estás características:

Composición de la fibra: el papel debe estar hecho de fibra de

algodón, pelusa de algodón, fibra de cáñamo, fibra de lino o mezcla
de estas.

Gramaje: el gramaje determinado debe ser por lo menos de 70g/m2

Resistencia al rasgado: la resistencia en cualquier dirección debe ser

por lo menos de 350mN

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 Resistencia al doblez: el papel debe tener una resistencia al doblez
de por lo menos 2,42 en cualquier dirección

Valor pH de extractos acuoso: el valor pH de un extracto acuoso

debe fluctuar entre 7,5 y 10

Reserva álcali: el papel debe tener una cantidad de reserva alcalina

correspondiente por lo menos a 0,4 mol de ácido por kilogramo.

Resistencia a la oxidación: el papel tendrá un número Kapa menor

que 5,0.

Ilustración 6: requisitos del papel de archivo de alta permanencia y durabilidad.

Fuente: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación [ICONTEC] (1998).

Tipos de Documentos Administrativos

En la comunicación escrita en la empresa se identifican varios tipos de
documentos, un ejemplo de ellos es la carta, documento que es utilizado con mucha
frecuencia con clientes y proveedores, también se tiene otros tipos de documentos
de tipo administrativo los cuales están asociados con las funciones básicas y
específicas de cada área (Guirao, 2014). En la siguiente tabla se presenta a modo
de resumen: las funciones, áreas, actividades, documentos y archivos que pueden
generarse en una empresa.
Área Funciones Actividades Documentos y archivos
- Análisis de ofertas. - Contratos de
- Selección de aprovisionamiento.
proveedores. - Ficha de artículos.
- Elaboración de pedidos. - Ficha de proveedores.
Compra - Facturas de compras. - Pedidos.
- Actualización de archivos - Facturas de compras.
de proveedores. - Cuentas de cobro y
documentos soporte – DIAN.
Comercial
- RUT de proveedores.
- Estudio de mercado. - Listado de precios.
- Estrategias de ventas. - Facturas de venta.
- Canales de distribución. - Listado de clientes
Venta - Comisión de los potenciales.
vendedores. - Cotizaciones.
- Atención a clientes.
- Actualización de archivos.

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 Admón. - Correspondencia. - Cartas.
- Archivo. - Memorandos.
- Comunicación. - Invitaciones.
- Actas.
- Informes.
- Anuncios.
- Documentos legales
Administrati
constitución.
vo y
contable - Contratos con terceros.
Contable - Llevar la contabilidad. - Informes sobre estado de
- Realizar informes sobre el cuentas.
estado de las cuentas. - Comprobantes de egreso.
- Libros de contabilidad.
- Declaraciones tributarias.
- Estados financieros
básicos y revelaciones.
Gestión Talento - Selección, contratación y - Contratos de trabajo.
Humana Humano
formación del personal. - Hojas de vida.
- Nómina y seguridad - Exámenes médicos
social. ingreso/egreso.
- Control de absentismo - Nómina.
laboral. - Afiliación y retiros a
- Actualización de archivos seguridad social.
de los trabajadores. - Tarjeta de recargos
nocturnos, horas extras,
dominical y festivos.
- Liquidación contratos e
indemnizaciones.
- Evaluaciones de
desempeño.

Tabla 1: funciones, áreas, actividades y documentos generados en las empresas.

Fuente: elaborado por el autor a partir de Sánchez et al. (2010).

A partir del contenido anterior se identificaron algunos de los documentos

presentes en la gestión administrativa de las empresas. En la siguiente ilustración
se presentará la definición de actas, cartas, certificados, constancias y circulares,
entre otros.

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 Acta Carta

Documento escrito que contiene lo Papel escrito y ordinariamente cerrado que

sucedido, tratado y acordado en una una persona envía a otra para comunicarse
reunión o situación específica (RAE, 2020).
(ICONTEC, 2009).
Comunicación escrita utilizada en las
relaciones entre organizaciones y
Certificación, testimonio, asiento o personas naturales; y entre las
constancia de un hecho (RAE, 2020). organizaciones y sus empleados
(ICONTEC, 2009).

Certificado Constancia Circular

Documento de carácter Comunicación escrita de

probatorio, público o Documento de carácter interés común, con el
privado, que asegura la probatorio, que no requiere mismo contenido, texto,
veracidad y la legalidad de solemnidad (ICONTEC, dirigida a un grupo de
un hecho o acto solemne 2009). personas tanto interna
(ICONTEC, 2009). como externamente
(ICONTEC, 2009).

Informe
•Documento que da a conocer datos sobre el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto, para conocer resultados de procesos
administrativos.

Memorando
•Documento en el que se expone algo que debe tenerse en cuenta para
una acción en determinado asunto.

Contrato
•Documento que recoge las condiciones de una negociación.

Ilustración 7: tipos de documentos administrativos.

Fuente: ICONTEC (2009) y Real Academia de la Lengua Española [RAE] (2020).

Registro y Sistemas de Registro

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 Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia las comunicaciones producidas o recibidas.

Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas de

correspondencia las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos
(nombres de personas, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia, número de radicación, nombre del funcionario que tramita, anexos y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Ilustración 8: definición de registro.

Fuente: Archivo General de la Nación [AGN] (2001) e ICONTEC (2009).

A partir de las definiciones presentadas se puede deducir que el término

registro, tiene dos significados como un:
(1) Lugar donde se centraliza la entrada o salida de documentos.
(2) Libro o medio donde se registra la documentación entrante y saliente de la
empresa.

Clases de Registros
En una empresa se pueden identificar tres tipos de registros, tal como se
describe en la siguiente ilustración:

Registro General Registro general de entrada

Registro Auxiliar Registro general de salida

Registros

Registro de archivo

Ilustración 9: clases de registros.

Fuente: Ministerio de Fomento (2012).

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 Registro General.
Es el proceso realizado en las empresas de toda la correspondencia que sale
e ingresa. Este tipo de registro puede ser dividido en registro general de entrada y
registro general de salida.
a. Registro general de entrada. Es el registro realizado a todo escrito que
llegue a la empresa y puede tener dos tipos de procedimientos:
(1) Registro único: un solo libro para el registro de las diferentes áreas o
dependencias de una misma entidad.
(2) Registro múltiple: un libro por cada área, dependencia o departamento de
la empresa.
b. Registro general de salida. Es el registro utilizado para la anotación de la
salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a terceros.

Registro Auxiliar.
Es el registro creado por las dependencias de las empresas con el fin de
facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán
auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

Registro de Archivo.
Es el registro utilizado para inscribir todos los documentos recibidos y que
han sido archivados.

Funciones del registro de documentos

El registro cumple fundamentalmente la función de:

Facilitar la localización de un
determinado escrito o
documento.

Otros propósitos y funciones del registro de documentos son:

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 Servir de prueba sobre Localizar el lugar
el envío e ingreso de un concreto donde se halla
documento a una el documento o escrito y
entidad. su destino final.

Consultar los datos más

significativos de un
documento sin
necesidad de buscar el
documento
directamente.

Ilustración 10: funciones del registro de documentos.

Fuente: Ministerio de Fomento (2012).

Procedimiento para Realizar el Registro

Tal como se ha indicado hasta el momento, el registro es uno de los procesos
más importantes en la recepción de correspondencia y consiste en la inscripción en
un libro o documento electrónico de los datos más representativos de los
documentos que llegan o salen de la empresa.
Una vez identificados los documentos a utilizar, es importante codificarlos y
registrarlos para poder archivar y llevar el control de los mismos, este proceso se
conoce como radicación, la cual es definida por el Acuerdo 060 de 2001 como el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley.
González (2012) sugiere que antes del registro, los documentos sean
enumerados y se le asigne a cada envío un número y se selle con fecha de entrada,
finalmente se procede a realizar la anotación en el registro de entrada todos los
documentos que llegan por día y el número de registro asignado.
En el libro de registro se deben identificar los siguientes ítems:

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 ✓ Número de entrada/número de salida: es el número asignado a la llegada o
salida del documento. Las empresas generalmente reinician la numeración
en enero de cada año.
✓ Fecha de ingreso: se registra la fecha en la que se envía o recibe el
documento, en cualquier formato definido en números: DD/MM – Ejemplo:
05/07 o combinación de números y letras. Ejemplo: Julio 05.
✓ Clase de documento: es importante indicar si es un documento impreso en
sobre, tipo de sobre o paquete.
✓ Anexos: debe indicarse si el documento está acompañado de anexos.
✓ Destinatario: el nombre del área o dependencia que envía o a la cual va
dirigido el documento. Cuando el documento sale de la empresa se sugiere
registrar el nombre de la empresa y ciudad del destinario.
✓ Asunto: es el resumen del contenido del documento, si es una carta es
sencillo identificarlo, en otros casos se debe leer el contenido y presentar un
resumen.
✓ Observaciones: es la descripción de datos que ayuden aclarar el envío.
A continuación, se dará un ejemplo de formato para el registro de entrada de
correspondencia.

Registro de entrada
Datos de Remitente Clase de Anexo Destino Asunto Observaciones
entrada documento
No. Mes Día
35 05 23 Homecenter Carta Ninguno Compras Catálogo Carta y
catálogo (10
páginas)
36 05 23 ARL Sura Carta Carné Gestión Entrega Una carta con
Humana de carné dos adjuntos.
de
afiliación
a la ARL

Tabla 2: formato para el registro de entrada de correspondencia.

Fuente: elaborado por el autor a partir de González (2012).

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 Registro de salida
Datos de Destinatario Clase de Anexo Destino Asunto Observaciones
entrada documento
No. Mes Día
35 05 23 Almacenes Factura de Ninguno Contabilidad Soporte Ninguna
ABC Venta de
compra
36 05 23 ARL Sura Formulario Soportes Oficina de Radicar 5 adjuntos
de trámites de formulario (soportes)
afiliación Sura de
afiliación
de nuevo
empleado

Tabla 3: formato para el registro de salida de correspondencia.

Fuente: elaborado por el autor a partir de González (2012).

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 Tema 3: Gestión del Riesgo y Mantenimiento del Archivo

El mantenimiento del archivo tiene como función principal prevenir la perdida

de información y degradación de sus soportes a causa de las condiciones
deficientes de mantenimiento a nivel locativo y de infraestructura.
El mantenimiento del archivo está asociado con cuatro conceptos claves que
son:

Conservación Conservación
Conservación Preservación
de preventiva de
documental a largo plazo
documentos documentos

Conservación
Conservación de Conservación Preservación a largo
preventiva de
documentos. documental plazo
documentos

• Conjunto de medidas • Conjunto de medidas • Conjunto de • Conjunto de acciones

tomadas para de conservación, estrategias y medidas y estándares
garantizar el buen preventiva y de orden técnico, aplicados a los
estado de los conservación - político y documentos durante
documentos. restauración administrativo su gestión para
adoptadas para orientadas a evitar garantizar su
asegurar la integridad oreducir el riesgo de preservación en el
física y funcional de deterioro de los tiempo,
los documentos documentos de independientemente
análogos de archivo. archivo, preservando de su medio o forma
su integridad y de registro o
estabilidad. almacenamiento.

Ilustración 11: conceptos asociados al mantenimiento del archivo.

Fuente: Agencia de Defensa Nacional y Jurídica del Estado (2016).

Las medidas de conservación preventiva se relacionan con las condiciones

generales de edificación desarrolladas en la guía didáctica 1 de este diplomado:
edificación, almacenamiento y condiciones ambientales y técnicas.
Con respecto a estos medios de control es necesario señalar que en
Colombia se tiene el Acuerdo 050 de 2000 emitido por el Consejo Directivo del
Archivo General de la Nación (AGN), el cual desarrolla el artículo 64 sobre
conservación de documento y reglamento general de archivos sobre prevención de
deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo. Frente a esta

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norma se indica que es función del AGN: «fijar políticas y expedir reglamentos para
organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación…» (Ac. 050, 2000).
El acuerdo fue emitido el 05 de mayo de 2000, tiene sólo tres artículos, los
cuales desarrollan los siguientes temas:
Artículo 1: Situación de riesgo para el material documental.
Artículo 2: Planificación de preservación.
Artículo 3: Prevención.
A partir de la información registrada en este documento normativo se
establece la necesidad de gestionar los riesgos inherentes a la gestión documental,
para anticipar todas las amenazas que puede tener el acervo documental de una
empresa, con el fin de planificar su preservación y dar una respuesta adecuada ante
una emergencia. De esta manera se evitan los riesgos y consecuencias negativas,
tanto para el personal a cargo como para el acervo documental y edificación (Ac.
050, 2000).
El primer artículo del Acuerdo 050, llamado Situación de riesgo para el
material documental, indica que el entorno donde se deposita el acervo documental
está sometido a riesgos; es decir, puede sufrir daños irreversibles a su integridad y
mantenimiento. Entre los agentes externos de mayor peligrosidad se encuentran los
microorganismos (biológicos), humedad, incendios y otros factores provocados por
fenómenos naturales (terremotos) o por la acción humana: incendios, explosiones,
actos terroristas o conflictos armados, entre otros. Del mismo modo, es posible que
el deterioro sea resultante de algún error o descuido como la falta de mantenimiento
y ejecución de actividades preventivas (limpieza y desinfección).
Para atender todos los riesgos que pueden generar pérdida parcial o total de
la información del archivo, las empresas han de diseñar un programa para la
prevención y conservación de documentos de archivo. Este proyecto debe ser
constituido con el apoyo y acompañamiento del Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo (COPAST), en coherencia con las políticas y estrategias
definidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 El programa debe especificar medidas de prevención y de intervención
directa. La edificación es el primer componente que se debe vigilar y controlar para
garantizar un óptimo mantenimiento en el archivo. Se trata de identificar elementos
como el piso, muros, techos, ventanas, puertas, redes eléctricas, conductos de agua
y ventilación, con el fin que estos cumplan con los estándares adecuados definidos
en la normativa (Ac. 049, 2001)1. Concluida esta primera etapa de revisión se debe
inspeccionar y analizar el material con el cual fue construido el archivo,
especialmente, estanterías y soporte material de la información.
A continuación, se describen algunas acciones a tener en cuenta en el diseño
del programa de prevención y mantenimiento del archivo en una empresa.

1. Identificación y valoración de los

riesgos que pueden afectar el
material documental

2. Establecimiento de un
3. Preparación de un plan de
plan de contingencias con
emergencia.
metas y recursos.

4. Capacitación y 5. Evaluar funcionalidad

entrenamiento continuo al administrativa y manejo del
personal. archivo.

7. Definir acciones para la

6. Definir acciones en caso evaluación de daños y
de siniestro. necesidades una vez se
materialice el riesgo.

Ilustración 12: prevención e intervención de gestión del riesgo del acervo

documental.
Fuente: Acuerdo 050 de 2000.

1 Contenido que ya había sido presentado y analizado en el módulo anterior en la guía didáctica 1.

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DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
1. Identificación y Valoración de los Riesgos que pueden Afectar el Material
Documental
Identificación y valoración de riesgos que pueden afectar el material
documental, los cuales pueden ser: de origen interno (infraestructura física y
eléctrica), de origen externo (provenientes del exterior del edificio), inestabilidad de
los materiales que componen el archivo (estantería y papel) y por último, asociados
a las personas y su desempeño. En este sentido se debe:
o Realizar verificaciones periódicas a la estructura física del edificio,
identificando averías, grietas, estado del material de construcción, pintura,
gotas o manchas de humedad, soportes de aluminio en buen estado (no
oxidado).
o Verificar la infraestructura electrónica al validar que el cableado no se
encuentre a la vista, que el caucho conductor del cobre no se encuentre
desgastado, averiado o pelado y que los canales conductores de cable se
encuentren en buen estado y las tapas de las terminales estén completas.
o Verificar los ductos de agua corriente y agua negras, los cuales deben estar
aislados de las oficinas de archivo.
o Condiciones de aseo, ventilación e iluminación de la oficina de archivo.
o Identificar peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgos el edificio
y el acervo documental.
o Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material
documental, establecimiento el grado presente y tomando medidas
preventivas a futuro.

2. Establecimiento de un Plan de Contingencias con Metas y Recursos

Establecimiento de un plan de contingencia con metas y recursos
identificados con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de los riesgos
identificados, para ello debe definirse un cronograma regular y continuo de
inspección y mantenimiento. Algunas de las medidas preventivas sugeridas por el
acuerdo 050 son:

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 a. Instalación de detectores automáticos de humo o de calor.
b. Personal de vigilancia.
c. Sistemas de extinción manuales y fijos escogidos con asesoría de los
bomberos.
d. Puertas cortafuegos.
e. Elaboración de guías para el mantenimiento, limpieza y desinfección de la
oficina de archivo.

3. Preparación de un Plan de Emergencia

Es necesario tener un plan de emergencia establecido según la normativa
vigente para asegurar el salvamento del material archivístico y el del personal
humano.

4. Capacitación y Entrenamiento Continuo al Personal

Se debe brindar capacitación y entrenamiento continuo al personal sobre los
riesgos y su manejo en caso de materializarse, es decir manejo de extintores,
sistemas de alarma y evacuación.

5. Evaluar Funcionalidad Administrativa y Manejo del Archivo

Se debe evaluar la funcionalidad administrativa y manejo archivístico
teniendo en cuenta la existencia de algún tipo de seguro, inventarios documentales
y duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la
importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de rescate
en caso de incendio o inundación, fijados por la valoración documental y teniendo
en cuenta que estos registros revisten igual relevancia en los archivos (Ac. 050,
2000).

6. Definir Acciones en Caso de Siniestro

Se debe estructurar una respuesta adecuada en caso de siniestro, según
plan de emergencias. La norma en este caso sugiere como primera estrategia:
controlar el pánico, luego asegurar en primera instancia las personas y alertar a los

20
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
servicios de intervención de las emergencias (bomberos). Además, es necesario
contactar al responsable del plan de prevención de desastres, se debe localizar el
origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso
de extinguidores, suspensión de redes de agua, electricidad y gas, entre otros.
Al respecto, el Acuerdo 050 indica que:
una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la
magnitud de los daños. No hay que desechar ningún documento por muy
deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de
inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tasas de humedad
relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en
cuenta que 24 horas bastan para que una infestación se desate. Hay que
asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar técnicamente
equipos de deshumidificación (p. 4).

7. Definir Acciones para la Evaluación de Daños y Necesidades una vez se

Materialice el Riesgo
Evaluación de daños y necesidades (materiales, financieras y humanas). En
este punto es necesario describir la necesidad de adecuar espacios para los
siguientes aspectos:
✓ Almacenamiento y descarte documental.
✓ Selección de métodos de tratamiento según las cualidades y tipos de
documentos.
De manera adicional, en relación a la conservación documental en los
archivos, la normativa establece la necesidad de implementar un sistema integrado
de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos para
garantizar la preservación de la información (Arts. 46 y 47, título XI, Ley 594, 2000).
Así mismo, como estrategia de protección de los registros y colecciones se propone
su traslado a nuevos soportes; es decir, pasar la información contenida en medios
físicos a otros digitales (digitalización documental). Este proceso requiere que la

21
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empresa defina un programa de transferencia de información y de esta manera
pueda garantizar la preservación y conservación de la misma.

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 Una vez revisados los contenidos de la guía didáctica te invitamos a consultar
en internet las guías y protocolos definidos para elaborar el proceso de clasificación
de documentos, registro y mantenimiento de los archivos de el siguiente caso:

La empresa Hernández S.A., NIT 890.908.876-0, constituida el 20 de junio

de 2019. Responsable de IVA, con actividad: comercialización de escritorios
ejecutivos y que tiene el siguiente organigrama de cargos:

Las directivas, dado el crecimiento en el mercado, han identificado la

necesidad de establecer una gestión documental más eficaz para mayor
organización y control de la información interna/externa. Por ello, solicitan al asesor
externo elaborar un manual que identifique la clasificación de documentos
manejados en sus áreas, pautas de registro de documentos sus respectivos
formatos y la reglamentación de conservación y mantenimiento.

¡Inténtalo!

23
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Agencia de Defensa Nacional y Jurídica del Estado. (2016). Guía de limpieza y
desinfección de centros de custodia de archivo. Secretaria General /
Gestión Documental Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Recuperado de: https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-
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_custodia_archivo_071118.pdf
Archivo General de la Nación. (2019, 30 de abril). Acuerdo 004. Bogotá, Colombia:
Consejo Directivo AGN. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
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________. (2000, 05 de mayo). Acuerdo 050. Bogotá, Colombia: Consejo Directivo
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Arévalo, V. (2003). Cómo seleccionar documentos de archivo. Ordenación y
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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS del Politécnico Superior de
Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se
presenta.

GUÍA DIDÁCTICA 2
M2-DV67-GU02
MÓDULO 2: EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y
CORRESPONDENCIA

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Proceso: Gestión Académica Virtual

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Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones

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