Unidad 1.

Tablas
Introducción y objetivos
1. Crear una tabla en Excel
2. Elementos de una tabla
3. Cambiar el tamaño de la tabla
4. Eliminar filas/columnas
5. Estilos de tabla
6. Convertir tabla a rango normal
7. Relaciones entre tablas
7.1. Tablas a relacionar
7.2. Administrar relaciones
7.3. Establecer una relación
 Unidad 1. Tablas

Unidad 1. Tablas
En esta unidad aprenderás a...
● Convertir un rango en tabla.

● Cambiar las dimensiones de una tabla.

● Aplicar diferentes estilos a una tabla.

● Cambiar el nombre de una tabla.

● Convertir a rango normal.

● Eliminar tabla.

Para que la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados sea más fácil, Excel permite activar un intervalo de
celdas en una tabla de Microsoft O�ce Excel (antes llamada lista de Excel).

Antes de continuar, debemos tener claro el ccoonncceeppttoo ddee ttaabbllaa. Una tabla es un conjunto de celdas que contiene información
relacionada organizada en columnas y en �las, con un formato aplicado, que permite administrar estos datos de forma
independiente del resto de la hoja de cálculo.
1. Crear una tabla en Excel
Sitúa el cursor en una celda donde se encuentran los datos que deseas convertir en tabla. Debe ser información
estructurada en columnas (campos) y �las (registros). En la pestaña IInniicciioo, utiliza D
Daarr ffoorrm
maattoo ccoom
moo ttaabbllaa, luego,
selecciona un estilo en la G
Gaalleerrííaa ddee eessttiillooss ddee ttaabbllaa que muestra.

Para saber más...

También puedes emplear la combinación de teclas C
CTTR
RLL ++ T
T o utilizar la pestaña IInnsseerrttaarr y elegir T
Taabbllaa..

Excel resalta automáticamente el rango de datos de la tabla, y muestra un cuadro de diálogo donde puedes ajustar el
intervalo, si es necesario.

Marca la casilla LLaa ttaabbllaa ttiieennee eennccaabbeezzaaddooss, si la �la superior del rango seleccionado contiene datos que quieres usar
como encabezados de tabla. Si no activas esa casilla, se agregarán encabezados de tabla con nombres predeterminados
como Columna1 y Columna2 en la parte superior de los datos de la tabla. Se pueden cambiar los nombres de encabezado
predeterminados en cualquier momento. Finalmente, haz clic en A
Acceeppttaarr para terminar. El resultado será:

Se puede cambiar el estilo actual en cualquier momento. Para ello, debemos tener la tabla seleccionada y en ese
momento, aparece una pestaña nueva llamada D
Diisseeññoo ddee ttaabbllaa, donde podemos ver los diferentes estilos que podemos
aplicar.

Al pasar el cursor sobre cada uno de los tipos, veremos una previsualización, y si hacemos clic, ese formato será aplicado.
2. Elementos de una tabla
Una tabla puede mostrar diferentes elementos. En muchos casos puedes decidir si se visualizan o no. En la pestaña
D
Diisseeññoo ddee T
Taabbllaa encontrarás las casillas que lo determinan.

F i l a d e e nncca b e z a d o

Cada columna de la tabla tiene activado el botón �ltro que permite �ltrar u ordenar los datos de la tabla
rápidamente. Dejar de mostrar la �la de encabezados no es recomendable cuando en la tabla hay fórmulas.

F i l a ss c o n b a nndda s

Si has seleccionado un estilo así, presenta un sombreado alterno (o bandas) a las �las de la tabla para distinguir mejor
los datos.
Colum
mnna s c aallc u l aadda ss

Cuando introduces una fórmula en una celda de una columna de tabla, se crea una columna calculada en la que esa
fórmula se aplica de forma inmediata a todas las demás celdas de esa columna de tabla.

Cuando se crea una tabla de Excel, Excel asigna un nombre a la tabla y a cada encabezado de columna de la tabla. Al
agregar fórmulas a una tabla de Excel, estos nombres pueden aparecer automáticamente a medida que se escribe la
fórmula y se seleccionan las referencias de celda en la tabla en lugar de especi�carlas manualmente. Este tipo de
referencias se denominan rreeffeerreenncciiaass eessttrruuccttuurraaddaass..

En el ejemplo de la imagen anterior, en H2, para realizar la fórmula de la izquierda, marcando las celdas con el ratón, Excel
mostrará una fórmula como la de la segunda columna:

R e f e r e nncci aass e x p llííc i t aass R e f e r e n c i a ss e s t r u c t u r a d a s

=F2+G2*5 =[@coste]+[@[parada horas]]*5

 Las referencias estructuradas también aparecen cuando crea una fórmula fuera de una tabla de Excel que hace
referencia a los datos de la tabla. Las referencias pueden facilitar la localización de tablas en un libro grande.

Para utilizar referencias explícitas debes escribir la fórmula en la barra de fórmulas (sin hacer clic con el ratón en las celdas).

F i l a ss d e t o t a l e ss

Puedes agregar una �la de totales a la tabla que proporciona acceso a las funciones de resumen, que permiten realizar
sumas, medias aritméticas, recuentos,… empleando para ello, por defecto, la función SUBTOTALES. Aparece una lista
desplegable en cada celda de la �la de totales, para que puedas calcular rápidamente los totales que quieras.

Incluirá la nueva �la en la parte inferior de la tabla. Lleva el cursor a una de las celdas de esa �la para elegir el cálculo que
desees realizar para esa columna.

Si eliges Suma, en esa celda realizará la suma de los valores visibles de esa columna. Eso es porque realmente no
aplica la función SUMA, aplica la función SUBTOTALES. Esta función tiene la siguiente sintaxis:

SSU
UBBT
TOOT
TAALLEESS(núm_función;rango)

Los argumentos que utiliza son:

N
Núúm
m__ffuunncciióónn:: Es un número que indica el cálculo que va a realizar y el modo en el que lo hará.

R
Raannggoo:: el rango de celdas sobre el que actúa.

Como N
Núúm
m__ffuunncciióónn puede tomar cualquiera de estos valores:

N
Núúm
m__ffuunncciióónn
C á l c u l oo o ((R
Reeaalliizzaa eell ccáállccuulloo
f u nncci ó n ssóólloo ccoonn llaass cceellddaass
vviissiibblleess))

PROMEDIO 101

CONTAR 102

CONTARA 103
 MAX 104

MIN 105

PRODUCTO 106

DESVEST 107

DESVESTP 108

SUMA 109

VAR 110

VARP 111

En el ejemplo anterior, donde se eligió como cálculo SUMA, la fórmula que ha utilizado automáticamente es
SUBTOTALES(109,[coste]). En las tablas utiliza referencias estructuradas con nombres de columnas, en lugar de
rangos.

También es posible realizar otros cálculos diferentes y elegir otras funciones de cálculo, ya sea tecleando o eligiendo en
el desplegable M
Mááss ffuunncciioonneess.

C o n t r oollaaddo r d e t aam
ma ñ o

Un controlador de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla te permite arrastrar la tabla hasta el tamaño que
desees.

B o tó n d e � l t ro

Botón que facilita el �ltrado de la información de la tabla, por ese campo. Si utilizas el comando Filtro de la pestaña
Datos puedes desactivarlo y/o activarlo de nuevo.

..
3. Cambiar el tamaño de la tabla
Cuando insertas/eliminas �las de tabla no afecta a los datos que se encuentran a la derecha de la hoja, fuera de la
tabla. Cuando insertas/eliminas columnas de tabla no afecta a los datos que se encuentran en la hoja, más abajo, fuera de
la tabla.

Para ampliar el tamaño de la tabla puedes emplear diferentes métodos:

Añ a d i r m ááss ��llaass

Sitúa el cursor en una celda de la tabla de la �la contigua a la que insertarás, sabiendo que la nueva �la se insertará por
encima de la actual. Si te sitúas en la última �la de la tabla, te ofrecerá la posibilidad de insertarla debajo de la actual.

Pulsa el botón derecho del ratón sobre esa celda y en el menú contextual selecciona Insertar, luego FFiillaass ddee llaa ttaabbllaa
aarrrriibbaa.

El resultado es que la nueva �la se habrá insertado por encima de la �la en la que se encontraba el cursor, y de manera
que las fórmulas se replican para la nueva �la, dotándola del formato que le corresponda en colores de relleno.

Si el cursor se encuentra en la última �la podrás elegir si la nueva �la se incorpora por encima o por debajo de esa �la.

Añ a d i r m ááss c o l u m
mnna s

Similar al caso anterior. Sitúa el cursor en una celda de la tabla de la columna contigua a la que insertará, sabiendo que
la nueva columna se insertará a la izquierda de la actual.

Pulsa el botón derecho del ratón y en el menú contextual selecciona Insertar, luego C
Coolluum
mnnaass ddee llaa ttaabbllaa aa llaa
iizzqquuiieerrddaa.

Si el cursor se encuentra en la última columna podrás elegir si la nueva columna se incorpora a la izquierda o a la
 derecha de ésta. Una vez insertada, deberá escribir el rótulo o nombre para esa columna.

Cam
mbbiiaar e l r a n g o d e l aa t aabbl aa

Con el cursor en una celda de la tabla selecciona Cambiar tamaño de la tabla en la pestaña Diseño de
tabla.. Selecciona un nuevo rango en el cuadro de diálogo que muestra.
4. Eliminar �las/columnas
Sitúa el cursor en una celda de la �la o columna que desees eliminar y pulsa el botón derecho del ratón sobre la misma. En
el menú contextual selecciona Eliminar, y elige FFiillaass ddee llaa ttaabbllaa o C
Coolluum
mnnaass ddee llaa ttaabbllaa.
5. Estilos de tabla
Una vez creada una tabla, puedes cambiar su aspecto, desde la pestaña Diseño de tabla, en la galería de Estilos de
tabla..

Videotutorial
A continuación, veremos un vídeo explicativo sobre el formato de las tablas.

EXCEL - TRATAMIENTO DATOS - U.1. - Formato de tabla

https://youtu.be/PlqkHwJvxaA
6. Convertir tabla a rango normal
Para que una tabla deje de comportarse como tal, pasando a ser un rango normal de celdas utiliza el comando Convertir
en rango de la pestaña Diseño de tabla..
7. Relaciones entre tablas
Para relacionar tablas, es necesario tener dos tablas. Normalmente estarán en hojas diferentes, aunque no es obligatorio.
Esas dos tablas deben tener un campo en común y además darse estos requisitos:

1.

El campo común puede llamarse igual en ambas tablas o no, pero se tratará del mismo concepto. Será del mismo tipo
de datos. Por ejemplo, si hablamos de una tabla de averías y otra de máquinas, el campo común será la máquina.

2.

El campo común, en una de las tablas, debe ser único. No pueden repetirse sus datos. En nuestro ejemplo, será la tabla
de MAQUINAS donde el campo común Máquina no se repita. En las averías sí puede repetirse, porque una misma
máquina puede sufrir muchas averías.

En Excel se establecen relaciones uno a varios entre las dos tablas. El campo común no repite datos en una de las tablas y
en la otra sí.

¿Sabías que...?
La tabla donde el campo común no se repite es la tabla P
Prriinncciippaall. La otra tabla es la EExxtteerrnnaa.
7.1. Tablas a relacionar
Partimos de dos tablas, a las que habremos dado un nombre para que nos resulte mucho más sencillo saber qué elegir en
la ventana de relaciones.

En nuestro ejemplo tenemos la tabla AVERIAS (azul) y MAQUINAS (naranja).

Vemos cómo el campo MAQUINA en la tabla de MAQUINAS no se repite. Esa tabla sería el inventario.

En la tabla AVERIAS aparecen varias veces algunas de las máquinas.

En el caso de una empresa muy grande que tuviese varias máquinas con el mismo nombre, deberíamos tener un campo
en ambas tablas como la referencia o número de serie de la máquina.
7.2. Administrar relaciones
Para acceder al Administrador de relaciones utilizamos el comando R
Reellaacciioonneess de la pestaña D
Daattooss. Desde esta
ventana podremos crear, modi�car, eliminar, activar o desactivar una relación entre tablas.

Si no habías creado relaciones anteriormente, el cuadro de diálogo se muestra vacío. Pulsa el botón N
Nuueevvoo para
establecer la relación.
7.3. Establecer una relación
En el cuadro de diálogo C
Crreeaarr rreellaacciióónn seleccionamos la tabla externa, aquella en la que el campo común puede tener
duplicados. En el desplegable de la derecha seleccionamos el campo común que pertenece a esa tabla.

Más abajo, seleccionamos la tabla P

Prriinncciippaall, aquella en la que el campo común es único y no se repite. A su derecha,
seleccionamos el campo común de esta tabla.

Es muy importante que se complete de este modo. Si confundimos la tabla principal con la externa el modelo de datos
obtenido será incorrecto y sólo obtendremos informes sin ningún sentido.

Después de A
Acceeppttaarr, muestra la ventana del Administrador de relaciones, donde aparecerá esta relación, como relación
activa. Cierra la ventana.

Una vez establecida la relación, podrás realizar informes de tabla dinámica basados en el modelo de datos, tomando
campos de cualquiera de esas tablas.

Videotutorial
En este videotutorial, veremos de forma práctica, las relaciones entre tablas.
EXCEL - TRATAMIENTO DATOS - U.1. - Relaciones de tablas

https://youtu.be/Gr9ZyyrovRc
Fin
Fin

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