CENTRO AGROINDUSTRIAL Y PESQUERO DE LA COSTA PACIFICA (TUMACO)

REGIONAL NARIÑO

PRESENTADO POR:
ANGULO VENTE JESSICA KATHERINE
MESA QUIÑONES MAIKEL

TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA 2770321
SAN ANDRES DE TUMACO (NARIÑO)
JULIO 24 DE 2023
CENTRO AGROINDUSTRIAL Y PESQUERO DE LA COSTA PACIFICA (TUMACO)
REGIONAL NARIÑO

PRESENTADO POR:
ANGULO VENTE JESSICA KATHERINE
MESA QUIÑONES MAIKEL

INSTRUCTOR
GARCIA JESUS ALBERTO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA 2770321
SAN ANDRES DE TUMACO (NARIÑO)
JULIO 24 DE 2023
 1-INTRODUCCION

Los quince años son la etapa en donde se vive el cambio de niña a mujer y se
presenta al mundo a esta nueva persona, llena de ilusiones, sueños,
experiencias y ganas de querer experimentar este nuevo mundo que se le
presenta y que se irá descubriendo en esta hermosa etapa de la vida.

La celebración de los quince años es una tradición en la cultura

latinoamericana como una ceremonia llena de momentos especiales que se
desarrollan en una fiesta, en donde comparten la alegría de la homenajeada,
sus padres, familiares y amigos.

Para esto la organización del evento es muy importante se debe analizar cada
detalle con precisión y cuidado, por lo tanto, es muy necesario acudir a
profesionales del tema en organización de eventos para que todo sea
especial y correcto.
PLANIFICACION.
*OBJETIVO DEL EVENTO DE QUINCE AÑOS: El propósito de este evento es marcar el paso de la
juventud a la vida de una mujer adulta a través de una ceremonia y celebración. Permite observar
un día para honrar y reconocer las tradiciones de la cultura hispana y católica, y la importante
transición que cada mujer joven experimenta mientras madura, tanto a los ojos de la sociedad
como en su propia vida. También, es un momento para celebrar la vida de la joven. Para hacer
todo esto, la celebración en unión de sus familiares y conocidos que les permitan integrase y
departir de esta ceremonia.

*ESTRATEGIA: Crea un buen ambiente con, música moderna combinada con canciones
clásicas, poner una bola de disco en el medio del salón para mayor reflexión, juegos de
rifas, adivinanzas, competencias de baile y karaoke. Coreografías de (vals, salsa,
reggaetón, bachata y merengue). Proyectar un video desde el nacimiento hasta los 15
años, hacer una ceremonia de apagar las 15 velas, organizar una sesión fotográfica y hacer
la ceremonia del cambio de zapatillas, adornar las sillas y las mesas con manteles que
coincidan con el vestido de la quinceañera, organizar las mesas con jarras de bebidas,
vasos, jarrones de caramelos, flores y bocadillos. Obsequiar recordatorias a los invitados,
comida y postres para llevar.

 Definir con antelación la lista de invitados (observaciones).

 Entregar las invitaciones (confirmación de asistencia)
 Definir si es con regalos o lluvia de sobres.
 Escogencia del local de acuerdo al número de invitados y al
presupuesto.
 Definir el tipo de comida, postres, bebidas, pasantes, entre otros.
 Definición de Dj, música, decoración, etc.
 Definición de transporte y hospedaje.

* PLANES:
• Elegir a los posibles padrinos

• Elaborar la lista de invitados

• Buscar y guardar ideas extraídas de revistas y páginas Web

• Comprar un cuaderno para anotar ideas, planes, sugerencias, etc.

• Elegir el color y tema del evento
• Antes de fijar la fecha conversar con el pastor o sacerdote para ver la
disponibilidad de la iglesia (misa)

• Buscar fotógrafos, personas que se encarguen de la comida, DJ’s, modelos de

invitaciones, florerías y pastelerías. (En estos casos es preferible trabajar con gente
que sea recomendada).

• Averiguar los posibles Salones de Fiestas, su disponibilidad y las medidas de

seguridad que ofrecen.

• Elegir a las damas y chambelanes (El número de ellos depende del gusto de la
quinceañera, te sugerimos 14 jóvenes o 7 parejas)

• Elegir a los siguientes proveedores

• Reservar el salon de fiesta
• Ordenar las invitaciones

• Comprar los recuerdos, adornos y decoración (pueden ser elaborados por la propia
familia)

• Reunirse con las damas y chambelanes para coordinar el vals y establece las fechas
de ensayo

• Llenar las invitaciones Enviar las invitaciones

• Verificar detalles con los proveedores, con el DJ sobre las canciones que se quiera
para cada momento

• Recordar por última vez a las personas que no confirmaron su asistencia que lo
hagan (para evitar hacer gastos innecesarios)

• Si es una recepción formal, hacer un plano de los asientos para la recepción

• Elaborar el discurso o discursos (se puede elegir un poema para la iglesia y un
discurso para el salón o viceversa, o se puede elegir una canción)

• Pedir al papá o al compañero de honor que escriba el discurso de presentación

• Verificar los últimos detalles con la persona de las flores, la pastelería, el fotógrafo
y el pastor o sacerdote

• Verificar todas las listas y el cuaderno de apuntes para que no falte ningún detalle
 ORGANIZACIÓN

*ESTRUCTURA: Para organizar un evento, puedes seguir una estructura jerárquica básica que
consta de las siguientes fases:

ORGANIZACIÓN
GENERAL

COMITES O
PERSONAL
SUBCOMITES GRUPOS DE
OPERATIVO
TRABAJO

PADREES
QUINCE
AÑERA
ANIM COCI DJ
FOTOG RECEPCI MESEROS
ADOR NERO
RAFO ONISTA
S

1-Direccion del evento: En esta etapa se nombra a la persona responsable de la dirección general
del evento. Esta persona será la encargada de tomar decisiones estratégicas y supervisar el
progreso del evento en su conjunto.

2-Coordinacion general: Bajo la dirección del evento se establece un equipo de coordinación

general que se encargara de gestionar los diferentes aspectos del evento, como la logística, la
programación, la promoción, etc. Este equipo estará encabezado por un coordinador general y
contará con diferentes comités o grupos de trabajos para cada área específica.
3-Comites o grupos de trabajos: Estos comités o grupos se encargarán de aspectos específicos del
evento, como la logística, el programa, la promoción, la comunicación, etc. Cada comité estará
liderado por un responsable y tendrá un equipo de colaboradores que se encargaran de llevar a
cabo las tareas asignadas.

4-Subcomites: En algunos casos es posible que sea necesario establecer subcomités par áreas más
específicas dentro de los comités principales. Estos subcomités se encargarán de aspectos más
detallados o especializados, como la selección de proveedores, la gestión de patrocinios, entre
otros.

5-Personal operativo: Este nivel incluye al personal encargado de llevar a cabo las tareas diarias y
operativas necesarias para la realización del evento. Esto puede incluir personal de logística,
técnicos, anfitriones, personal de atención al público, entre otros.

PRESUPUESTO DE EVENTO

ITEM DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA VALOR UNITARIO CANTIDAD COSTO TOTAL

1 SILLAS UNIDAD $ 1.000 123 $ 123.000
2 MESAS UNIDAD $ 5.000 26 $ 130.000
3 SALON DE EVENTOS UNIDAD $ 4.000.000 1 $ 4.000.000
BEBIDAS ALCOHOLICAS(RON VIEJO DE CAJA/BOTELLA
4 CALDAS) 1LITRO $ 43.417 30 $ 1.302.510
SIXPACK/BOTELLA
5 BEBIDAS GASEOSA(COCA COLA) 3LITRO $ 8.500 20 $ 170.000
6 PLATOS DESECHABLES ELEGANTES UNIDAD $ 2.327 125 $ 290.833
7 VASOS DESECHABLES ELEGANTES UNIDAD $ 1.223 125 $ 152.875
8 CUBIERTOS DESECHABLES ELEGANTES UNIDAD $ 2.047 125 $ 255.875
9 COMIDA UNIDAD $ 30.000 125 $ 3.750.000
10 PASTEL UNIDAD $ 500.000 1 $ 500.000
11 PAGO A DJ Y ANIMADOR UNIDAD $ 100.000 2 $ 200.000
12 PAGO MESEROS UNIDAD $ 80.000 4 $ 320.000
13 DECORACIONES UNIDAD $ 2.000.000 1 $ 2.000.000
14 TRNSPORTE UNIDAD $ 90.000 $4 $ 360.000
HABITACIONES
15 ESTADIA / HOSPEDAJE DOBLES $ 100.000 $ 18 $ 1.800.000
16
17
18
19 TOTAL DE PRESUPUESTO $ 15.355.093
DIRECCION: Debemos entender que organizar y supervisar todos los aspectos necesarios para
llevar a cabo una celebración exitosa de unos quince años hay que planificar, coordinar y ejecutar
las tareas necesarias, para garantizar que la fiesta cumpla las expectativas y se desarrolle sin
contratiempos. La dirección en este contexto se refiere al liderazgo y control del evento,
asegurando que se sigan los planes establecidos y resolviendo cualquier inconveniente que pueda
surgir durante la fiesta.

 Para este evento se le indica a cada persona del grupo de trabajo sus tareas y funciones
durante y después del evento, teniendo en cuenta las posibles contingencias que se
puedan presentar creando ciertas estrategias para que todo salga según lo planificado.
Se le dará a cada componente del personal una caja de comida al finalizar el evento y
algún tipo de bebida, se le ara el pago correspondiente por el trabajo empleado durante el
evento, se le brindará el transporte requerido para el personal de trabajo e invitados del
evento al finalizar el evento y se organizará una celebración por el buen desempeño que
se hizo en el evento.

CONTROL: En un evento para una fiesta de quince años, se refiere a la capacidad de

supervisar, gestionar y coordinar todas las actividades, elementos y personas involucradas
en la fiesta de quince años para asegurar que se cumplan los objetivos y la planificación
establecida. Esto implica tener un control sobre tiempo, los recursos, la logística, la
seguridad y el bienestar de los invitados, entre otros aspectos, para que la fiesta sea
exitosa y se desarrolle de manera organizada y sin contratiempos.

 Para este evento se hizo un cuidadoso control y seguimiento del personal

encargado de la logística del evento, invitados, entre otros.
Se implementó cada uno de los puntos estratégicos planeados para que el evento
fuera un éxito, llevando un control de los tiempos para cada momento especifico
como lo fueron la hora de llegada de los invitados, la de llegada de la quinceañera,
la del vals, la de la atención a las mesas, la del cambio de género musical, la de la
repartición de la comida, la de los juegos y concursos, la del término del evento,
entre otras.