MANUAL-Controlling de Gastos Generales-V20

MANUAL
CONTROLLING
GASTOS
GENERALES
Enero, 2008
Manual de Controlling de Gastos Generales
CONTROL DE VERSIONES
CAPITULO
VERSIÓN FECHA AUTOR COMENTARIOS
REVISADO
1.0 Enero 2008 Rony Toussaint Versión inicial
2.0 Febr. 2008 Rony Toussaint Todos Actualización Release
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Rony Toussaint Rony Toussaint Rony Toussaint
Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 2 of 70

MANUAL DE CONTROLLING GASTOS GENERALES
ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN..................................................................................... 5
2 PARAMETRIZACIONES PREVIAS Y UNIDADES

ORGANIZATIVAS................................................................................... 6
2.1 CREACIÓN DE LA SOCIEDAD CO ...............................................................................................6
2.2 RANGOS DE NÚMEROS DE OPERACIONES ..............................................................................8
2.3 ACTUALIZAR VERSIONES DE PLANIFICACIÓN ......................................................................9
3 DATOS MAESTROS DE LA CONTABILIDAD DE CENTROS DE

COSTE...................................................................................................... 11
3.1 CLASES DE COSTE .......................................................................................................................11
3.1.1 ...... Crear Clase de Coste Primaria ................................................................................................11
3.1.2 ...... Crear clase de coste secundario...............................................................................................14
3.2 CENTROS DE COSTE. ...................................................................................................................15
3.2.1 ...... Crear Centro de Coste..............................................................................................................15
3.2.2 ...... Jerarquía estándar. ..................................................................................................................18
3.3 CLASES DE ACTIVIDAD..............................................................................................................19
3.3.1 ...... Crear Clases de Actividad. .......................................................................................................19
3.4 VALORES ESTADÍSTICOS...........................................................................................................21
3.4.1 ...... Crear Valores estadísticos........................................................................................................21
4 PLANIFICACIÓN .................................................................................. 23
4.1 PLANIFICACIÓN DE CECO’S ......................................................................................................23
4.1.1 ...... Requisitos previos a la Planificación. ......................................................................................23
4.1.2 ...... Definir Perfil de Planificador...................................................................................................23
4.1.3 ...... Definir Layout de Planificación ...............................................................................................27
4.1.4 ...... Registrar datos Plan.................................................................................................................31
4.1.5 ...... Copiar datos plan entre versiones. ...........................................................................................33
5 CONTABILIZACIONES REALES CECO’S ...................................... 35

5.1 TRASPASOS DE COSTES EN CECO’S ........................................................................................35
5.1.1 ...... Registrar traspaso de costes entre CeCo’s...............................................................................35
5.1.2 ...... Anular traspaso de Costes. .......................................................................................................36
5.2 DISTRIBUCIONES DE CECO’S....................................................................................................37
5.2.1 ...... Crear ciclo de distribución.......................................................................................................37
5.2.2 ...... Ejecutar ciclo de distribución...................................................................................................41
5.3 SUBREPARTOS DE CECO’S ........................................................................................................43
5.3.1 ...... Definir Ciclo de Subreparto .....................................................................................................43
5.4 COMPROMISO DE GASTOS ........................................................................................................45
5.4.1 ...... Crear compromiso de gastos ....................................................................................................45
5.5 PERIODIFICACIÓN DE COSTES .................................................................................................47
5.5.1 ...... Configuración del Esquema de Recargo ..................................................................................47
5.5.2 ...... Ejecución de la periodificación ................................................................................................49
5.6 RECARGO DE GASTOS GENERALES ........................................................................................50
5.6.1 ...... Configuración del Esquema de Recargo ..................................................................................50
5.6.2 ...... Determinación de los Centros de Coste a Recargar ................................................................52

5.6.3 ...... Ejecución de Recargo Real.......................................................................................................52
6 ORDENES CO......................................................................................... 53
6.1 DATOS MAESTROS DE ORDENES CO ......................................................................................53
6.1.1 ...... Elementos principales de parametrización...............................................................................53
6.1.2 ...... Crear Ordenes. .........................................................................................................................58
6.2 PLANIFICACIÓN DE ORDENES CO ...........................................................................................62
6.2.1 ...... Requisitos previos a la planificación........................................................................................62
6.2.2 ...... Definir Perfil de Planificador...................................................................................................62
6.2.3 ...... Definir Versiones de Planificación...........................................................................................62
6.2.4 ...... Definir Layout de Planificación ...............................................................................................62
6.2.5 ...... Registrar datos Plan.................................................................................................................63
6.2.6 ...... Copiar datos plan entre versiones. ...........................................................................................65
6.3 TRASPASOS DE COSTES EN ORDENES....................................................................................67
6.3.1 ...... Registrar traspaso de costes entre ordenes ..............................................................................67
6.4 TRASPASOS PERIÓDICOS EN ORDENES .................................................................................68
6.5 LIQUIDACIÓN DE ÓRDENES ......................................................................................................69
7 EJEMPLO INFORME DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO. 70

1 Introducción
El objeto del presente documento es dar una visión global de todas las funcionalidades
específicas del módulo de Controlling de Gastos Generales en SAP R/3.
Dicha visión se refleja en dos sentidos:
Horizontalmente
• Contabilidad de Centros de Coste
• Ordenes internas
Verticalmente
• Parametrización y unidades organizativas
• Datos Maestros
• Planificación
• Imputaciones reales
• Operaciones periódicas
• Reporting
STR00-MANU- Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 5 of 70

Manual de Controlling Gastos Generales
2 Parametrizaciones previas y Unidades Organizativas

Como punto de partida y, debido a la integración con el módulo de finanzas, se tomará en
consideración la sociedad FI.
En caso de no existir, se podrá copiar una ya existente.
2.1 Creación de la sociedad CO
Posteriormente se actualizarán los parámetros específicos de la sociedad CO que se quiere crear:

Se determinarán ciertos indicadores de la sociedad
STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 6 of 70

Y los componentes que gestionará.
A continuación se especificará la asignación Socidedad FI – Sociedad CO

2.2 Rangos de números de operaciones

La siguiente parametrización hace referencia a la posibilidad de realizar operaciones en el área de
controlling con la correspondiente asignación de numeración a los documentos de CO que se
generarán.
La asignación se realiza seleccionando la Socidedad CO en cuestión y asignando operaciones a

grupos.

Donde cada grupo tiene a su vez asignado un rango de numeración (Intervalo -> Actualizar)
2.3 Actualizar Versiones de Planificación

Como fase previa de la parametrización y con objeto de poder realizar estimaciones de costes y
control presupuestario, SAP permite la actualización de distintas versiones o vistas del plan de
costes de la empresa. El acceso a través de la IMG es el siguiente:

En esta opción de la parametrización se determinan las versiones de planificación que se

gestionarán en la sociedad CO. Por defecto, en toda sociedad CO, existirá siempre la versión 0
(plan/real), no obstante existe la posibilidad de realizar nuevas versiones que aportarán visiones o
escenarios distintos de la planificación de costes.
Los parámetros más importantes de las versiones de planificación son los siguientes.
En la pantalla anterior se actualizará la descripción de la versión, si gestionará datos reales y/o

reales, el método o vista de valoración (basado en un perfil de moneda y método de valoración),
si se gestionará la determinación WIP (work in progress) que no forma parte del alcance de este
módulo, si se gestionará la determinación de desviaciones (también fuera de alcance), Grupo de
autorización que permitirá controlar los usuarios que pueden planificar en esa versión y
finalmente la versión de referencia en el caso de que se trate de una versión delta.
Finalmente se actualizarán los siguientes parámetros dependientes de ejercicio:
En esta pantalla es posible bloquear la versión para planificación, realizar una copia de la misma
y si gestiona la integración plan con otras áreas de SAP: Special Ledger y Centros de Beneficio.
Tipo de cotización y fecha de valoración para la conversión de moneda. El resto de parámetros
están fuera del alcance del módulo.

3 Datos Maestros de la Contabilidad de Centros de Coste

Dentro de gastos generales se distinguen los siguientes tipos de maestros:
• Clases de Coste
• Centros de Coste
• Clases de Actividad
• Valores Estadísticos
3.1 Clases de Coste

En este punto se definen los procesos de creación, mantenimiento, y cancelación de clases de
coste del módulo de CO (primarias y secundarias), asumiendo que las clases de coste primarias
están ya definidas como cuentas contables en el módulo de FI (Plan General Contable grupos 6 y
7).
3.1.1 Crear Clase de Coste Primaria

Los costes primarios son los correspondientes a las cuentas de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias
de la empresa. Para poder crear una clase de coste primario es necesario que la cuenta exista
previamente en Finanzas como cuenta de mayor.
Por tanto, las clases de coste primarias se recogen en el módulo de CO a través de la Cuenta de
Pérdidas y Ganancias.
Las clases de coste primario en CO se corresponden con cuentas de mayor (grupos 6 y 7) en FI.
Para crear una clase de coste primario:
Finanzas → Controlling → Contabilidad de clases costes → Datos maestros → Clase de coste →

Tratamiento Individual → Crear Primario
Transacción: KA01
Clase de Coste: Campo obligatorio. Número de cuenta de Mayor.

Válido desde: Periodo de validez de la clase de coste.
Modelo: Si creamos la clase de coste con un modelo de referencia, rellenaremos estos campos.
Click “Enter”

Denominación: Por defecto aparecerá el texto de la cuenta financiera, pero es modificable.

Tipo clase de coste: determina las operaciones para las que se puede utilizar una clase de coste.
Si pulsamos la flecha a la derecha del campo o F4 podemos visualizar todas los tipos de clase de
coste que existen.
1: Costes primarios/ingresos que reducen los costes. Estos costes solo pueden cargarse desde
Contabilidad Financiera o desde Gestión de Materiales.
3: Delimitación recargo. Se utiliza en la periodificación de CeCo’s. Se añade un recargo
porcentual en una o varias clases de coste base. Los importes de la periodificación se cargan a los
centros de coste, al mismo tiempo se abona un objeto de periodificación. La ventaja respecto a la
periodificación de la Contabilidad Financiera es que se determina sobre los gastos realmente
contabilizados. Ej. prorrata pagas extra.
4: Delimitación por teórico = real. Este tipo de Clase de Coste se utiliza también para la
periodificación de CeCo’s. En este método los costes primarios dependientes de la actividad se
planifican con una clase de coste de periodificación.
11: Ingresos. Suelen estar como negativos
12: Reducción de ingresos. Descuentos que se producen sobre los ingresos. Ej.rappels s/ventas.
22: Liquidación externa. Se utiliza para liquidar objetos de Controlling en contabilidad externa.
Por ej.: liquidar un proyecto u orden a un Activo.

“Indicador”
Los campos son opcionales, menos para aquellas clases de coste en las que se quiere llevar un
control de cantidades, en cuyo caso deberemos indicar la unidad de medida.
“Imputación propuesta.”
Cuando en los costes primarios la imputación se realiza siempre al mismo centro de coste u
orden, en esta pantalla podremos indicarlo. Sin embargo, si la imputación por defecto está
definido también en Customizing es esta última la que prevalece.
“Grabar”

3.1.2 Crear clase de coste secundario.
Las clases de coste secundarios se utilizan y definen sólo en CO para identificar flujos de coste
internos, tales como subrepartos o liquidaciones. No tienen cuentas de mayor correspondientes en
FI.
Para crear una clase de coste secundario:
Finanzas → Controlling → Clases costes → Datos Maestros→ Clase de Coste→ Tratamiento

Individual → Crear Secundario
Transacción: KA06
La Principal diferencia con respecto a las clases de coste primaria radica en los tipos de clase de
coste que permite gestionar.
Tipo clase de coste: determina las operaciones para las que se puede utilizar una clase de coste.
21 : La liquidación de una orden o proyecto se realiza a nivel interno sobre otro centro de coste,
proyectos u otra orden.
31 : Los costes que se periodifican se determinan según un recargo porcentual sobre proyectos u
ordenes internas. Este tipo de Clase de Coste NO se utiliza para periodificación de gastos de
CeCo’s.
41 : Las clases de coste de este tipo se utilizan para imputar internamente gastos generales por
recargos de centros de coste a órdenes. Estos recargos de gastos generales son, por ejemplo, los
recargos por gastos generales de material, ventas y gestión.
42 : El método de subrepartos es un método interno de la contabilidad de costes en el que se
imputan los costes de un centro de coste emisor a un objeto receptor (centros de coste, órdenes)
en base a un criterio real o estadístico.
43 : Las actividades o los valores de referencia representan la salida cuantitativa de un centro de
coste (p.ej. horas de fabricación, horas máquina). En SAP se representan a través de las clases de
actividad. La valoración de las clases de actividad se ejecuta a través de tarifas que el usuario
puede activar (políticamente) o que el sistema puede determinar.

3.2 Centros de Coste.

3.2.1 Crear Centro de Coste
Finanzas→ Controlling → Contabilidad de Centros de coste → Datos Maestros → Centro de

Coste → Tratamiento Individual → Crear
Transacción: KS01
Centro de coste: Número del centro de coste que queremos crear.

Válido desde: Período de validez.
Modelo: Se pueden crear centros de coste con un modelo.
Click “Enter”
Denominación: del centro de coste.

Responsable del centro de coste: Nombre del responsable.
Clase del centro de coste: Referido a su naturaleza (fabricación, logística,...)
Si pulsamos F4 podemos visualizar los valores posibles:

La clase de centro de coste tiene una relación directa con la prestación de actividades. Al crear
una clase de actividad sólo aquellos Centros de Coste que tengan una clase de Ceco compatible
con la de dicha clase de Actividad podrán “prestarla”.
Area de Jerarquía: Nodo al que pertenece dentro de la Jerarquía estándar. Con F4 podemos
visualizar los valores posibles.
Sociedad: Código de sociedad en la que estamos creando el centro de coste.
División: Cuando se defina una sociedad, puede especificarse si el Sistema R/3 debe crear un
balance o una cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) para cada división. Si se asigna un centro de
coste a esta sociedad, se debe especificar también la asignación a una división en los datos
maestros de centros de coste.
Moneda: La moneda del objeto es válida siempre sólo para el ejercicio en el cual ha sido creada.
Durante el ejercicio no puede modificarse la moneda.
Centro de beneficio: Si la contabilidad de centros de beneficio está activa, el Sistema R/3 emite
un mensaje de aviso si no se ha introducido un centro de beneficio en los datos maestros de
centros de coste.

“Control”
En esta pantalla podemos indicar:

- Gestión de cantidad por volumen de consumo. Seleccionaremos este campo cuando queramos
llevar gestión de cantidades en este centro de coste.
- Indicadores de bloqueo (operaciones no permitidas en este centro de coste ya sea planificada o
real). Para todos los centros de coste se bloquearán los indicadores “Ingresos reales” e “Ingresos
Plan”.
Los siguientes datos son relativos a información del centro de coste en cuanto a dirección del
centro de coste, teléfono, usuario que creó el centro de coste y modificaciones hechas en el
mismo.
Una vez introducidos todos los datos grabamos.

3.2.2 Jerarquía estándar.
Los centros de coste se agrupan en nodos de la “jerarquía estándar”. Un nodo representa una
agrupación de varios centros de coste. A su vez, varios nodos pueden agruparse en nodos
superiores, de tal forma que se crea una jerarquía de centros de coste (en el nivel más bajo) y
nodos.
La Jerarquía estándar se define en el momento de la creación de la sociedad CO. Todos los
centros de coste deben asociarse a un nodo de esta jerarquía estándar, es un campo obligatorio
para la creación de centros de coste. Por ello, todos los nodos de la estructura deben estar creados
antes de crear los centros de coste.
Para modificar esta jerarquía:
Finanzas → Controlling → Centros de coste → Datos Maestros → Jerarquía estándar →

Modificar
Transacción: OKEON
Existe la posibilidad de crear, modificar, visualizar o borrar Centros de Coste o Grupos y también
de realizar asignaciones de los mismos en a estructura de la jerarquía estándar.
Efectuaremos las modificaciones correspondientes y grabaremos para almacenar los cambios.

3.3 Clases de Actividad

Las clases de actividad son actividades específicas que ofrece uno o varios centros de coste dentro
de la empresa, son necesarias para poder realizar la facturación interna.
Si un Centro de Coste está realizando actividades para otros centros de coste dentro de la empresa
está consumiendo recursos propios. El coste de esos recursos propios se debe imputar a los
receptores de la actividad
Las Horas de mano de obra, horas de reparación son ejemplos de clase de actividad.
3.3.1 Crear Clases de Actividad.
Finanzas → Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Datos Maestros → Clase de

Avtividad → Tratamiento individual → Crear
Transacción:KL01
Clase de Actividad: Código que identifica la Clase de Actividad que se va a crear.

Válido desde___hasta: Fechas de validez de la Clase de Actividad.
Click “Enter”

Denominación: Nombre de la Clase de Actividad.

Descripción: Texto descriptivo de la Clase de Actividad.
Unidad de Actividad: Unidad en la que se mide la Clase de Actividad, por ejemplo Horas.
Clases de CeCo: En este campo se definen las clases de CeCo’s que son válidas para cada Clase
de Actividad. Se trata del mismo campo que el incluido en el maestro de centros de Coste.
Tipo Clase actividad: Se utiliza para determinar si la clase de actividad se ha introducido y
facturado, así como la manera en que lo ha hecho. Si desplegamos las opciones que existen:
1: Para las clases de actividad de este tipo, los volúmenes de actividad se planifican de forma
manual. La facturación en el plan se realiza mediante la planificación de consumos de actividad
en los diferentes objetos receptores.
2: Los volúmenes de actividad se determinan en el real y en el plan en la facturación indirecta de
actividades de la siguiente manera:
- mediante relaciones de emisor/receptor a definir
- así como mediante las bases de referencia de los receptores
- o bien los volúmenes fijos (especificados en la definición del
segmento).
La facturación de actividades se ejecuta también de forma automática.

manual. La facturación de volúmenes de actividad en el plan y en el real se efectúa
indirectamente mediante relaciones de emisor/receptor a definir. El sistema SAP determina el
volumen de actividad a facturar por receptor a partir de la proporción de las bases de referencia
de todos los receptores. El volumen de actividad planificado o contabilizado manualmente se
factura internamente en el receptor en su totalidad.
manual. No es posible facturar en otros objetos.
ClCo factur. Interna: Clase de coste que se utiliza para la facturación de la actividad. Debe ser
siempre una Clase de Coste tipo 43.
Indicador de tarifa: Determina como se establece la tarifa (manual o automáticamente)
3.4 Valores Estadísticos

Los Valores Estadísticos pueden utilizarse para la creación de informes y como base de referencia
para imputaciones periódicas. También pueden transferirse desde el SIL (Sistema de información
para logística).
Ejemplos de valores estadísticos son el número de empleados, los días de duración de un
Proyecto...
3.4.1 Crear Valores estadísticos.
En los valores estadísticos, la forma que se crean los registros maestros determinan su utilización.
Los valores fijos (tipo 01) pueden arrastrarse desde un periodo contable al resto de periodos
contables del ejercicio, los valores totales (tipo 02) se deben especificar mes a mes.
Finanzas → Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Datos Maestros → Valores

estadísticos → Tratamiento individual → Crear
Transacción:KK01
Valor estadístico: Código del mismo.
Click “Enter”

Unidad Valor estad,: Definir la unidad en que se mide el valor estadístico.

Los valores estadísticos se pueden considerar fijos (no varían de un mes a otro) o total en que los
valores cambian de un momento a otro.
Tipo de Ratio: Los valores serán “Fijos” si a priori los datos no variarán mes a mes y por lo tanto
no son acumulables en un informe por periodos. Ej. Metros cuadrados de planta. Serán
“Variables” cuando los datos varíen y se cuantifiquen mes a mes siendo acumulables en un
informe por periodos.

4 Planificación
4.1 Planificación de CeCo’s
4.1.1 Requisitos previos a la Planificación.
La entrada de datos de planificación en el sistema requiere siempre que se indique un perfil de

planificación asociado a un Layout de planificación y una versión.
Aunque existen perfiles, Layouts y versiones de planificación estándar en los siguientes puntos se
detalla como definir cada uno de ellos.
4.1.2 Definir Perfil de Planificador
Para crear un Perfil de Planificador Propio:
Finanzas → Controlling→ Contabilidad de Centros de Coste → Planificación →

Parametrizaciones actuales → Crear Perfiles Propios de Planificador
O bien se accede a la IMG:

Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Planificación Manual →
Definir Perfiles del Planificador propios.
Seleccionar la opción “Crear Perfiles de Planificadores Propios”

“Entradas Nuevas”
Introducir el Nombre del Perfil y su descripción.

Pulsar “Controlling general”

En esta pantalla se especifican áreas de planificación válidas para el perfil. Es decir, si definimos
el perfil con Clases de Coste y Actividades, el perfil no se podrá utilizar para planificar Valores
Estadísticos.
Los perfiles estándar SAPALL y SAPEASY incluyen todas las áreas de planificación y pueden
usarse como modelos en la creación de Perfiles Propios.
Ambos perfiles se diferencian en el Layout de Planificación, SAPEASY tiene un Layout más
sencillo para la introducción de datos.
“Layouts controlling”
Marcar una de las áreas de planificación y seleccionar Layouts para Controlling.
En esta pantalla se especifica el Layout que aparecerá al planificar con este Perfil de Planificador.
Se pueden especificar más de un Layout de Planificación, el orden de los mismos se establece
mediante el número de posición. El layout dispondrá de un código identificador y de una
descripción, adicionalmente existe una campo de actualización automática en el caso de que
exista “preparametrización”. También se determinará si existe “integración” con MS Excel ®. El
útlimo punto hace referencia al nombre del fichero genérico para la integración con MS Excel ®
(Dicha integración queda fuera del alcance de este curso).

Con la opción “Preparemetrización” es posible acceder a un Layout determinado, y especificar

datos fijos de ejecución .
Si en la preparametrización del Layout definimos, por ejemplo, los períodos y año de

planificación, estos datos aparecen por defecto al usar este Layout de planificación.
Se puede determinar también, si éstos datos pre-grabados se pueden sobrescribir o no con el flag
“Sobr.”
“Grabar” para salvar el nuevo Layout.

4.1.3 Definir Layout de Planificación
Con Report Painter se pueden definir Layouts de Planificación propios para Clases de Coste,
Clases de Actividad y Valors Estadísticos . Para definir cualquiera de ellos desde IMG:
Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Planificación Manual →

Layouts de Planificación Propios → Crear Layouts de Planificación clases de Coste
Definimos un Layout, por ejemplo, de clases de coste:

Seleccionar “Crear Layout”
Se pueden crear Layouts propios o crear con modelo.
“Continuar”

• En la cabecera del Layout se introducen los criterios de selección. Para pasar a la cabecera:
Tratar → Selecciones Genrales → Modificar/Visualizar
Seleccionar de esta pantalla aquéllas características que serán nuestros criterios de planificación.
Por ejemplo se selecciona ejercicio, período y versión.
En esta pantalla se pueden indicar datos fijos y variables de planificación.

Si se introducen datos fijos, el Layout solamente se podrá utilizar para éstos. Si se introducen
datos varibles serán datos a rellenar por el usuario cada vez que se realice un planificación.
Definimos todos los datos como variables.
Pulsar “Variable on/off”
• En la columna clase se definen las características que se desean planificar. Por ejemplo
seleccionamos la clase de coste.
Desde la pantalla inicial del Layout doble click en Linea 1.
Seleccionar Características. Marcar “Clase de Coste” Seleccionar “Variable on/off” e “Intro”

Actualizar el texto que aparecerá en la línea.
En las columnas de valor se dispone de varias opciones:
• Crear las columnas con un ratio y con características, o sólo con características. Los ratios
están incluidos en el sistema SAP estándar. Algunos ejemplos son costes plan fijos,
costes totales en moneda de la sociedad CO.
• Crear columnas con fórmulas
• Crear una columna de atributos como la clave de distribución, unidad...

4.1.4 Registrar datos Plan
Finanzas → Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Clases

coste/Consumo actividad → Modificar
Transacción: KP06
Se introducen los siguientes valores:
Versión: Versión en que se realizará la imputación de valores plan. Existen versiones estándar
pero también pueden definirse.
Para definir versiones propias:
Periodo de y periodo a: rango de periodos para los que se desea planificar. Normalmente se
trabajará con todos los periodos de un ejercicio
Ejercicio: Ejercicio para el que se quiere planificar.
Rango o Grupo de centros de coste: se especificará sobre qué centros de coste se imputarán los
valores plan
Rango o Grupo de Clases de Actividad: se especificará, en el caso de planificación de costes
directos vinculados a la prestación de una actividad, las clases de actividad afectadas.
Rango o Grupo de elementos de coste: se especificará con qué elementos de coste se imputarán
los valores plan.
Indicador entrada: marcar siempre basado en formulario.
Seleccionamos por ejemplo un centro de coste y un grupo de clases de coste que incluya todas las
naturalezas.

Click “Enter”
En esta pantalla se introducen totales para el rango de periodos que se ha seleccionado

previamente. La introducción de valores puede realizarse a nivel de total y a nivel de periodos,
pudiéndose acceder a una vista desde la otra y viceversa
Se introducirán los siguientes valores:
Total costes plan

CD: clave de distribución: indica como se distribuirá el valor a nivel de total entre los periodos
que agrupa. Para ver los posibles valores, situar el cursor sobre el campo y presionar F4.
Para acceder al nivel de planificación por periodos seleccionaremos la opción: Pasar a→ Pantalla
de períodos.
En este ejemplo, la clave de distribución indica un reparto análogo entre todos los períodos.

Desde esta pantalla puede accederse a las combinaciones de centro de coste y clases de coste,
anterior y posterior, pulsando las flechas “Combinación siguiente” “Combinación anterior”.
Click “Grabar” para guardar los datos entrados.
4.1.5 Copiar datos plan entre versiones.
El sistema permite copiar datos plan entre versiones. Esto es útil para realizar simulaciones.
Para acceder a la copia entre versiones, se sigue el siguiente menu:
Finanzas → Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Ayudas

planificación → Copiar → Plan en Plan
Transacción: KP97
Modelo:
Versión origen.
Rango de periodos a copiar origen
Ejercicio origen
Centros de coste: Puede establecerse una copia de, de todos, sólo algunos de ellos o de uno en
concreto.
Destino:
Versión destino.
Rango de periodos donde se creará la copia
Ejercicio destino de los datos

Centros de coste: en principio se copiarán como modelo, es decir, uno a uno con los origen, pero
pueden definirse otras posibilidades.
Datos plan:
Indicador operaciones planificadas: marcar siempre este indicador
Estructura con valores: siempre marcado
Texto explicativos: se marcará si se desea copiar posibles textos explicativos que el usuario haya
introducido.
Control de proceso:
Indicador datos destino existentes: si se especifica sin modificar, en los casos en que el sistema
encuentre datos para una combinación concreta, el sistema no los modificará; por el contrario si
se marca restaurar y sobreescribir, el sistema borra cualquier dato anterior y posteriormente copia
los valores origen.
Ejecución en test: Si queremos primero hacer una prueba antes de que los datos se copien
realmente.
Lista detallada: marcar siempre para obtener información del proceso de copia
También existe la posibilidad, y de manera similar, de copiar datos reales en versiones de

planificación mediante la transacción KP98 Real en Plan.

5 Contabilizaciones reales Ceco’s

5.1 Traspasos de costes en CeCo’s
El traspaso de partidas individuales es el único mecanismo directo de introducción manual de

datos en CO. El resto de imputaciones se realizan o bien a través de otro módulo, o bien a través
de programas automáticos de distribución/subreparto.
5.1.1 Registrar traspaso de costes entre CeCo’s
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad de Centros de coste Æ Contabilizaciones reales Æ

Traspaso manual costes Æ Registrar
Transacción: KB11N
Se introduce:
Fecha de documento
Fecha de contabilización
Variante de entrada: Centros de Coste.
Pulsando la flecha a la derecha del campo podemos ver las distintas variantes de entrada:
Documento modelo: opcionalmente puede definirse otro documento como plantilla para realizar
la introducción de traspasos.
El traspaso de costes sólo funciona con elementos de coste primarios.
El traspaso tiene efecto en la fecha de contabilización (y no a fin de mes como los subrepartos y
distribuciones)

Se introducirá por cada traspaso que se desee efectuar, los siguientes datos:
Centro de coste emisor

Centro de coste receptor
Elemento de coste (Clase de coste)
Importe (pueden utilizarse valores negativos)
Cantidad (opcional en función del elemento de coste)
Unidad de medida de la cantidad (opcional)
Click “Grabar”
5.1.2 Anular traspaso de Costes.
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad de Centros de coste Æ Contabilizaciones reales Æ

Traspaso manual costes Æ Anular
Transacción: KB13N
Se introducen:
Número del documento original a anular.
Click “Enter”
Si se ha verificado que el documento es incorrecto, entonces pulsaremos la tecla GRABAR. De

esta manera el sistema creará una anulación del documento original.

5.2 Distribuciones de CeCo’s
Una distribución en CO es un mecanismo por el cual se reparten costes/ingresos entre centros de

coste.
Como características específicas de una distribución se destacan:

• la imputación tiene siempre fecha de fin de periodo
• se distribuyen elementos de coste primarios exclusivamente
5.2.1 Crear ciclo de distribución.
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad Centros de coste Æ Cierre de períodos Æ Imputaciones

Æ Distribución→ Detalles→ Ciclo → Crear
Transacción: KSV5
Ciclo: Código del ciclo de distribución

Fecha de inicio: fecha a partir del cual el ciclo es válido (esto permitiría distinguir diferentes
periodos de validez para un mismo ciclo con diferentes comportamientos en base a cambios
necesarios)
Si existiese un ciclo similar podría utilizarse como plantilla. En dicho caso habría que rellenar los
datos de modelo.
Click “Enter”

Esta pantalla muestra la cabecera del ciclo.
Deben introducirse los siguientes datos:
Fecha hasta: indica el plazo máximo de validez. En principio, debería situarse en un futuro muy
lejano; p.e. 31129999
Texto: definición del ciclo de distribución
Indicador: Iterativo. Marcando este indicador el sistema tendrá en cuenta las relaciones iterativas
entre emisor y receptor.
Indicador: Acumulado. Marcando este indicador el sistema contabilizará las imputaciones
determinadas en el periodo menos las imputaciones efectuadas en los periodos anteriores del
ejercicio.
Grupos de campos: Si no marcamos ninguno de estos campos los importes de subrepartos y
distribuciones se toman únicamente en la moneda de la sociedad CO. Marcando “Moneda del
Objeto”, “Moneda de la transacción” el sistema tendrá en cuenta las monedas de los mismos.
Click “Añadir segmento”
Se introducirán los siguientes datos:

Segmento: identificador del segmento; se puede utilizar, por ejemplo, el nombre del ciclo con un
contador al final.

Texto: Definición del segmento
Valores emisores:
Norma Distribución: indica cómo se calcularan los valores emisores. Este cálculo puede basarse
en los valores contabilizados (1) en el centro de coste, pueden ser un importe fijo (2), o pueden
basarse en una tarifa aplicada a algún elemento de reparto por definir (3)
Porcentaje: parte porcentual del valor emisor por el que se abona al emisor. Si un emisor se
utiliza en varios segmentos, el sistema controla que no se cargue más de un 100%
Indicador valor real/valor plan: el sistema toma como base para el cálculo de los valores reales
lo que aqui se indique.
Base de referencia receptora:

Norma Receptora: a través de este campo se determina qué tipo de magnitud de referencia se
utilizará para realizar la distribución. Las posibilidades son: valores variables almacenados en
elementos de coste o valores estadísticos (1), importes fijos (2) a definir en la base de referencia,
porcentajes fijos (3) también definidos para cada receptor en la base de referencia, y partes
fijas(4) en qué a cada centro receptor se le asigna un valor de ponderación. La diferencia entre 2 y
4 es que en 4, el sistema distribuye completamente los costes, mientras que en 2 puede
especificarse un porcentaje total inferior a 100%
Cl. cuotas var.: Si pulsamos la flecha a la derecha del campo obtendremos los valores posibles:
Emisor:
Rango o grupo de centros de coste. Los valores emisores se abonan a estos centros de coste. En la
distribución para los barcos, introduciremos el centro de coste de cada barco.
Rango o grupo de clases de coste. Se seleccionan el grupo de naturalezas que queremos repartir.
Receptor:
Rango o grupo de centros de coste u órdenes donde se cargaran los valores emitidos.

Valores emisores:
Porcentaje: Parte porcentual del valor el emisor que será abonada
Origen Valores Reales/Plan: Indicador que especifica si el importe a abonar del emisor se
determina conforme a valores reales o a valores plan.
Versión: En el caso de haber especificado “Origen Valores Plan” será necesario indicar la versión
plan.
Base referencia receptora
Clases de cuotas variables: Mediante este campo el sistema controla como se determina la base
de referencia para el receptor.
Criterios de selección: En función de lo especificado en las clases de cuotas variables se deberá
especificar el contenido de las variables. Por ejemplo, indicar el valor estadístico o la clase de
actividad, etc
Para añadir un nuevo segmento, pulsar el botón AÑADIR SEGMENTO.

Si no hay más segmentos a crear, pulsar F11 (GRABAR)
5.2.2 Ejecutar ciclo de distribución.
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad Centros de coste Æ Cierre de períodos Æ Imputaciones

Æ Distribución
Transacción: KSV5

Período: se ejecutará siempre un periodo a la vez, y siempre los más antiguos primeros.
Ejercicio: Al que corresponden los periodos a ejecutar.
Control de proceso
Ejecución proceso de fondo: Si se marca se ejecutará en modo diferido
Ejecución de test: siempre se ejecutará primero en prueba para detectar posibles errores.
List. detalladas: siempre marcado; ofrece el detalle de las distribuciones efectuadas o calculadas.
Ciclo y Fecha inicial: indicar cada uno de los ciclos de distribución que se ejecutarán. Los ciclos
aquí indicados se ejecutan uno detrás de otro.
Click “Ejecutar”

Si se sitúa el cursor sobre la línea de resultados y se presiona F9, aparece una pantalla con el
detalle.
Sin embargo, en este momento, todavía no se ha contabilizado ningún valor. Para ello debe
repetirse la ejecución, desmarcando el indicador ejecución prueba.
NOTA: Un ciclo sólo puede ejecutarse una vez por período. Si ya se ha ejecutado y se intenta
ejecutar de nuevo en el mismo periodo, el sistema entiende que se desea realizar primero una
anulación.
Existe la posibilidad de realizar Distribuciones de valores plan. La ruta de acceso y transacción

son las siguientes:
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad Centros de coste Æ Planificación Æ Imputaciones Æ

Distribución.
Transacción KSVB.
La definición del ciclo y sus segmentos, al igual que su ejecución, es análogo a lo explicado para
la distribución de valores reales.

5.3 Subrepartos de CeCo’s
5.3.1 Definir Ciclo de Subreparto
Se selecciona la siguiente opción de menu:
Finanzas→ Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Cierre de períodos →

Subrepartos → Detalles → Ciclo→ Crear
Transacción: KSU1
Ciclo: Código del ciclo de subreparto

Fecha inicial: fecha a partir de la cual el ciclo es válido (esto permitiría distinguir diferentes
periodos de validez para un mismo ciclo con diferentes comportamientos en base a cambios
necesarios).
Si existiese un ciclo similar podría utilizarse como plantilla. En dicho caso habría que rellenar los
datos de modelo.
Click “Enter”
Esta pantalla muestra la cabecera del ciclo.
Fecha hasta: indica el plazo máximo de validez. En principio, debería situarse en un futuro muy
lejano; p.e. 31.12.9999
Texto: definición del ciclo de subreparto
Indicador: Iterativo. Marcando este indicador el sistema tendrá en cuenta las relaciones iterativas
entre emisor y receptor.
Indicador: Acumulado. Marcando este indicador el sistema contabilizará las imputaciones
determinadas en el periodo menos las imputaciones efectuadas en los periodos anteriores del
ejercicio.

Las reglas de distribución propiamente dichas se definen a nivel de segmentos
Pulsar el botón Añadir segmento
El tratamiento de creación de segmentos de subreparto es en todo idéntico al tratamiento de

segmentos de distribución excepto el campo Clase coste subreparto. En este campo deberá
indicarse el elemento de coste secundario de subreparto (tipo 42) el cual se utilizará para
contabilizar los distintos abonos y cargos de los valores emisores definidos.
El resto de los procesos son similares a los ciclos de distribución.
Finanzas Æ Controlling Æ Contabilidad Centros de coste Æ Planificación Æ Imputaciones Æ

Distribución.
Transacción KSVB.
La definición del ciclo y sus segmentos, al igual que su ejecución, es análogo a lo explicado para
la distribución de valores reales.

5.4 Compromiso de Gastos
5.4.1 Crear compromiso de gastos
Se selecciona la siguiente opción de menu:
Finanzas→ Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Contabilizaciones reales →

Compromiso de Gastos → Crear
Transacción: FMZ1
Nota: Actualmente la funcionalidad de compromiso de gastos no está activa en el entorno SAP

preparado para el trabajo de los alumnos

Campos más relevantes:
Importe total: Importe de la cantidad comprometida y que será imputada al elemento de coste.
Area Funcional: Criterio de esquema para una empresa o una administración pública bajo puntos
de vista funcionales. Se utiliza, principalmente para el método de coste de ventas. En principio no
se rellenará por estar fuera del alcance del curso.
Subsidio Público: Dato maestro que recoge las condiciones financieras y las normal legales que
han sido acordadas entre el patrocinador y el beneficiario. Fuera de alcance.
Cuenta de mayor: Determinar la naturaleza de coste de la imputación
Centro de Coste, Orden, Elemento PEP. Elementos de coste que serán imputados con el
compromiso de gastos.
Vence el: Fecha que especifica en que ejercicio se valida el presupuesto a efectos de control.

5.5 Periodificación de Costes

5.5.1 Configuración del Esquema de Recargo
Se selecciona la siguiente opción de menú de parametrización (IMG):
Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Contabilizaciones reales → Cierre de

periodo → Periodificación → Método de Recargo → Definir Esquema de Recargo.
Para poder ejecutar la periodificación será necesario, de forma previa, la creación de, al menos,
un Centro de Coste y una Clase de Coste de periodificación
Transacción: KSAZ
En esta transacción se presenta los distintos Esquemas de recargos creados y las sociedades CO
que los tienen asignados.
Al seleccionar el esquema de recargo y pulsar el botón esquema aparece la siguiente pantalla.

Línea: Secuencia de las líneas dentro del esquema de recargo.
Base: Identificador del grupo de clases de coste que se toman como base para calcular el recargo.
Recargo: Identificador del porcentaje de recargo que se aplicará en función de las dependencias
definidas.
De – A: Línea de aplicación para la determinación de la base de recargo.
Abono: Identificador de la clase de coste de recargo y del centro de coste de perioficación que
será abonado

5.5.2 Ejecución de la periodificación
Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Cierre de periodo → Funciones individuales

→ Periodificación.
Transacción KSA3
Se determinarán los centros de coste a periodificar, el periodo y el ejercicio. Existe la posibilidad

de ejecutar el proceso en fondo, en modo test y de obtener una lista detallada de la ejecución del
proceso.
Existe la posibilidad de ejecutar la periodificación de costes también para datos plan. La ruta y
transacción para acceder a dicha funcionalidad es la siguiente:
Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Ayudas Planificación →

Periodificación.
Transacción KSA8
La funcionalidad es similar

5.6 Recargo de Gastos Generales

5.6.1 Configuración del Esquema de Recargo
Se selecciona la siguiente opción de menú de parametrización (IMG):

Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Contabilizaciones reales → Cierre de
periodo → Recargo de Gastos Generales → Definir Esquema del Cálculo de Coste.
Para poder ejecutar la periodificación será necesario, de forma previa, la creación de, al menos,
de un Centro de Coste y una Clase de Coste de recargo (Tipo 41)
Base: Identificador del grupo de clases de coste que se toman como base para calcular el recargo.

Recargo Porcentual: Identificador del porcentaje de recargo que se aplicará en función de las
dependencias definidas.
Abono: Identificador de la clase de coste de recargo y del centro de coste de recargo que será
abonado

5.6.2 Determinación de los Centros de Coste a Recargar
Los centros de coste susceptibles de ser recargados deberán tener asignados en sus datos maestros
5.6.3 Ejecución de Recargo Real

Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Cierre de periodo → Funciones individuales
→ Imputaciones → Recargos Reales.
Transacción KSI4
Se determinarán los centros de coste a recargar, el periodo y el ejercicio. Existe la posibilidad de

ejecutar el proceso en fondo, en modo test y de obtener una lista detallada de la ejecución del
proceso.
También existe la posibilidad de realizar un recargo de gastos generales sobre datos plan. La ruta
y la transacción son las siguientes
Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Planificación → Imputaciones → Recargos.
Transacción KSI4

6 Ordenes CO
6.1 Datos Maestros de Ordenes CO
6.1.1 Elementos principales de parametrización
El primer punto consistirá en la creación de una Clase de Orden
Controlling → Ordenes CO → Datos Maestros de Órdenes → Definir Clases de Orden.
Transacción KOT2_OPA
Clase de orden: Clave que identifica la orden en cuanto a su utilización. En la clase de orden se
define por ejemplo el rango de números, si la orden se liberará automáticamente en su creación, el
perfil de liquidación, campos obligatorios y dympros, si admite ingresos, gestiona
comprometido… etc.
Tipo de Orden: El tipo de orden determina las particularidades técnicas de una orden.

Perfil de Liquidación: Ruta de acceso Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones reales

→ Liquidación → Actualizar Perfil de Liquidación
Se transmite a la Norma de liquidación de la orden y determina la forma en que se deberá

producir la liquidación y sobre que objetos son susceptibles de ser liquidados.
Costes reales de volumen de negocios: En este apartado se determina si la orden debe liquidar sus
costes completamente, es opcional hacerlo o no debe liquidarse
Valores de propuesta: En este apartado se pueden determinar el esquema de imputación para
determinar con que clase de coste se liquidan los costes imputados (con la misma clase de coste
imputada o con una clase de coste de liquidación específica). También se puede determinar el
esquema origen que servirá para poder determinar que unas clases de coste se liquiden sobre un
receptor u otro.
Receptores Permitidos: En este bloque de la parametrización podremos seleccionar los receptores
de liquidación permitidos para una clase de orden.
Indicador: Estos parámetros determinarán en que forma se “reparten” los costes a liquidar entre
los distintos receptores de la norma de liquidación (porcentual, clases de equivalencia o partes,
por importes fijos, etc)
Diversos parámetros: Estos datos hacen referencia a la clase de documento para
contabilizaciones en el caso de liquidaciones sobre objetos externos a CO (Activos, Cuentas de
mayor.. etc). Cantidad de reglas hace referencia al número posible de receptores a incluir en una
norma de liquidación

Perfil Plan: Ruta de acceso Controlling → Órdenes CO → Planificación → Planificación

Manual → Actualizar Perfil Plan para planificación Global
Agrupa los parámetros de control para planificar costes
Horizonte temporal: Determina la visualización o actualización de planificación en años en el

pasado y en el futuro. También es posible determinar el ejercicio de inicio desplazado en el
tiempo con respecto al ejercicio actual. En este punto de la parametrización también es posible
determinar si la planificación se realizará por totales (todo el ciclo de vida de la orden) y/o
anualmente.
Representación: Es posible determinar el número de decimales (normalmente 2 sobre todo si se
realizar en euros) y un factor de escalado para el caso en que los importes sean muy grandes.
Moneda de la planificación: La planificación se podrá realizar en la moneda de la sociedad CO,
en la moneda del objeto (por ejemplo orden o Ceco) o en la moneda de la transacción.
Planificación detallada y cálculo del coste unitario: Este grupo de parámetros hacen referencia a
funcionalidad que queda fuera del alcance del curso.
Conversión de moneda Valores plan global: Se determinan los criterios y fechas de referencia
para realizar la conversión de moneda en la planificación.

Perfil Presupuesto: Ruta de acceso Controlling → Órdenes CO → Presupuestación y control de

disponibilidad → Actualizar Perfiles de Presupuesto
Agrupa los parámetros de control para la presupuestación
Horizonte temporal: Determina la visualización o actualización de presupuesto en años en el

pasado y en el futuro. También es posible determinar el ejercicio de inicio desplazado en el
tiempo con respecto al ejercicio actual. En este punto de la parametrización también es posible
determinar si la presupuestación se realizará por totales (todo el ciclo de vida de la orden) y/o
anualmente.
Conversión de moneda presupuesto global: Se determinan los criterios y fechas de referencia para
realizar la conversión de moneda en la presupuestación.
Representación: Es posible determinar el número de decimales (normalmente 2 sobre todo si se
realizar en euros) y un factor de escalado para el caso en que los importes sean muy grandes.
Moneda de la presupuestación: La presupuestación se podrá realizar en la moneda de la sociedad
CO, en la moneda del objeto (por ejemplo orden o Ceco) o en la moneda de la transacción.
Gestión de Inversiones: Este parámetro hacer referencia a otro módulo de SAP que se encuentra
fuera del alcance de este curso.
Control de Disponibilidad. El control de disponibilidad hace referencia al control del agotamiento
del presupuesto en relación a determinadas operaciones (solicitudes de pedido, pedidos, real, etc)
pudiendo definirse que el sistema tras alcanzar cierto grado de consumo del presupuesto, muestre
un mensaje de aviso o un error en función de la configuración de dicho control. La configuración
anterior se realiza en la siguiente ruta de la IMG: Controlling → Órdenes CO → Presupuestación
y control de disponibilidad → Especificar límites de tolerancia p. Control de Disponibilidad
Existe la posibilidad de que dicho control de disponibilidad se active automáticamente al
presupuestar una orden o en fondo de forma masiva y periodificada en aquellas órdenes cuyo
disponible exceda el grado de agotamiento (campo de la misma pantalla de Parametrización).
También es posible definir si el control de disponibilidad aplica al presupuesto total o al
presupuesto anual.

Esquema Status: Ruta de acceso Controlling → Órdenes CO → Datos Maestros de órdenes →

Gestión de Status → Definir Esquema Status.
Clave que identifica la combinación de estados que definen el ciclo de vida de una orden o
proyecto. Cada estatus puede tener asociado un estatus de campo de datos maestros.
Cada status posibilita definir que operaciones están permitidas, prohibidas y que operaciones fijan
dicho estatus.

6.1.2 Crear Ordenes.
Finanzas→ Controlling → Ordenes → Datos Maestros → Funciones especiales → Orden →

Crear
Transacción: KO01
Clase de orden: Clave que identifica la orden en cuanto a su utilización. En la clase de orden se
define por ejemplo el rango, si la orden se liberará automáticamente en su creación, el perfil de
liquidación, campos obligatorios y dympros, si admite ingresos, gestiona comprometido...
Seleccionamos la clase de orden que queremos crear.
Click “Enter” o “Datos Maestros”
Click “Enter”
Orden: Número o nombre de la orden que queremos crear. El rango de números de la orden
dependerá de la clase de orden que hayamos elegido y de la codificación que éste siga.
Texto breve: Descripción de la orden.
Sociedad: Código de sociedad donde estamos creando la orden.
División: División a la que está asociada la orden.

Usuario Responsable: Login del responsable de la orden.

CeCo responsable: Centro de coste responsable de la gestión de la obra.
CeCo solicitante: Centro de coste al que se cargan los costes correspondientes.
Nº Orden Externa: Clave externa a SAP que identifica la orden..
Una vez que tenemos todos los datos de “Asignaciones” rellenos pasamos a los datos de
“Control”.
Moneda: El sistema toma la moneda de la sociedad CO pero es modificable.

Orden estadística: Son órdenes meramente informativas, en ellas no se pueden cargar costes ni
se pueden liquidar. Si seleccionamos esta opción debemos rellenar también el campo CeCo
contab. realm. Que representa el centro de coste en el que se cargan los costes realmente.
Contab. de ingresos: Marcando este indicador especificamos que en la orden se pueden
contabilizar ingresos.
Actualización de comprometido: Este indicador controla la actualización de comprometidos
para este objeto de Controlling.
Sin gestión estadística se tendrá que fijar la norma de liquidación.
Después de rellenar estos campos debemos liberar la orden pulsando “Liberar”, de esta manera
la orden está lista para poder ser utilizada para contabilizaciones.
Podemos anular la liberación de la orden:
Tratar → Anular liberación
Otros posibles estados de la orden son:
Bloqueo:
Cuando una orden está bloqueada no puede recibir contabilizaciones. Para bloquear una orden,
desde la pantalla anterior pulsamos
Tratar → Bloqueo → Fijar
Para desbloquear una orden:

Tratar → Bloqueo → Borrar

Cierre Técnico:
Cuando una orden está cerrada técnicamente admite facturación de los pedidos ya contabilizados
pero no admite pedidos nuevos.
Tratar → Cerrar técnicamente

Cierre.
Tratar → Cerrar
Desde este status la orden no puede recibir contabilizaciones y tampoco puede ser liberada
directamente. Si quisiéramos liberar una orden cerrada deberíamos pasar primero al paso previo
de “Cierre Técnico” y posteriormente liberarla.
Para registrar la nueva orden pulsamos “Grabar”
Órdenes Internas:
Las órdenes internas, a diferencia de las órdenes estadísticas, actúan como colectores de costes.
Esto significa que el gasto se recoge realmente en la orden y no en un centro de coste como en las
órdenes estadísticas. Para ello, en los datos de control de la orden, no seleccionaremos el “flag”
Orden Estadística ni el centro de coste de contabilizaciones reales.
Las órdenes internas se crean de la misma forma descrita anteriormente, pero además, hay que
definir una norma de derivación para cada una de ellas.
Una vez completos todos los datos maestros de la orden, seleccionaremos el botón: Norma de
liquidación.

Doble “click” sobre la primera línea.
Cl.Liquidación: Clase de liquidación que puede ser:

PER: Periódica. Solo se tendrán en cuenta los costes de los períodos de liquidación
correspondientes.
GBL: Global. Se liquidan todos los costes de todos los períodos.
Porcentaje: Porcentaje de los costes imputados a liquidar sobre el objeto receptor.

6.2 Planificación de Ordenes CO
6.2.1 Requisitos previos a la planificación.

Al igual que en la planificación de Centros de Coste se necesitan perfiles de planificación para
órdenes.
6.2.2 Definir Perfil de Planificador

El perfil de planificación de Ordenes se define en la siguiente ruta: Controlling → Órdenes CO
→ Planificación → Planificación Manual → Actualizar Perfiles del planificador Propios.
La configuración es la misma que en la Planificación de CeCo’s, pero en lugar de seleccionar el
área de aplicación de CeCo’s se seleccionar el área de aplicación de órdenes. (Vease apartado 4.1
del presente manual).
6.2.3 Definir Versiones de Planificación

La parametrización de las versiones de planificación se realiza de manera similar a la de Centros
de Coste.
6.2.4 Definir Layout de Planificación

La parametrización del Perfil de Planificación se realiza de manera similar a la de Centros de
Coste.

6.2.5 Registrar datos Plan

La entrada de datos de planificación en el sistema requiere siempre que se defina un perfil de
planificación el cual define qué tipos de datos son accesibles, la forma de presentación, etc...
Finanzas → Controlling → Órdenes CO →Planificación → Clases coste/Consumo actividad →

Modificar
Transacción: KPF6
Versión: versión en que se realizará la imputación de valores plan.

Periodo de y periodo a: rango de periodos para los que se desea planificar. Normalmente se
trabajará con todos los periodos de un ejercicio
Ejercicio: Ejercicio para el que se quiere planificar.
Rango o Grupo de órdenes: se especificará sobre qué centros de coste se imputarán los valores
plan
Rango o Grupo de elementos de coste: se especificará con qué elementos de coste se imputarán
los valores plan.
Indicador entrada: marcar siempre basado en formulario.

Seleccionamos por ejemplo una orden y un grupo de clases de coste que incluya todas las
naturalezas.
Click “Enter”
Para este ejemplo los criterios de selección son todas las naturalezas primarias correspondientes
con cuentas de gasto y una orden en concreto la 600031.
Se introducen totales para el rango de periodos que se ha seleccionado previamente. La

introducción de valores puede realizarse a nivel de total y a nivel de periodos, pudiéndose acceder
a una vista desde la otra y viceversa
Total costes plan
CD: clave de distribución: indica como se distribuirá el valor a nivel de total entre los periodos
que agrupa. Para ver los posibles valores, situar el cursor sobre el campo y presionar F4.
Total consumos: pueden planificarse, en aquellos elementos de coste que gestionen cantidades,
consumos. La columna UM indica la unidad de medida especificada. La conveniencia o no de
introducir planificaciones de cantidades viene dada por la columna ‘G’, puesto que si está
marcada indica que se solicita siempre una cantidad.

Para acceder al nivel de planificación por periodos seleccionaremos la opción: Pasar a→

Pantalla de períodos.
Desde esta pantalla puede accederse a las combinaciones de Orden y clases de coste, anterior y
posterior, pulsando las flechas “Combinación siguiente” “Combinación anterior”.
Click “Grabar” para guardar los datos entrados.
6.2.6 Copiar datos plan entre versiones.

El sistema permite copiar datos plan entre versiones. Esto es útil para realizar simulaciones.
Para acceder a la copia entre versiones, se sigue el siguiente menu:
Finanzas → Controlling → Órdenes → Planificación → Ayudas de planificación →
Copiar plan en plan.
Transacción: KO14

Modelo(plan):
Versión origen.
Periodo
Ejercicio origen
Destino (Plan):
Versión destino.
Periodo
Ejercicio destino de los datos
Datos destino existentes:

Indicador datos destino existentes: si se especifica sin modificar, en los casos en que el sistema
encuentre datos para una combinación concreta, el sistema no los modificará; por el contrario si
se marca restaurar y sobreescribir, el sistema borra cualquier dato anterior y posteriormente copia
los valores origen.
Control de proceso: Podemos seleccionar realizar la copia en proceso de fondo para ello
marcaremos este flan y otras opciones de ayuda.
Datos planificados: Existe la posibilidad de seleccionar todos los datos planificados o realizar
una selección de los mismos.
Click “Ejecutar”

6.3 Traspasos de costes en ordenes

El traspaso de partidas individuales es el único mecanismo directo de introducción manual de
datos en CO. El resto de imputaciones se realizan o bien a través de otro módulo, o bien a través
de programas automáticos de distribución/subreparto.
6.3.1 Registrar traspaso de costes entre ordenes
Finanzas → Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones Reales → Traspaso Manual de

Costes.
Transacción: KB11N
El proceso es idéntico al anteriormente descrito para Centros de Coste.

La única diferencia es la variante de entrada a seleccionar que en esta caso debe ser de ordenes.

6.4 Traspasos periódicos en ordenes
En órdenes no existen ni distribuciones ni subrepartos, en lugar de estas herramientas se pueden

definir traspasos periódicos.
Finanzas → Controlling → Órdenes CO → Cierre de Periodo → Funciones Individuales →

Traspaso Periódico.
Transacción KSW5.
El proceso se define exactamente igual que los ciclos de distribuciones o subrepartos vistos en la
contabilidad de Centros de Coste
La única diferencia con respecto a los ciclos de distribución es que los emisores y receptores
pueden ser órdenes.

6.5 Liquidación de Órdenes

Antes de poder realizar el proceso de Liquidación es necesario que el rango de números para
documentos de liquidación en la parametrización esté actualizado (IMG).
Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones Reales → Liquidación → Actualizar Rangos de

números para documentos de liquidación.
El proceso consiste en asignar la Sociedad CO a un grupo que a su vez tendrá asignado un rango
de números.
El procedimiento para realizar dicha asignación es similar al de la asignación de operaciones a

grupos comentado en el punto 2.2 de este documento.
Para contabilizar la liquidación de las órdenes:
Finanzas → Controlling → Órdenes CO → Cierre de Periodo → Funciones Individuales →

Liquidación → Procesamiento Individual.
Transacción: KO88
Se introduce el número de la Orden a liquidar el período y ejercicio de liquidación. La ejecución

se puede realizar en tratamiento individual, colectivo, en test y en real. Al ejecutar la liquidación
de las órdenes, éstas quedan saldadas a cero.
El sistema realiza abonos en las órdenes liquidadas y cargos por el mismo importe en el objeto
receptor (ordenes, ceco’s, PA...).

7 Ejemplo Informe de Seguimiento Presupuestario
Un ejemplo de informe de seguimiento presupuestario de los muchos que proporciona SAP de

forma estándar sería el siguiente:
Orden: Real/Plan/Desviación. Finanzas → Controlling → Órdenes CO → Sistema Info →

Informes de Órdenes CO → Comparación Plan/Real
Los parámetros de selección hacen referencia a la Sociedad CO, el ejercicio y periodos en que se
encuentran registrados los datos reales y/o planificados objetos del análisis, Versión de los datos
de planificación y el tipo de Valoración.
Adicionalmente se deberán determinar los datos maestros objeto de análisis, es decir, órdenes o
grupos de órdenes y Clases de coste o grupos de Clases de coste.
Una vez ejecutado el informe será posible visualizar la información relativa a las costes
imputados en las órdenes seleccionadas distinguiendo por naturaleza de coste, datos reales o
planificados y desviaciones en términos absolutos o porcentuales.
Haciendo doble clic sobre las líneas de datos económicos es posible navegar a otros informes.

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1.0 Enero 2008 Rony Toussaint Versión inicial

2.0 Febr. 2008 Rony Toussaint Todos Actualización Release

CREADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Rony Toussaint Rony Toussaint Rony Toussaint

Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 2 of 70

MANUAL DE CONTROLLING GASTOS GENERALES

2 PARAMETRIZACIONES PREVIAS Y UNIDADES

3 DATOS MAESTROS DE LA CONTABILIDAD DE CENTROS DE

5 CONTABILIZACIONES REALES CECO’S ...................................... 35

Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 3 of 70

5.6.3 ...... Ejecución de Recargo Real.......................................................................................................52

7 EJEMPLO INFORME DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO. 70

Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 4 of 70

Dicha visión se refleja en dos sentidos:

STR00-MANU- Manual de Controlling de Gastos Generales Pag. 5 of 70

2 Parametrizaciones previas y Unidades Organizativas

2.1 Creación de la sociedad CO

Posteriormente se actualizarán los parámetros específicos de la sociedad CO que se quiere crear:

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 6 of 70

Y los componentes que gestionará.

A continuación se especificará la asignación Socidedad FI – Sociedad CO

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 7 of 70

2.2 Rangos de números de operaciones

La asignación se realiza seleccionando la Socidedad CO en cuestión y asignando operaciones a

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 8 of 70

2.3 Actualizar Versiones de Planificación

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 9 of 70

En esta opción de la parametrización se determinan las versiones de planificación que se

En la pantalla anterior se actualizará la descripción de la versión, si gestionará datos reales y/o

Finalmente se actualizarán los siguientes parámetros dependientes de ejercicio:

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 10 of 70

3 Datos Maestros de la Contabilidad de Centros de Coste

3.1 Clases de Coste

3.1.1 Crear Clase de Coste Primaria

Para crear una clase de coste primario:

Finanzas → Controlling → Contabilidad de clases costes → Datos maestros → Clase de coste →

Clase de Coste: Campo obligatorio. Número de cuenta de Mayor.

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 11 of 70

Denominación: Por defecto aparecerá el texto de la cuenta financiera, pero es modificable.

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 12 of 70

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 13 of 70

3.1.2 Crear clase de coste secundario.

Para crear una clase de coste secundario:

Finanzas → Controlling → Clases costes → Datos Maestros→ Clase de Coste→ Tratamiento

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 14 of 70

3.2 Centros de Coste.

Finanzas→ Controlling → Contabilidad de Centros de coste → Datos Maestros → Centro de

Centro de coste: Número del centro de coste que queremos crear.

Denominación: del centro de coste.

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 15 of 70

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 16 of 70

En esta pantalla podemos indicar:

Una vez introducidos todos los datos grabamos.

STR00-MANU- Manual de Conrtolling de Gastos Generales Pag. 17 of 70

3.2.2 Jerarquía estándar.

Para modificar esta jerarquía:

Finanzas → Controlling → Centros de coste → Datos Maestros → Jerarquía estándar →

Efectuaremos las modificaciones correspondientes y grabaremos para almacenar los cambios.

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3.3 Clases de Actividad

3.3.1 Crear Clases de Actividad.

Finanzas → Controlling → Contabilidad de Centros de Coste → Datos Maestros → Clase de