2020

Trabajar con Refworks

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La interfaz de refworks presenta un menú superior, donde se pueden gestionar distintos proyectos.
Se entiende como proyecto un conjunto de referencias que se pueden citar en un documento. Es
posible entonces, gestionar, guardar y compartir distintas colecciones de referencias en distintos
proyectos, separadas unas de otras.

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Menú organización
El menú organización (menú de la parte izquierda) presenta 3 funciones esenciales:
• Organización en carpetas. Se pueden crear carpetas y subcarpetas, renombrarlas, eliminarlas y
compartirlas.

- Aparecen todas las referencias, incluidas las que están en

carpetas.

- Aparecen siempre las referencias importadas las últimas veces.

- En “Mis carpetas” aparece el listado de carpetas que he creado en
mi cuenta. Por defecto hay una carpeta “Not in folder” donde están
las referencias sin carpeta asignada

Cuando importamos referencias a RefWorks, todas se almacenan por defecto en la opción “Todas
las referencias”. Esta carpeta puede convertirse en una mezcla desordenada de referencias, sin
utilidad real. Es recomendable ordenar las referencias por carpetas temáticas, nombrando cada
carpeta de una forma identificativa.

Para ordenar las referencias por carpetas seguiremos los siguientes pasos:

* Seleccionamos la opción Mis carpetas de la columna izquierda.

* Marcamos la opción que aparece + Agregar carpeta.

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* Introducimos el nombre de la carpeta. Es recomendable que el nombre identifique lo
mejor posible el contenido.

Las referencias se pueden incluir en las carpetas de una en una o en bloque:

- Posicionamos el cursor sobre la referencia y la arrastramos dentro de la carpeta.
- Seleccionamos varias referencias, marcando el cuadro de la izquierda y las arrastramos
dentro de la carpeta.

Más adelante veremos más métodos de gestionar las referencias en las carpetas.

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 El número de referencias que hay en el interior de cada carpeta está indicado por el número
que aparece entre paréntesis a la derecha del nombre de la carpeta. Cuando veamos la
referencia en el área de trabajo, también se nos indica en que carpeta se encuentra.

Si pulsamos sobre los 3 puntos que aparecen a la derecha del nombre de la carpeta se abre
un submenú que nos permite añadir subcarpetas, renombrar la carpeta, compartirla,
encontrar duplicados dentro de ella y eliminarla.

• Compartir. Se pueden compartir carpetas.

Una de las opciones más importantes de Refworks es la capacidad de compartir las referencias
creando carpetas compartidas. Para ello seleccionamos la opción Compartiendo, marcando
después + Compartir carpeta.

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En la ventana emergente elegimos la carpeta que deseamos compartir.

Al pulsar en listo, aparece una ventana que nos permite diversas opciones:
* Ajustes: seleccionar si solo pueden acceder personas invitadas o cualquiera de la organización.
* URL pública: crear una URL pública, con la que cualquier persona podrá ver el contenido de la
carpeta.
* Compartido con: se invita a gente para compartir. Se pueden poner correos de varios usuarios
separados por comas e introducir un mensaje de bienvenida. También se pueden seleccionar los
permisos para esos usuarios (leer, anotar, modificar). Ya podemos pulsar en Compartir carpeta.

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A partir de ese momento aparece un icono ( ) delante del nombre de la carpeta que indica que
esta compartida.

• Búsqueda directa en bases de datos pre-configuradas por la institución (aparece a la izquierda).

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Existe la opción de búsqueda simple, pulsamos la lupa, escribimos los términos de búsqueda y
volvemos a pulsar la lupa.

En la búsqueda avanzada podemos seleccionar el campo de búsqueda y añadir campos para hacer
la búsqueda empleando operadores lógicos (AND, OR, NOT). Se puede escribir directamente en una
sola línea con los operadores lógicos si deseamos buscar en un mismo campo.

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En ambos casos, nos aparecerán una serie de referencias en el área de trabajo. Seleccionamos,
utilizando los cuadros que aparecen a la izquierda de cada referencia (o el cuadro superior para
seleccionar toda la página). Ahora tenemos dos opciones:

* Si pulsamos en el botón de importar, las referencias no se guardarán en ninguna carpeta

y nos parecerán en “Mis carpetas/Not in folder”

* Si pulsamos en el icono de carpeta, podremos seleccionar la carpeta donde queremos

importar las referencias, o crear una nueva. En este caso las referencias estarán
directamente en la carpeta seleccionada.

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La opción Etiquetas nos permite buscar utilizando estos campos, que vienen con las referencias de
las bases de datos, y que pueden ayudarnos a afinar la búsqueda.