4 Consejos para los documentos

electrónicos en un repositorio digital

Pedro Antonio Gómez Guarín

Grupo de Innovación y Apropiación de
Tecnologías de la Información Archivística
Octubre de 2016

En este artículo En muchas ocasiones nos

encontraras estos cuatro hemos enfrentado a la tarea
consejos de creación, nombrado y
1. Revisa el formato del organización de documentos
contenido digital. en nuestro quehacer y más
si esa tarea se desarrolla
2. Nombra al momento de subir
adecuadamente los documentos (imágenes,
archivos y carpetas. videos, documentos de texto,
3. Utiliza etiquetas y recursos de otros repositorios,
colores para identificar los etc…) a un repositorio digital,
documentos. como sabemos un repositorio
almacena documentos (objetos
4. Describe el documento
digitales o contenidos) con
con metadatos.
el fin de mantenerlos a
disposición en la web para
DISCLAIMER: Las opiniones expresadas aquí son mis que sean consultados, como
propias opiniones y no representan la opinión de nadie más, este es el principal objetivo
tampoco representa la opinión la de la empresa para la que es nuestra responsabilidad
trabajo u organismos a los que pertenezco. dotar ese documento con las

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 cualidades adecuadas para que el contenido tenga una mejor utilización por
parte del usuario.
Veremos ahora 4 consejos básicos pero muy útiles que debes utilizar cuando
se ingresan documentos a un repositorio digital.

1. Revisa el formato del contenido digital.

El formato en los contenidos digitales es el recipiente que contiene la
información, y como todo recipiente los hay de muchas formas, tamaños y
estilos, en la web podemos encontrar infinidad de información que ha sido
plasmada en una gran cantidad de formatos que en su mayoría son abiertos
y esto garantiza que el archivo en formato abierto podrá ser reproducido por
la gran mayoría de los programas utilizados para visualizar contenidos.

Recomendaciones

Formato final: La mayoría de los repositorios

utilizan formatos finales, esto garantiza que el
contenido no será modificado, al momento de subir
documentos sobre todo de texto usar un formato que
no permita fácilmente modificaciones como el PDF.

Tamaño del archivo: El tamaño del

archivo es crucial y más si se alimenta
un repositorio con imágenes audios y
videos, tratar de usar un formato que
sea liviano y que no comprometa la
calidad del contenido.

Formatos abiertos: Un formato de archivo ya sea

audio, video, imagen, o texto, no siempre se pueden
reproducir o visualizar de manera adecuada gracias
al formato en el que se encuentra, en la medida de lo
posible usar formatos que sean abiertos es decir que
puedan ser reproducido o visualizados por la gran
mayoría de programas y que no sean exclusivos de
un software en particular.

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 2. Nombra adecuadamente los archivos y carpetas.
En un sistema de repositorio documental lo que se busca es poner a
disposición los documentos para que puedan ser consultados y si los
documentos no tienen un nombrado que sea representativo y consistente
no podrán ser encontrados por los usuarios, para esto es necesario lograr
un sistema de nombrado de documentos o nomenclaturas que sea sencillo,
practico y directo ya que si los documentos están clasificados en carpetas
y subcarpetas estas también tengan un nombrado que representa a los
documentos que ahí se guardan.

Recomendaciones

Crear un sistema de nombrado

y nomenclaturas: antes que nada
se debe establecer un sistema de
nomenclaturas para el nombrado de
los archivos y carpetas del repositorio
basado en los tipos de documentos
que allí se van a almacenar esto
facilitara la clasificación de los
documentos y los resultados de las
búsquedas
Por ejemplo si en el repositorio
tenemos hojas de vida, contratos
y resoluciones de los empleados,
podemos crear las nomenclaturas así:

HV = Hojas de Vida
Y esto ayudara a los
CON = Contratos usuarios que consultan
ya que se usaran como
prefijos para los nombres
de los documentos.
RES = Resoluciones

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 Nombres cortos: los nombres entre más
cortos sean serán mucho más manejables
por los buscadores, emplea abreviaturas
o sufijos comunes para describir el
contenido, recuerda que hay otros
metadatos en el documento donde se
pueden complementar las características y
el contexto del documento.

No usar estos caracteres: los caracteres

tales como la ñ las tildes á y la diéresis ü
son un problema para algunos sistemas de
archivos ya que pueden tener inconvenientes
con el cifrado de estos caracteres.

Combinar MAYUSCULAS_minusculas:
esta técnica se usa para evitar poner
espacios en los nombres de los archivos.
Como por ejemplo el archivo:

Hoja de vida Pedro Gómez.pdf

Mejor nombra
el archivo así:

Tenemos un nombre de archivo

más corto y visualmente estético
combinando nomenclatura con el HV_PedroGomez.pdf
uso de mayúsculas minúsculas y _.

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 3. Utiliza etiquetas y colores para identificar los documentos.
Una buena estrategia para hacer que los archivos en un repositorio
puedan ser encontrados o reconocidos de tal manera que las personas los
familiaricen más es usando etiquetas de colores o los llamados Tag’s que
permiten emparentar a los archivos y carpetas además de dotar a nuestro
repositorio de alegría dependiendo de los colores que usemos.

Recomendaciones

Asignar un color para cada

nomenclatura: Los documentos
ahora no solo van a tener un nombre
representativo sino que además tendrán
una etiqueta de color que los va a hacer
más reconocibles por ejemplo:

HV = Hojas de Vida

CON = Contratos

RES = Resoluciones

Nube de etiquetas: La nube de

etiquetas es un espacio que se
dedica exclusivamente para mostrar
todas las etiquetas de un repositorio,
se recomienda crear este espacio
para que de manera visual un
usuario pueda llegar a la información
que desea.

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 4. Describe el documento con metadatos.
El tema de los metadatos siempre está presente en los repositorios digitales
y más si se desea conservar los documentos, y al proveer de metadatos al
documento siempre se garantiza que este pueda ser identificado y entendido
fácilmente sin tener que leer todo su contenido, el uso de esquemas
estandarizados permite la interoperabilidad con otros sistemas de repositorios.

Recomendaciones

Usa esquemas de metadatos estandarizados:

Los estándares garantizan que todos usen los
mismos recursos para construir sus esquemas
de metadatos, al usar un esquema estandarizado
ayudaras a los buscadores recuperar mejor y más
fácil la información del documento.

Revisa la cantidad, no siempre más

es mejor: La calidad de los metadatos
se basa en su estructura y su contenido,
al crear un perfil de metadatos bien
definido que ayude al documento a
tener una mejor representación de su
contenido en la web para que pueda
tener una mejor visibilidad.

Crea un perfil de metadatos no te inventes la

rueda: Se pueden usar campos de diferentes
esquemas para crear un perfil de metadatos
que satisfaga las características de un tipo de
documento en particular, al utilizar esquemas
existentes los cuales ya están aprobados por la
W3C se garantiza que esos campos podrán ser
reconocidos por cualquier sistema de repositorio
que use los mismos esquemas.

Ya con estas recomendaciones tendrás en tu

repositorio digital documentos que tendrán un gran
impacto en la web y que seguramente los usuarios
podrán consultar y ver de una manera más eficiente.
Imágenes extraídas
y editadas de Freepik.

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