Tema 5. Concepto y definicién de documento: definicién, caracteres y valores 6 Tema 5. Concepto y definicién de documento. Definicién, caracteres y valores del documento de archivo. Bibliografia de referencia INDICE ‘Definicin de documento: caractristicas de los documentos de archivo; formacién de los documentos de archivo; diferencias ‘etre documento de archivo y documentacién de apoyo informativo - Caracteres de los documentos. - Caratetsticas de los -Gecumentos electrénicos. - Valores de los documentos. - Bibliografia. - Recursos web. DEFINICION DE DOCUMENTO ‘Si nos fijamos en su etimologia la palabra documento procede de Ia latina documentum que se deriva a ‘su vez del verbo docere, cuyo significado es ensefiar, instruir. De aqui ha ido evolucionando hasta ‘sdquirir un significado equivalente al de prueba, ampliamente utilizado en la terminologia juridica La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histérico Espaiiol, entiende por documento “1oda ‘expresion en lenguaje natural 0 convencional y cualquier otra expresién gréfica, sonora o en imagen ‘reeogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informdticos. Se excluyen los ‘semplares no originales de ediciones” El Diccionario de Terminologia Archivistica, por su parte, entiende por documento “toda expresién en aje natural o convencional y cualquier otra expresién grafica, sonora o en imagen, recogidas en ier tipo de soporte material, incluso los soportes informéticos. Se incluyen los ejemplares no les de ediciones (Ley dle Patrimonio Histérico Espanol, art. 49). Un documento de archivo es estimonio material de un hecho 0 acto elaborado de acuerdo con unas caracteristicas de tipo ‘al y formal’. vemos, esta definicién incluye un matiz importante, pues viene a separar el concepto de to en general, sin calificativos, del concepto de documento de archivo. ‘un sentido amplio, documento es el testimonio de Ia actividad del hombre fijado en un soporte le que contiene informacién, conservando por tanto huella de la actividad humana, Se pues como un soporte material (papel, cinta, disco) en el que un medio (la escritura, el dibujo, ),fija su contenido (informacién). /esta manera, las partes fundamentales de un documento son tres: El soporte, que confiere existencia fisica, ya sea pergamino, papel, pelicula, ete. La fijacién de la informacién o el mensaje que transmite mediante diversos métodos como pueden ‘ser la escritura, el dibujo, la grabacién de sonido o datos, ete. Ta informacién misma o la noticia que contiene. sticas de los documentos de archivo fe, y como ya hemos apuntado, no todos los documentos son documentos de archivo, ya que -deben cumplir las siguientes caraecteristicas ‘Se origen: son los producidos o recibidos por una persona (fisica o juridica) o institucién (pablica ‘© privada) durante el curso de su gestién 0 actividad para el cumplimiento de sus fines y ‘eonservados como prueba ¢ informacién. Es decir, que se producen dentro de un proceso natural 4 actividad, no siendo ajenos a su productor. {© Estudio de Técnica Documentales‘Tema 5. Concepto y definiién de documento: d a 2. Su eardeter seriado: se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este cardcter es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o varias funciones especificas. El cardcter setiado es lo que hace que los documentos de archivo no puedan concebirse aislados (de ahi su cardcter orginico). Los documentos de archivo no estén sueltos y aislados como los libros, sino que estin interrelacionados con otros y forman parte de un conjunto. Por tanto, el conjunto de documentos producidos por un mismo érgano de una manera continuada, ‘como resultado de una misma actividad y funcién, daria lugar a la scric documental. 3. Ser tinicos: es decir, no estin publicados ni se manifiestan en ejemplares miltiples, constituyendo por tanto fuentes primarias de informacién. De ahi el peligro que puede ocasionar su pérdida y la importancia por tanto de su conservacién. Como testimonio de un acto administrativo llevan consigo los elementos de validacién tales como firmas, sellos y registro. Los documentos de archivo forman o pueden formar parte del Patrimonio documental y por tanto deben conservarse y protegerse. En el caso de los documentos producidos por las instituciones pliblicas son considerados Patrimonio desde que se crean, mientras que los documentos producidos por entidades particulares 0 personas fisicas requieren una antigiiedad superior a 100 afios para ser considerados Patrimonio documental, Formacién de los documentos de archivo Como acabamos de decir los documentos de archivo son generados por las instituciones y organismos en el desarrollo de determinadas actuaciones y en virtud de las atribuciones que tienen asignadas por tuna norma. Este tipo de actuaciones se pueden reflejar o bien mediante un tinico documento o bien mediante varios. Por tanto, se establece el concepto de unidad documental, entendiendo que éstas pueden ser: ~ Unidades documentales simples. Son aquéllas que estin formadas por un solo documento 0 pieza documental y que materializan actuaciones tnicas de la Administracién, - Unidades documentales compuestas. Son lo que se denomina como expediente, entendiendo por tal el conjunto ordenado de documentos 0 piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y procedimientos de la Administracién, encaminadas a la resolucién de un asunto, que reflejan una situacién continuada en el tiempo (un expediente personal, por ejemplo) 0 que estan dotadas de una cierta autonomia. rencias entre documento de archivo y documentacién de apoyo informativo En el desarrollo de las funciones propias de organismos ¢ instituciones, ademas de producirse documentos de archivo, surge la denominada documentacién de apoyo informativo, que es aquella que ayuda a la oficina a informarse para el trimite de un procedimiento 0 para cualquier otro asunto relacionado con la gestion. La documentacién de apoyo informativo se diferencia del documento de archivo en que esti constituida por ejemplares miiltiples (impresos, fotocopias, etc.) de origen y caracteristicas diversos, cuya utilidad en la Administracion reside en la informacién que contienen para ayudar a la gestién, La confusion terminolégica ha contribuido a la dificultad para discernir el documento de archivo de la documentacién de apoyo informativo. No obstante, hay que tener muy presente sus diferencias, pues a cada uno le corresponderd un tratamiento y una ubicacién distintos. Asi, mientras que el documento de archivo sirve como testimonio de las funciones que refleja, poseyendo desde su origen ciertos valores primarios (administrativo, legal, fiscal) que hacen que hhayan de ser conservados durante el tiempo de su vigencia, ¢ incluso mas, si se derivan en valores para la historia y la investigacién, la documentacién de apoyo informativo carece de estos valores temporales que acabamos de citar, y su valor informativo caduca pronto, no adquiriendo nunca valores (© Fstudio de Técnica DocumentalesConcepto y dfinicién de documento: definicién, caracteres y valores 6 ‘GesSrentes. Por todo ello, no se considera Patrimonio Documental, no se integra en el flujo tal de un sistema archivistico y debe ser eliminado, \CTERES DE LOS DOCUMENTOS externos ‘seficren a Ia estructura de los documentos. Segin el esquema de Theodore Roosevelt Ss = Medio material utilizado para transmitir a informacién. Asi, hay distintos tipos de tos: ‘Textuales: manuscritos, mecanografiados o impresos son los mas habituales. Graficos: emplean signos no textuales sino iconogrificos (mapas, planos, dibujos, fotografias, ‘microformas, etc.) Andiovisuales: han de ser leidos por una maquina y combinan imagen y sonido (peliculas, cintas smagnéticas, discos de vinilo y compactos, etc.) Electrénicos o informaticos: precisan de una méquina para recuperar la informacién. Son cada vez ‘més frecuentes y presentan una problemitica concreta. Abarcarian desde las primeras fichas pperforadas, pasando por los disquetes, disco éptico, cintas, etc. ~ Se refiere a la forma de estructurar el contenido. Dependen también de la accién que refleje el ito. La tipologia documental es muy variada y ha evolucionado. La Diplomética es la de su estudio, En la documentacién medieval e incluso moderna, los estudios tipolégicos sabundantes, no tanto para los documentos contemporancos. Se refiere al modo de agrupar los documentos: vohimenes, expedientes, legajos, etc., y al utilizado: folio, DIN A4 o disco. ~ Niimero de unidades archivisticas (voliimenes, legajos, expedientes) y nimero que ocupan metros lineales. Este dato es importante a la hora de planificar los costes de espacio, para como la conservacién o los programas de expurgo. = Lo que los diplomatistas denominan tradicién documental. Para el archivero es de capital ia conocer este factor al hacer una correcta descripcién del documento. Se pueden resefiar formas en las que puede presentarse un documento: ‘Minuta. - Documentos preparatorios al original, por tanto, borradores.. ‘Original. - Realizados por voluntad directa de sus autores y conservados en la materia y forma en Ja que fueron emitidos. Va implicito el concepto de autenticidad diplomatica, hecho validado por Js persona que lo intitula y la autenticidad juridica. No obstante original no implica auténtico. La ‘auienticidad esta en relacién con ta informacién y ésta puede ser veraz 0 no, al margen de que el documento sea original. Pueden ser: '* Autégrafos: escritos por la persona que lo intitula o firma, * Heterdgrafos: escritos por otra persona distinta al autor, pero con la validacién de éste. ‘* Criginales miltiples: todos los documentos tienen la misma validez legal y se hacen por razones de seguridad (cartas, partidas por ABC medievales 0 los actuales duplicados). Copias. - Surgen con la finalidad de reproducir los originales. Normalmente se hacen en distinto formato y con distinta validacién. La produccién indiscriminada de copias es una amenaza para = SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Técnicas descriptivas de archivos. Cérdoba: Universidad Nacional de Cérdote, sel © Estudio de Téeniea DocumentalesTema 5. Concepto y definicién de documento: definicién, caractresy valores 4 los archivos. Se deberia hacer mis incidencia en la racionalizacién de la gestién documental en los ‘rganos productores, asi como en los programas de expurgo. Los tipos de copias son también varios: copias simples, certficadas, cédices diplomaticos, ete. Caracteres internos Siguiendo nuevamente el esquema de Schellenberg, los caracteres internos del documento son: entidad productora, cardcter funcional (origenes, funciones, actividades y trimites), fecha y lugar de produccién y contenido (fechas, personas, lugares, cosas ¥ acontecimientos). La entidad productora y el carécter funcional son dados por el productor en la resefia de la entrega de la documentacién. El archivero debe conocer Ia institucién de la que emana el documento, la legislacién que Ia soporta y los fines a que va encaminado el mismo, Para ello tiene que haber cstudiado previamente las instituciones productoras de documentacién y su historia, lo que le hard ‘conocer los tipos documentales y sus series més comunes. La fecha y lugar del documento son los limites espacial y temporal de los actos humanos. Contenido es el asunto del que trata el documento y los objetivos que persigue para su redaccién, Este puede ser: = Intensivo. - Cuando el documento oftece muchos datos sobre un asunto en conereto, Por ejemplo, tun expediente de obras 0 uno personal, = Extensivo. - Ofrece pocos datos sobre el tema en cuestién, pero se refiere a un gran nimero de personas 0 cosas (padrones de vecinos, lista electorales, etc.) - _ Diversificado, - Oftece datos de temas variados (memorias, correspondencia, etc.) La capacidad para evaluar los documentos, una de las tareas més dificiles del archivero: no la posee quien no esta preparado para hacer un andlisis de los caracteres del documento, del contenido, de quien lo ha producido, cwindo y dénde y en virtud de qué actividades o facultades. También entre los caracteres intemos, en series de contenido semejante, pesarin otros caracteres secundarios para determinar un criterio de perdurabilidad ante la imposibilidad de su completa conservacién y, por tanto, la necesidad de una seleccién y expurgo sea por personas, lugares, fechas o acontecimientos, CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS: ‘Como indica Jordi Serra Serra en “Los documentos electrinicos. Qué son y cémo se tratan”™*, “los documentos electrénicos a menudo son también documentos administrativos 0 de archivo”. Para que tun documento clectrénico pueda ser considerado documento de archivo, sera necesario no sélo que acumule una serie de valores evidenciales, sino también que esté en condiciones de conservarlos a lo largo de su ciclo vital para que, concluido éste, se pueda decidir si su vida prosigue o si es eliminado, lo cual es s6lo posible si el documento cumple una serie de caracteristicas: - Fiabilidad: entendida como 1a capacidad de un documento para servir de prucba fidedigna, pudiendo demostrar los efectos que contiene, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba. - Autenticidad: que supone la persistencia a lo largo del tiempo de las earacteristicas originales del documento respecto a su contexto, estructura y contenido, siendo lo que pretende ser. Es decir, que el documento sea inmune a todo tipo de manipulacién y alteracién a lo largo del tiempo, = Integridad: que implica que el documento no pueda ser modificado una vez ha alcanzado su fase ‘S SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Téenicas descriptivas de archivos. Cérdoba: Universidad Nacional de Cordoba, 1961 SSSERRA SERRA, Jordi. Los documentos eletronicos. Qué son y eémo se trata Gijén: Trea, 2008. Pagina 31 © Estudio de Técnica Documentalesess 5 Concepto y definicién de documento: definicién, caracteres y valores 6s efinitiva, cuando pasa de borrador a original. ~ Aumentable: en ocasiones, aunque un documento ha Ilegado a su estado definitive y es cconsiderado original, es necesario completarlo con nueva informacién (por ejemplo, la firma de un ‘alidador o el sello electrénico con la fecha de recepcién) o bien es necesario modificarlo para ‘sarantizar su legibilidad a largo plazo (por ejemplo, mediante la migracién del cédigo fuente a ‘otro formato). La estructura de los documentos electrénicos debe permitir incrementar su contenido 0 contexto con nueva informacién, sin que esto altere su integridad ni menoscabe su valor evidencial. ‘Js misma manera, para que sea posible gestionar adecuadamente un documento electrénico a lo de todo su ciclo de vida, debera ser: “Capturable: el documento electrénico es una entidad intelectual dentro de un contexto _puramente tecnoldgico y, por lo tanto, no significative, Para ser gestionado, es decir, trasladado, ‘modificado, copiado o eliminado, el documento debe tener unos limites reconocibles que lo hagan susceptibles de ser tratado como un objeto unitario. Esta delimitacién del documento implica ‘santo identificar sus componentes como determinar en qué momento deja de ser un borrador y se ‘convierte en un documento orinal. ‘Glasificado: en el momento de crear, recibir 0 declarar como original un documento electrénico, ee le debe asignar un ciclo de vida, el cual determinard el calendario de conservacién, eliminacién y migracién, y se empezara a ejecutar desde el mismo momento de su asignacién. Esta asignacién se leva a cabo mediante la clasificacién del documento, la cual garantiza que tedo documento pertenezca a una serie documental evaluada y le corresponda ast un determinado ciclo de vida. Localizable: durante su wilizacién cotidiana, y para la aplicacién posterior del ciclo de vida, es ‘necesario localizar con facilidad los documentos electrénicos y poder acceder a ellos. Esto implica que todo documento debe tener asociada una descripcién lo suficientemente detallada como para describir su contenido y el contexto completo de creacién, lo que permitird su recuperacién con la mayor precision. La descripcidn estard preferentemente incrustada en el ‘mismo documento en forma de metadatos, con el fin de mantener su unidad como objeto digital. Conservable: el documento electrénico debe estar almacenado en un soporte, un formato y un ‘extorno que garanticen su conservacién durante el tiempo que establezca el ciclo de vida que tenga asignado y en las condiciones que fije la politica de conservacion de la organizacién que -deba conservarlo. Esto implica que, desde su creacién, el documento debe incorporar suficientes metadatos tecnoldgicos para facilitar la aplicacién de procedimientos que permitan asegurar su Iesibilidad a largo plazo™’ RES DE LOS DOCUMENTOS Imente los valores de los documentos se dividen en valores primarios, que derivan del fin ‘elcual han sido creados, y los valores secundarios, que derivan de la utilidad que se pueda deducir ‘posterioridad. de los valores primarios, regulados por norma, se encuentran el valor administrativo, que es ‘que posce un documento para el organismo que lo ha producido, o para aquel que le sucede, ‘estimonio de sus procedimientos y actividades; el valor legal, juridico 0 probatorio, que es ‘que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley 0 que registren la de derechos u obligaciones; el valor fiscal, que €s aquel que tienen los documentos que servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones legales. ‘muchos profesionales el valor fiscal deberia incluirse dentro del valor administrativo, por cuanto |Senciones financieras son funciones puramente administrativas. SERRA, Jordi Las documentos electrnicos. Qué son y emo se tratan. Gijén: Trea, 2008. Paginas 34 y 35. © Estudio de Técnica Documentales‘Tema 5. Concepto y definicién de documento: dfinicién, caracteres y valores 66 ‘Veamos ahora los dos primeros con mayor profundidad: — Valor administrativo. - El documento nace con el objetivo de plasmar la gestién de una institucién © persona determinada en el desarrollo de sus funciones. Este lo mantiene mientras cumple el objetivo para su productor. En el procedimiento administrativo, los documentos son aportados por los ciudadanos 0 generados por Ia Administracién Pablica con la finalidad de tomar decisiones. Los valores administrativos varian dependiendo del tipo de documento, sicndo ¢s la legislacién la que marca los plazos de vigencia administrativa. Esta etapa es lo que los autores han denominado etapa prearchivistica, En muchos casos, el archivero no interviene, por lo que con frecuencia se produce un desajuste entre las teorias archivisticas y la realidad administrativa. ~ Valor legal, juridico 0 probatorio. - Pasado tiempo, el documento pierde el valor administrativo, por ejemplo, cuando el expediente ha sido resuelto, y pasa a tener un valor testimonial o probatorio, aunque no sea juridico, Esta evidencia es importante para exigir derechos 0 pata demostrar el cumplimiento de deberes frente a terceros. De este modo, los documentos le valen a luna empresa para exigir una subvencién, para demostrar la autorizacién de ejercicio de una actividad, para obligar a un pago a los clientes que han recibido un suministro o para aceptar sus obligaciones de retribucién a sus empleados, de cotizacién a la Seguridad Social o de pago de impuestos 0 a proveedores, Este valor puede perderlo con el tiempo, lo que suele dar justificacién para la eliminacién documental, 0 tener un valor juridico imperecedero, como los protocolos notariales. Dentro de los valores secundarios, derivados, como ya hemos sefialado, de un efecto indirecto a la finalidad para la que fueron generados los documentos, se encuentran el informativo, que es aquel que sirve de referencia para la elaboracién o reconstruceién de cualquier actividad del organismo productor, asi como testimonio de la memoria colectiva; y el histérico, que es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia — Valor informative. ~ Los documentos pueden reflejar los origenes y la evolucién histérica del organismo productor, sus facultades, sus funciones, su estructura organizativa, ete. De la misma manera, pueden contribuir sustancialmente a investigacién y estudio en cualquier campo del saber. En este caso, la informacion que contienen no interesa tanto por referirse a la propia entidad productora, sino porque trata cuestiones ajenas a la misma, Segiin Schellemberg, los valores informativos pueden referirse a personas (tanto fisicas como juridicas), cosas, (entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales) y fendmenos (acontecimientos, cuestiones sociales, cuestiones politicas, etc.) — Valor histérico, - Ia documentacién se puede emplear para que la comunidad cientifica investigue. Por ejemplo, los estudios sobre Ia institucién de las Cortes de Castilla han sido posibles gracias a a documentacién eonservada en los Archivos del Congreso de los Diputados, Archivo General de Simaneas y Archivo Histérico Nacional, en la Biblioteca Nacional, y en algunos archivos municipales de las ciudades con representantes ante las Cortes. También se pueden estudiar con los protocolos notariales aspectos de Ia economia del siglo XVI, como la distribucién de la actividad por sectores econémicos de la renta. Se ha posibilitado con la documentacién sobreviviente la investigacién de asuntos con pocos testimonios ademas de estos documentados. Cuando este valor concurre en los documentos, se convierten en documentos de conservacién permanente. Los valores de los documentos estin intimamente relacionados con el ciclo de vida documental y, al mismo tiempo, con las etapas del archivo, por ser aspectos simultincos. Del mismo modo, son protagonistas del proceso de valoracién de los documentos (de ahi su nombre), previo a la seleccién y expurgo. La valoracién documental implica la investigacién de los valores que pueda tener la documentacién. La valoracién se hace a nivel de serie documental, pues ésta tiene una homogencidad de tipos documentales 0 de arquitectura del expediente que permite tomar decisiones de conjunto. Cuando se valora, los equipos multidisciplinares de gestores, archiveros, juristas, investigadores hacen tuna reflexion sobre los valores que pueda tener y su vigencia; a partir de sus conclusiones, se toman © Estudio de Téeniea DocumentalesConcepto y definicién de documento: definicién, caracteres y valores o “essones institucionales sobre los plazos para Ia transferencia 0 los plazos de _Seeservacién/eliminacién. Las decisiones de valoracién de los érganos administrativos colegiados se en las tablas de evaluacién documental, 1A VILLAVERDE, Maria Luisa. Manual de tratamiento de archivos adminisratvos: Madrid: Direccién de Archivos 192 BIUNDET, José Ram, Manual de achivisten, Madrid: Fundacin Germin inches Reiptez, 2001 Frank Berard. Dictionary of Archival Terminogy Dictionane de erminlogi achivisique. English an fech, ts in dh, german, alin russian and spanish, Mich: KG. 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