Tema 4, Funciones del archivo y del archivero, st
‘Tema 4. Funciones del archivo y del archivero. El cédigo deontol6gico
INDICE
Funciones del archivo, - Funciones del archivero y del resto del personal de archivo: funciones del director o responsable de
tun archivo; funciones de los archiveros;funciones de Ios tenicos medios; funciones de los auxiliaes de archivo; funciones
4e los administrativos y auniliares administativos; finciones de los subaltemos; funciones de los téenicos' superores
‘specialistas; fnciones de los téenicos medios especiales: fumciones de conservadores, restauradores y téenicos de
eptografia; unciones de los bibliotecarios dl archivo, - El Cédigo deontol6gico. - Bibliografia, - Recursos web
FUNCIONES DEL ARCHIVO"
El concepto actual de archivo ha superado la funcién de local receptivo de documentos, para uso
exclusivo de los investigadores, para adelantar el tratamiento archivistico al mismo momento de su
produccién,
El documento objetivamente nace con aquella funcién administrativa que le es inherente, con un
cardcter de temporalidad que viene condicionado por la permanencia en el archivo de gestién y
administrativo, Pero al margen de este matiz burocritico, que tiene en origen, existe el que adquiere
‘como fondo de un organismo, en cuanto puede ser objeto de utilizacidn por el propio organismo o el
piiblico. Asi han de considerarse los archivos como una unidad administrativa més, dentro de las que
Je son propias ala institucién productora.
Las funciones del archivo serian recoger la documentacién, custodiarla y servir los documentos. Para
ello, los profesionales deben llevar a cabo distintas tareas:
- Asegurar la transferencia periédica, mediante los mecanismos pertinentes, de los documentos que
hayan cumplido los plazos de vigencia administrativa.
= Organizar y servir la documentacién administrativa, mientras sea necesario para la entidad
productora.
~ Clasificar y ordenar los fondos de acuerdo con los principios archivisticos.
~ _Describir la documentacién para hacer accesible la informacién.
- _Aplicar los principios que sean oportunos para valorat los documentos y decidir cuales han de ser
conservados indefinidamente y cuales han de ser expurgados.
- Conservar los documentos en instalaciones adecuadas y con el equipamiento pertinente. Nunca
perder de vista que el patrimonio documental es parte del patrimonio histérico de un pais y ha de
conservarse en condiciones adecuadas y protegerlo de todos los posibles peligros.
~ Las funciones han de ser plasmadas en un reglamento de funcionamiento del centro de archivo.
~ Se deben establecer los mecanismos necesarios para servir la documentacién a la Administracién
que lo genera y a los ciudadanos. Por ello, la funcién de servir los documentos a la Administracion
productora o a los investigadores que lo precisen, es fundamental.
~ _Elarchivo debe constituirse como un centro de investigacién. El archivero no solo informaré de lo
que sea necesario para facilitar Ia investigacién, sino que formara una biblioteca especializada,
‘guiado para ello por las exigencias de los propios usuarios.
~ En la medida de lo posible se deben publicar los instrumentos de descripeién del archivo, para
tar la tarea a los que se interesen por el fondo o fondos del mismo,
~ Es fundamental difundir a nivel general todo lo relacionado con el archivo. Las exposiciones
permanentes o itinerantes, relacionadas con los fondos, son una forma de acercar los archivos al
piiblico menos especializado. Las visitas en pequetios grupos son aconsejables si son dirigidas y
® Las finciones del archivo ya han sido tratadas pormenorizadamente en el Tema 3.3, Concepro y definiciin de archivo
Faanciones, etgpasv tipos. Bibliografia de referencia, de este Volumen,
© Estudio de Técnica Documentales Tema 4, Funciones del archivo y del archivero, 32
sobre todo si se acompatia con una muestra de documentos. Esta funcién de difusién cultural y
labor pedagégica de los archivos cobra en la actualidad capital importaneia, para tratar de evitar
que sean utilizados tinicamente por minorias. Fl hecho de que se den a conocer favorece una
mayor concienciacién social de la importancia como componente del patrimonio histérico de un
pais
FUNCIONES DEL ARCHIVERO Y DEL RESTO DEL PERSONAL DEL ARCHIVO.
Para el desempetio del cometido general del archivo es necesaria la actuacién de los equipos de
trabajo. Estos cuentan con una diversidad de perfiles, niveles y especialidades, pues la organizacién,
conservacién y puesta a disposicién de un fondo requicre del trabajo de muchas personas con
capacidades y tesponsabilidades diferentes.
En las Administraciones Puiblicas, teniendo en cuenta el tamaiio y la complejidad de su funcién en las
sociedades burocratizadas, es donde mejor se ha perfilado la caiegorizacién de los profesionales que
trabajan en los archivos. Son muchas las normas que en los niveles estatal, regional, local o en las
‘universidades, han definido los conocimientos y las funciones de los archiveros y el resto del personal
de los archivos.
Podriamos distinguir tres grupos de trabajos: el archivistico general (formado por archiveros
facultativos, archiveros ayudantes y auxiliares de archivos), el archivistico especializado (como
restauradores 0 educadores en materia archivistica) y el no archivistico (personal de administracién,
informaticos, etc.). A continuacién, incluimos de Ramén Alberch, Mariona Corominas y M* Carmen
Martinez un modelo de personal de archivo"; los estudios de la Asociacién de Archiveros de Valencia
también son interesantes para el conocimiento de las funciones del personal de archivo”.
Funciones del director 0 responsable de un archivo
Objetivo: dirigir, coordinar y controlar la organizacién y el funcionamiento del archivo, para custodiar
y organizar la documentacién, con la finalidad de facilitar 1a consulta al propio organismo que la ha
generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la
documentacién.
Funciones:
1. Hacer propuestas para una buena gestién del centro archivistico y potenciar una fluida
comunicacién interdepartamental, para faciliar el sistema de organizacién documental del
organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
2. Elaborar normas o reglamentos que regulan la organizacién y el funcionamiento del archivo y
aquellas otras de aplicacién a todas las areas, departamentos 6 servicios del organismo a las que
pertenece el archivo, referidas a Ia consulta y préstamo de la documentacién. Deberi velar
también por el cumplimiento de la normativa establecida,
3. Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones de personal y de administracién
‘econdmica del archivo, y cualquier trabajo sobre la gestiOn administrativa,
4, Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentacién (de acuerdo con la normativa
vvigente), para que, una vez aprobadas por la Comisién correspondiente, puedan ser de aplicacién
cn el uso y consulta de la documentacién,
5. Planificar, ditigir y coordinar la metodologia de organizacién documental utilizada en el archivo,
especialmente en relacién con el sistema de clasificacién, transferencias, elaboracién de
*! ALBERCH I FUGUERAS, Ramén, COROMINAS NOGUERA, Mariona. y MARTINEZ I RODRIGUEZ, Maria. Carme.
El personal de ls archivos. La funcion archivistca y su repercusién en la plantilla. Ligall, n° 11 (1997), piginas 221-252.
® ASOCIACION DE ARCHIVEROS VALENCIANOS. Peril competencial Archivero/Adminisirador de Documentos [en
linea]. 2011. (htp:/www arxiversvalencians.org/wp-contenuploads/2016/05/erchivistica 2010.pdfhtml) [Consulta marzo
2019},
1 Estudio de Técnica Documentales TTema 4, Funciones del archivo y del archivero, 33
instrumentos de descripcién, preservacién y conservacién de la documentacién, calendario de
conservacién y climinacién, accesibilidad y consulta de la documentacién. Promover un buen
método de trabajo entre el personal del archivo para establecer_ un sistema de
ccorresponsabilizacién funcional de acuerdo con la formacién y los objetivos asignados.
6 Planificar y coordinar el sistema de organizacién integral de la documentacién del organismo 0
entidad a’ la que pertenece el archivo. Proponer Ia creacién y coordinar las comisiones
interdepartamentales de trabajo (evaluacién de la documentacién, accesibilidad, etc.) con la
finalidad de corresponsabilizar a todos los agentes del organismo en la toma de decisiones
referidas a la gestion de los documentos.
7. Planificar y coordinar la formacién del personal del archivo y, de acuerdo con la definicién del
sistema integral de organizacién de la documentacién, realizar los cursos de formacién de los
responsables de los archivos de gestién del organismo al que pertenece el archivo.
& Expedir certificados o dar constancia ("hacer constar") de la documentacién que custodia el
archivo.
® Planificar, dirigit y coordinar las publicaciones del archivo: guias, inventarios, catdlogos.
‘También, claborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.
10 Planificar y coordinar las actividades de difusién que anualmente se realizan en el centro, ya sean
‘exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc
¥ Planificar y controlar la preservacién y la conservacién de 1a documentacién y también del
dificio, asi como velar por su seguridad.
‘Fanciones de los archiveros
‘Objetivo: colaborar en las cuestiones que le delegue o encomiende el director y velar por la
‘eezanizacién y custodia de la documentacion que esti bajo su responsabilidad para facilitar la
consulta,
Funciones:
1 Colaborar en las cuestiones especificas que le indique la direccién del centro, en especial, la
elaboracién y aplicacién de las normas de organizacién y funcionamiento del archivo. También,
proponer acciones para mejorar, agilizar o facilitar la gestién del archivo.
2 Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacién de 1a documentacién del organismo, institucién o
‘entidad para que se aplique de forma univoca y generalizada en todos los archivos de gestién,
‘ademas del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualizacién de su proceso.
> Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la direccién del organismo, el
sistema de organizacién integral de la documentacién. También, el archivero tendra que ejecutar
su aplicacién y asesorar al personal administrativo de los archivos de gestidn, offeciéndole la
ayuda técnica necesaria en la implementacién de este método de trabajo. [gualmente, el archivero
tendra que llevar a cabo cl seguimiento y la actualizacién de todo el proceso de gestién integral de
Ja documentacién, ademas de organizar ¢ impartir los cursos de formacién al personal de los
archivos de gestién.
Organizar y dirigir la elaboracién de los instrumentos de descripcién de la documentacién
sustodiada en el archivo (catélogos, inventarios, indices u otros) y realizar aquellos que requieran
tuna descripcién documental mas especializada.
5 Colaborar en el proceso de definicién ¢ implementacién del sistema informético de organizacién
de la documentacién, También, deberd llevar a cabo el control de calidad de la informacién
sontenida en la mecanizacién de la gestién de los documentos y supervisar, especialmente la
descripcién, la codificacién y la asignacién de descriptores.
© Elaborar el calendario de conservacién y eliminacién de la documentacién de acuerdo con la
sormativa y las tablas de evaluacién documental.
7 Planificar, dirigit y controlar el proceso de transferencias de la documentacién desde las
dependencias del organismo o entidad hasta la ubicacién en los depésitos del archivo o bien de
transferencia entre dos archivos.
& Definir y organizar el sistema de informacién, consulta y préstamo de la documentacién del
archivo. Asesorar a los usuarios que requieran una informacién més especializada.
(© Estudio de Técnica Documentales Tema 4. Funciones del archivo y del archivero 54
9. Promover y organizar las actividades de difusién del archivo: visitas de estudiantes y del piblico
en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
10. Organizar, dirigir y supervisar la preservacién, la conscrvacién y la seguridad de la
documentacin, en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologias.
11. Planificar, dirigir y controlar la conservacién y los sistemas de seguridad del edificio y los
depésitos del archivo, y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.
Funciones de los técnicos medios
Objetivo: colaborar en todas las cuestiones que le indique el director del centro y, en especial,
pparticipar con los técnicos superiores en el proceso de organizacién integral de la documentacién, en la
consulta y la difusidn de los fondos documentales. De una forma mas explicita, los técnicos medios
contribuirin en la ejecucién y control de las técnicas archivisticas mis conceptuales del tratamiento
documental, como son la clasificacién y la descripcién documental, y, también, en la consulta y
difusion de la documentacién, entre otras cosas.
Funciones:
1. Colaborar en la custodia y en la organizacién de la documentacién del archivo y en la aplicacién
del sistema de organizacién integral de la documentacién en los archivos de gestién del organismo
© entidad.
2. Asesorar a los responsables de los archivos de gestién en el proceso de implementacién del
sistema de organizacién integral de la documentacién, offeciéndoles ayuda técnica en la
descripcién, modificacién o asignacién de descriptores, etc.
3. Elaborar los instrumentos de descripcién de las series documentales que no requieran una
especializacién, aclemés de asignar los desctiptores en el momento de la introduecién de los datos.
4. Colaborar en el proceso de aplicacién de las tablas de evaluacién documental ejecutando la
‘gestin y el control de la documentacién a eliminar.
5. Llevar a cabo la gestion y el control de las transferencias en cada fase del ciclo documental y,
especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestion en el desarrollo
de esta actividad
6. Controlar la recepeién de Ia documentacién procedente de las transferencias, comprobando Ia
correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentacién transferida.
7. Atender las consultas sobre la informacién y la documentacién custodiada en los depésitos del
archivo, y hacer su seguimiento.
8. Gestién y control del préstamo de la documentacién a las dependencias del organismo, institucién
© entidad a la que pertenece el archivo,
9. Colaborar en las actividades de difusién de la documentacién que se organicen en el centro.
10, Llevar a cabo la gestién y el control de la prevencién y conservacion del acondicionamiento fisico
de los diferentes soportes de la documentacién,
Funciones de los auxiliares de archivo
Objetivo: colaborar en los trabajos de ejecucién y control de la documentacién, en especial, aquellos
que concicman mas directamente con las técnicas archivisticas manuales de la organizacién
documental, como pueden ser la gestién de los depésitos y las de prevencién y conservacién de la
documentacién, entre otras.
Funciones:
1. Colaborar con los otros téenicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental
consistentes en la ordenacién fisica de la documentacién, etc.
2. Ejecutar la destruccién fisica de aquella documentacién que le ha indicado su superior jerarquico,
en aplicacién del calendario de conservacién y eliminacién,
3. Controlar la recepeién de Ia documentacién procedente de transferencias hasta los depésitos,
otorgindoles la ubicacién adecuada segiin los soportes documentales y su numeracién,
© Estudio de Téeniea Documentales Tem 4 Funciones del archivo y del archiver.
4 Gestionar el espacio de los depésitos segiin las directrices de su superior, comprobando la
ubicacién de la documentacién y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar
‘nuevas unidades de instalacién.
5 Vigilar la prevencién y la conservacién de ta documentacién controlando periédicamente su’
estado fisico. Notificar incidencias y proponer mejoras.
© Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacién y asi mismo extraer los
clips, gomas, plisticos, ete. de los documentos.
7 Supervisar las condiciones fisicas y ambientales de los depésitos, a partir de los aparatos que
pemniten asegurar un buen estado de conservacion y seguridad del edificio y de los depésitos
‘Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos
‘Odjetivo: recibir y atender al puiblico del archivo y también llevar la gestién de los trabajos
‘sdministrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislacién vigente
Funcioncs:
Recibir y atender al piblico del archivo ofieciéndole 1a informacién que requiera, o bien
dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectia alguna actividad,
Realizar los trabajos administrativos del centro.
Introduccién de datos al sistema informatico de algunas series documentales ya inventariadas
Realizar estadisticas de usuarios, consultas, préstamo de la documentacién, etc.
‘Funciones de los subalternos
‘Odjetivo: colaborar en ta consulta y el préstamo, sirviendo la documentacién a los usuarios y haciendo
‘eopias. Repartir y recoger la documentacién de las dependencias administrativas o cualquier otro
‘Eabsjo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislacién vigente.
Fanciones:
1 Transportar las unidades de instalacién de las transferencias a los depésitos del archivo.
2 Efectuar todos los cambios de situacién de las unidades de instalacién de los
Localizar la documentacién en los depésitos y servirla a los usuarios, devolviéndola a su lugar una
‘vez finalizada la consulta. Igualmente, extraer de los depésitos aquella documentacién que le
indiquen para la preparacién del préstamo.
Reproducir Ia documentacién solicitada por los usuarios.
Repartir 1a documentacién del préstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro
trabajo de correo.
mes de los téenicos superiores especialistas
ivo: colaborar en todas las cuestiones que le indique el director y, en especial, velar y aplicar las
‘Senicas mas apropiadas para la prevencién, reproduccién y preservacién de la documentacién en
“cualquier tipo de soporte documental.
-Funciones:
1. Estudiar y proponer a la direccién acciones para una buena politica de prevencién, reproduccién y
preservacién de la documentacién. Controlar el estado de conservacién de la documentacién.
‘Organizar y dirigir las técnicas de restauracién més apropiadas para cada soporte documental y, al
mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulacién mas especializada
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la
documentacién para la conservacién o consulta.
{© Estudio de Téenica Documentales ‘Tema 4. Funciones dl archivo y del archivero, 56
Funciones de los técnicos medios especialistas
Objetivo: Colaborar en las cuestiones que se le indiquen y participar de acuerdo con su formacién, en
el proceso de la especializacién a la que estan adscritos.
Funciones: se pueden identificar en
‘+ Funciones de los conservadores, restauradores y téenicos de reprografia
1. Colaborar con su jefe en técnicas de preservacién y reproduccién de los documentos en
‘cualquier tipo de soporte documental (documentacién grafica, audiovisual, etc.)
2. Colaborar y efectuar todos aquellos trabajos indicados por su superior jerarquico para realizar
las copias de seguridad de la documentacién para su conservacién o consulta.
3. Realizar 0 colaborar en proyectos de reproduccién de documentos para aumentar los fondos
digitales.
4. Reproducir los fondos digitales con la finalidad de preservarios, difundirlos y editarlos.
5. Colaborar cn la definicién de los lenguajes normalizados que afectan a los fondos de
imagenes.
‘+ Funciones de los bibliotecarios del archivo
Atender a los usuarios en la consulta y préstamo de las publicaciones de la biblioteca,
2. Proponer y adquirir las publicaciones que deban formar parte del fondo bibliografico del
archivo,
3. Catalogar el fondo bibliogrifico y hemerografico de la biblioteca auxiliar del archivo.
EL CODIGO DEONTOLOGICO.
Se puede definir el cédigo deontolégico como el documento que recoge un conjunto de criterios,
rnormas y valores que formulan y asumen quienes llevan a cabo una actividad profesional. Los cédigos
deontolégicos se ocupan de los aspectos sustanciales y fundamentales del ejercicio de la profesién que
regulan,
La Asamblea General Ordinaria de Archiveros Espafioles en la Funcién Piiblica (AEFP) acordé en su
reunién del 20 de junio de 2009 la adopeién del cédigo ético del CIA, aprobado en 1996, y que
reproducimos a continuacién, dada su importancia y brevedad:
“PREAMBULO
1. Un cédigo de ética para archiveros debe establecer unas elevadas normas de conducta para la profesion
archivistica. Ha de servir a la vez para dar a conocer esas normas a los nuevos miembros de la profesién, para
recordarles sus deberes a los archiveros experimentados y para lograr la confianca piiblica en la profesion.
(02. El término “archivero”, tal como se utiliza en este cédigo, abarca a todos aquellos que tienen que ver con el
control, cuidado, custodia, conservacién y administracién de los documentos.
03. Los archivos y las instituciones de las que éstos dependen deben ser alentados a adoptar politicas y
précticas que faciliten ta aplicacién de este cédigo.
04. Este cédigo pretende proporcionar un marco ético que sirva de guia a los miembros de la profesién, mas
que aportar soluciones especificas a problemas concretos.
95. Todos los principios van acompattados de wn comentario; el conjunto de principios y comentarios constituye
1 COdigo de Een
‘Disponible en la siguiente direcciin del CLA: htp-/Awww ja orphsites/defaulUflevICA 1996.00.06 code?42001%620et
s ES pal [Consulta marzo 2019}
Fstudio de Téenica Documentales ee Fascones del archivo y del archivero 37
©
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