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AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA DE GESTION
ALCANCE: 1 de enero al 31 de marzo del 2023 ALCANCE: 1 de enero al 31 de marzo del 2023 ALCANCE: 1 de enero al 31 de marzo del 2023
HOJA DE HALLAZGOS HOJA DE HALLAZGOS HOJA DE HALLAZGOS
HALLAZGO N 1 HALLAZGO N 2 HALLAZGO N 3
REGISTROS DUPLICADOS REGISTROS OBSOLETOS BIENES NO UBICADOS
CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO
La evidencia revela que los Al constatar el proceso se Falta de revisión regular y auditoría de los Al momento de detectarse el incoveniente La evidencia revela que Al constatar el proceso se Falta de actualizacion en la asignación de Al momento de detectarse el incoveniente La evidencia revela que Al constatar el proceso se Carencia de organización dentro de Al momento de detectarse el incoveniente
empleados encargados de evidencia que existe una registros de asignación de bienes. en la adquisicion de bienes, no se podra varios funcionarios evidencia que existe una bienes. en la adquisicion de bienes, no se podra existe un listados de bienes evidencia que existe una bodega. en la adquisicion de bienes, no se podra
ingresar la información falta de validación de datos Uso de varios sistemas que no están realizar una validación de datos en el punto indicaron ya no poseen los falta de actualizacion de Manipulacionde informacion por realizar un informe con infromacion real proporcionados por el observación relacionada con Reestructuraciones dentro del Ministerio, realizar una actualizacion de lista de bienes
cometen errores al registrar en el punto de entrada el integrados de manera adecuada. de entrada y puede permitir la creación de bienes que constan bajo su informacion conforme a los colabradores del Ministerio. puesto que no existe una actualizacion de encargado de bodega, en el el ineficiente registro en los causando confusión en los procesos de para los custodios, generando en un futuro
la asignación de bienes, lo cual da inicio a la creación Falta de capacitaciones en los registros duplicados sin que se detecte el custodia en los listados de bienes entrantes y de salida, Falta de supervision por parte del informacion de los bienes y sus custodios cual se realizó la listados de los bienes con asignación de bienes. prolematicas dentro del Ministerio al
que resulta el hallazgo, asi de registros duplicados sin procedimientos de asignación de bienes. error de inmediato. bienes, en varios casos estos generando una infromacion encargado en la asignacion de bienes. dentro del Ministerio. constatación de bienes, constancia de aceptación del Falta de revisión regular del listado de momento de brindar informaciones para
como la ausencia de que se detecte el error de bienes fueron dados de baja falsa dentro de este proceso. donde varios de ellos titular de los bienes. bienes entrantes y salientes permitiendo que auditorias internas y externas.
estándares y procedimientos inmediato. años atrás, incluso presentes en dichos listados los errores pasen desapercibidos y no se
bien definidos para la solicitaron reposiciones no pudieron ser encontrados genere listados de bienes dados de baja.
asignación de bienes, ya que debido a su condición, por el titular del bien.
los empleados pueden dichas reposiciones no
interpretar los procesos de constan en los registros
manera inconsistente. presentados por el jefe de
bodega.

COMENTARIO COMENTARIO COMENTARIO

Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos
mediante tecnicas de auditoria. mediante tecnicas de auditoria. mediante tecnicas de auditoria.

RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN

Capacitar al personal que este bajo la custodia del registro de bienes del Ministerio Implemntar un sistema de supervision que este direccionado al manejo y actualzacion de bienes y custodios. Implementar un sistema de softwar el cual automaticamente elimine de la lista a los bienes dados de baja.
Revision regular del uso, manejo y mantenimiento del sistema para que en un futuro este hallazgo se ueda mitigar. Brindar capacitaciones para que exista un personal especialziado solo en las entradas y salidas de bienes dentro del Ministerio. Supervisar de manera regular los listados de bienes.

ELABORADO POR: Danny Lema FECHA: 15/02/2024 ELABORADO POR: Danny Lema FECHA: 15/02/2024 ELABORADO POR: Danny Lema FECHA: 15/02/2024
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HOJA DE HALLAZGOS HOJA DE HALLAZGOS HOJA DE HALLAZGOS
HALLAZGO N 4 HALLAZGO N 5 HALLAZGO N 6
BIENES DADOS DE BAJA PERO SIN REGISTRAR EN EL SISTEMA BIENES CON CODIGO DE IDENTIFICACION QUE NO CORRESPONDEN AL TIPO DE REGISTRADO FUNCIONARIO SIN INTERES EN EL PROCESO
CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO CRITERIO CONDICION CAUSA EFECTO
La evidencia revela que los Al constatar el proceso se Perdida de documentacion de los procesos Al momento de detectarse el incoveniente La evidencia revela que Al constatar el proceso se Al momento de detectarse el incoveniente La evidencia revela que se Al constatar el proceso se Al momento de detectarse el incoveniente
Falta de control en el listado de bienes. Influencias para obtener el cargo.
funcionarios informaron que evidencia que existen casos aplicados en la baja de bienes. en la adquisicion de bienes, no se podra encontraron bienes evidencia que durante la en la adquisicion de bienes, obstaculizara la notificó mediante Quipux, evidencia que al ingresar al en la adquisicion de bienes, no se podra
varios bienes fueron dados donde se informó que los identificar el metodo que aplicaron para la registrados de manera constatación de bienes se revision y toma fisica de inventarios, pues que un funcionario no despacho del funcionario y Falta de profesionalismo dentro del contar con apoyo profesional para las
Cambio regular de jefe de bodega. Cambio regular de jefe de bodega.
de baja siguiendo el proceso bienes fueron chatarrizados baja de bienes dentro del proceso, pues no errónea en el listado de pudo observar bienes cuya existen codificaciones erroneas las cuales facilitó la ubicación, ni solicitar la presentación de Ministerio. revisiones internas del Ministerio,
adecuado, por lo que ellos y que el encargado de Falta de control interno en la actividad de existe informacion y documentacion que lo bienes. naturaleza no corresponde a Poco conocimiento por parte del encargado alargan el proceso de revision en auditorias presentación de los bienes los bienes, el funcionario Poco interes en vovler eficiente el sistema impidiendo que se realice el trabajo y asi
ya no tienen bajo su custodia bodega posee la baja de bienes. respalde. la descripción presente en el sobre la codificacion de identificacion de internas y externas. bajo su custodia. expresó no saber dónde se publico del pais. poder emitir recomendaciones y
el bien. documentación de respaldo listado de bienes. bienes. encuentran los bienes y que conclusiones para la mejora del proceso
de ese proceso. si deseábamos realizar la auditado.
constatación de dichos
bienes los busquemos
nosotros mismos.

COMENTARIO COMENTARIO COMENTARIO

Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos Orientados en la mitigacion del riesgo operativo evidenciado en la ejecucion de este proceso, es necesario realizar un levantamiento de procesos
mediante tecnicas de auditoria. mediante tecnicas de auditoria. mediante tecnicas de auditoria.

RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN

Implementar manuales de procedimientos en la actividad de baja de bienes. Implementar un excel automatizados para la codificacion de bienes Evaluaciones profesionales y personales para poder adquirir el cargo publico.
Archivar de manera fisica y en linea la documentacion de respaldo de la actividad antes mencionada. Inventario mensual de los bienes para verificar los codigos de identificacion. Implementacion de sistemas de vigiliancia en las oficinas de los funcionarios, sin violar su privacidad.

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