INFORMATION TECHNOLOGY Código IT-P-01

Versión 1
Fecha Junio 2009
USO DE LOS RECURSOS DE SGS IT Elaboro Región Perú
Aprobó L. Marina Villate
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1. OBJETIVO

Esta política se refiere al uso de Internet, intranet, correo electrónico y cualquier otro recurso de
comunicación y de dispositivos tales como teléfonos y los teléfonos móviles (Recursos de
Telecomunicaciones), proporcionados por SGS a sus empleados, o para cualquier usuario
autorizado (Usuarios de SGS). Esta política podrá ser modificada en cualquier momento mediante
la publicación en intranet.

Se recomienda encarecidamente a los usuarios de SGS, utilizar los Recursos de

Telecomunicaciones de SGS como un método rápido y confiable de comunicación. Sin embargo,
esta política advierte a todos los usuarios de SGS de los peligros que el uso indebido de los
recursos de IT puede plantearles, exponiéndolos directamente y al Grupo SGS a riesgos
comerciales y jurídicos, y a delitos de tipo penal.

Los Recursos de Telecomunicaciones de SGS son y seguirán siendo propiedad de SGS. Se

brinda a los usuarios de SGS para que cumplan con los fines relacionados con el trabajo.

Esta Política también se lee conjuntamente con las Políticas de SGS IT disponibles en Intranet,
incluyendo Buenas Prácticas de SGS e-Mail y Guías de Comunicación Social de SGS.

2. ALCANCE

Aplica para todo el personal que ingresa a la compañía y tiene acceso a los recursos
suministrados por IT.

3. REFERENCIA

No aplica

4. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de recursos humanos difundir el presente procedimiento en el momento que

ingresa el personal y es responsabilidad del personal que ingresa acatar con lo relacionado en el
mismo.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Política

Los Recursos de Telecomunicaciones de SGS no se utilizan para:

• Uso personal más allá de lo que se describe a continuación;

• Blogs, acceso a salas de Chat o foros que se relacionen con afiliaciones políticas,
religiosas o similares, que podrían someter a la Compañía a mala publicidad, pérdida de
reputación o procedimientos judiciales;
• Comunicar información confidencial interna o información personal (incluidos los datos de
contacto) a terceros, de los demás empleados de SGS sin autorización previa;
• Cualquier uso explícito relacionado con sexo, calumnia, difamación, raza u otro material
ofensivo ni en el trabajo, ni a distancia;

Esta es una COPIA NO CONTROLADA

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• Descargar, copiar, compartir o intercambiar material que violen los derechos de autor u
otros derechos de propiedad intelectual de SGS, o de terceros;
• Comprometer la responsabilidad de SGS o generar otras obligaciones en línea a nombre
de SGS, sin la debida autorización.

Uso personal de las facilidades de Telecomunicaciones de SGS:

• Aunque los Recursos de Telecomunicaciones de SGS son proporcionados a los

empleados, para fines relacionados con el trabajo, el uso personal de estas instalaciones se
acepta dentro de los límites siguientes:

- Internet: Búsqueda/navegación personal moderada en Internet.

- E mails: Intercambio de mensajes electrónicos personales, siempre que este uso personal no
interfiera con las responsabilidades laborales del empleado, no viole algunas de las leyes de los
países desde donde se transmite o a los que se envía la información y su uso se limite
sustancialmente fuera de las horas normales de trabajo (descansos o después del horario normal
de trabajo).

- El uso de otros dispositivos tales como teléfono, teléfonos móviles deben mantenerse dentro
de un mínimo razonable.

• En cualquier caso está prohibido los siguientes usos personales de los Recursos
de Telecomunicaciones de SGS:

- Descargar y jugar juegos electrónicos de computadora o participar en juegos en línea.

- Descargar o instalar productos de software que no han sido aprobados por SGS IT.

- Uso de los Recursos de Telecomunicaciones para propósitos comerciales personales.

- Envío de correos electrónicos no solicitados (“spam”).

- Uso de la dirección de correo electrónico de SGS para fines no comerciales, tales

como compras en línea.

- Crear o actualizar una página personal en un sitio web social (tales como MySpace, Facebook,
o publicar contenidos en blogs, forums, wikis; sitios de la comunidad tales como Flickr, YouTube,
Wikipedia, etc).

Medios de Comunicación Social

Mientras que SGS no regule las actividades en línea de sus empleados, con sus equipos de
telecomunicaciones privados, las siguientes acciones serán tratadas como violaciones de los
deberes de los empleados:

- Difusión de información confidencial de SGS o de sus clientes que hayan sido conocidas por
los empleados durante su relación laboral

- Enviar declaraciones despectivas y falsas relacionadas con SGS, sus empleados, clientes u
otros socios comerciales

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- Revelar información o imágenes personales relacionadas con los compañeros de trabajo
violando sus derechos de privacidad.

- Citar o asociar a SGS en relación con cualquier grupo ya sea político, religioso, o de interés
económico (lobby, etc…)

- Expresar una opinión en nombre de SGS

- Adquirir nombres de dominio o direcciones de correos electrónicos que incluyan la “marca”

SGS o cualquier otra marca del Grupo SGS.

En caso exista duda con respecto al correcto comportamiento en línea, por favor consultar con
las políticas de SGS Corporate Communications sobre este tema.

5.2 Política de Uso Indebido

Todas las comunicaciones electrónicas profesionales enviadas y recibidas por los empleados,
pueden y deben ser archivadas, recuperadas e ingresadas por personal autorizado de SGS. Estas
comunicaciones son consideradas de propiedad de SGS.

A menos que los correos electrónicos sean claramente marcados como “Personal”, o archivados
en un archivo específico marcado “Personal”, serán considerados y tratados como
comunicaciones electrónicas de negocios.

SGS se reserva el derecho de controlar el uso de los Recursos de Telecomunicaciones de SGS,

con el propósito de prevenir las violaciones de seguridad, o uso indebido de esta Política. SGS
utiliza las medidas técnicas adecuadas, para proteger la información personal recopilada durante
dicho seguimiento. Todos los empleados tienen el derecho a solicitar a la Empresa, si alguna
información personal relacionada con ellos, ha sido recopilada.

Sin embargo, SGS puede tener acceso a los mensajes electrónicos personales, siempre y cuando
tenga una sospecha contundente que éstos pueden revelar evidencia de una actividad ilegal, o de
una actividad que está prohibida por el Código de Integridad de SGS.

Los resultados de la investigación son comunicados al Jefe Ejecutivo de Cumplimiento, quien, en

caso de violación, propone a la Gerencia, en coordinación con el Departamento de Recursos
Humanos y con el Departamento de IT, las sanciones y medidas correctivas donde sea
apropiado, incluyendo las acciones de tipo penal.

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6. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Reviso Aprobó Cambio
Wilson Luz Marina
1 Junio 2009 Primera edición del documento
Vargas Villate
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7

Nombre Empleado:

Firma de Recibido:

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