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Manual Usuario R11

Activos Fijos - FA
17/03/2016
Capgemini Mxico de R.L. de CV
Gerardo Montao Snchez

Activos Fijos

1. Introduccin
Cuentas por pagar deber entregar a activos fijos un reporte semanal en el cual se
reflejen las facturas que fueron enviadas a activos para su capitalizacin, esto
servir para conciliar y verificar que no existan discrepancias en ambos mdulos
en cuanto a informacin; A s mismo cuentas por pagar deber ejecutar el proceso
Crear altas masivas semanalmente para que en activos fijos se vean reflejados
dichos movimientos.
A continuacin se describen los procesos que se llevarn a cabo en el mdulo de
cuentas por pagar para que las facturas consideradas como activos se reflejen en
el mdulo de activos fijos.
Alta Masiva de Activos Fijos
Proceso: Altas Masivas de Activos Fijos
Objetivo: Asegurar que todos los elementos de gasto de capital facturados se
Registren como activos fijos.
Prerrequisitos: Facturas ingresadas en AP con lneas de distribucin ya sea
registrada a una Cuenta de Compensacin de Activos (Asset Clearing) o
marcadas con el nombre Buscar como Activo (Track as an Asset)

La mejor manera de realizar el proceso de Alta Masiva (Mass Addition) es llevando


acabo los
Siguientes pasos:
Revisar el reporte de Detalle de Distribuciones de Gastos (Expense
Distributions Detail Report) en Cuentas por Pagar (Accounts Payable)
Crear Altas Masivas (Mass Additions) en Cuentas por Pagar (Accounts
Payable)
Revisar el Reporte de Estado de Altas Masivas (Mass Additions Status
Report) en Activos Fijos (FA)
Preparar Altas Masivas (Mass Additions)
Fusionar lneas de alta masiva
Fraccionar lneas de alta masiva
Revisar lneas de alta masiva (aadir informacin requerida)
Agregar activos, de lneas de alta masiva con Ajuste de Costo (Cost Adjust)
(agregar a activos existentes)
Contabilizar Altas Masivas (Mass Additions)
Eliminar Altas Masivas (Mass Additions)

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2. Conexin y Acceso a la EBS de Oracle


Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexin a
Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las mquinas de
cada uno de los usuarios.
Para conectarnos es necesario abrir una sesin de Internet donde se deber
ingresar el URL de la aplicacin que se presenta a continuacin:
Instancia de Prueba: http://mxapl200300.bxxi.com:8000/
Instancia de Produccin: http://erp500mx.bxxi.com:8000/

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2.1. Responsabilidades
Ya conectados en la aplicacin se deber seleccionar ahora la responsabilidad
asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al
perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitar las
acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentar el men de
acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrn una responsabilidad con la
que podrn acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar.
Adems de la responsabilidad tambin se debe seleccionar el tipo de accin que
se desea realizar para poder entrar al men principal.

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Una vez seleccionada la opcin se abrirn dos pginas mientras se carga el


programa. Estas ventanas SIEMPRE debern permanecer abiertas y no deben
cerrarse pues afectarn la funcionalidad de las aplicaciones Oracle.

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2.2. Men principal del Mdulo de Activos Fijos (Navegador)


La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegacin que aparece
despus de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una
responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite
realizar un flujo de negocios especfico.
La ventana Navegacin est siempre presente durante la sesin de Oracle y
despliega el nombre de la responsabilidad actual en el ttulo de la ventana.
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2.3. Barra de Men del Sistema


Todo el sistema se despliega dentro de una ventana nica la cual tiene
incorporada una barra de herramientas y mens desplegables.
La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema ms
comunes como: realizar bsquedas, grabar los datos, borrar registros de la
pantalla, etc. Los botones se encontrarn habilitados o deshabilitados segn si su
funcin es aplicable

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Las mismas funciones que se encuentran en los botones, tambin estn


accesibles a travs de teclas de funcin.

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Altas Masivas de Activo

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Las Altas Masivas permiten dar de alta activos y ajustes de costos directamente
en Oracle Activos Fijos desde la informacin de factura en Oracle Cuentas por
Pagar (AP) o desde una plantilla de Excel a travs de Web ADI.
Creacin de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar

Antes de que puedan ejecutarse las altas masivas de Activos Fijos desde AP, es
necesario cumplir con los siguientes requisitos:
Las facturas de pagos de activos deben ingresarse en AP cargando a la cuenta
Transitoria de Activos Fijos para activos comunes, o a la cuenta Transitoria de
CEP para construcciones en proceso.
Esta cuenta est configurada y asignada a la categora y al libro

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Al crear la factura se deber colocar esta cuanta as como activar el Check


(TRACK AS ASSET) se deber verificar que la cuenta es la misma que la de la
categora del activo.

1. Aprobar, Validar y Crear Contabilidad para todas las Facturas.

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2. El mdulo de Cuentas por Pagar (AP) debe ejecutar el proceso Crear


Contabilidad.

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3. Correr reporte Informe Anlisis de Cuenta


(R)

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Se despliega la pantalla de Parmetros, ingrese la fecha contable y el libro


de depreciacin corporativo.

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D clic en el botn Aceptar A continuacin d clic en el botn Ejecutar.


Se despliega en nmero de solicitud para revisar que el proceso termine
correctamente.

El reporte finaliza correctamente.

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Posteriormente en el mdulo de Activos Fijos se siguen los siguientes pasos.


FA Mass Addiction Prepare Mass Addiction

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Opcionalmente, ingresar criterios de bsqueda adicionales para limitar la


bsqueda de nuevas lneas de factura para convertir en activo. Se recomienda
ingresar en el campo Cola el estatus de la lnea que se desea buscar, ya sea
Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar,
Contabilizado, Suprimido.
Una vez que se han seleccionado los criterios de bsqueda, d clic en el botn
Encontrar

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Se muestran las lneas que cumplen con los criterios de bsqueda.


En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la lnea de factura que
se desea crear como activo. D clic en el botn Abrir

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En la pantalla Altas Masivas, ingrese la categora a la cual se va a asignar el


activo.

Cambie el nombre de Cola de NUEVO a POST

En la pantalla Altas Masivas, ingrese la categora a la cual se va a asignar el


activo.

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Ingresar Cuenta de Gastos de depreciacin.


Seleccionar la ubicacin fsica del Activo
Si aplica, modificar fecha de puesta en servicio del activo.

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Ingrese el nmero de activo y el nmero de etiqueta del activo.


Si la descripcin del activo no fue ingresada desde el mdulo de Cuentas por
pagar, ingresar la descripcin del activo.

Seleccionar la Clave del Activo que consta del Proyecto y Subproyecto:

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Seleccionar en el campo Tipo Activo, el tipo de activo que se est dando de alta,
ya sea CEP o Capitalizado. Por defecto, este campo tendr un valor, dependiendo
de la cuenta puente que haya sido ingresada al momento de crear la factura en el
mdulo de Cuentas por Pagar.
Una vez concluidos los pasos anteriores, d clic en el botn Listo y el activo estar
listo para ser capitalizado.

3.2.

Altas masivas utilizando Web ADI

Oracle Activos Fijos permite la creacin de activos de manera masiva por medio
de una plantilla de Excel.

Ruta

Altas Masivas

Integrador de Altas

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Se despliega la pgina web Crear Documento

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En la pantalla Crear Documento, se selecciona el libro corporativo para el cual se


va a descargar la plantilla para cargar activos desde Excel. D clic en el botn
Continuar.

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Seleccionar la versin Excel que se va a utilizar. D clic en el botn Siguiente.

Seleccione el nombre de la plantilla que desea utilizar y a continuacin d clic en


el botn Siguiente.
Se despliega una pantalla de descarga de archvio

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D clic en el botn Abrir

Se recibe un mensaje indicando que el documento se est creando.


Una vez que se crea la plantilla aparece el mensaje El documento se cre

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D clic en el botn Cerrar

Llenar la plantilla de Excel con los datos de los activos que se van a cargar al
mdulo de Oracle Activos Fijos.

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En la barra de herramientas, seleccionar Add-Ins

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Oracle

Cargar

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Seleccionar si se van a cargar todas las filas o slo las filas seleccionadas
Seleccionar Validar Antes de Cargar para asegurar que slo la informacin vlida
suba a las tablas de interfaz.
Seleccionar si se desea correr el programa Contabilizar Altas Masivas. D clic en
el botn Cargar

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Si existen errores, se muestra un mensaje indicando cuntas lneas tienen error.

En caso de tener errores, ir al final de la plantilla para revisar el mensaje de error y


corregir.
Una vez corregidos los errores, vuelva a realizar la carga.

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Si todas las lneas fueron vlidas, se indica el nmero de lneas que fueron
cargadas exitosamente
Una vez que fueron completados estos pasos, se deben seguir los pasos del
procedimiento Creacin de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar desde los
pasos que se realizan en Activos Fijos.

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