Simulacro de Manejo de Crisis Aprobado por: Presidencia Fecha de actualización: 26/04/23

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Fecha de realización del simulacro de crisis: ___________________________

Objetivo: Asegurar que Del Tropic Foods esté preparada para responder a las emergencias,
recuperarse de ellas y mitigar los impactos ocasionados, permitiendo la continuidad de las
operaciones para no afectar la capacidad de la empresa de seguir ofreciendo productos
inocuos y de calidad cumpliendo con los requisitos legales del país donde producimos y
comercializamos

Equipo de crisis:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

Tipo de simulacro:________________________________

Hora de inicio del simulacro: ________________________

Hora de finalización del simulacro: ____________________

1. PLAN DE EVACUACIÓN DENTRO DE LAS INSTALACIONES: (En caso de desastres

naturales, fugas de amoniaco)

N° Actividad Responsables Cumple/No cumple. Comentarios

1 Las salidas de la planta de proceso Equipo de Seguridad
y de áreas administrativas están Industrial
claramente marcadas:
2 Dentro de la planta de proceso se Todo el personal
tienen 3 puertas de salida de operativo conoce las
emergencia, 2 de ellas son de uso salidas de la planta de
continuo hacia la entrada y salida proceso
de la planta de proceso, estas se
encuentran ubicadas frente al
pasillo de ingreso a la planta y una
tercera detrás de la línea de
inspección de producto, en planta
de proceso.
3 Para el área administrativa, se debe Equipo de Seguridad
evacuar por cualquiera (2) de las Industrial
puertas de ingreso ubicadas a la
derecha e izquierda del área
administrativa. (ver procedimientos
del Plan de Emergencia)
4 En el parqueo se ha identificado el Equipo de Seguridad
primer punto de encuentro (circulo Industrial
de color verde con el rotulo en
letras que dice punto de encuentro),
el segundo está ubicado, en la
pared de la parte trasera de los
alrededores.
5 Si debemos refugiarnos Equipo de Seguridad
rápidamente: Industrial (Jefes de
Manteniendo la calma, se debe Brigadas)
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agrupar el personal que se

encuentre en los exteriores para
llegar al punto seguro más
inmediato y luego al área de
parqueo donde se encuentra la
salida de las instalaciones.
5.1 Sistema de advertencia: Para el Equipo de Seguridad
personal que se encuentre dentro Industrial (Jefes de
de la planta de proceso se hace Brigadas)
sonar una alarma para que el
personal salga de las instalaciones y
se dirija hacia la zona del punto
seguro.
5.2 Lugar de reunión: Para el personal Equipo de Seguridad
ubicado dentro de la planta y el Industrial (Jefes de
administrativo se deben dirigir al Brigadas)
punto de encuentro ubicado en el
parqueo.
5.3 Si el siniestro fuera durante el día, Gerente General,
la toma de decisiones y agrupar al Gerente de Ventas,
personal de las instalaciones y OMR, OML.
verificar que los equipos queden
completamente apagados.
5.4 Si el siniestro fuera durante la Supervisor de
noche, la toma de decisiones y Producción, OML, OMR
agrupar al personal y verificar que
los equipos queden apagados
completamente.
6 Algunas responsabilidades En el día: Jefe de
generales: Personal, Supervisor
Tener el listado del personal que de Producción, Equipo
está trabajando dentro de las de Producción.
instalaciones.
Contar con una lámpara de baterías
y recargable.
Tener disponibilidad (teléfono) para
comunicarse externamente con las
entidades correspondientes
(emergencia).
Disponibilidad de un radio para
conocer la información de lo que
sucede en el exterior.
7 Durante el día los mecánicos se OML y OMR,
encargan de apagar los equipos y operadores de
son auxiliados por el personal producción.
operativo de producción.
Algunas responsabilidades: Conocer
el encendido, manejo y apagado de
los equipos cruciales, conocer la
ubicación de los extintores y el
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manejo de estos.
8 El responsable de emitir la orden de Gerente General (día)
“todo despejado” Supervisor de
producción y OML
(noche)
8.a El tiempo para realizar este
procedimiento es 30 minutos
2. INSPECCION DE LAS INSTALACIONES:

N° Actividad Responsable Cumple/No cumple. Comentarios

1 Bloquear o desconectar Operador Mecánico de Cumple
transferencia de panel de Refrigeración
energía
2 Cerciórese que todas las Operador Mecánico de Cumple
válvulas de los compresores de Refrigeración
alta y baja estén cerradas.
3 Verificar que las puertas de los Operador Mecánico de Cumple
cuartos fríos estén cerradas Refrigeración
4 Llamar al centro de llamadas de Operador Mecánico de Cumple
desperfecto eléctrico de Del Refrigeración
Sur #22335600 para saber el
tiempo en que se restauraran
el servicio, es necesario
proporcionar el NIS de DTF el
cual es: 2070225
5 Dependiendo de la respuesta Operador Mecánico de
de Del Sur del tiempo Refrigeración
aproximado para la
restauración de energía
preparar la planta eléctrica de
la empresa
6 Conecte la transferencia y Operador Mecánico de Empresa DelSur no
termino que alimenta la planta Refrigeración reporta fallas del
eléctrica suministro de
energía eléctrica.
7 Encienda el sistema Operador Mecánico de Cumple Las presiones del
normalmente reducido solo Refrigeración sistema estaba
para cuarto frío y reempaque elevadas debido a
que no recirculo el
amoniaco por estar
apagado el sistema.
8 Chequear la planta eléctrica Operador Mecánico de
cada 30min. Refrigeración
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3. REVISION DE EQUIPOS

N° Actividad Responsables Cumple/No cumple. Comentarios

1 Comenzar revisando el Jefe de Mantenimiento y Cumple Todos los equipos
funcionamiento de los Supervisores de funcionan
equipos dentro y fuera de Mantenimiento (OMR, OML) correctamente.
la planta de proceso, los
cuartos de
almacenamiento para
materia y producto
terminado.
2 Luego de identificar las Gerencia General, Jefe de Cumole Dentro de cuarto
fallas más significativas en Mantenimiento y Supervisores frio #1 se
cada uno de los equipos, de Mantenimiento (OMR, identifico una
así como identificar cuáles OML) estiba de cajas
tiene una funcionalidad tote
completa, se determina si desniveladas.
algún equipo debiera de
ser renovado
completamente,
enlistándose los equipos (2
columnas: bueno y para
reparar).
3 Los equipos que necesitan Gerencia General, Jefe de
arreglos se colocan en Mantenimiento y Supervisores
base al orden en el que se de Mantenimiento (OMR,
efectuaran las OML)
reparaciones de estos. Al
mismo tiempo se elabora
un listado de los repuestos,
que se utilizarán para
todas las reparaciones.
Para realizar los
procedimientos de las
diferentes reparaciones se
describen en el anexo del
Programa de
Mantenimiento
Preventivo.
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4 Se verifica el inventario de Supervisores de

los repuestos existentes en Mantenimiento y Auxiliares de
bodega, para realizar las Bodega.
reparaciones de los
equipos. Asimismo, se
define un listado de los
repuestos que se deben
adquirir. Se solicitan los
mismos esperando tener el
envío de los repuestos en
un tiempo de 3 a 4 días.
4.a Este procedimiento se
realiza en tres horas

4. REVISION DE MATERIA PRIMA Y PRODUCTO TERMINADO.

N° Actividad Responsables Cumple/No cumple. Comentarios

Las áreas de siembra de los Técnicos Agrícolas y
1 cultivos de la planta podrían Gerente General
sufrir inconvenientes, debido a
las inclemencias del clima (en
mayor proporción).
Los técnicos agrícolas, son los
que comunicaran en primera
instancia las condiciones de las
plantaciones, las personas que
auxiliaran a los técnicos son los
dueños de las plantaciones y los
encargados de estas. Las
siembras inspeccionadas, se
evalúan para el envío de materia
prima y determinando si hubiera
la necesidad de un paro en la
entrega de la materia prima,
posterior al diagnóstico de
evaluación de las instalaciones y
equipos. Para evitar que se
pierda el abastecimiento de la
materia prima se han distribuido
las plantaciones, en diferentes
zonas del país.
1.a Si una crisis ocurriera en las Técnicos Agrícolas
siembras, podría recuperarse en
un período de 22 días.
La revisión del inventario de Gerencia General,
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2 materia prima y producto Encargado de Bodegas

terminado se realiza, para
conocer la cantidad real de
producto terminado con la que
se puede planificar los
embarques de producto.
Si dentro del cuarto fresco se Inspectoras de Calidad
3 tuviera materia prima
almacenada, será revisada.
Realizándose este
procedimiento, después que el
personal de mantenimiento
comunique las condiciones del
cuarto fresco, para evaluar el uso
o descarte de la materia prima
(ver ampliado el procedimiento
en el numeral 5.2.4.1).
La revisión de la calidad del Inspectoras de Calidad,
4 producto terminado dentro de Montacarguistas,
los cuartos fríos se efectuará una Encargado de Bodegas
vez el personal de
mantenimiento haya explicado la
condición del CF1 Y 2, definiendo
el producto que podrá ser
utilizado y cual será desechado
(ver ampliado el procedimiento
en el numeral 5.2.4.2).
4.a Este procedimiento se realiza en
tres horas

5. REVISION DE MATERIAL DE EMPAQUE Y REPUESTOS

N° Actividad Responsables Cumple/No Cumple Comentario

s
1 El inventario de material de empaque se revisa, Encargado de
para identificar las condiciones del material y Bodegas y
determinar las cantidades utilizables y las que se Bodegueros
hubieran de desechar. Las bolsas que pudieran
ser utilizadas, se evaluará el realizar un
muestreo microbiológico, dependiendo de la
cantidad de bolsas que estén en buen estado, al
mismo tiempo se va determinando el total de
material que van a ser requeridas, para luego
gestionarse con los proveedores las fechas de
entrega más inmediata.
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2 Se continúa con la revisión de los repuestos Encargado de

almacenados, para determinar el estado de Bodegas y
estos y con los que están disponibles para las Bodegueros
reparaciones de los equipos. Se debe enlistar
los repuestos que harán falta para la reparación
de los equipos (para reparar).
3 Este procedimiento se realiza en un período de
tres horas.

6. REVISION DE CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO.

6.1 CUARTO DE MATERIA PRIMA (MP) CF3:

N° Actividad Responsable Cumple/No Cumple Comentarios

1 Revisar el funcionamiento del cuarto fresco Jefe de Mntto y Cumple Componentes
Supervisor del cuarto se
OMR y OML encuentran
funcionando
correctamente.
2 Si el cuarto de MP no ha sido afectado se Inspectora de
procede a revisar la materia prima Calidad
3 Se revisa la calidad de la materia prima, Inspectora de
haciéndole el análisis físico que se realiza Calidad
rutinariamente, para determinar el uso o
descarte de la misma.
4 Si el cuarto de MP no funcionara se revisa Jefe de Mntto y
inmediatamente la materia prima ya que el Supervisor
tiempo de vida para usarse sería el OMR y OML
siguiente:
4.1 La materia prima okra entera se puede Encargado de
almacenar un máximo de 2 días, dentro de bodegas y
cestas y la okra clase B (para ser cortada) un Gerente de
máximo de 4 días. Planta
4.2 El frijol, almacenado en sacos se puede Encargado de
mantener un máximo de 3 días, y bodegas y
almacenado en cestas 5 días como máximo. Gerente Planta.
5 Se considera el descarte de la materia prima Gerente de
después de evaluar las condiciones de Planta, Jefe de
funcionamiento del equipo y el tiempo que Mantenimiento
llevaría su reparación para poder realizar las
pruebas de funcionamiento y poder
utilizarse.
6 Si los equipos pudieran ser utilizados, se Jefe de Mntto y
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determina la fecha más inmediata para Gerente de

poder iniciar los procesos de producción. Planta
6.a El período para realizar esta actividad es de
48 horas

6.2 CUARTOS DE PRODUCTO TERMINADO (PT) CF1 y CF2

N° Actividad Responsable Cumple/No Cumple Comentarios

1 Se revisa el funcionamiento del almacén Jefe de Mntto y Cumple Componentes
de producto terminado; si este no ha Supervisor OMR y del cuarto se
sido afectado, se procede a revisar el OML encuentran
producto terminado. funcionando
correctamente.
2 Si el producto terminado no ha sufrido Gerente de
ninguna contaminación, se realiza el Planta, Encargado
inventario físico de éste para poder de Bodegas,
determinar la cantidad en libras de Gerente de
producto terminado que pudiese ser Ventas
despachada a los clientes. (Esperando
tener un promedio de 45 contenedores)
3 Si el cuarto frío estuviera operando de Jefe de Mntto
manera usual y el producto hubiese
sufrido una contaminación se sigue el
siguiente procedimiento:
3.1 Se revisa el estado del producto para Montacarguistas,
poder separar el producto contaminado Inspectora de
del producto bueno. Calidad
3.2 Se entiende como producto bueno, Montacarguistas,
cuando el producto cae al suelo y personal de
solamente se rompe la caja (empaque bodegas,
secundario) y la bolsa (empaque Inspectora de
primario) está intacta. Calidad
Todo el producto que haya quedado
dentro de las bolsas, se limpia la bolsa
(exteriormente) y después de limpiarse
se colocan dentro de una caja tote o
cajas máster dependiendo de la
presentación que tenga el producto que
se haya caído. Esta caja (si es granel) se
deben identificar con el nombre de
producto, fecha, código de fabricación,
peso; de la misma manera para las cajas
máster si fuera producto al detalle (si es
posible codificar dentro de las
instalaciones realizarlo, de lo contrario
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en el área de almacenaje externo).

4 Si el producto cae al suelo, el producto Montacarguistas,
que esta sobre el piso directamente es personal de
el que no se guardará y el que está bodegas,
sobre éste (que no haya tocado el Inspectora de
suelo) se colocará dentro de una bolsa Calidad
en una caja tote. Esta caja se debe
rotular con nombre de producto, fecha,
código de fabricación, peso. Seguir el
procedimiento que se describe en el
programa de producto no conforme en
el numeral 7.2.2.1 y 7.5.1
5 Se realizan las gestiones respectivas Gerencia de
para realizar la contratación de bodegas Ventas
de almacenamiento externo, a la mayor
brevedad posible. Dependiendo de la
capacidad de almacenaje que pueda ser
otorgado, también se realizaran las
gestiones pertinentes para poder
almacenar el producto en bodegas ex
planta.
5.a Este procedimiento se realiza en 2 días

7. MANEJO DE PRODUCTO TERMINADO

N° Actividad Responsable Cumple/No Cumple Comentarios

Si la crisis ocurre durante cualquiera de
las jornadas de trabajo (diurna o
nocturna) se sigue los siguientes pasos:
1 Si el área de salida está en condiciones Supervisor y
para ingresar se saca el producto personal de
terminado (arrastrando con el azadón producción,
el producto que queda en la banda de personal de
salida y ubicándolo en la caja que se bodegas
estaba llenando).
2 Esta caja será identificada con etiqueta Inspectora de
roja, colocando la hora de finalizar el Calidad., personal
llenado y si fuera posible el peso del de bodegas
producto.
3 La caja rotulará producto en Personal de
cuarentena y para revisión bodegas
4 Posteriormente se tomará una muestra Inspectora de
para realizar los análisis Calidad
microbiológicos respectivamente.
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7.1 Manejo de producto contaminado por fuga de amoniaco.

N° Actividad Responsable Cumple/No Cumple Comentarios

1 Se detecta una fuga de amoníaco, Cualquier personal
avisar al técnico de refrigeración o operativo
supervisor de mantenimiento más
inmediato.
2 La puerta del cuarto frío donde se Todo el personal
percibe la fuga no se deberá abrir debe acatar las
durante los pasos 3-6, solamente los indicaciones
técnicos de refrigeración.
3 Al percibirse una fuga se evalúa la Técnico de
magnitud de esta. refrigeración
4 Evacuar al personal cerca de la zona Supervisor de
donde ocurre la fuga y llevarlo al producción
cualquiera de los puntos seguros,
más cercanos.
5 Apagar el sistema de refrigeración Técnico de
completamente. refrigeración
6 Cerrar válvulas de recibidor y Técnico de
acumuladores. refrigeración
7 El tiempo para realizar las Técnico de
reparaciones será entre 24 a 48hrs. refrigeración
8 Esperar que amoníaco en tuberías se Técnico de
evacúe. refrigeración
9 En el tiempo que tarde la reparación Gerente de Ventas
de la fuga se realiza las gestiones
para el traer contenedores
congelados y solicitar el espacio en la
bodega externa (para congelados),
esta bodega se solicita, para guardar
el producto que no se pueda
almacenar dentro de cualquiera de
los cuartos fríos, que no hubiera sido
afectado estructuralmente (por la
falla física que ocurrió) y no es
suficiente el espacio con el que
cuenta la empresa.
10 Posterior a la reparación se ingresa al Jefe de producción,
cuarto frío y se comienza a trasladar Encargado de
el producto terminado dentro de los bodegas,
contenedores congelados. Montacarguistas,
Durante este procedimiento, todo el Inspectora de
producto se va identificando con una calidad.
etiqueta roja, ya que se vuelve un
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producto retenido en cuarentena.

11 El tiempo para el traslado del Montacarguistas
producto terminado será entre 1 y 2
días.
12 Traslado a la bodega externa Encargado de
bodegas
13 El tiempo del almacenaje externo Encargado de
sería aproximadamente de 2 bodegas
semanas.
14 Posterior al traslado del producto, el Jefe de producción,
cuarto frío se debe descongelar y equipo de limpieza
deshumedecer, para poderse lavar.
El tiempo para este procedimiento es
de 6 días.
15 Después del lavado del cuarto se Técnico de
vuelve a congelar, siendo el tiempo refrigeración
para realizar este paso, 4 días.
16 Luego el producto terminado es Encargado de
retornado del almacén externo hasta bodegas,
las instalaciones (cuarto frío). montacarguistas
17 Este producto que ha sido retenido Inspectora de
(etiqueta roja) será retenido por un calidad.
mes, el cuál será revisado según lo
detalla el programa de producto no
conforme en el literal 7.2.2.1
18 Si hubiera necesidad de llamar al Presidencia y
cuerpo de bomberos, esta decisión Gerencia General
solo la tomarán el presidente de la
Empresa o el Gerente General

8. COMUNICACIÓN

N° Actividad Responsables Cumple/No Cumple Comentarios

1 Inicialmente se les comunica a los Gerencia de Ventas
clientes, la situación y condición de la o la Presidencia
empresa, esperando llegar a un
acuerdo sobre el tiempo y la cantidad
de entrega de los productos
terminados.
2 Posteriormente se debe comunicar Asistente de
con las Navieras, para conocer la exportaciones
disponibilidad de envío de producto
terminado y poder determinar las
posibles fechas de despacho.
3 Si el dominio de la empresa hubiera Gerencia de Ventas,
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perdido la conexión, se utilizarán Presidencia

cuentas de correos con un dominio
diferente (Gmail, Hotmail,Fb,WsAp)
para continuar la comunicación
electrónica con los clientes.
3. Este procedimiento se realizará en un
a período de 35minutos

5.2.1 COMUNICACIÓN CON ENTIDAD CERTIFICADORA

N° Actividad Responsable
1 Posterior a la comunicación con Gerente de
los clientes, se le comunicará a la Aseguramiento de
Entidad Certificadora (NSF) y al calidad.
Instituto de Seguridad de la
Calidad de los Alimentos (SQFI),
la condición del producto y el
seguimiento que se le dará, para
el cumplimiento con los clientes.
Crisis/ Solamente si hay un
necesidad de hacer un Recall.
2.a Este procedimiento se realizará
en un período de 15 minutos

9. ACTIVIDADES EXTRAS DEL SIMULACRO DE CRISIS

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10. CONCLUSIONES.