M & L S.A.

S
NIT: 600.901.876-1

Manual de procesos y procedimientos para el encargo de: Diseño de un sistema de

control interno a un proceso financiero y no financiero de una PYME del departamento

del Caquetá.

Lizeth Bermúdez Ramos

Yuri Marcela Realpe Jojoa
Natalia Andrea Trujillo Imbachí

Universidad de la Amazonia
Facultad de ciencias contables, económicas, administrativas
Contaduría Publica
Control
Florencia – Caquetá
2023

Calle 2 D N° 16-72 “Confianza y seguridad

Florencia|Caquetá|Colombia financiera”
Cel: 3123855688
 M & L S.A.S
NIT: 600.901.876-1

Manual de procesos y procedimientos para el encargo de: Diseño de un sistema de

control interno a un proceso financiero y no financiero de una PYME del departamento

del Caquetá.

Lizeth Bermúdez Ramos

Yuri Marcela Realpe Jojoa
Natalia Andrea Trujillo Imbachí

Esp. Geraldine Hurtado Martínez (Docente)

Universidad de la Amazonia
Facultad de ciencias contables, económicas, administrativas
Contaduría Publica
Control
Florencia – Caquetá
2023

Calle 2 D N° 16-72 “Confianza y seguridad

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1. Introducción

La auditoría interna es un proceso fundamental que se emplea para evaluar la eficiencia,

efectividad y cumplimiento normativo de una organización. En el caso de 3B
COMERCIALIZADORA Y ALIANZAS S.A.S, esta auditoría se enfocará en revisar y
validar el cumplimiento de las normativas legales y estatutarias de la compañía,
especialmente en lo referente a su forma jurídica, objeto social, domicilio y contratación del
personal.

La normativa que rige la constitución y operación de sociedades en Colombia, en particular la

Ley 1258 de 2008 y el Decreto 1650 de 2017, establecen un marco regulatorio que dicta las
pautas a seguir para la creación y el desarrollo de empresas, asegurando su conformidad con
la legislación vigente. En este sentido, la auditoría interna se enfocará en verificar que la
constitución de 3B COMERCIALIZADORA Y ALIANZAS S.A.S cumpla con los requisitos
legales establecidos por estas leyes, así como con los estatutos propuestos en su formación.

Es de suma importancia asegurar que la empresa opere de acuerdo con su objeto social,
definido en sus estatutos. En este caso, se enfoca en la compraventa de bienes y servicios,
contemplando una amplia gama de actividades comerciales, financieras y relacionadas con la
gestión de contratos, tanto a nivel local como internacional. La auditoría interna verificará
que las operaciones comerciales efectuadas por la empresa estén alineadas con este objeto
social, garantizando que las actividades realizadas estén dentro del marco legal y estatutario
establecido.

Además, se considerará la disposición de la sociedad en cuanto a su domicilio, estipulado en

la ciudad de Mocoa, aunque se permita la creación de sucursales en otros lugares, de acuerdo
con decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas. La auditoría interna

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examinará la coherencia de estas decisiones con los lineamientos legales y estatutarios

vigentes para garantizar su conformidad con la normativa.

En resumen, la auditoría interna a 3B COMERCIALIZADORA Y ALIANZAS S.A.S se

centrará en evaluar el apego de la empresa a las disposiciones legales y estatutarias,
asegurando la regularidad y legalidad de sus operaciones, así como la coherencia entre las
actividades empresariales y su marco regulatorio.

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2. Justificación

La realización de este manual es la verificación de los marcos normativos para control interno
y procesos de una PYME del departamento del Caquetá en la empresa 3B
COMERCIALIZADORAS Y ALIANZAS S.A.S es un trabajo importante y significativo
para nosotros como estudiantes en proceso de formación ya que será un aprendizaje para un
futuro en nuestro campo laboral ya que nos permite conocer el campo normativo Los
sistemas de control interno que son esenciales para garantizar que una empresa cumpla con
las regulaciones legales y fiscales. Se espera que la creación de un manual de procesos y
procedimientos ayudará a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones
específicas aplicables a su ubicación en el departamento del Caquetá, o por lo menos tome
conciencia de en qué está fallando la empresa, para así poder minimizar riesgos, el sistema
control interno es efectivo ayuda a identificar y mitigar riesgos que podrían afectar
negativamente a la empresa. Al diseñar un sistema de control interno, se pueden identificar
áreas de vulnerabilidad y tomar medidas para minimizar los riesgos financieros y operativos.
Seguidamente Mejorar la eficiencia ya que la implementación de un sistema de control
interno adecuado puede mejorar la eficiencia de los procesos financieros y no financieros en
la PYME. Esto puede llevar a una gestión más efectiva de los recursos y ahorro de costos y la
empresa fomento de la transparencia y la rendición de cuentas: Un sistema de control interno
promueve la transparencia en la empresa al establecer estándares claros y procesos
documentados.
Todo lo anterior mente mencionado contribuirá a la Protección de los activos, tanto
financieros como no financieros. Esto es especialmente importante en una PYME, donde los
recursos pueden ser limitados y valiosos y lo más importante a la toma de decisiones un
sistema de control interno bien diseñado proporciona información precisa y oportuna que
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respalda la toma de decisiones estratégicas. Esto es crucial para el crecimiento y la

sostenibilidad de la PYME, Mejorando de la calidad y la confiabilidad obteniendo
satisfacción de partes interesadas: La implementación de un sistema de control interno
efectivo puede aumentar la confianza de los inversores, proveedores, clientes y empleados en
la empresa, lo que puede ser beneficioso para su reputación y relaciones comerciales.

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3.Objetivos

3.1. Objetivo general

El objetivo de esta auditoría interna es evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos y
controles internos de 3B Comercializadora y Alianzas para garantizar el cumplimiento de las
políticas y regulaciones internas, identificar posibles riesgos y áreas de mejora, y brindar
recomendaciones para fortalecer la gestión y gobernanza de la empresa.

3.2 Objetivos especifico

 Identificar posibles riesgos y evaluar los riesgos financieros, operativos y de
cumplimiento que podrían afectar negativamente a la empresa, y evaluar las medidas
existentes para gestionarlos.
 Evaluar el cumplimiento de políticas y regulaciones internas verificando si la empresa
cumple con sus políticas y regulaciones internas, así como con las normativas
específicas del sector y las leyes locales.
 Contribuir a la toma de decisiones proporcionando información y hallazgos que
permitan a la alta dirección de 3B Comercializadora y Alianzas tomar decisiones
informadas para mejorar la gestión y la toma de decisiones estratégicas de la empresa.

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MISIÓN

La misión de nuestra auditoría interna en 3B Comercializadora y Alianzas S.A.S es

garantizar la transparencia, integridad y conformidad de las operaciones de la empresa con las
normativas legales, estatutarias y regulatorias vigentes en Colombia. Nos dedicamos a
evaluar y fortalecer los procesos y controles internos de la organización, identificando
posibles riesgos financieros, operativos y de cumplimiento que puedan afectar su desempeño
y reputación.

VISIÓN

En el año 2028 convertirnos en un referente nacional en la compraventa de bienes y

servicios, manteniendo altos estándares de integridad, innovación y cumplimiento normativo.
Buscamos expandir nuestra presencia, diversificar nuestras operaciones y fortalecer alianzas
estratégicas para asegurar un crecimiento sostenible y la satisfacción de nuestros clientes.

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ENTREVISTA

PREGUNTAS GERENTE

1. ¿Cuál es la historia y la misión de la empresa?

2. ¿Cuáles son los principales productos o servicios que ofrece la empresa?
3. ¿Cuál es el enfoque de la empresa en términos de innovación y desarrollo?
4. ¿Cuáles son los principales objetivos y metas de la empresa a corto y largo plazo?
5. ¿Cómo se evalúa el desempeño de los empleados y cuáles son las oportunidades de
desarrollo profesional?
6. ¿Qué desafíos o problemas enfrenta la empresa en la actualidad?
7. ¿Cuál es la estrategia de la empresa en términos de crecimiento y expansión?
8. ¿Cómo se manejan los conflictos y las crisis dentro de la organización?
9. ¿Qué oportunidades de formación y desarrollo profesional se ofrecen a los
empleados?

PREGUNTAS A EMPLEADOS

1. ¿Se han seguido las disposiciones legales de la Ley 1258 de 2008 y el Decreto 1650
de 2017 en la creación de la sociedad?
2. ¿Los estatutos de la compañía reflejan fielmente su objeto social, forma jurídica y
demás disposiciones legales aplicables?
3. ¿Existe alguna modificación estatutaria que no esté debidamente documentada y
comunicada legalmente?
4. ¿Las actividades realizadas por la empresa están alineadas con su objeto social
definido en los estatutos?

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5. ¿Se llevan a cabo transacciones comerciales que estén fuera del ámbito definido en
los estatutos de la empresa?
6. ¿Las transacciones comerciales realizadas se encuentran respaldadas por contratos o
acuerdos legales?
7. ¿Se cumplen todas las obligaciones fiscales y tributarias de acuerdo con la legislación
colombiana?
8. ¿La empresa cumple con las normativas laborales y de seguridad social en relación
con su personal?
9. ¿Se han cumplido con los registros y reportes legales requeridos por las autoridades
correspondientes?
10. ¿Existe un código de ética y conducta establecido y difundido entre los empleados?
11. ¿Se han identificado conflictos de interés entre los accionistas, directivos, o
empleados?
12. ¿La empresa tiene políticas claras para prevenir la corrupción y el soborno?
13. ¿Se siguen procesos claros y legales en la contratación y terminación de empleados?
14. ¿La empresa cumple con las disposiciones laborales, como los contratos, beneficios y
jornadas laborales establecidas por la ley?
15. ¿Se brinda un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados?
16. ¿La empresa ofrece programas de formación y desarrollo para sus empleados?
17. ¿Se realizan evaluaciones de desempeño de manera regular para el personal?
18. ¿La empresa promueve la diversidad y la igualdad de oportunidades entre sus
empleados?

PREGUNTAS CLIENTES

1. ¿Cuánto tiempo ha sido cliente de 3B Comercializadora y Alianzas?

2. ¿Qué productos o servicios ha adquirido de la empresa?
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3. ¿Con qué frecuencia realiza transacciones o negocios con 3B Comercializadora y

Alianzas?
4. ¿Cómo calificaría la calidad de los productos o servicios que ha recibido de la
empresa?
5. ¿Ha experimentado algún problema o desafío en sus transacciones con la empresa? Si
es así, ¿cómo se manejaron esos problemas?
6. ¿Cuál es su opinión sobre la comunicación y el servicio al cliente proporcionado por
3B Comercializadora y Alianzas?
7. ¿La empresa cumple con las expectativas acordadas en términos de plazos de entrega
y calidad?
8. ¿Ha notado alguna mejora o cambio significativo en la empresa desde que se
convirtió en cliente?
9. ¿Cómo calificaría la relación calidad-precio de los productos o servicios ofrecidos por
la empresa?

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