EDIFICIO BIO BANUS

REPORTE EVALUACIÓN CONTROL INTERNO

A OCTUBRE 2023
 TEMAS REVISADOS COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES
EFECTIVO Y CONCILIACIONES BANCARIAS Revisión saldos reflejados en documentos
Diapositiva 3

COMPROBANTES DE EGRESOS Soportes y aplicación de procedimientos

Diapositiva 4

RETENCION EN LA FUENTE Declaración mensual, aplicación tarifas, etc.

Diapositiva 5

CONTRATOS DE SERVICIOS En proceso de revisión

Diapositiva 6

SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DE En proceso de validación y divulgación

INFORMES ANTERIORES
Diapositiva 7 Diapositiva 8

2
RECOMENDACIONES DE FIN DE AÑO Comunicado con indicaciones relativas cierre
Diapositiva 9 del 2023 e inicio del 2024
EFECTIVO Y CONCILIACIONES BANCARIAS
CUENTA oct-23
S/Libros S/Extracto Dif. Conciliada Notas
EFECTIVO
Caja general
Caja Menor 500,000 (N/A) (i)
Arqueo de Caja N/A
Diferencias N/A

CUENTAS BANCARIA S/Libros S/Extracto Dif. Conciliada

AV VILLAS 45614 - Recaudo 164,988,515.41 164,259,466.41 729,049 (ii)
AV VILLAS 4856 - Fondo Imprevistos 15.13 15.13 -
Banco Coomeva Super tasa - 051602142701 26,779,963.66 26,779,963.66 -
Banco Coomeva - Cuenta ahorros 050804014401 89,058,097.40 89,058,097.40 - (v)

Convenciones:
(i): Valor validado según estado de la situación financiera y balance de prueba
(ii): Seguidamente se detalla composición de la diferencia 729,049
consignaciones contabilizadas y no registradas en banco $ 2,491,182 partidas aumentan extracto y no reg contab 1,762,133 729,049

Los valores reportados fueron cotejados tanto en libro auxiliar de contabilidad como en el extracto bancario. 3
EGRESOS
Mes: oct-23 Consecutivo inicial 1776 Consecutivo final 1802

No Doc. Fecha Valor Beneficiario CONCEPTO No Fra Pagada

1776 05/10/2023 $ 174,392 SERVICENMTER GYM MANTENIMIENTO PREVENTIVO 967
1779 05/10/2023 $ 3,754,688 OTIS MANTENIMIENTO ASCENSORES 201882
1780 05/10/2023 $ 145,901 COMCEL SERVICIO TELEFONIA 1036931952
1781 05/10/2023 $ 5,881,450 AIRE-E SERVICIO ENERGIA 64396021
1782 13/10/2023 $ 11,163,340 SEGURIDAD NAPOLES SERVICIO VIGILANCIA 2132
1783 13/10/2023 $ 1,163,340 SEGURIDAD NAPOLES SERVICIO VIGILANCIA 22331369
1784 13/10/2023 $ 70,065 MOVISTAR SERVICIO INTERNET 81456
1785 13/10/2023 $ 1,941,291 SERVIFIN PAGO CUOTA POLIZA 7110
Criterio Muestreo: total egresos 26. Se toma 5 mayores de $1.100.000 y 3 menores de $200.000 en orden cronologico.
Total comprobantes con esas caracteristicas: Porcentaje de participacion sobre el total de CE 30.77%
OBSERVACIONES GENERALES:
1). No s e encontró el CE #1800, el contador manifes tó por inconvenientes de energía el s is tema avanzó en el 1801 en el cons ecutivo . Recomendación dejar evidencia.
2). El comp. Egres o 1782 pago Fra 2132 a nombre de Seguridad Napoles , practican retención no obs tante a que el proveedor manifies ta en la factura que es Autoretenedor.

Tanto la administradora como el contador, 4

mostraron amplia disposición para atender lo
recomendado.
 RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA

Fecha de Revision: 14/11/2023

Periodo CONCEPTO BASE VR. PARCIAL VR. TTAL VR. DECL. Comentarios
HONORARIOS 10% 1,156,000 127,000
HONORARIOS 11% 127,000
SERVICIOS GENERALES 6% 8,639,000 53,100
SERVICIOS GENERALES 4% 232,775
oct-23
SERV. ASEO Y VIGILANCIA2% 38,696
SERV. M.O. CONSTRUCCION 1
COMPRAS 751,000 751 325,322 Compra de combustible al 0.1%
TOTAL MES 452,323 452,322 -
Observaciones:
N/A

5
 CONTRATOS DE SERVICIOS
No Contrato FECHA SUSCRIPCION NOMBRE O RAZON SOCIAL OBJETO DE CONTRATO (RESUMIDO) Forma de Vinculacion
001-2023 03/05/2023 ISAIAS DOVALE BADRAN SUMINISTRO E INST ANC LAJES C ERTIFIC ADOS EN AC ERO INOXIDABLE Recomendación
201604667 19/01/2022 OTIS SERVIC IO MENSUAL DE MANTENIMIENTO ASC ENSORES Renovacion constructora
INC OLTA INTERVENTORIAS Y GERENC IA E INTERVENTORIA TEC NIC A, LEGAL, ADMINISTRATIVA Y SST A
001-2023 08/02/2023
C ONSULTORIAS SAS LAS OBRAS DE MANTENIMIENTO Y REPARAC ION DE LA FAC HADA DEL EDIF BB Cotizaciones
C OV SERVIC IOS SUMINISTROS Renovacion y
2022-40 01/08/2022 SERVIC IO ASEO, MANTENIMIENTO Y REC EPC ION (CONSERJERIA)
SAS Cotizaciones
MANTENIMIENTO JUNTAS DE PAVIMENTO, ELABORAC ION ZOC ALOS Y MANTTO
003-2022 10/12/2022 ISAIAS DOVALE BADRAN Recomendación
REJILLAS EN EL PARQUEADERO DEL EDIFIC IO
Renovación y
229-2021 01/11/2021 SEGURIDAD NAPOLES LTDA SERVIC IO DE VIGILANC IA
cotizaciones
S/N 16/04/2022 AGC DEL C ARIBE S.A.S. ADMINISTRAC ION Renovación y cotizacion
S/N 15/06/2022 LAVANTI C ONC ESION USO MAQUINA LAVANDERIA Pendiente confirmar
S/N 30/10/2018 B & G GRUPO EMPRESARIAL GESTION C OBRO C ARTERA
Selección Administración
RF 05-2021 03/09/2021 C V AUDITORES ASOC IADOS S.A.S. REVISORIA FISC AL Renovación y cotizacion
S/N 27/06/2021 JOSE LUIS HUANILLO C ASALLAS ASES. JURIDIC A PROC . 08001315301320200009500 JUZ 13 C IRC ORAL BAQ Pendiente confirmar

Comentarios:
1) Prevenimos sobre el vencimiento del contrato de Otis en enero 2024.
2) Estamos en proceso de revisión general del contrato del mantenimiento de la fachada. 6
 SEGUIMIENTO A REPORTES ANTERIORES
REPORTE EVALUACION CONTROL INTERNO
Octubre de 2023
ASUNTO A EVALUADO DEBILIDAD EFECTOS RECOMENDACIÓN COMENTARIOS N/R
No poder consultar y
Libro de Actas Asamblea
Sin imprimir y firmar ultima acta validar en cuanto a Tema solucionado, se compró
General Dado que aducen problemas con la
decisiones nueva impresora B
impresora, evaluar el tema y tomar decisión
No poder consultar y
Libro de Actas Consejo de al respecto. Tema solucionado, se compró
Sin imprimir y firmar ultimas actas validar en cuanto a B
Administración nueva impresora
decisiones
Saldos en algunas cuentas de Pueden derivar en
los Estados Situación Revisión de casos comentados impactos financieros a Analizar cada caso, dejar constancia de Se viene trabajando en casos R
Financiera las cifras gestión y proceder comentados
No poder hacer
Tema superado, se viene
Reporte de Presupuesto y No se ha realizado en lo corrido del seguimiento a los rubros Elaborarse en forma mensual y enviarlo al
presentando la ejecucion B
Ejecutado año que ameriten mayor Consejo (aunque por algun motivo no
presupuestal mes a mes
atención sesione) y a la Revisoria Fiscal
Carencia de documentos corporativos
y organizacional: 1) Manual de Contar con politicas y
Se espera sea incluido en el
Politicas contables; 2) Manual de procedimientos de buen
Manuales, Politicas y Proponer un plan de acción tendiente a plan de trabajo y cronograma
Sistema o Control Interno; 3) Manual manejo de los procesos, M
Procedimientos diseñar e implemetar lo recomendado. de actividades del proximo
Politica de tratamiento y Protección la gestión y operación
año.
de datos personales - habeas data; 4) adminsitrativa
Procedimientos para Contratación.
En los casos que hemos observado
Nos indican que si los firman
tanto los comprobantes de egresos,
No poder identificar en las personas encargadas pero
Comprobantes de Egreso y caja como los vales de caja menor hemos Se establezca que en la debida oportunidad
nivel de responsabilidad ha coincidido que cuando los M
menor observado que carecen de firmas de se obtengan las firmas correspondientes
en los documentos revisamos por algun motivo
elaborado y de autorizado por nivel 7
no se hizo.
calificado.
N/R: Nivel de Riesgos. B:Bajo; M: Medio; A: Alto
 SEGUIMIENTO A REPORTES ANTERIORES
REPORTE EVALUACION CONTROL INTERNO - HOJA 2
ASUNTO A EVALUADO DEBILIDAD
Compañía de Vigilancia
Administración de la PH
Contratos y Contratación
Todos los contratos
N/R: Nivel de Riesgos. B:Bajo; M: Medio; A: Alto
Octubre de 2023
EFECTOS RECOMENDACIÓN COMENTARIOS N/R
Describir las funciones y
No contemplar estos detalles
responsabilidades Se incluya en el contrato dentro de las
coloca en posición de riesgo a
especificas frente a los funciones o deberes la relación de bienes a A
la PH y a los bienes de los
bienes asignados a su cargo de la empresa de vigilancia.
copropietarios.
cuidado
A efectos de mitigar riesgos de
Formalizar y Se espera se gestione el tema
responsabilidad laboral solidaria, se debe
Perfeccionar sistema de a nivel del Consejo y en
procurar que la figura jurididca de
contratación con la proximas renovaciones sea M
administradora delegada se formalice con
empresa de incorporada la
contrato laboral por parte de la empresa
Administración recomendación.
encargada de la administración.
1) Incluir en contratos expresión o
manifestación de no estar incurso en
inhabilidades previamente definidas; 2)
Incluir la responsabilidad de los contratistas
en cuanto a obligación laboral, afiliación al
sistema de seguridad social, obligaciones
referentes al SGSST; 3) Siempre se realice y
Incluir las recomendaciones
se deje evidencia del cuadro comparativo
Alcance y en el manual de politicas o
donde se relacionen los diferentes A
responsabilidades procedimientos de
oferentes; 4) Se contemple la clausula
contratación.
sancionatoria o penal en caso de
incumplimiento; 5) Se exija la poliza de
seguro a cada contrista que ampare los
riesgos inherentes a cada contrato; 6) Se
solicite y archive para cada caso la
documentacion legal, tecnica y financiera de
cada contratista.
8
 RECOMENDACIONES AL CIERRE DE FIN
DE AÑO 2023

Se diseña, elabora y envía antes de finalizar el año, un documento

con características de guía básica para lograr un cierre contable,
financiero y fiscal que contemple las técnicas, normas legales y
estándares que permitan contribuir con la preparación, elaboración
y presentación adecuada de los estados financieros de la
copropiedad.