ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN 5S EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA

DEL GIMNASIO ACADÉMICO CERVANTES BOGOTÁ.

ANALYSIS OF THE 5S APPLICATION IN THE ADMINISTRATIVE

AREA OF THE CERVANTES BOGOTÁ ACADEMIC GYMNASIUM.
Yury Lozano Conde
Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
yury.lozano@unipamplona.edu.co

Leidy Díaz Araque

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
leidy.diaz3@unipamplona.edu.co

Jorge Ballestas Cera

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
jorge.ballestas@unipamplona.edu.co

Deinner Sánchez Monterrey

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
deinner.sanchez@unipamplona.edu.co

Jesús Jaimes Mendoza

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
jesus.jaimes@unipamplona.edu.co

Jhiky Molina Ríos

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
jhiky.molina@unipamplona.edu.co

Andrés López Pérez

Universidad de Pamplona, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Programa de Ingeniería Industrial.
andres.lopez4@unipamplona.edu.co

Resumen
El presente artículo, tiene como objetivo principal analizar el área administrativa del gimnasio
académico cervantes de Bogotá, y enfocarse en si se realiza la correcta aplicación de la metodología
5S, prestando especial atención al lugar donde los empleados desarrollan sus actividades, esto con
el fin de conocer el entorno donde laboran y las condiciones en que se encuentra, por ende se realizó
una evaluación observacional la cual arrojo diferentes dificultades que se presentaban en algunas
etapas de la metodología lo que estaría ocasionando varios inconvenientes como retrasos,
reprocesos y perdida de materiales en la institución. Para esto se debió lograr identificar elementos
necesarios e innecesarios, verificar el orden, la limpieza y los estándares que ya tiene la institución
establecidos, con el objetivo de mejorar la seguridad e higiene en esta área, y el desempeño de los
empleados, la productividad y las condiciones de trabajo. Para desarrollar este análisis primero se
realizó una búsqueda bibliográfica de información, luego se aplicó una evaluación en el área
administrativa del colegio, a través de un estudio de campo y el método observación. Donde se
evidenció por medio de un diagnostico la falta de una buena implementación de las herramientas
5S, lo que provocaba que la institución tuviera un daño directo en el ambiente estudiantil,
administrativo o demás personal involucrado. Finalmente, como resultado de este estudio se reveló
que se mejoraron las etapas que sufrían desperfectos por una mala aplicación, por lo que fue
necesario cambiar los procedimientos que se llevaban a cabo desde la primera etapa(clasificación)
hasta la última(disciplina). Para así conseguir y garantizar un mejor servicio en el área
administrativa como también evitar desperdicios de tiempo y materiales.
Abstract
The main objective of this article is to analyze the administrative area of the Cervantes academic
gymnasium in Bogotá, and focus on whether the correct application of the 5S methodology is
carried out, paying special attention to the place where the employees carry out their activities, this
in order to know the environment where they work and the conditions in which it is located,
therefore an observational evaluation was carried out which revealed different difficulties that were
presented in some stages of the methodology, which would be causing several inconveniences such
as delays, reprocessing and loss of materials in the institution. For this, it was necessary to identify
necessary and unnecessary elements, verify the order, cleanliness and standards that the institution
already has established, with the objective of improving safety and hygiene in this area, and the
performance of employees, productivity and the working conditions. To develop this analysis, a
bibliographic search for information was first carried out, then an evaluation was applied in the
administrative area of the school, through a field study and the observation method. Where the lack
of a good implementation of the 5S tools was evidenced through a diagnosis, which caused the
institution to have direct damage to the student, administrative or other personnel environment
involved. Finally, as a result of this study, it was revealed that the stages that suffered defects due
to poor application were improved, so it was necessary to change the procedures that were carried
out from the first stage (classification) to the last (discipline). In order to achieve and guarantee
better service in the administrative area as well as avoid waste of time and materials.

Palabras claves: 5S, Colegio, Administrativa, Eficiencia, Eficacia.

Keywords: 5S, School, Administrative, Efficiency, Effectiveness.

I. INTRODUCCIÓN
El Gimnasio Académico Cervantes es una institución educativa de preescolar y primaria que desde
1997 educa a sus niños de forma integral para que con su talento y capacidades empiecen a construir
un mejor país desde temprana edad. En la actualidad la institución promueve el inglés como
segunda lengua de forma intensiva, promoviendo actividades extracurriculares deportivas para
garantizar la vida sana e incentivar la pasión por el deporte. (Cervantista, 2005)
Hoy en día, el aumento de diferentes metodologías aplicables a cualquier área o sector ayuda a
mejorar la prestación de servicios y facilita el trabajo de muchos empleados, pero si estas
metodologías se aplican erróneamente son más las dificultades que se presentan a los beneficios
que brindan. Por tanto, se hizo necesario la implementación de diferentes metodologías que
ayudaran a identificar el cumplimiento de la correcta aplicación de las etapas de la metodología
5S, de igual forma se observó el comportamiento y manejo de los 5 empleados del área para poder
notar las falencias que se presentaban en la aplicación de las etapas.
Otros autores han implementado y desarrollado diferentes trabajos relacionados y entre los más
relevantes encontramos: “diseño de sistema de control aplicado a un centro de desarrollo infantil
mediante la aplicación de la metodología de mejora 5S en Guayaquil, Ecuador” (Mena y Vera,
2018), “Caso de estudio para la metodología de las 5S en el aula-taller de tecnología en la
universidad católica de Murcia (España).” (Bellot, 2022), “optimización de la gestión de almacenes
basado en el modelo de las 5s, que genera orden y control en la almacenera – Huáncar s.a.c – en
Chiclayo Perú” (R. farro, 2014), “Implementación de la metodología 5S en áreas educativas y
cómo lograr que perdure en el tiempo en la universidad EAFIT Medellín.” (Villa & Gutiérrez,
2017), “Factores que inciden en la no aplicación de la metodología 5s en las Pymes del municipio
Caicedonia Valle del Cauca” (Paz, 2021). “implementación de la metodología de las 5´s en la
empresa confecciones Danna. Alejandra en la ciudad de Cúcuta.” (Vera & Rangel, 2017),
Según el autor (Sabino. 1992) “las investigaciones de este tipo tienen como fin encontrar los
orígenes o las causas de un determinado grupo o conjunto de fenómenos y por qué suceden
profundizando en tratar de encontrar una explicación para ello”.
Este articulo tiene como finalidad ayudar al área administrativa de la institución gimnasio
académico cervantes en la correcta aplicación de las etapas de las 5S, demostrando que todo parte
de un orden y una disciplina y que al realizar o recordar cada etapa de manera correcta podrán
evitar desperdicios de materiales y optimizar sus tiempos de creación ya sea de actividades o
gestiones internas. Adicionalmente este trabajo se diferencia de otros porque la institución a
analizar es de Bogotá y del sector privado y se registran muy pocos datos de instituciones
educativas privadas con esta metodología, así mismo muy pocas veces se ve esta metodología de
las 5s en instituciones del sector educativo. Además, en este artículo encontraremos introducción,
conceptos teóricos, materiales y métodos, metodología, resultados, conclusiones y referencias.
II. CONCEPTOS TEÓRICOS
2.1 Metodología 5S.
La metodología 5S surge en Japón, de hecho, su nombre viene designado por la primera letra del
nombre de sus cinco etapas, y se inicia con Toyota en los años 60 para conseguir lugares de trabajo
más limpios, ordenados y organizados. Surgió tras la segunda guerra mundial por la Unión
Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a
la producción eficiente. (Fernández, 2014).
Es un método pensado para dar orden y sentido a las dinámicas de trabajo, atendiendo situaciones
de desorganización. (Rivera, L. 2019).
➢ Clasificar: Se debe mantener únicamente lo necesario en el puesto de trabajo, el resto es
movido. (Rivera, L. 2019)
➢ Ordenar: Después de clasificar las herramientas o elementos se procede a ordenar e identificar
para que se de fácil acceso y uso. (Rivera, L. 2019)
➢ Limpiar: El área de trabajo se debe mantener limpio para un óptimo desarrollo y desempeño.
(Rivera, L. 2019)
➢ Estandarizar: Trata de distinguir fácilmente una situación normal de una anormal, es decir, el
personal debe ser capaz de discernir cuando las tres S anteriores se están aplicando
correctamente y cuando no. (Rivera, L. 2019)
➢ Disciplina: Mantenimiento de los estándares para que el sistema mantenga una seguridad y no
regrese a las practicas anteriores. (Rivera, L. 2019)

2.2 Mejoramiento De La Calidad.

La mejora de la calidad o mejora en la calidad es un proceso, asociado a un sistema de gestión de
la calidad, y orientado a la búsqueda continuada del nivel de excelencia sobre la base de un contrato
entre el candidato y un organismo comercial de certificación. El mejoramiento en la calidad puede
aplicarse a cualquier tipo de organización, pública, privada, paraestatal, o intergubernamental, con
o sin fines de lucro, y con sede y actividades en cualquier parte del mundo. (Coello, C. 2020)
III. MATERIALES Y MÉTODOS.
La metodología utilizada en este estudio se basa en una investigación descriptiva la cual aborda
toda la problemática con la que cuenta la institución en el área administrativa, a través de la
descripción de características fundamentales que ayudaron a proporcionar un plan de mejora para
resolver algunas ineficiencias que se presentaban en la aplicación de las 5S en el área ya
establecida. Se utilizó el método observación el cual denominó y especificó cuales eran los
principales errores que se cometían en la aplicación de las 5S, seguidamente se realizó algunos
procedimientos que ayudaron a mejorar el desarrollo de las actividades de cada etapa de la
metodología.
Del mismo modo se realizó un estudio de las etapas de la metodología 5S donde se evidenciaron
los procesos y las actividades diarias que realizaba el personal las cuales brindaban rentabilidad a
la institución, dicho esto el tipo de investigación correlacional abarca este proceso. Para este
procedimiento se establecieron objetivos claros para el estudio, se ejecutó una evaluación inicial
del estado actual de las 5S en el área administrativa, y se desarrolló un plan que definiera los
recursos necesarios y un cronograma de actividades, llevando a cabo las acciones planificadas y
aconsejando capacitaciones a todo el personal administrativo sobre las 5S, de igual forma se
implementó un sistema de seguimiento que ayudara a monitorear el desempeño del personal.
Para el cumplimiento del objetivo de la investigación se desarrolló una matriz FODA la cual nos
indicó que era más conveniente para la institución continuar con la metodología pero que debía ser
aplicada correctamente y de igual forma se utilizó el método de observación en los trabajadores de
la misma área.
IV. METODOLOGÍA.
A continuación, se presentan las fases metodológicas que se utilizaron en esta investigación
especificadas en cinco actividades las cuales fueron:

ACT 1 ACT 2 ACT 3 ACT 4 ACT 5

Realizar una Análisis Identificar Estudiar el Seleccionar
investigació comparativo las etapas cómo etapas a
n en el área entre lo con aplicar mejorar.
administrati investigado deficiencia correctamen
va. y el trabajo en aspectos te el método
de campo. de las 5s. de la 5S .

Figura 1. Muestra los pasos que se realizaron en esta investigación

Fuente: Elaboración propia (Lozano, 2023).

V. RESULTADOS.
A continuación, se descomponen los resultados obtenidos en esta investigación, conseguidos a
partir del estudio realizado a la aplicación de la herramienta 5S en el área administrativa del
Gimnasio Académico Cervantes. Por medio del método observación se pudieron reflejar algunas
fallas; este método ayudó a identificar y poder proporcionar ideas de mejoras para la institución.

5.1. Método Observación

Mediante la observación se identificaron distintas problemáticas en la aplicación de las 5S las
cuales serían:
❖ Desorden y falta de organización: La falta de una organización adecuada daba lugar al
desorden de documentos y suministros que dificultaban encontrarlos. Esto disminuía las
operaciones diarias y aumentaba el tiempo dedicado a buscar información o materiales.

Figura 2. Instalaciones del área administrativa de la

Institución.
Fuente: (Cervantes, 2023)

❖ Ineficiencia en el flujo de trabajo: La falta de organización conllevaba a un flujo de trabajo

ineficiente. Los documentos se quedaban atascados en los procesos, lo que resultaba en retrasos
en la toma de decisiones y en la ejecución de las tareas.

Figura 3. Documentación sin revisión.

Fuente: (Cervantes, 2023)

❖ Acumulación de documentos y suministros innecesarios: La ineficaz aplicación de la etapa

"Seiri" (clasificación y eliminación) daba lugar a la acumulación de documentos y suministros
innecesarios, lo que aumentaba la ocupación de espacio valioso y dificultaba la identificación
de elementos importantes.

Figura 4. Documentación acumulada.

Fuente: (Cervantes, 2023)
❖ Problemas de seguridad: La falta de orden demostraba problemas de seguridad, como riesgos
de tropiezos o caídas debido a cables desorganizados.

Figura 5. Cables entorpeciendo el paso.

Fuente: (Cervantes, 2023)

❖ Documentación inadecuada: Por falta de organización y almacenamiento inadecuados se

presentaban perdidas o daños en los documentos. Esto ocasionaba problemas de cumplimiento
y pérdida de información crítica.
❖ Falta de responsabilidad y propiedad: En ausencia de la etapa "Shitsuke" (mantenimiento y
disciplina) al no realizar capacitaciones periódicas, ocasionaba una falta de responsabilidad por
parte del personal en mantener las prácticas de las 5S, lo que llevaba a la falta de sostenibilidad
de las mejoras.
❖ Incapacidad para cumplir con plazos y objetivos: La falta de organización y eficiencia
ocasionaba incumplimientos en los plazos y objetivos, lo que afectaba la productividad y la
calidad del trabajo.

Figura 6. Retrasos en los plazos pactados para las

actividades.
Fuente: (Cervantes, 2023)

❖ Pérdida de recursos: La falta de control y organización de los suministros y recursos

conllevaba a la pérdida de dinero y recursos valiosos.

Figura 7. Perdida de recursos (destrucción de

documentación importante).
Fuente: (Cervantes, 2023)
❖ Reprocesos y errores: La falta de organización ocasionaba errores en la documentación y
procesos administrativos, lo que resultaba en reprocesos costosos y pérdidas de tiempo.

5.2. Matriz FODA

A partir del método observación se realizó un diagnóstico que se representó en una matriz FODA
la cual nos indicó si era viable proponer un plan de mejora para continuar con la aplicación de las
5S o si sería recomendable cambiar la metodología. Esta matriz se elaboró de esta forma:

Figura 8. Matriz FODA.

Fuente: Elaboración propia. (Lozano, 2023)

5.3. Propuesta de mejora de la aplicación de las 5S.

El buen manejo y aplicación de la herramienta les permite mantener orden y organización, del
mismo modo les ayuda a ser más eficaces y optimar recursos o materiales. Debido a que ya conocen
el concepto de la metodología se lograron los siguientes resultados lo que mejoró la aplicación de
la herramienta.
❖ Clasificar: Recordar el funcionamiento y las prácticas de esta etapa, por medio de una
propuesta donde identifiquen que necesitan y que no en el puesto de trabajo. Esto implica
revisar documentos, archivos, suministros y equipos para eliminar lo que no se necesita.
❖ Ordenar: Establecer un orden es fundamental para el buen funcionamiento de esta etapa por
ende se propuso:
✓ Asegurar de que todo esté en su lugar y sea de fácil acceso.
✓ Realizar una estructura de las actividades para mantener el puesto de trabajo ordenado.
✓ Establecer un inventario efectivo y de manejo de materiales.
✓ Establecer medidas de seguridad.
❖ Limpiar: Llevar a cabo un proceso de limpieza profunda para mantener el espacio de trabajo
limpio y ordenado. Eliminar el polvo, la suciedad y los desechos. Esto promueve un ambiente
de trabajo más seguro y saludable.
❖ Estandarizar: Promover cursos de capacitación al personal donde puedan identificar los tipos
de situaciones vistas anteriormente y puedan resolverlas, lograr que el personal se sienta más
valorado y motivado para lograr el cumplimiento de la S anterior. Establecer estándares y
procedimientos claros para el mantenimiento de las 5S en el área administrativa. Crear pautas
que todos deben seguir para mantener el orden, la organización y la limpieza.
❖ Disciplina: Se propuso mantenimientos preventivos, verificar que cumplan con estos deberes
e incentivar a los que realizan todo bien, dar acompañamiento al personal con recursos visuales
recordándoles el cumplimiento de estas 5S para fomentar una cultura de mantenimiento y
disciplina en la que todos los miembros del equipo estén comprometidos a mantener las
prácticas de la metodología.

VI. CONCLUSIONES Y DISCUSIÓN.

Esta investigación concluye en que la buena aplicación de la herramienta de mejora 5S ayuda al
mejoramiento de la institución demostrando resultados en todas las actividades que realiza el
personal diariamente, aumentando así efectividad y eficacia al momento de presentar o prestar
cualquier servicio, de igual forma se evidencia que la constancia puede llevar a la institución a la
excelencia ayudando en el ahorro de sus recursos y en la implementación de nuevas metodologías.
De igual forma la información recolectada por medio del método observación del personal
administrativo de la Institución, la entidad no contaba con una correcta distribución del área, no
tenía una buena clasificación de los objetos que tenían y que por ende se generaban
inconformidades por parte del personal debido a la falta de organización y la falta de limpieza del
lugar, esto ocasionaba mal desempeño del personal lo que les estaba generando una mala imagen
a la Institución; pero se pudo establecer un orden sostenible con la metodología 5S que le ayudó al
personal a no desperdiciar material o realizar reprocesos en el trabajo ahorrándoles mucho tiempo
y mejorando la calidad de las actividades y por ende del servicio.
TRABAJOS FUTUROS
Para llegar a mejorar o tener resultados diferentes con este tema o en esta institución se podría
probar la aplicación de otra metodología para el personal del gimnasio académico cervantes donde
en un análisis comparativo se les permita inferir que metodología se adapta mejor al personal y da
mejores resultados a la institución; de igual forma, algunas metodologías que se podrían
implementar serian el método Blueprinting, un diagrama SIPOC o el Lean Six sigma dado que
todos y cada uno de ellos se especializa o tiene como finalidad ayudar en el mejoramiento de
cualquier error o problema que se pueda presentar en los procesos de instituciones u
organizaciones. (Martínez, C. 2018)

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