Instituto Universitario De Tecnología de Administración (IUTA) Sede Jesuitas

Administración de Personal
Trabajo Especial de Grado
Periodo: 23-IlI (C) Regular
Sección: 157-A4 Turno: Sabatino

DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS DEL SAIME LAS
MERCEDES

Autor:
Stefany Bello

Tutora: Jhaneth Paz

Caracas, diciembre 2023

 Instituto Universitario De Tecnología de Administración (IUTA) Sede Jesuitas
Administración de Personal
Trabajo Especial de Grado
Periodo: 23-IlI (C) Regular
Sección: 237-A5 Turno: Sabatino

DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE

RECURSOS HUMANOS DEL SAIME LAS MERCEDES

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi carácter de Tutor del Presente Trabajo Especial de Grado (T.E.G),
titulado: “DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN EL
AREA DE RECURSOS HUMANOS DEL SAIME LAS MERCEDES” presentado
por la Bachiller: Bello Stefany, para optar al título de Técnico Superior
Universitario (T.S.U) en la Carrera de Administración, Mención: Administración
de Personal, considero que el presente Trabajo Especial de Grado (T.E.G)
reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometidas a la presentación
pública por parte de los tutores examinador que designen.

Caracas, diciembre 2023

Msc. Jhanet Paz Lic. Ámbar Sánchez

Tutor Académico Tutor Empresarial
 ÍNDICE

Pag
INTRODUCION 4
PARTE I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 5
PARTE II DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL ÁREA DE ACTIVIDA- 14
DES O DEPARTAMENTO EN EL CUAL SE REALIZÓ LA PASAN-
TÍA Y MENCIÓN DEL ÁREA ESPECÍFICA DENTRO DE LA CUAL
SE REALIZÓ LA PASANTÍA.
PARTE III: OBJETIVOS 18
PARTE IV DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS 20
DIAGNÓSTICO O PROBLEMA OBSERVADO EN EL ÁREA O 27
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA
RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LA PASANTÍA 28
VÍNCULO DE LA PASANTIA CON LAS ASIGNATURAS DE LA 29
ESPECIALIDAD
CONCLUSION 32
RECOMENDACION 33
 INTRODUCCION

Una pasantía es un programa que permite a los estudiantes adquirir

experiencia laboral práctica en una empresa u organización. Los programas
de pasantías varían ampliamente, dependiendo de la carrera que esté
cursando el estudiante, el tipo de actividad realizada por la empresa que
ofrece las pasantías, el horario y lugar de la pasantía y el tipo de
compensación que el estudiante puede recibir. A través de las prácticas,
los estudiantes pueden realizar una serie de actividades académicas con
contenidos prácticos, lo que resulta de ayuda para la formación profesional de
los estudiantes. Las pasantías están diseñadas para conectar a los
estudiantes con el mundo laboral y permitirles comprender el mundo laboral y
la naturaleza de las actividades que los profesionales pueden realizar. Por
otro lado, además de comprender el potencial y las capacidades de los
futuros profesionales, las prácticas ofrecen a los departamentos de
producción la posibilidad de realizar proyectos e investigaciones de alta
calidad.
Un pasante es un estudiante que realiza prácticas profesionales, no es
un trabajador. En este sentido, la relación existente entre los pasantes y la
empresa no está sujeta a la Ley Orgánica del Trabajo y por tanto no goza de
los derechos y beneficios previstos por esta ley, pudiendo recibir asistencia
económica, la cual no constituye salario.
Hoy en día, las organizaciones ponen gran énfasis en cada
departamento que constituye y lidera el desarrollo de sus actividades. Un
ejemplo de ello es el Servicio de Gestión de Inmigración y Situación
Migratoria del SAIME, que reconoce el elemento humano y busca una
transformación de la cultura organizacional para potenciar el desarrollo de
capacidades de todos los trabajadores, aprovechando sus conocimientos y
habilidades y con mayor significación. Sentido de pertenencia, creatividad y

4
productividad, y una mayor capacidad de crear valor añadido para la
institución.

PARTE I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

 Nombre: Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranje-

ría. (SAIME)
 Dirección: Edif. La Hacienda, Av. Veracruz, Caracas 1080, Miranda Las
Mercedes
 Teléfonos: 0800-724.63.00.
 Correo: saimeresponde@saime.gob.ve

Descripción (quienes somos)

El Servicio Administrativo de Identificación, Migración y

Extranjería (SAIME), anteriormente conocido como Oficina Nacional de
Identificación y Extranjería (ONIDEX) y Dirección de Identificación y
Extranjería (DIEX) hasta 1999, es un organismo dependiente del Estado
Venezolano y adscrito al Ministerio del Poder Popular para Relaciones
Interiores, Justicia y Paz, encargado de la identificación y registro de los
ciudadanos en Venezuela, así como de la emisión del pasaporte venezolano y
las solicitudes formadas por ciudadanos extranjeros.

Reseña histórica.

Los antecedentes históricos del Servicio Autónomo de Identificación,

Migración y Extranjería se remontan a la primera mitad del siglo XX, cuando
surge la necesidad del control de la identidad y registro de las migraciones con

5
claros criterios policíacos, debido a los movimientos migratorios originados por
la Segunda Guerra Mundial hacia América.
En el año 1924 el Dr. Guillermo Pablo Soublette, destacado profesional
del Derecho, trae por primera vez la idea, al Ministerio de Relaciones Interiores,
de la creación de una Oficina de Identificación Científica de los venezolanos
con el propósito de otorgar un "carnet de identidad", empleado en el sistema
inglés e ideado por Edgard Henry.
En julio de 1938, se promulga la Ley del Servicio Nacional de Seguridad,
que incluía las disposiciones relativas a la identificación personal, con los fines
de carácter civil, policial, judicial, electoral y de control de extranjeros. El
Gabinete Central de Identificación que comenzó a funcionar el 12 de febrero de
1938, se anotó su primer triunfo el 2 de enero de 1939, al identificar los
expertos dactiloscopistas, a la autora de un robo ocurrido en la "Casa Lemmo
Hermanos" en Caracas; caso en el que intervino el funcionario Enrique Lozada,
Jefe de Laboratorio Fotográfico de la DIEX.

Comienzos.

El 31 de diciembre de 1941 en la Oficina Central de Identificación se

expide la primera cédula de identidad para extranjeros (N. º 0001) al ciudadano
Friedrich Wachter Fischer, de nacionalidad alemana. La cedulación de
extranjeros se inició primero que la de venezolanos porque durante la Segunda
Guerra Mundial el gobierno nacional tenía la necesidad de establecer el control
y la identificación de los ciudadanos extranjeros residenciados en el país y los
movimientos migratorios
A partir del 3 de noviembre de 1942 se inicia la cedulación de los
venezolanos, con la expedición de la Cédula de Identidad N. º 001, otorgada al
Presidente de la República Gral. Isaías Medina Angarita. El 2 de julio de 1946,
se publicó el Decreto Ley N. º 367, por el que se asigna la Dirección de
Identificación como dependencia del Ministerio de Relaciones Interiores; el 28

6
de septiembre del mismo año, con el Decreto N. º 409 se reglamenta el
Servicio Nacional de Identificación.
El 26 de agosto de 1971, es promulgada la Ley Orgánica de
Identificación en la Gaceta Oficial No. 29594, quedando derogado el Decreto
Ley N.º 409 de fecha 28 de septiembre de 1946, y sus disposiciones relativas a
la identificación de las personas naturales, a la vez que se incorpora la figura
de la fiscalización por parte del Consejo Supremo Electoral, con funciones que
cumplirá este organismo a través de la Fiscalía General de Cedulación que
será nombrada por el presidente del Consejo Supremo Electoral.
El 15 de septiembre de 1972, se inicia la cedulación a color para
venezolanos y extranjeros, lo que significó un gran avance para el servicio, esto
ofrecía mayor seguridad a la Cédula de Identidad como único documento de
identificación personal y validez jurídica en nuestro territorio.
El 14 de agosto de 1992, mediante Decreto N.º 2.487, publicado en la
Gaceta Oficial N.º 35.027, se establece la división administrativa de las áreas
de Identificación y la de Extranjería, al ser elevada la Dirección de Extranjería a
Dirección General Sectorial de Extranjería (DEX); mientras Identificación quedó
como Oficina Nacional de Identificación (ONI).
No obstante, entre 2000 y 2003, el organismo desempeña nuevamente
funciones como: Dirección de Identificación y Extranjería; siendo hasta el 2004
cuando se fusionan ambas Direcciones, para prestar servicios como Oficina
Nacional de Identificación y Extranjería (ONIDEX).

Actualidad

El 9 de junio de 2009, con la publicación en la Gaceta Oficial N.º 39.196

del Decreto N.º 6.733, mediante el cual se dicta el Reglamento Orgánico
del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, la Oficina
Nacional de Identificación y Extranjería (ONIDEX) pasa a denominarse Servicio
Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), como servicio

7
desconcentrado sin personalidad jurídica y con capacidad de gestión
presupuestaria, administrativa y financiera.
En la actualidad se sustenta en una Sede Central, 83 oficinas
territoriales y 42 oficinas de Migración, y se orienta en tres líneas de trabajo:
Identificación, Control de Extranjeros y Migración, las cuales a su vez se
desglosan en una serie de 53 servicios. Esta institución constituye un elemento
clave en la sociedad venezolana, pues regula la identificación ciudadana en el
país. La plataforma del SAIME venía siendo administrada desde el 2011 por
una empresa cubana Albet Ingeniería y Sistemas, en julio de 2022 una nueva
empresa argentina Exclé C.A asesora en tecnología biométrica inició el manejo
del sistema informático.
El Director General, Gustavo Vizcaíno, es quien coordina las acciones
entre este Ente y el estado venezolano para cumplir las demandas de la
población.

Servicios y Funciones

El SAIME se encarga de la identificación y registro de los ciudadanos

en Venezuela, la emisión del pasaporte venezolano, las solicitudes formadas
por ciudadanos extranjeros, entre otros documentos y servicios adicionales.

Cédula de identidad venezolana. Pasaporté venezolano.

De esta institución se pueden desglosar sus servicios en tres principales cate-

gorías:

Identificación

Entre los servicios de identificación que debe realizar esta institución, destacan:

 Entrega y renovación de la Cédula de identidad.

 Entrega y renovación del Pasaporte biométrico.
 Solicitud de renuncia de la nacionalidad venezolana
 Solicitud de recuperación de la nacionalidad venezolana.

8
Migración

Entre los servicios de migración que debe realizar esta institución, destacan:

 Control de movimientos migratorios para ciudadanos venezolanos y extran-

jeros
 Suspender medidas de prohibición de salida del país impuestas por un Tri-
bunal.

Extranjería

Entre los servicios de extranjería que debe realizar esta institución, destacan:

 Visados y autorizaciones
 Solicitud de adquisición de la nacionalidad venezolana.
 Registro de extranjeros.

Un servicio no categorizado pero relevante, es la entrega del Carnet de movili-

dad fronteriza.

Misión
Brindar celeridad y funcionalidad a la identificación ciudadana, mediante
la implantación de alta tecnología en sus procesos, con el propósito de
garantizar oportunamente el derecho a la identidad y a la seguridad jurídica, así
como el ejercicio de sus atribuciones como autoridad de migración, además de
lograr el efectivo control de los extranjeros y extranjeras que se hallaren en el
país, en aplicación de las políticas de identificación, migración y extranjería
emanadas del Ministerio del Poder Popular con competencia en esta materia.

Visión
Ser un servicio de referencia y sólido prestigio a nivel nacional e
internacional por la excelencia en la gestión que presta en las áreas de
identificación, migración y extranjería; contar con una plataforma tecnológica
moderna, sólida y confiable que avale la rapidez y calidad de los procesos

9
dentro y fuera del territorio nacional; garantizando el beneficio colectivo, la
seguridad jurídica y la soberanía del Estado.

VALORES

Honestidad
El Servidor Público que labora en la institución debe mostrar un
comportamiento adecuado, Coherente, sincero y respetuoso con los
ciudadanos que requieren un servicio y aplicar las Normas y procedimientos
acordados por
Participación
Inclusión de todos los sectores del país, para la prestación de los
servicios de identificación, migración y extranjería a la ciudadanía, sin distinción
alguna.
Celeridad
Optimización de los tiempos de repuesta, ante las solicitudes de trámites
realizadas por los usuarios y usuarias, respetando los lapsos administrativos
establecidos en la ley.
Eficacia
Capacidad de SAIME para lograr el efecto que desea o espera con
respecto al servicio prestado y al cumplimiento de los objetivos, metas, planes,
programas y proyectos planteados, alineados a la misión y visión del servicio.
Eficiencia
Utilización óptima de los recursos financieros, humanos y materiales de
manera adecuada y racional, para el logro de los objetivos del SAIME.
Responsabilidad
El Servidor público que labora en la Institución está comprometido con
las obligaciones y actuar en forma correcta para dar cumplimiento a las metas
del SAIME.
Transparencia

10
 Exactitud y nitidez para un manejo eficiente de la Administración de los
fondos y recursos otorgados para el funcionamiento del SAIME.

Rendición de cuentas
Presentación oportuna de los resultados de la gestión y cumplimiento de
las funciones por parte del SAIME, ante los poderes, órganos públicos y el
colectivo social.
Economía
Mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros para
cubrir las necesidades del SAIME.
Simplicidad
En cuanto al establecimiento de la Estructura Administrativa, relaciones
interroganticas, sus procesos, trámites y servicios prestados a la ciudadanía.
Accesibilidad
Consiste en crear los canales necesarios para garantizar la cercanía de
los servicios que presta el SAIME a la ciudadanía.
Cooperación
Intercambio de información y recursos con los demás órganos y entes
del Estado, para la consecución de los objetivos y metas planteados por el
Estado y por ende del SAIME.
Buena Fe
Se tomará como cierta la declaración de las personas, venezolanos y de
otras nacionalidades, salvo prueba en contrario. En tal sentido, se requerirán
los instrumentos probatorios o de verificación, solo a los efectos de control y
seguimiento, inclusive en aquellos casos de representación acreditada
mediante carta poder o autorización judicial.
Políticas del SAIME
 Vocación integral por el servicio público.

11
  Dominio de los sistemas y tecnologías de la información de avanzada
para lograr servicios seguros y rápidos en materia de identificación, mi-
gración y extranjería.
 Mejora continúa basada en una organización que aprende.

Lema
“La fortaleza de una nación radica en su identidad.” Simón Bolívar

Objetivos del SAIME

 Garantizar la seguridad del Estado Venezolano mediante el efectivo con-

trol de identificación, extranjería y migración.
 Garantizar que los ciudadanos venezolanos que se encuentren fuera del
país, puedan mantener su documentación de identidad vigente.
 Garantizar que los trámites de los ciudadanos, dentro de la competencia
del Servicio Autónomo, alcancen la máxima seguridad, eficiencia y rapi-
dez.
 Alcanzar el 100 % de cedulación de los ciudadanos de la República Boli-
variana de Venezuela.
 Lograr la emisión de una nueva cédula que permita la integración de va-
rios servicios en la misma.
 Lograr que el 100 % de los trabajadores alcancen la idoneidad para los
perfiles de cargo que ocupan y así lograr la excelencia en el servicio.
 Captar ingresos por la vía del Fondo Único para reinvertirlos en mejorar
la efectividad de los servicios.
 Lograr una data única, objetiva y confiable.

12
ORGANIGRAMA GENERAL DEL SAIME

13
Fuente: Manual de Organización del SAIME (2016)

Parte II

Descripción detallada del área de actividades o departamento en el cual

se realizó la pasantía y mención del área específica dentro de la cual se
realizó la pasantía.

ÁREA DE TALENTO HUMANO

El área donde se realizó la pasantía está ubicado al lado de la oficina de

la Jefe inmediata, cuenta con todo su mobiliario, escritorio, sillas, archivos y sus
equipos tecnológicos: computadoras, escáner e impresora, buena iluminación y
posee aire acondicionado, dándole comodidad a la pasante para ejecutar
mejor las funciones solicitadas por la dirección de recursos humanos en la sede
principal pertinentes de los funcionarios adscrito a la oficina.

MISIÓN

La misión de nuestra Área de Recursos Humanos es atraer y retener el

mejor talento basado en principios de mérito como base importante para
nuestros procesos de reclutamiento y gestión de personal. Buscamos
contribuir al desarrollo continuo de nuestros empleados, motivándolos a
mejorar continuamente para que puedan alcanzar plenamente las metas y
objetivos de nuestra organización. Nos esforzamos por fomentar la eficacia y
un profundo sentido de pertenencia.

VISIÓN

14
 Nuestra visión es ser parte integral para brindar asesoramiento
confiable a la alta dirección y lograr los objetivos institucionales. Aspiramos a
crear un ambiente de trabajo positivo y enriquecedor que respete la
diversidad y fomente la maximización del potencial de nuestra gente.
OBJETIVOS

Atraer a los mejores talentos, capacitar y desarrollar empleados que

mantenga una fuerza laboral diversa e inclusiva, mantenga la satisfacción y el
compromiso de los empleados, gestione el desempeño y la compensación.

Organigrama de la Organización

JEFA DE
OFICINA
1

ASISTENTE

1 ADMINISTRATIVO AREA DE
RRHH
1 ANALISTA

AREA DE AREA DE ATENCION

BOBEDA CAPTACION AL USUARIO
1 ENCARGADA 1 SUPERVISOR
1 AYUDANTE
2 FUNCIONARIOS
4
CAPTADORES

15
Descripción de los cargos del departamento (funciones según manual
de cargos)

Jefa de la oficina

Se encarga de dirigir, organizar y controlar la operatividad de la oficina y

el manejo del personal involucrándose en cada área para que funcione de la
mejor manera tanto para los usuarios que acuden a sus citas y asesoría
como para cada funcionario.

Asistente administrativo

Se encarga de llevar un registro de todas las operaciones realizadas por

la oficina SAIME las Mercedes y así asegurar la correcta gestión de la misma.

Área de recursos humanos (analista)

Se encarga de llevar un control de los funcionarios adscripto a la
oficina SAIME las Mercedes en cuanto a sus expedientes, asistencia,
reposos médicos, solicitud de permisos, faltas justificadas he injustificada
para remisión de la información que solicita la dirección de RRHH en la sede
principal.

Área de bobera (encargado)

Se encarga del resguardo y control correspondiente a los documentos
solicitados por los usuarios (cedulas, pasaportes y prorroga), de lo que entra
y sale con frecuencia para un manejo de información en cuanto a las
estadísticas solicitada por el Dirección de Regiones en la sede principal.

16
Área de captación
Se encarga de tramitar las solicitudes que realizan los usuarios con
frecuencia en la oficina SAIME las Mercedes, llevando el proceso adecuado
en cuanto a la verificación de los datos de la planilla sean correspondiente a
lo que refleja sistema del usuario que esta siendo atendido en su debido
momento ya se tramite de (cedulación, pasaporte o cambio de estado civil).

Atención al usuario
Se encarga del asesoramiento a las inquietudes de los usuarios que
acuden a la oficina para poder emitir o realizar sus solicitudes de trámites y en
cuanto al manejo de los usuarios que se encuentran dentro de la oficina.

17
 PARTE III:

Objetivos

Objetivo General

• Diagnosticar el Procedimiento Administrativo en el Área de Recursos Humanos

Del SAIME Las Mercedes.

Objetivos Específicos
• Aplicar en la práctica los conocimientos adquiridos en la carrera de Gestión
de Personal del IUTA.
• Realizar funciones asignadas del Área de Recursos Humanos
• Asumir la responsabilidad de las tareas a realizar durante la pasantía.
• Adquirir tantas habilidades como sea posible mientras se realiza el trabajo
asignado.

Metas

1. Recibir e iniciar el proceso de inducción e introducción al pasante de los

procesos realizados correspondiente al área de RRHH, normativas y
manuales utilizados en la oficina SAIME las mercedes.
2. Revisar y organizar toda la documentación de los funcionarios adscritos
a la oficina SAIME las mercedes.
3. Revisar manuales correspondientes a los procedimiento de calificación,
falta y destitución, proceso seguimiento y control de los reposos

18
 médicos, revisión y control de la asisten diaria de los funcionarios
adscripto a la oficina SAIME las Mercedes.
4. Realizar el debido levantamiento de la información correspondiente a
plantilla de personal activo y jubilado correspondiente al mes de
noviembre 2023; levantamiento de los oficios correspondientes a
vacaciones del personal adscrito a la oficina SAIME las mercedes.
5. Remitir información en formato digital a la dirección de RRHH de
SAIME correspondiente al Organifoto correspondiente al mes de
noviembre 2023, organización de archivos y restructuración de
expedientes de los funcionarios adscritos a la oficina SAIME las
mercedes.
6. Realizar en formatos digital las evaluaciones correspondientes al cuarto
trimestre del año 2023, de los funcionarios de la oficina SAIME las
mercedes.
7. Seguir en la continuación con el proceso de Evaluación de Desempeño
laboral al personal. se dio continuidad como se hace a diario con la
atención al usuario recibiendo solicitudes.
8. Elaboración de oficios, los cuales se envían a la dirección de RRHH en
la sede principal, así como también otros oficios a diferentes
departamentos de la sede principal.

19
 PARTE IV

Descripción de actividades Realizadas:

PRIMERA SEMANA
Desde el 16-10-2023 al 20-10-2023

La primera semana de pasantías, realizadas en la oficina SAIME Las

Mercedes, la jefa inmediato de la oficina dio una inducción a la pasante acerca
los procesos realizados en el área de recursos humanos, normativas y manual
de procedimientos utilizados en la OF055 Las Mercedes, de cómo se elaboran
las tareas del analista de talento humano, notificando que en el área se
cumplen funciones de gran importancia para la organización, la cual se encarga
de todo lo relacionado con el personal de la oficina que conllevan a la
elaboración de oficios, asistencia semanal, llamados de atención,
amonestaciones, actas, recepción de documentos, archivo (expedientes de
cada funcionario), recepción de los reposos, permisos del personal,
vacaciones, realización de las evaluaciones trimestral, los beneficios otorgado
en la institución dentro de la oficina SAIME Las Mercedes.
Revisión y organización de expedientes semanalmente de los
funcionarios que están por contrato, fijos, jubilados están firmados o no,
verificación de contratos indeterminados desde cuando lo firmaron hasta la
última fecha del año del 2023

20
SEGUNDA SEMANA

Desde el 23-10-2023 al 27-10-2023

Se revisaron los archivos correspondientes a los expedientes de los funcio-

narios adscritos a la oficina SAIME Las Mercedes, el cual se reemplazó todas
las carpetas del archivo, ya que la mayoría de ellos estaban deteriorados.
Luego digitalizando cada registro en Excel, existentes de los mismos para
así verificar los documentos faltantes para su respectiva solicitud a los emplea-
dos y su debido proceso, separaron los expedientes de los funcionarios contra-
tados en una gaveta y los fijos en otra, para consolidar y enviar el formato de
plantilla de cada funcionario con información general a la dirección de RRHH
en la sede principal, con la inclusión de 4 (cuatro) nuevos ingresos los cuales
inician sus funciones desde el 23/10/2023 en dicha oficina.
Donde se le das una pequeña charla de la visión, misión y objetivos que tie-
ne la oficina SAIME Las Mercedes, luego viene el proceso de capacitación por
parte de las supervisora del área de cómo se realizan los tramites de documen-
tos diarios de cada usuario que acuden a la oficina.

TERCERA SEMANA

Desde el 30-10-2023 al 03-11-2023

Se verificaron los manuales correspondientes para la calificación, falta y

destitución de los funcionarios adscritos a la oficina, llevando un control y se-
guimiento de los reposos médicos, permisos, faltas injustificadas entre otros, di-
gitalizando la información obtenida de cada funcionario proporcionado en el pe-
riodo correspondiente al año 2023.
Ajuste y revisión de formato digital correspondientes a llamados de aten-
ción y amonestación escrita para los empleados que incurran en faltas que

21
ameriten la aplicación de estos instrumentos, donde se presentó un caso en la
oficina con una funcionaria donde se le realizo un seguimiento de las inasisten-
cia, faltas injustificadas, llevando unos justificativos de reposos médicos, donde
se mandaron a verificar mediante un informe dirigido a la dirección de RRHH,
en la sede principal en el cual ellos se encargan de validar la información co-
rrespondiente.
Validada la información por parte de la dirección de RRHH, recibimos
una notificación para abrir un proceso administrativo de dicha funcionaria.

Se envían semanalmente el control de asistencia diaria para su

dependiente remisión a la Dirección de Recursos Humanos en Sede Central,
para su respectivo proceso al personal que falta injustificadamente le hagan
su descuento del día.

CUARTA SEMANA

Desde el 06-11-2023 al 10-11-2023

Digitalización de fichas personal en Excel de cada funcionario adscrito a

la oficina solicitado por la dirección de RRHH para el seguimiento y control del
personal activos, jubilados, vacaciones y de reposos correspondiente al mes de
octubre del 2023, en cuanto se elaboraron oficios en respuesta a lo solicitado
por la dirección de RRHH, para enviar dicha información a la sede principal,
para el ajuste que lleva nómina de los trabajadores.
Se creó un formato en Excel digitalizado de cada uno de los
funcionarios, con su fecha de ingreso y días de vacaciones a disfrutar, lo que
servirá para el cálculo de las vacaciones, sin tener la necesidad de ubicar el
expediente de cada uno, para verificar las fechas lo que creaba retrasos.
Luego se procede a elaborar los oficios dirigidos a la dirección de RRHH
en sede principal, con el formato anual de vacaciones y la solicitud de cada uno

22
de los funcionarios, ya que dicho departamento es el encargado de aprobar las
vacaciones.

QUINTA SEMANA

Desde 13-11-2023 al 17-11-2023

Elaboración de organifoto la cual fue digitalizado en Excel, formato

solicitado por la dirección de RRHH en la sede principal correspondiente al mes
de noviembre 2023 de cada uno de los funcionarios que labora en la oficina,
con todos los datos correspondiente de los empleados, como (nombres y
apellidos, cedula de identidad, código, tipo de empleado contratado o fijo, fecha
de ingreso, correo personal, nivel académico, oficina la cual estas adscripto
entre otros que permiten tener actualizado el expediente de cada trabajador,
este organifoto se utilizara en la oficina para ir actualizándolo constantemente
ya que a la hora de buscar alguna información sea más factible tener acceso a
la misma.
Así mismo se continua con la organización de los expediente de los
funcionarios, para un mejor manejo de los archivos (expediente) y facilidad a la
hora de ubicar cada uno de ellos.

SEXTA SEMANA

Desde el 20-11-2023 al 24-11-2023

23
 Se realizó las evaluaciones correspondiente al cuarto (4) trimestre del
año 2023 y enviar dicha información de los funcionarios, solicitado por la
dirección de RRHH, el cual se realizó en Excel tomando en cuenta las
funciones que realiza el personal en cada área correspondiente, la cual dichas
funciones varían en cuanto al rol que realicen cada uno ya que el personal que
lleva atención al usuario se le califica en base al manejo que tiene para dar
respuesta a las inquietudes de los usuarios que acuden a la oficina para poder
emitir o realizar sus solicitudes de trámites.
A los funcionarios de área de captación se le califica en base a como
realizan los tramites como por ejemplo la verificación de los datos ya sean de
renovación de cedula (duplicados), corrección de todos personales (cambio de
estado civil), cedulación por primera vez (originales), tramites de pasaportes
(documentos de viajes) y la calidad de tomas de huellas, fotos
correspondiente de cada usuarios, de la misma manera al supervisor del área
se le califica con el mismo rol de captador.
En cuanto los funcionarios de área de bóveda (resguardo de
documentos) se le califica en base al manejo de los documentos (cedula,
pasaportes, y prorrogas) llevando una estadística diaria en Excel de los que
entra y sale con frecuencia, el uso adecuado de los libros de entrega y a final
de la jornada laboral los cierres de trámites y conteo de lo entregados en el día.
Al analista de área de RRHH se le califica en base a la organización y
adecuado manejo de los expedientes de cada funcionario adscripto a la oficina,
en cuantos a los envíos de solicitudes que realiza o que necesita la dirección
de RRHH en la sede principal.
Para concluir al asistente administrativo de la califica en base al manejo
correspondiente de la oficina en general con el fin de llevar un registro de todas
las operaciones realizadas por la oficina SAIME las Mercedes y así asegurar la
correcta gestión de la misma.

SEPTIMA SEMANA

24
Desde el 27-11-2023 al 01-12-2023

En esta semana se dio continuidad como se hace a diario con la

atención al usuario, recibiendo solicitudes de certificación de datos e inclusión
en el sistema SAIME, dando respuesta al momento, en el caso de la
certificación de datos.
Se continuo con el proceso de Evaluación de Desempeño laboral al
personal, descargando un formato de la página de intranet de la institución, se
procedió a entrevistar a cada funcionario, destacando sus aptitudes
presentadas en la oficina, luego cada funcionario debe firmar su evaluación si
está de acuerdo, seguido de esto al culminar con todos los funcionarios que
laboran en la oficina Las Mercedes, se remitió a la jefa de la oficina las planillas
de cada uno de los funcionarios, para su posterior verificación y firma, para
finalizar se elaboró el oficio que será enviado al Departamento de Talento
Humano en la sede central del SAIME.
Respuesta a solicitudes de reposos, realizados por los funcionarios que
laboran en la oficina, las cuales el personal les da en los DCI, Hospitales donde
el personal va para tratarse su patología.

OCTAVA SEMANA

Desde el 04-12-2023 al 08-12-2023

Elaboración de oficios, los cuales se envían al Departamento de Talento

Humano, así como también otros oficios a diferentes departamentos de la sede
principal: Flujo Alterno, Identificación Civil, Suministros, Movimientos
Migratorios.

25
 Se recibieron usuarios solicitando la tramitación de su cedula de
identidad para ejercer su voto en las presentes elecciones que se llevaron a
cabo.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión de numero de cedula en el
sistema SAIME, recibiendo los requisitos necesarios para realizar el trámite,
copia de la cedula y copia de partida de nacimiento para enviar en formato
digital y en físico a la sede principal del SAIME.
Se verificaron por sistema SAIME la cantidad de usuarios que solicitaron
inclusión en sistema SAIME, luego se reenviaron los casos que aún no tenían
respuesta al Departamento de Identificación civil en la sede principal del
SAIME.
Para finalizar se realizó una reunión al finalizar la tarde sobre los logros,
experiencias adquiridas y conocimientos logrados, durante el periodo de
pasantía en el Departamento, entre el Enlace de Talento Humano el Jefe de
Oficina y la pasante.

26
 DIAGNÓSTICO O PROBLEMA OBSERVADO EN EL ÁREA O
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA

La principal problemática detectada en el departamento, fue

principalmente que la persona responsable de llevar el área de Talento
Humano, tiene muchas tareas que cumplir al mismo tiempo, esto genera
retrasos a la hora de cumplir cabalmente con alguno de los roles por no contar
con el tiempo necesario para dedicar a cada uno el tiempo necesario y por lo
tanto el trabajo se retrasa, como se pudo constatar al verificar los expedientes
de cada funcionario que labora en la oficina, no estaban organizados, las
carpetas estaban en mal estado, lo que generaba retrasos a la hora de buscar
algún expediente solicitado por la Dirección de RRHH en la sede principal o
simplemente para buscar cualquier información relacionada con el funcionario.
Otra de las debilidades del área, es que asisten a diario gran cantidad de
usuarios solicitando inclusión de cedulas originales en el sistema, el cual se
tiene que expedir al momento por lo que el usuario debe esperar que sea
entregado su trámite, no existiendo un horario para la recepción y la entrega
sino que se hace al momento además de ello también acuden usuarios

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solicitando información adicional de otros trámites en particular con la nueva
modalidad del sistema.
Se evidenció además que no poseen una data o ficha digitalizada de los
funcionarios que laboran en la oficina Las Mercedes, lo que dificultaba a la hora
de planificar las vacaciones anuales, además de cuando era solicitada alguna
información, se tenía que ubicar cada carpeta. Otra de las fallas que se pudo
observar fue que los oficios enviados a la sede principal no estaban separado
por año ni por Departamento, al momento de ubicar alguno de ellos no se
podía.
Por lo tanto, se ha evidenciado en el Departamento de Talento Humano
del SAIME que la información administrativa proveniente de los distintos
procesos de sinceración de la nómina, en cuanto al beneficio de ley como lo
son las vacaciones, permiten la toma de decisiones importantes que tienen que
ver con el desarrollo del talento humano de la institución.
En este sentido y tomando en cuenta la teoría con la práctica, ambas
guardan una similitud debido a que dentro del departamento en cuestión se
tiene en control los movimientos de los cargos que forman parte de la
organización, el status en el que se encuentran los mismos, todo lo
mencionado va seguido de un exhaustivo estudio de los requisitos entregados
por el trabajador al ingresar al SAIME, la misma se encarga también de los
concursos, inducción, adiestramiento de los trabajadores, así como también del
ingreso de pasantes en la institución.

RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LA PASANTÍA

La pasantía realizada en el Departamento de Talento Humano del

SAIME fue llevada a cabo siguiendo las instrucciones de la tutora empresarial,
quien desde el principio estableció el plan de actividades a cumplir por la
pasante, ajustándose al perfil académico de la carrera que está estudiando en
el Instituto Universitario De Tecnología de Administración (IUTA).

28
 Las actividades desarrolladas durante el trabajo como pasante, permitió
de forma satisfactoria la ampliación de los conocimiento que formara el
desempeño de un profesional capaz de afrontar cualquier situación y aportando
ideas para la solución de conflictos.
De esta manera, se pudo apreciar la importancia que tiene el
Departamento de Talento Humano dentro de la institución, siendo ésta quien
asegurará por medio de las capacidades y habilidades de un personal
calificado, el éxito de la organización.
Los logros obtenidos durante la pasantía se puede decir que se
obtuvieron a cabalidad en cada una de las funciones asignadas por el
Departamento de Talento Humano. Las habilidades y competencias
desarrolladas incluyen: manejo del sistema informático, redacción de memos y
reportes, archivo de expedientes, atención al público, capacidad de síntesis y
análisis, comunicación asertiva, relaciones interpersonales.
Por otro lado, en relación a la propuesta presentada por la pasante ante
la situación diagnosticada, la misma se sintetiza de la siguiente forma:

1. Realizar reuniones semanales con el personal de Talento Hu-

mano para hacer seguimiento a los diferentes procesos y activi-
dades derivadas de la atención a los trabajadores y público en
general.
2. Establecer un Plan de capacitación para todo el personal en
materia de atención al cliente, motivación, liderazgo y toma de
decisiones.
3. Establecer indicadores de gestión para medir la efectividad en
el Departamento de Talento Humano del SAIME.

VÍNCULO DE LA PASANTIA CON LAS ASIGNATURAS DE LA

ESPECIALIDAD

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 GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS: las organizaciones
venezolanas requieren de estrategias que les permitan participar con
efectividad en el espacio global. Por tanto, se hace necesario contar con
un personal dispuesto y capacitado para establecer y alcanzar metas,
haciendo un uso adecuado de los otros recursos. Debido a esto, el
estudio de la gerencia de recursos humanos es esencial para cualquier
gerente y en particular para el gerente financiero. En esta materia
estudié lo relativo a los subsistemas de recursos humanos, el
adiestramiento, la nómina, el reclutamiento, el desempeño. Esta materia
proporcionó las habilidades y competencias necesarias para administrar
el talento humano de una empresa u organización, las cuales irán
mejorando con el tiempo y fue de mucha ayuda en el proceso de
pasantía.
 RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO: Las relaciones públicas
son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y
sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo
fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos,
informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo
de los mismos en acciones presentes y/o futuras. Gracias a esta materia
la pasante pudo desarrollar sus capacidades y competencias en torno a
la comunicación oral, relaciones interpersonales, sentido de la disciplina,
organización y planificación, reconocimiento de la diversidad de formas
de pensar. En las labores como pasante se debe aplicar estos
conocimientos ya que continuamente existe la interacción con el público
interno y externo del SAIME.

 INFORMÁTICA II: Aunque Informática I fue bastante teórica, en esta

oportunidad la pasante pudo aplicar los conocimientos adquiridos en su
trabajo diario y que tienen que ver con el manejo del Microsroft Office
(Word, Excel, power point). Mediante situaciones de la vida real pudo

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 elaborar documentos en Word, elaborar tablas y fórmulas en Excel,
presentaciones y diapositivas en Power Point. Es importante esta
materia para la pasantía ya que en todo momento se utilizan las
herramientas informáticas para los diversos trabajos de oficina.

 INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA: Esta materia fue muy importante

para desarrollar la pasantía ya que la pasante pudo verificar en el área
laboral los diferentes estilos de liderazgo que existen en la actualidad,
las comunicaciones corporativas y la toma de decisiones en cada una de
las dependencias del SAIME.

 REDACCIÓN DE INFORMES GERENCIALES: Las comunicaciones es-

critas en las organizaciones son esenciales para dejar evidencia y cons-
tancia de las diferentes decisiones que se toman a lo largo del día. En el
caso particular de esta pasantía, resultó esencial saber dominar este
arte ya que no es sencillo elaborar informes y reportes cuando se mane-
jan múltiples variables.

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 CONCLUSIONES

El proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones, cobra

vital importancia dado que ello depende el conjunto de planes, acciones o
estrategias de la empresa, así como también de manera indirecta el
planteamiento de objetivos y metas. El uso de herramientas tecnológicas que
proporcionan soporte al proceso de toma de decisiones, permite a las
instituciones obtener ventajas competitivas como consecuencia de la
agilización del proceso, además de que repercutirá de manera notable en el
rendimiento general de la organización.
El hecho de que el tomador de decisiones obtenga de una misma fuente
la información necesaria para determinar el conjunto de acciones a tomar,
otorga un beneficio extra contra aquel que no cuenta con este recurso y deba
invertir más tiempo del necesario para recabar información, analizarla e
interpretarla, en el sentido de que contará en mayor medida con el recurso más
importante para la organización, el tiempo.
El SAIME es una institución que ha generado un gran beneficio en
materia de identificación a todos los habitantes del país. En la primera parte de

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este informe de pasantías se reseña información indispensable, ya que permite
conocer su cultura organizativa, cuyos elementos son compartidos y
transmitidos por los miembros de la organización, y permite conocer más a
fondo el lugar donde presta sus servicios.
Durante el periodo de la pasantía realizada en el area de Talento
Humano, Oficina Las Mercedes no solo permitieron aplicar en la práctica los
conocimientos adquiridos, sino también afianzar y unir los conocimientos
adquiridos con la base académica brindada en el estudio de los años cursados,
en el Instituto Universitario De Tecnología de Administración (IUTA).
En la pasantía se observó lo complejo de los procesos que se llevan
acabo en el Departamento de Talento Humano, la cual ofrece llevar un control
de la estadía del trabajador en la Institución, desde la fecha de ingreso hasta la
fecha de egreso, obteniendo resultados óptimos, de manera que se pueda
prevenir algún tipo de inconveniente a futuro.
La pasantía realizada permitió a la pasante, obtener mayor interés y
motivación sobre la carrera, ya que fue una experiencia de mucho aprendizaje
y muy satisfactoria, logrando poner en práctica las enseñanzas de forma
ampliada y aprendiendo de cada área lo más indispensable y elemental.

RECOMENDACIONES.

 Incentivar a los funcionarios que laboran en la oficina Las Mercedes al

uso de la intranet, esto con el fin de mantener a todos los departamentos
conectados de forma que pueda fluir la información que es emitida de la
sede principal del SAIME sin necesidad de imprimir la información.
 Colaborar con el cumplimiento de las actividades de los funcionarios y
mantenerlos actualizados, de tal manera que los cursos impartidos en la
sede principal también sean tomado en cuenta los funcionarios de la ofici-
na Las Mercedes.

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 Estimular a los funcionarios para que se cumpla lo establecido en el ma-
nual de reglamento disciplinario, esto con el fin de evitar y enviar a la
sede principal actas por retardos de los funcionarios, o reposos injustifica-
dos.
 Permitir a otros pasantes cumplir con las prácticas profesionales en el
SAIME a fin de obtener abundantes conocimientos y herramientas com-
plementarios para su formación

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