TRAMITACIÓN DIGITAL

NUEVOS PROCEDIMIENTOS DE TRAMITACIÓN

DIGITAL
 ESCUELA DE DESARROLLO SOCIAL
Director de Escuela / Carmen Gloria Beroiza

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / Giglia Monje

Diseñador instruccional / Liliana Vasallo Opazo

VALIDACIÓN PEDAGÓGICA

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

Experto disciplinar / Karen Muñoz Guzmán

DISEÑO DOCUMENTO

AIEP

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 2

Contenido
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4
2. USO OBLIGATORIO DEL SISTEMA INFORMÁTICO ............................................................ 4
3. CLAVE ÚNICA........................................................................................................................ 5
3.1. ¿Qué es la clave única? .................................................................................................... 5
3.2. ¿Cómo obtengo la contraseña? ........................................................................................ 6
3.3. ¿Cómo obtengo la clave única? ........................................................................................ 7
3.4. ¿Cómo obtengo mi Clave Única por Internet? .................................................................. 7
4. LA FIRMA ELECTRÓNICA...................................................................................................... 8
4.1. La firma electrónica en la legislación chilena .................................................................... 9
4.2. Derechos y obligaciones de los usuarios de la firma ....................................................... 10
4.3. ¿Será necesario generar un expediente físico en que los documentos cuenten con firma
manuscrita? ................................................................................................................................ 11
4.4. ¿Será necesario generar un expediente físico en que los documentos cuenten con firma
manuscrita? ..................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
4.5. ¿Cómo se obtienen las copias autorizadas en virtud de la nueva normativa? ................. 11
5. PRESENTACIÓN DE DEMANDAS Y ESCRITOS .................................................................. 11
5.1. Auto Acordado – Acta 37-2016 ...................................................................................... 12
5.2. Artículo 5 de la Ley 20886 .............................................................................................. 13
Conclusiones .............................................................................................................................. 14
Bibliografía .................................................................................................................................. 15

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 3

 1. INTRODUCCIÓN

La Tramitación Electrónica, ha significado un gran avance en el mundo jurídico,

teniendo presente que todas o la mayoría de las actuaciones de un proceso judicial,
tendrán lugar mediante los medios electrónicos, que permiten respaldar y asegurar
los casos, en un expediente o carpeta electrónica, siendo de importancia el uso
obligatorio del sistema para todos los que forman parte del proceso judicial.

Esta nueva manera de tramitar las causas en todos los tribunales que forman parte
del Poder Judicial, ha permitido ir terminando con la materialidad del proceso al
requerir que el ingreso de las demandas y de todos los escritos se realice de forma
electrónica, así como también las resoluciones y actuaciones del tribunal, las que
además contarán con firma electrónica avanzada.

La tramitación electrónica se aplica en todas las causas que conozcan los siguientes
tribunales: la Corte Suprema, las Cortes de Apelaciones, los presidentes y ministros de
Corte, los tribunales de juicio oral en lo penal, los juzgados de letras y los juzgados de
garantía, los juzgados de familia, los Juzgados de Letras del Trabajo, los Juzgados de
Cobranza Laboral y Previsional.

2. USO OBLIGATORIO DEL SISTEMA INFORMÁTICO

Artículo 3º.- Uso obligatorio del sistema informático, respaldo y conservación.

Los jueces, auxiliares de la administración de justicia y funcionarios de cada tribunal

estarán obligados a utilizar y a registrar en el sistema informático todas las
resoluciones y actuaciones procesales que se verifiquen en el juicio.

Para el registro de las resoluciones y actuaciones en el sistema informático de

tramitación se deberán aplicar adecuadamente las nomenclaturas pertinentes,
según la etapa y estado procesal de cada causa, de modo tal que constituya un
registro exacto de su tramitación, desde el inicio hasta su término.

La conservación de los registros estará a cargo del tribunal correspondiente a través

de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, de conformidad a lo previsto
en el Código Orgánico de Tribunales.

La carpeta electrónica y sus registros deberán ser respaldados informáticamente

en forma periódica.

Si por cualquier causa se viere dañado el soporte material del registro electrónico
siendo afectado su contenido, el tribunal ordenará reemplazarlo en todo o parte
por una copia fiel, que obtendrá de quien la tuviere, si no dispusiere de ella
directamente.

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 4

 Si no existiere copia fiel, las resoluciones se dictarán nuevamente, para lo cual el
tribunal reunirá los antecedentes que le permitan fundamentar su preexistencia y
contenido, y las actuaciones se repetirán con las formalidades previstas para cada
caso. Sin embargo, no será necesario volver a dictar las resoluciones o repetir las
actuaciones que sean el antecedente de resoluciones conocidas o en etapa de
cumplimiento o ejecución. (Ley 20886)

En resumen, la Ley establece en su artículo 3, el uso obligatorio del sistema

informático tanto para los jueces, como para los auxiliares de la administración de
justicia y los funcionarios de cada tribunal, regulando la forma de registro,
conservación y respaldo de la carpeta electrónica y su contenido. Este uso
obligatorio va en consonancia con el principio de fidelidad aplicable a la
tramitación electrónica, según el cual, todas las actuaciones del proceso se
deberán registrar y conservar íntegramente y en orden sucesivo de la carpeta
electrónica.

En cuanto a la reconstitución del registro electrónico que por cualquier causa se

viere dañado afectando su contenido, el referido artículo señala en sus incisos 4 y
5 que “el tribunal ordenará reemplazarlo en todo o parte por una copia fiel, que
obtendrá de quien la tuviere, si no dispusiere de ella directamente. Si no existiere
copia fiel, las resoluciones se dictarán nuevamente, para lo cual el tribunal reunirá
los antecedentes que le permitan fundamentar su preexistencia y contenido, y las
actuaciones se repetirán con las formalidades previstas para cada caso. Sin
embargo, no será necesario volver a dictar las resoluciones o repetir las
actuaciones que sean el antecedente de resoluciones conocidas o en etapa de
cumplimiento o ejecución”.

3. CLAVE ÚNICA

3.1. ¿Qué es la clave única?

Es una contraseña única que permite al usuario acceder a todos los servicios del
Estado, de una manera segura ya que es como un carné de identidad digital. En
este caso, la clave única, será el método de validarse como usuario del poder
judicial y con esto podrá acceder a las funciones de la oficina judicial virtual
(también conocida como OJV, como la denominaremos en lo sucesivo).

La Clave única comenzó a ser efectiva desde el 18 de junio de 2016. A partir de esa
fecha, la distribución de las demandas presentadas a través de la Oficina Judicial
Virtual será automática por el sistema. Respecto de las presentaciones materiales, se
deberá seguir acudiendo a la oficina de distribución respectiva.

La clave única es una herramienta que le permite a las personas ahorrar tiempo y
dinero, por cuanto evita que alguien tenga que acudir a las oficinas públicas para
obtener determinados certificados.

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 5

Un ejemplo de un trámite que puede obtenerse de manera sencilla por medio de la
utilización de la Clave Única es el certificado de antecedentes. El documento puede
tramitarse a través de Internet, sin tener que asistir a una oficina del Registro Civil.

Además del certificado de antecedentes, la Clave Única permite solicitar en línea

otros documentos que otorga el Registro Civil. Como, por ejemplo, la copia del
padrón del vehículo, la hoja de vida del conductor y el acta de cese de convivencia
y certificado de discapacidad. También otorga acceso rápido y directo a varios
beneficios del Estado, tales como la inscripción al Registro Social de Hogares,
solicitud del Bono por Hijo, entre otros.

Progresivamente se están incorporando más instituciones que posean otros servicios

en línea, con el fin de agilizar la gestión de trámites, facilitar la postulación a
programas y beneficios y la colaboración en instancias de participación ciudadana,
entre otros.

3.2. ¿Cómo obtengo la contraseña?

Todas las personas usuarias del Registro Civil mayores de 14 años pueden obtener
esta clave.

Para obtener la contraseña, es necesario realizar tres simples pasos:

1. Dirígete al Registro Civil o a algún punto habilitado con el carnet de identidad,

donde te harán entrega de un comprobante correspondiente al “Código de
Activación de Cuenta en Oficina Internet”.

2. Posteriormente, ingresa al link que fue enviado a tu correo electrónico

(Asunto: Confirmación registro Oficina Internet-SRCeI) donde se te solicitará digitar el
número de tu Carnet de Identidad (RUN) y el “Código de Activación” disponible en
el comprobante. De manera alternativa, puedes ingresar directamente a
www.registrocivil.cl y pinchar el link “Activar clave única”, en el menú del costado
izquierdo.

3. Finalmente, se abrirá una ventana en la cual aparecerán tus datos: RUN,

nombre completo y correo electrónico. En ésta, el sistema te solicitará ingresar una
contraseña, que debe contener al menos 6 caracteres.

Según la definición del artículo 2 de la Ley 19.799, firma electrónica avanzada es

aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios
que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule
únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección
posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo
que desconozca la integridad del documento y su autoría.

En síntesis, la “clave única” tiene la facilidad de que el usuario solo debe memorizar
una contraseña para acceder a muchos trámites. De otra manera hay que

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 6

registrarse por separado en cada uno de los servicios. En varios trámites, como los
del Poder Judicial, es la única puerta de entrada.

Esta herramienta data de 2010, pero la mayor cantidad de activaciones se

producen tras los paros de funcionarios públicos, ya que, al ser digital, es la única
forma de acceder a trámites.

De ahí la importancia de obtenerla antes de que estos episodios sucedan. Esto

porque solo se puede entregar en forma presencial en las oficinas del Registro Civil,
el Injuv o ChileAtiende. Una vez con la clave, el usuario debe acceder
a www.claveunica.cl para activarla.

Entre los trámites más requeridos por los usuarios están la obtención del certificado
de antecedentes, el padrón (inscripción de vehículo), la hoja de vida del conductor,
el acto de cese de convivencia y el certificado de discapacidad.

3.3. ¿Cómo obtengo la clave única?

Considere los siguientes pasos para obtener su clave única en la oficina

1) Con tu cédula de identidad, dirígete a una oficina del Servicio de Registro

Civil e Identificación a una de las oficinas ChileAtiende.

2) Explica el motivo de tu visita: solicitar la ClaveÚnica.

3) Una vez confirmados tus datos, obtendrás un código para que actives tu
clave en el sitio web de la ClaveÚnica.

4) Sigue las instrucciones del aplicativo en línea y, luego, crea una contraseña
segura. Ésta será tu ClaveÚnica.

5) Como resultado del trámite, obtendrás inmediatamente la Clave Única.

3.4. ¿Cómo obtengo mi Clave Única por Internet?

Originalmente, este trámite solo se hace de forma presencial, pero debido a la

contingencia actual, el gobierno, anunció el pasado 26 de marzo 2020, que las
personas que hayan renovado su Cédula de Identidad en los últimos cuatro años,
tenían la opción de recuperar su Clave Única. Para obtener esta identificación
electrónica a través de internet, hay que ingresar al siguiente
sitio: https://claveunica.gob.cl/ donde deberá ingresar su RUT.

Posteriormente, la persona recibirá un código de activación en su correo electrónico

habilitado con anterioridad más un enlace en el que deberá ingresar luego de haber
copiado el código. En esa nueva pestaña, solicitarán al usuario que pegue el código
de activación recibido en el mail y que escriba su Rut. Tras esto, le pedirán hacer
click en continuar.

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 7

La persona deberá ingresar unos datos personales antes que se le indique que su
Clave Única ha sido restablecida.

Figura 1. Activar la ClaveÚnica. Fuente: captura de pantalla

4. LA FIRMA ELECTRÓNICA

Artículo 4º.- Firma electrónica de resoluciones y actuaciones del tribunal y copias

autorizadas. Las resoluciones y actuaciones del juez, del secretario, del administrador
del tribunal y de los auxiliares de la administración de justicia serán suscritas mediante
firma electrónica avanzada.

Los jueces y los demás funcionarios mencionados en el inciso anterior serán

personalmente responsables de la firma electrónica avanzada que se ponga a su
disposición, por lo que les estará prohibido compartirlas.

Las resoluciones suscritas por los jueces mediante firma electrónica avanzada no
requerirán de la firma ni de la autorización del ministro de fe correspondiente.

Las copias autorizadas de las resoluciones y actuaciones deberán ser obtenidas

directamente del sistema informático de tramitación con la firma electrónica
correspondiente, la que contará con un sello de autenticidad. (LEY 20886)

A partir de la entrada en vigencia de la Ley, “las resoluciones y actuaciones del juez,

del secretario, del administrador del tribunal y de los auxiliares de la administración
de justicia serán suscritas mediante firma electrónica avanzada”1 (inciso 1 del
artículo 4 de la Ley).

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 8

Además, se establece que las resoluciones así suscritas, no requerirán de la firma ni
de la autorización del ministro de fe correspondiente y, en el caso de solicitarse
copias autorizadas de resoluciones y actuaciones, estas se obtendrán directamente
del sistema informático, con la firma electrónica correspondiente, la cual contará
con un sello de autenticidad (inciso 3 y 4 del artículo 4 de la Ley y artículo 9 del AA).

Otra novedad introducida por la Ley es la facultad de los secretarios letrados de los
juzgados civiles para dictar, por sí solos, las sentencias interlocutorias, autos y
decretos, salvo cuando ello pudiere importar poner término al juicio o hacer
imposible su continuación. Ahora bien, la reposición que sea procedente en contra
de estas resoluciones, en su caso, será resuelta por el juez (nuevo artículo 33 del
Código de Procedimiento Civil -en adelante “CPC”-)

4.1. La firma electrónica en la legislación chilena

Figura 2. Tipos de firmas electrónicas (Ley 19799) Fuente: Elaboración propia

¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?

La Firma Electrónica Avanzada o en sus siglas FEA, es un mecanismo que permite

certificar cualquier documento y/o instrumento privado o público, otorgándole
legalidad mediante un certificado que contiene datos personales (nombre, RUT y
domicilio) de la empresa o persona que firma, los cuales que son validados por un
prestador acreditado por el Ministerio de Economía.

¿Por qué es segura la Firma Electrónica Avanzada?

Las mayores garantías que nos proporciona la firma electrónica avanzada son:

Tramitación Digital/ Nuevos Procedimientos de Tramitación Digital. 9

 • La obligatoriedad de presentar los antecedentes de identificación
personalmente ante la entidad de registro, para una validación
presencial.

• Encontrarse encriptado (cifrado) en un dispositivo (e-token), lo que

asegura la integridad del contenido y la confidencialidad de la
información.

¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica avanzada?

Los principales beneficios de la firma electrónica avanzada son:

• Validez legal.

• Confidencialidad.

• No repudio.

• Seguridad.

¿Qué es la Firma Simple?

la firma electrónica simple corresponde a la firma electrónica no certificada.

Conocida también como certificado digital

4.2. Derechos y obligaciones de los usuarios de la firma

1º. A ser informado por el prestador de servicios de certificación

2º. A la confidencialidad en la información proporcionada

3º. A ser informado, antes de la emisión de un certificado, del precio de los

servicios de certificación, incluyendo cargos adicionales y formas de pago, en su
caso.

4º. A que el prestador de servicios o quien homologue sus certificados le

proporcionen la información sobre sus domicilios en Chile y sobre todos los medios
a los que el usuario pueda acudir.

5º. A ser informado, al menos con dos meses de anticipación, por los prestadores
de servicios de certificación, del cese de su actividad.

6º. A ser informado inmediatamente de la cancelación de la inscripción en el

registro de prestadores acreditados.

7º. A traspasar sus datos a otro prestador de servicios de certificación.

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 8º. A que el prestador no proporcione más servicios y de otra calidad que los que
haya pactado, y a no recibir publicidad comercial de ningún tipo por intermedio
del prestador, salvo autorización expresa del usuario.

9º. A acceder, por medios electrónicos, al registro de prestadores acreditados

que mantendrá la Entidad Acreditadora.

10º. A ser indemnizado y hacer valer los seguros comprometidos, en conformidad

con el artículo 15 de la presente ley.

4.3. ¿Será necesario generar un expediente físico en que los documentos

cuenten con firma manuscrita?
En atención a que todas las presentaciones serán digitales, al igual que las
resoluciones, no es necesario contar con expediente físico, así como tampoco con
la firma manuscrita escaneada en los documentos, toda vez que la firma válida es
la electrónica, ya sea simple o avanzada.

4.4. ¿Cómo se obtienen las copias autorizadas en virtud de la nueva

normativa?
Las copias autorizadas de las resoluciones y actuaciones deberán ser obtenidas
directamente del sistema informático de tramitación con la firma electrónica
correspondiente, la que contará con un sello de autenticidad, es decir, no será
necesaria la intervención de ningún funcionario del tribunal para ello. (Art 4 Ley
20886)

5. PRESENTACIÓN DE DEMANDAS Y ESCRITOS

Conforme al artículo 5 de la Ley 20886, la presentación de demandas y escritos

también se realizará vía electrónica, a través del funcionamiento de una Oficina
Judicial Virtual (“OJV”), a cargo de la Corporación Administrativa del Poder Judicial
(CAPJ), conforme lo dispone en el artículo 3 del AA. Dicha oficina se encontrará
compuesta por un conjunto de servicios entregados en el portal de internet del
Poder Judicial y a la cual tendrán acceso todos los usuarios previamente registrados.
Para hacer uso de estos servicios, los usuarios deberán utilizar una Clave Única del
Estado (“CUE”), la cual será proporcionada y administrada por el Servicio del Registro
Civil e Identificación.

Conforme a lo dispuesto por el artículo 6 del AA, la CAPJ deberá fijar las
especificaciones técnicas de formato y tamaño de las demandas, escritos y
documentos electrónicos que se ingresen a la carpeta electrónica, las cuales

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publicarán en el portal de internet del Poder Judicial, cuestión que hasta la fecha
de elaboración de la presente minuta, aún no ocurre.

Cabe destacar que según la parte final del inciso 2 del artículo 3 del AA, las
presentaciones efectuadas a través de la OJV, se entenderán suscritas por el usuario
que las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose la CUE
como firma electrónica simple.

En caso de que la parte o interviniente no suscriba la primera presentación con firma

electrónica, simple o avanzada, bastará la firma del abogado patrocinante para ser
incorporada a la OJV, debiendo regularizar la situación en los plazos establecidos en
la ley o en la primera audiencia fijada. Tratándose de la demanda, el no
cumplimiento de lo anterior facultará al Tribunal a proceder a su archivo (inciso 3 del
artículo 3 del AA).

En casos excepcionales -cuando las circunstancias así lo requieran o se trate de una

persona autorizada por el tribunal por carecer de los medios tecnológicos
necesarios-, los escritos y documentos podrán presentarse materialmente y en
soporte papel por conducto del ministro de fe respectivo o del buzón especialmente
habilitado al efecto, presentaciones que serán digitalizadas e ingresadas a la
carpeta electrónica inmediatamente (inciso 2 y 3 del artículo 5 de la Ley e inciso final
del artículo 6 de la Ley). De acuerdo a lo indicado en el AA, se entenderán entre
aquellas circunstancias que habilitan para la entrega presencial, la inaccesibilidad
al sistema de tramitación electrónica, bien sea por problemas del servicio o de
conectividad (inciso 1 del artículo 4 del AA). Asimismo, en aquellos casos en que se
admita la comparecencia personal de las partes, también se autorizará tramitar
materialmente y en soporte papel durante todo el curso de la causa y ante todos
los tribunales que conozcan de ella (inciso 2 del artículo 4 del AA).

En los casos que la OJV no se encuentre disponible, la CAPJ deberá emitir y publicar
un certificado de día, hora y duración del incidente respectivo (inciso final del
artículo 3 del AA).

5.1. Auto Acordado – Acta 37-2016

De acuerdo a lo establecido en el inciso 2° del artículo 5º de la Ley Nº 20.886, se

entenderá entre aquellas circunstancias que habilitan para la entrega presencial de
demandas, escritos y documentos en el tribunal, la inaccesibilidad al sistema de
tramitación electrónica, bien sea por problemas del servicio o de conectividad.

Las solicitudes de autorización para realizar presentaciones materiales, por no

disponer de los medios tecnológicos necesarios, serán resueltas por el tribunal que
conozca del asunto, limitándose quien se encuentre a cargo de la distribución de
causas a realizar el ingreso. Únicamente en aquellos casos en que se admite la
comparecencia personal de las partes se autorizará tramitar por esta vía,

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manteniéndose vigente esa autorización durante la tramitación de la causa y ante
todos los tribunales que conozcan de ella.

Los documentos cuyo formato original no sea electrónico y se presenten

materialmente, cuando corresponda, serán digitalizados íntegramente e
incorporados de inmediato a la carpeta electrónica. De acuerdo a lo señalado en
el artículo 34 del Código de Procedimiento Civil, cuando por su naturaleza o por
motivos fundados no sea posible incorporar ciertas piezas, estas quedarán en
custodia del tribunal, dejándose constancia en la carpeta electrónica.

La Corporación Administrativa del Poder Judicial estará encargada de fijar los

parámetros técnicos objetivos en que podrá ser aplicable el inciso anterior.

5.2. Artículo 5 de la Ley 20886

Artículo 5º.- Presentación de demandas y de escritos.

El ingreso de las demandas y de todos los escritos se hará por vía electrónica a través
del sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial, para cuyos efectos los
abogados o habilitados en derecho se registrarán en los términos que se regulen en
el auto acordado que la Corte Suprema dictará al efecto.

En casos excepcionales, cuando las circunstancias así lo requieran o se trate de una

persona autorizada por el tribunal por carecer de los medios tecnológicos
necesarios, los escritos podrán presentarse al tribunal materialmente y en soporte
papel por conducto del ministro de fe respectivo o del buzón especialmente
habilitado al efecto.

Los escritos presentados en formato papel serán digitalizados e ingresados a la

carpeta electrónica inmediatamente.

Profundización Bibliográfica

Poder Judicial Chile. Ley de Tramitación Electrónica: Ingreso de

demandas y escritos en Oficina Judicial Virtual. Recuperado el 19 de
mayo de 2020 de https://youtu.be/sVfyXQnf2Yk

Al revisar el video, usted podrá identificar el uso de la oficina virtual,

considerando la forma establecida por la ley de tramitación electrónica
N° 20886, indagando cada momento en el proceso judicial, considerando
la obligatoriedad de su uso

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Conclusiones

A través de los contenidos de la unidad, se ha podido constatar el impacto interno

de la Ley que se encuentra vinculado al uso de la firma electrónica avanzada en
todos los trámites y actuaciones realizado por jueces, secretarios, jefes de unidad y
auxiliar de la administración de justicia. La tramitación electrónica implicará un
cambio sustancial en el funcionamiento actual de los tribunales, exigiendo para
todos los que pertenecen al poder judicial la obligatoriedad de uso.

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Bibliografía
ü Auto Acordado ACTA 37-2016
ü AUTO ACORDADO PARA LA APLICACIÓN EN EL PODER JUDICIAL DE LA LEY N°
20.886, QUE MODIFICA EL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL, PARA
ESTABLECER LA TRAMITACIÓN DIGITAL DE LOS PROCEDIMIENTOS JUDICIALES

ü Modifica la ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y

servicios de certificación de dicha firma y otros textos legales que indica.
Boletín N° 8466-07 (S)

ü Poder Judicial Tramitación Electrónica. Justicia Moderna y Accesible.

ü Soza, F., Contardo, P. y Araneda, R. (2017) Manual del procurador judicial.
Santiago: Ediciones Consejería Académica Facultad de Derecho Pontificia
Universidad Católica de Chile.

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