Duranti. Diplomática

Colección Biblioteca Archivíslica, n.
° 5
Antonio García Rodríguez, director
08039004 -84 copias-

Principios de
archivología
" ’T V T tz m - '- '.... r r

Luciana Duran ti
Diplomática
usos nuevos para una antigua ciencia
1." edición en castellano
Traducción, prólogo y presentación de Manuel Vázquez
S&C ediciones
Carmena, 1996
Reservados todos los derechos. Ni la totalidad, ni parte de este libro
puede reproducirse o transmitirse por cualquiera de los procedimien
tos de difusión o almacenamiento de información sin permiso escritol
de los autores y los editores.
© de la edición 1996
S&C ediciones. C/. General Chinchilla 10, 41410 - Carmona (Sevilla)
I.S.B.N.: 84-920332-5-
Dcpósito Legal: SE-28-1997
Diseño de la colección: S&C ediciones.
Imprime: Imprenta J. Rodríguez.. S. L. - Tino. (95) 414 12 06 - Carmona
Indice gencralj ,
‘ i
Prólogo a la edición en castellano IX i
Presentación XI ¡
Capitulo í. Introducción terminológica ....................................................... L 15 íj

¿Por qué esta serie? ..................... ;............. •...........................................i.. 18 I;
La palabra Diplomática ..................... ....................................................j.. 23 ¡•
Origen y desarrollo de la disciplina....................................................... .... 23 •
El objeto de la Diplomática ..................................................................... 26 .
Los propósitos de la Diplomática ..................... . ..................................«.. 29 ,
N o ta s ......................................................................: .................................i.. 38 j
Capítulo 2. Los conceptos de hecho y acto. La función de un docu

mento en relación a e llo s .............................................. ................................... .. • 45 ;
Hecho, acto y función del documento en relación a e llo s ................... . 48 j
N o ta s ......................................................................................................... . 61 i
Capítulo 3. Las personas que concurren a la formación del docu- ¡ •.

mentó ................................................................................................................. . 65 :.
Las personas que concurren a la formación del docum ento...............j... 68
La naturaleza de las formas documentales: documentos públi- i * j:
eos y privados..................... ............ .................... *..................................... 83 :
N o ta s......................................( ............................................................... i.. 89 ¿.
: • . ¡ : i:
Capítulo 4. El momento de acción y el momento de documentación 93
El momento de acción y el momento de documentación: dos |
procedimientos ............................. : ____. . . . . . ...................... ............. !96 !
¡ El momento de acción y el momento de documentación: un solo
¡ procedimiento integrado ............................................................................ 99
La categorización de los procedimientos ........ .......................................106
: N o ta s .............................................................. ............................................... 112
‘ Capítulo 5. Los elementos externos e internos de la formación docu-

; mental .......................................................... .............................. .......................... 117
Los elementos externos de lu forma documental ................................... 120
I Los elementos intemos de la forma docum enta!...................... 125
• La estructura de la crítica diplom ática...................... 131
N o ta s ........................................................................... i ..........’ .................. 138
Capítulo 6. La diplomática como disciplina formatlva y método de

• investigación ..................................................................................................143
i La Diplomática como disciplina form aliva...................................... 146
' La Diplomática como método de investigación , .......................................152
| Notas .................................................. 160
j Indice de los términos técnicos de la serle .......................... 167
i
Prólogo a la edición en castellano
Este libro llena una necesidad de los administradores de documentos y archivos, que
somos los archiveros.
3/8 4
Así como la Dra. Luciana Duranti lo tituló Diplomático. Nuevos Usos para una
antigua ciencia, podría haberlo llamado: Ut Diplomática aplicada a la administra
ción de documentos actuales.
Cuando un archivero hispanoamericano estudia la diplomática, asociada casi

exclusivamente a la paleografía, la suele sentir como un conocimiento destinado a la
formación general, pero de poca o nula utilidad práctica, ya que los documentos
coloniales hispanoamericanos -indianos, como los llama Real Día/- se inician en el
s. XVI, cuando ya los manuscritos en la órbita de la neograJTa, del Dr. Aurelio Tanodi,
y no en la de la paleografía.
Los autores de materias archivísticas de lengua castellana no olvidan vincular

los conocimientos profesionales con la diplomática, pero no más allá de puntos
concretos, sobre lodo, el lema de los tipos documentales. Si uno Ice u los nuiores
iberoamericanos -incluyendo a los lusoparlanles- se descubre una infraestructura
diplomática impjícita, por ejemplo, cuando en la selección de documentos se trata de
distinto modo a los originales de los documentos dispositivos, con relación a los
documentos probatorios y a los meramentes informativos.
Lo que hace de la Dra. Duranti es mucho más. Tomar la Diplomática como un

campo autónomo del saber y descontcxtualiiac sus principios, de las circunstancias
en que nacieron -la tramitación medieval en pergaminos-. Al hacer esto, prueba
IX
aplicar! »s a la tramitación actual -sobre papel y soportes magnéticos- y nos descubre
que la c plomática se une a la archivología como «un metal en una aleación».
I I efecto más llamativo de esta aleación puede formularse así: la diplomática

que nac ó para descubrir falsificaciones en los pergaminos, contiene elementos que
permite prevenir y evitar las falsificaciones en documentos informáticos.
L Dra. Duranti (en el Capítulo 6 de este libro y en su folleto Archiva! Science

-ya trndt ido al español-) muestra cómo, cuando la archivología ha hundido sus raíces
en la di{ oinática, ha crecido desde adentro. Cuando, por el contrario, olvida sus
principie ■generales y busca soluciones aisladamente a los problemas que se le
prcscntai titubea y parece perder vigor y autonomía.
Po ello, este libro y enfoque de la diplomática representan y son un juvenil

viento en | >pa para la archivología, un reverdecer vigoroso, de la administración de
documente , que es el corazón de la profesión archivística.
X
I
I »
Presentación
l !
i .. i : . I j;
La Dr. Luciana Duran!) ostenta un amplio y bieldo curriculum viiae, tanto en io <|ite>!
toca a títulos académicos como en tareas docentes, cursos dictados y trabaos escritos, r
Sintetizaremos io de mayor interés para los lectores de este libro. j' í¡
; ti
Por la Universidad de Roma tiene la Licenciatura en Archivística de la Scuóla
Spcciale per Archivisti c Bibliotecari y Doctorado en Letras también por esta ,
Universidad. Ha obtenido asimismo título en Archivística en la Escuela de Ciencia “
Archivística, Paleografía y Diplomática del Archivio di Stato de Roma y certificación
profesional de la Academia de Archiveros de Italia. Ostenta sendos profesorados en
Historia, Latín e Italiano. ■¡
Se desempeñé como funcionaría en el Archivio di Stato de Roma y, al mismo '

tiempo ocupó una cátedra en su Escuela de Ciencia Archivística, donde baldía
estudiado. .
En 1987 se trasladó a Canadá. Fue designada Profesora Asistente en la School

of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) que es parte de la Faculty of
Arls, en la Univcrsity of British Columbio (UBC). i
A partir de 1992, quedó en la planta permanente de SLAIS como Profesora .

Asociada. Actualmente tiene a su cargo: Fundamentos de la Archivística I y Íl; .
Diplomática, Tesis y Prácticas desde 1987 y, desde 1989, Estudios Dirigidos. És
también miembro docente del Máster of Archival Studies (MAS).
Como conferencista y dictante de cursos ha recorrido muchas ciudades de
XI
Canadá y los Estados Unidos. Ha venido a Brasil y ha sido invitada por su Universidad
de origen, en Roma.
La Dra. Duranti se encuentra en plena producción de obras escritas. Destaca

mos las dos más voluminosas y recientes: un libro II documento archivfstico. La
gestione deH'archivio de parte delVente produtore. Roma, 1995, en prensa. La otra
es la que tiene Ud. en sus manos.
La obra «Diplomatics: New Uses for an Oíd Science» fue publicada en Canadá,
^n seis artículos consecutivos de la Revista Archivaría:
Part I Archivaría 28, summer 1989, p. 7-27
Part II Archivaría 29, winter 1989-90, p. 4-17
Part III Archivaría 30, summer 1990, p. 4-20
; Part IV Archivaría 31, winter 1990-91, p. 10-25
: Part V Archivaría 32, summer 1991, p. 6-24
Part VI Archivaría 33, winter 1991-92, p. 6-24
'?
! Con relación a la traducción hago notar:
>
t 1. El término inglés Record normalmente se traduce por documento, como
sinónimo de Document y así viene a lo largo de la obra. Pero en el artículo-capítulo
2, a partir de la p. 57 son contrapuestos expresamente ambos términos. En estos casos
lie dejado recordén inglés. En la p. 54 se contrapone record a manuscripts. También
en este caso he dejado la palabra record.
: En algún caso como en la p. 56 Y 57 los términos record, rccorded y derivados

son traducidos como registro, registrar, registrado, etc.
i
2. La palabra File tiene muy variados significados en la bibliografía de lengua
inglesa. En este libro, casi siempre, viene contrapuesta a dossier o a serie. En estos
casos, va traducida como carpeta, por ejemplo en la p. 104 y 114 nota 18.
3. Authority Control Authority Files no tienen traducción exacta que yo

conozca. Van en español como Indice Autorizado, Indices Controlados. Son listados
C;üii los términos que se adoptan, excluyendo los demás o refiriéndolos a los mencio
nados en otro lugar de la lista.
4. El término Draft ha sido traducido como borrador, pero la autora le da el

significado más amplio que viene en el Dictionary ofArchival Terminology: «Forma
tosca (rough) o preliminar de un documento, que a veces se retiene como evidencia»,
(traducción mía), j
! j '
5. A lo largo de la obra se repite constantemente en español chancillerías. Así
be traducido siempre Chanceríes. Es un término convencional. Tómese como sinóni
mo de secretaría u oficina de redacción de documentos.
XII
!
6. Los textos en francés de los capítulos 1 y 2 han sido traducidos por mí, porque
la autora no los había traducido al inglés. En los siguientes capítulos me limite a
traducir del inglés la versión de la autora.
7. Los corchetes significan agregados al texto original. Cuando van dentro de

una cita entre comillas, el agregado pertenece a la autora. Cuando van en el texto, son
agregados del traductor.
8 . En algunos casos en que no encuentro una traducción plenamente satisfac

toria, coloco la palabra en inglés, entre corchetes, junto al término elegido en español.
5/8 4
XIII
Capítulo 1
Introducción terminológica
La Diplomática es el estudio del wessen (ser) y del werden (devenir),

de la documentación, el análisis de la génesis, constitución interna y
transmisión de documentos como también de su relación con los
hechos representados en ellos y con sus creadores. Por lo tanto tiene
para el archivero más allá de un incuestionable valor práctico y técnico,
un fundamental valor formativo y constituye un preludio vital para su
disciplina específica, la ciencia archivística f 11
¡ ; !l
¿Por qué esta serie? Ln palabra Diplomática. Origen y desarrollo de la disciplina. El
objeto de la Diplomática. Los propósitos de la Diplomática. Notas.
Este es el primero de una serie de seis capítulos que examinan la doctrina
7/8 4
diplomática desde el punto de vista del archivero contemporáneo. Todo el trabajo está
dirigido a quienes tienen poca familiaridad con la diplomática y esto significa que les
da la base para una fructífera consulta a la bibliografía especializada. Pero también va
dirigida a quienes tienen conocimientos diplomáticos en el área de los estudios
medievales y advierten sus posibilidades para identificar, evaluar, controlar y comu
nicar documentos archivísticos.
Este primer capítulo define la ciencia diplomática, mira ajm origen y desarrollo
en el tiempo, explom su caiilcter en ¡elación con los 11 ic 11 u >
.s.y ü 1 mismo tiempo
que"estudia sits ^^ is e o nce ¡Hi>s^Te autenticidad y originalidad. Eos
siguientes cinco artículos se conce iilrnn so l)7er[Cap72 [Lósco nce p U)s cícTfccho y acto
y la función de un documento con relación a los hechos y a los actos; (Cap. 3| Personas
que concurren a la formación de un documento; naturaleza de estas personas en
relación a ellos; [Cap. 4| La génesis de los documentos públicos y privados; |Cap. 5]
Losclemcnlos internos y externos de las formas documentales; |Cnp, 6 1Ln metodología
de la crítica diplomática y el uso'dcl análisis diplomático para desempeñar funciones
archivísticas concretas.
Id enfoque será fundamentalmente teórico, aunque se hará un esfuerzo pura

ilustrar los conceptos con ejemplos y tender conexiones con realidades bien conocidas
para los archiveros norteamericanos. La pregunta qtte deberá estar presente durante
todo el trabajo en la mente de los lectores es ésta: "Cómo podré usar todo esto", será
17
Luciana Duranti
probablemente respondida de modo indirecto, según avanza la exposición del texto;

de cualquier modo, será tratada directamente en el último Capítulo.
¿Por qué esln serle?
MLa cuestión más vital" para los archiveros contemporáneos es saber qué constituye
el núcleo del conocimiento que pertenece c identifica su profesión |2 |. Mientras la
educación de los archiveros europeos -aún incorporando elementos históricos, admi
nistrativos y legales- se funda en la Diplomática y la Paleografía, los archiveros
norteamericanos han basado su trabajo esencialmente en el conocimiento de la
historia y de la historia de la administración |3J. Sin embargo, muchas veces sin darse
plena cuenta, de manera natural, han fijado su atención en el objeto de la diplomática
y de la paleografía, sobre todo en las formas y en la escritura de los documentos,
aunque fuera sin sistema y coherencia, más sintiendo esto que viéndolo. Esto ha
sucedido no sólo porque el archivo es un todo constituido por partes y es imposible
entender y controlar el todo sin comprender y controlar sus partes, aún las más
elementales, sino también por el conocimiento histórico que tienen los archiveros
norteamericanos. De hecho, la historia -y particularmente la historia de la adminis
tración y del derecho- como la paleografía y la ciencia archivísiica derivaron en
disciplinas científicas que usan fuentes primarias de la diplomática y en el proceso de
hacerse ciencias autónomas por derecho propio, usaron principios y metodología de
la diplomática y de la paleografía, adaptándolas a sus propósitos, incorporándolas a
sus propios métodos. Como consecuencia de este desarrollo, la diplomática en tanto
ciencia independiente vino a restringir su área de investigación a los límites cronológicos
del periodo medieval, juntándose a la paleografía que ya estaba confinada a estos
mismos límites por el objeto de su estudio.
Sin embargo, yios principios, conceptos y método de la diplomática son

umversalmente válidos y pueden ofrecer sistema y objetividad al estudio archivíslico
cfc las formas documentales, esto es, una más alta calidad científica]Sabemos que el
campo de estudio de los archiveros con relación a la naturaleza o al carácter de los
documentos tiene propósitos diferentes a los de los historiadores. Por eso no es
conveniente a los archiveros adoptar metodologías diplomáticas que vengan filtradas
a través de las necesidades de los historiadores. Más bien es apropiado para ellos
extraer directamente de la ciencia diplomática original aquellos elementos e ideas que
puedan ser usados para su trabajo y desarrollarlos para que sean aplicados a las
necesidades contemporáneas.
Fue en la década de 1960, cuando se divorciaron las ciencias diplomática y

archivísiica de su asociación exclusiva con la ciencia histórica. Un jurista, Massimo
Severo Giannini, en sus clases de derecho administrativo -tal como las recordó
Leopoldo Sandri en 1967- acostumbrada a enseñar que entre las disciplinas no
jurídicas que estudian los hechos administrativos, hay algunas que analizan estos
hechos de manera específica, porque ellos (los hechos) presentan propiedades que
18
introducción terminológica ¡j .
otras ciencias y disciplinas no tienen la fondón o los instrumentos para analizar. Las ¡
más antiguas de esta disciplinas eran consideradas la ciencia archivísiica y la
diplomática". Como el mismo Sandri apuntó en aquel momento:" entonces, la otra ;
cara de la Luna, que es la ciencia archivistica -como disciplina que estudia hechos
específicos relacionados a la actividad administrativa- se impone a nuestra atención
y la combinación desde este punto de vista de las ciencias archivísiica y diplomática
no es menos importante para nosotros" [41. En verdad es aón más importante veinte
años después de que fuera hecha esta afirmación. A pesar de eso, el uso de la
diplomática por parte de los archiveros contemporáneos enfrenta indudablemente .
serías dificultades.
Frecuentemente se ha destacado que es en extremo difícil comprender los

sucesos actuales. En parte, la razón es que nuestra sociedad crea fuentes de informa
ción que nos vienen en forma múltiple y fragmentaria, a la vez. Estamos engolfados
y aturdidos por todo. Sin embargo -como la archivera italiana Paola Caruccl ha
advertido- aun cuando es posible tender líneas de desarrollo o fases críticas en la
función de la documentación, frecuentemente no se pueden verificar en nuestro
tiempo porque carecemos de una apropiada perspectiva de sucesos en los que todavía
nos encontramos envueltos y, dada la multiplicidad y variedad de la información, el
conocimiento de un documento en particular raramente es determinante. Muchas
veces es necesario reunir un abanico de diferentes fuentes de información para poder
entender un documento dado. Cada una de ellas por sí sola puede aparecer como de
escasa utilidad [5J.
v Un problema mayor proviene del hecho de que es limitado el número de

.acciones y sucesos que tienen lugar exclusivamente en una esfera personal. Desde el
£ O nacimiento a la muerte, se pueden encontrar rastros escritos de personas por todas
partes. Muchas grandes instituciones producen documentación sobre la misma perso
D na o suceso. Este fenómeno produce un impacto importante en los procesos de
identificación y selección de fuentes que es necesario preservar. La elección está
condicionada por la cultura y la sensibilidad histórico-legal-administrativa del
•v archivero, pero también y en primer lugar por la manera en que son producidos y
l:
mantenidos los documentos corrientes.
Por lo tanto, si el dominio de las estructuras administrativas, de los conoci

mientos burocráticos, de los procesos documentales y de las formas (es decir, de la
historia administrativa, jurídica y diplomática) permite a ios archiveros realizar un
análisis comparativo de las series archivísticas para la selección y la adquisición, este
mismo conocimiento les hace posible participar con competencia en la producción,,
mantenimiento y uso de los documentos corrientes, iluminándolos cuando se trath de
determinar el perfil del documento, la simplificación de procedimientos burocráticos
y la adopción de sistemas de clasificación y recuperación.:
Sin embargo, el uso de la crítica diplomática por la administración de docu

mentos [records managemeni] y las funciones de selección requiere particularménte
. 19
I
Luciana Durantí
el desarrollo de la Diplomática especial y aquí reside la mayor dificultad que la

diplomática encuentra en su evolución como disciplina para los documentos contem
poráneos.
La diplomática especial)es una rama de diplomática, una disciplina en la que

“los principios teóricos formulados y analizados por la diplomática se individualizan,
desarrollan y clarifican para ser aplicados a documentos singulares, concretos, reales,
existentes y fácilmente ejemplificables, más que a documentación general abstracta
y atfpica". En palabras de Gcorgcs Tcssier: "á colé d'unc diplomalique généralc ayaní
pour object les nolions fondamentales el l’exposé de la mélhode, on peul concevoir
aulant de diplomatiques spéciales que de foyers ou de couranls de civi!isalion"[6] (al
lado de una diplomática general que tiene por objeto las nociones fundamentales y la
exposición del método, se pueden concebir tantas diplomáticas especiales como
centros o corrientes de civilización]. Luego la (diplomática generales un cuerpo de
conceptos. La aplicación de ellos a los infmitoTtrasosîOívidríales constituye la
función de la crítica diplomática, esto es, especial. La teoría (diplomática general) y
la crítica (diplomática especial) se influyen mutuamente. La segunda analiza situacio
nes específicas, usa a la primera; la primera guía y controla a la segunda y es
alimentada por ella,
El cuerpo de principios y métodos tal como fue establecido en los manuales de

diplomática del s. XIX no necesita ser reformulado por la crítica de los documentos
contemporáneos, sino simplemente reexaminado y adaptado. Sin embargo, el desa
rrollo de la diplomática especial para los documentos contemporáneos no puede
derivar simplemente de una aplicación directa de esta teoría a documentos individua
les. Esto se debe a los problemas que presentan la pluralidad y fragmentación de
nuestras fuentes y a que se ha atrofiado el formalismo de las antiguas burocracias, en
/ las modernas y se han creado formas de documentos que, en muchos casos, no se
! prestan a análisis y descripciones sistemáticas.
No es accidental que el interés de los archiveros en la diplomática especial haya

ocurrido en el momento de máximo desarrollo de la administración de documentos.
Esta nueva disciplina es en verdad muy antigua, como queda atestiguado por la serie
de pequeños tratados titulados de archivis que aparecieron durante los siglos XVII y
XVIII, todos llenos de instrucciones sobre la creación, ordenación y descripción de
documentos corrientes. Y debemos recordar que por siglos han existidos formularios
y reglamentos de chuncillerías. Sólo a partir de la Revolución Francesa, los archiveros
pasaron de la administración de documentos corrientes al cuidado de las "fuentes
históricas" a las que trataron de aplicar los principios de clasificación aprendidos en
las oficinas administrativas [7].
:V , De aquí que el desarrollo de las dos disciplinas, la administración de documen

tos y la diplomática está vinculado inseparablemente. Cuando se dan reglas que rigen
, la génesis, formas, recorrido y clasificación de los documentos, la diplomática
í- L especial puede identificar las reglas por medio de la critica de documentos. En base
20
a estas regías, cabe establecer el valor de los documentos examinados. Entonces, la

expansión de la administración de documentos alimenta a la diplomática especial.
También el opuesto es verdadero. Cuando no encontramos reglas de administración
de documentos, el estudio de principios y métodos diplomáticos da a quienes tratan
de formular las indicaciones claras de los elementos que son significativos y que deben
ser desarrollados; a su vez, el examen de distintas diplomáticas especiales de
administraciones del pasado, en diferentes sociedades, les brinda un juicio crítico que
se deriva del estudio comparativo.
La recíproca influencia de la administración de documentos y la diplomática

, ^ puede indicar el camino a seguir en el futuro. Pero cómo podemos desarrollar una
, c ' diplomática especial para la documentación cicada en lo que va desde la Revolución
V: de Francesa hasta nuestros días si parte de esa documentación todavía debe ser
^ seleccionada, ordenada y descrita. La aplicación de la crítica diplomática a los
documentos de los dos últimos siglos requiere un estudio específico de las prácticas
:\
Í de arehivación de cada administración, lo cual es más que la historia administrativa
y es algo diferente de ella.
F.l estudio, a través del examen de la leyes, reglamentos y documentos

archivísticos, de la manera en que los creadores de documentos organizaron su
memoria, en Italia es función específica de una disciplina llamada ciencia archivística
especial, que aplica la teoría archivística a los casos individuales. Entre la ciencia
archivística y la ciencia archivística especial existe la misma relación que entre la
9 /8 4
diplomática y la diplomática especial. La ciencia archivística es la doctrina, mientras
la ciencia archivística especial es la crítica, que, dirigida y controlada por la doctrina,
representa la reacción de una mente científica que se pone cu contacto con series y
fondos. Por otra parte la ciencia archivística especial comparada con la historia
administrativa, presenta una profunda naturaleza jurídica que es en gran manera la
historia del derecho y su aplicación a las «actividades administrativas, basada en el
análisis del producto de tales actividades, los archivos. ¿Dónde está entonces la
diferencia entre la ciencia archivística especial y la diplomática especial? La línea
/? ' entre ambas disciplinas reside en las series, los fondos, la documenta ción jm q iq u 11
complejo de documentos, como un todo, que constituye el área de la ciencia
archivística/iin cambio el documento singular, la unidad archivística elemental es el
área de la diplomática.
\
El estudio hi.stórico-admmislrativo-legal-archiví.stico sobre los creadores de
documentos es entonces esencial al desarrollo de la diplomática especial de los
documentos de sociedades del pasado. Sin embargo no es menos importante para la
crítica diplomática de documentos de las sociedades actuales y futuras. En realidad su
relevancia se ve acrecentada por la proliferación de leyes y de ramas de la adminis
tración como también por el cambio constante de estructuras y funciones. Pero este
estudio es más fácil de hacer por la uniformidad creciente de cslas leyes, reglamen
taciones, estructuras y de las maneras con que se desempeñan cslas actividades.
También a causa de la estandarización promovida por la administración de documcn-
2!
Ludana Durantt
tos -que es vital para la burocracia elefantina- y por la libertad de información que
destaca la responsabilidad de los organismos administrativos y de los derechos de los
ciudadanos a controlar actividades de ellos. Todo esto favorece una mejor organiza
ción y determina la extensión del conocimiento de nuestro sistema social, conocimiento
que va perdiendo su carácter elitista.
Decir que la ciencia archivfslica especial -o, si se prefiere, la historia de la

administración con su documentación y la historia del derecho- constituye el interme
dio entre la teoría diplomática y su aplicación a casos reales concretos no significa que
un desarrollo pleno de estos estudios deba preceder al ejercicio de la crítica diplomá
tica de los documentos de una persona u organismo específico. Más bien significa que,
en cualquier lugar en que emprenda tal análisis dirigido a comprender diplomática
mente estos documentos, necesita investigar la comprensión de sus formas no sólo en
el contexto individual del creador, sino también en el más amplio contexto constituido
por la doctrina legal de la sociedad donde vive el creador y por su manifestación en
la función de documentar dentro de tal sociedad. Por supuesto sólo en este más amplio
contexto es posible captar la comprensión real de los nombres de los documentos y de
su naturaleza. Considérese que hoy los tipos documentales son definidos a veces en
relación con la naturaleza legal de la acción que les da origen (sentencias, permisos,
concesiones y contratos) y otras veces en relación a su forma (carta, minuta, nota,
contrato). El estudio de la relación entre la naturaleza de la acción que genera un
documento y la forma del documento es uno de los objetos específicos de la
diplomática, pero es sólo una baldosa en eí muy complejo mosaico que es preciso
reconstruir con la ayuda de otras disciplinas.
La historia de la administración y su función de documentar, y la historia del

derecho y sus manifestaciones que yo llamo ciencia archivfslica especial, la ciencia
archivística y diplomática general y especial constituyen una constelación de discipli
nas cada una de las cuales acrecienta la luz que dan las demás. El uso de la crítica
diplomática puede brindar una contribución única y sustancial a la administración de
documentos corrientes o scmicorricnles y a la identificación, sección, ordenación,
descripción y comunicación de los documentos inactivos, sean públicos o privados,
pero tal contribución no sería posible sin el auxilio de las otras disciplinas que
constituyen el cuerpo de conocimientos específicos del archivero. Entonces, cuando
un archivero estudia documentos, cualquiera que sea la disciplina que decida emplear
o cualquiera que sea el objeto específico que elija para investigar, su estudio siempre
tendrá un carácter hislórico-administrativo-legal-diplomálico, esto es, su estudio
tiene naturaleza archivística.
Muchos archiveros norteamericanos son conscientes de todo esto y han

exigido una investigación sobre este tema [8J. Esta serie de artículos intenta responder
a esta exigencia. Sin embárgo, el virtual vacío de bibliografía sobre teoría diplomática
tal como se aplica a los documentos modernos y contemporáneos convierte este
reexamen y adaptación de principios, conceptos y métodos en poco menos que una
exploración tentativa en un terreno nuevo, que tiene por objeto principal despertar
22
í » ¡' Introducción terminológica ', |
reacciones, más que ser un pensamiento y una investigación completos.
La palabra Diplomática ¡ j•
En muchas bibliotecas, la bibliografía diplomática se halla incorrectamente clasifica- 1

da, sea bajo diplomacia, sea bajo paleografía, no bajo diplomática. Hay razones j.
etimológico-hislóricas para la confusión de diplomática con diplomacia y hay razbnek ;:
científicas para su confusión con paleografía. t i
Ambas palabras diplomacia y diplomática tienen su raíz en el verbo griego

V *'
SinXoQ) (dipíoo) -que significa "doblo’* o "pliego"- que da nacimiento a la palabra
SutXcúfta (diploma) que significa "doblado” "plegado”. En la antigüedad clásica, la
Í.-Y palabra diploma se refería a documentos escritos sobre dos tablillas articuladas por
bisagras y llamadas dípticos; durante el Imperio Romano, se aplicaba a tipos
0- específicos de documentos emitidos por el emperador o el senado tales como dedretos
que conferían privilegios de ciudadanía y matrimonio a los soldados que habían
:h cumplido su servicio. Con el tiempo, diploma vino a significar un escrito emitido por
la autoridad soberana y luego se extendió para incluir en general cualquier documento
emitido en forma solemne.
El término diplomática es una moderna adaptación del latín res diplomática,

expresión usada por el que primero escribió sobre este tema refiriéndose al análisis
crítico de las formas de los diplomas. El término diplomacia, del francés diplomotie%
se refiere al arte de conducir negociaciones internacionales que derivan tú una
compilación e intercambio de documentos oficiales principalmente diplomas.)
i:
La confusión entre diplomática y paleografía no es terminológica sino que se
enraíza profundamente en la historia de ambas disciplinas y en la concepciones
filosóficas del s. XVIIL i
Origen y desarrollo de la disciplina ‘
La diplomática y la paleografía nacieron como ciencias, respondiendo a la necesidad ¡

de analizar críticamente documentos que eran tenidos por falsificaciones (9|. El ¡
problema de distinguir documentos genuinos y falsificaciones estuvo presente .en los
más antiguos períodos de la documentación, pero hasta el s. VI no se hizo qingdn
intento para encontrar criterios de identificación de falsificaciones. Ni los legisladores j
mostraron interés en el tema, básicamente a causa del principio legal aceptado por ¡
lodos en el mundo antiguo de que la autenticidad no era un carácter intrínseco a los j:
documentos sino que Ies advenía por el hecho de su preservación en un lugar destinado [
a ese fin, un templo, una oficina publica, una caja de caudales o un archivé. Este |'
principio daba lugar a abusos. En ocasiones, algunos comenzaron a llevar falsificado-;
nes a las oficinas destinadas a documentos para darles autenticidad. Por esta causa se j
i
i-
Luciana Duranti
introdujeron reglas prácticas para reconocerlas en el código civil de Justiniano

(Corpus juris civilis) y más tarde en algunas decretales de los Papas. Estas reglas se
referían solamente a las formas externas de los documentos creados por las chancille-
rías imperial o papal, esto es, a documentos contemporáneos a las leyes, no a
documentos de siglos anteriores que habían sido utilizados muchas veces por las
autoridades para apoyar reclamos políticos o religiosos.
Con el tiempo, en gran medida como resultado de controversias sobre la

autenticidad de estos reclamos políticos o religiosos, los humanistas comenzaron a
aplicar a los textos de los documentos una sofisticada crítica basada en una
metodología histórica. Usando este tipo de análisis sistemático, los humanistas del
Renacimiento italiano, Francesco Petrarca y Lorenzo Valla en los s. XIV y XV
respectivamente, lograron probar que los privilegios otorgados a Austria por César
Augusto y Nerón en el s. I y la donación hecha por Constantino al Papa Silvestre en
el s. IV eran falsificaciones.
é La transformación del análisis crítico de los documentos en una disciplina

completa y autónoma fue causada por las así llamadas ‘guerras diplomáticas’ (bella
diplomática), que tuvieron tugaren el s. XVII y concentraron la atención sobre ciertos
grupos de documentos. En Alemania, la guerras diplomáticas fueron controversias
judiciales sobre la afirmación de un derecho, mientras que en Francia asumieron un
carácter doctrinal con un aspecto de seriedad científica: prepararon el terreno para el
gran debate entre los benedictinos de la congregación de San Mauro en Francia y la
asociación científica fundada en Ambcres por ct jesuíta Jeati Bolland.
En 1643, los bolaudistns comenzaron a publicar los primeros volúmenes de una

obra colosal, las Acta Sanctorum, en las que se evaluaban los testimonios relacionados
con las vidas de cada santo con el fin de separar los hechos de las leyendas. Su segundo
tomo apareció en 1675 con una introducción escrita por Daniel Van Pnpcnbrocck, en
que se enunciaban rigurosamente los principios generales para establecer la autenti
cidad de pergaminos antiguos. Sin embargo la aplicación de estos principios a los
diplomas del rey Francisco, hizo que Papcnbroeck declarara erróneamente que un
diploma de Dagoberto I era falsificación y con este caían en descrédito todos los
diplomas mcrovingios, la mayoría de los cuales habían sido preservados en el
monasterio benedictino de »San Denis. Dom Jcan Mubillon, benedictino de la congre
gación de San Mauro que había sido llamado del monasterio de San Denis a la abadía
de Saint-Gennain-des Pres para publicar las vidas de santos benedictinos, respondió
a la acusación de Papenbroeck seis años más tarde, en 1681, en un'tratado de seis
partes, De Re Diplomática Libri V7, que establecía las reglas fundamentales de la
crítica textual [10]. .
La publicación del trabajo de Mabillon marca la fecha de nacimiento de la

diplomática y de la paleografía. Mabillón subdividió un grupo de alrededor de 200
documentos en amplias categorías y examinó todos los aspectos diferentes que podían
ser analizados: soporte, tinta, lenguaje, escritura, puntuación, abreviaturas, fórmulas.
24 •
firmas sellos, signos especiales, jmJasjd^cluincM^ Si cinco parles del tratado

condenen principalmente crítica diplomática, una parle completa está dedicada al
análisis de la escritura y puede ser considerada el primer tratado de paleografía. Sin
embargo, la ciencia que estudia las escrituras todavía no tenía nombre: el término
paleografía fue ideado por otro benedictino, don Bernardo de Montfaucon que publicó
Palaeographia g rueca, si ve de ortu el progres.su lite ranún (Paleografía griega o del
nacimiento y desarrollo de las letras) en 1708, pero el estudio diplomático de los
tipos de escritura había sido iniciado por Mabillon.
Si el ímpetu por implcmcntar un método que probara la autenticidad de los

documentos provino de los conflictos doctrinales de la Reforma y Contrareforma, es
decir, de necesidades prácticas, el desarrollo de la disciplina así creada pronto se
enredó en las disputas religiosas. Cuando los documentos fueron considerados
exclusivamente como herramientas legales para controversias políticas y religiosas o
para disputas ante las cortes, la metodología textual tuvo una naturaleza utilitaria y por^
lo tanto fue vista como algo sospechoso; pero cuando los estudios comenzaron a mirar
los documentos como evidencias históricas, la diplomática y la paleografía adquirió- i
ron un carácter científico y objetivo. No obstante, dada la concepción enciclopédica j
del conocimiento que imperó en el s. XVIII, permanecieron confusas como una sola f
disciplina, por largo tiempo.
A mitad de siglo, la enseñanza de la diplomática y consecuentemente de la

paleografía fue introducida en las facultades universitarias de Derecho y condujo a la
11/84
publicación de numerosos trabajos sobre esta materia en Alemania, Francia, Inglate
rra. España e Italia. Los trabajos concebidos en escuelas académicas tendieron a
presentar un exceso tic csquemali/.ncióu cuyo ápice fue el intento de Jobann C'bristopb
Gal tere, profesor de la Universidad de Gottingcn, de introducir en ladiplomática una
versión del sistema de clasificación adoptado por Linneo para las ciencias naturales
MU-
A pesar del fervor del estudio en las universidades, una ve/, más los mayores
progresos fueron hechos poi dos padres benedictinos de la Congregación de San
Mauro, Rene Prospcr Tassim y Charles Toustain, que publicaron en París, cntie 1750
y 1765, los seis volúmenes de Nouvcau Traite tb Diplotnatique. Los autores investi
garon muchos documentos retrocediendo a los primeros siglos de la Hilad Media y
tendiendo sus orígenes más allá de los límites de Francia. Al hacer esto también
ingresaron al campo de la diplomática especial. Su historia crítica de los estilos
documentales, fórmulas y usos, y los principios de metodología que introdujeron
todavía son válidos hoy.
El Nouveau Traite era traducido al alemán durante su compilación 112|. Este

fenómeno peculiar demuestra no sólo "la solidarité inlcrnalional dans le dómame de
la culture au XVIIle sicclc" ( I3| sino también la validez científica de los principios
y metodología diplomáticos para la crítica de cualquier documento independiente
mente del tiempo y lugar de su creación.
25
Luciana Duranti
El siglo XIX vio la creación de la "Ecolc des Charles" en París, en 1821, el

desarrollo consiguiente de la paleografía hacia una disciplina autónoma |I4J. y el
progreso decisivo en la formulación y definición de principios diplomáticos. Sin
embargo los mayores avances tuvieron lugar en Alemania y Austria donde el
florecimiento de estudios históricos fue más significativo que en Francia. En 1831, la
publicación por parle de Johan FVtedrich Bohmer de un catálogo cronológico comple
to de los documentos emitidos por los emperadores del Sacro Imperio Romano con
indicación de su contenido y de su carácter diplomático inició un periodo de febril
descripción de documentos medievales y una proliferación destacada de estudios de
diplomática especial (15).
Más allá de esto, el colocar juntos en volúmenes publicados, documentos

creados por la misma oficina y preservados por varios destinatarios abrió un nuevo
tipo de cuestiones y produjo sofisticados análisis comparativos. Entonces Julios
Eickcr dándose cuenta de la incoherencia entre la fecha de algunos documentos y el
lugar donde habían sido publicados pudo proponer la distinción conceptual entre el
momento del acto jurídico y el momento de su registro documental; y Theodor von
Sickcl comparando los documentos emitidos por la misma chancillería pudo confor
mar un método riguroso que, unido al de Ficker, basaba la evaluación de un documento
en el análisis del proceso de su creación (16).
Los avances hechos porEicker y von Sickcl fueron un resultado del historicismo
post-romántico alemán y determinaron una metodología de crítica documental y
un cuerpo de principios que los subsecuentes estudios confirmarían y perfeccionarían
sin introducir innovaciones conceptuales mayores (I7|.
El objeto de la Diplomática
¿Qué es entonces la diplomática?. Peter Hereje escribe que es "el estudio de los
documentos" ( 18J. Esta definición es absolutamente genérica, pero ticiifc cí mérito de .
trasladar la atención desde la disciplina como tal a su objeto, el documento. 0-
A
¡.Qué es un documento? Tradicionalmente el termino se refiere a muchas
fuentes de evidencia. Entonces necesitamos especificar que la diplomática estudia el
documento escrito, es decir, la evidencia que se produce sobre un soporte (papel, cinta
magnética, disco, lámina, etc.) por medio de un instrumento de escritura (lápiz,
lapicera, máquina de escribir, impresora, etc,) o de un aparato que graba imágenes,
datos o voces. El adjetivo "escrito" no se usa en diplomática en un i :ntido de un acto
per se (escrito, rayado, trazado o inscripto) sino más bien en un senl do que se refiere
ni propósito y al resultado intelectual de la acción de escribir, esto s, n la expresión
de ideas en una forma que es a lapézoKjctfvada (documental)j|sintá tica (regida por
| reglas de ordenación)/ ' ......... —............................
Cualquier documento escrito en sentido diplomático contiene información

transmitida o descrita por medio de reglas de representación que s« n en sí mismas
26
introducción terminológica
■
evidencia del intento de transportar información: fórmulas, estjjo^ burocrático y
literario, lenguaje especializado, técnicas de entrevista y cosas por el estilo. Estas
reglas que llamamos/¿hilas, reflejan estructuras políticas, legales, administrativas y
económicas así como cultura, hábitos, mitos y constituyen una parte integrante del
documento escrito porque formulan o condicionan las ideas o los hechos que elegimos
para que sean el contenido de los documentos. La forma de un documento es pí>r
supuesto al mismo tiempo física e intelectual. Una analogía con la arquitectura nos
ayudará a clarificar este conccpcrvital. Reconocemos una iglesia como tal a causa de
su aspecto, o forma física que muestra ciertos elementos convencionales o rasgos
distintivos tales como un campanario, pero vamos a identificar y comprender el pleno
sentido de una iglesia en particular, su contexto cultural por la manera en que estos
elementos convencionales están expresados en el diseño de su arquitectura, esto es,
por su forma intelectual. Por supuesto, una iglesia puede no presentar ningún rasgo
convencional y sin embargo ser una iglesia por su contenido. Por ejemplo, el sagrario
puede simplemente estar en un altnr provisorio, en un galpón a cnusa de que el culto
está prohibido. El sentido pleno de la “iglesia" puede ser captado solamente si se
refleja en los dos aspectos, la construccione física y el ordenamiento de su contenido.
Como un edificio, el documento tiene un aspecto externo, que es su forma física, una
articulación interna que es su forma intelectual y un mensaje para transmitir que es su
contenido. Es imposible comprender el mensaje plenamente sin la comprensión de su
aspecto externo y la articulación que el autor eligió para expresarlo.
La forma de un documento escrito es por lo tanto el conjunto de sus

características que pueden ser separadas de la determinación de un asunto particular,
de las personas o lugares de que trata: es “la seule á rendre raison de la véritable nature
des actes écrits” [19] (la única capaz de explicar la verdadera naturaleza de los
documentos escritos).
^ Sin embargo, el objeto de la diplomática no es cualquier documento escrito que

se esiudie, sirio solamente i f Idocumentb arcTiivístico, es decir un documento creado
o recibido por una persoñaTísica o jurídica en el curso de tina actividad práctica (20).
Es verdad que ¡os principios y métodos del análisis diplomático pueden ser extendidos
a documentos que expresan sentimientos y pensamientos y son creados por individuos
en su carácter más privado. De hecho los hábitos sociales y las rutinas tienden a
penetrar todos los aspectos de la vida humana hasta el punto de que las cartas de amor
o los diarios personales pueden ser comparados en su forma física e intelectual a las
cartas de los ejecutivos o a los libros de bitácora. Pero la libertad interna de los seres
humanos es tal que no se espera una estricta observancia de las reglas en un contexto
personal, de modo que un estudio diplomático revelaría poco acerca de la naturaleza
real de, por ejemplo, un fotógrafo aficionado o el mensaje de una madre. Consecuen
temente exploraremos la teoría diplomática sólo como se aplica a documentos que
surgen de una actividad administrativa práctica, sea pública o privada, esto es. a
documentos archivísticos y a las circunstancias de su creación. Este análisis puede,
por supuesto, ser usado para una mejor comprensión de documentos de distinta
naturaleza.
Luciana Duranti
Si analizamos cuidadosamente un documento archivístico escrito, descubri

mos que hay mucho más en él que un soporte, una forma y un contenido. La
circunstancia de j escrito implica tanto la presencia de un hecho y una voluntad de _
manifestarlo, como la voluntad de dar origen al acto [21). También indica un
propósito. De hecho, de la existencia de cualquier escrito, directa o potencialmcnle
determina consecuencias, es decir puede crear, preservar, modificar o concluir
situaciones. Además, el documento por medio del cual un hecho y una voluntad
determinan consecuencias es el resultado de un procedimiento, de un proceso de
creación, un proceso genético que se verá reflejado en la forma documental que se
convierte en uno de los elementos constitutivos del documento archivístíco escrito.
Por eso, cuando examina críticamente un documento, la diplomática estudia:

el hecho y la voluntad que lo origina, en cuanto se relacionan al propósito y a la
consecuencia; el desarrollo de su proceso genético y el carácter de su forma física c
intelectual. El estudio del contenido del documento es extraño a la diplomática,
porque es la autenticidad, la validez, la autoridad y plena comprensión del contenido
lo que la diplomática se esfuerza en averiguar, cuando observa los distintos elementos
de! documento.
En una sociedad regida en lodos sus aspectos por el derecho (sea natural,
¡ consuetudinario, común o positivo), cualquier hecho representado en un documento
¡ aichivístico se relaciona o puede ser referido al derecho y se define como algo
jurídicamente revelante o irrelevante. [22]. La diplomática ha sido tradicionalmente
aplicada a documentos que contienen hechos jurídicamente relevantes. Por eso Von
Sickel definía el docuinento-objeto de la diplomática como "la evidencia escrita,
redactada de acuerdo a formas determinadas -esto varía según el lugar, período,
i persona, transacción- de hechos que tienen naturaleza jurídica" |23|. La misma
, definición con variaciones menores es la que ofrecen Harry Bresslau, Alain de Boíiard
? y Artur Giry [24J. La definición más precisa de un documento es la que trae Cesare
Paoii y dice: "Un documento es una evidencia escrita de un hecho que tiene naturaleza"!
Í jurídica que se redacta cumpliendo determinadas formas que sirven para dotarlo de 1
plena fe y crédito" [25]
Los tres requisitos fundamentales del documento, para el estudio diplomático,

a saber: la circunstancia de la escritura, la naturaleza jurídica del hecho comunicado
• y la forma de la compilación, fueron identificados en la crítica de los documentos
medievales. Carucci destaca que todavía son válidos para la diplomática de ios
documentos modernos y contemporáneos. Podemos suponer que la definición de
f Paoli abarca también escritos preparatorios o interlocutorios, aquellos conectados de
alguna manera al documento final y formal que representa una manifestación de la
: voluntad dirigida a obtener consecuencia jurídica [26]. Algún tiempo atrás, Georges
Têssier surgirió lo mismo en su definición de diplomática: "Elle esl connaissance
‘ raisonnée des régles de forme qui s’appüquent aux actes écrits et aux dontmenrs
i assintilés" |27| (es el conocimiento razonado de las reglas de forma que se aplican a
28
introducción terminológica
las actas escritas y a los documentos similares). Es evidente queTessier desea ampliar
el área de la diplomática a todos aquellos documentos que son creados
administrativamente, eliminando la naturaleza jurídica del hecho comunicado de
entre los requisitos de los documentos que caen bajo el estudio diplomático. De hecho,
podemos también usar los instrumentos provistos por la teoría diplomática para
analizar documentos que contienen hechos jurídicamente irrclevantcs, en tanto hayan
sido creados de acuerdo a un procedimiento, rutina o hábito y en el contexto de una
actividad práctica. En esc punto estamos ya respondiendo a la pregunta que abrid esta
sección: qué es la diplomática. Canica escribe: "La diplomática es la disciplina que
estudia los documentos singulares o, si se prefiere, la unidad archivística elemental
(documento, pero también carpeta, expediente) analizando su aspecto formal con el
fin de definir su naturaleza jurídica con relación tanto a su formación como a su efecto”
(281. Esta definición, aunque minuciosa y apropiada, impone al análisis diplomático
los mismos límites que hemos tratado de remover, en contraste con las declaraciones
hechas por la autora a lo largo de su libro acerca de la amplitud del objeto y la
multiplicidad de propósitos de la crítica diplomática. Entonces, la mejor definición
diplomática es todavía la que formuló Cencctli y cité en el encabezamiento de este
artículo. Esta definición puede ser simplificada y clarificada como sigue: La diplomó-
I tica es la disciplina que estudia la génesis, formas y transmisión de documentos
YTirchnTsficos y su relación con los hechos representados en ellos y con su creador^ con
f é t f i ñ de identificar, evaluar y comunicar su verdadera naturaleza. La primera parte
diTHfirdéfimción TiaTido ya explicada. Ahora es necesario analizar la segunda parte
13/84
de ella, es decir examinar los propósitos de la crítica diplomática.
Los propósitos de la diplomática
El origen de la diplomática se encuentra estrechamente vinculado a la necesidad de

determinar la autenticidad de los documentos con la meta final de averiguar la de los
derechos o la veracidad de los hechos en ellos representados.
AcR I
La autenticidad diplomática nóeoineide con la autenticidad legal, aun cuando
ambas puedan conducirnos a la atribución de tina auTcnlicidad histórica, en una
disputa judicial.
Documentos leualmcntc auténticos son aquellos que soportan una prueba

sobre sí mismos, a causa cíela intervención durante o después de su creación, de un
representante de una autoridad pública que garantiza su genuiuidad {29 j. Documentos
diplomáticamente auténticos son aquellos que fueron escritos de acuerdo a Jas
prácticas dei tiempo y lugar indicados en el texto y firmados con el o los nombres de
las personas competentes para crearlos. Documentos históricamente auténticos son
los que atestiguan que sucedió lo que verdaderamente tuvo lugar o informan lo que es
verdad. Los tres tipos de autenticidad son totalmente independientes uno del otro.
Veamos, un documento no validado por una autoridad pública puede ser diplomática
c históricamente auténtico, pero siempre quedará Icgalmcnte inauténtico. Un Breve
29
Luciana Duraníi
Papal que no contenga la expresión Hclalum...sub anulo piscatoris" (dado...bajo el

anillo del pescador) puede ser legal e históricamente auténtico, pero diplomáticamen
te es inauténtico. Un certificado emitido por la autoridad pública que respeta las reglas
burocráticas pero que contiene información que no corresponde a la realidad es legal
y diplomáticamente auténtico, pero históricamente falso. -¿Por qué históricamente
falso y no inauténtico? Para explicarlo es necesario primero mostrar la diferencia entre
documento auténtico y genuino.
Un documento cst"aulénticojguando présenla lodos los elementos que se han

estipulado para proveerlo de autenticidad. Un documento es "genuino" ^cuando es
verdaderamente lo que se propone ser. Por lo tanto, una sentencia es legalmenlc
auténtica cuando está firmada por el magistrado y es también gcuuina si la firma no
está falsificada. De acuerdo a esto, un privilegio que pretende haber sido emitido por
una chancillería imperial es diplomáticamente auténtico, cuando todas sus formas
corresponden perfectamente a las que prescriben las reglas de esa chancillería y es
también genuino, si realmente ha sido emitido por esa chancillería.
Sin embargo, la distinción entre autenticidad y genuinidad no es válida en

sentido histórico. En realidad, el derecho y la diplomática evalúan separadamente las
formas del documento y sus autores, de modo tal que podemos tener un documento
auténtico que no es genuino y viceversa (301. Por el contrario, la historia evalúa
solamente el contenido del documento, de modo tal que, desde el punto de vista
histórico, auténtico es sinónimo de genuino.
Aún más sutil es la distinción en el uso de los antónimos de auténtico y genuino,

a saber: inauténtico y falso. El concepto de inautenticidad se refiere a la ausencia de
los requisitos que otorgan autenticidad. El concepto de falsedad se refiere a la
presencia de elementos que no corresponden a la realidad. Estos elementos pueden no
ser verdaderos, de intento o por negligencia o no verdaderos por error o accidente,
cuando se ejerció un razonable cuidado.
Ahora, de acuerdo al argumento presentado más arriba, el concepto de

inautenticidad puede ser usado sólo en sentido legal o diplomático, no en sentido
histórico. De hecho, la ausencia de información requerida para el contenido no puede
comprometer su autcnticidad-gcnuinidad histórica. Por eso, un contrato privado no
corroborado por un funcionario público (el término incluye notarios y abogados) es
legaimente inauténtico y una carta de compromiso que no contiene las condiciones clcl
compromiso es diplomáticamente inauténtica, pero un formulario incompleto o no
firmado como se requiere sigue siendo históricamente atiléntico-genuino, si su
contenido es verdadero.
El concepto de falsedad, aunque es válido en sentido legal, diplomático e

histórico, en cada uno de estos cam pos se refiere a diferentes elem entos del docum en
to. Este concepto es quizás el mejor ilustrado si ponemos un ejemplo de un tipo de
falsificación medieval. En aquellos tiempos, se destruían documentos por el fuego o
Introducción tcrminológ0¡^tl ’
eran perdidos durante las invasiones y guerras y los derechos y testamentos asentados t
en ellos se consideraban inexistentes en ausencia de cualquier otra prueba. Por eso los »
propietarios de documentos destruidos se acostumbraron a compilar nuevos docu i '
mentos que contenían la misma información que los originales. Cada uno de los i
documentos así creados es legal mente falso, porque la firma y el sello son falsificados,
¡
probando que el supuesto autor no firmó este documento concreto; es también
diplomáticamente falso porque algunos elementos formales reproducen imperfecta* ii
mente la práctica del tiempo o del lugar, probando que estos documentos específicos
no habían sido compilados cuando o donde se supone que habían sido emitidos: pero
son históricamente auténlicos-genuinos porque la información que tales documentos i
»
contiene es verdadera. Por analogía, un moderno certificado de nacimiento, que i ,
contiene una fecha incorrecta de nacimiento es legal y diplomáticamente genuino,
pero históricamente falso. Ni siquiera la circunstancia de la falsedad histórica de la i
fecha de nacimiento que conduce a la anulación del certificado cambia el hecho de que
I
es legalmente genuino en el momento en que se crea.
Entonces legal y diplomáticamente decir que un documento es falso equivale

a decir que es falsificado, contrahecho y de alguna manera tramposo, al mismo tiempo;
históricamente equivale a decir que los hechos descrito en el documento no son
verdaderos.
En el lenguaje común, el término auténtico se confunde muchas veces con el

término original. La terminología legal favorece esta confusión porque en Derecho un »
auténtico es definido como "instrumento o escrito original; el original de un testamcn:
to u otro instrumento como contrapuesto a copia” (311. ,
Dado que la función primaria de la crítica diplomática es distinguir un

documento original de un borrador y de una copia, con el propósito de determinar el
grado de autoridad del documento bajo examen y que la diplomática general describe
y define los diferentes pasos de la transmisión de un documento (321, es oportuno
examinar el sentido del término original como contrapuesto a borrador o a copia en i
sentido legal y diplomático.
El derecho inglés define al documento original como "la primera copia o

arquetipo; aquel del cual se transcribe otro instrumento copiado o imitado” (33]. Está
definición probablemente podría aplicarse al primer borrador (en la definición, "la
primera copia”) o el último borrador (en la definición, el "arquetipo”). De hecho, la
definición de borrador (draft) como la trae el mismo diccionario dice: "escrito
tentativo, provisional o preparatorio de un documento... para fines de estudio y
corrección que luego tiene que ser copiado en su forma definitiva" [34 j. En contraste,
los juristas franceses consideran que el original es un "écrit constatanl un acle
juridique el revetu de la signature de la ou des parties ou de leur representan!, par I
opposition a la copie qui en est la reproduclion” (35] (escrito que constata un acto r
jurídico y lleva la firma de la o de las partes o de su representante, en oposición a la ¡»
* copia que es la reproducción). La definición francesa es tan restrictiva como es general
Luciana Dura ni i
la inglesa. En realidad la mayoría de los documentos antiguos y muchos documentos

informales modernos (por ejemplo, los memorandos que circulan dentro de una
institución) no van firmados por sus autores.
La diplomática examina el concepto de originalidad y destaca los denomina*

dores comunes de todos los originales, independientemente del tiempo y lugar de su
creación. El primer elemento de la originalidad es el que indica la definición legal
inglesa y se deriva de su etimología: la palabra latina originalis significa "primitivo",
primero cu el orden. El segundo elemento necesario es el elemento de la perfección.
Para ser original, un documento debe ser perfecto, término que tanto legal como
diplomáticamente significa completo, terminando, sin defecto y capaz de obligar. Un
documento perfecto es un documento capaz de producir las consecuencias que
buscaba su autor y la perfección se brinda al documento por medio de su forma. Con
respecto a estos elementos esenciales, Tessier define al original como Texcmplaire
á la fois originel et parfait d’un acte quelconque” (361 (el ejemplar original y perfecto
a la vez, de un acto cualquiera). Podríamos decir que un original es un documento
perfecto el primero en ser emitido en tal forma particular por su creador.
Por supuesto puede haber más de un original del mismo documento creado al
mismo tiempo o en momentos subsiguientes. Esto sucede en los casos en que hay
obligaciones recíprocas (contratos entre dos o más partes, tratados, convenios ) o
donde hay muchos destinatarios (circulares, invitaciones, informes, memorandos), o
donde hay necesidades de seguridad (dispersión de documentos vitales), y en casos
por el estilo. Sin embargo llamaremos originales del mismo documento sólo a aquellos
que son completamente idénticos como en los casos mencionados arriba. Pero si
tenemos varios originales que son idénticos por todo menos por el nombre del
destinatario incluido en el texto (ej: el uso de cartas modelo), tenemos tantos
documentos originales diferentes como sean los destinatarios. De igual modo, s! dos
originales del mismo documento dirigidos a la misma persona tienen una fecha
diferente tenemos de hecho dos documentos originales diferentes. Sin embargo si dos
originales del mismo documento dirigidos a la misma persona y fechados el mismo
día son enviados a esta persona en dos rem esas subsiguientes, el docum ento más
antiguo se considera original, el segundo queda calificado como copia en forma de
original. Podemos brindar el ejemplo de una persona que pide a su empleador un
certificado semejante introducido por las palabras "a quien corresponda". El empleador
lo envía, pero luego de un tiempo la misma persona pide un segundo certificado
idéntico, él copia el primero y lo firma produciendo de este modo un documento que
es legalmente tan perfecto y hábil para actuar como un original, pero que carece de la
cualidad de ser el primero, de la que goza solamente el primer certificado.
Los documentos producidos por computadoras o procesadores de palabras

pueden ser considerados un caso especial. El original ¿es el registro magnético en un
disco blando o el impreso?. De acuerdo a los principales diplomáticos puede ser
cualquiera de ellos. Si el documento legible por máquina, en esta forma, además de
ser el primero en ser producido también es completo, terminado y sin defectos y capaz
32
Introducción Icnninotóîca
de producir las consecuencias buscadas por su aulor, el registro es el original y el papel

impreso es la copia. Por el contrario -y esto es particularmente verdadero para los
documentos legales que no son hábiles en forma legible por máquina- el impreso es
el original y el registro legible por máquina es el borrador definitivo. En la práctica,
con los documentos computerizados lo mismo que con otros tipos de documentos, uno
tiene que decidir caso por caso cuál es el original.
Más allá de esto, para establecer la calidad de un documento esto es, si se trata
de un borrador, un original o tina copia, el medio puede ser fijarse si es hábil para
obligar. Entonces, en el caso de las fotografías, el negativo existe primero que la foto,
pero carece de perfección (estado completo y habilidad para el trámite) mientras la
primera impresión que se saca del negativo es el primer documento perfecto, esto es,
el original. Si hay muchos primeros impresos, nos enfrentamos al caso de muchos
originales del mismo documento. Si muchos impresos del mismo negativo o del
primer impreso se van haciendo en momentos subsiguientes y distribuyendo en
subsiguientes entregas, el primero es original, Jas demás son copias en forma de
original. Idéntico argumento vale para las piedras litografiadas o las planchas talladas
que son el borrador final mientras que los impresos numerados que de ellos se hacen
son los originales. Por eso, cuando decimos "un grabado original", nos referimos a lo
impreso no a la piedra o a la plancha de cobre. Desgraciadamente en el lenguaje común
usamos con frecuencia la palabra original para significar genuino, primero o único,
tanto que a veces decimos "un borrador original" o un "boceto de dibujo original". Sin
embargo, si lodo lo que el aulor quería producir era un boceto y el considera esto
15/84
perfecto para sus intenciones, es exacto llamarlo original. Puede parecer esto una
contradicción diplomáticamente hablando pero no lo es poixiuc original se usa en
sentido diplomático, boceto es el término técnico que indcntifica artísticamente el
documento.
Si el primer documento perfecto es un original, qué es un borrador. En la

diplomática, el borrador de mi documento es un bosquejo o croquis del texto
definitivo. Se prepara para corrección y esto significa que es provisional. Sea el primer
borrador en bruto o el borrador final listo para la transcripción a lo que será el
documento original, el borrador representa el momento creativo en el proceso de la
documentación y por esto tiene la mayor importancia no sólo para la comprensión
diplomática del proceso, sino también para la interpretación histórica del hecho y la
intención de que determinan la creación de documento. Sin embargo, el borrador no
tiene validez legal por sí mismo. Aunque un juez pueda dolarla de validez en una
disputa legal, cuando el original no está disponible o nunca llegó a crearse y se prueba
que el borradores diplomáticamente genuino. De hecho, sobre la base de la genuinídad
diplomática certificada, un juez puede declarar que un borrador es auténtico, lo que
en derecho significa original (según la definición legal inglesa) y puede deducir la
existencia de autenticidad histórica hasta que se produzca una evidencia en contrario.
Si el documento no es el original ni un borrador, es una copia. La copia se define

en derecho con términos más generales: "La transcripción o duplicado de un original
Luciana Duranti
escrito” [37]. La diplomática hace distinciones entre varios tipos de copias. La copia
en forma de original recién mencionada. Luego puede haber una copia imitativa que
reproduce completa o parcialmente no sólo el contenido sino también las formas,
incluyendo las externas (disposición del texto, escrituras, signos especiales, soporte
y otros) del original: el ejemplo moderno es la fotocopia. Rl valor probatorio o
evidcncial de una copia imitativa está muy relacionado con el del original, pero no le
otorga validez legal a la copia, en una corte. Normalmente, una copia imititativa no
se hace para engañar, para ser considerada el original que reproduce. Por esta razón
siempre incluye elementos que hacen reconocible la real naturaleza del documento.
Cuando hay una intención fraudulenta en la creación de una copia, se trata de

un pseudo-original, en el que el autor de. la copia trata de imitar perfectamente el
original para engañar. Piénsese en una persona que copia una invitación a un evento
para el que no ha sido invitada porque quiere asistir a él. Legal y diplomáticamente,
un pseudo-original es falso y con mucha frecuencia lo es también históricamente. En
este ejemplo el documento como tal (sin su cubierta) es históricamente genuino (el
evento tuvo lugar cuando y donde va indicado y se enviaron invitaciones iguales a las
del ejemplo), pero es históricamente falso en su contexto porque el titular no había sido
invitado.
Sin embargo podría ser también históricamente genuino este pseudo-original

en su contexto, si el titular hubiera sido invitado y hubiera perdido la invitación
original y, por esto, hubiera hecho la copia.
Una copia simple se constituye por la mera transcripción del contenido del
original, preparada por cualquiera y que no puede tener efectos legales. Este es el tipo
niás común de copia y generalmente se compila como ayuda memoria.
Finalmente, tenemos la copia auténtica que es una copia certificada por

funcionarios autorizados para cum plir esta función, como también para convertir la
copia en una evidencia legalmenle admisible. También se incluye en esta categoría los
documentos “insertos" (o intercalados), esto es, los documentos citados íntegramente
(si se trata de un documento textual) o reproducidos (si el documento es una imagen,
como los mapas) en subsecuentes originales hechos para renovar sus efectos o para
que constituyan precedentes del acto legal registrados en tales originales subsecuentes.
Una forma perfecta de inserción es la que se llama vidimus [381. Una copia auténtica
en general y un vidimus en particular sólo garantiza la conformidad del texto de la
copia con el original. Por lo tanto, una copia auténtica en sentido diplomático es
también una copia auténtica en sentido legal, pero ni en diplomática ni en derecho es
un documento auténtico. La autenticación otorga a la copia validez y poder para
producir los efectos del original, no su forma y esto no influye en la genuinidad
diplomática, legal o histórica [39). De acuerdo a esto, si el original era inaulcntico o
falso en cualquier sentido, la copia seguirá siendo auténtica, siendo copia autenticada
de un documento inauténtico o falso [40].
34
’ -I • * I-
introducción terminológica j;
: m
.' i'
Frecuentemente tenemos muchas copias hechas del mismo origina! o de copias j.
del mismo origina!. Elpropósito de!análisis diplomático de las copias es establecer •
no sólo el tiempo y elcontextoen que se hizo cada copia, sino la relación entre las ;
copias del mismo original. La copia más reciente no siempre ha sido transcrita de una :
copia que la preceda cronológicamente. Algunas copias últimas pueden ser apógrafas ; •
(directamente transcritas) del original y entonces presentan más valor para los j
estudios diplomáticos e históricos que las anteriores que habían sido hechas a partir r
de copias del original. j:
No voy a explicar la metodología que se aplica a la identificación de la ¡,

secuencias de copias sucesivas del mismo documento porque, como están las cosas j*
hoy, esto sólo se aplica a documentos producidos en el periodo medieval. No ha sido ;
desarrollada todavía una nueva metodología para material moderno y contemporáneo. ;>
Sería útil investigar la posibilidad de este tipo de estudio y su relevancia a la luz de) j,
desarrollo de nuevos conceptos legales, de la evolución de la tecnología de documen- j
tnción y de los cambios en los objetivos de la investigación científica, todos factores j
que sugieren que la identificación de la genealogía de las copias de un mismo
documento sería extremadamente difícil y probablemente un ejercicio estéril para el !,
material moderno y contemporáneo. Pero ésto hay que probarlo. Lo que es cierto es ,
que, en el pasado, tal ejercicio contribuyó significativamente al establecimiento del j*
valor relativo de las fuentes documentales para la interpretación histórica y su peso en !
las disputas judiciales. Esta función específica de la diplomática era parte dej más ¡|
amplio propósito que mencioné al principio de esta sección: determinar la confiabilidad j:
de las fuentes documentales. k j
El propósito original de la crítica documental era averiguar la autenticidad

histórica de los documentos mediante la determinación de su autenticidad diplomática i
(refiriéndose simultáneamente a la genuinidad), con el supuesto tácito de que ambas 1.
coincidían automáticamente. Tal suposición tenía algún fundamento en el s. XVII, ;
porque los documentos tenidos en cuenta eran sólo los diplomas solemnes supuesta- •:
mente emitidos por chancilierías reales y papales y existía poco margen para que;esta$ ■
chancillerías proveyeran información falsa mediante esta forma. Al correr el tiempo, j
con la extensión del área diplomática de investigación a todos los documentos | .
archivísticos, la coincidencia de estos dos tipos de autenticidad no podía sér ya b
supuesta.
A pesar de las nobles razones que determinaron el desarrollo de la crítica *

diplomática y el rigor científico de su metodología, "il n*en reste pas moinsque fenjeu
de 1’expertise reste la victoire ou la défaite d’une des parti.es en cause" (no es menos j
cierto que el dictamen del experto representa la victoria o la derrota de una de las [hules i1
en pugna), como dijo Tessier [41]. Por eso, hasta el s. XVIII, el propósito del análisis ;*
diplomático era eminentemente práctico y sus ventajas principalmente políticas y
económicas. •
i ;
Se dijo, o por lo menos se supuso que, cuando los documentos archivísticos
comenzaron a ser considerados como evidencias históricas y los historiadores ttVicia- •
.15 |
i
!
Luciana D u ra n ti
ron su explotación mediante el empico de la crítica diplomática, se perdió el propósito

original de la diplomática. Esto no es enteramente cierto. Después de todo* Tassin y
Toustain escribieron su monumental Traité para defender una de las partes en la
controversia acerca de los documentos de la Abadía de Saint-Ouen de Roucn y, hasta
la invención de las técnicas modernas de establecer la genuinidad de un documento
(por ejemplo el usó de la química), se evaluaba ante las cortes la evidencia sobre la
base de la crítica diplomática.
También se dijo que, dada la evolución del sistema legal que determinaba la
admisibilidad en una corte de tipos de evidencia no documentales, el establecimiento
de la genuinidad diplomática tiene poca relevancia para los documentos contemporá
neos. Este juicio también es muy apresurado. Consideremos el caso de documentos
legibles por máquina. Por ejemplo instituciones que sólo producen en la mayoría de
los casos impresos de computador como evidencias en un litigio. Su genuinidad debe
ser probada y, para esto, debe fundamentarse la evidencia incluyendo documentación
de todas las etapas de un sistema que también tiene que ser producido. Tal
fundamentación de la evidencia tiene que ser apoyada por el testimonio de testigos
expertos que certifiquen la operación normal del sistema o su seguridad y autentiquen
los impresos creados por el sistema. El análisis brindado por un testigo a las
operaciones de un sistema computarizado es un examen diplomático. Si el testigo
puede demostrar que el impreso ha sido producido regularmente dentro de un sistema
seguro, puede declarar que es diplomáticamente genuino y puede autenticarlo, es decir
darle autoridad y autenticidad legal. La genuinidad histórica del impreso es deducida
por el juez hasta que surja una evidencia en contrario. El mismo análisis puede ser
hecho por un archivero del gobierno que ofrece documentos legibles por máquina
inactivos a un juez, cuando tuviera que documentar los procedimientos cumplidos
durante el procesamiento y las etapas de referencia [42J. Por eso, hay una necesidad
continuada de análisis crítico de la génesis y formas de los documentos para la
admisibilidad como pruebas. Además, como funcionarios públicos que son conoce
dores profesionalmente de la naturaleza de los documentos, los archiveros también
tienen un importante rol que jugar cuando se trata garantizar la autenticidad de los
documentos y pueden ver acrecentado en significación este rol, según van adquiriendo
documentos legibles por máquina. Mientras los notarios y los abogados basan la
corroboración de su testimonio en la formación del documento y su conocimiento de
los autores, el archivero basa su autenticación legal a posterior! sobre el examen de
las formas y el estudio de la génesis del documento. De hecho, en casos como el
descrito arriba, la autenticidad diplomática deducida de las formas del documento no
brinda una expectativa razonable de genuinidad diplomática. Esta última solamente
puede averiguarse mediante el análisis de la formación del documento [43].
Entonces, a pesar de los problemas técnicos que presentan algunos documentos

contemporáneos, la diferente estructura de su texto y los procedimientos específicos
que rigen su creación, mantenimiento y uso, todavía son válidos hoy los principios
diplomáticos básicos y la metodología que se formuló para la evaluación de los
diplomas medievales. Y no sólo para la función de autenticación.
36
v w fir
Introducción terminológico
Como ya mencioné en la sinopsis histórica del desarrollo de la disciplina, la

diplomática integró en el s XIX la categoría de ciencia histórica, por el uso que de ella
hizo el hisloricismo romántico. Sin embargo, ocupó una posición absolutamente
menor. Como Count Simeón, Ministro del Interior francés asentó en un informe al Rey
en 1821, acerca de la oportunidad de crear la École des Charles, "L'hommc instruil
dans la scicncc de nos charles ct de nos manuscrils esl, sans dotile, bien inféricur á
rhislorien, mais il marche h ses cotés, il luí sert d’intcrmédiaire avee les lemps anciens
Ct il met h sa disposition les mulériaux ¿chappcs h la ruine des siéclcs" (III hombre
preparado en la ciencia de nuestros documentos y de nuestros manuscritos es, sin
duda, muy inferior al historiador, pero marcha a sus costados, le sirve de intermediario
con los tiempos pasados y pone a su disposición los materiales escapados de la ruina
de los siglos). Además, en 1900, en el discurso de apertura del Curso de Diplomática
en la École des Charles, Mauricc Proti pudo decir: "Le bul des érudils franjáis a été
moins de disserler sur les réglcs de chanccllcric et de fairc de la puré diplomatiquc que
de pubier el d’utiliscr Ies documcnts d’archives en d’aulres termes de donner a la
pralique'le pas sur la doctrine" (El objetivo de los eruditos franceses ha sido menos
disertar sobre las reglas de chancillerfa y hacer diplomática pura que de publicar y
utilizar los documentos de archivo, en otros términos, de dar a la práctica preferencia
sobre la doctrina) 144).
A Von Sickel se le achaca erróneamente la responsabilidad de haber llamado

a la diplomática "ciencia auxiliar de la historia". En realidad, todo Ip que hizo fue
introducir la enseñanza de la diplomática y la paleografía en el Instituto Austríaco de
17/84
Investigación Histórica fundado en Viena en 1854. Dado que el Instituto tenía la
función de promover el estudio de las ciencias auxiliares de la 1listona, por más de un
siglo, iu diplomática desgraciadamente pasó a ser usoclndu casi tínicamente a la
publicación de documentos de autenticidad probada. Aún hoy muchos diplómaoslas
definen a la diplomática como "la ciencia que estudia críticamente el documento para
determinar-sil valor como fuente histórica, es decir, identifican los objetos primarios
de la crítica diplomática como de naturaleza histórica** (45).
1*1 uso de la critica diplomática para la interpretación de las fuentes históricas

| es invalorable para el historiador, poique el examen de los procesos y formas
documentales (que constituyen la aplicación práctica de leyes, reglamentos y usos
sólo parcialmente revelados por las fuentes oficiales publicadas) permite una verifi
cación regular de las diferencias entre la ley y el procedimiento real; de la distancia
que separa el aparato Icgal-administralivo y la sociedad; y del valor real de las reglas
sociales. Sin embargo, si la diplomática es innegablemente útil a los investigadores de
cualquier rama del conocimiento humano, es esencial para los archiveros, que pueden
recibir de la sistemática aplicación de los métodos diplomáticos, beneficios específi
cos para su tarea de identificar, seleccionar, ordenar y describir los documentos [46].
La diplomática nació como un conjunto de preceptos prácticos y se desarrolló

como una disciplina en el campo de los estudios históricos. Una vez que se convirtió
en ciencia histórica, abandonó el amplio territorio de investigación y el valor que había
37
Luciana Duranti
evidenciado en su origen, durante el s XVII, para transformarse en una ciencia

estrictamente medievalísla. Sin embargo, como consecuencia de la ampliación del
campo de la ciencia archivfstica que ahora incluye el control de documentos activos
y semiactivos y la función de selección, los archiveros han redescubierto la importan
cia del estudio crítico del documento y vuelto a la diplomática para probar el valor de
sus principios y métodos para documentos modernos y contemporáneos. El primer
resultado de esta laboriosa y cuidadosa investigación es que los límites de la
diplomática han entrado en los de la ciencia archi vística. tanto en lo que loca al tiempo
y lugar en que se aplican, como en lo que toca a metodología. ¿Podemos entonces
hablar de tres diplomáticas, la legal, la histórica y la archivfstica?. Pienso que no {47).
Es sólo una diplomática que, cuando se usa para los fines de otra disciplina se vuelve
una con ella, igual que un metal en una aleación.
NOTAS
1. - Giorgio Cencctli. MLa preparazione dell’archivisla". En Antología di Scritti

archivistici, ed. Romualdo Giuffrida (Roma. Ministcro per i Bcni Culturali e
Ambicntali. Publicazioni dcgli Archi vi di Stato, 1985), p. 285. Todas las
traducciones del Italiano ni inglés están hechas por la autora. La traducción al
español está hecha desde el inglés.
2. - Terry Eastwood. "Nurturing Archival Education in the Unívcrsity". En The

American Archivist. 51 (Summer 1988), p. 229.
3. - Luciana Duranti. "Education and the Role of the Archivist in Italy" ibid. pp. 346-
355. The American Archivist este numero está dedicado enteramente a la
educación archivística y muestra las diferencias básicas en el enfoque entre
Europa y Norteamérica.
4. - Leopoldo Sandri. "L’archivistica". En Antología di Scritti Archivistici, p. 21.
5. - Paola Carucci. In documento contemporáneo, diplomática e criteri di edizione

(Roma: la Nueva Italia Scientifica, 1987), p. I I.
6. - Giorgio Cencctli. "La preparazione dell* archivista", 286; Gcorges Tcssicr,

"Diplomatique". En L* Iiistoire et ses méthodes, ed. Charles Samaran (París:
Librairic Gallimard, 1961), p. 668.
7. - Luciana Duranti. "The Importance of Records Managers to Socicly". Vanarma.

18 (March and April 1988); "The Odyssey of Records Managers",. En Records
Management Quarlerly. Jul 1989, p. 3-11 y oct. 1989, p. 3-11.
8. - Hugh Taylor. "Transformalion in the Archives: Tcchnological Adjuslmenl or

Paradigm Shift?". En Archivaría. 25 (Wintcr 1987-88), p. 18; Barbara Craig.
"Meeting the Future by Retuming to the Past: A Commentary on Hugh Taylor’s
38
[ Introducción terminológica
í
transformadons", ibid p. 9. A este respecto, hay un artículo interesante de David
Bearman y PeterSigmond. MExplorations of fono of Material Authority Files hy
Dutch Archivists". The American Archivist, 50 (Spring 1987), pp. 249-253. ¿
9. - Para la historia de la diplomática, me he atenido en particular a Tessier.

Diplomatique, pp. 633-676; Alesandro Pratesi. Elementidi Diplomático Generóle
(Barí: Adriatica Editrice, sin fecha) pp. 9-19; Giulio Battclli, Lezioni di Talco-
grafía (Cita del Vaticano: Pont Scuola Vaticana di Paleografía e Diplomática,
1949) pp. 11-24; Francesco Calasso. Medioevo del Dirítto. /. Le fonti (Milán:
Giuffré, 1954) pp. 57-95 y pp. 301-408. j
10. - Daniel Van ÍPapenbroeck. Acta Sanctorum Aprilis (Ambéres, 1675). El Acta
Sanctorum Quotquot foto orbe coluntur. En el presente incluye 67 volúmenes de
los primeros 50 publicados en Amberés, uno en Tongerloo y los demás én
Bruselas. Todavía se deben agregar otros. Las otras dos publicaciones han sido
iniciadas en Venecia y en París. Dom Jean Mabillon, De Re Diplomático Libri
VI... (París, 1681); Librorum de Re Diplomático Supplementum (París. 1704); De
Re Diplomático Libri V/..., 2a. ed. revisada, corregida y aumentada por el mismo
autor (París, 1709); De Re Diplomática Libri V7..., 3". ed. renovada..., 2 volúme
nes (Nápolcs, 1789). •
i
11. Johan Christoph Gatterer. Elementa Artis Diplomáticas universalis. (Góltingch,
1765). Entre las obras de Mabillon y Gatterer, otras de alguna importancia son:
Dom Giovanni Pérez. Disertationes ecclesiaticae de re Diplomático (inédito
[España] 1688); Tilomas Madox, Formulare Anglicanunt. (Londres, 1702);
Scipióne Maffei. Istoria Diplomático che serve d'introduzione alTartc critica In
tal materia (Mantua, 1727); Dom Johan Gcorg Bcssel. Chronicon Gotwincensf.
(Gottweig, 1932), que examina las características de documentos germánicos del
imperio y del reino, ofreció el primer ejemplo de diplomática especial. |j
i
12. - Christoph Adclung y Adolph Rudolph. Neues leltrgebdude derdiplomatik, 9 vois
(Erfurt, desde 1759 a 1769). j
13. - George Tcssser. Diplomatique, p. 645.
14. - El primer trabajo que sólo trataba de paleografía después del de Montfau9 on fue
el de Natalis de Wailly. Éléments de Paléographie pour servir d l'etude des
documents inédits sur Fhistoire de Francc. (2 volúmenes. París, 1838).
15. - Johan Friedrich Bohmer. Regesta Chronologico-Diplomatica regum atque

imperatorum romanorum... (inédito, 1831). La más importante publicación que
siguió a la de Bohmer fue Phiiippe Jaffé. Regesta Pontificum Romanorum ab
condita ecclesia ad annumpost Chrístuni natuni 1198 (inédito 1851; la segunda
edición, ampliada por W. Wattenbach y otros fue publicada en Berlín entre 1885
y 1888).
39
Luciana Duranti
16. - Julius Ficker. Beitrage zur Urkundenlehre. 2 volúmenes (Innsbruck, 1877-

1878);Theodor Von Sickel. "Beitráge zur Diplomat ik"I-VIII. En Sitzungsberichte
der KaiserlichenAkademie der Wissenschaften (Viena, 1861-1882). En el
mismo período, la metodología de los estudios jurídicos se aplicaba al mismo
tiempo que la diplomática a los análisis críticos de documentos privados.
Heinrich Brunner, Zur Rcchtgeschichte der Romischen und Germanischen
Urkunde (Berlín, 1880). Puede notarse que la moderna ciencia archivíslica es un
resultado de este género de estudios diplomáticos y jurídicos.
17. - Algunos manuales importantes aparecieron en el cambio de siglo. Entre ellos los
más relevantes son Harry Bresslau. Handbuch der Urkundenlehrefú r Deutchland
und Italien. 2 volúmenes. (Vol. 1: Berlín, 1889; Vol. 2: Leipzig, 1912-1931);
Artur Giry. Manuel de Diplomaíique (París, 1893); Cesare Paoli. Programma
Scolastico di Paleografía Latina e di Diplomática (Firenze, 1888-1890). Para el
s. XX es oportuno mencionar los dos volúmenes de Alain de Boüard. Diplomaíique
Générale (París, 1929), y PActe Privé(París, 1949) y el breve manual de Georges
Tessicr, La Diplomaíique (París, 1952). La ausencia de manuales en inglés es en
verdad destacable. De hecho, los diplomatistas ingleses estaban mucho más
interesados en la aplicación de la metodología diplomática a conjuntos documen
tales específicos, que al desarrollo teórico. Como consecuencia, se da una
bibliografía significativa sobre diplomática especial, producida en Inglaterra.
Una buena bibliografía de escritos diplomáticos entre 1912 y 1971 puede
encontrarse en The New Encyclopaedia Brilannica 15a. ed. Véase Diplomatics
p. 813.
18. - Ibid. p. 807.
19. - Tessier, Diplomaíique, p. 667.
20. - Para los propósitos de este estudio, el término "persona jurídica" se usa en el
sentido de uria entidad que tiene capacidad o poder para actuar legalinente y que
está constituida por un conjunto o sucesión de personas físicas o por un conjunto
de propiedades. Ejemplos de personas jurídicas son los Estados, instituciones,
empresas, asociaciones, comités, consorcios, grupos étnicos y religiosos, cargos
a los que los individuos son designados, nombrados o contratados (el Archivero
Nacional, el Profesor de Diplomática en..., el Conservador del Museo de...), los
grupos caracterizados (mujeres, padres, chicos, difuntos), los patrimonios de
deudores insolventes o de difuntos, los municipios y así sucesivamente. En
Francia y en Quebec el término equivalente a persona jurídica es personne
inórale o juridique. En Inglaterra, los Estados Unidos y el Canadá angloparlante
existe una distinción legal entre personas "naturales" y "artificiales" que es muy
próxima a la distinción entre personas físicas y jurídicas, pero los juristas en estos
países no incluyen una definición de estos dos términos. Por otra parte, la
diplomática se ha desarrollado en Francia, Alemania, España e Italia, es decir, en
los países en los que el concepto de persona jurídica como opuesto a persona
40
física está arraigado en las mentes de lodos los ciudadanos y la diplomática está
edificada sobre él. Por lo tanto en este estudio se mantiene la terminología
diplomática tradicional.
21. - En diplomática, "hecho" no debe confundirse con "contenido", lo último viene

a ser la manifestación del primero a través del escrito. El término "contenido"
incluye la idea de rcprcscnúición, comunicación.
22. - El término "jurídico" es más amplio que el término "legal". Se refiere a la

naturaleza de conceptos legales abstractos. Por eso, una "transacción jurídica"
es una transacción imaginada o concebida legalmente, hasta cierto punto inde
pendiente de si existe verdaderamente o de si tiene en cuenta incidentes o
circunstancias no previstas en la ley.
23. - Von Sicke. Acta Regwn el Imperatorum Carolinorum (Viena, 1867) I, p. 1.
24. - IVressIau. Ihmdhue.lt der Urkundenlehre I, p. I; de Boilard Manuel de Diplomaíique

I, 32 y ss; Giry. Manuel de Dipiom<Uiquet p. 4.
25. - Cesare Paoli. Diplomática. 2a. ed. (Firenze, Sansoni, 1942) p. 18. Estas formas
frecuentemente se usan de manera automática y sin conocer su real función; por
ejemplo, autografiamos una carta escrita a máquina, en muchas ocasiones, sólo
19/84
porque consideramos que es descortés éscribir a máquina nuestro nombre.
26. - Carucci, II documento contemporáneo, p. 28.
27. - Tessier, Diplomaíique, p. 667. El subrayado es mío.
28. - Carucci. II documento contemporáneo, p. 27.
29. - En Derecho "auténtico" se define como "debidamente dolado con todas las
formalidades necesarias y Icgalmentc validado". El documento auténtico es
llamado en Derecho "acto auténtico" y se define como "un acto que ha sido
ejecutado ante notario o funcionario público autorizado para ejecutar tal función,
o que se encuentra validado por un sello público o que se ha vuelto público por
la autoridad de un magistrado competente o que lleva un certificado de que es
copia de un registro público". Black's Law Dictionary 4a. ed. revisada. Véase
"aulhenlic" y "authcntic act", p. 168.
30. - La teoría diplomática tradicional considera la autenticidad diplomática y la

genuinidad diplomática como sinónimos. En realidad, esta teoría fue formulada
para la crítica de diplomas medievales, que tenían procesos genéticos tan
complejos y presentaban tal número de elementos formales incorporados, con el
propósito declarado de garantizar la genuinidad, que de hecho coincidían la
autenticidad y la genuinidad diplomáticas. Sin embargo, la idea de una diferencia
41
urna Darañil
entre ambas, aunque no claramente expresada, existía porque la diplomática

tradí :¡onal solía distinguir entre un documento genuino en el que algunas formas
reqi :rídas para la autenticidad se habían omitido y un documento falso que
pres mlab todas las formalidades, aun si terminaba declarando al primero
auténtico y al segundo pscudo-original, donde "pseudo" aportaba el concepto de
fulscdad Jiplomáticn (la falsedad histórica todavía no probada). Por todo esto,
una dipf mática que ha extendido su área de investigación ü todos los documen
tos arcb vísticos de todos los tiempos necesita especificar la diferencia entre
auténti' o y genuino y consecuentemente, entre sus opuestos, porque los procesos
docurr .ntales modernos y contemporáneos y las formas son mucho más simples
y flex* des y porque la presencia en los documentos modernos y contemporáneos,
de aq tellas formas que normalmente identifican un documento autentico, no
garan iza su genuinidad.
31. - Blacl 's Law Dictionary. Véase "authenticum", p. 168.
32. - Los irminos "transmisión" y "tradición" se usan como sinónimos cuando se

reftet ;n a documentos y pueden significar estas dos cosas: su proceso genético
y las tañeras como han sido pasados de mano en mano a las generaciones futuras,
es de ir, su status.
33. - Black y Law Dictionary. Véase "original", p. 1251.
34. - Ibid. éase "draft", p. 582.
35. - Tessit '. La diplomatique, p. 17.
36.- Ibid. j . 18.
37. - Black s Law Dictionary. Véase copy".
38. - Teñe ios un vidimus cuando una uiloridad publica -eclesiástica o civil- emite un
"acto íuténtico" que contiene ur i transcripción no abreviada de un acto previo,
cuidi ido anunciar la inserción i ediante una fórmula que indique el principio y
el fi de la transcripción. Ei onces, el acto transcrito queda netamente
indi' dualizado en el cuerpo de nuevo acto. Hay diferentes formas de vidimus.
A v» :cs el autor declara que h i visto el documento que transcribe, describe
algu os de sus caracteres forma es y afirma que no existe ningún elemento que
pue* i amenguar su valor legs . En otros casos, un vidimus es una simple
tran cripción seguida por la con rmación de las disposiciones contenidas en ella,
la a licación de la disposición al caso específico y el agregado de una nueva
clái mía. Véase Tessicr. La dip miatique, p. 2 1-22. En los países angloparlantes
se • >a con frecuencia inspexit us en lugar de vidimus, particularmente en las
car is patentes. Véase Black's Law Dictionary en el término "inspeximus" p.
93 .
42
mm
Introducción terminológica ' !
39. - El vidimus, aunque es parte de un acto auténtico, no adquiere su naturaleza icgiil

de este acto. De hecho, el funcionario público que corrobara el nuevo acto puede
hacer esto porque participó físicamente en su composición. El documento
transcrito preserva la naturaleza legal que tenía en su origen: si era auténtico, ¿u
transcripción será copia auténtica de un acto auténtico. ¿
40. - Entre los distintos tipos de copias se encuentran los registros en los que Ips
documentos han sido repetidos t/i extenso. Tessier define un registro como “Un
livre manuscrit dans lequel une personne physique ou rnorale transent ou fáit
transcrire les actes q’elle expédie, q ’elle re$oit ou qui lui sont cominuniqués nu ]
fur et a mesure de leur expédition, de leur réception ou de leur communication"
(libro manuscrito en el que una persona física o jurídica transcribe o haíce
transcribir los documentos que expide, que recibe o que le son comunicados, en
el momento de su expedición, de su recepción o de su comunicación). Tessier. La
diplomatique, p. 23.
41. - Tessier. Diplomatique, p. 637-638. ;
42. - Soy deudora, en estas reflexiones, a Calherine Bailey: "Archival Theory and
Machine Readable Records: Some Problems and Issues" (Tesis para la maestría ‘
de estudios archivísticos. Universidad de British Columbia, 1988, pp. 119-120).
43. - Este punto está claro en Hugh Taylor. "My Very Act and Deed: Some Reflections
on the Role of Textual Records in the Conduct of Affairs". En The American
Archivist. 51 (Fall, 1989).
44. - Citado en Tessier, Diplomatique, pp. 648-649.
45. - Pratesi. Elementi di Diplomática Generóle, p. 5. El subrayado es mío. El autor

especifica que la Diplomática ofrece una contribución a la Historia en el más
amplio sentido político, social, económico, administrativo, lingüístico, etc.
mediante su investigación sobre los sistemas legales y administrativos en los que
el documento ha sido creado y sus análisis de las reglas de representación que
utilizaron. Tessier también destaca que la diplomática no es una ciencia descrip
tiva: "Un relevé pur et simple des caracteres forméis et de leur varintions au cours
des hges ne suffirait pas. II faut expliquer la presénce des uns ct 1'apparition des
aulres en Ies repla9 anl dans leur contexte historique, juridique, social, économíquc,
en démontrant le mécanisme de 1*elaboration des actes, en scrutant 1’organisat ion ¡
et le fonctionnement des chancelleries, le statut du personnel notarial auquel les
parliculiers se sont adressés... interroger les rédacteurs sur Ies moyens q ‘ils ont
utilisés pour exercer correctement leur métier..." (un relevamicnto puro y simple
de los caracteres formales y sus variantes a los largo de las edades no será
suficiente. Es necesario explicar la presencia de unos y la aparición de otros que
los van remplazando en su contexto histórico, jurídico, social, económico,
demostrando el mecanismo de la elaboración de los documentos, escrutando la ,
Luciana Duranti
organización y el funcionamiento de las chancillerías, el estatuto del personal

notarial al que recurren los particulares... interrogar a los redactores sobre los
medios que han utilizado para ejercer correctamente su función...) en Diplomatique
p. 667. Y Edward M. H. Thompson escribió: "el campo que abarca el estudio de
la diplomática es tan extenso y ios diferentes tipos de documentos que toma a su
cargo, dentro de su alcance, son tan numerosos y variados..." Encyclopaedia
Britamiica, 1la. Edición. Véase "Diplomatic", p. 301.
46. - Cencetti escribió que la "diplomática es necesaria para el archivero" porque

"penetra la esencia de los documentos y la formación histórica de los papeles y
determina la comprensión íntima de aquello que es condición necesaria para su
ordenación y descripción". Cencetti. La preparazione dell'archivista* p. 285.
47. - Esta idea tendería a perpetuar el concepto de "ciencia auxiliar", cuando ya es un

convencimiento general que todas las disciplinas tienen igual dignidad científica,
más allá de jerarquías de importancia que puedan señalarse, hay traspaso
recíproco de límites entre áreas específicas de distintas disciplinas y los métodos
de una pueden usarse para los propósitos de muchas otras.
44 ,!,
Capítulo 2
Los conceptos de hecho y acto y la función de un documento
con relación a ellos
21/84
El documento escrito depende en alguna medida de un procedimiento
segregador interesante por el cual dos cosas, un documento y el
‘mundo’ son primeramente diferenciados uno del otro y luego relacio
nados entre sí hasta convertir a uno idealmente en 'casi el otro' 11].
Hecho, acto y función del documento en relación &ellos. Notas.
La intuición revolucionaria de los diplomatistas del s. XVII fue que, si los documentos
eran acerca del mundo, para obtener una compresión del mundo a través de un
documento, se requería repetir el procedimiento que rige la escritura del documento:
primero, diferenciar el documento del mundo; segundo relacionar uno con el otro. Esta
intuición cambió dramáticamente el enfoque científico de ja investigación y dio altura
a las modernas disciplinas filología e historia. 1
• |
Los únicos instrumentos con que contaban los fundadores de la diplomática
para comprender el mundo estaban constituidos por documentos aislados, principal
mente escrituras de tierras emitidas por chancillerías reales e imperiales y preservadas
por varios monasterios, ni siquiera fondos, que eran inaccesibles a ellos por la
confidencialidad de los archivos en tiempos de las monarquías absolutas. Uña
pequeña ventana sobre el mundo. Sin embargo era una ventana con una buena
perspectiva. Entonces ellos consideraban cada documento (record), tradicionalmcnte
lo llamaron documento (de doceot enseñar), y trataron de definirlo de acuerdo a su
naturaleza [2|. Al hacerlo descubrieron que esta naturaleza es un todo compuesto de
grupos de elementos interrelacionados pero muy diferentes entre sf y aislaron estos
grupos para analizarlos. Algunos de estos elementos pertenecían a lo que rodea pl
documento, los que fueron llamados hechos, otros a los caracteres físicos e intelectua
les del documento, a los que llamaron/orma y por último otros tenían que ver con el
procedimiento que incorporaba el hecho al documento, lo que fue llamado documen
tación. ■ !
En este punto estaba claro para los primeros diplomatistas que lograr que él
mundo hablara a través del documento requería distinguir “como una materia liminar.
Luciana Duranii
los límites", entre "lo externo (lo que el documento informa) y lo interno (el
documento, las palabras)" [3J. Por eso, ellos separaron el mundo del documento e
identificaron en primer lugar lo que se ve por (los elementos externos) y en segundo
lugar lo que se ve en (los elementos internos). En el proceso de definir los elementos
externos, los diplomatistas reconocieron que los dos grandes grupos de elementos que
ellos habían llamado hecho y documentación y que comprendían todo el mundo que
ellos veían que se podía abarcar eran en realidad dos momentos distintos
conceplualmente, aunque no cronológicamente: el momento de acción y el momento
de documentación. Este reconocimiento representa el último y más sofisticado
desarrollo de la diplomática y metodología de la crítica y, como fruto de esto, es que
podemos extender la investigación diplomática a los documentos contemporáneos
W.
El presente capítulo comienza el análisis del momento de acción definiendo los

conceptos fundamentales de hecho y acto, y examinando la relación que ambos tienen
con el documento.
Hecho, acto y función del documento en relación a ellos
Cada grupo social asegura un desarrollo ordenado de la relación entre sus miembros
por medio de reglas. Algunas de estas reglas de vida social surgen del consentimiento
ad hoc de un pequeño número de gente; otras se establecen y obligan por parte de una
"institución", esto es por un cuerpo social firmemente edificado por necesidades
comunes y dotado de medios y poder para satisfacerlas [5J. Estas últimas reglas son
compulsivas; su violación está castigada por una sanción o penalidad. Un grupo social
fundado sobre un principio organizativo que da a sus instituciones capacidad para
promulgar reglas compulsivas constituye un sistema jurídico. Por lo tanto, un sistema
jurídico es una colectividad organizada sobre la base de un sistema de reglas. El
sistema de reglas se llama sistema legal. Un sistema legal es un paradigma complejo
que contiene muchas divisiones y subdivisiones. Puede ser dividido en derecho
positivo (como se manifiesta en las distintas fuentes legales -legislación, precedentes
de juicios, costumbres y fuentes literarias- que pueden ser autoritativas -estatutos,
Informes legales y actas \hooks o f authority]* o no autoritativas -tales corno crónicas
medievales, periódicos y algunos libros-) y todas las demás concepciones y nociones
del derecho obligatorio (derecho natural, moralidad, creencias religiosas ortodoxas,
códigos mercantiles, derecho romano/canónjco). Dado que un sistema legal incluye
todas las reglas que son percibidas como obligatorias en cualquier tiempo o lugar,
ningún aspecto de la vida y negocios humanos quedan fuera de ese sistema legal. Por
ejemplo, aun la más espiritual forma de amor es penetrada y regulada por la ética, el
derecho naturnl, la moralidad, lus creencias religiosas, las costumbres, y se expresa de
acuerdo a ellas.i
i Cada sistema jurídico difiere de todos los demás y él mismo va variando a lo

\ largo del tiempo. Desde el comienzo de la civilización, la conducta humana y los
48
U)s conceptos de hecho y acto y la función de un documento con relación a ellos
eventos naturales tuvieron un lugar en un sistema jurídico dailo |6|. Dentro de cada
sistema ambos existen como hechos. Hechos cuya ocurrencia no Im sido prevista
concienlcmcntc por el sistema jurídico dentro del que suceden son llamados jurídica-
mente irrelevantes. Hechos que han sido contemplados en el cuerpo de reglas escritas
o no en que el sistema se basa, es decir, en su sistema legal, son calificadas como
jurídicamente relevantes. Un ejemplo ayudará a aclarar este concepto. Un varón
recibe un niño recién nacido de manos de su madre y lo acuna sobre sus rodillas. Tal
gesto es en el sistema jurídico canadiense una muestra de afecto, ternura y orgullo,
pero es jurídicamente irrelevanle, porque el sistema no ha vinculado ninguna conse
cuencia que se derive de él. En contraste, en el sistema jurídico de la Antigua Roma
este gesto significaba que el varón reconocía al niño como propio. Era jurídicamente
relevante, porque tenía la consecuencia de legitimar al niño. Este es de hecho el origen
de la palabra "genuino" (de genua, a saber, rodillas), que significa verdadero, legitimo.
Un hecho jurídico es un evento intencional o prclcrintcncional producido, cuyos
resultados se toman en consideración en el sistema jurídico donde ocurren.
Como se dijo hace poco, un hecho jurídico puede surgir de una causa humana
o de una causa natural. La primera categoría incluye hechos tales como un descubri
miento o un homicidio culposo. Por ejemplo, cuando, dirigiéndose al Oeste en busca
de las Indias, Colón descubre un nuevo continente. Tal descubrimiento, aunque
accidental, bajo el principio establecido por el sistema legal español, que se llamaba
la Corona de España, que había financiado la expedición, significó la propiedad de los
territorios. Otro ejemplo: si un chófer accidentalmente produce la muerte a un niño
23/84
que sale corriendo detrás de una pelota a la calzada de la calle, se vuelve sujeto de la
justicia penal. La segunda categoría de causas naturales incluye hechos tales como la
muerte natural de una persona, o una inundación que puede ser seguida respectiva
mente por una transferencia de título de una propiedad que era de la persona difunta
y por la compensación por desastre. Los hechos naturales pueden producir efectos
contemplados por el sistema, sea por sí mismo o en combinación con la conducta
humana. Por ejemplo, el paso del tiempo es un hecho natural que, conectado con la
acción u omisión de una persona, produce efectos jurídicos.
Entre los hechos humanos en general, el tipo especial de hechos que resultan
de una vokmtiid determinada de producirlos se llama una acción o acto. La operación
de la ^phmtad)lislingue un acto, de cualquier otro hecho en general. Por eso todos los
actos son también hechos, pero sólo aquellos hechos generados por una voluntad
determinada son actos. Hecho es el género, acto es la especie. Cuando un sistema
jurídico toma en cuenta en su cuerpo de reglas, no sólo los efectos de la conducta
humana sino también la voluntad que los determina, llamamos a esta conducta acto
jurídico. En el ejemplo romano del recién nacido en las rodillas, si el propósito de la
conducta del padre ein legitimar ni bebé, estamos frente a un acto jurídico; si por el
contrario era sólo un gesto, también tenía consecuencias jurídicas. Se trató de un hecho
jurídico. Hay más, la misma conducta humana en el mismo sistema jurídico puede ser
un acto jurídico en relación a algunos efectos y un hecho jurídico en relación a otros.
Por ejemplo, el reconocimiento del padre hacia el niño como propio es un acto jurídico
49
Luciana Duranti
en tanto el padre intenta darle su apellido, pero es un hecho jurídico en tanto el padre
deberá proveer sustento al nifio (éste es un efecto jurídico del reconocimiento, pero
probablemente no buscado primariamente por el padre) |7|. Un otras palabras, un
j hecho es un neto originado por una voluntad de producir exactamente el efecto que
( produce. SI tal efecto tiene naturaleza jurídica, la voluntad ha generado un acto
jurídico. Un ejemplo. Pongamos ente hecho: paso a mucha velocidad frente a una
escuela, donde un auto de la policía está vigilando. Este hecho tiene cinco posibles
connotaciones:
n) Voluntad: deseo llegar n mi casa rápidamente. Efecto, una mulla. Connota

ción, hecho jurídico.
b) Voluntad: deseo establecer una coartada para mí, en un momento dado.

Efecto, una multa. Connotación, acto jurídico.
c) Voluntad: deseo llegar a casa temprano. Efecto, llego temprano (la policía
no me vio). Connotación, acto jurídicamente irrelevante.
d) Voluntad: no intencional. No he visto la señal de la escuela. Efecto, una

mulla. Connotación, hecho jurídico.
e) Voluntad: no intencional. No lie visto la señal de la escuela. Efecto, llego

temprano a mi casa. Connotación, hecho jurídicamente irrelevante.
Entre los actos en general, deben distinguirse dos categorías:

/ 1. Actos dirigidos a propósitos relacionados de manera inmediata a la sociedad en
general. 2. Actos que tienen efectos que interesan a los individuos o a grupos
específicos. La primera categoría se dice que tiene lugar en la esfera del derecho
público, la segunda en la esfera del derecho privado (8|. La distinción entre esfera
pública y privada siempre ha sido condicionada por eventos históricos y políticos. De
hecho, la "institución" social que rige el sistema jurídico puede decidir a veces que
algún propósito que era primariamente de consecuencias privadas debe ser conside
rado como de público interés o viceversa. Es por eso que esta institución que se
encuentra en una posición de soberanía determina el crilcrio por el cual algo es de
interés público, como contrapuesto al interés privado. Por ejemplo en Italia, en 1877,
el primer gobierno del ala iz.quicrdn decidió que la educación primaria era asunto
público y dio al Estado responsabilidad plena para su administración. Por lo tanto,
lodos los actos conectados con esta administración, que habían sido antes de natura
leza privada, se volvieron públicos. Este tipo de circunstancia, sin embargo, no altera
el hecho de que en un sistema legal, en un tiempo dado, existe una clara distinción entre
esfera pública y esfera privada [9].
,r Dentro de la categoría de actos privados distinguimos todavía entre el mero

r acto y la transacción. Un t¡i$£CLM£to es un acto en que la voluntad se limita al
cumplimiento del acto, sin intención de producir ningún otro efecto que no sea el acto
Los conceptos de hecho y acto y lo fu n d ó n de un documento con relación a ellos
mismo: efecto y neto coinciden. Podemos considerar otra vez e! ejemplo recién
expuesto de la carrera frente a la escuela. Si agregamos a nuestra perspectiva la
dimensión que nos brindan los meros actos, el mismo hecho tiene otras dos posibles
connotaciones:
•
0 Voluntad: deseo correr porque me gusta y no me preocupa una posible multa.
Efecto, gozo la carrera. Connotación, mero acto jurídicamente irrelevante. *
g) Voluntad: deseo correr porque me gusta y no me preocupa una posible multa.

Efecto, gozo la carrera aunque pago la multa. Connotación, mero acto jurídico. ¡
Por contraste una transacción es una declaración de voluntad dirigida a obteher

efectos reconocidos y garantizados por el sistema jurídico. En una transacción, una
persona administra su propio interés con otras personas. Por eso una transacción es
una expresión de autonomía de una persona física o jurídica que autodisciplina su
conducta de manera vinculante [10].
La distinción entre mero acto y transacción no es operativa en la esfera 'del

derecho público, donde los actos asumen únicamente la figura diplomática de
transacciones, porque la voluntad que los genera apunta a promover el interés general
de la sociedad. ;
Cualquier acto, para existir, deber ser manifestado y consecuentemente perci

bido (por lo menos, ser preceptible). Esta forma visible del acto puede ser orá| o
escrita. La diplomática se interesa en aquellos actos que toman forma escrita y deriyan
en documentos [11]. La forma escrita de un acto puede todavía ser requerida o
discrecional. El requerimiento de una forma escrita existe en dos circunstancias:' I ‘
cuando el acto es de tal naturaleza que sólo puede llegar a la existencia por medio de
un documento, y 2) cuando el acto que ocurre en forma oral necesita un documento
como prueba de su existencia. En el primer caso el documento es el acto; en el segundo,
el documento se refiere al acto. Se dice también que un documento se refiere al acto
sen porque no existen las dichas condiciones, sea porque la forma escrita es todavía
discrecional.
Los diplomatistas tradicionalmente han subdividido todos los documentos’en

categorías definidas por el propósito al que sirven mediante su forma escrita. Eri la
diplomática de los documentos medievales sólo se identificaron dos categorías. Si el
propósito de la forma escrita era dar existencia a uq acto cuyos efectos estaban
determinados por el escrito mismo (esto es, si la forma^scrita era la esencin y la
sustancia del hecho), el documento se llamaba dispositivoJ Los ejemplos eran los
contratos y los testamentos [wills]. Si el propósito de la forma escrita era más bien
producir evidencia de un hecho existente que estaba completo antes de ser expresado
por el escrito, el documento era llamado probatorio. Ejemplos son los certificados y
los recibos. En el caso de los documentos dispositivos, la forma escrita requerida para
la existencia del acto era definida como adsuhstantiam\ en el caso de los documentos
51
Luciana D uranti
probatorios, la forma requerida para dar evidencia a) acto era definidos como ad
probationetn.
El primer diplomatista en enfocar científicamente esta materia, Hcinrich

Brunner, resucitando una terminología ampliamente usada en los documentos medie
vales, llamó a los documentos dispositivos charia y a los probatorios notitia y efectuó
un intento de definir sus respectivas características. Consideró una redacción subje
tiva (con el autor del hecho en primera persona) como típica de !n diaria y una
redacción objetiva (con el autor del hecho en tercera persona) como típica de la no/itia.
Estudiando la evolución del contrato más común del mundo romano, la stipulaiio
(acuerdo entre el deudor y el acreedor), Brunner formuló la generalización de que los
documentos, con el correr del tiempo, pasan de probatorios a dispositivos. De acuerdo
a esta teoría, micnlrus en el primer periodo de documentación todos los documentos
eran probatorios, más tarde la mayoría de ellos era dispositivos [12]. En líneas muy
generales, la teoría de Brunner es válida, por lo menos con respecto a los documentos
de la Edad Media que él consideraba. Sin embargo, tiende a difuminarse la diferencia
fundamental entre ambas categorías de documentos. Mientras en un documento
probatorio el momento de la acción precede al momento de la documentación (por
ejemplo, un nacimiento tiene lugar y produce efectos antes de incorporarse al registro
de nacimientos), en un documento dispositivo ambos momentos son simultáneos y
sólo distinguibles mentalmente (por ejemplo, una venta tiene lugar cuando -y
solamente cuando- el contrato de venta está completo) hasta el punto de que, en
derecho positivo, los documentos dispositivos usuaimenle se llaman "actos" [13].
La inclusión de todos los documentos en dos categorías puede considerarse

válida en relación a los documentos medievales, no obstante las objeciones presenta
das por algunos diptomatistas [14J. De hecho, casi todos los documentos medievales
se derivan de actos jurídicos (como fueron definidos más arriba) para los que la forma
escrita era requerida ad probationetn o ad subsíantiam. Además, sea que la voluntad
determinante del acto pertenezca a una o a muchas personas, sólo se emitía un
documento que se refería al acto o le daba vigencia aun cuando pudiera ser copiado
o emitido muchas veces.
Con la difusión de la educación, la creciente accesibilidad u elementos y
materiales para escribir, el desarrollo de sistemus de comunicación, el incremento de
la actividad comercial y el surgimiento de complejas burocracias sucedieron dos
cosas. Primera, la gente comenzó a crear documentos para comunicur hechos,
sentimientos y pensamientos, buscando o brindando opiniones, preservando recuer
dos, elaborando datos y cosas por el estilo. De donde una proporción siempre
decreciente de documentos escritos se originaba de actos jurídicos y presentaba la
forma escrita requerida. Hoy la mayoría de los documentos se refiere a hechos muchas
veces jurídicamente irrelevantes y su forma escrita es discrecional. Segunda, actos
jurídicos -específicamente los que se definen como transacciones- comenzaron a
derivar de una combinación de actos relacionados jurídicos y no jurídicos, cada uno
de los cuales producía documentos. Como corolario, muchos documentos vinieron a
referir el mismo acto.
52
ij)x conceptos de hecho y acto y la función de un documatto con relación a elhis
Las consecuencias de eslas dos circunstancias para la clasificación diplomática

y en última instancia para el análisis diplomático deben ser examinadas.
La primera circunstancia afecta directamente a la categorización diplomática

de los documentos en relación a la función a la que sirven. Ya no se puede hablar más
de que los documentos escritos son dispositivos o probatorio?, aunque se continúan
creando documentos de estos dos tipos, en gran cantidad, y presentan las mismas
cnrnclcrfsticas esenciales identificadas por los diplómaoslas de documentos medieva
les y son fácilmente reconocibles entre todos los demás documentos. Podemos decir
que los documentos dispositivos y probatorios juntos constituyen una dase común
inapropiadamente llamada "documentos legales" [15). ¿Qué pasa con lodos los demás
(es decir los no legales), cuya forma escrita es discrecional? Podemos todavía usar los
conceptos y la metodología diplomáticos y caracterizar estos documentos de acuerdo
a la función a la que sirven, esto es, en base a su relación con los hechos y los actos.
Si hacemos esto, podemos identificar dos categorías que van a comprender todos los
documentos no legales. La primeiu categoría Incluye los documentos que constituyen
una evidencia escrita de una actividad de la que no resulta un acto jurídico, pero que
es en sí misma jurídicamente relevante. Podemos llamarlos documentos de soporte }
(supiforiin#) La segunda categoría incluye los documentos que constituyen una
evidencia escrita de una actividad que es jurídicamente irrclcvante. Los vamos a
[lümnt docunientos narrativos. Ahora, ¿qué pasa si tratamos de analizar diplomática
mente estas dos categorías de documentos? Inevitablemente, tenemos que adaptar la
metodología de la crítica diplomática a estas nuevas circunstancias. En la crítica de los
documentos dispositivos y probatorios, definimos y evaluamos tipos de documentos
25/84
según sus características formales y procedimientos de formación, tal como se
relacionan con el sistema legal. El sistema legal es una referencia muy precisa a la que
podemos referimos directamente cuando examinamos documentos legales. Esto no es
posible cuando analizamos documentos de las otras dos categorías, sea porque son
evidencia de un proceso continuado que, aunque relevante jurídicamente no termina
en un acto final definido, sea porque tiene evidencia de un proceso o hecho jurídica
mente irrclevante. Sin embargo cabe hacer conexiones indirectas con el sistema legal,
es decir, podemos referimos a los documentos dispositivos y probatorios emitidos
dentro del mismo sistema legal cu (pie los documentos no legales que estamos
examinando han sido creados. Podemos definir y evaluar tipos de documentos no
legales por analogía, esto es mediante la identificación en primer lugar de las
características comunes formales cpie comparten y, en segundo lugar, las caracterís
ticas que cada tipo de documentos no legales tiene en común con mu tipo similar de
documento legal.
Pernotásemos ahora considerar a modo de esquema las cuatro categorías que

comprenden a lodos los documentos:
I) Documentos que constituyen un acto jurídico (dispositivos).

/
I 2) Documentos que constituyen la evidencia escrita de un acto jurídico que ya
j estaba completo antes de ser documentado (probatorios).
53
Luciana Duranii
tan preciosos para un estudioso, como irrelevantes para la burocracia. El Comité llama
records a los productos de procedimientos y, en el Manual, no son considerados los
productos de los procesos. Indudablemente hay buenas razones: el trabajo se destina
a un organismo que, dada su naturaleza burocrática, no puede estar interesado en no-
records; las paulas se refieren a la administración de documentos electrónicos, entre
los que los no-records se encuentran como piezas dispersas de información no
intcrrelacionada; y el centro del interés cae sobre los corrientes, tanto para las
necesidades del organismo, como para los problemas prácticos que presenta este
soporte específico.
Para propósitos diplomáticos, vamos a seguir llamando no-records "documen

tos escritos", como están definidos por los diplomáticos. No los vamos a llamar
únicamente "información registrada", como opuesta a "información comunicada"
porque la diplomática no se fija en el contenido, sino en el contexto y las formas. Por
lo tanto "documentos" es el género, "records" es la especie.
Para continuar la verificación de la aplicabilidad de los principios y metodología

diplomáticos a los documentos modernos y contemporáneos, y en este punto especí
fico, a los documentos creados por organismos burocráticos, es necesario revisar las
características de las transacciones burocráticas. Por razones de simplicidad, vamos
a llamar a las transacciones "actos" y a su resultado diplomático "documentos".
Los actos burocráticos pueden clasificarse en varios grupos:

V
1) Cuando el poder de cumplimentar un acto se concentra en un órgano o
individuo, tenemos un acto simple\ si el órgano comprende varios individuos, tenemos
un acto colegial. En el último caso, tal como en el primero la voluntad para producir
■
¡ el acto es una sola, porque la voluntad colectiva de cada miembro se manifiesta en una
deliberación con un solo objetivo.
2) Cuando el poder de cumplimentar un acto pertenece a dos o más partes

intcractuantes (individuos, organismos públicos, estados, estados-c-individuos), te
nemos un contrato. No obstante la diferencia en la motivación e intereses entre las
partes, sus voluntades convergen en una sola, encaminada a producir el acto.
3) Cuando el cumplimiento del acto depende de muchas manifestaciones de

voluntad sea del mismo individuo u organismo (en diferentes tiempos), o de muchos
diferentes individuos u organismos, podemos tener:
a) actos colectivos producidos por voluntades idénticas de distintos individuos

u organismos que se reúnen en un documento (por ejemplo una circular firmada por
varios ministros).
b) actos múltiples producidos por la voluntad del mismo individuo u organismo

pero dirigidos a distintos individuos u órganos que se reúnen en un solo documento
(por ejemplo un documento que otorga aumento de salario a muchos empicados).
58
Ijís conceptos de hecho y acto y la función de un documento con relación a ellos j’
c) actos compuestos que se integran con muchos actos diferentes producidos

por el mismo individuo u organismo o por varios individuos u organismos, pero todos ,
esenciales para la formación de algún acto final del que ellos son elementos parciales. ‘
Los actos parciales pueden afectar a los mismos o a diferentes sujetos y pueden
responder a intereses convergentes o contrapuestos, pero cada uno desemboca en
documentos que son todos necesarios para la formación del documento final: el*
producto final del acto compuesto. ,
Los actos compuestos pueden a su vez subdividirse e n :'
* actos continuativos, cuando las necesidades individuales y orgánicas de

manifestar la misma voluntad -muy frecuentemente con intención de producir el acto
final y definitivo, como también los actos parciales que constituyen el acto compues
to- son todas idénticas, pero no así los documentos resultantes de ellas (por ejemplo
tres sesiones sucesivas del Concejo Deliberante para redactar la misma ordenanza).
* actos complejos, cuando diferentes individuos u organismos, que pueden

tener motivaciones e intereses diferentes, pero persiguen la misma función, producen
varios actos simples, que tienen el mismo contenido, todos necesarios para el
cumplimiento del acto final (por ejemplo, la serie de aprobaciones que se necesitan
para la designación de un Decano).
* actos en procedimiento, cuando el acto final deriva de una serie de actos

diferentes -que pueden ser simples o compuestos, colegiados o colectivos, en secuen
cia o simultáneos- producidos por varios individuos u organismos diferentes, que
tienen motivaciones o intereses iguales o diferentes y cumplen distintas funciones. Sin
embargo, todos esos actos parciales tiene una meta común: hacer posible el cumpli
miento del acto final (por ejemplo, el procedimiento que se necesita para establecer
un nuevo plan de estudios) [21].
La clasificación anterior de los actos muestra un panorama deí “mundo’' muy

diferente al que veían los diplomatistas que miraban a través de la ventana del
documento medieval. Si imaginamos este nuevo mundo (un sistema jurídico moder
no) como una ciudad, podemos entonces ver en él, como en tiempos medievales, muy
gran número de casas unifamiliares (actos simples), casas en las que las familias de
los hijos comparten un espacio multinivel con el padre (acto colegial), manzanas o
barrios de viviendas edificadas por un consorcio de familias (contrato), edificios de
departamentos (actos colectivos), casas para gente pobre y anciana (actos múltiples);
pero también vamos a encontrar terminales de ómnibus, vías de ferrocarril, radares de
aeropuerto, esto es, gran número de construcciones que no pueden ser entendidas por
sí mismas (actos parciales), porque son un elemento de un conjunto mucho mayor, un
sistema de transporte (acto compuesto). Si es verdad que una casa unifaniiliar n'o
puede decimos todo acerca de la ciudad (el sistema jurídico) del cual es parte, puede
sin embargo revelamos mucho acerca del modo de vivir de la familia en ella (la
voluntad, los afectos), su entorno (la "institución”), y sus reglas sociales (el sistema
59
Luciana Duran ti
3) Documentos que constituyen evidencia escrita de una actividad jurídica-

mente relevante que no termina en un acto jurídico (de soporte, supporting).
4) Documentos que constituyen evidencia de una actividad jurídicamente

irrclcvanlc, termine o no en un neto jurídico (narrativos).
Hay algo más que agregar a esta cntegoriznción que es una distinción de corte
neto entre documentos legales (I y 2) y no legales (3 y 4). Si reflejamos e! tipo de
documentos que se incluyen en cada categoría, advertiremos que las dos primeras
comprenden la mayor parte de los documentos que en Norteamérica se llaman
records, mientras las dos últimas constan principalmente de aquellos documentos que
en Norteamérica se llaman manuscripts: Los records surgen de actividades adminis
trativas que se manifiestan a sí mismas en una serie de actos. Estos actos y su registro
documental se rigen por reglas o procedimientos escritos o no, que se revelan en la
forma de los documentos. Losjrnanuscritos, por el contrario, son el resultado de
actividades cuya naturaleza lleva dentro una gran medida de iniciativa individual, que
se revela claramente en las formas del registro documental resultante. La calificación
de un documento como record o como manuscript no depende de la naturaleza del
creador (público o privado) o de su carácter colectivo o individual (organismo o
persona). Depende del tipo de actividad que lo genera: y, dado que una actividad es
calificada por la voluntad que la produce y por los efectos que ella determina, un
documento puede ser record o manuscript de acuerdo a la voluntad del que lo crea y
a los efectos que se espera que produzca. Por eso, el mismo creador puede producir
un record o un manuscript, según lo que se proponga.
Por ejemplo, un profesor universitario tiene cuatro funciones básicas (enseñan

za, investigación, administración y servicio a la comunidad) y además tiene la vida
privada. En cada una de estas cinco áreas, él o ella crea a la vez records y manuscripts,
esto es, documentos de las cuatro categorías recién descritas. Como ejemplos,
examinemos las dos primeras funciones. La función de enseñanza incluye muchas
actividades que terminan en documento: 1) dar clases, lo que produce notas de
enseñanza (manuscritos, de soporte); 2) asignar tarcas o prácticos, lo cual produce
descripciones de las tareas y documentos de evaluación (records, dispositivos); 3)
examinar a los estudiantes, lo que puede producir registros (records, probatorios) y
documentos de evaluación (records, dispositivos); 4) intercambiar ideas con los
colegas sobre planes, bibliografía, etc. que puede producir correspondencia (manus
critos, narrativos); 5) gestionar préstamos de libros de bibliotecas, reservar libros para
la consulta de los estudiantes, hacer pedidos a las librerías... Todo esto produce gran
número de certificados y recibos de órdenes (records. probatorios); ó) participar en
examen de tesis, lo cual crea minutas, deliberaciones, ejemplares originales de tesis
firmadas al ser aceptadas, notas con las preguntas que hay que hacer y cosas por el
estilo, es decir, documentos de todas las cuatro categorías. La función de investigación
supone: 1) examen de fuentes del cual salen notas de investigación (manuscripts, de
soporte); 2) producción de un borrador del libro (manuscripts, narrativos); 3) produc
ción de un original de acuerdo ni contrato {records, dispositivos); 4) correspondencia
54
Los conceptos de hecho y acto y la función de un documento con relación a ellos
con el editor (manuscripts, de soporte); 5) contrato con el editor (records, probato

rios); y así sucesivamente.
Habiendo establecido que la tipología de los documentos viene determinada \

por la naturaleza de las actividades que las generan, según la voluntad y los propósitos, j
y que además una comprensión integral de estas actividades es vital para la compren- i
sión de los documentos resultantes, podemos volver nuestra atención hacia los actos. /
Fijando nuestra atención en los actos continuaremos nuestro análisis sobre la

segunda circunstancia o condición que caracteriza la producción documental moder
na: la Fragmentación de los actos jurídicos en muchos actos jurídicos y no jurídicos
relacionados, pero autónomos, cada uno de los cuales desemboca en documentos
escritos. Esta condición se ve muy marcada con el aumento de la burocracia, cuya
influencia en la producción documental ha sido enorme, tanto en la esfera pública
como en la privada. Muchos organismos de negocios y privados están de hecho
estructurados y funcionan como grandes burocracias. Como dijo Stanley Rafrcl,(con
el aumento de la burocracia el mundo real vino "a ser formado por la misma idea de
registrarlo... no se trata de que los documentos registren cosas, sino de que la misma
idea de registrar determina anticipadamente cómo las cosas tienen que aparecer” (16).
Consecuentemente, el mundo comenzó a ser visto como una serie de hechos vcrificahlcs
y extractables que, transportados dentro del documento, se convirtieron en idénticos
con el documento. Esta evolución fue determinada por la circunstancia de que un
burócrata, como usuario del documento, deseaba alcanzar mediante su uso, la realidad ?
del hecho, sin participar en él. Por lo tanto/la burocracia primero divide el mundo en
hechos, luego exige su registro y finalmentelransforma cada documento en un hecho,
en algo que puede ser tratado como autosuficienle, listo para el uso./ Como la
burocracia no puede pensar acerca del documento, necesita ser capaz de escuchar al
documento. "Toda burocracia puede ser vista como un intento de crear un método para
la reducción de contingencias, imperfecciones y errores, y un intento que se representa
en el esfuerzo del burócrala-como-usuarío para reducir su participación en la lectura
del documento” [17].
La burqcrada^dopta dos métodos para comparar el documento con el hecho.

El primer ptétodo es indirectó>En lugar de decidir si los documentos reflejan hechos,
la burocracia decide si el redactor del documento es confiable. Si el redactor es
confiable, el usuario puede identificarse con el redactor, es decir, con el testigo del
hecho. Para que sea posible confiar en el redactor, exige controlarlo de múltiples y
diferentes maneras. Raffel identifica cuatro modos:' 1)\estringiendo el privilegio de
redactar documentos a los profesionales, por supuesto los redactores de documentos
son los que firman o son responsables por ellos)£2) imponiendo sanciones a, los
redactores por medio del requisito de la firma, de modo que el burócrata tenga un
(.
registro de cualquier manera, sea un registro del hecho o un registro de quieif se
equivocó a! reportar el hecho;rá) instituyendo procedimientos, esto es dando una
responsabilidad a cada redactor para informar sólo una porción del hecho o aumen
tando el número de quienes informan el mismo hecho, de modo que sus documentos
55
s
Luciana Duran ti
tengan algo en común, que será el hecho vcrdadcro;(4^ hucicmlo que concuuan
' diferentes propósitos, es decir, haciendo que el mismo documento sirva a varios
usuarios; en lugar de aumentar el número de redactores, se acrecienta el tamaño de la
audiencia, de modo que el redactor no pueda disfrazar el mensaje a la audiencia.
El segundo método para comparar o evaluar el documento esdirectp. Más que

preocuparse por la veracidad del documento, la burocracia se concentra en que esté
completo. Los documentos pueden ser evaluados por medio de estándares más que
midiendo su efectividad para reflejar hechos, esto es, pueden ser evaluados por sus
formalidades. Esta evaluación importa para redefinir el documento como un hecho
visible en el que el usuario está presentel Si un documento posee todas las variadas
formas burocráticamente necesarias y estas formas están completas, el usuario logra
la tranquilidad completa y trata al documento como una cosa que muestra lo que es.
| El que esté completo es el estándar principal, válido para evaluar verdaderamente los
documentos. Cualquier manual, directiva o circular referido al redactor de documen
tos enfatiza no que los documentos deban ser verdaderos, sino que deben estar
completos. La calidad de completo es el camino del burócrata hacia lo real. ¿Cómo?
Permítame tomar como ejemplos dos elementos comunes a distintas formas de
documento: la firma y la fecha. Exigiendo la (Irma, la burocracia pide al redactor que
declare, mediante su acto de firmar, que su documento refleja los hechos. La
declaración de que un documento es adecuado lo convierte en el hecho para el usuario.
La fu ma pasa la responsabilidad al reductor, sobre sus palabras; por lo tanto, el usuario
no necesita controlar el documento a ver si coincide con el hecho, porque la firma
muestra y establece legalmente dónde reside la responsabilidad. La firma es el hecho.
Requiriendo la indicación de lugar y fecha en los que fue escrito un documento, la
huiocracia transforma el documento en el hecho, porque la mención de los dalos
tópico y cronológico captura la relación entre el escritor y el hecho, y esta relación se
vuelve una de las cosas que el documento trata de decir: un hecho que pertenece al
pasado puede ser conocido por el usuario del documento, si la relación entre la persona
que escribe y el hecho en sí mismo queda localizada en el espacio y en el tiempo [18].
Los hechos con los que la burocracia debe trabajar son de unu naturaleza, pero
. los hechos en que la burocracia directamente está involucrada son, a su vez, de una
naturaleza muy especial; son actos jurídicos encaminados a la obtención de efectos
; reconocidos y garantizados por el sistema, o sea son transacciones. La necesidad de
¡examinar las características de las transacciones burocráticas para comprender
documentos burocráticamente producidos queda clara en el análisis de Raffel sobre
la relación entre burocracia y documentos. Esto puede verse reforzado si considera
mos un poco unas palabras escritas en un contexto diferente y con.un propósito
distinto: "Los documentos son transacciones registradas. Las transacciones registra-
!das son información, que se comunica a otras personas en el curso de los negocios,
mediante el almacenamiento de la información disponible para ellas" [19]. Esta
í afirmación define los documentos de modo únicamente indirecto como información.
. Su carácter de información deriva del hecho de que son transacciones registradas. Por
otra parte su carácter de transacciones registradas califica el tipo de información que
56
ellos son. No son sello iuloimación registrada sino información comunicada. El milor
de la definición, asesor del Comité para la Coordinación de Sistemas de Información
de las Naciones Unidas es tan consciente de estas implicaciones que siente la
necesidad de desarrollar la idea: "lista definición... es coherente con el concepto de
que un documento es creado por una acción oficial de recibir o enviar información.
Ambos roles, basados en la administración de documentos y en la administración de
documentos electrónicos, deben distinguir entre los cambios de cada hora o de cada
día en el esquema de un documento oficial enviado o recibido por la organización. lili
ambas situaciones asentar una entrada en un libro contable, en un expediente, en una
base de dalos, o también en un ‘memo para archivar’ es crear un documento aun
cuando la información ’no sea enviada4, porque se supone que otros van a recibir esta
comunicación en una fecha posterior. Cada sistema debe distinguir la información
oficial, de la puramente privada; por eso, tomar una nota acerca de un desembolso o
cambiar la dirección en un pedazo de papel o en un memo electrónico encaminados
a recordarnos que debemos hacer algo tal como una entrada en un tiempo posterior,
no es una transacción registrada y por lo tanto no es un documento" |20|. Este párrafo
tiene enormes implicaciones. Las Naciones Unidas son un organismo burocrático que,
como cualquier organización, funciona mediante transacciones. Estas transacciones
ocurren por medio de documentos que, como destacó Raffel, deben ser confiables y
completas de modo que puedan ser identificadas con las transacciones de que tratan.
Por lo tanto los documentos que son confiables y completos, esto es, capaces de
transportar información útil para ser usada en una transacción y para alcanzar los
objetivos para los que han sido producidos, son transacciones. Esta especie de
documentos se llaman records. Records son transacciones registradas. Como una
consecuencia, la información registrada o los documentos muy significativos, porque
revelan ios procesos creativos en la producción de documentos, esto es en el
cumplimiento de una transacción. Esta escritora no piensa que el Comité, cuando hace
la distinción entre documentos y records, tienda a recrear la dicotomía medieval entre
archivos-tesoro -hechos con documentos elegidos, principalmente dispositivos y
probatorios en forma original- (piénsese en Le Trésor des Charles), y los archivos-
sedimento, hechos de documentos interlocutorios, principalmente borradores y notas ‘
que se producen constante y progresivamente durante la conducción de los asuntos.
Refiriéndose a una operación muy diferente, el Comité viene a decir a un organismo
burocrático que, para adquirir y mantener el control de su material documental, es vital
que, tanto los creadores de documentos como los administradores de ellos, hagan una
distinción entre los documentos que derivan de un procedimiento y los resultantes de
un proceso. Si un procedimiento es el conjunto de reglas escritas o no escritas por
medio de las cuales se efectúa una transacción, y comprende ios pasos formales que
deben incluirse mientras se cumple una transacción, los documentos resultantes de
ella son una sola cosa con la transacción y deben ser identificados como tales desde
su creación, de modo que no sean confundidos en el futuro con los que son generados
por procesos. Un proceso es una serie de mociones o actividades en general cumplidas
para ponerse a trabajar en dirección a cada paso formal del procedimiento. Los
documentos resultantes de un proceso son preparatorios, incompletos; son el instru
mento necesario para preparar el paso. No sirven para ser comunicados y pueden ser
57
Luciana Duranti
legal), ¿Qué pueden revelamos las vías de ferrocarril? Bien, entre otras cosas más
específicas, nos revela que es parle de un conjunto mayor y este hecho nos impulsa a
buscar lo demás [22].
Esta autora elige comparar un sistema jurídico con una ciudad, porque los
conceptos son más comprensibles si se hacen visibles. Sin embargo, este símil no es
enteramente apropiado, porque la necesidad de actos no deriva en cosas visibles,
concretas. Sólo aquí reside la diferencia significativa entre el sistema jurídico descrito
por los diplómaoslas de documentos medievales y los modernos y contemporáneo.
Las categorías de actos que cumplen las burocracias, desde el Renacimiento, en las
esferas pública y privada han existido siempre. Sin embargo, en la República romana,
el Imperio Carolingio y los estados-ciudades medievales, cada uno de estos actos -
simple, colegial, contrato, colectivo, múltiple o compuesto- pioducíu un documento
y sólo uno. Frecuentemente preservaban dentro de su texto la memoria de los actos
parciales que habían contribuido a la formación del acto final y de las voluntades que
lo habían determinado. Esto podía suceder porque los actos parciales eran orales: no
se requería una forma escrita para que existieran. La autoridad o confiabilidad -en
términos de Raffel- del autor del documento que manifestaba el acto final era tal que
una simple mención en este documento de los actos parciales, en forma oral era
suficiente prueba de su existencia.
Por eso los conceptos diplomáticos referentes a los sistemas jurídico y legal,
a los hechos y actos, a la teoría diplomática de una distinción eutie el momento de
tu i ló n y ♦>! n iM iiio iito ti ti iiig lriin i tlm u in c ittd i lo y el p itiic lp io d ip lo m á tic o de q u e cada
documento se vincula por un solo nexo n la actividad 0»ca hecho o acto, jurídicamente
iclcvanle o irrelevante) que lo produjo, un nexo calificado por la función a la que servía
el documento, todo eso sigue siendo válido y capaz de guiar el análisis diplomático de
los documentos modernos y contemporáneos.
Desde la validez continuada de los fundamentos conceptuales de la diplomá

tica, desciende la validez continuada de su metodología para el análisis de documentos
producidos burocráticamente. Sin embargo, cuando aplicamos la metodología, debe
mos estar preparados para trabajar con consecuencias que no habían previsto los
fundadores de la disciplina, a saber, tendremos que encontrar maneras de llevar la
metodología mucho más allá [23]. Los primeros diplomatistas identificaban los
elementos del mundo externo que tenemos que ver en un documento, con el supuesto
-basado en la realidad entonces conocida- de que es posible pasar directamente del
documento al hecho completo que lo generó. Su metodología presuponía que existe
una relación bilateral entre cada documento y el hecho del cual trata, de tal modo que
si un hecho (A) se manifiesta en forma escrita, el documento que resulta de él (B) nos
conducirá directamente al hecho: A—>B—>A. Esta relación directa, exclusiva,
bilateral se da únicamente en un corto número de documentos de la burocracia
moderna. Por ejemplo, podemos verla en un testamento o en un recibo, esto es, en
partes puramente privadas de transacciones burocráticas. Si un hombre expresa por
escrito su voluntad sobre el destino de sus propiedades después de la muerte, el
60
documento resultante refleja lodo el hecho: la última voluntad (que es un acto

jurídico). Pero ¿qué hay del hecho, la herencia? Del mismo modo, si uno paga la
inscripción para ser miembro de la Asociación de Archiveros Canadienses y obtiene
un recibo, el documento refleja todo el hecho: el pago (otra vez un hecho jurídico).
Pero ¿que hay del hecho: entrar a ser miembro de A. A. C.? Por lo tanto, la aplicación
de la metodología diplomática a documentos modernos y contemporáneos nos
enfrenta a relaciones multilaterales en las que cada hecho singular se manifiesta en
forma documental fragmentada, y cada documento nos lleva no sólo a una pequeña
porción del hecho de que trata, sino posiblemente n una cadena de otros documentos
o hechos. El nexo que vincula un documento a la actividad que lo produce es todavía
único, pero probablemente no es la única relación que tal documento tiene. Recorde
mos aquellas construcciones de la ciudad moderna cuya comprensión sólo podía ser
captada examinando sus paites complementarias. Cada documento de la Edad Media
equivaldría a un expediente de nuestro tiempo. Examinaremos esta posibilidad al fin
de esta serie sobre diplomática.
Los lectores de este capítulo deben considerar el hecho de que, en un próximo

futuro, lodo el trabajo profesional de los archiveros puede centrarse en los lemas que
han sido estudiados: el sistema jurídico, el hecho, el acto, la voluntad, los efectos.
¿Puede Ud. oir el eco de las palabras de Hugh Taylor?: "Su impacto (el impacto de los
documentos escritos| no ha sido evaluado... sobre la base del contenido sino sobre la
acción dei escrito... de modo deciente, el acto o decisión que informa la conducción
de los negocios circe más cro a en el tiempo, del documento que los registra... La
29/84
comunicación etcclionic.i... puede volvci.se mi dlscuiMi i untlnuo Mu i asi ion, dad»» qm*
i'l tullí y el tloniimniln m nnrii tiimiillrtiu-imirult;, imt un pet|ucn<>o ningún |>l¡u<>de
permanencia. Las palabras cada ve/, mis se cslíin volviendo acción orlcnliuln" l’2‘l|.
Sin embargo, ya que no puede haber actos sin actores, el tercer capítulo de esta serie
va n estudiar las personas que concurren a la formación de los actos y de los
documentos y también verá la naturaleza de los documentos en relación u estas
personas.
NOTAS
!.- Stanley Raffel. Matlers o f Fací (London, Boston, and Henley: Routledgc and
Kegan Paul, 1979), p. 17.
2. - Véase Luciana Duranti, "Diplomalics, New Uses for an Oíd Science". En

Archivaría, 28, Summer 1989, p. 15. En este texto traducido véase la p. 26
3. - Raffel, Matlers o f Fací, p. 19.
4. - Véase Duranti, "Diplomalics", p. 14. En eslá traducción, p. 26
5. - En un país moderno lal institución es toda la organización del Estado; en una tribu
61
Luciana Duran ti
primitiva es el jefe o el consejo.
6 . - Por supuesto hay excepciones aún para las reglas más generales. En Canadá,
nueve provincias, dos territorios y el Estado federal funcionan sobre la base del
''derecho común" como sistema legal, mientras que Qucbcc está organizado de
acuerdo con los principios asociados al sistema legal "derecho civil". Esto
significa que, en Qucbcc, la misma conducta o el mismo suceso están sujetos,
según el nivel, a dos sistemas jurídicos diferentes que mutuamente se reconocen.
7. - El sistema legal inglés da una definición de "acto" que refleja el concepto

diplomático: "acto es un efecto producido en el mundo exterior mediante el
ejercicio del poder de una persona objetivamente, impulsada por una intención,
y causada próximamente por una moción de la libertad" {Black '.r Law Dictionary,
4*. Ed. revisada/. V. "act", p. 42). Está implícito que el sistema considera actos
sólo aquellos cuyos efectos son relevantes para el sistema como tal, esto es, los
actos jurídicos.
8. - Paola Carucci. // documento contemporáneo. Diplomática e criteri di edizioni

(Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1987), p. 39.
9. - Véase Gerard Galli. The Canadian Legal System (Toronto, Calgary, Vaocouver:
Carsvveü Legal Publications), p. 19.
10. - El sistema legal inglés define una transacción, reflejando los conceptos diplomá
ticos: "un acto... en el que se ve afectada más de una persona y por medio del cual
hay modificación en las relaciones legales de tales personas entre sí" {Black's
Law Dictionaty. Véase "transaction", p. 1668).
1 1 U n a vez más el término "escrito" es usado por los diplómaoslas en su sentido más
extenso, como fue ilustrado en Duranti, "Diplomatics" p. 15. En esta traducción,
p. 26
12. - Ilcinrich Brunner. Zur Rechtgeschichte der Rom ise lien und Germanischen
Urkunde (Berlín, 1880), pp. 20-21. La teoría histórica de Brunner es compartida
por Hugh Taylor en "My Very Act and Deed: Somc Reflections on the Role of
Textual Records in the Conduct of Affairs", En,7he American Archivist, 51 (Fall,
1988), p. 459.
13. - En el derecho civil inglés también se define un acto como "un escrito que
establece en forma legal que una cosa ha sido dicha, hecha o convenida" {Black 's
Law Dictionary), véase "act" p. 42.
14.- Como ejemplo véase Alain de Botlard, DipUmmtique Genérale (París, 1929), p.
48.
62
Ims conceptos de hecho y acto y la función de un documento con relación a ellos
15. - Esta clase permanece, de hecho, no definida en el derecho británico. Si tomamos

términos legales más estrictos, a saber "evidencia legal" y "título legal" podemos
ver que se refieren a algo que es admisible en una corte (véase Black 's Ixtw
Dictionary pp. 1040-1042), por lo tanto ya cada uno puede atribuir al término
"documentos legales" el significado que prefiera, esta autora opta por este
sentido "documentos que resultan de actos jurídicos para ios que se requiere una
forma escrita sea ad substaníian o ad probationem, de esta manera se cierra el
círculo vicioso: los documentos dispositivos y probatorios son documentos
legales los cuales a su vez son documentos dispositivos y probatorios.
i
16. - Raffel, Matters o f Fací, p. 48. Cuando escribe acerca de los documentos
producidos por la burocracia, este autor usa los términos "documents" y "record1'
indiferentemente. De hecho todas las actividades burocráticas apuntan a la
producción de actos jurídicos. Por eso todos los documentos burocráticamente
creados son records aun cuando lo opuesto no sea verdad. El término "bu roer a:-
cia" se emplea aquí para ser referido a cualquier tipo de aparato administrativo
que presenta una estructura similar a la de la burocracia gubernamental, trátese
de una iglesia, una empresa, una universidad o cualquier otra.
17. - Raffel, Matters o f Fací, p. 78. ¡
18. - Ibidem, p. 48-116. ‘
19. - El Comité Asesor de las Naciones Unidas para la Coordinación de Sistemas de

Información, el panel técnico sobre administración de documentos electrónicos
(TP/REM) Electronic Records Gttidelines: A Manual fo r Policy Development
and ¡mplementation (Quinta Sección de ACCIS, 18-21 de setiembre, 1989), fí
10. Estas pautas constituyen la primera parte del informe final del panel técnico
de ACCIS sobre administración de documentos electrónicos (TP/REM). El
reporte completo incluye otras tres secciones, principalmente: "Glossary for
Electronic Archives and Records Management"; Standards paper (Integrated
Systems Management o f Official Records and Documents in United Nations
Organizations: A Requirement o f the 1990‘s): Rcport o f the TP/REM Survcy nn
E* Management (Paper on Technical Integration). Las pautas, como las otras
tres secciones del informe completo, pueden ser solicitadas en el ACCIS Focal
Points (Génova y Nueva York). ;
20. - ibid.
21. - Carucci. 11 documento contemporáneo, pp. 42-43. El proceso de formación de

documentos resultantes de actos compuestos será examinado con algún detalle
en el capítulo 4.
La creación, en este esquema de clasificación, de distintas categorías para los
"actos en un procedimiento" puede aparecer contraria a la afirmación previa de
que toda transacción burocrática se basa en un procedimiento. Sin embargo, cñ
el contexto en que se hace esta afirmación, el término "procedimiento" se usa en
•
(ú
Luciana Duranti
su acepción general, mientras aquí se usa en su acepción técnica de sistema

instituido por instrumentos legislativos (legislación, reglamentos, directivas)
para llevar a cabo una transacción dada.
: 22.- Por supuesto una parte amplia del gran todo escapará al examen diplomático, no
importa como lo llevemos. Amplias cuestiones políticas, éticas, intelectuales y
en general sociales pueden encontrar sólo respuestas parciales si nos limitamos
' al estudio de la formación y constitución interna de los documentos. Esto era
percibido claramente cuando la diplomática fue aplicada por primera vez y es la
razón por la que, desde la diplomática se desarrollaron todas las ciencias
históricas y filológicas, incluyendo la ciencia archivística. También es la razón
por la que la diplomática constituyó la base de las disciplinas historia individual
; y filología y por la cual también más adelante fue plenamente incorporada a ellas.
23.- Recuerde que, en relación a los documentos de las categorías 3 y 4, es decir a las
j especies de documentos comúnmente llamados "manuscritos”, la autora habló
acerca de la adaptación de la metodología. Sin embargo en relación a los
documentos producidos burocráticamente, ella no piensa que la metodología
diplomática deba ser adaptada.
, 24.- Taylor, "My Very Act and Deed", p. 468.
ii
64
Capítulo 3
,as personas que concurren a la formación del documento
31/84
Esta es una gran verdad: "Para mí, las palabras son lo mío y las acciones
son mis ministros'1[ 1J.
I.
Las personas que concurren a la formación del documento. La naturaleza de las formqs
documentales: documentos públicos y privados. Notas.
La afirmación de Carlos II que respondía al epitafio prematuro que había escrito Lord
Rochester encierra uno de los problemas más significativos que encuentra la investi
gación histórica en las fuentes: la discrepancia que puede existir entre hechds
his^órjeos y Jiechos jurídicos.
La distinción entre verdad histórica y verdad jurídica es uno de los pilares ele
la crítica diplomática. Esta distinción no implica que ambas verdades estén necesaria
mente en conflicto o que cada una de ellas constituya la más alta verdad; más bien
significa que pertenecen a categorías lógicas diferentes y que una conexión directa
entre ellas conduciría a conclusiones arbitrarias y quizás no probadas. Cuando los
hechos jurídicos se manifiestan en formas documentales, constituyen la verdad
documental, que puede aparecer por medio de un análisis de los elementos formales
del documento. Por el contrario, cuando los hechos históricos entran en los documen
tos, éstos se manifiestan en su contenido informativo, en el mensaje expresamente
transmitido por los documentos y son necesarios un examen y una interpretación de
este mensaje para averiguar la verdad histórica. Podemos decir que un documento es
un hecho jurídico que traía hechos históricos. En el caso de Carlos II la verdad
documental es que él era el autor de todas sus acciones, que eran hechas en su nombre
y bajo su mando y que podían producir sus efectos sólo porque eran acciones del Rey.
La verdad histórica es que Carlos II no conocía la mayoría de estas acciones, o
explícitamente se oponía a ellas como ha sido revelado por las interpretaciones de los
historiadores, de la información transmitida por distintas fuentes, pero esto no importa
a los efectos de las acciones como tales dentro del sistema jurídico de la época.
67
Luciana D u ra n ti
La distinción entre verdad histórica y verdad documental corresponde a la

distinción postulada por la diplomática entre el momento de acción y el momento de
documentación [o registro documental] [2]. Cada acción o acto se origina de por lo
menos una voluntad: la voluntad que produce el acto y la voluntad que produce el
correspondiente documento ¿son la misma? Si no ¿en qué se diferencian? ¿Cómo se
relacionan? ¿Por qué una tiene efectos en un sistema jurídico dado? Ya que no hay un
acto sin un actor ni documento sin autor, el presente artículo responderá las cuestiones
recién formuladas indirectamente mediante la presentación de las personas que
intervienen en la creación de un documento y estudiando la naturaleza de los
documentos en relación a ellos [3].
Las personas que concurren a la formación del documento
Las personas son el elemento central de cualquier documento. Identificamos, adqui

rimos, seleccionamos, describimos, comunicamos y consultamos documentos en
relación a las personas que vienen de, están escritas por, dirigidas a, afectadas por o
tienen efectos sobre ellas. Las personas han sido el centro de la teoría diplomática
' desde su primera formulación y su identificación ha presentado constantemente
problemas a los diplomatistas porque son el elemento más estrechamente vinculado
a las concepciones y sistemas jurídicos y las más influenciadas por sus variaciones
más sutiles.
‘ En un contexto diplomático lo mismo que en uno legal, las personas son sujeto
;t de derechos y obligaciones; son entidades reconocidas por el sistema jurídico como
*capaces de o como poseedoras de potencial para actuar legalmente. Así como los
• conjuntos o sucesiones de seres humanos (personas jurídicas) toman el carácter de
( personas mediante una decisión legislativa, los seres humanos, individuales no son
automáticamente personas por ser humanos, sino que alcanzan este estado si son
adscritos a ellos los derechos y obligaciones. Cada ciudadano pleno es una persona,
los sujetos pueden ser personas pero los seres humanos que no tienen derechos no son
; personas. La persona es el sujeto o substancia legal a la que se atribuyen derechos y
obligaciones. Dado que una persona es un carácter en virtud del cual ciertos derechos
, pertenecen a un ser humano o a una colección o sucesión de seres humanos y ciertas
obligaciones son impuestas sobre ella o sobre él, un ser humano o un grupo de seres
. • humanos pueden asumir muchos caracteres como, por ejemplo, los caracteres de
padre, esposa, presidente de un club, o los caracteres de asociación profesional,
compañía editora e inversor. El término persona deriva de la palabra latina persona,
: que significa máscara, carácter, parle. Con respecto a su propio sistema jurídico, los
. seres humanos son lo que representan en un momento dado; con respecto a los
documentos que ellos crean y reciben, los seres humanos son lo que asumen en cada
; documento concreto; coinciden con la parte que cumplen. No es una coincidencia que
en los documentos, las personas afectadas son llamadas con frecuencia partes [4|.
i
La teoría diplomática afirma que para que un documento exista es necesaria la
concurrencia de por lo menos tres personas: las dos protagonistas de la acción y el
68
escritor del documento. En algunos documentos, dos de estas personas o las tres son
la misma entidad o persona jurídica, individuo o grupo, pero tal entidad juega
diferentes roles y la diplomática se fija en los roles, las partes, las máscaras.
Los términos usados por la diplomática para designar a las tres personas
necesarias son: autor, dcstinütano y escritor. Puede haber otras personas cjue
intervengan en la creación de un documento tales como testigos, funcionarios que
registran y autentican u oficinistas. Estas personas no participan en la creación de
lodos los documentos y la diplomática los llama por la función que cumplen en el
documento bajo examen.
El autor de tm documento es la(s) persona(s) competente(s) para la creación

del documento que es emitido bajo su orden o enjjuw m bre (por ejemplo el testador
en un testamento, el Rey en una letra patente, la Universidad en un diploma de
doctorado honorario). El nombre del autor puede aparecer en forma impersonal en el
encabezamiento del documento (por ejemplo Universidad de British Columbia), o al
principio del escritor (por ejemplo Jorge III, por la Gracia de Dios...), o en una sección
de él o en la firma del documento.
Usualmcnte el autor de un documento coincide con el autor del hecho realizado

o referido por "el documento, porque la persona cuya voluntad ha dado origen al acto
documentado tiende a ser también la persona competente para la creación de la
33/84
correspondiente documentación ]o registro documental: Nota del Traductor|. Enlon- '
ces el jurado es autor del veredicto, la Universidad de la carta de designación de un
profesor, la Reina, de una patente de invención, la ciudad de una ordenanza, un
e s tu d ia n te d e
sus papeles deexamen y así sucesivamente.
A veces, la persona competente para documentar un acto es diferente del autor

del acto como tal. Esto es más común en la esfera del derecho privarlo cuando los actos
cumplidos por personas privadas son documentados por funcionarios públicos,
abogados o escribanos. Por ejemplo, en un contrato de venta creado por un abogado,
| el autor del acto es el vendedor, mientras el autor del documento es el abogado. Los
diplomnlistas franceses e italianos han reconocido la distinción conceptual entre autor
del acto y autor del documento pero solamente los diplomatistas alemanes han
acuñado distintos términos para ellos: Urheber (autor del acto) y Austeller (autor del
documento) [5J. La redacción del documento y el conocimiento del sistema jurídico
dentro del que es creado el documento son las llaves para identificar al autor del
documento. Las chancillcrías ti oficinas encargadas de la función de documentación
no pueden ser autoras de documentos en tanto que actúan en nombre de las personas
a las que sirven.
Ha sido sugerido por algunos archiveros que, con los documentos electrónicos,
la autoría debía ser parcialmente atribuida a quienes diseñan sistemas, que son los que
proveen sistemas con el "conocimiento" necesario para la creación de documentos.
Esta autora disiente profundamente de esta propuesta porque, como afirmó Margarct
69
Luciano Duranti
Hedstrom,13S sistemas electrónicos no poseen más investigación que un manual de

procedí míe itos administrativos usado en una oficina compleja: entonces ambos son
“conjuntos Je opciones humanas" que se adoptan porque satisfacen las necesidades
y requerimientos cuya voluntad determina la creación de documentos [6]. Por
ejemplo, n hay diferencia entre asentar el monto de una venta en un libro contable
-con el cor rcimicnto de un sistema que lo calcula con sus correspondientes tasa y
totales- sig tiendo las instrucciones recibidas del diseñador, y asentarlo mediante la
informnció i inicial que ofrece la oficina con el conocimiento de un contador que hará
los cálculo; y de una secretaria que compilará el documento final de acuerdo al
procedimi» nto administrativo establecido. En síntesis, si escribo una carta usando una
procesado i de palabras, el autor de la carta no es la procesadora. Esto no significa que
la diplomática no considere esto importante para conocer los sistemas electrónicos
usados er la creación de documentos y saber cómo trabajan. Significa que la
diplomáti* a no los considera “personas", sino instrumentos para la realización de la
voluntad ?e las personas y, como tales, parte de 1á amplia área de procedimientos y
procesos i ara la creación de documentos, lo cual se tratará en el capítulo 4 de esta obra.
El lestinatario de un documento es la persona o personas a lo que está dirigido

el docutn nto. El nombre del destinatario puede aparecer en el sector superior del
documer o o en su texto o al fin o en el reverso. El destinatario de un documento
normalni nte coincide con el destinatario del acto que se realiza o al que se refiere el
documct o (por ejemplo el heredero en un testamento, el beneficiario en unai
concesiva, el designado en una carta de designación). No hay documento sin 1
• destinan io, porque los documentos resultan de acciones y cada acción recae sobre
alguien. Una acción puede ser dirigida a una colectividad entera, y en tal caso el
dcslinat rio del correspondiente documento puede ser toda la gente, o un grupo social,
étnico c religioso, y así sucesivamente. Una acción puede estar dirigida por su autor
que sen al mismo tiempo autor y destinatario del correspondiente documento (como
pasa en m diario personal o en un cheque escrito para uno mismo). Una acción puede
ser bi o nultilaleral, esto es, puede incluir obligaciones recíprocas de dos o más partes:
en cuy*, caso cada parte será autor y destinatario de tal documento |7|. Finalmente, si
una acuón es unilateral, es decir, si se origina de la voluntad de una persona (sea un
indi vi uo o un cuerpo), el destinatario de un documento puede ser activo o pasivo, esto
es, pu :de necesitar ser notificado de la acción o no. Por ejemplo el que ofrece una casa
para ender no sólo necesita ser documentado por cscr to, sino que también el
docin lento resultante necesita ser comunicado al destinatario para que la acción tenga
lugar por el contrario una dllima voluntad, para la que se requiere igualmente una
forir i escrita, no necesita ser comunicada al destinatario para que la acción esté
conc uida (la acción en cuestión en este caso es la acción "testamento, no la acción-
hen.icia).
A veces, e! destinatario del documento es diferente del destinatario de la

act ión. Un ejemplo se ve en documentos tales como licen ias, permisos y patentes,
los más solemnes de entre los cuales contienen la expresión “A quien llegue la
presente", en los que el destinatario del documento es cualquiera que se vea afectado
70
Las personas que concurren a la fo rm a c ió n del documenta
por el hecho que atestigua el documento, mientras que el destinatario del acto es la
persona cuyo nombre aparece en el documento. Lo mismo es verdad para todas las
formas de registro: en el registro de una propiedad de tierras, el destinatario de la
acción es el propietario de la tierra, mientras que el destinatario de) documento es la
ciudad donde se halla la jurisdicción del terreno.
El escritor de unjdocumentoes_ la persona -o personas- responsable del tenor

y articulación del escrito. El nombre del escritor, frecuentemente acompañado por su
calificación, aparece casi siempre al fin del documento y asume la forma de una
subscripción, pero a veces lo encontramos en el margen izquierdo o en la esquina
superior izquierda del documento] 81. El escritor de un documentó puedccoincidircon
el autor o con uno de los autores del documento (si escribo a alguien en mi condición
de particular, soy el autor y el escritor de la carta). Puede ser también un delegado del
autor (puedo pedir a un colega que responda a mi correspondencia mientras estoy
ausente de mi oficina, dándole directivas generales sobre el contenido de las respues
tas; yo sería el autor y mi colega el escritor de estas cartas); puede ser también su
representante (Alured Clarke, Lugarteniente-Gobernador y Comandante en Jefe tic la
Provincia del Bajo Canadá, era el escritor de todas las cartas patentes cuyo autor era
Jorge III y correspondían a esta Provincia); o uno de sus funcionarios, cuando el autor
es una entidad abstracta, como el Estado, la Ciudad, la Universidad (un alcalde es el
escritor de los documentos cuya autora es la ciudad a la que sirve); o uno o más de sus
miembros, cuando el autor es una entidad colectiva, como un tribunal, un comité, un
grupo de trabajo (el jefe del Comité de Educación de la Asociación de Archiveros
Canadienses será probablemente el escritor de las cartas que el Comité como autor
envía al ejecutivo de ACA como destinatario). El escritor no es un oficinista o un
secretario, porque estos individuos no son "personas*' con respecto a los documentos
que ellos compilan; no son competentes para la articulación del discurso en el
documento, a menos que tengan autoridad delegada para ello (un oficinista puede ser
competente para escribir los asientos en un registro, pero usualmente la responsabi
lidad pertenece a un funcionario, quien puede tener el título de Secretario, pero con
un significado absolutamente diferente al que mencionamos antes),
Puede suceder que la subscripción de un escrito vaya seguida por otra

subscripción que puede estar calificada con la palabra controlador [countersigned] ó
"secretario" |9). Esta firma tiene la función especial de validar la forma física c
intelectual del documento y de garantizar que el documento ha sido creado de acuerdo
al procedimiento establecido y firmado por la persona apropiada. La persona del
controlador asume la responsabilidad sólo por el cumplimiento de las reglas de
formación del documento y por sus formas; es decir, no por su contenido y no por las
palabras elegidas para expresar el contenido, sino por la presencia en el documento de
todos los elementos requeridos para su efectividad, tales como título, fecha, destino,
condiciones de la transacción, firma, sello, mención de las tasas pagadas y cosas por
el estilo. A veces la firma del controlador no se encuentra calificada expresamente o
va calificada con el título oficial del individuo en la jerarquía administrativa (por
ejemplo, la firma del Oficial Mayor que sigue a la del Alcalde en una Ordenanza
71
Luciana Üuranti
frecuentemente 110 lleva la calificación "controlador", .sino su título "Oficial Mayor");

en este caso es esencial, para identificar conceptual mente la función de la firma y no
confundir al controlador con el escritor o con el autor. Algunos documentos, particu
larmente los documentos dispositivos solemnes, llevan dos controladores: uno
exactamente bajo o a un costado de la firma del autor o escritor y uno mucho más abajo,
frecuentemente en el costado izquierdo de la página.. Esta segunda firma de control
tiene la función que describimos más arriba, de controlar el procedimiento y la forma,
mientras que la primera firma de control sirve para una función muy diferente y a veces
no va acompañada por la segunda. Aparece más frecuentemente en aquellos documen
tos cuyo autor no coincide con el autor del hecho realizado o referido por el documento
t mismo y pertenece al autor del hecho (por ejemplo, las partes en un contrato validado
por un abogado), o al representante del autor o, si el autor del hecho es una entidad
abstracta, a uno de sus funcionarios. Constituye una declaración de que el contenido
del documento corresponde perfectamente a la voluntad de la autoridad. Es fácil
distinguir esta firma del otro tipo de firma de control, porque la persona que firma va
calificada por un título que muestra la responsabilidad directa por el tipo de acto
mencionado en el documento (por ejemplo comisionado de patentes, asesor legal,
director administrativo), y no por la función asociada con los documentos o con las
oficinas de registro documental.
Como se señaló al principio de esta exposición, muchas otras personas pueden

concurrir a la formación de un documento, tales como testigos, funcionarios encarga
dos de documentos, oficinistas también encargados de documentos. Tales personas
cumplen funciones diferentes con relación a los documentos en que están involucrados.
Por ejemplo, la firma de un testigo puede servir para dar solemnidad a un documento
o para autenticar la firma del autor (sea sólo del acto, sea del documento o de ambos),
o para validar el contenido del documento o su compilación, o para afirmar que un acto
que requiere una forma oral y una escrita -tal como un juramento- tuvo lugar en su
presencia, y así sucesivamente. Sin embargo, dado que estas personas se encuentran
generalmente identificadas con claridad, como también su función en los distintos
documentos en los que están nombradas y no pueden ser confundidas con las tres
personas esenciales para la formación de un documento, estudiaremos sus funciones
en el capítulo 5, en el contexto de los elementos externos e internos de las formas
documentales y de los conceptos de validación, atestación, autenticación, y registro.
Además, contrariamente á lo que sucede con las tres personas esenciales, los testigos
y funcionarios u oficinistas encargados de documentos no tienen influencia directa en
la naturaleza del documento en el que aparecen, sino solamente en su efectividad; por
eso no son relevantes para los propósitos de este capítulo.
¿\ Cuando varias personas intervienen en la creación de un documento o lo

firman, puede ser difícil identificar sus roles individuales, pero es importante hacerlo,
porque estos roles tienen incidencia no sólo en la naturaleza y efectos del documento,
sino también en la manera con que el archivero los tiene que tratar (por ejemplo, en
la ordenación y descripción). Para la identificación de las personas, hay dos palabras
claves que el diplomatista tiene que conservar en su mente. La primera es responso-
72
I m personas que concurren a la formación del documento
bilidod. Responsabilidad es la obligación tic responder por un neto. La segunda es

competencia. Competencia es la autoridad y capacidad de cumplir un acto. Las dos
entidades pueden o no converger en una. En nuestro sistema judicial, cuando se da
responsabilidad a una peisona jurídica para una función específica que incluye
distintos actos definidos, se le da también la competencia para esta función y
viceversa. De hecho, en un contexto administrativo moderno, la competencia puede
definirse como el área de responsabilidad dentro de una fundón 110|. Sin embargo,
no es así en lodos los sistemas jurídicos. Mientras que en una monarquía constitucio
nal, por ejemplo, el soberano es competente y responsable para algunas funciones a
él atribuidas por la constitución, en una monarquía absoluta el soberano es competente
pero no responsable de todas sus acciones. Por lo tanto hay que usar separadamente
ambos conceptos en la crítica documental.
Cuando observamos las personas que concurren a la formación de un documen

to, tenemos antes que nada que atender a las competencias y luego a las responsabilidades
y preguntar, cu relación al sistema jurídico de esc tiempo y lugar:
1. Quién era competente para cumplir el acto ejecutado o referido en el

documento; es decir, quién tenía autoridad y capacidad para cumplirlo.
2 . Hn nombre de quién la persona competente actuaba

a) Si en su propio nombre, qué rol desempeñaba (por ejemplo, ingeniero,
amigo, esposa, inversor o entrenador del equipo).
35/84
b) Si actuaba en nombre de otra persona, ¿la responsabilidad del acto caía en
una persona competente o en un representante?
3. Quién era competente para emitir el documento
4. En nombre de quién la persona emitió el documento

a) Si en su propio nombre, qué papel desempeñaba.
b) Si en nombre de otra persona, quién era responsable de la emisión del
documento.
5. Quién era competente para articular el escrito.
6. Quién era competente para determinar la formación y las formas del

documento.
7. A quién estaba dirigido el acto.
8. A quién estaba dirigido el documento.
En muchos casos, las respuestas a estas cuestiones son muy simples y no es

necesario preguntarlas. Sin embargo, cuando encontramos documentos creados en un
contexto burocrático, particularmente si no estamos familiarizados con el contexto, es
73
•í
ii Luciana Duranti
\ [
] I necesaria mucha investigación para responder a estas preguntas e identificar las
! personas necesarias para la existencia de un documento dado. Esto puede incluir un
'* estudio sobre la historia intelectual y legal, sobre las concepciones jurídicas y
: ; administrativas, sobre las estructuras y reglas de organización y procedimiento,
« también, por supuesto, un análisis de otros documentos creados en el mismo contexto,
i Los primeros diplómaoslas no tenían a su disposición todos los instrumentos y
‘ conocimientos de que nosotros disponemos hoy. Por lo tanto, sus rúenles consistían
principalmente en otros documentos creados cu el mismo contexto en que había sido
producido el documento bajo examen. Esta es la razón por la que ellos colocaban
juntos, en los volúmenes que publicaban, documentos emitidos por la misma persona
jurídica (Emperador, Rey, Papa, etc.) y preservados por distintos destinatarios.
Al llegar aquí podemos tratar de identificar las personas involucradas en la

: creación de dos documentos producidos dentro de sistemas jurídicos diferentes, para
, responder Jas preguntas que pusimos un poco más arriba.
Consideremos primero la carta patente de Dedimus Potextatem [poderes] que

puede verse en la lámina 1.
. Carta patente de Jorge ¡II .fum ada porAlured Clarke, cortesía Archivo Nacional de
Canadá, Secretaría Civil y Provincial del Bajo Canadá (serie *s‘) 1760-1840, RG 4,
Al, Vol.54, p. 17910. Copia negativa No. C -135892.
74
La s personas que concurren a la formación del documento
Transcripción lámina i.
Transcripción of Ihc leitcrs patent of 15 Deccmber 1792.
Nota bene: The text of the document has been transcribed in italies.
Explanalory commels appear in Chis font.
To facilítale transiation, a dash (-) has been ¡nserted where a entuma c»r |H*i¡nd
would normally appear. and in compound words such as "wcll-bcloxcd".
* * *
page 17910 [letters patent]

Conceded
HF = initials of Hugh JFinlay, then Acting Provincial Secretary
Ac: Sec: = acting Secretary (pro tempore)
Alured Clarke
George the Third by the Grace of God -of Great Britain - France and Ireland - King
. - Defender of the Faith and soforth - To our Trusty and Well-beloved George Pownallt
Esquire - Secretary and Register of our Province of Lower Cañada - and lo our
Faithful and Well-beloved Jenkin Williams, Esquire - one of our Judges of the Conmion
Pleas for the said province - Greetíng - Know Ye that having confidencc in your
Integrity - Fidelity and Ability - yott and each of you - We have Assigned -Constitited
andAppointed and Itereby Do asstgn - consdtute and appoint Our Commissioners and
Commissionerjointly orseverally to take the Oath + + Qualifications and Subscríptions
of all and every person orpersons whomsoever appointed to any Office within Our said
Province wfiich by the Law may be requiredfor the due exercise of such office and the
Ralis and Record thereofyou shall certify and return into the Secretary ’s Office of Our
said Province - there to remain - To have and to hold the said Power and Authnrity to
you and lo each of You hereby granied for and dúring Our Pleasurc. ‘
In Testimony Whereof We have caused these Our lêtters to be made Patent and the
Great Seal of Our said Province to be hereunto affixed - Witness ottr Trusty and Well-
beloved Alured Clarke - Esquire - Our Ueutenant Governor and Commqnder in Chief
of Our said Province and Majar General Commanding Our Forces in North Amerit ó
dea Seca dea at Our castle of Saint Lewis in Our City of
Quehec the Fifteenth Day of Deccmber in the yettr of Our íjjurd one thousand sevrif
hundred and Ninety íow and of Our Reign the Th'trty third.
George Pownall Sec: ry i
; i-
* * ♦
page 1791 i [endorsement]

Dedimus Potextatem
To Administer Oaths dea !
To Officers of Government. . í
Fiat i
•' I
7Í
Luciana Duran ti
Recordecl in the Office of EnroUments

al Quebec the 15lh Day of December 1792,
in the first Register of Letters Pateni
and Commissions
George Pownall - Sec: ry é¿ Regr
Cancelled —
8th Octr 1793
T erm inology:
Castle of Saint Lewis the Chateau Saittf-Louis [residence of the governor, and site of
central government offices]
Common Pleas a court of the common [rather than statute] law, having jurisdicción
over civi mallers, most particularly cases involving real property.
In French, plaidoyers comuús.
EnroUments a contemporary term for the Office of the Registrar [now obselete];
oathes and certain other acts were recorded on pachment shects
which were rolled for storage, while the texts of letters patent were
"entered" in boud voluntes known as registers (analagous lo a
notary’s greffe).
Esquire a tille allowed by courtesy to all who are regarded as gentlemen;

uscd particulary in referencc lo pcrsons holding property and
public office, but only in documents (not when addressing the
persun).
Register obsolele spelling for Registrar, the officíal responsible for

registering all "public Instruments" documents issucd over the
Great Seal of a colony, or the seal of an instilutiou. In French,
registraire.
The offices of Provincial Secrelary and Provincial Registrar were
held by one person. In his capacity as Secrelary, he cngrosscd
documents on parchment and aífixed the Great Seal; as Registrar,
he recorded the texl of those documents for fulure reference.
Patricia Kennedy
Manuscript División
National Archives of Cañada
10 May 1995
76
Las personas (pie concurren a la formación del documento
Traducción lámina 1.
página 17910 (cartas patentes]
Cancelado
HF=inicialcs de Hugh Finlny, entonces Secretario Provincial de Actas
Ac: Sec:=Secrctario de Actas en ese momentoAlured Clarke
Jorge 11í, por la Gracia de Dios, Rey de Gran Bretaña, Francia e Irlanda, Defensor de la Fe y
todo lo demás. A nuestro Fiel y Bienamado Jorge Pownall, Caballero, Secretario y Jefe del
Registro de nuestra Provincia del Bajo Canadá y a nuestro Fiel y Bienamado Jcnkin Williams,
Caballero uno de nuestros Jueces del Derecho Común de dicha Provincia, saludo.
Sabed que, teniendo confianza en la integridad, fidelidad y fiabilidad de ambos y cada

uno de vosotros, hemos asignado, constituido y nombrado y, de aquí en adelante asignamos,
constituimos y nombramos [a vosotros] nuestros comisionados o comisionados por junto o por
separado para tomar juramentos ++ calificaciones y subscripciones de todas y cada una de las
personas designadas para cualquier cargo en Nuestra dicha Provincia, que pueda ser requerido
por la Ley para ejercer debidamente tal cargo y para el Rollo o Registro de ellos que vos debéis
certificar y devolver a la Oficina del Secretario de Nuestra dicha Provincia, para que allí
permanezca. Tened y conservad dicho Poder y autorización concedido a ambos y a cada uno
de vosotros desde ahora y mientras dure Nuestro Beneplácito.
En testimonio de lo cual hemos ordenado estas nuestras cartas para que sean hechas
37/84
Patentes y se imprima en ellas el Gran Sello de Nuestra dicha Provincia./resligo Nuestro Fiel
y Bienamado Alured Clarke, Caballero, Nuestro Teniente Gobernador y Comandante en Jefe
de Nuestra dicha Provincia y General Mayor al comando de nuestras fuerzas en Norteamérica,
etc. etc. etc. [dado] en Nuestro Castillo de Saint Lewis en Nuestra Ciudad de Quebec, el décimo
quinto día de diciembre del año de Nuestro Señor de mil setecientos noventa y dos y de Nuestro
Reinado el trigésimo tercero.
AC [Alured Clarke]
George Pownall Scc: ry
página 17911 [reverso]
Dcdiuius Potcstatem
Para administrar juramentos, etc.
A los funcionarios del Gobierno
Fiat
Archivado en la Oficina de Inscripción
En Quebec, el 15o. día de diciembre 1792
en el primer Registro de Letras Patentes y Comisiones
George Pownall - Scc: ry y Rcgr
Cancelado
8o. octubre 1793
G: P:
77
Luciana Duranti
Preguntas Respuestas
1 Jorge III
2 Jorge III
,2a Rey de Gran Bretaña, etc.
2b NA
3 Alurcd Clarke Gobernador de la Provincia
de Bajo Canadá
4 Jorge III, Rey de Gran Bretaña, etc.
4a NA
. 4b Jorge IIÍ
5 Alured Clarke
6 Jorge Pownall, Secretario y encargado
del registro en la Provincia de Bajo Canadá
7 Jorge Pownall y Jenkin Williams, escuderos
8 Jorge Pownall y Jenkin Williams
ersonns
Vutor del acto: Jorge III

Autor del documento: Jorge III
Destinatarios: Jorge Pownall y Jenkin Williams, escuderos
Escritor: Aturcd Clarke (firma en la esquina superior izquierda, donde el mismo Rey
debería firmar)
Testigo: Atured Clarke (sus iniciales están al fin)
Controlador del procedimiento y de las formas: Jorge Pownall
El segundo documento pertenece a nuestro sislc na jurídico y ha sido creado de

manera normal por una administración tan familiar nosotros que no necesitamos
visualizarlo como un documento específico, cabe pciv arlo como una forma documen
tal típica: es una Carla de designación de un profesor :n una Universidad canadiense,
véase Lámina 2 en la página siguiente.
Preguntas Respuestas
1 Varios niveles de la je irquía universitaria, como

está establecido por lo; reglamentos de la
Universidad.
2 La Universidad
2a NA
2b La Universidad
3 El Rector de la Univcr idad
4 La Universidad
4a NA
4b La Universidad
78
Las personas que concurren a ¡a formación del documento
tí ! , *
t
5 El Rector de la Universidad !
6 La oficina rectoral »
7 El designado ¡
8 El designado i
Personas •
Autor del hecho: La Universidad

Autor del documento: La Universidad
Destinatario: El designado •
Escritor: El Rector de la Universidad
Los dos documentos examinados son expresiones de dos sistemas jurídicos

diferentes, esto se nota especialmente en las respuestas a la pregunta 1. Mientras existe
una medida de delegación de poder distinta para cada sistema, la naturaleza de tal
delegación varía de un sistema a otro. En el caso de la Universidad, se rige por la
naturaleza de la competencia, dado que existe una regulación escrita que dispone
varios niveles de jerarquía con capacidad y autoridad definidas para cumplir las
respectivas acciones. En el caso de Jorge III, mientras el Consejo Ejecutivo ejercía de
hecho la elección de servidores para la Corona, no tenía una cualificación legal
especial para esto y la autoridad y capacidad para este acto residía en la persona del
Rey. Aun la Asamblea de Bajo Canadá carecía de influencia en la nominación de Cíida
servidor de la Corona en la Colonia y el Lugarteniente Gobernador no era libre para
seguir su propio juicio, porque estaba sujeto a instrucciones detalladas y a tina
supervisión constante de Consejo Ejecutivo que lo convertía en legalmente incompe
tente [11]. La naturaleza de delegación, en tiempos de Jorge III, explica el sentido.de t
las palabras de Carlos II, citado en el encabezamiento de este artículo: "Mis acciones
son mis ministros". Los ministros del Rey llevaban a cabo acciones para las que él era
la única persona competente, hasta el punto que estas acciones son históricamente de •
ellos, pero jurídicamente, del Rey. :
Por eso, en los dos sistemas jurídicos que estamos examinando, la delegación,
además de tener una naturaleza diferente, va en direcciones opuestas y está vinculada
a responsabilidades de manera diferente, como se ha visto por el análisis de ambos
documentos. ¡
ií
¡
Para la autoría, merece la pena repetir que el autor del hecho es la persona que
produce el acto. Si esta persona es una entidad abstracta, como una Universidad, su
voluntad coincide con la voluntad de su representante que actúa en su nombre. El autor
del documentó es la persona que goza de la autoridad y de la capacidad, esto es, tiene
la competencia para emitir el documento. Si se ejerce tal competencia en nombre de
otra persona, el autor del documento es esta última persona. El escritor del docuincpfo
es la persona competente para articular el escrito. El destinatario es la persona a la que
se dirige el documento, dentro de una forma intelectual y puede o no coincidir con la
persona para la que se emite o dirige el documento. Por ejemplo, una carta de •
7<>
T H E UNIVERSITY O F BR1T1SII C O L U M B I A
Office Of fMffftlSlOCNr
IN•l)M R*»4
Vmmw, i.C. V«l 20)
March 13. 1987
Naaiet
F«cultyi
Depart««nt t
The Board oí Governora has authorixed your

appointment as indicated.
Tlfclet Assistant Professor
Temí
Payi
Enquire at Faculty and Staíí Services. Room 300. General

Services Administrar ion fiuilding, 228-4541, for
, iníormation on beneflts (Retlrement Plans. Group Life, and
‘ Disability Insurance. Medical and Dental carel.
This appointment is subject to the provisions oí one oí the agreements

on Conditions of Appointment - (Faculty; Program Directors oí Centre
íor Continuing Education; Proíessional librárteos).
This appointment is subject to the conditions on the reverse and the
other provisions set forth in the Faculty Handbook and in the Manual
oí Policies and Procedures of the University. insolar as they may be
applicable. Pages C-1 ai)d C-2 oí the Faculty Handbook indícate vhich
classes of appointment carry an impllcátion that the appointee will be
considered for reappointment at the end oí the speciíled term.
Travel and removal allowance in accordance with PeB-12.
Appointee
Lámina 2
Caria de designación en una Universidad canadiense. Cortesía, fuente privada.
UNIVERSIDAD DE COLUMBIA BRITANICA

OFICINA RECTORAL
107-6326 Memorial Road
Vancouvcr, BC V6T 283
13 de marzo de 1987
Nombre:
Facultad:
Departamento:
El Consejo de Gobernadores ha autorizado su designación como se indica
Título: Profesor asistente

Término:
Sueldo:
Pregunte a la Facultad y al Servicio de Personal, Oficina 300, edificio de la Administración

General de Servicios, 228-4541, para información sobre beneficios (Planes de Retiro, vida grupa),
seguro por discapacidud, cuidado médico y odontológico).
Esta designación está sujeta a las provisiones de uno de los convenios sobre Condiciones de
designación - (Facultad; Dirección del Programa del Centro para la Educación continua;
Bibliotecas profesiomd).
39/84
Esta designación está sujeta a las condiciones de anulación y a las otras provisiones promulgadas
en el Libro de la Facultad y en el Manual de Políticas y Procedimientos de la Universidad, en lo
que puedan ser aplicables. Las páginas C-l y C-2 del Libro de la Facultad indican qué clases de
designación llevan aparejadas obligaciones que el designado deberá tener en cuenta para ser
considerado en un próxima designación, al fin del presente término.
Asignación para viaje y traslado de acuerdo con PeB-12
Designado
Presidente
designación de profesor va dirigida ai designado, no obstante el hecho de que podemos

eslar examinando el ejemplar enviado al departamento respectivo. Aquí, todavía nos
hallamos en el área solamente de las personas que concurren a la creación del
documentó, aún no en el área de los que pueden intervenir en el documento
tempranamente, en su proceso de formación, o interactuar con el documento en las
últimas etapas. Las tres personas necesarias que intervienen en la creación de un
documento tienen que ser identificadas con relación al original. Las personas
involucradas en la formación de borradores y de copias pueden ser oirás |I2 |.
Tomemos el ejemplo de un tipo de documento con el que estamos familiarizados: un
juego de pautas sobre un lema publicado por la Asociación de Archiveros Canadienses
81
Luciana Dunmti
y dirigido a sus miembros. Examinemos el original, es decir la versión publicada en

el Boletín de la Asociación (el primer documento perfecto, es decir, el primer
documento en una forma que le permite producir las consecuencias queridas por el
autor), podemos decir que el autor es la Asociación y el escritor es el respectivo
Comité. Si miramos al ejemplar enviado al Ejecutivo de la Asociación para ser
aprobado, queda claro que el autor y también el escritor es el Comité. Sin embargo,
una identificación de las personas involucradas en la formación de los borradores y las
copias no tiene incidencia en la definición sobre las relaciones entre el documento, el
acto que lo genera y el sistema jurídico dentro del cual es creado. Desde un punto de
vista diplomático, sólo tiene relevancia para la última etapa de la crítica diplomática.
Por eso, esto se va a estudiar en el contexto del análisis de los elementos externos c
internos de las formas documentales, en el capítulo 5.
¿Porqué es tan importante no sólo determinar las personas que concurren a la

formación de un documento, sino también distinguir entre ellas quién desempató tal
papel? Ciertamente es importante para los fines históricos, pero más allá de ellos es
esencial para los fines de identificación y autenticación, considerando que, en el caso
de tantos documentos de siglos pasados, no podemos conocer la proveniencia ni
archivística (quién los creó y recibió) ni de custodia (quién los conservó y quién los
entregó a lina institución archivística); tampoco conocemos su contexto documental
(fueron encontrados en conjuntos de documentos a los que no pertenecían). La
determinación de estas personas también es útil para entender y controlar las muchas
series de mulliprocedcncia que provienen de los frecuentes cambios administrativos
y reconstruir la organización, funciones, competencias, actividades y procedimientos
de los productores de documentos, aún cuando tengamos otras fuentes acerca de ellos,
porque los documentos son la fuente más imparcial y autorizada [131.
Indudablemente la descripción archivística se beneficia al máximo de la

identificación de las personas. Es verdad que los archiveros raramente describen
documentos singulares como lo hacen los diplómaoslas, pero escriben historias
administrativas y están íntimamente vinculados a los índices autorizados. Los índices
autorizados o controlados incluyen un control del vocabulario y David Bearman
escribe que "un área en la que los vocabularios controlados pueden ser gran ayuda para
la búsqueda de nombres de entidades... está innegablemente incluida en la creación de
los documentos”. Añade que "la correcta identificación de los campos que son
candidatos a integrar el índice autorizado o controlado en los archivos constituye sólo
el primer paso". En lista algunos de estos campos como contenidos en el diccionario
de datos del Grupo de Trabajo de los Sistemas de Información Nacionales y el Formato
MARC. Es posible ver una clara correspondencia entre ellos y los que son identifica
dos por los diplomáticos. Por ejemplo: ‘'creador” puede ser convertido en "autor",
"ocupación” como "calificación de firma" y "relator" como "escritor" [14). Por
supuesto la utilidad de la terminología diplomática para hacer índices controlados no
se limita a los términos recién introducidos en esta serie de artículos, sino que puede
ser extendido a la mayor parle de los términos usados por el diplómaosla para expresar
sus conceptos fundamentales. El último capítulo de esta obra va a tratar esta materia.
82
i
Para volver a las personas involucradas en la creación de un documentó, se

puede observar que tales personas han sido estudiadas en relación con los docum entos
textuales, sean sobre papel o en forma legible por máquina. Con los documentos
electrónicos, la identificación de las personas puede requerir un estudio más detallado
de procedimientos y procesos, pero se basa en los mismos principios. ¿Qué pasa con
los documentos sonoros y visuales? Esta autora no piensa que haya dificultad para que
sean incorporados, extendiendo estos conceptos a ellos. Su aplicación puede ser aún
más fácil que en el caso de los documentos textuales, porque los archiveros que los
procesan están acostumbrados a distinguir -particularmente en los documentos
visuales- entre las personas competentes y responsables de su contenido, articulación
formación y forma. Ellos tienen también un vocabulario especial para distinguir estas
personas y lo único que falta hacer es establecer la correspondencia entre los términos
de este vocabulario y los términos diplomáticos [15].
La identificación de las personas que concurren a la creación de un documento

sirve a muchos propósitos archivfsticos e históricos, pero para los diplómaoslas era
y es esencial con relación a un propósito principal: definir la naturaleza de las formas
documentales, su carácter público o privado. ‘
La naturaleza de las formas documentales: documentos públicos y privados.
La validez general de la distinción entre documentos públicos y privados es fácil de

conocer, pero encontrar un criterio confiable para esta clasificación es otra cosa. El
lenguaje de la Antigua Roma hizo la distinción aparente: público era lo que involucraba
al pueblo como un todo, privado tenía un significado negativo de aquello que no era,
público, es decir “despojado, privado de". Por lo tanto, un documento privado era un
documento creado por una persona “despojada, privada de" un cargo público, carente
de un título público. Dadas las circunstancias de su creación, un documento público
trata materias concernientes a todo el pueblo, otorga fe y crédito a los hechos que
atestigua, pertenecientes a la gente (tiene que ser dado al tabtdarium -el archivo
público- como una condición para que sea efectivo), y era accesible a la gente 116|.
Con el tiempo, en diferentes sistemas jurídicos, el término llegó a significar otras
cosas y tuvo otras características como consecuencia de su naturaleza pública, con
total independencia de las circunstancias de la creación del documento al que se
vinculaba, de modo tal que un documento creado por una persona privada podía
considerarse público si presentaba cualquiera de las características que enseguida
veremos.
Hoy, en nuestro sistema jurídico, privado sigue teniendo el sentido negativo

de no público, mientras que público tiene una definición estándar. En el sistema
anglosajón de derecho común, un documento puede ser definido como público en
relación a ( I) su proveniencia (si es creado por una autoridad pública, es decir por un
organismo que tiene jurisdicción sobre materias relacionadas o que afectan a todo el
pueblo de un estado, nación o comunidad), o (2) su pertenencia (si se relaciona a
83
Lm inna Durtmíi
materias reguladas por derecho público, esto es, por el derecho que toca al estado, en
su capacidad política o soberana), o (3) sus efectos (si otorga plena fe y crédito), o (4)
su propietario (si pertenece a un organismo público), o (5) su destino (si es accesible
al público) [17]. Desde un punto de vista legal si un documento es público por s u
proveniencia, es también público por su pertenencia, propietario y efectos, pero no
necesariamente por su destino. Sólo documentos públicos puede producir el ejercicio
político, legislativo, administrativo, judicial, consultivo y de funciones de control del
estado. Sin embargo si un documento es privado por proveniencia, puede ser público
■por otros aspectos.
Desde un punto de vista archivístico, los documentos son públicos cuando han
sido creados o recibidos por una oficina pública, es decir su estado de públicos les
viene no sólo por su proveniencia sino también con relación a la regla fundamental que
rige cada colectividad de acuerdo a la cual cada elemento individual adquiere la
naturaleza del conjunto al que pertenece. Un fondo archivístico es un todo documen
tal; si el fondo es público por su proveniencia, cada documento dentro de él es público
y también viceversa. Por ejemplo, una carta escrita por un departamento del gobierno
a un individuo privado es un documento público por su proveniencia, pero
archivísticamente es privado, porque forma parte del fondo archivístico creado por el
destinatario..
Los diplomatistas han debatido largo tiempo el sentido de lo que es un

documento público en contraposición a un documento privado. Harry Bresslau
cuando considera que son públicos sólo los documentos emitidos por autoridades
independientes o semi-independientes y restringe el concepto de autoridad sólo para
(los Emperadores, Reyes y Papas principalmente él está hablando de documentos
medievales; nosotros podemos tomar sus "autoridades" de modo que abarquen a los
organismos del gobierno [18]. Artur Giry define únicamente los documentos privados
considerando que tienen que estar relacionados a asuntos de derecho privado y
emitidos por personas no públicas [19]. Cesare Paoli define como público al documen
to emitido por autoridades públicas en forma pública, sea relacionado a asuntos
públicos o a personas y lugares específicos y define como privados a los documentos
creados de acuerdo al derecho privado y emitidos por notarios y personas privadas
J20], Alaiñ de Boüard llama públicos a los documentos emitidos por autoridades
públicas. Siente la necesidad, sin embargo, de especificar que los documentos
privados no sólo son aquellos emitidos por personas privadas, sino también los
emitidos por personas públicas que están asociadas por su naturaleza con el derecho
privado y se asimilan en sus formas a los creados por personas privadas [21].
.Finalmente, Georges Tessier acepta la opinión general de que documentos públicos
son los emitidos por autoridades públicas, pero conviene con Giry y Paoli en que
documentos privados son los emitidos por personas privadas y que se relacionan con
asuntos que son materia de derecho privado [22].
• Es claro que hay tres elementos que son identificados por diferentes diplomatistas
como centrales para la naturaleza pública o privada de un documento:
84
1. La persona que crea el documento (proveniencia)
2. El contenido jurídico del documento (pertenencia)
3. Las formas del documento.
No hay duda de que estos elementos son todos sustanciales para la definición
de la naturaleza del documento, pero ¿para qué definimos esta naturaleza? No hay algo
que se parezca a una definición absoluta. Definimos siempre para un fin y la definición
debe ser hecha a medida para tal propósito. Puede haber muchas definiciones
sustancialmente correctas de la misma cosa, pero sólo una es apropiada para cada
punto de vista. La diplomática define la naturaleza publica o privada de un documento
con el fm de identificarlo y evaluarlo. El medio para alcanzar este propósito es el
análisis de las formas del documento. Tal análisis necesita basarse en una hipótesis»
para que pueda ser fructífero, y la hipótesis que adelantan los diplomatistas es que las
formas de un documento están condicionadas por su autor. Por lo tanto es vital para
la diplomática definir la naturaleza de un documento en relación a su autor y hacer de
esta definición el presupuesto fundamental alrededor del cual gire toda la crítica
diplomática. Las formas del documento no pueden constituir el corazón de la
definición. No son una entidad autónoma (los conceptos de forma píiblica y privada
no tienen existencia teórica) [23] y son el objeto de la búsqueda diplomática. Dado que
ellos son los que tienen que ser analizados, identificados y evaluados, no pueden ser
definidos por medio de los términos y elementos que es preciso identificar y evaluar,
41/84
sobre la base de la definición de esta entidad.
Como pasó con el contenido jurídico del documento, el argumento más válido
contra su adopción como foco de la definición de los documentos públicos y privados
fue adelantado por Alcssandro Pratesi. El estableció que, además del hecho de que no
es clara la distinción entre derecho público y privado en un sistema jurídico y de que
un mismo documento puede tratar materias concernientes a ambos, el análisis
diplomático no se aplica al contenido de cada documento, sino a sus elementos
formales. Por lo tanto, el contenido no debe ser la base de la construcción teórica y de
la metodología de la investigación [24).
La conclusión de todo ésto es que la definición de la naturaleza de un

documento que sea la más aceptable para propósitos diplomáticos debe colocar af
documento en relación con su autor. De acuerdo con esto, un documento es publico
si es creado por una persona pública o bajo su dirección o en su nombre, es decir, si
la voluntad que determina la creación del documento es pública por naturaleza. Una
persona pública es una persona jurídica que desempeña funciones consideradas
públicas por el sistema jurídico en el que la persona actúa y, mientras las desempeña,
está revestido de algún poder soberano para ejercerla. Por contraste, un documento es
privado si es creado por una persona privada o bajo su dirección o en su nombre; es
decir por una persona que desempeña funciones consideradas privadas por el sistema
jurídico en el que la persona actúa. Esto implica que el documento creado por una
85
Luciana Duranti
contrato de venta, aunque conceptual mente el vendedor y el comprador son al

¡ misino tiempo autor y destinatario, el vendedor se considera autor y el compra
dor, destinatario.
8. - La subscripción o firma puede ser autógrafa o no. La diferencia cutre ambas

consiste en que el autógrafo necesita ser manuscrito por la propia mano del
; firmante, mientras que la subscripción o firma no. Por ejemplo un telegrama va
subscrito o firmado, pero no autografiado.
9. - En diplomática, la calificación de la Jimia es el término usado para referirse al

título del firmante, a su posición o función con respecto al tema del documento,
por ejemplo, un archivero puede tener su firma seguida por las palabras "Archivero
del Estado" o "Jefe del Comité de Educación del Consejo Internacional de
Archivos" o "Miembro Fundador de la Asociación”. Cualquiera de las palabras
usadas califica la firma precedente y otorga un lugar definido al subscriptor en
el contexto del documento. Este elemento intrínseco de forma intelectual va a ser
analizado en el artículo 5 de esta serie.
10. - Función y competencia son un orden diferente de la misma realidad. Función es
un conjunto de actividades que apuntan a un objetivo, considerado en abstracto.

, Competencia es la autoridad y capacidad de llevar a cabo una determinada esfera
i de actividades dentro de una función, que se atribuye a una oficina o a un
: individuo en concreto. Por ejemplo, la función archivíslica consta de todas las
actividades cuya meta es la preservación y comunicación del material archivístico.
Dentro de esta función general, hay sub-funcioncs, como selección y ordenación.
Cada institución archivística tiene competencia para desempeñar una porción
definida de las funciones generales (por ejemplo preservación y comunicación
del material archivístico creado por un determinado gobierno provincial), y cada
archivero tiene competencia para cumplir una porción definida de las sub
funciones (por ejemplo, el archivero referencista de un archivo provincial pone
en disponibilidad el material preservado por esta institución; o el archivero
competente para documentos judiciales en una provincia dada, adquiere, selec
ciona, ordena y describe estos documentos). Por lo tanto, una competencia
coincide en la práctica con un portafolio. Mientras una función siempre es
abstracta, una competencia debe estar vinculada a una persona jurídica.
11. Véase R. MacGregor Dawson, The Government o f Cañada, 5*. cd. revisada por
Norman Ward (Toronto, 1970), pp. 12-13. Véase también J. R. Mallory, The
Structure o f Canadian Government (Toronto, 1984).
12. - Para una exposición de los conceptos de original, borrador y copia véase Duranti,
"Diplomalics" Artículo 1. Archivariat pp. 19-21. En esta traducción, p. 31 a 35
13. - Por ejemplo, cuando esta autora trabajaba como archivera, en el Archivo Estatal
de Roma, examinó diplomáticamente los llamados documentos del Gobierno
90
Las personas que concurren á ia fo rm a c ió n d e l documenta
. :H H ;¡ •' .: . . r
francés en Roma (1809-1814) y descubrió que, contrariamente a la información j
que daban los estatutos, reglamentos y similares, jamáá había habido un Gobier- i
no francés autónomo en Roma.
i
14. - David Rearman, "Aulhority Control ¡ssues and Prospecte". En The American ;
Archivista 52 (Summer 1989), pp. 290-292. *
15. - Esta autora espera que esta serie de artículos generará otra serie en la que los ‘ ¡
archiveros conocedores de documentos en soportes especiales hagan un esfuerzo •
para aplicar los conceptos diplomáticos al material bajo su cuidado. Esta serie ha :
sido concebida como un punto de partida, ¡no como un punto de llegada!. j
16. - Véase Luciana Duranti, “The Odyssey of Records Managers*’ En Records »

Management Quarterly. 23 (julio 1989), pp. 8-9.
17. - Si tratamos de definir lo que significa naturaleza publica, derecho publico y :

organismo público dentro del mismo sistema jurídico, vamos a caer en una ;
confusión mayor. Quienes estén interesados én descubrir de dónde deriva esta
confusión pueden leer a George H. Kendal, Facts (Toronto, 1980), p. 43-55: *
; I
18. - Harry Bresslau. Handbuch der Urkundenlehre fiir Deutschland und ¡talien, 2
volúmenes (Vol. 1, Berlín, 1889; Vol. 2, Leipzig, 1912-1931). Véase Vol. I. p. r
3. ;
19. - Artur Giry, Manuel de Diplomatique (París, 1893), p. 823. ¡
20. - Cesare Paoli; Diplomática (Firenze, 1899), p. 27. I
2L- Alain de Boüard, Diplomatique Générale, pp. 40-41.
22. - Georges Tessier, La Diplomatique (París, 1966), pp. 65, 99. ■
23. - Esta autora se refiere a la teoría en su acepción de generalizaciónverificable de .

un orden más alto que se deriva de la observación de fenómenos y losexplica. ,
24. - Pratesi, Elementi di Diplomática, p. 24. * **
25. - ¡bidt p. 25. i
26. - David Bearman, carta a la autora, 28 de octubre, 1989.
27. - Duranti, "Dlplomatics". Artículo 2. p. 14. En esta traducción, p. 58 y 59 !

’ !•;
28. - Bearman, carta a la autora, 28 de octubre,1989. ' |i
: ; i!
s:
29.- Las otras tres eran: (1) la persona que crea el documento; (2) el contenido jurídico *
del documento; (3) las formas de) documento. ! !
I:.
i ¡
•; i
Luciana Duranti
persona pública en su carácicr privado, esto es desempeñando funciones privadas, es

privado por naturaleza. Es esencia! reiterar aquí que el creador al que nos estamos
refiriendo es el autor del documento original. Efectivamente, pueden derivarse
confusiones del estado de transmisión del documento cuando se trata de establecer su
naturaleza pública o privada. Por ejemplo, si un funcionario público copia documen
tos públicos para sus propósitos personales y los incluye en su propio fondo, existe la
tentación de considerar estas copias como documentos privados. Por el contrario, son
documentos públicos por dos razones fundamentales, la primera razón es de natura
leza diplomática y la segunda es de naturaleza legal y diplomática. Ha quedado
establecido que un documento es público si su autor es público, el autor de un
documento es la persona cuya voluntad determina la creación de! documento en su
integridad (soporte, forma física e intelectual, contenido). Una persona que copia un
documento tiene influencia sobre su soporte, a veces sobre su forma física (por
ejemplo la copia imitativa), pero no es su voluntad la que genera el documento en su
integridad. Además dentro de la mayoría de los sistemas jurídicos, el sistema legal
considera expresamente que es público por la proveniencia y por la propiedad del
contenido informativo el documento creado dentro de la esfera pública, hasta el punto
de que se persigue a quienes lo diseminan sin autorización. Y, diplomáticamente, los
documentos deber ser identificados y evaluados dentro dé su sistema jurídico. Por eso
una vez más la voluntad es el elemento prevalente que identifica tanto al autor del
documento como a su naturaleza.
Parece que al llegar aquí hemos resuelto todos lo problemas inherentes a la

definición de la naturaleza de los documentos y podemos pasar al examen de las dos
categorías dichas: documentos públicos y privados. Por qué, entonces, estas conclu
siones tan obvias no encuentran consenso entre los diplomatistas; ¿qué oscurece su
visión y confunde sus ideas? La respuesta es fácil: demasiados documentos de los que
ellos examinaron no podían ser catcgorizados tan simplemente. Decir que un docu
mento debe su naturaleza a la naturaleza de la voluntad que lo creó es fácil, pero ¿cuál
es la naturaleza de un documento generado por más de tina voluntad, cuando estas
voluntades son de naturaleza diferente? No necesitamos retroceder a documentos
medievales parn cncontrnr ejemplos de esta situación. Hay muchos de estos documen
tos alrededor de nosotros, probablemente en nuestro escritorio. Piense en una
declaración sobre el impuesto a las rentas, un formulario de censo, un informe y
querella por un crimen o un contrato entre persona pública y privada. Los diplomatistas
enfocaron el problema, sea ampliando y especificando las definiciones de documentos
públicos y privados de modo que incluyeran todos los casos observados, o creando una
tercera categoría de documentos. Acabamos de examinar los intentos hechos para
ampliar las definiciones y hemos estudiado las razones por las que son insatisfactorios.
Los diplomatistas de la escuela italiana, en particular Alessandro Pratesi, ven la
necesidad de identificar una tercera categoría, "documentos semi-públicos" definidos
como documentos emitidos por personas privadas hajo la dirección de y en la forma
establecida por personas públicas [25). Muchos argumentos se pueden usar contra esta
propuesta. Primero, si la unidad que origina el documento pertenece a una persona
pública y la persona privada no tiene elección, sino que obedece, el autor es
86
Las personas que concurren a ¡ti formación del documento j!
definitivamente la persona publica y la persona privada es la escritora (por ejemplo

una declaración de impuesto sobre las rentas). En segundo lugar si una reunión de
voluntades de diferente naturaleza son la condición necesaria para la existencia del !
documento, los procedimientos y formas que impone la persona pública son ncccsa- ¡
rías también y, dado que la diplomática se vincula principalmente con procedimientos !
y Formas es posible considerar la voluntad que los determina como la voluntad que !’
prevalece en los documentos. En tercer lugar si aceptamos la tercera categoría de I
Pratesi como distinta de las otras dos, debemos contemplar 1a posibilidad de constituir j
una cuarta categoría para aquellos documentos que son creados por convergencia de j
voluntades de naturaleza opuesta, en una forma característica de actos privados (por j
ejemplo, una escritura de tierras entre una persona pública y una privada). Cómo j:
vamos a considerar este tipo de documentos. David Bearman propone dos enfoques 'i
alternativos: (i) "puede adoptarse arbitrariamente la posición (a veces tan verdadera) j.
de que tal contrato es un combate desigual y que el ciudadano pri vado es efectivamente ,;
siempre la segunda parte”, o (2) uno puede simplemente seguir la convención ¡
establecida hace mucho tiempo por la diplomática de que, en un contrato de obliga- •
ciones recíprocas, la primera parte es el autor y la segunda parte es el destinatario !26], !
Esta autora piensa que el segundo enfoque es el más apropiado porque evita la creación !
de otra categoría mediante la asimilación de este tipo de documento a todos los i:
documentos de obligación recíproca, concentra el análisis sobre las formas y proce- i;
dimientos más que en concepciones filosóficas que pueden diferir dentro del mismo !¡
43/84
sistema jurídico y es además coherente con la teoría diplomática. En conclusión, ella J.
piensa que (1) los documentos son públicos o privados según la naturaleza de su autor, i!
(2) el tipo de documento identificado por Pratesi como semi-público pertenece a la j;
categoría de documento público; y (3) los documentos que resultan de obligaciones i;
recíprocas entre personas privadas y públicas, si rto han sidb creados de acuerdo a j:
procedimientos y formas impuestos por la persona pública, pueden ser públicos o !
privados, según la naturaleza de la primera parte. Queda establecido que el estado de ;
transmisión no influye en la naturaleza pública o privada del documento. \
La exposición y el estudio precedentes han sido conducidos desde el punto de j

vista diplomático y sirven a los propósitos diplomáticos de identificación y cvnluéción j;
de documentos individuales. ¿Cómo puede aplicarse la teórfa diplomática referida a !;
documentos públicos y privados a grupos de documentos mtcrrclaciomulos estrecha
mente por el acto que los produjo? La mayoría de los modernos actos burocráticos son
actos compuestos y específicamente actos compuestos sobre procedimiento. Estos i
actos no se manifiestan por medio de un solo documento, sino que forman carpetas ó j!
aún series [27]. Respondiendo a las cuestiones recién planteadas, la teoría diplomática
puede ser llevada para abarcar los límites de la teoría archivística. David Bcahnan !
escribe: 1 ¡!
”EI archivero adopta una visión integral con respecto a la \ |

transmisión del documento -es público si ha sido creado o enviado a una
institución pública. ¿Podemos encontrar en el principio de la "voluntad" ’• í.
qué dispone la creación de este documento un principio similar?
87
I
Luciana Duraníi
!
*.1
Obviamente nos ayuda a distinguir asuntos de procedimiento a partir de ii
estos procesos dentro del conjunto de documentos creados en una
institución pública. Pienso que, si miramos los documentos creados
para participar en procedimientos jurídicamente relevantes, como enti
dades creadas en una forma regida por la autoridad pública responsable
del procedimiento, podemos distinguir entre un gran número de docu
mentos recibidos por las instituciones públicas: aquellos que no pueden
ser considerados documentos [records] (por ejemplo, los que no fueron
pensados para participar en un procedimiento establecido) y aquellos ¿
que son documento? [records]. De los segundos, muchos tienen prescri
ta su forma también por la voluntad que autoriza el procedimiento” [28].
Lo que Bearman está sugiriendo como medio para ampliar la aplicación de la

teoría diplomática y reconciliarla con la teoría archivística es que consideremos un
• cuarto elemento como posible centro en la definición de la naturaleza pública y
privada, principalmente el autor del procedimiento [29]. Dado que cualquier desarro
llo de la teoría diplomática contravendría sus propios principios fundamentales, la
propuesta de Bearman debería ser examinada a la misma luz que los otros elementos
propuestos. En primer lugar, ¿es la identificación del autor del procedimiento que
genera la documentación de un acto el elemento que determina la naturaleza pública
o privada de los documentos resultantes, en oposición al supuesto fundamental de que
i las formas de un documento son condicionadas por su autor? La respuesta es
claramente negativa, porque las formas son condicionadas también por el procedi
miento. Esta última relación no tiene influencia sobre la primera y es independiente
de ella. Además, los procedimientos y sus autores son tema de la diplomática, aunque
no sean objeto directo del análisis diplomático, como lo son las formas. De hecho, los
procedimientos se revelan mediante el examen de las formas, no mediante la
observación directa de los procedimientos como tales. En segundo lugar, deberíamos
examinar hasta dónde es útil el criterio de Bearman. Hay una clara distinción entre
procedimientos públicos y privados en cualquier sistema jurídico y, en presencia de
un grupo de documentos que provienen de una acción recíproca entre procedimientos
públicos y privados, ¿es posible determinar cuál de ellos es prevalente o, si son iguales,
cuál pertenece a la primera parte? La respuesta a estas preguntas es afirmativa porque
los conceptos de procedimiento público y privado son teóricamente definibles en
relación a su autor y difieren de los conceptos de formas públicas y privadas que no
¡ necesariamente están vinculadas a la naturaleza de quienes los crean.
Sobre la base de este breve análisis, parece perfectamente adecuado en

' términos diplomáticos considerar el procedimiento como un centro válido para definir
los documentos públicos y privados en todos aquellos casos en que una acción derive
en un conjunto de documentos, más que en un documento aislado. Sin embargo,
cuando examinemos documentos singulares, particularmente para identificarlos -
aunque pertenezcan a un grupo- es esencial establecer su naturaleza pública o privada
en relación a la naturaleza de su autor. La diplomática debe ampliar su objetivo
desarrollando nuevos principios y métodos para el análisis de material documental
88
creado después de que la teoría había sido formulada, ¡pero esto no debe cambiar los
fundamentos de esta teoría!.
La ampliación y enriquecimiento de la teoría y metodología diplomáticas se

necesita especialmente para el análisis de "la génesis de los documentos públicos y
privados". Este será el tema del capítulo 4 de esta obra que ti atará de los procedimien
tos y sus autores.
NOTAS
L- Estas palabras son la réplica de Carlos 11 (1630-1685) al epitafio prematuro quq

le había hecho Lord Rochester; "Aquí descansa nuestro soberano, el Rey / cuyas
promesas no eran confiables; / nunca dijo una cosa estúpida. / T am poco nada
inteligente".
2. - Véase Luciana Duranti "Diplomatics" Artículo 2. Archivaría, 29. Winter 1989-

1990, p. 5. En esta traducción p. 48
3. - Para los propósitos de este estudio, el término "persona" se usa en sentido de

"persona jurídica", como se definió en Duranti, "Diplomatics". Artículo I.
Archivaría, 28. Sunnner 1989. Nota 20, p. 25. En esta traducción nota 20, p. 40
4. - El escritor italiano Luigi Pirandello dice que en nuestra vida diaria también nos
ponemos tantas máscaras como son las relaciones que entablamos (véase One,
Noone, One Unndred), y que no tenemos una existencia exterior a nuestra red de
relaciones formales (véase The Laic Maula Pascal). Cuitando sobre la sepultura
de su madre, lamenta la muerte de uno de sus caracteres: ¡No podrá ya ser más
un hijo!. La conclusión parece ser que ya que hay tantas verdades como roles
desempeñamos y cada una de ellas no es igual sino que es una máscara, la única
verdad real acerca de nosotros mismos nos trasciende y existe solamente frente
a Dios.
5. - Véase Alain de Doiiard Manuel de Diplomaiiqac franâise et Pontificóle.

Diplomatique Générale. (París, Ediciones Augusto Piscard, 1929), p. 40; y '
Alessandro Pratesi, Ele mentí di Diplomática Generóle (Bari: Adriatica Editricc,
sin fecha), p. 26.
6. - Margarel Hedslrom. "A Research Agenda for Aulomatcd Records", conferencia

dictada en la Escuela de Estudios Bibliotecarios, Archivíslicos y de Información
de la Universidad de British Coiumbia, el 6 de marzo de 1990.
7. - No obstante esto, con fines de descripción, la diplomática ha establecido una

convención por la cual la primera parte mencionada en el documento aparece
como autor y la segunda y demás partes como destinatarios. Entonces, en un.
89
j
iI •
í
Capítulo 4
El momento de acción y el momento de documentación
45/84
Los mismos ciclos, los planetas y este
centro el grado observan, la prioridad y el lugar
permanencia, curso, preparación, sazón y forma,
oficio y costumbre,
allí donde el orden impera.
Shakespeare, Troilus and Cressida

acto 1, escena 3, 1.85
:í
I
i
El momento de acción y el momento de documentación: dos procedimientos. El momento

1 de acción y el momento de documentación: un solo procedimiento integrado. La
cafegorizaclón de los procedimientos. Notas. '
Los sistemas deben su integridad a su cohesión lógica, es decir a la coherencia de sus ¡.

elementos con el propósito y con los demás elementos; a la existencia de distintos
límites entre estos elementos y a la definición de un orden interno. Un sistema s e ;
constituye con bloques y un propósito que lo regula desde afuera, determinando los •
límites dentro de los que el sistema está preparado para actuar. La meta última de un
sistema es dar seguridad en medio de los cambios y fuerza para su propia continuidad..
La Diplomática veía el mundo documental como un sistema y edificó un

sistema para comprenderlo y explicarlo. Los primeros diplomatistas racionalizaron, *
formalizaron y uni versalizaron la creación-documental por medio de la identificación
interna de elementos relevantes, la extensión de su relevancia en el tiempo y el
espacio, la eliminación de particularidades y la relación de unos elementos con otros
y de todos con la meta final. Los elementos identificados eran: el sistema jurídico -que
constituye el contexto necesario para la creación -documental-; el acto -que es su causa
determinante-; las personas -que son sus agentes y factores-; los procedimientos -que
guían su curso-; y la forma documental -que permite a la creación- alcanzar su
propósito mediante la inclusión de todos los elementos relevantes y mostrando sus
relaciones. Estos elementos son bloques que tienen un orden inherente: de hecho
pueden ser analizados én una secuencia desde lo general a lo específico, siguiendo un
método natural de investigación. Sin embargo, tal método puede ser adoptado sólo
cuando la realidad es plenamente observable y asequible. Cuando esto no sucede, el
- conocimiento de las características abstractas del sistema, de sus partes componentes
y de sus relaciones, hace posible comprender los aspectos esenciales. Para alcanzar
Luciana Duranti
este conocimiento, cada elemento del sistema puede ser usado como una llave para
llegar a los demás y puede guiar a la compresión del todo. Este es el método analítico
de investigación que se aplica en las llamadas “ciencias exactas" y que, en un proceso
de descubrimiento, tiende a preceder el método de ir de lo general a lo específico y
permite la formulación de generalizaciones.
El proceso diplomático de abstracción y sistematización descontextualiza los

elementos de la creación-documental y hace explícito lo que estaba implícito, de modo
que pueden reconocerse las contradicciones y comprender las relaciones. Esta pérdida
de contexto por medio de la generalización no disminuye la validez de los resultados.
De hecho, es verdad que la familiaridad con el contexto es característica de la vida
humana pero también debe aceptarse que algunas cosas que han llegado a ser
familiares pueden ser reconocidas y comprendidas en un contexto distinto y pueden
servir como punto de referencia para medir la relevancia de los cambios en.el contexto.
Los capítulos 2 y 3 de esta obra mostraron el sistema jurídico, los actos y

personas, siguiendo la progresión lógica que subyace los estudios del archivero [l].
Este capítulo avanza un paso en esta secuencia para presentar los procedimientos que,
dentro de un sistema jurídico son seguidos por las personas para cumplir actos que
terminan en documentos. Esto es, este capítulo va a estudiar la génesis de ios
documentos.
La génesis de los documentos es una elaboración de rutinas. Las rutinas tienen

una intrínseca elasticidad que les permite absorber los cambios que ocurren entre un
conjunto de acciones rutinarias y su repetición. Una vez que las etapas comprendidas
en el desarrollo de una acción son establecidas o averiguadas no hacen falta ya las
decisiones o la investigación. Frente a un problema, todo lo que hay que haceres unirlo
a lo que es familiar y, por analogía, se encontrará fácilmente lo que es relevante. La
génesis de documentos era vista como una secuencia de dos juegos de rutinas a los que
los primeros diplomatistas llamaban actio y conscríptio, y que esta autora denomina
momento de acción y momento de documentación lo registro documental] [2]. “Pero
la diplomática general no se detiene en este primer resultado -escribe Alain de Botiai d-
sino que compone un acto ideal con el conjunto de categorías concretas. Haciéndolo,
la diplomática permite que el examen analítico ponga en evidencia y estudie su
secuencia lógica todos los hechos que pueden determinar la creación [de un documen
to] o concurrir a su formación" [3]. La diplomática general considera que el momento
de acción y el momento de documentación son en esencia dos procedimientos que se
pueden desarrollar en paralelo o en secuencia, identifica,, además, los pasos que
comprende cada uno.
El momento de acción y el momento de documentación: dos procedimientos.
Un procedimiento es una secuencia formal de pasos, etapas o fases cualquiera que sea
la transacción que se cumpla. Cada procedimiento tiende a presentar una estructura,
esté regularizada por normas escritas o por otros medios. Sobre la base de este
96
El momento de acción y ct motílenlo de documentación
supuesto fundamental, los diplómaoslas de documentos medievales identificaron los

componentes típicos de los dos procedimientos que guían la acción y la documenta
ción o registro documental, que eran evidentes entre los elementos formales del
material archivíslico que ellos tenían a mano* documentos emitidos por autoridades
públicas y escrituras notariale|uJ4). (jJ / / J “
El examen de documentos emitidos por autoridades públicas revela la existen

cia de tíos distintos tipos de acciones o actos: los que fueron tomados por la autoridad
con iniciativa propia directamente, por su propia voluntad, en el contexto de su
capacidad político-soberana; y los que fueron iniciados por otras personas jurídicas
o físicas, públicas o privadas. En el primer caso, el momento de la acción comprende
unfac/o sjmple]j\\it consiste en una orden dada por la autoridad a su chancillerfa para
que redacte el documento que expresa su voluntad [5]. Este acto se llama iussio
[orden] y no presenta evidencia de naturaleza procedimenlal [6|. En el segundo caso,
l u i ) ^ t o o 7 ^ ^ u H B |: h procedimiento que consta de etapas o fases bien definidas
La priméfaTase se flamapetitio (petición). La petición es la solicitud que hace una
persona física o jurídica a la autoridad para que cumpla un acto. Por costumbre, las
y peticiones se presentaban por escrito, en una forma predeterminada, a la chancillerfa
de la autoridad. A veces, se invitaba a los peticionarios a exponer vcrbalmenle su
solicitud, pero desde el s. XIII, las peticiones tendieron a hacerse solamente por
escrito. La segunda fase se llama intercessio [intercesión] y consistía en la interven
%& ción propiciatoria de personas cercanas a ía autoridad. La intercesión raramente venía
47/84
presentada por su autor; se usaba la forma de una carta de recomendación o referencia
con información sobre el peticionario y con expresión de apoyo a su petición. La
tercera fase es fa interventio [intervención]. El contenido de esta fase fue cambiando
al paso de los siglos," según se desarrollaba el sistema jurídico. En la primera Edad
Media, los intervenientes eran personas que podrían ser perjudicadas por la transac
ción y que, mediante su presencia, garantizaban la validez del acto. Más adelante, con
el debilitamiento del poder soberano, las personas intervinientes eran los magnates
que daban su consentimiento a la transacción. Entre los s. X y XIII, las personas
intervinientes vinieron a ser simples testigos de la acción, porque la autoridad no les
pedía ni opinión ni consentimiento. A veces, ni siquiera eran testigos del acto, sólo
venían mencionados para dar solemnidad a) documento. La cuarta fase era la iussio.
la orden que daba la autoridad a la chancillerfa para redactar el documento que llevaba"
en sí la transacción. Esta fase existe también en aquellas acciones que se cumplían
rutinariamente en la chancillcría, sin conocimiento de la autoridad. En este caso, la
iussio estaba implícita en los reglamentos de funcionamiento de la oficina.
i El examen diplomático de escrituras notariales medievales revela la ausencia

/
de un procedimiento evidente que anteceda a la compilación del documento que
representa la transacción. La rogatio, esto es, la solicitud de redactar el documento
presentado oralmente por laVpaHesal notario, corresponde de hecho a lá iussio que
expresan las autoridades públicas, aunque tuviera la configuración diplomática úd un
contrato [8).
f«
.>j • 97
0
!
Luciana Dttranli
El análisis de documentos medievales muestra que el conjunto de rutinas o

procedimientos que rigen el momento de la acción comprendía un mínimo de una fase
y un máximo de cuatro, según quien tomara la iniciativa de la transacción, sea su autor
o autores, sea cualquier otro. Este análisis no se ve completamente convincente. Si
uno extracta los hechos relevantes de su contexto histórico y documental y evita
considerar cada acción como dotada necesariamente de una forma definida |9), puede
ver claramente que cada transacción comienza con una iniciativa y se manifiesta por
medio de xmudcl ¡Iteración. En verdad una transacción se diferencia de cualquier otro
hecho porque es motivada por un neto de voluntad que apunta a producir consecuen
cias, es decir, a crear, mantener, modificar o extinguir situaciones. Esto también
implica que una transacción no sólo deriva de la iniciativa, sino también de una
evaluación de la situación que se pretende influir. Tal evaluación va necesariamente
después de la reunión de información relevante y del análisis de los datos recolectados;
Por lo tanto, es posible identificar otras dos fases entre la iniciativa y la deliberación,
eslas fases pueden ser llamadas investigación [inquiry] y consulta.
Para resumir, si pensamos que los procedimientos que rigen el momento de la

acción son un sistema lógico más que un conjunto de manifestaciones formales,
podemos decir que cada procedimiento, con absoluta independencia de su(s) autorfes)
y su(s) iniciador(cs) comprende cuatro fases: iniciativa. investí s acian, consulta y
deliberación. La correspondencia entre estas fases y las de pe litio, intercepto,
interventio y iussio es obvia, pero mientras estas últimas fases se hallan ligadas
inequívocamente a un contexto histórico y documental específico, las que propone
esta autora están "dcscontextualizadas" y son, por lo tanto, reconocibles en cualquier
contexto, aun cuando no aparezcan materializadas en acciones visibles o en documen
tos.
El procedimiento que rige él momento de documentación según era visto por

los diplómaoslas de documentos medievales, aparecía formalizado en rutinas de
oficina. En las chancillcrías de autoridades públicas, este procedimiento comenzaba
con la compilación del borrador del documento, que era seguido por la preparación
de la primera copia. Aquellas chancillcrías que usaban registros transcribían el
documento entera o parcialmente, ya sea antes de su validación, esto es. como tercera
fase del procedimiento, o después de su validación, como quinta fase. La fase más
solemne era Ik.roboratio o validación del documento, la cual se cumplía de acuerdo
a diferentes sistem as, el m ás com ún com prendía: (a) la intervención del autor el cual
firmaba o colocaba un signo particular, (b) la intervención del más alto funcionario de
la chancillería, cuya firma atestiguaba que el documento correspondía a la voluntad
de la autoridad; (c) la intervención de testigos, que daban solemnidad al documento;
(d) el dibujo de signos especiales (monogramas, rota, etc.) y (e) la fijación de sellos^
colgantes. La fase siguiente no siempre se cumplía. Consistía en el cómputo deja tasa
que debía ser pagada por el destinatario y la escritura de su monto iba-en el margen'
del documento. La fase final era la entrega cjcl documento o su publicación, si el
público en general tenía que ser notificado de su contenido.
98
El momento de acción y el momento de documrniacjón 1
La creación de escrituras notariales seguía un procedimiento muy similar. La

primera fase era la compilación del borradorEra costumbre que se cumpliera en dos ‘
etapas: en el momento de la solicitud de las partes, el notario escribía los datos
esenciales en el reverso del pergamino destinado a contener el documento (a saber: los
nombres, acción, descripción de la propiedad, etc); luego el notario redactaba; un
borrador más completo en el que sólo omitía las fórmulas que eran idénticas en todas
las escrituras análogas. La segunda fase era la preparación de la primera copia en su
forma definitiva, es decir, con inclusión de fórmulas. Cuando la autoridad de lo s
notarios llegó a establecerse plenamente (después del s. X), esta fase desapareció,
porque la preservación por parte del notario del borrador de la escritura era conside
rada evidencia suficiente de la existencia de la transacción. La tercera fase era la
subscripción. Comunmente las partes no subscribían. Lo que encontramos frecuente
mente es la firma o los signos de los testigos. Cuando el notario se convirtió en
funcionario público, las escrituras notariales comenzaron a presentar únicamente la
subscripción del notario. Su función correspondía a la validación de los documentos.
públicos. La fase final era la traditio, es decir, la entrega del documento a la parte
afectada [101.
Del análisis de los documentos medievales, es posible concluir que el conjunto

de rutinas o procedimientos que regían el momento de documentación comprendía,
fases necesarias y dos posibles, como sigue:
1) compilación del borrador (necesaria)

2) preparación de la primera copia (necesaria)
3) registro (posible)
4) validación (necesaria)
5) cómputo de tasa (posible)
6) entrega (necesaria)
/ Como resultado del análisis del procedimiento que rige el momento de acción,
el esquema anteriorno es convincente y no sólo porque no es aplicable a un distinto
contexto histórico y documentar También es insatisfactorio dentro del contexto que
estamos considerando. De hecho sólo es válido para documentos de un carácter
’_ , operacional y externo y para los contratos! Para hacer válida esta csqucmatización
para todos los documentos creados por una oficina, probablemente sea más apropiado
i considerar todas las seis fases como posibles y cada una de ellas como posibles actos
compuestos; de hecho la validación de un docum ento, por ejem plo, puede ser un acto
en procedimiento y la preparación de un borrador, un acto continuativo 1111.
El momento de acción y el momento de documentación; un solo procedimiento

integrado
Míen ras los documentos medievales concentran la información en el evento del que
son irslrumento y producto y representan un tipo de nudo de información, los
docu lentos administrativos contemporáneos son sólo uno de los elementos de una
«m
}
Luciana Duran tí
\
información que hallumos atomutizadu. La pieza de un expediente tiene interés

solamente si ocupa su lugar dentro del expediente, que es la unidad básica, el
instrumento básico de la actividad administrativa [12]. I
0 » A Gérard and Christiane Naud han puntualizado el hecho más obvio que diferen-,
' cia la génesis de los documentos medievales de los documentos modernos. Cada
documento medievafeontenía toda la transacción que lo generaba y su creación -como
ápice o cumbre de la transacción- era secuencial para los documentos probatorios o
paralela para los documentos dispositivos [131. Es decir, perfectamente distinguible
de la transacción como expresión de voluntad. Po£ el contrario cada documento
moderno incorpora sólo unu fase de ta transacción O, a veces, menos y su creación
como medio de cumplir la iransacción se encuentra integrada a cada una deJas fases
a través de las cuales se desarrolla la transacción. Ya no puede distinguirse, de la
/ acción de la voluntad. Este hecho invalida la definición del momento de acción y el
i momento de documentación como dos conjuntos separados de rutinas o dos procedi
mientos distintos. Todavía son dos momentos conceptualmente distintos, aunque
puedan ser considerados partes integrantes detjjjn j)rocedimien]b. Esto se puede
demostrar analizando la estructura ideal del procedimiento integrado que genera
I documentos. Tal estructura, independientemente del contexto histórico-administrati-1
. vo del autor y de los propósitos, comprende dos o más de las siguientes fases: :
1) Fase introductoria o iniciativa. Está constituida por aquellos actos, escritos,

y/u orales que inician el mecanismo del procedimiento. Ejemplos de documentos
creados en esta fase son las peticiones, súplicas, reclamos, proyectos de ley [14].
2) Fase preliminar o investigación [inquiry]. Está constituida por la reunión de

t los elementos necesarios para evaluar la situación. Ejemplos de documentos creados
en esta fase son estudios, cálculos, curricula, informes técnicos, cartas de referencia.
3) Fase consultiva o consulta. Está constituida por la reunión de opiniones y

iiscsoramicntüs, después que se han acumulado todos los datos relevantes. Ejemplos
de documentos creados en esta fase son las agendas, minutas, memorandos, papeles
de estudio.
4) Fase deliberativa o deliberación. Está constituida por la toma-de-dccisión

riña!. Ejemplos de documentos creados en esta fase son los borradores de noticia de
designación, los contratos, las leyes.
5) Fase de control o control de la deliberación. Está constituida por el control

ejercido por una persona física o jurídica diferente del autor del documento que
efectúa la transacción, sobre la sustancia de la deliberación y/o sobre sus formas. A
veces alguna forma de control es necesaria para asegurar la efectividad de la
deliberación y su vigencia. Ejemplos de documentos creados en esta fase son las cartas
de transmisión, memorandos, y compilaciones definitivas de documentos que incor
poran las transacciones.
100
líl momento de acción y ei momento tic documentación
6) Fase ejecutiva o ejecución, Está constituida por todas las acciones que dan
carácter formal n la transacción (a saber validación, comunicación, notificación,
publicación). Los documentos creados en esta fase son los originales de los que
efectúan la transacción y, por ejemplo, los registros, caí las de tiansmisión a la empresa
editora o a un periódico 115].
Algunos procedimientos están ahora muy formalizados: cada fase es distinta

de las demás y fácilmente reconocible. Otros procedimientos son muy informales y
algunas fases tienen lugar al mismo tiempo o no dejan huella documental. No obstante,
cada transacción pasa a través de las fases de procedimiento recién mencionadas que
constituyen un sistema lógico cerrado.
La cscjuematización presentada muestra un procedimiento integrado, cuyas

fases coinpi eliden a su vez el momento de acción y el momento de documentación. Sin
embargo, mientras las primeras tres fases de los documentos son inlcrlocutorias con
respecto a la Iransacción como un todo -esto es, son necesarias para iniciar o proseguir
la transacción, pero no constituyen el fin último del procedimiento- en las tres fases
subsiguientes, el foco de cada acción es la preparación, cumplimiento y perfecciona
miento del documento, que efectúa la transacción, lisio implica que dentro década una
de las tres primeras fases, el momento de documentación tanto como el momento de
acción alcanzan su cumplimiento mientras que, dentro de las tres últimas fases, sólo /
el momento de acción lo hace -porque, con respecto al documento o documentos que'
49/84
efectúan la iransacción, el momento de documentación comienza en la cuarta fase con!i
la compilación de uno o más ejemplares-; prosigue en el quinto con la preparación de1
la primera copia, continuando el control ejercido sobre la sustancia, articulación y^
modo de formación del borrador, y termina en el sexto, con la creación del documento;
original, mediante la validación y/o publicación, eventual registro y entrega y la \\
inclusión en la curpcta. \
Un ejemplo puede claiilicar esto, Examinemos un procedimiento muy típico:

la designación de un profesor de la universidad. El documento original que va a
efectuar la transacción es la carta de designación que envía el presidente de la
universidad al designado. El-procedimiento que vamos a describir se refiere a la
génesis de este documento específico, aunque otros residuos documentales se acumu
len en las carpetas. Su documento de cierre será idealmente una copia de la carta de
designación, aun cuando a veces vaya seguido por una copia de la noticia de la
designación que se ha enviado para su publicación. La carpeta completa que contiene
lodos los documentos producidos en el procedimiento en la forma en que participaron
en él (esto es, en forma de borrador si participaron en el procedimiento, como tales;
o de original si así participaron, etc) se encontrará solamente en la oficina central del
departamento afectado. Duplicados de la carpeta, sean parciales o completos, estarán
probablemente entre los documentos del comité dé selección, en la oficina del decano,
en el despacho del presidente o rector, entre los documentos del Consejo de Gober
nadores y en los fondos del profesor designado. Rastros de la transacción pueden
101
Luciana Duran ti '•
también hallarse en la oficina de inmigración. Este procedimiento tan formal y estricto

sigue las seis fases ideales:
1) Iniciativa Publicación de la noticia de la vacante.
2) Investigación (inquiry) Reunión de solicitudes, curriculum viitie. cartas

de referencia, copias de publicaciones, entrevis
tas.
3) Consulta Estudio de los datos reunidos por los miembros

del comité de selección. Rccomci)dfición al de
partamento central. , !.
4^ Deliberación
de su aceptación. L le n a d o oe |n íorniulario que
ha preparado el departamento central para reco
ger los datos relevantes de la transacción (es muy
parecido al documento primer borrador que ha
cían los notarios medievales).
5) Control de la deliberación Control de los dalos asentados en el formulario,

como también de su sustancia, que hace el deca
no; también control de si esté completo y es
apropiado, que hacen el presidente y el Consejo
de Gobernadores. Eventual corrección. Aproba
ción del documento definitivo.
6) Ejecución Emisión de la carta de designación que linee el

presidente al designado. Emite una noticia de la
designación el jefe del departamento y la envía
para que sea publicada.
De este ejemplo queda claro que el momento de la documentación de las tres

últimas fases puede ser considerado como un continuo, cuyo propósito es la creación
de un documento perfecto, capaz de obligar, que lleva en sí toda la transacción. Por
■[ el contrario, cada una de las tres primeras fases comprende uno o mds procedimientos
| integrados y completos que tienden a facilitar una transacción a través de la creación
í de los documentos típicos de esta fase. Tales documentos, aunque intcrlocutorios con
respecto al procedimiento principal, son finales con respecto a los procedimientos
* subordinados. Esto puede ser demostrado analizando la fase iniciativa del procedi
miento que conduce a la creación de la carta de designación: "Publicación de la noticia
de la vacante". El documento cuya génesis estamos examinando es la publicación de
la noticia. Con relación a él, la transacción completa csjhí constituida por los siguientes
procedimientos:
102
, E l momento de acción y e l m om ento de docum entación
I) In ic ia tiv a Identificación de la necesidad de una nueva

vacante y presentación de una solicitud para ella,
usual mente la hace el jefe de departamento al
correspondiente decano, oralmente o por escrito
' (mcmoranduyi).
2) Investigación (inquiry) . Recolección ¿le datos sobre la situación financie-

! ra y sóbre la disponibilidad de personas
‘ calificadas. í .
3) Consulta Estudio de Ips datos reunidos, con el fui dé

decjidir el co^tenidQ qê’sc ha de dar al aviso;
corjsulta sojb e la conjlp Jíjición del comité de
selección
,,1,1 ¡ ;
■I'
4) Deliberación Composición en limpio del aviso que ha sido
preparado por el comité de selección.
5) Control de la deliberación El control es realizado por el jefe del departa

mento y el decano y versa sobre la sustancié del
documento (descripción de responsabilidades,
calificación requerida, salario); hay un control
dé la oficinadel presidente o rector sobré la
formulación de la calidad requerida, de modo tal
que sea respetada la equidad del empleo; hay un
control que efectúa la oficina de inmigración,
para que no falte la fórmula prescrita que da
precedencia a los ciudadanos y a los inmigrantes
radicados. Compilación de la primera copia.
6) Ejecución Impresión y distribución del aviso para publica-'

clon. Comunicación del documento a todas las
partes a quienes pueda interesar.
Este tipo de análisis podría repetirse para cada una de las fases del procedi
miento que lleva a la creación de la carta de designación y para cada una tic las fasr s
que conducen a la creación del aviso. Dé hecho, la disección del primer procedimiento
considerado puede continuar hasta que la génesis de cada documento singularqué
participa en ct procedimiento principal haya sido examinada. Sin embargo, un paso
más abajo en nuestra operación podría presentar para nosotros algunas dificultados
que señalaron con claridad Gérard y Christiane Naud: “La acción administrativa
avanza en cascadas y tiene ramificaciones de lo general a lo particular y viceversa. El
manejo de una transacción sigue al mismo tiempo varios canales que se separan jun a
luego reunirse, cada servicio, oficina o funcionario llega a estar vinculado con .una
parle del procedimiento total... El problema es qué punto de vista hay que adoptar, y
103
Luciana Duranti
pensamos que el archivero debe udoptar el punto de vista de la administración qué

produce el material archivístico" [16]. Esto significa que no sólo podría ser imposible
a un archivero seguir todas las ramificaciones de cada transacción, sino, lo que es más
importante, sería inútil. Este tipo de operación no pertenece todavía al trabajo del
diplomatista especial. El tiene el propósito específico de identificar las transacciones
"típicas” de una administración duda y describir su estructura ideal c interrelacioncs
de modo que pueda hacerse evidente el funcionamiento completo de esa administra
ción. Más aún, el archivero necesita distinguir "los pasos de una acción o las fases de
un procedimiento, porque la forma del documento que uno tiene en la m a n o resulta del
estado de desarrollo del procedimiento" [17], desde el punto de vista del conjunto
documental, que es lo que el archivero o la archivera procesa. Por supuesto, uno puede
objetar que no siempre es necesario identificar las formas de los documentos,
particularmente considerando que nosotros, los archiveros modernos, no trabajamos
con documentos singulares. Gérard y Christiane Naud enfocan directamente este
punto de manera muy efectiva:
"Y si uno toma en consideración el hecho de que un expediente

raramente coincide con una carpeta \file] que es generalmente más
pequeña o más grande, puede ver que la unidad a ser descrita será
necesariamente el expediente o una parte de él. Si es necesario describir
una parle del expediente, uno necesita destacar el elemento del proce
dimiento del cual resulta. Es por esto que introducimos en la descripción . i
del contexto de la carpeta un elemento que identifique la acción que da -
por resultado la existencia del o de los expedientes o de los subdossiers
que contiene. También por esta razón debemos encontrar una solución ;
que nos permita ubicar la acción de la que deriva la unidad descrita, en
el contexto de una acción más general, esto es, de la misión o caracte
rísticas en virtud de las cuales actuó la administración tramitadora"
U81.
Entonces es esencial la comprensión del procedimiento que rige la génesis de

los documentos, cuando se quiere llevar a cabo la función descriptiva, pero tal
comprensión sólo puede empezar una vez que se ha identificado la forma del
documento que contiene la transacción que va en el expediente. Por ejemplo, un
archivero de universidad adquiere los fondos de un miembro de la facultad y encuentra
una carpeta ifüe o anicle de Naud) que contiene la carta de designación recibida por
el profesor. Pitra ordenar y describir esta curpcta, él o ella tiene que establecer en
primer lugar si la carpeta corresponde a una transacción (dossier de Naud) o a más de
una transacción, o sólo a una parte de una transacción. De hecho, la carpeta puede
contener únicamente el material relacionado a la designación como miembro de la
facultad; o todo el material que trata de su relación de dependencia con la universidad;
o una parte de él. Esto es fácil de averiguar, si el archivero está familiarizado con los
procedimientos de designación y de relación de dependencia en la universidad y con
la manera en que un miembro de la facultad participa en ella. Si la carpeta coincide con
la transacción de designación, puede contener:
1) Iniciativa Copía del aviso de-vacante, copia de solicitudes

y adjuntos.
2) Investigación (inquiry) Material relacionado con el departamento en

cuestión: la facultad, el campus, la ciudad. Co
rrespondencia tendiente a reunir datos útiles para
la entrevista.
3 ) Consulta Correspondencia con el jefe del departamento,

otras facultades, familia, etc. sobre condiciones
de la designación, de traslado, etc.
4) Deliberación Original de la carta cjue ofrece el cargo vacante,

borrador y copia de la carta de aceptación del
cargo.
5) Control de la deliberación Esta fase puede producir dos diferentes conjun

tos de documentos en el legajo del profesor: a) si
se trata del control que el profesor ejerció sobre
las condiciones de la designación tal como se
expresaban en la carta que ofrecía el cargo,
puede producir más correspondencia y debería
51/84
ubicarse entre los documentos de la fase de
deliberación; b) si se trata del control que ejerció
el departamento sobre la calidad del profesor, el
legajo del profesor puede contener copias del
documento en que se halla esta calificación, tal
como se la dio el departamento.
6) Ejecución Original de la carta de designación copia del

aviso de designación.
El ejemplo presentado se relaciona con una situación.muy simple, pero el

análisis se devuelve a lo largo de líneas independientes de la complejidad del cuerpo
documental que estamos examinando. El foco es siempre la transacción y su proce
dimiento. El punto de partida se constituye con las formas documentales que lo
contienen. Una consideración sobre el tema -lo que trata algún grupo de documentos -
acompaila al análisis, no lo guía. Si diferentes carpetas en el mismo fondo reciben una
descripción común, ello se debe o a que resultan de fases sucesivas de la misma
transacción, o a que son transacciones similares relacionadas con el mismo asunto.
Entonces, dentro del mismo fondo, la ordenación y la descripción deben concentrarse
en las transacciones. Además, si las relaciones entre distintas cqrpctas pertenecientes
a fondos diferentes pueden establecerse en base a su tema común, la diferencia entre
estas carpetas proviene de las diferentes maneras en que sus creadores han intervenirlo
en tal asunto [ 19]. Por ejemplo, un puente primero se construye y luego es mantenido,
105
i :
Luciana Duranti
pero los documentos que derivan de estas dos acciones son muy diferentes. Los
documentos producidos por la operación de construir el puente son voluminosos;
contienen muchas transacciones de diferentes tipos (administrativas, financieras,
técnicas) y comprenden un número limitado de nflos (desde la fecha del primer
proyecto hasta el fin del período destinado a reclamaciones relacionadas con la
construcción). Por el contrario, el mantenimiento es una acción continuada, que da
origen a documentos de apertura y cierre que dependen de las prédicas de la oficina
correspondiente. Los documentos que van en este tipo de carpetas tienden a ser
repetitivos, tanto, que van contenidos en formularios estandarizados. Desde un punió
de vista archivístico, el valor de estos segundos documentos va a ser diferente del valor
de los primeros (20|. Este ejemplo demuestra, con mucha exactitud, que la diferencia
entre documentos reside primariamente en la acción. Muestra que la identificación de
la acción y del procedimiento que la guía es importante no sólo para la ordenación y
descripción, sino también para la selección. Puede observarse que, dada la cantidad
de documentos administrativos contemporáneos, no cabe la selección ni la descrip
ción documento por documento. Tendemos a realizar estas operaciones sobre unidades
más grandes, principalmente series. Sin embargo para comprender y evaluar el
contenido de una serie, examinamos muestras de los documentos que las componen;
entonces, extrapolamos el resultado de esta observación al conjunto de la serie; y
finalmente describimos y evaluamos la serie con respecto a ambos componentes y a
la acción administrativa completa de la que ella resulta. Esta necesidad de generalizar
desde las circunstancias que observamos introduce otro aspecto del sistema edificado
por la diplomática general para comprender la creación-documental; la catcgorización
de procedimientos.
Ln catcgorización de los procedimientos
Cuando los procedimientos administrativos y las técnicas de manejo de información

en las oficinas evolucionan con rapidez, encontramos a cada paso el problema de
conocer si esta o aquella categoría concreta de documentos es equivalente a esta o
aquella categoría antigua... [21 ].
Se lia mostrado cómo cada procedimiento presenta la misma estructura ideal

independiente de su contexto, autor y propósito. Sin embargo, las actividades
incluidas en el cumplimiento de cada fase de un procedimiento varían de acuerdo al
propósito del procedimiento. Y por esto los documentos derivan de estas actividades.
Para identificar y evaluar las actividades y su resultado documental, la diplomática ha
distinguido lodos los procedimientos posibles en cuatro categorías, en base a su
propósito general:1
1) Procedimientos organizativos Los que tienden al establecimiento de una es

tructura organizativa y de unos procedimientos
internos como también a su mantenimiento, mo
dificación o supresión.
106
¡Íí-i1:-': V * • .* j'
■: : : 1 ' .
2) Procedimientos instrumentales Los que se relacionan con la expresión de opinio
nes o asesoramiento. ; j
i
3) Procedimientos ejecutivos Los que permiten la transacción regular de lós
negocios dentro dé los límites y de acuerdo a las
normas previamente establecidas por cada auto
ridad. .
4) Procedimientos constitutivos Los que crean, extinguen o modifican el ejerci

cio de poder. Los procedimientos constitutivos
comprenden tres subeategorfas: ■
i) Procedimientos de concesión. Los que crean nuevas situaciones y

nuevos poderes para los destinatarios.
ii) Procedimientos de limitación. Los que privan de poderes o faculta

des a las personas físicas o jurídicas. ,
iii) Procedimientos de autorización Los que consienten el ejercicio ele

poderes previamente obtenidos por una persona
física o jurídica. Estos procedimientos no crctín
límites para su ejercicio [22j. ;
Estas categorías fueron identificadas, cuando se examinaban documentos

emitidos por distintas chancillerfas medievales. Sobre la base del hecho aparente de
que los documentos presentaban formas diferentes según lo que debían cumplir, se
supuso que los procedimientos que generaban idénticas formas documentales cons
taban de idénticas actividades. Como consecuencia lógica, para clasificar las formas
documentales, había que clasificar de modo equivalente los procedimientos de los
cuales derivaban, y por lo tanto, las actividades que los generaban. Esto se hizo. Por
ejemplo, se encontró y estableció que la chancillerfa papal emitía privilegios para
conceder beneficios (procedimientos constitutivos de concesión); litterae gratiosae
para dar permiso (procedimientos constitutivos de autorización); litterae executorine
para dar órdenes (procedimientos constitutivos de limitación); ¡iiterae consistoriales
para expresar opiniones colegiadas (procedimientos instrumentales); litterae decretales
para formular reglamentaciones (procedimientos organizativos), etc. El resultado de
este tipo de estudio era racionalizado y generalizado y la operación desembocó en la
clasificación presentada más arriba.
Esta clasificación o categorización ¿es aplicable a los procedimientos moder

nos?. ¿Cuánto há cambiado el mundo desde los tiempos medievales?. ¿Puede la
trilogía de poderes de Montesquicu y su desarrollo moderno ser compatible con el
sistema monolítico que veían los diplomatistas de documentos medievales?, lista
autora piensa que la clasificación diplomática es válida con relación a los procedi
mientos modernos, porque el esfuerzo humano sigue presentando idénticas
107
Luciana Duranti
características aunque el mundo indudablemente se ha vuelto más complejo. De

hecho, los individuos existen como seres humanos, en tanto pertenecen a un grupo. La
sociedad se da a sí misma una estructura que regula la coexistencia de individuos y
establece valores y normas con los que los individuos quieren y deben conformarse
y acerca de los que ellos comparten ideas y opiniones. Se ha dicho que una colectividad
fundada sobre un principio organizador es un sistema jurídico [23]. Dentro de tal
sistema, aunque muchos principios rectores cambian con el tiempo y de un lugar a
otro, las tareas humanas siempre presentan una naturaleza organizativa e instrumental
y ejecutiva o constitutiva con respecto a esta clasificación, la diferencia entre los
mundos medieval y moderno consiste en que los cuatro tipos de procedimientos se
encuentran hoy a muchos niveles y no a uno solamente. Esto significa que, de arriba
abajo, cada categoría de procedimientos incluye a todas las demás pero, sí tomamos
un solo nivel y lo separamos del conjunto de documentos, podremos decir cuál tipo
de procedimiento está incluido.
Si examinamos los tres poderes de Monlesquieu, a saber, legislativo, ejecutivo

o administrativo y judicial, veremos que en las sociedades democráticas, estos poderes
han sido encargados primariamente a cuerpos distintos. Esto significa que, dado que
cada cuerpo ejerce parte del poder, su competencia principal se halla en la esfera de
sólo una parle de él. Por ejemplo, el parlamento tiene primariamente competencia
legislativa, un gobierno o ministerio tiene primariamente competencia administrativa,
una corte tiene primariamente competencia judicial. En consecuencia, cabe decir que
los procedimientos legislativos son procedimientos constitutivos del parlamento; los
procedimientos administrativos son procedimientos constitutivos del ministerio y los
procedimientos judiciales son procedimientos constitutivos de la corte. Sin embargo,
cada uno de estos cuerpos funciona desarrollando los otros tres tipos de procedimien
to.
Es función de la diplomática especial fijarse en un creador de documentos

concreto, estudiar sus procedimientos, dividirlos de acuerdo al modelo propuesto por
¡a diplomática general y avanzar en un análisis ulterior. La diplomática general,
mientras tiende a agrupar juntamente procedimientos de igual tipo y a distinguir entre
diferentes grupos de procedimientos, los que pertenecen a la misma categoría, debe
avanzar de abajo arriba, es decir, desde los documentos resultantes de cada procedi
miento a los procedimientos en sí mismos. Por ejemplo, un ejercicio de diplomática
especial dirigido a identificar y reconstruir los procedimientos del Parlamento,
después de haber establecido que sus procedimientos constitutivos son aquellos que
generan primariamente legislación, hará posible identificar grupos de procedimientos
dentro del procedimiento constitutivo general, únicamente por medio de una clasifi
cación de las leyes. Las leyes pueden clasificarse así: “nuevas leyes”, “revisiones
mayores”, "enmiendas mayores", "enmiendas menores", y luego subdividirse en: “no-
financieras" y "financieras". Las no-financieras incluyen "decretos privados" y
"decretos públicos". Las financieras comprenden tres grupos de leyes relacionados
con "gasto público", "ingresos fiscales" y "autorización de préstamos". Finalmente, se
debe dar una especial consideración a las "enmiendas constitucionales". Claramente
108
se ve que los grupos de procedimiento-que generan las categorías de documentos

recién mencionadas tienen en común el hecho de que presentan naturaleza o finalidad
constitutiva y también que se desarrollan a través de las seis fases descritas en la
primera parte de este artículo. Sin embargo se diferencian, dentro de su finalidad
constitutiva y también dentro de las Tases de su desarrollo. Por ejemplo, los procedi
mientos que originan "legislacióadé gasto público" son procedimientos de autorización,
mientras que los que crean "legislación de ingresos fiscales" son procedimientos de
concesión, que frecuentemente surgen del Presupuesto; los "decretos privados" son
introducidos por miembros privados, mientras que los "decretos públicos" son
usualmente introducidos por el Gabinete; "las nuevas leyes" frecuentemente represen
tan la culminación de una inició va mayor del gobierno o la aceptación que el gobierno
realiza de las recomendaciones presentadas por el Grupo de Estudio de la Comisión
Real de Investigación, mientras que las "enmiendas menores" muchas veces provie
nen del trabajo de un comité técnico [24].
Entender las diferencias entre estos grupos de procedimientos es esencial para

la comprensión de la función y alcance intrínseco de su resultado documental y para
evaluarlo. Sin embargo, tal comprensión siempre empieza con un examen directo de
los documentos que contienen el procedimiento y con una identificación de su
propósito. Este examen directo y esta identificación del propósito revelan otra
diferencia entre los mundos medieval y moderno: mientras que en el contexto
medieval, cada forma documental dada era resultado de un procedimiento específico
53/84
y tendía a un único propósito concreto, en el contexto moderno, procedimientos que
son diferentes no por su estructura sino por su finalidad, pueden crear idénticas formas
documentales y viceversa, procedimientos que tienen idéntica finalidad pueden
producir formas documentales diferentes. Sin embargo, esto no hace más que reforzar
el punto descubierto por los diplomáticos de que los productos documentales deben
ser "¡ñapeados" de acuerdo a las funciones y actividades de sus creadores mediante la
reconstrucción y examen de los procedimientos de la creación-documental. Esta
metodología de análisis, además, nos permite ganar conocimiento de dónde y cómo
la información de naturaleza documental puede ser compartida entre funciones y
personas jurídicas, i’or ejemplo, una serie de tablas de retención y eliminación es
producto de un procedimiento constitutivo de autorización, con relación a la institu
ción archivíslica que es competente para aprobarlas, mientras que es producto de un
procedimiento ejecutivo con relación al organismo que creó el documento, competen
te para preparar las tablas. La reconstrucción de un procedimiento típico para redactar
las tablas nos permitirá identificar los "flujos" que llevan información horizontal y
verlicalmente a través de un organismo y entre distintos organismos.
En conclusión, ¿cómo puede la teoría diplomática de la creación-documental

ofrecer una solución al problema expuesto por Gérard y Chrisliane Naud?. ¿Cómo
puede ayudarnos a entender si una categoría de documento moderno es equivalente a
otra categoría creada en el pasado?. Esta autora piensa que la teoría diplomática nos
ayuda proveyendo un método de análisis basado en principios. Los principios son:
109
Luciana Puranti
1) Cada procedimiento tiene la misma estructura ideal:

i
i) La forma o manifestación de los actos parciales que concurren a lá
transacción principal es irrelevante con relación a la estructura y
también la naturaleza privada o pública de las personas jurídicas que
inician y/o participan de la transacción.
2) Todos los documentos y procedimientos que los generan pueden ser

divididos en categorías en base a la finalidad que se espera que cumplan: i
i) La variación del principio organizativo sobre el que se funda un

sistema jurídico es irrelcvanlc con relación a la clasificación general y
también la naturaleza privada o pública de las personas jurídicas que
inician y/o participan del procedimiento.
El método es muy familiar para los archiveros. Enfrentados con un documentó

o un conjunto de documentos (carpeta, dossicr, serie), el archivero conduce su
investigación hacia la génesis, desde el punto de vista del creador del fondo al que el
o los documentos pertenecen. Cuando se halla delante de un documento, el archivero
trata de identificarlo mediante los elementos externos e internos de la forma y de su
proveniencia 125), su proceso de creación y el procedimiento superior en el que
participaron. Cuando se halla frente a un conjunto de documentos, la investigación del
archivero debe dirigirse primero a la identificación de aquellos documentos que
participaron en la misma transacción y, a partir de eso, del establecimiento de las
relaciones de los procedimientos existentes entre ellos y de las relaciones análogas
entre ellos y los documentos del mismo grupo que participaron en otras transacciones.
Después de esto, el archivero investiga cómo el grupo de documentos que examina
formó parte de los procedimientos superiores y estudia esos documentos y los clasifica
en términos absolutos y dentro del contexto.
Este método de análisis no se fija en todos los lemas, sino en las acciones de
un tipo muy específico (es decir, iniciativas, de investigación, consulta, etc.); no cu los
agentes creadores sino en los procedimientos de creación, con una finalidad definida
(es decir, organizativa, instrumental, ejecutiva, etc.). Los resultados de este análisis
focalizado pueden entonces ayudar a guiar los esfuerzos de evaluación, selección,
ordenación y descripción, no sólo del material analizado, sino también de lodo el
material que sea semejante. *'Lo que debe ser perceptible a quienes Icen |las descrip
ciones archivfslicas] es el encadenamiento de diferentes etapas de la acción
administrativa, la jerarquía de sus aspectos y sub-aspcctos, la jerarquía de sus
finalidades... El vocabulario empleado debe ser coherente... con relación a las
acciones" [26J. Este tipo de estudio no desplaza la investigación archivística tradicio
nal sobre los creadores de documentos, las estructuras organizativas y los temas que
los acompañan y complementan, de la misma manera que el análisis diplomático de
los sistemas jurídicos apoya la reconstrucción de historias administrativas, y que el
examen diplomático de las formas físicas c intelectuales guía el estudio del contenido.
110
E l momento de acción y e l m aúlenlo de docum entación:
Los archiveros norteamericanos instintivamente han reconocido hace mucho

la necesidad de entender las rutinas que rigen la creación de los documentos, pero sólo,
con la adquisición de documentos electrónicos, particularmente de las bases de datos
compartidos, tienen noción de la importancia central del procedimiento afectado a su
pensamiento. "Un sistema de información [escribe John McDonald] es una colección*
de documentos... y procesos, que están organizados para conformar un conjunto
específico de funciones en apoyo de un conjunto definido de objetivos" |271. El
Comité Asesor de las Naciones Unidas para el Sistema de Coordinación de la.
Información además añade: "En verdad, cuando examinamos el panorama de los
documentos electrónicos, se vuelve cada vez más evidente que el ciclo de vida del
sistema (de aplicación) de los documentos y de los no documentos debe ser el nuevo
foco de atención. Y reflexionando, podemos ver que éste era o debía haber sido el
centro de atención en los sistemas de documentos en papel, también" [281. La
terminología usada por los especialistas en documentos electrónicos es muy diferente
de la terminología diplomática, pero el mensaje transmitido es claro: la comprensión
de los procedimientos es la llave pata la compresión de los sistemas de información.
Puede observarse que, con respecto a los sistemas elcctrónicosr no comenza

mos el análisis por la observación de los documentos. Sin embargo, cuando
reflexionamos, es posible advertir que sí lo hacemos. "Quienes desarrollan sistemas
usan herramientas y técnicas que facilitan el diseño de sistemas para manejar el,
movimiento de información estructurada (normalmente) a través de pasos estructurados
predefinidos para alcanzar algún producto predefinido (por ejemplo, cheques, licen
cias. etc.) que apoye una actividad programada" [291. En verdad, cuando tratamos de
explorar cómo funcionan los sistemas de información, tenemos en mente estos
productos predefinidos; conocemos cuál es el último propósito del sistema. Podemos
usar el mismo enfoque sugerido para los sistemas en papel. Un estricto análisis de los
productos documentales nos lleva a clasificar los procedimientos por los cuales han
sido creados, mediante un procedimiento diplomático ideal. Cabe entonces tipificar
o generalizar estos procedimientos. En este punto, a pesar de analizar laboriosamente
cada documento, para sacar de sus entrañas la comprensión de los procedimientos,
podemos empezar a preguntarnos -en vista de los tipos de procedimientos posibles-
qué tipo de procedimiento enfrentamos en una circunstancia dada.
Puede también observarse que en muchos casos hemos conocido anteriormente

los procedimientos mediante el uso de fuentes tales como informes anuales, manuales
de procedimiento y documentos de política interna. Pero ¿qué pasa?. Estas fuentes nos
cuentan cómo se supone que debía ser cumplida la acción administrativa y no cómo*
fue llevada realmente; nos hablan de cómo debieron ser los procedimientos, qué
tramitación se esperaba, sobre qué sistema se cumplían y finalmente cuál era In imagen
que la institución creadora deseaba reflejar pO]. Por el contrario, el análisis de los
procedimientos, que comienza por los productos finales, permite la verificación de las
discrepancias entre las reglas y la realidad y de la continua mediación que tiene lugar
entre el aparato legnl-administrativo y la sociedad, en una palabra, nos hace accesible
la realidad. Este ha sido siempre el primer objetivo del análisis diplomático y su valor.
III
Luciana Duranii
no ha decrecido. Los archiveros europeos de la generación pasada enseñaban a sus

estudiantes "deje que los documentos cuenten su historia", lo cual puede ser todavía
una buena advertencia para los archiveros contemporáneos. Pero, para entender esta
historia, podemos necesitar algunos instrumentos más. Para brindarlos, el próximo
capítulo de esta obra va a presentar los elementos externos e internos de las formas
documentales. !
NOTAS 5
i
1. - Luciana Duranti, "Dipiomatics". Parte II pp. 5-17 y Parte III pp. 5-20. En esta
traducción p. 45-91
2. - Alai» de Boíiard, Diplomatique Générale, p. 62. De Boüard menciona el hecho

de que los formularios medievales distinguían entre el íempus in quo facía sunf
super quibus ¡itera datur (momento en que los hechos de que tratan los
documentos tuvieron lugar). Y el tempus in quo datur litera (momento en que los
documentos son escritos). También destaca que Mabilion separaba en su examen
res transada (transacción) de instrumentum confedum (registro documental).
Duranti, "Dipiomatics" Parte II, p. 5. En esta traducción, p. 41-42
3. - "Mais la diplomatique généralc nc s'cn lien pus k ce premier résultal. Elle

composc de Pcnsemble des catégories concretes, un acto idéal permettant ft
Panalysed’exposcretd'exam inerdansrordredc leursuccession logique tous Ies
fniu qtii... purent provoquer ht nnUtumcc |du documcntj ou concourtr a su
formation". De Boüard, p. 66. Estas y todas las citas siguientes de textos
franceses han sido traducidas al inglés por ia autora y del inglés al español por
el traductor.
8
4. - Para una ilustración del concepto de autoridad pública véase Duranti,

"Dipiomatics" Parte III, p. 14. En esta traducción, p. 83
5. - Tenemos un acto simple cuando el poder de hacer el acto se concentra en un

individuo u organismo. Duranti, "Dipiomatics" Parle II, p. 13. En esta traducción,
p. 58
6. - Un acto simple y, en este caso específico, la iussio, tiene sin embargo una
naturaleza de procedimiento oculto que se va a estudiar más adelante en este
mismo artículo.
7. - Un acto compuesto [compound act] en procedimiento es un acto que deriva de

una secuencia establecida de diferentes actos que tienen el objetivo común de
hacer posible el cumplimiento del acto final. Duranti, "Dipiomatics" Parte II, p.
14. En esta traducción, p. 59
1 12
8 . - listam os f íente a un contrato, cum ulo el poder de cum plir el acto pertenece a dos
o más partes interacluantcs. Duranti, ibidcni, p. 13. En esta traducción, p. 38
9. - Jack Goody llama a esta tendencia "Formalismo de la acción". Sus argumentos,

aunque sólo se relacionan indirectamente con el tema de este artículo, pueden ser
de gran interés para ios archiveros. (Jack Goody. The U>gic ofWriting and lite
Organization ofSociety. Cambridge, Cambridge Universily Press, 1986), p. 144.
10. - Los conjuntos de rutinas que rigen el momento de la acción y el momento de

documentación como han sido descritos por los diplomatislas de documentos
medievales, pueden encontrarse en todos los manuales mayores de diplomática.
Esta autora ha seguido en particular la csqucmatización que presenta Alcssandro
Pralesi, Eletneníi di Diplomática Generóle (Barí. Adrialica Edilricc, sin fecha),
p. 29-51 y por De Boüard, Diplomatique, p. 62-111.
11. - Los conceptos de acto compuesto y acto en procedimiento son explicados en la

nota 7. Un acto continuativo es un neto compuesto constituido por tina secuencia
de actos idénticos cumplidos por el mismo individuo u órgano. Duranti,
"Dipiomatics", Parte 11, p. 14. En esta traducción, p. 59
12. - "AlorsquelachartemédiévaleconcentrePinformaronsurl’hisloiredentelleesl
l’outil el le produit, représentant uní» snric de noeud d’infomindoii, le papiei*
55/84
ndmiuistrntif coutcmporuin ne livre luí, que l‘un des élémcnts d’une Information
nlomisée. U\ pifccc d’un dossier n’a d'inlérét que si elle esl sn place dtms le
dossier, qui est, lui, Punilé de base, Poutil de base, du travnil administralir.
(Jériud y C'ln istianc Naud. "LTinuIy.se des archives ndmiuistrirt i ves
contemporaines". En, Gazette des Archives., 115. (4lo. trimestre, 1981), p. 218.
13. - D ocum entos dispositivos son los que ejecutan un acto. D ocum entos probatorios
son los que dan evidencia de un acto que ha sido ejecutado antes de ser
documentado. Duranti, "Dipiomatics”, Parte II, pp. 7-9. En esta traducción,
p. 51-52
14. - Dado que estas fases están descritas fuera de contexto y sin referencia al autor del
procedim iento y/o a los docum entos que com ponen el ejem plo, el térm ino
"creados" se usa en sentido general. También hay que subrayar que, desde un
punto de vista lógico, todas estas fases se hallan incluidas cu cada procedimiento,
aunque no de manera formal.
15. - Paola Carucci, II documento contemporáneo, p. 47-63, Carucci, para ilustrar el

procedimiento típico de la administración italiana contemporánea, describe de
hecho el misino procedimiento que explica la autora de este libro.
16. - "L’action administrad ve procéde en cffect par cascados et par ramificnlions, du

général au parliculieret vice-vcrsa. Le rcglénícnl d*une affaire suil simullanémcnt
113
Luciana Duranti
plusicurs canaux qui se séparent puis se rejoignent, chaqué Service, bureau ou

fonctionaire étant chargé el’une parlie de la procédure totalc... le probléme esl
cclui du point de vue duquel ce placer et nous pensons que l'archivisle doil
ndopter le point de vue... de i'udministrntion productricc des archives". Naud,
"L'analyse des archives...'*, p. 218 y 223.
17. - Des élapes d’unc nelion ou des stndcs d'une procédure, la forme des documcnls
renconUés résultnnt cu fui! de l'étai d'avanccment de la procédure", Ibidem, p.
226.
18. - "Etsi Ton licntcomplcdcccquc le dossiercoincide rmement avcc/Tir/fc/r.étnnt

généralement plus petit ou plus grand, on voil que Funité h décrire sera
néccssaircment le dossier ou la partie de dossier. S'il faut décrire la parlie de
dossier, il faut préciser Félémcnt de procédure dont elle résulte. C’est pour cela
que nous introduisons dans la despriptiun du contenu des articlcs un élémcnt
idenlifiant Vaction dont résulte Fexislcnce des dossiers ou du dossier ou des
sous-dossiers qu'il contient. C'cst égalcmcnt pour cela quTine solution doil diré
trouvéc qui pcrmctle de situcr Faction dont résulte Funité décritc, dans le cadre
d’unc aclion plus générale, c’est-h-dire de la mission ou de Fattibution en vertu
de laquclle l'administration versante agi"; Ibidem, p. 218. Para quienes no es
familiar la terminología archivística francesa, se debe destacar que un dossier
consta del residuo documental de toda una transacción mientras el concepto de
article corresponde al concepto de carpeta [file]. Por lo tanto es muy claro que
una carpeta puede ser parte de una transacción o puede contener muchas
transacciones, (por ejemplo, relacionadas a la misma transacción). (Nota del
traductor: Según la definición que la autora aporta en esta nota, dossier puede
equipararse al expediente de la tradición española, pero no siempre es lo mismo].
19. - Ibidem, p. 226. Gérard y Chrislianc Naud escriben que, cuando es transferido
desde la oficina productora ni nrchivo, cada dossier debe ser descrito mencionan
do los siguientes elementos: el organismo que transfiere, el agente de la acción
administrativa del cual el dossier es instrumento, la acción, el tema de la acción,
fecha y lugar, elementos de la forma. También explican, con abundancia de
ejemplos, cómo identificar la acción y el tema sin confundir uno con otro,
particularmente cuando el tema es una acción cu sí misma (es decir, cuando la
acción de un individuo es el tema de la acción de una administración). Ibidem,
p. 220-225.
20. - Ibidem, p. 222.
21. - "Alors que les procédures administrad ves évoluent rapidement, en ineme temps
que les techniques de trailement de Finformation dans Ies bureaux, nous nous
1 heurtons san cesse au probléme de savoir si lellc ou teile catégoric actuclie de
documents est équivalent a tellc ou tclle aulre ancienne catégoric..." Ibidem, p.
216.
114
E l momento de acción y e l m om ento de docum entación
22. - Caruccí, // documento contemporáneo, p. 56. »•
23. - Duranti, "Diplomatics" Parle II, p. 5. En esta traducción, p. 48
24. - Ealher Heywood, Bob Krawczyk, Mary Ledwell y Janice Simpson, "An
Identification of Legislative Procedures" (documento preparado para el curso
ARST 601. Diplomática, Master en Estudios Archivísticos, Universidad de
Brítish Columbia, 1989). Un estudio de diplomática especial sobre los procedí- ¡
mientos organizativos, instrumentales y ejecutivos del Parlamento no ha sido
todavía efectuado, pero puede decirse, en general, que los procedimientos que ■
llevan a la creación de reglas internas y sirven para guiar la conducción de los »
negocios parlamentarios, tienen un carácter organizativo; las que sirven para la ¡;
expresión de opiniones de comités y grupos de trabajo tienen un carácter j
instrumental, y las que constituyen rutinas para la transacción regular tienen
carácter ejecutivo (es decir procedimientos para la constitución de comités ,
técnicos). Estudios de diplomática especial sobre procedimientos de repartido- I
nes municipales y de cortes provinciales han sido realizados en 1989 por otros
dos grupos de estudiantes que trabajaban en el programa de Master en Estudios ,
Archivísticos. i
25. - Los elementos externos e internos de la forma van a ser presentados en el 5"
capítulo. Sin embargo, una introducción básica a estos elementos, a modo de ¡
pistas para entender los procedimientos, puede encontrarse en Janet Tumer. j
"Experimenting wilh new Tools: Special Diplomatics and the Study of Authority
in the United Church of Cañada'*. En, Archivaria, 30 (summer 1990), pp. 91-103. ¿
Las forinás de transmisión de documentos han sido estudiadas en Duranti, , i
"Diplomatics", Parte 1, p. 19-21. En esta traducción, p. 31-35 j
26. - "Ce qui doit étre perceptible á la lecture est f enchainement des diverses élapes j
de Paction administrative, la hiérarchie de ses aspeets et sous-aspeets, la /
hiérarchie de ses objeets... le vocabulaire employé devra étre cohérent... en ce que j
conceme les actions". Naud "L'analysc des archives...", p. 229 y 232. .
; ; !:
27. - John McDonald, "The Archi val Management of a Geographic Information ;
System". En, Archivarla 13 (winter 1981-1982), p. 60. •
• í’
28. - Management o f Electronic Records: Issues and Guidelines (New York: United
Nations, 1990), p. 22-23. | |
¡'
29.- John McDonald, carta a la autora, 25 de septiembre de 1990. ; j
30. - Acerca de la importancia de valorar la diferencia entre imagen y realidad por el i.

análisis del producto documental de las actividades, véase Terry Cook, The j
Archi val Appraisal o f Records Containing Personal Information: A RAM P Study 1
with Guidelines, París, UNESCO, 1993.
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7 vO •, p \ í -'
í f: . 0 i C jd
c a r
Capítulo 5
Los ciernen (os externos e internos de la forma documental
57/84
Todavía baja la corriente y por siempre bajará
la forma permanece, la función no cesará.
Wordsworlh, 3*1
T h e R iv e r D u d d o n ,
"After ihought"
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Los elem entos ex tern o s de la fo rm a d o cu m en tal. L os elem entos In tern o á de la fo rm a

d o cu m en tal. L a e s tru c tu ra d e la c rítica d ip lo m á tic a. N o tas. '
L a fo rm a d e un d o c u m e n to re v ela y p e rp e tu a la fu n c ió n a la q u e sirv e . E n b a s e a e sta

o b se rv a c ió n , lo s p rim e ro s d ip lo m a tista s e s ta b le c ie ro n u n a m e to d o lo g ía p a ra el a n á li
sis d e las fo rm as d o c u m e n ta le s , q u e p e rm itía c o m p re n d e r la s a c c io n e s a d m in is tra tiv a s
y las fu n c io n e s q u e las g e n era b an . E sta m e to d o lo g ía d e s c a n s a b a e n e l s u p u e s to d e q u e ,
no o b sta n te d ife re n c ia s en la n a tu ra le z a , p ro v e n ie n c ia o fe c h a , to d o s lo s d o c u m e n to s
p re se n ta n fo rm a s su fic ie n te m e n te p a re c id a s c o m o p a ra q u e se a p o s ib le c o n c e b ir u n a
fo rm a d o c u m e n ta l típ ic a id ea l, lo in ás re g u la r y c o m p le ta p a ra el p ro p ó s ito d e
e x a m in a r to d o s su s e le m e n to s [1 ]. U n a v e z q u e lo s e le m e n to s d e e s ta fo rm a id ea l hb n
sid o a n a liz a d o s e id e n tific a d a su fu n c ió n e s p e c ífic a , su s v a riá c io n e s y la p re s e n c ia o
a u se n c ia en las fo rm as d o c u m e n ta le s e x is te n te s re v e la rá la fu n c ió n a d m in is tra tiv a d e
los d o c u m e n to s q u e o ste n ta n e sa s fo rm as. ‘
L a d ip lo m á tic a d e fin e la forma c o m o el c o m p le jo d e re g la s d e r e p re se n ta c ió n

u sa d o p a ra tra n s m itir u n m e n s a je , e sto e s, c ó mg_e¡ c o n ju n to d e c a ra c te rís tic a s d e un
d o c u m e n tó q u e p u e d e se r s e p a ra d o d e la d e te rm in a c ió n d e lo s te m a s p a rtic u la re s ,
p e rso n a s o lu g a re s q u e lo a fec ta n . L a fo rm a d o c u m e n tal p u e d e s e r fís ic a e in te le c tu a l..
El té rm in o Jornia ftsica&t re fie re al re v e s tim ie n to e x te rn o d e l d o c u m e n to , m ie n tra s
q u e e¡ té rm in o forma mTélectúál se ¡refiere á su a H icu licl5 ñ * Íñ te m a ] 2 j. P o r lo tan to ,
lo s elementos del p rim e ro fu e ro n d e fin id o s p o r lo s d ip lo m a tis ta s c o m o externos, o
extrínsecos, m ie n tra s q u e lo s e le m e n to s d el s e g u n d o fu e ro n d e fin id o s c o m o interrtos
o in trín se c o s [3]. D e sd e un p u n to d e v ista c o n c e p tu a l, c a b e d e c ir q u e los e le m e n to s
in te rn o s d e la fo rm a so n a q u e llo s q u e h a c e n q u e un d o c u m e n to e sté c o m p le to y íós
e le m e n to s e x te rn o s s o n lo s q u e lo h a ce n perfecto^ e s d e c ir, c a p a z d e c u m p lir ¡su
fin alid ad [4]. .
IS9
I
Luciana Duran (i
E ste c a p ítu lo p re se n ta rá y e stu d ia rá lo s e le m e n to s ex te rn o s e in te rn o s ele la

fo rm a d o c u m e n ta l y m o stra rá su re la c ió n c o n a cc io n e s a d m in istra tiv a s y con fu n c io
n es.
L o s e le m e n to s e x te r n o s d e la f o r m a d o c u m e n t a l
L o s e le m e n to s e x te rn o s d e la fo rm a d o c u m e n ta l se c o n sid e ra q u e so n los q u e
1 c o n stitu y e n el c a rá c te r m a te ria l d e l d o c u m e n to y su a p a rie n c ia e x te m a . P u ed en se r
Ie x a m in a d o s sin le e r el d o c u m e n to y só lo e stán to d o s p re se n te s en el o rig in a l [5J. E sto s
: so n e l s o p o rte , la e sc ritu ra , el le n g u a je , los sig n o s e sp e c ia le s, los se llo s y las
a n o ta c io n e s. E l e stu d io d e e sto s e le m e n to s es p ro p ia m e n te o b je to d e la p a le o g ra fía ,
1 p o r lo m e n o s d e sd e q u e e sta d isc ip lin a se s e p a ró fo rm a lm e n te de la d ip lo m á tic a , en el
s. X IX [6]. S in e m b a rg o , la d ip lo m á tic a m a n tie n e su in te rés e n e llo s, p o rq u e la
fin a lid a d d e su a n á lisis d e e sto s e le m e n to s, s o b re io d o , la c o m p re n sió n d e lo s p ro c e so s
y a c tiv id a d e s a d m in istra tiv a s no es c a m p o d e in te rés d ire c to p a ra la p a le o g ra fía , la cuaj
■ e s tá e n c a m in a d a m ás e n g e n e ra l a c o m p re n d e r la e v o lu c ió n so c ial y el d e sa rro llo
c u ltu ra !, in te le c tu a l, id e o ló g ic o , e c o n ó m ic o y téc n ico . P o r su p u e sto , la d ip lo m á tic a
u sa lo s in stru m e n to s in te le c tu a le s q u e p ro v e e n la p a le o g ra fía y o tras d isc ip lin a s (p o r
i e je m p lo , la sig ilo g ra fía ) p a ra s u s a n á lisis d e a lg u n o s d e lo s e le m e n to s e x te rn o s y su s
c o m p o n e n te s , tale s c o m o tin ta s, ilu m in a c io n e s, c a ra c te re s g rá fic o s y se llo s , p ero
• so la m e n te a tie n d e a a sp e c to s e s p e c ífic o s d e e llo s y p o r ra z o n e s ta m b ién e sp e c ífic a s.
D e h e c h o , ú n ic a m e n te a lg u n a s p a rte s d e e sto s ele m e n to s e x te rn o s o frec e n im p o rta n cia
p a ra la d ip lo m á tic a .
El p rim e r e le m e n to e x te rn o a c o n sid e ra r es el soporte, el m aterial q u e tran sp o r-

! la e l m e n s a je . T ra d ic io n a l m e n te h a sid o e se n c ia l p a ra los d ip lo m a tisla s id e n tific a rlo
(si e ra p a p iro , p e rg a m in o , p a p e l, ta b le ta s d e m ad e ra, e tc .), p a ra d e sc u b rir c ó m o h a b ía
sid o p re p a ra d o (e s d e c ir, la p a sta d e l p a p el, las m arc as d e a g u a) y p ara n o ta r am b a s en
; la fo rm a y m e d id a s (o fo rm a to ) y las té c n ic a s e m p le a d a s p a ra p re p a ra rlo a re c ib ir el
m e n s a je (p o r e je m p lo , el c o rte y el e n c u a d re ). E ste tip o d e a n álisis e ra m uy im p o rta n te
; p a ra lo s d o c u m e n to s m e d ie v a le s , p o rq u e h a c ía p o sib le d a ta rlo s , e s ta b le c e r su
, p ro v e n ie n c ia y p ro b a r su a u te n tic id a d . M á s tard e , m u ch a d e su re le v a n c ia se p e rd ió
p o rq u e a lg u n a s in d u stria s m a n u fa c tu re ra s p ro v e ía n m ate ria l de e sc ritu ra a las o ficin as
, y se rv ía n a g ra n n ú m e ro d e u su a rio s. G ra n d es b u ro c ra c ia s a d o p ta ro n e n to n c es
; m a te ria le s c o m u n e s . H o y , c o n el c re c ie n te n ú m e ro d e d istin to tip o d e so p o rte s físico s
» (c in ta s m a g n é tic a s , d is c o s ó p tic o s), u n e stu d io a te n to d el so p o rte e le g id o p ara
| tra n s m itir u n tip o d e in fo rm a c ió n p u e d e s e r m u y re v e la d o r de la fin a lid a d ú ltim a d e
\ la in fo rm a c ió n , c ó m o se p e n sa b a q u e d e b ía se r u sad a. El o tro e le m e n to e x te rn o q u e
tu v o g ra n sig n ific a c ió n p a ra lo s d ip lo m a tista s, p e ro p ro g re s iv a m e n te la p e rd ió e s la
escritura. M ie n tra s la tarc a d e la p a le o g ra fía c o n siste en d e te rm in a r q u é tip o de
e s c ritu ra c o rre s p o n d e a u n a e ra y a su e n to rn o , e s tare a d e la d ip lo m á tic a e x a m in a r
o tra s c a ra c te rís tic a s d e l e sc rito , tal c o m o la d isp o sic ió n d e l te x to jy n i re sp e c to a j a
fo rm a físic a d e lllo c tim c n lo , la p re se n c ia d é d ífe fé n té s niaH oT o tip o s d e e sc ritu ra en
e T m ism o d o c u m e n to , la c o rre sp o n d e n c ia é n tre p á rra fo s y s e c c io n e s c o n c e p tu a le s d e l
120
^Pl.ntnp*
Los elementox externos c internos tic lofornut documental
tex to , Upo d e p u n tu ac ió n , a b re v ia tu ra s, in ic ia le s, tin ta, b o rra d o s , c o rre c c io n e s , etc.

C o n la in v en c ió n d e la im p re n ta y m u ch o d e sp u é s, d e la o n iq u in a de e sc rib ir, a lg u n a s
d e e sta s c a ra c te rís tic a s se to m a ro n irre le v a n lc s al p ro p ó sito d e la c rític a d ip lo m á tic a .
L a n e ce sid ad d e u n e x am en c u id a d o so d e e stas c a ra c te rís tic a s va s u r g i c i ^ o ^ q u p v o ,
sin e m b a rg o , g ra cias al a d v e n im ie n to d e u n a n u e v a tec n o lo g ía . \i^softw arej\c\
c o m p u ta d o r p o r e je m p lo , p u e d e s e r c o n sid e ra d o c o m o p a rle d el e le m e n to Êxterno
''e sc rito ", p o rq u e d e te rm in a la d isp o sic ió n y a rtic u la c ió n del d isc u rso y es capaz, de
b rin d a r in fo rm a ció n a ce rc a d e la p ro v e n ie n c ia , p ro c e d im ie n to s , p ro c e so s , u so s,
m o d o s de tran sm isió n y p o r ú ltim o , pero no lo ú ltim o , la a u te n tic id a d . T a m b ié n la
v e rifica c ió n , m o d o d e e d ic ió n y m ejo ría d e la d o c u m e n ta c ió n a so c ia d a a un siste m a
e le c tró n ic o d e in fo rm a c ió n , q u e el a rc h iv e ro q u e a d q u ie re se rie s d e d o c u m e n to s
e le c tró n ic o s e fe c tú a es u n a fo rm a m o d e rn a d e a n á lisis d ip lo m á tic o d e l e sc rito . O tro
e je m p lo de tal a n álisis es el e stu d io q u e c o n 3 u c c "a * lir3 e R iíic !3 ñ ’3eÍ e stá n d a r d e la
O ffic e D o c u m en t A rc h ile c tu re (O D A ). El ra sg o c a ra c te rís tic o c la v e d e O D A es q u e
se p a ra la "e sc ritu ra ló g ica" d e un d o c u m e n to (lo s p á rra fo s, las s e c c io n e s y la re la ció n
e n tre e llo s), de la "e stru c tu ra de d isp o sic ió n " (p a g in a c ió n , fo rm a te a d o ), su "c o n te n í-
d o " (en la je rg a téc n ica d e los e sp e c ia lista s , la m an e ra e n q u e se re p re se n ta el m e n s a je :
p o r e je m p lo , tex to y g rá fic o s) y su "p erfil" (q u e c o rre s p o n d e a los "e le m e n to s in te rn o s"
d e la d ip lo m á tic a). L os p rim e ro s tres d e los c u a tro e le m e n to s m e n c io n a d o s c o n s titu
y en las p a rte s d el e sc rito q u e c o rre sp o n d e n a la d ip lo m á tic a .
El lenguaje u sad o en el d o c u m e n to es un e le m e n to e x te rn o c u y a im p o rta n c ia
59/84
a ctu alm en te es o lv id a d a , p e ro q u e h a b ía sid o en el p a sa d o el c e n tro d e a te n c ió n d e
m u ch o s d ip lu m a tísta s. A rlu r G iry escrib e-q u e d a d o q u e los d o c u m e n to s c re a d o s en el
c u rso d e a c tiv id a d e s a d m in istra tiv a s e stán d e stin a d o s a re g u la r in te re s e s ,
"las id eas e x p re sa d a s en e llo s y las c a te g o ría s d e h e c h o s a las q u e se

re fie re n so n n e c e sa ria m e n te de n ú m e ro lim ita d o y se re p ite n m uy
frec u e n te m e n te en los d o c u m e n to s d el m ism o tip o . A d e m á s , d a d o q u e
es im p o rta n te d isc e rn ir fá c ilm e n te el m en saje e se n c ia l d e un d o c u m e n
to, las id eas y lo s h e ch o s so n c o lo c a d o s en un o rd e n d a d o q u e p e rm ite
su fácil c o m p re n sió n . F in a lm e n te , ya q u e la e x p re sió n y o rg a n iz ac ió n
|d c e stas id eas y h e ch o s 1 d e b e s e r tal q u e no h a y a e q u iv o c a c io n e s o
d istra c c io n e s ni n e ce sid ad de v o lv e r a re p e tir el tem a , se e lig e n e x p re
sio n e s e sp e c ífic a s y frases e n te ra s p a ra c o n v e rtirla s en fó rm u la s" |7 |.
D e sd e la alta E dad M e d ia, el a rle d e c o m p o s ic ió n y e stilo era tem a d e

in stru cc ió n re g u la r q u e d e te rm in a b a el d e sa rro llo d e u n a s u e rte de re tó rica d o c u m e n
tal, q u e se llam ó ars dictaminisb dictamen. L os te ó ric o s e sta b le c ie ro n su s reg las q u e
serv ían para d irig ir la c o m p o sic ió n , e stilo y ritm o d e c a d a tip o de d o c u m e n to p ú b lic o ,
c o n tra to p riv ad o y c o rre sp o n d e n c ia fa m ilia r o d e n e g o c io s. L os d istin to s tratad o s q u e
se p u b lic a ro n a co stu m b rab a n a s e r a c o m p a ñ a d o s p o r c o le c c io n e s de m o d elo s y
e je m p lo s o p o r c o p ia s de d o c u m e n to s v e rd a d e ro s, re u n id o s c o n el fin de m o stra r la
a p lic ac ió n d e la teo ría. E stos v o lú m e n e s q u e e ran u sa d o s re g u la rm e n te p o r los
121
Luciana Duran ti
í'l
fu n c io n a rio s p ú b lic o s, n o ta rio s y p o r to d o s q u ie n e s n e ce sita ra n c o m u n ic a rse p o r
. 4 e sc rito , fu e ro n lla m a d o s formularia [8). S u p ro d u c c ió n d ism in u y ó g ra d u a lm e n te c o n
el d e sa rro llo d e la e d u c a c ió n e le m e n ta l, p e ro to d av ía se e sc rib e n para u so d e a lg u n o s
p ro fe s io n a le s q u e d e b e n p ro d u c ir tip o s d e d o c u m e n to s c u y o le n g u a je se h alla m uy
e s ta n d a riz a d o y c o n tro la d o , c o m o es el c a s o de los a b o g a d o s |9 |. C o n re sp e c to a los
d o c u m e n to s e le c tró n ic o s , el lib ro d e có d ig o s p u e d e se r c o n sid e ra d o c o m o un m o d ern o
fonnulariunt p o r su c a rá c te r in stru c tiv o . ;
• ¡
t
El e le m e n to le n g u a je tam b ién es e stu d ia d o , p a rticu la rm e n te p o r lo sd ip lo m a tista s
i, ' d e d o c u m e n to s c o n te m p o rá n e o s , d e sd e un p u n to de vista so c ial. D ife re n tes g ru p o s
so c ia le s u tiliz a n d ife re n te s fo rm as d e re d a c c ió n y d ife re n te s v o c a b u la rio s y, d e n tro de
c a d a u n o d e e llo s, se a d o p ta n e stilo s fo rm a le s o in fo rm a le s seg ú n la fin alid ad y la
i^ j fu n c ió n d e lo s d o c u m e n to s c re a d o s. N o h a y d u d a d e la e x is te n c ia d e e stilo s o fic in e s c o s ,
í)j p e rio d ístic o s , p o lític o s , c o m e rc ia le s , c ie n tífic o s y c o lo q u ia le s. Es im p o rta n te , sin
j e m b a rg o , s u b ra y a r q u e n o só lo el e stilo sin o la te rm in o lo g ía y c o m p o s ic ió n de los
I d o c u m e n to s c re a d o s, p o r e je m p lo , p o r u n re p o rte ro so n ra d ic a lm e n te d ife re n te s de los
I c re a d o s p o r un a b o g a d o , a su v e z, ta m b ié n los d o c u m e n to s d e un a b o g a d o son
i d ife re n te s c u a n d o c u m p le un a fu n c ió n n o tarial o c u a n d o e sc rib e una c arta a un c o le g a
i 110].
E n tre lo s e le m e n to s e x te rn o s , lo s diplom a-listas d e d o c u m e n to s m ed ie v a le s

a c o s tu m b ra b a n a in c lu ir los signos especiales, q u e d e b e ría n m ás b ien se r v isto s c o m o
e le m e n to s in te rn o s, p o rq u e su fu n c ió n d e id e n tific a c ió n d e p e rso n a s va in c lu id a e n la
a c tiv id a d d e d o c u m e n ta c ió n . L o s s ig n o s e sp e c ia le s p u e d en se r d e do s c a te g o ría s: los
sig n o s d el e s c rito r y lo s firm a n te s y los sig n o s d e la c h a n c ille ría o de la o ficin a. La
p rim e ra c a te g o ría in c lu y e los sím b o lo s q u e u sa b a n los n o tario s c o m o m arc as p e rso
n a le s en el p e río d o m e d ie v a l, q u e c o rre sp o n d e n a los m o d e rn o s se llo s n o tariale s, y las
c ru c e s u sa d a s p o r a lg u n o s firm a n te s e n lu g a r d e su n o m b re. L a se g u n d a c a te g o ría
in c lu y e las rota y hene válete u sa d o s p o r la c h a n c ille ría p a p al; el m o n o g ram a del
n o m b re p e rso n a l d e l s o b e ra n o u s a d o en las c h a n c illc ría s im p e rial y re al; las in ic ia le s
m. p. r. en v e z de ntanu propria\ la d o b le s en v e z de s(ub) s(cripsiJ; y los d istin to s sel los
d e la o fic in a [1 1].
El m ás im p o rta n te e le m e n to e x te rn o d e los d o c u m e n to s m e d ie v a le s y el
ú ltim o , q u e e s c o m ú n c im p o rta n te a lo s d o c u m e n to s c o n te m p o rá n e o s, e s el sello.
E x a m in a n d o se llo s , lo s d ip lo m a tis ta s c e n tra n su a te n c ió n en el m aterial c o n q u e
h a b ía n sid o h e c h o s , su fo rm a, m e d id a , tip o lo g ía (en lo q u e se re la c io n a a la fig u ra d e
la im p re sió n : tip o h e rá ld ic o , d e c a b a lle ro , m o n u m e n ta l, h a g io g rá fic o , d e un rey , etc .),
le y e n d a o in sc rip c ió n (la in v o c a c ió n , m o te o títu lo y n o m b re del a u to r, q u e ro d e a, en
el se n tid o de las agujas de reloj, alrededor de la fig u ra c en tra l a lo larg o del borde del
se llo , c o m e n z a n d o d e sd e a rrib a ) y el m é to d o d e fija r el se llo (lo s se llo s p u e d en s e r
c o lg a n te s o a d h e re n te s). El a n á lisis de e sto s c o m p o n e n te s se d irig e a a v e rig u a r el
g rad o d e a u to rid a d y so le m n id a d d e un d o c u m e n to , su p ro v e n ie n cia y fu n ció n y su
a u te n tic id a d [12J.
122
Los elementos externos e Internos ¡le la forma documento!
El único elemento externo a ser considerado que es también el más relevante

para los documentos contemporáneos consiste en las'anotaciones. Pueden agruparse
en tres categorías: 1)^notaciones incluidas en el documento luego de su compilación,
como parte de la fase de ejecución de un procedimiento administrativo 113J; 2)
anotaciones incluidas en un documento completo y efectivo mientras se efectúan ibs
pasos subsiguientes de la transacción en la que participa el documento; y 3) anotado- ¡
nes añadidas ai documento por el servicio de archivo que es responsable de su
identificación, como parte de un grupo de documentos (carpeta, serie) y de su
mantenimiento y recuperación.
£ j . - ./*. ' !'< '•".*•.) • •
Los principales componentes de esta primera categoría de anotaciones inclu
yen la autenticación y el registro. La autenticación puede referirse a una o más fit inas
o a todo el documento o a la copia dé un documento. Es el reconocimiento legal de que
la ftrma ha sido hecha por la persona cuyo nombre expresa y a ella pertenece, que ün
documento es lo que pretende ser o que una copia está conforme al original |14|.
Reglstración es la acción de transcribir un documento en un registro, efectuada por
una oficina diferente de la que lo emitió y que está encargada específicamente de esta
función de registrar. Cuando la reglstración tiene lugar, e! número asignado al
documento, en el registro, se incluye en el documento mediante una fórmula que
atestigua esta acción. Esta fórmula y el número del registro pueden ser añadidos al
documento, no por la oficina de registro, sino por el notario o escribano responsable
de la compilación del documento, siguiendo la correspondiente autorización de la
oficina de registro 115). ;
p ;J p i ¡ '
La segunda categoría de anotaciones comprende componentes tales como

signos de pregunta, Iniciales, marcas de control y signos similares en el texto;
indicación de acciones previas o subsiguientes, fechas de audiencia olecturn; notas de
transmisión a otras oficinas; indicación de disposiciones futuras; mención del asunto
del documento; o locuciones tales como '‘Urgente", "Transporte" (para sumas),
"Queda en suspenso" y otras por el estilo.
. ). > " ■ ' ■ . ‘I ' u -l ’ •
La tercera categoría de anotaciones incluye componentes tales como número
de registro, es decir, el número consecutivo asignado a la correspondencia recibida o
remitida en las oficinas que usan sistema de registro; número de clasificación que
identifica un documento y lo ubica en relación a otros de la misma transacción, carpeta
y serie; referencias cruzadas con documentos de otras carpetas y/o series; fecha de
recepción en la oficina e identificadores archivísticos tales como número de página
consecutivo dado por el archivo, código de ubicación, etc.
Las anotaciones constituyen el elemento externo que más claramente r ev e la d

proceso de formación de un documento, la manera en que participa en una transacción
o procedimiento y en la historia de su custodia.
Para resumir, los elementos externos de la forma documental, tal como fueron
identificados por la diplomática, son éstos:
123
Luciana Duranti
Soporte material j
formato ¡
preparación para recibir el mensaje j
5
Escritura disposición, paginación, formateo \

tipo(s) de escritura
diferentes manos, máquinas o tintas
división en párrafos
puntuación
abreviaturas e iniciales !
borrado y correcciones
software de computador <
fórmulas i
¡
l
. j
Lenguaje vocabulario
composición
estilo
Signos especiales signos del escritor y los firmantes

signos de chancillerías y oficinas
Sello material
forma y tamaño
tipología
leyenda o inscripción
método de fijación
Anotaciones en fase de ejecución autenticación

regislración
fase de manejo signos junto al texto anteriores

o posteriores a las acciones
fecha de audiencia o lectura
notas de transmisión
disposición
asunto
"Urgente"
"Continúa"
fase de administración numero de registro

, número de clasificación
referencias cruzadas
fecha y oficina de recepción
identifícadores archivfsticos.
124
I
Los elementos externos e internos de la forma documental
Elementos internos de la furnia documental
Los elementos Internos de la forma documental se considera que son todos los
componentes de su articulación intelectual: el modo de presentación del contenido del
documento, o las partes que determinan el tenor del conjunto. El estudio de un gran
número de documentos lia mostrado que los elementos que componen su forma
intelectual "no están simplemente yuxtapuestos, sino que tienden a reunirse en grupos,
a ubicarse en alguna relación de subordinación unos con otros, formando secciones
que comprenden a algunos de ellos" [16]. Por eso, es posible decir que los documentos
"presentan una estructura típica obvia" y "una sub-eslructura analítica ideal" [17J.
Esta sub-eslructura ideal comprende tres secciones, cada una de las cuales tiene una
Finalidad específica. La primera, llamada protocolo, contiene el contexto administra
tivo de la acción (es decir, indicación de las personas incluidas, tiempo y lugar y
asunto) y unas fórmulas iniciales; la segunda, llamada texto, contiene la acción e
incluye las consideraciones y circunstancias que le dieron origen y las condiciones
relacionadas con su cumplimiento; la tercera, llamada escatocolo, contiene el contex
to de documentación de la acción (a saber, enunciación de los medios de validación,
indicación de la responsabilidades con relación al acto de documentación) y las
fórmulas finales [18]. Las tres secciones tienden a presentarse físicamente separadas
y reconocibles, aún en los documentos medievales y en los primeros modernos, que
no se dividían en párrafos: usual mente, las tres partes eran identificadas escribiendo
la primera palabra de cada uno -y a veces lumbién la última- con una diferente
escritura, estilo o dimensión.
61/84
Los elementos internos de la forma que aparecen usual mente al principio del
documento, esto es, en el protocolo son muchos [19]. Algunos de ellos son típicos de
los documentos medievales, otros, de los contemporáneos; algunos son característi
cos de documentos emitidos por autoridades públicas, otros, de los de personas
jurídicas privadas; algunos se encuentran en documentos solemnes, otros, en docu
mentos de negocios; finalmente, algunos son mutuamente excluyenles, mientras otros
tienden a coexistir. Aquí son descritos en el orden en qué aparecen cuando están todos
presentes.
En los documentos modernos, en la parte más alta podemos tener la titulación

que hoy puede corresponder al encabezamiento de la carta. Comprende el nombre,
título, capacidad y dirección postal de la persona física o jurídica que emite el
documento o de la que el autor del documento es agente. Debajo del titulado, o en su
lugar, podemos colocar el título al documento (por ejemplo, "partida", "convenio",
"minutas", "esta es la última voluntad y el testamento").
En los documentos contemporáneos, el intitulado es usualmentc seguido por

la fecha, que indica el lugar dato tópico y/o el momento dato cronológico de la
compilación--del documento y/o de la acción que concierne al documento. En los
documentos medievales y en los primeros modernos, la fecha se halla en el escatocolo
[20]. En documentos muy solemnes, la fecha está presente en el protocolo y en el
escatocolo.
125
Luciana Dttrantl
La invocación, esto es, la mención tic Dios, en cuyo nombre cada acción tiene
que ser hecha, estaba presente tanto en los documentos públicos como en los privados
del período medieval. Puede todavía encontrarse en documentos emitidos por congre
gaciones religiosas. Pero cada vez másj^rarnen te. Cuando aparece toma una forma
verbal (comenzando con las palabras "En el nombre de...") o una forma simbólica
(expresada por una cruz, el monograma de Constantino o la "1" y la "C" de Jesús y
Cristo). La mención de Dios se encuentra en el escalocolo, cuando es llamado como
testigo de un acto (por ejemplo, en un juramento). Es posible decir que los documentos
modernos y contemporáneos contienen una invocación siempre que se presentan
como un acto hecho en nombre del pueblo, del Rey, de la República, del derecho o de
otras entidades similares. i
Un elemento típico del protocolo es la superscripción, esto es, la mención del
nombre del autor del documento y/o de la acción. Hoy, la supcrscripción tiende a
tomar la forma de un intitulado; a veces, sin embargo, coexiste con el intitulado.
Todavía aparece como tal en todos los documentos contractuales (la superscripción
incluye la mención de la primera parte) [21], en documentos declarativos (ios c]ue
comienzan con el pronombre "Yo", seguido por el nombre del firmante), y en los
documentos hológrafos tales como los testamentos (por ejemplo, "Esta es la última
voluntad y Testamento [titulo] de Juan Schmidt de Vancouver" [superscripción].
Los documentos en forma epistolar presentan usualmcnte en su protocolo el

nombre, título y dirección del destinatario del documento y/o la acción. Este elemento
se llama inscripción. Puede ser inscripción nomina/ o general. La primera se refiere
a una o más personas específicas, las segunda se refiere a una entidad grande,
indeterminada, tal como los ciudadanos, la gente, los estudiantes, todos los interesa
dos o "A todos los que llegue la presente". En los documentos contractuales, ya se dijo
que la primera parte es considerada el autor y la otra parte destinatario y la mención
de su o sus nombres constituye la inscripción del documento. La inscripción se
encuentra regularmente presente en documentos dispositivos, muchas veces en
documentos de soporte y narrativos, pero muy raramente en documentos probatorios,
porque, en general no van dirigidos a la persona para la que se emiten (certificados).
La inscripción va generalmente seguida por la salutación, una forma de saludo

que sólo aparece en las cartas. En los documentos modernos y contemporáneos hay
también una salutación en el escalocolo, en ocasiones; a veces, la encontramos tanto
en el protocolo como en el escatocolo.
Hoy, la inscripción puede ir seguida por el asunto, más que por la salutación,
es decir por una frase que indique para qué sirve el documento. El asunto se estableció
en algunos registros, desde la última centuria, pero en general lia sido introducido en
documentos de burocracias gubernamentales y por extensión a documentos de
negocios, durante este siglo.
Hay un elemento llamado formula perpetuitatis | fórmula de perpetuidad]

típica de documentos medievales y modernos primitivos que confieren títulos o
126
privilegios. Es una sentencia qúe declara que los derechos originados por el documen
to no están circunscritos en el tiempo: in perpetuum [para siempre], adperpetuam rei
memoriam [para memoria perpetua de esto] o pp (abreviatura de perpetuum).
Otra fórmula medieval ies la apreciación, esto es una corta plegaria para la
realización del contenido del documento: feliciter |felizmente] o amén [así sea]. Esto
se ve en el protocolo de documentos privados y en el escatocolo de los documentos
públicos, después de la fecha. Úna forma moderna de apreciación puede considerarse
la expresión que frecuentemente concluye documentos actuales y que es introducida
por las palabras "espero'*, "apreciaré", "deseo", etc.
El texto es 1a parte central del documento, donde encontramos la manifestación

de la voluntad del autor, la evidencia del acto, o la memoria de él. Desde un punto de
vista histórico, legal y administrativo, ésta es usual mente la parte más importante del
documento, porque representa su sustancia, la razón de su existencia. Sin embargo,
para el diplomatista, el texto no ofrece más material a la crítica documental que las
otras dos secciones. ;
El texto muchas veces comienza con un preámbulo, que expresa el motivo

ideal de la acción. No da la razón concreta e inmediata por la que el documento es
creado, o por la que la acción se cumplió, sino que indica el principio ético o jurídico.
Consiste en consideraciones generales que no están directamente vinculadas al asunto
del documento, sino que expresan las ¡deas que inspiraron a su autor. El preámbulo
tiene el propósito de captar el interés del destinatario y adornar la redacción y se
compone, por eso, con expresiones morales o piadosas, con sentencias que expresan
concepciones políticas, con estrategias administrativas, principios legales, sentimien
tos de amistad, cooperación, interés, seguridad y otros por el estilo. El preámbulo
nunca ha sido una parte esencial del texto, su presencia indica solemnidad o
formalismo. En los modernos documentos legales, el preámbulo contiene una cita de
las leyes, reglamentos, decretos u opiniones en las que se basa el acto. Hoy, como en
el pasado, es posible descubrir que algunos tipos de formas documentales poseen su
preámbulo específico propio y casi siempre estereotipado. "Cuando esta parte del
texto no está calcada ¿n un antiguo formulario o acto previo, sé reconoce en él, mejor
que en cualquier otra parte, la marca de una época, las características típicas de algunas
categorías de actos o de ciertas chancillerías, como también la impronta de la
personalidad de su autor. Las ¡deas en sí mismas que van expresadas en el preámbulo
pueden servir en alguna medida como elementos de crítica" [22|. (Por ejemplo, en fas
cartas patentes reales de designación, el preámbulo dice "Dado que han sido tomadas
por nuestra Real consideración, la lealtad, integridad y habilidad de nuestro fiel y muy
amado...").
En algunos documentos dispositivos oficiales, el preámbulo va seguido por la

notificación, esto es, por la publicación del tenor del documento. Tiene como final idad
expresar que el acto consignado en el documento es comunicado a todos aquellos (pie
tienen interés en él y también que todas las personas afectadas deben conocer el
127
Luciana Duranti
contenido dispositivo del documento. La notificación consta de una fórmula tal como
notum sit, "ha de saberse”, "sepa usted" y en ocasiones, comienza el texto y es seguido
por o existe sin él, el preámbulo. í
♦
La sustancia del texto va usualmente introducida por la exposición, es decir, la
narración de las circunstancias concretas e inmediatas que generan el acto y/o el
documento. En los documentos que surgen de procedimientos públicos o privados, la
exposición puede incluir el recuento de varias fases del procedimiento o estar
enteramente constituido por la mención de uno o más de estos procedimientos. En
documentos que conceden algo, hay una mención de la solicitud, de los motivos de la
solicitud y de su aceptación. También, del consenso y parecer de las partes
interesadas; en los documentos relacionados a actos contenciosos, encontramos la
historia del caso y su desarrollo; en las garantías, una narración de los hechos,
circunstancias, razones que determinan la decisión, y así sucesivamente (23]. A veces,
la exposición incluye nombres de individuos que han participado en el proceso de
toma de decisión, como intermediarios, asesores, amigos o gente relacionada. Sucede
que muchos documentos públicos y privados se originan en situaciones análogas. En
estos casos, la narración se convierte en una fórmula estereotipada que, en documen
tos legales -especialmente los de naturaleza contractual- viene prescrita por la ley. En
los documentos contemporáneos, tal fórmula viene preimpresa y comienza con
"considerando”.
El corazón del texto es la disposición, esto es, la expresión de la voluntad o
juicio del autor. Aquí el hecho o acto está enunciado expresamente, en general, por
medio de un verbo que comunica la naturaleza de la acción y la función del documento;
"autorizo", "promulga", "decreta", "certifica", "conviene en", "solicita", etc. El verbo
puede ser precedido por una palabra o locución que coloca la disposición en directa
relación con la exposición o preámbulo anterior, puede ser "por lo tanto", "por la
presente", etc. Rutinariamente se utilizan fórmulas específicas para ciertos tipos de
transacciones pero muchas veces la disposición varía de un documento a otro, porque
no hay dos actos que sean exactamente idénticos.
En muchos documentos, el texto termina con la disposición, es decir, tan pronto

como se ha expresado la acción. El texto de la mayoría de los documentos, sin
embargo, contiene después de la disposición algunas fórmulas que a veces van dentro
de ese texto, cuyo objeto es asegurar la ejecución del acto, evitar su violación,
garantizar su validez, preservar los derechos de terceras partes, atestiguar la ejecución
de las formalidades requeridas e indicar los medios empleados para dar valor
probatorio al documento. Estas fórmulas constituyen las cláusulasfinales que pueden
ser divididas en grupos, como sigue:
Cláusulas de mandamiento: expresan la obligación de todos los afectados a

obedecer la voluntad de la autoridad.
Cláusulas de prohibición: expresan la prohibición de violar la disposición u

oponerse a ella.
128
Cláusulas de derogación', expresan la obligación de respetar la disposición, no

obstando para ello órdenes o decisiones contrarias, oposición, apelaciones o docu
mentos anteriores.
Cláusulas de excepción: expresan situaciones, condiciones de personas que

podrían constituir una excepción a la disposición.
Cláusulas de obligación: expresan la obligación de las partes a respetar el acto

por parle de ellos mismos, de sus sucesores y de sus descendientes.
Cláusulas de renuncia: expresan consentimiento para hacer lugar a un derecho

o a un reclamo.
Cláusulas de advertencia: expresan los castigos en que incurrirían los violado

res de la disposición. Pueden ser de dos categorías: 1) sanciones espirituales, como
maldiciones o anatemas; 2) sanciones penales, se hace mención específica de conse
cuencias penales.
Cláusulas promisorias: expresan la promesa de una recompensa, normalmente

de naturaleza espiritual, para quienes respeten la disposición [24].
63/84
Cláusulas de corroboración: enuncian los medios usados para validar el
documento y garantizar su autenticidad. Las palabras cambian de acuerdo al tiempo
y al lugar, pero estas cláusulas usuahncntc son formularias y fijas. Ejemplos "he
colocado aquí mi Mano y el Sello de la oficina", "firmado y sellado", "testigo nuestro
amado y digno de confianza...", etc. 125).
Cada vez con más frecuencia, particularmente en documentos solemnes

oficiales y legales, la cláusula de corroboración inicia el escalocolo, inmediatamente
seguida por los datos de lugar y fecha o una referencia a la fecha expresada en el
protocolo (por ejemplo, "en testimonio de esto he puesto mi Mano y Sello en
Johnslown el cuarto día de julio del año de Nuestro Señor mil ochocientos ocho", y
"en testimonio de lo cual, las dichas partes han colocado sus Manos y Sellos, el día y
año mencionados arriba"). En documentos no oficiales y en documentos de origen
privado, el escalocolo puede comenzar con una sentencia de apreciación, seguida por
la salutación y por la clausula de cumplimiento, que consiste en una breve fórmula que
expresa respeto, tal como "sinceramente suyos", "verdaderamente suyos", y similares.
En cualquier caso, la sustancia y el núcleo del escalocolo es la atestación, es decir, la
subscripción de aquellos que toman parte en la emisión del documento (autor, escritor,
controlador de firmas) y de los testigos de la disposición o de la subscripción.
Usualmente, la subscripción, loma la forma de una firma, pero no siempre es así; por
ejemplo, en los telegramas y mensajes del correo electrónico, se presentan subscrip
ciones que no son firmas. La atestación es el medio que se lisa generalmente para
validar un documento, pero no está presente en todos los tipos de documentos. Por
ejemplo, los libros contables, los diarios y las facturas no necesitan una subscripción
129
&3S
Luciana Durantl
para ser válidos, porque su proceso de creación les otorga validez. Otros documentos
presentan su validación en el protocolo. Esto es típico de los documentos electrónicos,
pero encontramos ejemplos en documentos tradicionales: los registros pueden ser
validados en la primera página, los memorandos pueden ser firmados o inicialados a
un costado de la inscripción superior y los documentos emitidos por los monarcas
ingleses muestran el signum manas en la esquina superior izquierda. Un estudio de los
distintos tipo de atestación, de su alcance y función no va entre los objetivos de este
capítulo y llenaría el espacio de otro igual [26). !
Cuando las atestaciones son firmas van usualmente acompañadas por la

calificación de la firma, es decir, por la mención del título y de la capacidad del
firmante. La calificación de firma puede ser seguida por las notas de secretaría
(iniciales del mecanógrafo, mención de los anexos, indicación de que se envían copias
del documento a otras personas, etc.), pero usualmente esto constituye el último
elemento interno de la forma documental.
Para resumir los elementos internos de la forma documental son los siguientes:
Protocolo intitulado
título
fecha
invocación
superscripción
inscripción
salutación
asunto
formula perpetuitatis
apreciación
Texto preámbulo
notificación
exposición
disposición
cláusulas finales
Escatocolo corroboración
(fecha)
(apreciación)
(salutación)
cláusulas complementarias
atestación
certificación de firmas
notas de secretaría
130
Los elementos intemos enlistados no aparecen todos al mismo tiempo en la

misma forma documental y algunos de ellos son mutuamente excluyentes. De acuerdo
a Hubert Hall, un documento inglés oficial típico del período medieval se compone ,
de esta manera: , .
Protocólo invocación
Texto superscripción
preámbulo
exposición
disposición
cláusulas finales de advertencia,
fecha
Escatocolo atestación [27]

.. ‘ “ "5
Sin embargo es la combinación específica de estos elementos lo que determina /

el aspecto de las formas documentales y nos permite distinguir una forma de otra en ,
un golpe de vista.
La estructura de la crítica diplomática
Los elementos externos e internos de la forma documental fueron identificados por los
diplomatistas a través del examen de gran número de documentos emitidos en
diferentes tiempos y jurisdicciones por diferentes tipos de creadores de documentos
con finalidades diferentes. El objetivo inmediato de esta Identificación era poncr.cn
directa correspondencia cada componente de la forma documental con componentes
específicos de la transacción administrativa y también las variadas combinaciones de
estos componentes con tipos dados de transacción. Su último objetivo era adquirir
habilidad para ver la función de los documentos a través de su forma, para conocer jas
funciones que había cumplido cada creador de documentos y, por medio de esto,
obtener el conocimiento necesario para verificar la autenticidad del documento que)se
suponía había sido creado por una persona jurídica dada mientras cumplía una función
específica. !
La estructura del análisis diplomático es muy rígida y refleja una progresión
sistemática desde lo especifico a lo general. Esta es la única dirección que se puede
lomar, cuando el contexto del documento bajo examen no se conoce todavía. Por'lo
tanto, la crítica diplomática procede como sigue:
Elementos externos soporte

escritura
lenguaje
signos especiales !
I.
sellos ' i
anotaciones
131
Luciana Duranti
Elementos internos prolocolo y subsecciones

texto y subsecciones
escatocolo y subsecciones
Personas autor del acto
autor del documento
destinatario del acto
destinatario del documento
escritor
controlador de firma
testigo
Calificación de firmas títulos y capacidad de las personas involucradas
Tipo de acto simple, contractual, colectivo, múltiple,
continuativo, complejo o de procedimiento
Nombre del acto Por ejemplo, venta, autorización
Relación entre documento

y procedimiento Especificación de la fase del procedimiento gene
ral al que se refiere el documento y, si el documento
surge de un "acto de procedimiento", la fase del
procedimiento correspondiente
Tipo de documento nombre (por cj. carta, escritura) naturaleza (públi

co o privado) función (dispositivo, probatorio,
etc.) estado (original, borrador o copia)
Descripción diplomática contexto (año, mes, día, lugar) acción (personas,

acto) documento (nombre de la forma, naturaleza,
función, estado, soporte, cantidad).
Comentarios conclusivos , Cualquier comentario que pudiera referirse al do-

( *..... s *. cumento como un todo, más que a un elemento
}( específico de la forma documental o a un compo
nente del análisis diplomático (28).
Como demostración del modo con el que la crítica diplomática de la forma

documental se lleva a cabo, vamos a analizar ahora dos documentos de acuerdo al
esquema que acabamos de exponer. Este análisis no es completo porque los elementos
externos de la forma documental sólo pueden ser sometidos a crítica en base al
documento original [29). Sin embargo, los elementos externos que son esenciales para
la comprensión de las acciones en las que estos documentos participaron se mencionan
en el contexto del análisis de estas acciones. No se brinda indicación de la proveniencia
de ninguno de ambos documentos, para mostrar más claramente la perspectiva de los
diplomatistas que inventaron este método de análisis.
132
P IS Í3 A T A W A Y IN D IA N N A T IO N
l- ,vcXv ¿
: A*U>o tí/îre.
Juno 1 8 , 19BÓ
Archlvio Cenprale Pello

Siato Plarzale Archlvi (BUH)
Roñe, Italy.
To vboro it'Jaay concerní
The Placátavay Indlan Ration la tho nativo peoplo to tho State of

Maryland. V« are a poor peoplo trjing to raaintain our culture,
heritage an di de nt it y.
Accordlng ‘to Information ve have, a Jeauit Kiaeionary, Fatber An-

drow Whlte¿ oompoaod a ca t e c h i s m i n tho nativo dlalect of the Fis-
ca tavayJLndlana. Re alao compilad a greramar and dictlonary in the
Indlan language. The catochiora ie reported to have been printed
on one of ,-tha firat printing prcaaea in tho colonloa and wa« dia-
oovered yeara lator lo the Arohives in Romo.
To go baok.á little, Fatber White along wlth aeveral other Jesuíta

vore o n o o f t h e firet to come to vhat ia now known as the State of
Haryland.t."Before to long be bad baptizad my peoplo into the
Catholio ifaitb, of vhich our peoplo are atill devout..
Vhat ve vould like to have ia, if poaaible, coplea of the Catechiam,

grajamar and'dictlonary.
We underetand that thero i a moro tban one Archives in Roma. If you

are unable to help uá in thla matter, ve vould appreciate a listing
of other Archives in Romo. We appreciate your time and effort in
t h l a matter and look forvard to hearing frora you.
Kay Mother Earth Endure llar Sufforlng.
Lamina 1
Luciana D uran ti
T rad u c ció n lám in a 1.

NACION INDIGENA PISCATAWAY
18 de junio de 1980
Archivio Céntrale dcllo
Slato Piazzalc Archivi (EUR)
Roma, Italia
A quien interese:
La Nación Indígena Piscataway es un pueblo nativo del Estado de Maryland. Somos un pobre
pueblo que trata de mantener su cultura, patrimonio e identidad.
De acuerdo a la información que tenemos, un misionero jesuíta, el padre Andrew White compuso
un catecismo en el dialecto nativo de los Indígenas Piscataway. También compiló una gramática
y un diccionario en lenguaje indígena. Se informó que el catecismo había sido impreso en una de
las primeras prensas de imprimir de las colonias y había sido descubierto unos años después en
los archivos en Roma.
Relrocedicdo en el tiempo el Padre White junto con los otros jesuítas fue el primero en llegar a
lo que ahora se conoce como el Estado de Maryland. Un poco antes había bautizado a mi pueblo
en la fe Católica, a la cual nuestro pueblo todavía pertenece.
Lo que nos gustaría tener es, si es posible, una copia del Catecismo, la gramática y el diccionario.
Comprendemos que hay más de un archivo en Roma. Si usted está dispuesto ha ayudarnos en este
asunto, agradeceremos un listado de los otros archivos de Roma. Agradeceremos el tiempo y el
_esfuerzo que Ud. emplee en este asunto y esperamos su atención.
Mi Madre Tierra soporte su sufrimiento.
Jefe Rilly Redwing Tayac

Nación Indígena Piscataway
C rític a d ip lo m á tic a lám in a 1: elem entos in te rn o s
Protocola Desde "Nación" hasta "interese" intitulado "Nación...

Piscataway" y la insignia
fecha 18 de junio de 1980
inscripción: desde "Archivio" hasta "interese"
T e x to Desde "La nación" hasta "su atención"

preámbulo "La nación... e identidad"
exposición: "de acuerdo a... todavía pertenece disposi
ción: "lo que... diccionario" y "comprendemos...
archivos de Roma"
apreciación: "agradecemos... su atención"
Escatocolo "mi madre... su sufrimiento" J30] atestación: "Billy

Redwing Tayac" calificación de la firma “Jefe...
Piscataway"
134
Los elementos externos e internos de In formo documental
» ; i
Personas Aulor del acto Nación Indígena Piscataway a 11 i or j
del documento: , ! j.
Nación Indígena Piscataway. ' j
destinatario del acto Archivio Céntrale del lo :Slato ;
(Roma) i »
destinatario del documento Archivio Céntralo ¡dollo i
Stato escritor: Jefe Biily Red wing Tayac |. l l | • i¡
i
Calificación de firmas Jefe de la Nación... Piscataway í
Tipo de acto Acto simple . ’

. i
Nombre del acto Solicitud de información i

y procedimiento Documento que participa de la fase inicial de un acto j¡
compuesto de procedimiento (32) i;
Tipo de documento Carta; pública; dispositiva; copia [33] i' ■

• i,
Descripción diplomática 1980, junio 18 [Maryland, EEUU] la Nación Indígena
Piscataway pide al Archivio Céntrale dedo Stato en
Roma copias de un catecismo, gramática y diccirinarió
en su lengua nativa.
I carta, pública, dispositiva, copia (recibida 1980,
junio 26, Roma, Italia) [34],
Estados Unidos de América 1 !

N.° 600.534 ;
A lodos los que llegue la presente.
Visto que Reinhard Hoffmeister, de Vancouver, Canadá, ha presentado al concurso de patentes .¡

una petición que solicita se le otorgue una carta patente para una supuesta, nueva y útil mejora j
de freno y pedal para bicicletas, cuya descripción va en la especificación del invento, de la cual
se adjunta copia que forma parle del presente y ha satisfecho los distintos requisitos de la Ley,
impuestos y previstos para tales casos, y considerando que después del debido exámen, el
solicitante ha sido considerado como justamente habilitado ha recibir una Patente según la
Ley, ahora, por lo tanto, hay que otorgar una Carta Patente al dicho Reinhard Hoífmcister, á
quien se da en propiedad y asigna, por el término de diecisiete años a contar desde el día qpince
de marzo de mil ochocientos noventa y ocho, el derecho exclusivo ha hacer uso y vender dicha
invención en todos los Estados Unidos y sus Territorios. j
En testimonio de lo cual he colocado mi mano y puesto el sello de la Oficina de Patentes, pr ra ,

ser firmado en la Ciudad de Washington este día quince de marzo del año de Nuestro Señor ¡;
de mil ochocientos noventa y ocho y de la Independencia de los Estados Unidos de * j,
Norteamérica ciento veintidós. j
! ¡
Asistente Secretaría de Interior ; j
Controlador de firmas j,
Secretario de Ptentcs • i
I:
135 !
!
... . . U¡
se presentó shaü come: /J
ímt.^cv,an*'alU^td-neo-And^t^lul Wiplxn'frnml.Aiv .j
’<■t .
¿up f i k
'Mi'
M M /M kó'V alf/H U âulunuiitb^îtririJjurJi r.tú/umalíânfljilevtaaUana* :‘,l\
V/Í¿Ja itl îlm a tJc J^yx iû M j ri¿vr|
• : j; .;M
j '
' JVb» M P ^ l a n t> j i n t^ U ¡ é n U ^ * J
, * \ . ¿ ¿ . ' - m . ,• £ . , . , { * (
.. hfí'U,eV,ttAJÍífn4 *\\
^tiíimMéri'
„„ .jta u h c u ijh t- ^ r f
'^¿¿hjUrA f '- { n m iÉftkfHUtimi.tirtidJm n d i a t ¡ t n d nmtty'¿us.ikL . * ^ - •
J i t t&dtuivcAtiilbfC’tnak^MînX\!6nJ/4he.M\íd’J m ,»n.tíon-^úiLnhciiiwé .,5

<Ü á r / t ó & & ^ ; » M < íj/u h ^ íf ^ /k f M p Í¡ ^ ! ¡¡ '**•<;|> /r> V;,**•'• . i. j •“I
• / • :;f: f ^ i ,
• • '• ^ ^ 'r r : , . . - .^ 7 . %«wwÚmmÎ;t/fyih*#.:•, >v‘; ' - . * , ’. ~" *v i
Lám ina 2.
Los elementos externos e intentos de la forma documental
Crílicn diplomática lám ina 2: elemento In tern os
Protocolo Desde "The Uniled Slates of America" hasta "llegue la

presente"
intitulado "The United States of America"
título "Número... 600.534" (de la patente)
inscripción "A lodos... la presente"
Texto "Visto... sus territorios"

exposición "Visto... para tales casos"
disposición "Ahora por lo tanto.;, sus territorios"
Escatocolo "En testimonio... Secretario de Patentes" corrobora

ción "En testimonio... Oficina de Patentes"
dato tópico "en la ciudad dcWashingion"
fecha: "mil ochocientos..."
atestaciones: 2 firmas
calificación de firmas: "Asistente Secretario del Inte
rior" "Secretario de Patentes"
Personas autor del acto: The United States of America

autor del documento: The United States...
destinatario del acto: Rcinhard H offm cistcr o f
67/84
Vancouver (Canadá)
destinatario del documento: a lodos los que llegue la
presente.
escritor: Asistente Secretario del Interior. Da vis
controlador de firmas: Secretario de Patentes, Duell
135].
Calificación tic Jimias Secretario de Interior, Secretario de Patentes
Tipo tle acta acto simple
Nombre del acto concesión de patente de invención

y procedimiento Documento que concluye la fase de ejecución de un
acto compuesto de procedimiento |36J.
Tipo de documento Carta patente; público; dispositivo; copia (37J.
Descripción diplomática 1898. marzo 15. Washington, DC

Los Estados Unidos de Norteamérica conceden a
Rcinhard Hoffmcister de Vancouver, Canadá, una pa
tente por invento
1 carta patente, público, dispositivo, copia.
137
Luciana Duranti
La crítica diplomática que acabamos de hacer puede parecer un ejercicio estéril

de identificación y "rotulación" 138]. Sin embargo, el ejercicio en sí mismo es la llave
para comprender la acción de la que participa el documento y el documento en sí
mismo. Los nombres de los rótulos son indicadores que dirigen la atención a las
entidades que son relevantes para el continuo proceso de extrapolación que realiza el
archivero. El esfuerzo de incluir los elementos de documentos reales en el esquema
de análisis diplomático es un preludio necesario para descubrir y conocer. Puede
objetarse que los archiveros no describen documentos singulares. Este no es el casp
necesariamente. No lo hacen, porque están ya familiarizados con este análisis -
familiarizados culturalmcnte- y el proceso de extrapolación tiene lugar de manera
espontánea.
La diplomática nos ofrece un esquema mental, un enfoque, una perspectiva,

una manera sistemática de pensar los documentos archi vísticos. El tema del siguiente
capítulo, el sexto y último de esta obra, tratará del modo de hacer el mejor uso de estos
conceptos y de la metodología en la descripción archivíslica.
NOTAS
1. - De Boiiard escribe que la composición análoga y los tratamientos comunes de

diferentes documentos se deben a que la mayoría de las formas documentales
encuentran su origen en la epístola Romana. Alain de Boiiard, Manuel de
Diplomatique Franâise et Pontificóle. Diplomatique Genérale. París, 1929, p
255. Giry escribe: "En dépit des différcnces du droits des coGlumes ct des usages,
en dépit de nombreuses modifications dues aux circonstances particuliéres, aux
iníluenccs locales, aux temps, ou meme nu capricc ct h la fantaisic, il y a dans les
charles de toutes les époques el de tous les pays suffisammcnl de caracteres
comniuns pour qu’il soit possible d’en faire une étude mélhodique". (A pesar de
las diferencias de derecho, de costumbres y usos, a pesar de numerosas modifi
caciones debidas a las circunstancias particulares, a las influencias locales, a los
tiempos o aún al capricho y a la fantasía, hay en las cartas de todas las épocas y
países suficientes caracteres comunes como para poder hacer un estudio metó
dico). Arthur Giry. Manuel de Diplomatique. 1893, reimpresión. (New York, sin
fecha), p. 481.
2. - Duranti, "Diplomatics" Parte I, p. 15. En esta traducción, p. 27
3. - Véase Giry. Manuel p. 493; Pratesi Elementi di Diplomático Generóle (Barí, sin
fecha), p. 52; Carticci, II documentot p. 98.
4. - Compare el concepto de originalidad explicado en Duranti, "Diplomatics" I, p.

19. En esta traducción p. 32
5. - Pratesi, Elementi di Diplomático, p. 53.
138
Los elementos externos e internos de la forma documental \
6. - Este punto está específicamente hecho por De Boiiard, Diplomatique Frana ai se.
p. 224 y Giry Manuel, p. 493.
' í. *
7. - "... Ies idées qui y sont exprimées et les catégories de faits qui y sont rcSatécs soni |
nécessnirement en nombre limité el se reproduisent assez frécucmmcnt dnns les* ,
documcnts du méme genre. De plus, comme il est importan! que Pon discerne >•
facilmenl dans un ordre combiné de maniére h en rendre rintclligence fadSe.
Enfin I’expression et la disposition devant concourir h ce qu*on n’ait poini h
revenir sur les choses exprimées, il en est résulté une recherche particuliére
d’expressions ou méme de phrases entiéres toutes faites qui en constiluent les :
formules”. Giry, Manuel, p. 480. ; j
8. - Para un amplio estudio del dictamen y los formularios, véase De Boünrd,

Diplomatique Frangaise, pp. 241-252, y Giry Manuel, pp. 479-492. !*
I:
•
9.- Los diplómatistas reunieron algunas colecciones de copias de documentos reales i
cuando, afectados por la ausencia o pérdida de formularios, para algunos
períodos históricos, sentían la necesidad de tener a mano modelos con los cuales |
comparar distintos documentos que debían analizar e identificar por su forma y ¡-
función. Un ejemplo nos viene dado por Hubert Hall, A Formula Book o f English i
Ojjicial HistoricaL Documents. 2 volúmenes. 1908-1909, reimpresión (New |
York, 1969). ’ ;
10. - Para un estudio de este asunto véase Carucci. // Documento, p. 14-16. »
11.- Pratesi, Elementi di Diplomática, p. 56-58. Giry considera que los signos i
especiales son parte integrante de la validación de un documento, por lo tanto, los 1
estudia junto con las subscripciones y las firmas, esto es en el contexto de la
"atestación”, que es un elemento interno de la forma. Giry, Manuel, p. 591. j
12. - Para un amplio estudio de los sellos desde el punto de vista diplomático, véase j
p.
Giry, Manuel, 622-660 y De Boiiard, Diplomatique Frangaise, p. 3 3 3 -3 6 5 .
i
13. - La fase de ejecución de un procedimiento administrativo "está constituida por '
todas las acciones que dan un carácter formal a la transacción". Duranti, ’
"Diplomatics" Parte IV, p. 15. En esta traducción, p. 101 ¡
14.- Cuando lá fecha de autenticación es diferente de la fecha en que el documento fue !

redactado, la cual aparece entre los elementos internos de la forma documental, !
la primera se considera que es la fecha efectiva del documento por la finalidad j
legal de evitar el fraude.
15. - La registración no es un requisito "formal" para cualquier documento. Para los

documentos privados, la registración sólo se requiere para propósitos fiscales, o ;
para hacer que el documento sea público. Por lo tanto los documentos son j
completos "formalmente" sin la registración. ¡
lio
i
Lucia na D uran tí
16- “les di verses parties qui composent un acte ne sont pas seulement juxtaposées,
iríais... clics se groupent entre eiles,... clics se subordonnent en quelque sorle les
unes aux autres, formnnt ninsi de división» dont cimcunc comprend plusicurs des
parties constitutives du documentH. Giry, Manuel, p. 527,
17. - "i documenti... presentano una evidente struttura típica... una partizione analítica
ideale". Pralesi, Elemenli di Diplomática, p. 62.
18. - Los diplomatistas franceses y alemanes usan los términos "protocolo inicial" y
“protocolo final" para la primera y la tercera sección del documento. La palabra
protocolo deriva de protokollo que significa “el primero en ser encolado", y se
refiere a la primera pin gula o faja del rollo de papiro. Por eso, ios diplomatistas
italianos consideraron la expresión "protocolo inicial" un pleonasmo y la expre
sión "protocolo final" una contradicción en los términos, de este modo decidieron
llamar a la.primera sección simplemente “protocolo" y a la tercera, por analogía
“escatocolo", del griego escatokollo que significa “el último en ser encolado".
Pratesí. Elementi di Diplomática, p. 63.
19. - Puede ser interesante destacar que el registro italiano, en el que transcribían los
datos esenciales de los documentos recibidos y emitidos, se llamaba “protocolo".
Esto es probablemente una consecuencia del hecho de que los datos extractados
de los documentos para el registro eran los contenidos en su protocolo.
20. - Es un hecho que, al paso del tiempo, todos Sos elementos conectados al contexto
tendieron a pasar al protocolo y los únicos elementos que quedaron en el
escatocolo son la validación y algunas cláusulas finales. Con la evolución de la
tecnología, la validación algunas veces ha pasado al protocolo y las subscripcio
nes en el escatocolo parecen más una formalidad que una verdadera atestación;
piénsese, por ejemplo, en los telegramas y el correo electrónico. Independiente
mente de la tecnología, algunas formas documentales tienden a presentar un
escatocolo vacío o casi vacío; considérese el caso del memorándum.
2 1 C u a n d o se analizan documentos que atestiguan actos de obligación recíproca, en

los que cada parte es a la vez autor y destinatario, los diplomatistas proponen la
convención de que la primera parte scu el autor y la otra el destinatario. De ahí
que el nombre, título y dirección de lu primera parte constituye jn supcrscripción
de todo documento contractual. Véase Duranti, "Diplomatics"; Parte 11!, p. 17.
En esta traducción p. 87
22.- "Lorsque cette partie du texte n*a pas élé recopiée sur d’anciens formulaires ou
sur des actes antérieurs, ou y reconnaíl, mieux que dans aucune aulrc, la marque
d’une époque, des caracteres particuliers h certaines catégorics d’actcs ou á
certaines chancelleries, et méme Pempreinte de la personnalité de son auteur".
Giry, Manuel, p. 543.
140
Los elementos estem os e internos ele la forma documental
23. - Para estudiar las fases de un procedimiento, véase Duranli. "Diplomatics", IV, p.
14. En esta traducción, p. 97-98
24. - Las cláusulas de advertencia y las promisorias son llamadas por algunos
diplomatistas respectivamente sanciones negativas y sanciones positivas.
25. - Para estudiar en profundidad las cláusulas finales, véase Giry, Manuel. p. 553-
572 y De Boiiard, Diplomatique Fran\ais(\ p. 277-292.
26. - Para estudiar los distintos signos de validación de un documento, véase Giry,
Manuel, p. 591-621 y De Hoiinrd, Diplomatique Franjáis?. p. 321-333. Para la
identificación de las personas que firman un documento, véase Duranti,
"Diplomatics" III, p. 5-12. fin esta traducción p. 68-73
27. - I lubcrt I Uül.Sttidies in English OfficialllistoricalDocumenls, 1908,reimpresión.

(New York, 1969), pp. 190-192.
28. - En este modelo rígido se dejan para las notas los comentarios referidos a
elementos singulares de la forma documental que se está examinando o a los
componentes singulares del análisis diplomático. Estos son identificados por
letras si ercomentario que contiene es de naturaleza diplomática y por números
si el comentario es de naturaleza histórico-jui ídica.
69/84
29. - Aunque los originales de los documentos que se analizan más abajo estaban en
disponibilidad de la autora, no iban a estar en manos de los lectores, por eso da
la impresión de un ejercicio inútil al comentar algo que no se puede ver.
30. - La apreciación se define como un deseo o súplica ele qtte realice la intención del
documento. Este documento presenta dos apreciaciones, una que se expresa al fin
del texto, en estilo moderno y la otra al principio del escatocolo en la forma
tradicional de invocación. En la crítica diplomática formal, el comentario, que es
de nalitraleza diplomática, debería introducirse por medio de una letra. En el
contexto presente esto se ha evitado para no crear confusión.
3 1 E l razonamiento para identificar'personas viene ilustrado en Duranti, "Diplomatics

"Parle III, p. 8-9. En esta traducción, p. 73-74
32.- Para la definición de acto simple y acto compuesto en procedimiento, véase

Duranli, “Diplomatics” Parle II, p. 13-14. En esta traducción p. 58 y 59 Para la
definición d t fase iniciativa véase Duranti, "Diplomatics", Parte IV, p. 14. En
esta traducción p. 100 Tanto el acto simple de pedir información, como el
procedimiento de bl indar servicio de referencia son actos jurídicos, porque sus
consecuencias son tomadas en consideración por el sistema jurídico en el que
tienen lugar. Si el destinatario de la solicitud no actúa con relación a ella, podría
incurrir en "negligencia de una obligación oficial".
141
Luciana Duranti
33. - Las anotaciones en el documento muestran que fue recibido por el destinatario,
registrado, clasificado y luego pasado a la persona competente, para la acción. El
tema del documento está manuscrito en italiano y el autor del documento está
señalado por una Hecha, probablemente para destacar los dos elementos esencia
les para cumplir el servicio. Este documento es una carta porque el tenor del
discurso ha sido modelado sobre la clásica epístola, presenta una redacción
subjetiva (el autor está en primera persona) y el destinatario es mencionado. Es
un documento público porque participa en un procedimiento público (el Archivo
Céntrale dcllo Stato -institución pública en la que el servicio de referencia
constituye una imposición legal-). Puede argüirse que su autor es una entidad
pública dentro del sistema jurídico indígena (véase Duranti, "Diplomatics" III,
p. 16-18. En esta traducción, p. 85-86). Este documento es dispositivo porque da
existencia al acto de la solicitud (por supuesto, es dispositivo únicamente en su
ejemplar original).
34. - Cuando se conoce la fecha de recepción, es usual añadirla en el "área de

documentación" de la descripción diplomática, precedida por las indicaciones
a.d. (archival dale), (en español La., fecha de archivo].
35. - Este control de firma tiene la función de atestiguar que el procedimiento con que
se formó el documento es regular, del mismo modo que sus formas. La firma del
escritor atestigua el hecho de que la acción, en el documento, está conforme con
la voluntad de la autoridad.
36. - Para una definición d t fase de ejecución véase Duranti, "Diplomatics" IV, p. 15.
En esta traducción, p. 101
37. - Una carta patente es un instrumento que procede de la autoridad soberana y lleva
aparejado un derecho', una autorización o una concesión a un individuo. Se
entrega en forma de carta abierta, no cerrada, como la carta cerrada. De hecho,
el contenido de una carta patente se supone que es conocido por todos los
afectados.
38. - Este término es usado por Jancl Turner en el comentario que sigue a su análisis
diplomático de tres documentos de la Iglesia Unida de Canadá. "Experimenting
With New Tools: Special Diplomatics and the Study of Autiiority in the United
Churchof Cañada", enA/c/imjri7i,30(summer 1990,p.99). El artículo de Turner
es de lectura útil para todos los interesados en la aplicación de la crítica
diplomática.
142
f
!
!
i'
Capítulo 6
La diplomática disciplina forniativa y método de investigación
I
Después de todo lo que se ha dicho y hecho, es el documento lo que

constituye nuestra área especial de conocimiento.
Barbara L. Craig 111
y
r
8
1
"W fW W ii
La Diplomática como disciplina foriuntlva. La Diplomática como método de investiga
ción. Notas.
A lo largo de los siglos, el foco de lu diplomática ha sido siempre el documento \
71/84
Qarchivístico, >1 registro (pte contiene la acción. L.os diplomatistas han hecho una
disección para separar sus partes constitutivas y también lo han observado como un
' todo; lo han vinculado al acto, al procedimiento, a las personas, a la función, al sistema
y analizaron sus relaciones con estas entidades; han estudiado sus causas y efectos, su
‘realidad y la idea subyacente, también su individualidad y el contexto.
En el s. XIX, los archiveros europeos, reconociendo al documento archivíslico

como el centro de su actividad académica y al conocimiento que de él tenemos como
la base intelectual de sus funciones institucionales y profesionales, incluyeron a la
diplomática entre las ciencias que constituyen el núcleo curricular de las escuelas
creadas para educar miembros de su profesión. Hoy ia diplomática sigue siendo un
tema fundamental en todas las escuelas archi vfslicas europeas; su relevancia y función
formaliva en la educación de los archiveros jamás han sido cuestionadas; su utilidad
para la identificación y control de los documentos archivíslicos de los siglos pasados
es un hecho comprobado; surgen sólo dudas en las mentes de aquellos archiveros que
trabajan únicamente con documentos modernos, sobre si es directamente aplicable en
; sus métodos y en el uso de sus conceptos.
Después de la Segunda Guerra Mundial, el dramático aumento de la produc

ción documental obligó a los archiveros a trasladar el centro de su atención desde el
documento a cada vez más grandes grupos de documentos. Con los documentos
modernos, la ordenación física de las piezas documentales les abrió camino a la
ordenación intelectual de carpetas y series [2); los calendarios e inventarios analíticos
145
Luciana Duranii
han sido abandonados en favor dé inveníanos a nivel de series o aún inventarios

sumarios; la selección pasó desde el descarte de duplicados y papeles efímeros
(destrucción de lo redundante e inútil), a la identificación de series que debían ser
conservadas (selección de lo significativo y útil); y, lo más importante, el análisis del
archivero gradualmente se va desplazando desde el contexto documental inmediato
del material que examina, al amplio contexto funcional y, más allá, al contexto
sociocultural; esto es, desde la realidad del documento a la "imagen" de los creadores
de documentos (3). Todavía más, los sistemas de información electrónicos están
produciendo una realidad documental aparentemente tan diferente de la que lós
archiveros estaban acostumbrados a ver, que les es difícil pensar que existe una
realidad documental allí; documentos virtuales, documentos dinámicos, documentos
mixtos, mini-documcnlos, hiper-documcntos, visiones documentales... hasta los
nombres reflejan una sensación de incertidumbre, inestabilidad y confusión [4|.
¿Cuál es el rol de la diplomática en lodo esc cambio? ¿Tiene en verdad un rol?.

La respuesta difícilmente va a venir de Europa, porque todos los archiveros europeos
están educados en diplomática; sus principios, conceptos y métodos son parte
integrante de su cosmovisión. Si ellos no se dan cuenta plena del modo en que el
conocimiento de la diplomática contribuye a su trabajo con los documentos modernos,
no advertirán ciertamente cuánto más difícil es su trabajo en ausencia de este
conocimiento, y por lo mismo, en qué medida influye. Más bien la respuesta va a venir
de los archiveros de Norteamérica (para los que la diplomática es un descubrimiento
reciente), de dos maneras: una directa, la otra indirecta. Por una parle, pueden tratar
de aplicar los conceptos diplomáticos en el curso de su trabajo; por otra parte, pueden
observar más de cerca lo que los archiveros europeos han hecho desde tan lejos, a pesar
de que tratan los misinos temas y problemas que enfrentan los archiveros norteame
ricanos. Están usando diferentes enfoques que, a veces, tienen una clara matriz
diplomática [51. El primer camino parece ser el más difícil en este momento, porqué
esta obra es la primera exposición de diplomática general en lengua inglesa y sus
contenidos pueden parecer muy abstractos, si no exóticos. Este capítulo final trata de
sobreponerse a esta dificultad explicando cómo los conceptos desarrollados en los
primeros cinco capítulos pueden ser útiles a los archiveros norteamericanos, es decir*
cómo pueden inspirar c impregnar su trabajo.
La Diplomática como disciplina formativa
Repetidamente se ha dicho que la diplomática es, para Sos archiveros, una

disciplina formativa [6]. Su función es la misma que la de la anatomía para los
médicos, la física para los ingenieros, y la gramática para los lingüistas y para
cualquier literato. La analogía entre diplomática y gramática es particularmente
evidente no sólo en lo que toca aja estructura y función de la disciplina sino también
conTeSpéctó a su evolución. En la Edad Media, la gramática era una de las siete artes
liberales qué sé enseñaban en las escuelas monásticas y de las catedrales y más tarde
en las universidades [7j. Con el tiempo, el centro de la educación del hombre de letras
146
I#
La diplomática como disciplina formativa y método de investigación í::

;; | • •j.O
fue ocupado por disciplinas menos analíticas y más holísticas; entonces la gramática
gradualmente desapareció de los planes de estudio para ser relegada casi exclusiva- *:
mente al campo de estudio de los lingüistas. El tiempo de "la gramática que gobierna !
aún a los Reyes" parece ida para siempre [8]. ¿Esto es bueno?. Poca gente podría j
decirlo. La gramática permite una comunicación fácil y exacta porque hace explícito i*
el conjunto de principios mediante los cuales funciona el lenguaje. Aprendiendo estos j.
principios, las personas que participan del mismo idioma participan también de un |:
sistema único, estandarizado de comunicación. Tal sistema incluye la gramática , !
tradicional, que define las partes de la oración según su función y significado; la j
gramática estructural, que las define primariamente por su orden en la oración; y la
gramática transformacional, que traslada el énfasis desde el análisis de las partes de j
la oración, a la manera como la gente produce todas las posibles frases del lenguaje. !
1 \u
En este puiito, el paralelo entre gramática y diplomática estaría claro. La V.

primera contribución importante de la diplomática al trabajo archivístico es, el i
componente de las definiciones, que identifica la función y el sentido de las partes i
constitutivas del documento y les da nombre, de manera coherente y significativa. !
Esto no es algo menor, no sólo desde el punto de vista de la comunicación, sino 1
también desde el punto de vista de la estandarización. Los archiveros modernos usan
términos tales como "medio", "forma", "relaciones lógicas", "relaciones ffsicak",
"estructura lógica", "estructura del plan", "perfil documental" de manera muy incon- \V
sistente, y crean términos arbitrariamente cada vez que encuentran algo que parece i.
ligeramente diferente a lo que les era familiar. El error al reconocer la sustancia de las ;,
cosas conduce a la falsa impresión de que la realidad está cambiando fundamental- *•
mente, y esto genera pánico en los que tienen que trabajar con ellas. La precisión lie
la terminología diplomática brinda a la comunicación entre los archiveros y a la de los j
archiveros con los ¡profesionales de la información una claridad que se perdió en gran ¡
parte de la terminología hoy corriente. Por ejemplo, el término "documentos hipér- i¿
medios" se usa para referirse a los documentos que difieren en la configuración de la ■•
información (a saber, el principal atributo de la escritura; texto, gráfico o imagen, que ¡:
David Bearman llama "modalidad de información sensorial"), en el formato,o
disposición y en las formas intelectuales, pero que, en la. etapa de creación, ke j
almacenan todos en el mismo medio y van unidos juntamente)como elementos en un j}
sistema hiper-textual. Como otro ejemplo, el término "documentos textuales" es ¡.
contrapuesto generalmente ál término "documentos electrónicos", siendo así que ^
"textuales" connota una configuración de la información y "electrónicos" un método ¡
o agencia de creación, preservación y transmisión; es un hecho que un documento
textual electrónicamente almacenado en una cinta magnética (soporte o transporta- :
dor) sigue siendo un documento textual, mientras que un documento electrónico es ijn j-
documento electrónicamente creado, mantenido o transmitido, sea cual sea la confi
guración de la información que contiene [9J. * ¡
Estos ejemplos muestran que existe un peligro real de que el método de j j

transmisión de documentos se vuelva el elemento supremo del pensamiento archivístico, |
hasta el punto de que un facsímil sea considerado por muchos como un documento ; \\
Luciana Duran (i
elccliónico, sobre la base de que ba sido transmitido electrónicamente, j Usando estos

estándares de terminología tendríamos que llamar a todos los documentos enviados
por el correo regular "documentos postales" y a los enviados personalmente "docu
mentos de correo"
La diplomática siempre mantuvo una distinción entre el método de transmisión

de un docutiiento y su{fonna de transmisiórCfesta última se refiere ai transmisor o
soporte de la iñfórmáciSn,. sobre el cual es recibido él documento por él destinatario
y, por ló tanto, con relación a ¡a transmisión electrónica, ai producto físico final dé está"
operación. Entonces, diplomáticamente hablando, uñ facsímil recibido sobre papel ei
ún manuscrito y debe ser tratado cómo ial, mientras qué uno recibido sobre la pantalla
de un computador es electrónico y debe ser tratádd cómo documento de computador *
UOJ. - ’ ..................................................;-
La diplomática también distingue entre "método de transmisión" y êstado de
transmisión" de un documento. Este último viene a ser el grado de perfección [II]. Por
ejemplo, con relación a su estado de transmisión, un facsímil, por sí mismo, es una
"copia imitativa". Puede ser certificada como copia auténtica, es decir, una copia con
la validez y efectos de un original, a causa de su método de transmisión, si la tecnología
usada permite garantizar que es digna de fe. Sin embargo, los aparatos técnicos sólo
pueden asegurar que el facsímil es igual al documento transmitido, no que ese
documento sea genuino (es decir, que no haya sido modificado). Además, nunca un
facsímil puede ser considerado una "copia en forma de original" (esto es, un original
que ha perdido la cualidad de ser el primero) y consecuentemente, no puede tener el
mismo valor que un original; y no sólo porque le fallen algunos de los elementos
externos del documento transmitido. De hecho, un original es el primer documento
completo y efectivo, es decir, un original debe presentar las cualidades de ser el
primero, ser completo y ser efectivo. Con la transmisión facsimiiar las primeras dos
cualidades pertenecen al documento que ha de ser transmitido, mientras que la última
pertenece al documento recibido. Esto implica que los dos documentos juntos
constituyen el documento original, que uno apoya al otro y que ninguno de los dos -
ni el manuscrito, ni el facsímil- pueden ser considerados primera evidencia por sí
mismos. El valor de un facsímil como evidencia quedará sujeto a la verificación de lo
que enviado, recibido y mantenido en el curso regular de los negocios, como quedó
demostrado por la "regla del rumor" (véase, por ejemplo, el acta de evidencia R. S.
B. C. 1979, c 116, s 48 (1)), que se opone al hábito más que común de copiar los
facsímiles en papel de calidad archivística, pata los fines de su preservación (sea en
la oficina productora, sea en el archivo) y destruir ¡os ejemplares de papel barato
[thermal], sin hacer pasar el facsímil a través de un proceso de certificación formal (un
proceso similar al que se cumple con los microfilmes). También esta regla coloca en
posición de riesgo a quienes destruyen el documento que era transmitido y á quienes
. actúan a partir de un facsímil, cuando el documento transmitido es eliminado. De
hecho, mientras una verificación del dalo de transmisión y de los datos involucrados
en la transmisión puede hacerse fácilmente mediante la tecnología moderna, lo que
toca u la identidad del remitente puede ser determinado cumpliendo rutinas de la
La diphnnótica como disciplina formativa y nuUodo de investigación
oficina (por ejemplo una lista de los que usan el fax), y del contexto en el que el
documento fue recibido por el sistema de guarda de documentos del destinatario; la
verificación de que el documento recibido tiene el mismo contenido que el documento
que el remitente afirma haber transmitido sólo es posible comparando ambos docu
mentos [12].
El estudio anterior no lineé iilás que demostrar que una de las contribuciones
significalivíiFtle la diplomática al pensamiento archivístjco es la estrecha conexión _
que eslabicce entre el documentó archivístico y el sistema jurídico dentro Üel cual se
j:fea.~lEstb imiésirá ló importante qiic es para los ’árcluveros'poderTdctilificar el estado ‘
ele ‘transmisión de un documento. Frecuentemente se lia dicho que, como los archiveros
procesan grupos de documentos más que documentos sueltos, no deberían preocupar
se por la originalidad. Esta afirmación es correcta si sólo quiere significar que el
archivero preserva material archivíslico que tiene diferentes estados de transmisión y
no solamente originales, pero no es correcta y no debe ser aceptada, si implica que el
estado de transmisión de los documentos no necesita ser considerado por el archivero,
mientras cumple cada una de las funciones archi víslicas. Si es verdad que cada carpeta
contiene originales de documentos recibidos y borradores y/o copias de documentos
enviados, el archivero tendrá que tener certeza de (pie esto es realmente así, que la
"carpeta" que se está estudiando es la carpeta original (es decir, la primera, completa
y efectiva), no una copia de ella.
73/84
Con los documentos electrónicamente producidos, en particular, las bases para
descartar el estado de transmisión de un documento constituyen un tema relevante,
porque siempre son copias: "la preocupación del archivero debe centrarse en que los
documentos a su cargo son auténticos y reflejan exactamente lo que la persona jurídica
creó en el momento de la acción" [13]. Ciertamente es importante establecer si los
documentos que el archivero adquiere son genuinos, esto es, son los que hizo o recibió
el creador del documento en el curso usual y ordinario de los negocios. Sin embargo,
también es importante establecer su estado de transmisión. De hecho los documentos
electrónicos no siempre son copias, porque una copia es por definición reproducción
de un original, de un borrador o de otra copia (la primera copia es siempre una
reproducción de un documento, en un estado diferente de transmisión). Por lo tanto,
los documentos electrónicos que tienen un estado de transmisión diferente deben ser
creados como copias, para existir. Es más apropiado decir que los documentos
electrónicos lodos son hechos como borradores y recibidos como originales, dado que
el documento recibido contiene elementos automáticamente añadidos por el sistema,
que no están incluidos en el documento enviado y que ios hace completos y efectivos.
También un documento electrónico viene a la existencia como un borrador, cuando
su productor decide guardarlo en el primer momento y comienza a ser original cuando
el destinatario decide guardarlo en el primer momento, porque la información que no
está fijada a un soporte no es documento. Cuando un documento se hace no para ser
enviado, sino para tenerlo a mano y produce consecuencias dentro de la entidad
productora, debería probablemente ser conservado en su original (primitiva, completa
y efectiva forma solamente). Hasta aquí no hay una diferencia sustantiva cutre los
149
Luciana Dura/tti
documentos producidos electrónicamente y los de papel, en lo que loca al estado de

transmisión. Sin embargo, es conveniente decir que los documentos producidos
electrónicamente se usan y se mantienen, en general, en estado de copia. La copia
electrónica de un borrador debería ser simplemente un borrador idéntico subsecuente.
La copia electrónica de un original, si esté hecha mientras el documento es corriente,
debería constituir una “copia en forma de original", es decir, completa y efectiva, sólo
le falta el carácter de primitiva. La copia electrónica de un documento que ha agotado
su efectividad, si ha sido hecha dentro del mismo sistema o por transferencia a otro
sistema, pero usando el mismo software, debería ser una copia imitativa, porque será
idéntica al original; el objetivo de hacerlo no debería ser el cumplimiento de la
transacción en la que el original está activamente involucrado, sino la preservación de
su evidencia: el hecho de no ser creado en el curso normal y ordinario de la tramitación
debería disminuir la autoridad de la copia. La copia electrónica de un documento no
corriente, mediante la transferencia a otro sistema, en un software de tipo indepen
diente, debería ser una copia simple, si la estructura de los datos o la forma física (y
en parte también la intelectual) del original no hubiera sido explícitamente captada.
Todo esto demostraría que es importante averiguar: (1) si la copia del documento
electrónico que encontramos en un momento dado es copia de borradores, de
originales o de otras copias y (2) cuándo se hicieron, con relación a las acciones y
transacciones en que los borradores u originales que reproducen estuvieron
involucrados. Estos factores deslucen la efectividad, autoridad, valor, autenticidad y
posiblemente la genuinidad de las copias del documento.
Cuando el archivero tiene que entender las relaciones entre creadores de

documentos que inleractíían, una pista importante es el estado de transmisión de los
documentos correspondientes. Cuando está evaluando el valor legal o intrínseco,
decidiendo en asuntos de conservación 'pasando* documentos electrónicamente
producidos, también cuando está ordenando y describiendo grupos de documentos,
los archiveros deben considerar, en cada paso del estado de transmisión de los
documentos que están procesando y sus implicaciones. Como profesionales, cuya
primaria función es la “identificación" y "comunicación" documentos [HT, los
archiveros deben ser rigurosos en el uso áesu té?minología: deben estar seguros de que
los términos que adoptan, reflejan la naturaleza sustantiva de la entidad que están
nombrando; y, con respecto a aquellos términos que, no obstante su ambigüedad, son
comúnmente usados, advertir a qué se están refiriendo en cada momento. Por ejemplo,
cuando documentos legales u oficiales son definidos como "transacciones registra
das" f 15], el sentido que se pretende con esta definición está contenido todo en la
palabra "transacción". Usual mente para un ingeniero de computación y para un
archivero que trata principalmHteslsiemás electrónicos de información, úna transac
ción es tilia forma de'có'müTfcáciÓn con almacenamiento de informnclÓliTcSmóCS tina
base de datos. Demasiado^menudo el lenguaje especializado interfiere cnlnicslrq*.
trabajo.JLos archiveros deben grabar en su mente que los documentos son creados en
P iin contexto administrativo, dentro de un sistema jurídico, no dentro de los estrechos
\ límites de úna disciplina o tecnología especializada; por lo tanto, los términos que
\ aplican a los documentos deben poseer la amplitud qué les otorga el contexto
150
^ C 'V U ly l/ V W O
La diplomática como disciplina formátivá y método de investigación L
■ ’iih'f! v’ " ; ¡ i
administrativo-jurídico de los documentos como tales, Lá diplomática reconoce esta »
relación contextual y la destaca. En el caso de la palabra transacción, por ejemplo, la i
definición diplomática es "acto o conjunto de actos interconectados, en los que están ;
involucradas más de una persona y a causa de los cuates [actos] las relaciones 'entre ;
tales personas quedan alteradas". Esto significa que, para que haya una transacción no ‘¡;
es suficiente que exista una comunicación, sino que es necesario que tal comunicación jt
cree, modifique, mantenga o extínga una relación entre personas. Si se lince algo p a r a
reunir información o acumularla en una base de dalos, no hay transacción y fio se [\
producen documentos oficiales; más adn, es un mero acto cuyo resultado sólo se I
relaciona con su cognoscibilidad. Si se consulta una base de datos como parte de uh í;
proceso para cumplir una transacción, esta acción puede producir documentos *
oficiales. Para que haya un documento archivfstico, es necesario que exista una acción í:
manifestada por escrito con el propósito de superar el espació y/o el tiempo, es decir, j•
es necesario que haya una comunicación con oirás personas o consigo mismo. *
Mientras solamente el primer tipo de comunicación puede ser parte de una transacción 1
y generar documentos oficiales que integren un procedimiento, el segundo tipo j1
únicamente puede ser una acción y generar documentos no o f cíales o documentos de H
proceso, tal como los llamados comúnmente "papeles de trabajo", diarios, agendas o i
notas personales o... documentos de acceso a sistemas de información. Con respecto ;'
a la inteligencia artificial, si el sistema jurídico reconoce a un sistema expertq. por I
ejemplo, como a una persona, esto es, como a una entidad capaz de actuar legalmente, j;
entonces las comunicaciones que se tengan con ella deben ser consideradas transac
ciones. i
Sin embargo, el rigor terminológico no es ía única manera con que lá 1

diplomática contribuye a la coherencia en las funciones, también permite una ;
estandarización razonable [16]. Se ha afirmado con frecuencia que los archiveros ■[
deben llegar a involucrarse directamente en el proceso dé creación de documentos
archivísticos y específicamente en el diseño de sistemas de información electrónicos
y en la definición de los estándares que rijan estos sistemas. Para hacerlo, los
archiveros deberán ver los documentos archivísticos, en primer lugar, como
corporización y evidencia de la acción. La diplomática hace explícitos los vínculos
entre los componentes intelectuales de un documento y los elementos de un acto típico i
y, mientras lo hace, facilita la determinación de un perfil para el documento, del mismo <
modo que el conocimiento de la gramática estructural facilita la composición de uñ
texto y lo hace comprensible al lector. ¡ •
La diplomática también destaca la relación entre formas, tipos de actos y fases

de procedimientos y muestra todos los tipos de interacción entre personas y documen- j
tos. Una clara comprensión de estas relaciones e interacciones permite al archivero ‘
asesorar a los creadores de documentos en el campo de lo que Scheilenberg llamó i
simplificación de funciones, de procesos de trabajo y de procedimientos documenta- j
les, y este campo se considera que es la base de cualquier actividad de administración
de documentos [17]; y, con respecto a los sistemas de información electrónica,
asesorar también a los creadores de documentos sobre la recolección de información ^
Luciana Duranti
acerca de sus sistemas en los "sistemas de metadatos" que documentan los productos
de input y output, la relación entre las series, la naturaleza de los servicios del software
y las funciones que permiten los sistemas.
Sin embargo, más que nada su comprensión sirve para equilibrar la tendencia
de la sociedad hacia la información, apartándose de los documentos. Ahora más que
nunca, la primera responsabilidad del archivero es la preservación de la naturaleza de
los documentos arch ivisiteos como medio para la acción; de la cualidad evidencial de
estos documentos; de su capacidad para perpetuar los escritos de nuestra sociedad
, (18]. El registro concreto, mediante su forma estable y su relación directa con la
, actividad, constituye un contraste con la intangibilidad del concepto de información.
"Los documentos son ‘todavía un punto fijo en el mundo que gira* que no muestran
‘ni torbellino ni movimiento*, para usar dos versos del cuarteto de poemas favoritos
de un archivero y administrador de documentos (T. S. Elliot -Burnt Norton- uno de los
Four Quartets). Los documentos tienen valor evidencial precisamente porque gozan
de estábil idad" [19].
• ¿Qué hay de los documentos virtuales"?. Más de un archivero plantea esta

pregunta. Los documentos virtuales son documentos de proceso; están directamente
irelacionudos con acciones y han establecido relaciones internas tal como el primer
borrador de un documento de cualquier tipo; permanecen en su forma virtual mientras
están con su creador, pero, si son comunicados a otras personas, llegan al destinatario
en forma completa y efectiva, como documentos de una transacción (20]. Los
documentos virtuales son documentos archivísticos, no representaciones de hechos y
figuras, pensados para procesar e interpretar, tales como los dalos de un Sistema de
Información Geográfica. La diplomática provee los conceptos y principios necesarios
para clarificar estas distinciones en la mente del archivero, porque tal como sucede con
la gramática transformacional en un punto bien definido cambia el énfasis desde el
análisis de los componentes de los documentos, a la manera en que las personas
interactúan mediante los documentos. Pero ¿la diplomática provee también un método
para cumplir las funciones archivísticas?
La Diplomática corno método de investigación

“A partir de nuestra experiencia personal en la ordenación de fondos archivísticos
anteriores a 1940, [y] a partir de algunos problemas encontrados en el curso de la
selección de archivos contemporáneos,... hemos llegado a... la convicción de que no
es posible procesar conjuntos documentales si no han sido identificados y analizados".
Gérard y Chrisliane Naud [21]
i 1 ! ■
Cualquier científico puede apreciar la necesidad de estudiar los elementos para
poder entender el cosmos. Esto es un axioma. Así como el científico se esfuerza por
comprender la constitución elemental del mundo físico, nosotros debemos hacer lo
mismo con respecto al objeto de nuestro trabajo: ios conjuntos documentales. La
152
i
La diplomática como disciplina formaliva y método de investigación
diplomática ofrece los instrumentos para llegar a tal comprensión. Sin embargo,
algunos archiveros modernos consideran que la diplomática es reduccionista o
atomizadora; dicen que olvida los aspectos globales, holísticos, de la actividad
humana y también el axioma archivístico de que el todo es mucho más que la suma de
las partes. Hilos destacan que los archiveros modernos trabajan casi exclusivamente
con conjuntos de documentos y por eso es engañoso y esencialmente imposible
: comenzar nuestra descripción dé lili fondo con el análisis de los documentos, y que
tenemos más bien que ir de las funciones hacia los documentos, de lo general ti lo
específico, El argumento principal de estos archiveros es que el contexto histórico-
administrativo-jurídico del documento es casi siempre conocido o cognoscible y que
la diplomática puede ofrecer clarificación, pero no un método de análisis |22|. Las
palabras a estudiar aquí son las subrayadas conocido y cognoscible.
¿Cómo vamos a adquirir el conocimiento de la proveniencia de un fondo?. Los

términos: misión, mandato, legislación, reglamentos, ... informes oficiales, organi
gramas, circulares internas y otros de documentos similares se usan generalmente en
las principales fuentes de los archiveros. Pero sabemos que una mediación continua
se coloca entre el aparato legal administrativo y su componente humano y que el
derecho y la administración tienen una inercia natural y se ajustan a los cambios
mucho tiempo después que éstos han sucedido. Aún más importante. Sabemos que la
función y la competencia influyen en el contenido de los fondos archivísticos y que
la organización influye sobre la estructura general; pero son las acciones y las
75/84
transacciones, y los procedimientos mediante los que se cumplen, lo que determina la
forma de los documentos, sus interrclacioncs y su cantidad. Es esencial reconocer
cómo el contenido informativo del fondo archivístico se ve determinado por las
funciones de su creador, cómo la forma (la organización de conjuntos de documentos
dentro del fondo) es determinada por la estructura orgánica dentro de la cual se
producen y qótno la forma e ¡nlcrrclncioncs.de sus documentos (dentro de cada
conjunto) son determinadas por las actividades y procedimientos que las generan.
Aunque las fuentes que usan normalmente los archiveros para adquirir el
conocimiento de las funciones, capacidad y estructura orgánica de los entes produc
tores de documentos fueran enteramente confiables, el conocimiento que podrían
obtener de ellas se limitaría al tipo de contenido informativo que podemos encontrar
en los documentos de un organismo dado. Este conocimiento no sólo sería hipotético,
sino también muy insuficiente para tomar cualquier tipo de decisión archivística. Sería ‘
necesario conocer las actividades específicas de cada organismo, pero mientras las
buscamos, descubriríamos enseguida que "todas las actividades tienen que volver a
los procedimientos”, porque cmln actividad sigue un cierto modelo pura pasar u través
de etapas bien definidas y estos procedimientos se revelan plenamente sólo mediante
la forma de los documentos [23|. Además, podríamos descubrir que las formas de los
documentos corresponden al contenido informativo, esto es, cada forma documental
transmite de manera típica, un cierto tipo de información y va ligada a otra forma
documental mediante un tipo bien definido de relación. Esta es la razón por la que los
archiveros holandeses se embarcaron en el esfuerzo muy complicado de examinar
153
Luciana Duranti
cada forma documental independientemente del contexto organizativo específico y

escribir un comentario para cada una de ellas que detalla cuándo y dónde aparecieron
por primera vez; por qué fueron creadas; cuál era su finalidad con respecto al tipo de
actividad que la generaba; qué tipo de contenido informativo llevaba; cuál era su
apariencia; cómo fue cambiando su apariencia y su finalidad a lo largo del tiempo; por
qué desapareció si es que desapareció; a qué otras formas documentales estaba y/o está
conectada por relaciones funcionales y de procedimiento; y finalmente qué tipo de
persona jurídica la crea normalmente. Este estudio no sólo se hace para las formas
documentales que pertenecen a documentos aislados, sino también a la forma de
conjuntos documentales, tales como varios tipos de registros, volúmenes y, por
supuesto, a las series [24|. Cuando un trabajo de este tipo se termine, para todas las
formas recurrentes (como opuestas a formas únicas) de material archivfstico, este
conocimiento informará cómo describir y enlistar los documentos corrientes en los
inventarios, en los cuadros de clasificación, en las tablas de retención y eliminación,
en los sistemas de metadatos y en los índices porque todos ellos presumiblemente se
basarán en vocabularios controlados o índices autorizados para términos que tengan
relación con acciones, procedimientos y formas. Cuando se llegue a esto. los
archiveros no tendrán necesidad de mirar los documentos para saber de que tratan,
porque los términos, cuando están vinculados a procedimientos y acciones, pueden
comunicar el contenido [25].
Puede argüirse que, en los documentos electrónicos, las relaciones entre las
formas documentales y los procedimientos y entre las formas documentales y el tipo
de información que transmiten todavía están en desarrollo.
"No poseemos un conjunto comprehensivo o permanente de categorías para los

diferentes tipos de formas de documentos electrónicos, ni hemos establecido clara
mente las relaciones entre algunas formas y los contenidos o procedimientos. Según
mi punto de vista, hay dos razones para esto. Una es que estas relaciones están
cambiando (muchas veces a través del ensayo y error). La otra es que las formas
estables de documentos electrónicos no han sido sometidas a un análisis" [26].
Esto es verdad, pero no amengua la relevancia de la diplomática con relación

a los documentos electrónicos. En el capítulo que introduce este libro, se afirmó que,
donde no hay reglas que rijan la creación de documentos, el conocimiento de los
principios y conceptos diplomáticos "da a quienes tratan de formular estas reglas,
claras indicaciones sobre los elementos que son significativos y que deben ser
desarrollados". En síntesis, donde la creación de documentos está controlada concien
zudamente, la diplomática guía el reconocimiento de las pautas y facilita la
identificación, mientras que donde la creación de documentos es incontrolada, la
diplomática orienta en el establecimiento de paulas, en la formación de un sistema en
el que se planifican las categorías de formas documentales que hacen posible
transmitir el contenido y revelar el procedimiento. Una vez que se ha establecido un
sistema, la descripción en un sistema metadatos tendrá que reflejarlo, mediante la
■
La diplomática como disciplina forma tiva y método de in\festit>a{ ion I

i i -
: 4
articulación expresa de las relaciones entre formas documentales, procedimientos, j
acciones, personas, funciones y estructuras administrativas.
El principal problema que identificaron Gérard y Christiane Naud es que los |

distintos esquemas de clasificación, los sistemas metadatos y las descripciones j:
documentales tienden a confundir las acciones que generan los documentos con l o s
asuntos de los documentos [271. Ambos piensan que la selección es difícil, porque las
clasificaciones -y en general cualquier descripción de documentos corrientes- falla
cuando quiere representarlos adecuadamente y que estas descripciones fallan preci- !
sámente porque la identificación se basa en criterios inconscientes e inapropiados. ¡
Como consecuencia, el archivero encargado de la selección se ve obligado a rcanalizar j
los documentos. Cuando lo hace, un buen punto de partida es el enfoque de arriba- ¡
abajo, es decir, un enfoque que comienza con la comprensión del creador mediante el j*
conocimiento de sus funciones y organización, a partir de leyes, reglamentos y j
elementos similares, pero como afirma Heather MacNeill, esto "debería ser visto j
propiamente como un suplemento y no reemplazar al enfoque más tradicional tic i'
abajo-arriba. La iluminación de las relaciones de proveniencia y de las relaciones
documentales, que están incorporadas a las estructuras de la organización y a los '
procedimientos burocráticos y son constitutivas de las formas documentales, depen- ¡
den del análisis que continuamente actúa entre los actos y los documentos que resultan ¡
de ellos. Estas relaciones sólo pueden ser descubiertas mediante la aplicación \
simultánea de un anáfisis abajo-arriba que es el más claramente tipificado por el ,
anáfisis diplomático de la génesis, formas y modos de transmisión de los documentos. ‘
Este análisis es crítico para asegurar que los documentos que introducimos a la t
custodia archivística reflejen de verdad exactamente y de modo inteligible las I
funciones, actividades, transacciones y reglas de procedimiento que estuvieron i
presentes en su formación; en otras palabras que hacen lo que se supone que hacen" ¿
1281.
i
Estas palabras claramente explican la contribución de la diplomática al anáfisis I'
del material archivfstico. La diplomática otorga importancia al amplio contexto de '
creación, enfatizando la significación del sistema jurídico (es decir, el cuerpo social,
más el sistema de regias que constituyen el contexto de los documentos), de las
personas que crean los documentos y de los conceptos: función, competencia y
responsabilidad; pero nunca se separa de la realidad de los documentos. Además, el
axioma diplomático de que las formas documentales transmiten y revelan el contenido i
es esencial para formar el eslabón perdido entre los enfoques de proveniencia y
pertenencia. El principio de proveniencia, como es aplicado en la selección, nos lleva ¡
a evaluar los documentos en base a la importancia del mandato y funciones del creador
y fomenta el uso de un método jerárquico, un enfoque "de arriba-abajo" qué ha
mostrado ser insatisfactorio, porque excluye las "transacciones desprovistas de
poder" que pueden esclarecer el más amplio contexto social mediante el registro
permanente de la sociedad. La dificultad ha abierto la puerta al principio de pertenen- .
cia que, según se aplica a la selección, nos permite evaluar documentos sobre la base i;
de los asuntos a los que pertenecen. A veces, la pertenencia ha sido vista como un j
155
Luciana Duranti
paraguas debajo del cual el enfoque de la proveniencia puede ser usado: en primer
tugar, .se definen los tópicos o temas relevantes; luego, los creadores do documentos
involucrados con los tópicos y temas identificados; y finalmente, los documentos de
ellos son evaluados de acuerdo a la proveniencia. A veces, la pertenencia se ve como
1 un enfoque subsidiario, que podría compensar la ausencia del enfoque puro de la
proveniencia y que es lomado bajo la proveniencia: en primer lugar, se identifican los
creadores importantes, luego, se definen los tópicos o temas importantes que ellos
tratan.y finalmente se evalúan los documentos de acuerdo a sus asuntos. Otras veces
la pertenencia es vista simplemente como un método de selección. En lodos los casos
este enfoque es criticado invariablemente porque es en extremo subjetivo.
El problema real es que proveniencia y pertenencia han sido llevadas desde el

campo de la ordenación al de la selección, como dos "principios” antagónicos y han
sido usados de facto como dos "métodos" alternativos, siendo ambos extraños a la
selección tanto sea como principios cuanto como métodos. Sin embargo, son relevan
tes para la selección, como "metas conceptuales”: los documentos de la sociedad
; deben reflejar los mandatos, funciones y actividades de sus creadores y el juego de
' fuerzas sociales, el tejido social, los principales sucesos y temas de cada era. El método
para alcanzar esta meta debe encontrar su base teórica en la naturaleza de los
documentos en sí mismos. Su naturaleza, una vez que ha sido determinada por las
circunstancias de su creación, impone un enfoque contextual y analítico y requiere que
;, la selección sea conducida a lo largo del examen de los creadores, de las funciones,
actividades y procedimientos de los creadores de documentos y de las relaciones entre
éstos y los documentos que ellos crearon. También las relaciones de los documentos
! entre sí. Pero, para entender estas relaciones tenemos que mirar a los documentos en
i sí mismos y a su forma o génesis, esto es, necesitamos un enfoque de "abajo-arriba”
que complemente el enfoque de "arriba-abajo". En este punto convergen la proveniencia
y la pertenencia, porque, si la forma transmite y representa al contenido, cuando
j consideramos la forma estamos al mismo tiempo considerando el contenido y nuestras
; metas de proveniencia y pertenencia pueden ser alcanzadas por medio de un método
j contextual. Por lo tanto, el uso del análisis diplomático tiene la capacidad de eliminar
, la dicotomía entre proveniencia y pertenencia y proveer un canal que permita a una
correr naturalmente dentro de la otra. Recordar esto vale no sólo cuando estamos
I seleccionando dentro del fondo que nuestra institución archivística debe adquirir por
! . mandato, sino también, primero y antes que nada, cuando nos toca seleccionar para
. adquirir material archivístico privado que complemente nuestros acervos institucionales
i y nos permita cumplir la misión de montar un repositorio archivístico temático.
!
í , Este no es lugar apropiado para estudiar ios méritos relativos de los distintos
! enfoques para la adquisición. Cualquiera sea el método que usemos para determinar
» las políticas de adquisición de una institución -sea centrándonos en un área geográfica,
’ en una jurisdicción legal, en un tipo de creadores de documentos o en un área lemálica-
; una vez que se ha desarrollado la política, necesitamos un enfoque sistemático para
j ! implementarla. Localizar documentos dispersos, entre creadores relevantes de docu-
¡ .. mentos, identificar los "problemas documentales" [29] y cuáles documentos adquirir
i.a diidom titica com o disciplina fo rm a l i va y m étodo tic invextijiación
necesita un análisis mucho más profundo que el estudio de fuentes publicadas

literarias y oficiales. Lis demasiado obvio que necesitamos este tipo de información
para nuestra investigación inicial, para conocer los tipos de creadores de documentos,
su historia y características, su finalidad general y hasta sus funciones. Sin embargo,
esto nos lleva nada más que hasta ja identificación de algunos creadores de documen
tos que pueden tener los documentos necesarios para que alcancemos nuestras metas.
Todavía tenemos que ver estos documentos y comprender cómo se intcrrclnciounn por
su procedimiento y formalidades. Esto no es un "escrutinio de documentos". Más bien
es un "análisis de documentos" que puede guiarnos a otros, muy .significativos
creadores de documentos que se vinculan "mediante el procedimiento" a las activida
des que generan los documentos bajo examen.
Por ejemplo, permítasenos considerar las copias de un estudio clínico que

guarda una compañía farmacéutica. Ellos nos contarán que los originales se hallan en
manos del grupo de investigación responsable de estos estudios; su forma documental
puede darnos a conocer el procedimiento seguido en la investigación y guiarnos a los
experimentos con drogas cuya existencia podríamos no haber sospechado; su relación
con el procedimiento (por ejemplo, son parle de la fase de deliberación más que de la
fase de ejecución) puede revelar cómo se distribuían las responsabilidades y otra vez
conducirnos a los documentos complementarios; sea este procedimiento instrumental
o constitutivo, puede sugerir el valor relativo de los documentos que encontramos; y
los elementos internos de la forma pueden mostrarnos si estamos frente a documentos
77/84
rutinarios o a un dossier especial. Debemos dejar a los documentos que hablen por sí
mismos, no mediante la lectura de su contenido o calculando su influencia o mirando
a su clasificación o a las listas preparatorias, sino analizando sus formas, su formación
y sus relaciones. Las demás actividades pueden venir después de que hayamos
decidido qué vamos a adquirir, y también lo que vamos a adquirir, y esto lo podemos
decidir únicamente cuando hemos llegado a comprender cómo las acciones y transac
ciones del creador de documentos llegaron a ser documentos y cómo estos documentos
se relacionan con los demás dentro del mismo fondo y con otros, pertenecientes a
fondos de diferentes creadores de documentos. No es leyendo reglamentos e identi
ficando funciones como vamos a descubrir el juego de fuerzas de la sociedad; lo que
determina este juego son las transacciones, esto es, las acciones en que se encuentran
involucradas más de una persona y por las que las relaciones de estas personas se ven
alteradas.
Aunque el estudio general que hicimos al principio puede proveernos más que
meras pistas, es la realidad de los documentos como tales lo que nos da el conocimien
to. Decir que nuestro análisis debe comenzar desde los documentos no significa que
podamos descuidar la primera investigación hislórico-jurídico-adminislrativa; sólo
quiere decir que el proceso archivístico propiamente dicho comienza por los docu
mentos, después que el trabajo históiico-jurídico ha preparado la base para él. Y la
investigación archivíslica propiamente dicha que bebe en fuentes "inocentes e
imparciales" puede descubrir una realidad que no coincide con la que había revelado
la investigación previa [30]. A su vez, el trabajo archivístico puede verse entorpecido
157
Luciana Duratui
por nuestra comprensión de la realidad que surgió de esta investigación: esperando

encontrar ciertas cosas, podemos tener problema en reconocer las cosas diferentes que
realmente encontramos y nuestros ojos pueden estar tan coloreados por nuestros
prcconccptos que tratemos de forzar la realidad para que se adapte a nuestra hipótesis
[31]. Por lo tanto, nuestro estudio inicial debe ser nada más que un principio. =
después de todo lo que se ha dicho y hecho, la evaluación, sea para adquisición

o para elección, es “un trabajo de análisis cuidadoso" 132]. Como Barbara Craig dijo,
necesi irnos "una orientación más simpática hacia los documentos.cn la que el respeto
reeinp ace al control, como base para las decisiones" [33]. Y añade:
"Me parece que necesitamos no tantos planes de documentación, ni planes con

el aña ido de contextos administrativos, sino planes, contexto y conocimiento de los
docur cntos, de los records y de sus formas. La realidad cíe la base documental es un
comp nente indispensable de todos los actos de selección. Sin una comprensión de los
docur entos y de los records, de sus formas y funciones, de cómo hati sido creados y
usado , los planes fácilmente van a estar divorciados de la realidad... Será iin triste día
y un f iso peligroso aquél en que la confianza en la planificación remplace el estudio
y con kcimicnto de los documentos" [34).
Si el servicio más controvertido déla diplomática es el que puede brindar a la

sele» rión, el más obvio y aceptado es el que brinda a la ordenación y a la descripción.
La rapacidad del análisis diplomático para descubrir las intcrrclacioncs de los
doci mentos lo convierte en un precioso instrumento para la ordenación, sea ésta física
o puramente intelectual. Su rigor conceptual y termir ológico permite la apropiada
idei ?ificación, denominación y formulación de los cien enlos informativos que deben
integrar la descripción. Además, la diplomática presen! t al universo de los documen
tos como "capaz de ser descompuesto anatíticamcnh y dividido en sus elementos
cor jtitulivos", esto es, como "eminentemente crx tz de estandarización". La
est ndarización de la descripción archivística trata c : hacer exactamente lo que se
pu* Je lograr aplicando la diplomática: extraer de lo qu . observamos los elementos que
soi relevantes y darles nombre; definir estos clcmci »ns "de modo que se diferencie
cía’ámenle la información perteneciente a los crcadc es y a sus funciones y aclivida-
de *’ y procedimientos de la información que pcrlci :ce "a los documentos creados
Tur a de estas funciones y actividades" y proccdiir enlos; "y finalmente organizar
est s elementos en un orden lógico" [35]. El proccí > necesario para llevar adelante
esta operación puede también generar vocabularios :ontrolados, índices autorizados
y c tros instrumentos similares que permiten a los investigadores "pasar por encima de
los límites jurisdiccionales y los accidentes estruclur des para identificar los fenóme
no* comunes de la acción humana en contextos administrativos, a lo largo del tiempo"
[3b]. David Bearman escribe que
"La investigación que nos lleva dentro de la naturaleza de los documentos está
demostrando ahora no sólo que "los formalismos documentales" (el aspecto estructu
ral de los documentos que señala sus contenidos lacia la armonización cultural)
158
La diplomática como disciplina form ad va y método de investigación
existen, sino que cabe enseñar a las máquinas a distinguir entre tipos de documentos.
Los computadores pueden analizar documentos según sus componentes internos y
‘marcarlos* con estos lenguajes marca-documentos como el Standard General ized
Markup Language (SGML), que crea una suerte de 'impresión digital *electrónica de
una forma-de-material... esta grabación... parece... como tablas de documentos sin
fechas ni nombres de oficinas; contienen un campo para el SGML como impresión
digital y un campo para los elementos informativos típicos que se encuentran
registrados en este tipo de documento... Tal impresión digital puede también formar
vocabularios controlados que vinculen las series de referencia de los documentos tipos
a las bases de datos de documentos archivfsticos" [37]*
El estudio anterior demostraría que la metodología diplomática no sustituye al

procesamiento orchivístico colectivo sino que es un método analítico de investiga
ción. Mientras qué los principios diplomáticos constituyen un instrumento fundamental
para entender el objeto de nuestra responsabilidad profesional -el documento-, lá
metodología diplomática es un medio para aprender el contexto documental adminis
trativo y jurídico, un contexto que es el centro de todas las funciones archivísticas. Si'
la diplomática nos ayuda a brindar asesoramiento a los creadores de documentos y
diseñadores dé sistemas y también a evaluar, ordenar, describir los productos docu
mentales del esfuerzo social, lo hace como mediadora que vuelve explícitos para
nosotros los elementos sobre los cuales podamos basar nuestras decisiones y nos da
a conocer su valor relativo.
i
Uno puede preguntarse si, cuando desempeñan sus funciones los archiveros
europeos dedican una fase específica de su trabajo a efectuar el examen diplomático
de los documentos. Por supuesto no lo hacen. Ellos no tienen presente el uso de la
diplomática en el curso de su análisis de los documentos, como tampoco un lector
tiene presente el uso de la sintaxis mientras lee un libro. Sin embargo, un lector
adquiere este conocimiento cuando enfrenta un libro en idjqroa.extranjéro. Y un fondo
que no Toríña parte del que habíamos adquirido antes puede compararse a un idioma
extfirqéró' pira nosotros: podemos conocer su origen y fundamentos culturales y
mucho de su vocabulario si hemos vivido a suficiente distancia de él, pero necesitamos
aprender su gramática y sintaxis, para ser capaces de entenderlo y podernos hacerlo
mejor si de antemano conocemos los conceptos fundamentales de la gramática y
sintaxis: esto es, qué es un sustantivo, un adjetivo y un verbo; la diferencia entre los -
modos indicativo y subjuntivo; entre sujeto y complemento; una frase hipotética y!
condicional, etc. Pero aún después de que hemos aprendido la gramática y la sintaxis
específicas de ese idioma, podemos tener que hacer un alto y reflexionar sobre ,sus
reglas cada vez que encontramos un párrafo particularmente complejo. •;
Esta obra ha querido introducir a los archiveros de Norteamérica en tina'

disciplina muy antigua que tiene potencial para guiar su trabajo de las maneras más
impensables, la disciplina de los documentos. Mientras hablaba de diplomática, sus
capítulos han ido enfocando la naturaleza de los documentos archivfsticos como viene
determinada por las circunstancias de su creación y como se revela por sus formas. Al
i
i.VJ
Luciana Duranti
hacer esto ha puesto el acento en el contexto por encima del contenido, en la finalidad
por encima del uso y ha planteado alguna de las más fundamentales preguntas que
deben ser respondidas si se quiere llegar a una comprensión de los materiales
archi visiteos. ;
Los documentos archivísticos con su estabilidad y esencia concreta, ocupan un

lugar central tanto en nuestro conocimiento profesional como en nuestro trabajo. El
concepto de Jay Atherton referido al proceso continuo como opuesto al ciclo vital que
implica un enfoque integrado de los documentos y de la administración de documen
tos, esto es, de todas las funciones archivfslicas [38], toma sentido sólo en el supuesto
de que (1) la realidad del material con el que trabajamos esté determinada: por el
sistema jurídico en que ha sido creado; por las personas que concurren a su formación
y la competencia que tienen; por las acciones, transacciones, procesos y procedimien
tos que los generaron. Y de que (2) una vez establecida, tal realidad es inmutable en
su forma como también en su sustancia.
i
El ingenio humano continuará inventando nuevos tipos de documentos. Es
concebible que un día podamos acceder a la información mantenida por nuestro
sistema planetario mirando al cielo con un telescopio. ¿Será posible reconocer que una .
parte de esto es el registro de nuestra sociedad y proteger su integridad, que después
de todo es lo que cada usuario de un archivo espera de nosotros?. La respuesta depende
de nuestra habilidad para identificar los componentes sustanciales permanentes de un
documento. Quizás van a ser los mismos que los que estableció Dom Jean Mabillon
en 1681 en su De Re Diplomática Librí VI.
NOTAS
Los 6 capítulos que forman este libro corresponden a la serie de artículos sobre
diplomática que comenzó en el número 28 de Archivaría en el verano de 1989.
Pasados tres años, muchos colegas han ofrecido generosamente su apoyo, consejo,
ideas y experiencia para esta ilustración y exploración de diplomática destinada a los
archiveros modernos. Con inmensa gratitud aprovecho la oportunidad para reconocer
estas contribuciones. Mis más sentidas gracias para Peter Robertson, Editor General
anterior de Archivaría, que pensó en este proyecto y lo hizo posible; 'Ferry Cook que
acompañó este esfuerzo con críticas y elogios, con desafíos y alientos, paso a paso, con
asiduidad y entusiasmo, todo el camino; Terry Eastwood que fue el primero que tuvo
la idea de introducir la diplomática en los planes de estudio del Master en Estudios
Archivfsticos (MAS) de la Universidad de Brítish Columbia (UBC), me animó a
escribir sobre el tema y me ayudó constantemente para que yo tuviera una perspectiva
norteaméricana de una disciplina tan profundamente enraizada en la tradición euro
pea; Ronald Hagler, quien, con infinita paciencia, me enseñó los secretos del claro
estilo inglés y muchas "palabras de buen inglés"; Hugh Taylor que continuamente
ofreció apoyo y sugerencias; David Bearman que contribuyó despertando ideas e
interés entusiasta; Charles Dollar quien actuó como abogado del diablo todo el
160
La diplnnníiica como disciplina Jbnnativa y método de investigación
tiempo; John McDonald, quien, con su experiencia, confirmó mis intuiciones; y

Maynnrd Brichford, Hclen Samuels, Margarcl Hedstrom y todos aquellos lectores que
espontáneamente me iban ofreciendo opiniones y sugerencias. Finalmente, un
agradecimiento especial vaya para todos los estudiantes del MAS en la UBC que
tomaron el curso de diplomática, particularmente para aquellos que eligieron conti
nuar el estudio de conceptos y. métodos diplomáticos en sus tesis, por haberme
brindado inspiración y estímulos; y a todos los archiveros que participaron en los
talleres que ofrecí, por su acto de fe, su curiosidad intelectual y sus observaciones y
preguntas inspiradas. Si la diplomática, como exposición de doctrina va a desaparecer
de Archivaría con el presente artículo espero que la diplomática, como cuerpo de
conceptos que informa el pensamiento y los escritos de los archiveros profesionales,
estará cada vez más presente en sus páginas, según la aplicación de estos conceptos
muestre su validez y versatilidad.
1. - Barbara L. Craig, "The Acts of thc Appraisers, the Plan, the Conlexl and thc
Record". Comentario sobre el documento de trabajo de Ilans Booms,
"Uberliefcrungsbildug: archives-keeping as a social and political Aclivity",
pronunciado en la Conferencia Anual de la Asociación de Archiveros Canadien
ses (Banff, 23 de mayo 1991), p. 11 (el documento de trabajo del Dr. Booms va
publicado en este mismo número).
2. - Por supuesto, la clasificación intelectual no era un concepto nuevo, una sustitu
79/84
ción de la ordenación física, porque siempre debía precederla, pero la idea de que
"caminar a lo largo de las estanterías debería ser lo misino que caminar a lo largo
de la Historia" -como decía Francesco Bonaini, archivero del Gran Ducado de
Toscana- había sido completamente abandonada.
3. -1 Un estudio del enfoque que se centre en la "imagen" de la sociedad como se

\ refleja en las entidades productoras de documentos puede encontrarse en Tcrry
{ Cook, The Archival Appraisal o f Records Containing Personal Information: A
1 RAMP Study with Guidelines (Paris, 1990) p. 41 y ss.
4. - Cada vez con mayor frecuencia los archiveros expresan su frustración porque
querían que hubiera una definición firme de lo que es un documento archivístico
o un record. De hecho, los informes más recientes publicados por comités
archivísticos comienzan con un intento de formular esta definición. Un ejemplo
es Management o f Electronic Records: Issues and Guidelines (New York, 1990)
p. 20.
5. - A consecuencia del hecho de que los archiveros europeos no se dan plena cuenta
de la contribución que la diplomática aporta a su trabajo, sucede que, en los
últimos veinte años, con pocas y notables excepciones, no han tratado este lema
en sus escritos. Además, algunos archiveros europeos han expresado perspecti
vas que pueden aparecer como que niegan los métodos diplomáticos en el
momento de cumplir las mayores funciones archivíslicas, y esto, porque tienden
161
Luciana Duranti
a enfatizar lo que falta todavía por adquirir, más que lo que ya es parle integrante
de su bagaje cultural (véanse por ejemplo los escritos de Hans Booms, Sicgfried
Buttner y Michacl Cook). Por esta razón, he sugerido que los archiveros
nortcaméricatios vayan más allá leyendo lo que los archiveros europeos escriben
observando su trabajo y, cuando sea posible, trabajando al lado de ellos. Este tipo
de observación, comparación y cooperación ha comenzado ya, si bien sólo en
muy pequeña escala. Son expresiones de esto el artículo de David Benrmnn y
Pcicr Sigtnond, "Explora!ion of Eorm of Material Authority Files by Dutcli
Archivists", En The American Archivisi, 50, 2 (Spring 1987) p. 249-253; la
invitación a Peter Sigmod, hecha por la Asociación de Archiveros Canadienses
para que participe en su Conferencia Anual en Banff, Alberta (21 -25 de mayo de
1991), donde presentó un documento sobre forma, función y valor archivístico
[el documento de trabajo del Dr. Sigmond también ha sido publicado en este
mismo número de Archivaría, 33 (winter 1991-92), p. 141-147]; y la reunión de
especialistas en "Documentos electrónicos y teoría archivística", que tuvo lugar
en Mñcefátá, Italia (13-17 de mayo de 1991) cuyo informe final, escrito por
Charles Dollar va a ser publicado por la Universidad de Macérala, en italiano c
inglés, en 1992.
6. - Por ejemplo, véase la definición de diplomática de Cencctti, que está al comienzo

de esta serie de artículos en Duranti, "Diplomatics". Archivaría, 28 (summer
1989) p. 19. En esta traducción, p. 17 James 0 ‘Toolc, escribiendo sobre
educación archivística, dice: "Hemos estado menos interesados en enseñar a los
estudiantes a pensar como archiveros que a actuar como tales", y "Nuestra
preocupación se ha centrado en lo que un archivero debe cstarjmtrenadq^paiíL
hacer, más qué lcTque un archivero debe ser llevado a conocer” ^'Curriculum
DcvcItipmcTií Íh Aíc HIvTíTEd uc a íion: A Pro pos ni "F.n V/ir American Archivisi, 53
(summer 1990), p. 463 J. La diplomática es considerada disciplina formad va
precisamente porque instila en los estudiantes de archivística un modo de pensar
y un conocimiento específico que no pertenece a ninguna otra profesión y es, por
lo tanto, una característica profesional.
7. - Las siete artes estaban agrupadas en el Trivium (Gramática, Retórica y Lógica)

y el Citadriviuní (Aritmética, Astronomía, Geometría y Música).
8. - "La granunairc que sait regenter jusqu’aux rois". Modére. Les femmes sa van tes,
11,6.
9. - Para un estudio de la confusión tcrminólogic que corre por toda el área de los
documentos electrónicamente generados, véase Calherinc Bailey, "Archival
Thcory and Electronic Records”, En Archivaría, 29 (winter 1989-90), p. 181-182
y "Archival Thcory and Machine Rcadablc Records: Sonic Problcms and Issucs"
(MAS Tesis de la Universidad de Brilish Columbia, 1988), p. 5-25. Decir que la
diplomática ayuda a clarificar la terminología que se usa corrientemente no es
sugeríFcjue los archiveros Béban sustituir los términos comúnmente aceptados,^
por términos diplomáticos; más bien significa que la diplomática explica la
La diplom ática como disciplina foírm ativa y método de investigación 1ii
1 ■ ' | ‘í
naturaleza de entidades a las que aplicamos distintos términos, frecuentemente I
inconsjsjentes. Entonces, uno puede continuar "llamando á los maiiUácritos T
"documentos textuales”, en tanto advirtamos que es un término convencional, no ¡'
sustancial; o uno puede relacionar los mapas entre "otros soportes" en tanto uno **
sepa que el término se refiere a una configuración de información en la misma j
categoría que una carta marítima o un plano que pueden ser almacenados en ¡
cualquier soporte. * ¡
10. * Este es también el punto de vista de Fred V. Diers, quien piensa que el método \l-
de transmisión no debe ser tenido en cuenta cuando se define un soporte: el ' :
almacenamiento de información es el primer elemento definible de la "matriz". »¡
Frcd V. Diers, "The Information Media Matrix: A Strategic Planning Tool". En i
Records Management Quarterly (julio 1989), p. 17-23. David Rearman, por el \\
contrario, piensa que el método de transmisión no cambia sustancialmcntc las •.
formas diplomáticas en el caso del correo electrónico porque "la manifestación ' :
del correo electrónico es diferente para el remitente, el sistema y el destinatario, \;
de manera que no es análoga a las comunicaciones asentadas en papel” (cqrla a \\
la autora, 20 de octubre 1991). Pienso que tal diferencia ha estado presenté a lo
largo de los siglos en cualquier correspondencia asentada-en-papel. Mientras en
el pasado antiguo un primer borrador (preparado por el remitente) derivaba en un J.
borrador final, cuando se insertaban las fórmulas, fechas, etc., (preparado y \\
mantenido por la chancilfería, esto es, por el sistema), y un original que contenía . •
todos los elementos necesarios para hacerlo efectivo (recibido y mantenido por
el destinatario y frecuentemente guardado en forma completa, pero no efeqtiva, ; ¡
en un libro copiador o en un registro, también por el destinatario), en los tiempos ,'
recientes un borrador con una carta tipo (enviada por el remitente a la oficina de , *
documentos con una lista de los destinatarios e instrucciones para redactar cada =»
una de las cartas a enviar por correo certificado) derivaba en muchas cartas
originales individuales (recibidas y mantenidas por los distintos destinatarios) cii
tantas copias (hechos y mantenidas por la oficina de documentos, esto es por el
sistema) cuantas tarjetas de recepción (recibidas y mantenidas por el sistema). <;
Si hoy, usando un sistema electrónico de correo, escribe el borrador dé uii
mensaje que puede o no tener un formato complejo, redacta una lista de
destinatarios y exige una tarjeta de recepción, los documentos enviados y *,
recibidos no son sustancial mente diferentes de los enviados y recibidos eq uno t
comunicación asentada-en-papel. El método de transmisión no influye en sú ¡:
naturaleza ni en su forma: más bien lo que tiene influencia es el soporte sobre el i
que se han almacenado para producir resultados. Entonces, si uno recibe un j '
mensaje en correo electrónico y lo imprime para incluirlo en una serie de
documentos en papel relacionada a la transacción en cuestión, está de hecho ;
tratando un documento en papel que contiene información sobre su correspon
dencia, tal cual como cualquier otro documento en papel. * ! .
I
11. - Véase Duranti, "Diplomatics" Parte I, pp. 19, 26 nota 32. En esta traducción, p; j,
31, p. 42, nota 32. *
163 I
Luciana Duranti
12. - Para un estudio completo de documentos facsimilares véase Erwin Wodarczac,

‘T he Facts about fax: Facsímile Transmission and Archives" (tesis del MAS,
Universidad de British Columbia, 1991).
13. - David Bearman, carta a la autora, op. cit. Véase también: David Bearman,
"Impact of Electronic Records on Archival Theory". En Archives and Museum
Informalics 5, N.° 2 (sunimcr 1991), p. 6 y el informe de Charles Dollar al que
se refiere el artículo de Bearman mencionado más arriba, en la nota 5.
14. - Esta ejemplificación de las funciones del archivero puede parecer excesiva, pero
si reflexionamos es claro que la evaluación para adquisición y selección,
ordenación, descripción y referencia consiste esencialmente en la identificación
de documentos y de su contexto con la finalidad de comunicación.
15. - Véase Duranti, "Diplomatics" Parte II, pp. 9-10, 12-13. En esta traducción p. 53
y 60
16. - Es bien sabido para los lectores de esta obra que el componente definicional de
la diplomática no se agota en ios elementos estudiados aquí como ejemplos, sino
también abarca las personas que concurren a la información de un documento, los
actos representados en él, los procedimientos que determinaron su creación y sus
componentes internos.
17. - Theodore R, Shellenberg, Modera Archives. Principies and Techniques. (Chicago,

1956. Midway Reprint 1975) pp. 44-51.
18. - Cada vez más los archiveros contemporáneos comienzan a tomar posición en
contra de que los documentos sean nada más que un conjunto parcial de un
sistema de información en una dependencia -y no sólo en Norteamérica. Véase
por ejemplolos artículos de Frank Upward, "Challenges lo Traditional Archiva!
Theory", Michael Sadlier "Plus sa change... or Forward to the Past or Sir Hilary
Triumphant’Yy Glenda Acland "Archivist-Keeper, Undertaken or Author, the
Challenge for Traditional Archival Theory and Pructice", en Keeping Data.
Papers from a Workshop on Appraising Computer-Based Records, presentado
por el Consejo Australiano de Archivos y la Sociedad Australiana de Archiveros
Incorporados, en 10-12 de octubre de 1990, editado por Barbara Rced y David
Roberts (Sydney, 1991), pp. 105-119.
19. - Frank Upward, "Challenges", p. 106.
20. - Los documentos virtuales son realmente similares a las "minutas" (imbreviatures)
de los notarios medievales. Un notario al que se le pedía que preparara un
documento debía tomar la primera parte de un pergamino en blanco, doblaba la
esquina superior derecha hacia abajo y escribía sobre ella el tipo de acción, el
documento que pensaba redactar, los nombres de las personas involucradas, las
164
t.a diplomático como disciplina formoliva y nuUodo tic investigación
fechas, los términos del asiento y otros detalles. El documento era mantenido así
por el notario quien, si era necesario, podía más larde preparar el original nada
más que añadiendo las fórmulas estándares tomadas de un "formularium” a los
dalos. El original quedaría con una de las parles o con ambas, (como en el caso
de una escritura o de un original duplicado).
21. - "De nolre cxpérience pcrsonnellc dans le ciasscmcnl des fonds d’archivcs
antérieurs a 1940, Jet ] d’un ccrtain nombre de problémes renconlrés lorsdu tri des
archives contemporaines, ...nous lirons... la conviclion qu’aucune gestión
d’archives n’esl possible salís que celles-ci aient été idenlifiécs el analyxées".
Gérard y Christianc Naud, "L ’analyse des archives adm inistralives
contemporaines", En Gazetie des Archives, 115 (4.° trimestre 1981), p. 216.
22. - Véase por ejemplo, Terry Cook, "Mind Ovcr Maller: Tovvards a New Theory of
an Archival Appraisa!" que aparecerá en el Libro de Homenaje a Hiigh Taylor
(Asociación de Archiveros Canadienses: Ottawa, 1992). Este tipo de escepticis
mo sobre la utilidad de la diplomática como método de análisis suele ser
presentado con relación a los documentos de grandes organismos.
23. - Este punto ha sido tratado claramente por Peter Sigmond en su documento de ,
trabajo "Form, Eunction and Archival Valué: The Use of Structure Eorms and
Funclions for Appraisal, Control and Reference" citado en la nota número 5.
81/84
24. - Véase Vereniging van Archivarissen in Ncdcrland (Associalion of Archivists ¡n
lite Nelhcrlands), Handleiding by het vervaardigen van een broncommcntaar
[Manual for the Prcparalion of a Source Commentary |. (Gravcnhcgc-Nijmcjen,
1987). Traducción de 1lugo L.P. Slibbe, inédita en inglés "No verificada y hecha
por placer para cualquiera que pueda estar interesado en este trabajo de los
archiveros holandeses”. Véase también David Bearman y Peter Sigmond,
"Explorado!! of Form of Materia!”.
25. - Sigmond, "Form, Function and Archival Valué”. Por supuesto los archiveros
todavía van a necesitar ver los documentos para poder controlarlos.
26. - Margare! lledstrom, carta a la autora, 4 de noviembre de 1991; Luciana Duranti,

"Diplomalics" 1, p. 10. En esta traducción p. 21
27. - Naud, "L’analyse des archives administralives contemporaines”. p. 221-225.
28. - Hcather McNeill, "Commenlary on Peter Sigmong’s Form, Function and Archival
Valué: The use of Structure, Forrns and Funclions for Appraisal, Control and
Reference* ”, p. 11-12. David Bearman coincide con el enfoque de McNeill.
Piensa que los análisis diplomático y de la organización deben complementarse
uno al otro, "a menos que sólo esté disponible una fuente de información". En los
sistemas electrónicos -escribe- las transacciones siempre son producto de una
165
Luciana Durantl
solicitud. Sólo si los redactores hacen solicitudes de modo que tengan los mismos
límites que los propósitos del trámite de la organización pueden los dos tipos de
análisis convertirse en uno. (carta ya citada).
29. - Esta expresión es usada frecuentemente por Hele» Samucls en sus escritos sobre
estrategias de documentación.
30. - Los documentos son fuentes inocentes e imparciales porque han sido creados
como medios para la acción, no como riñes en sí mismos. Naturalmente
contienen Ins características c idiosinctacia de sus creadores, pero como no han
sido pensados para diseminación, tienen capacidad de revelar lo que realmente
sucedió.
31. - Hablo por experiencia personal. Cuando examinaba los documentos que se
suponían del Gobierno Francés en Roma, luego de haber efectuado un estudio
completo hislórico-jurídico y funcional sobre la materia, perdí mucho tiempo
tratando de hacer que los documentos encajaran en mis preconccplos y jamás
hubiera descubierto la verdad, si me hubiera limitado a la identificación de la
estructura de los fondos. Véase Duranti, “Diplomatics", III, 19, nota 13. En esta
traducción, p. 90 nota 13.
32. - Terry Cook. lite Archiva! AppraisalofRecords containing Personal Information.

p. 38. Antes Cook, Schcllcnberg, Brichford y otros habían subrayado este punto.
33. - Craig, "The Acts of the Appraisers", p. 7.
34. - Ibidcm, p. 11.
35. - McNeill, "Commcntary.,.", p. 8.
36. - David Rearman, "Archives and Mamiscripts Control with Bibliographic Utilities",
En The American Archivist 52 (winler 1989), p. 33.
37. - David Rearman, "Authority Control Jssucs and Propccts", En The American
Archivist 52, (summer 1989), p. 298.
38. - Jay Alhcrton, "From Life Cycle to Conlinuum: Sonic Thoughts on the Records
Managcment-Archivcs Rclationship", En Archivaría 21, (winter 1985-86), p.
43-51.
166
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Indice de los términos técnicos de la serie ¡
I
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¡! *
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1
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i
A c lí) 49
Contenido 41 nota 21
Acto colegial 58 Contexto 58
Acto complejo 59 Contrato 58
Acto jurídico 49 Control de la deliberación 100
Acto simple 58 Controlador 71
83/84
Actos colectivos 58 C o p ia 33
Actos compuestos 59 Copia auténtica 34
Actos continuativos 59 Copia en forma de original 34
Actos en procedimiento 59 Copia imitativa 34
Actos múltiples 58 Copia simple 34
Anotaciones 123
Ars dictaminis 121 Dato cronológico 125
Apreciación 127 Dato tópico 125
Asunto 126 Deliberación 98 y 100
Atestación 129 Destinatario 70
Autenticación 123 Diplomática 29
Autor 69 Diplomática especial 20
Disposición 128
Borrador 31 y 33 Documento 28 y 56
Documento archivíslico 27
Calificación de fuma 130 Documento auténtico 31
Carla cerrada 142 nota 37 Documento dispositivo 51
Carta paleóle 142 nota 37 Documento escrito 26
Ciencia archivíslica especial 21 Documento falso 30
Cláusulas finales 128-129 Documento genuino 30
Compctcncia.73 y 90 nota 110 Documento inauténtico 30
Configuración de la información 147 Documento original 32
Consulta 98 y 100 Documento privado 84
169
Luciana Duranf¡
Documento probatorio 51 Original 3 1 y 32

Documento público 84
Documentos de soporte 58 Persona 68
Documentos ¡ntcrlocutonns 57 Petición 07
Documentos legales 33 y 63 nota 15 Preámbulo 127
Documentos narrativos 53 Procedimiento 57, 63 nota 21, y 96
Procedimiento de autorización 107 -
Ejecución 101 Procedimiento de concesión 107
Elementos externos 120 Procedimiento de limitación 107
Elementos internos 125 Procedimiento constitutivos 107
Escalocolo 125 Procedimientos ejecutivos 107
Escritor 71 Procedimientos instrumentales 107
Estado de transmisión 149 y 42 nota 32 Procedimientos organizativos 106
Exposición 128 Proceso 57
Protocolo 125
Forma 27 Pseudo original 34
Forma de transmisión 148
Forma física 27 Records 57
Forma intelectual 27 Registrado» 123
Fórmula perpetuitatis 126 Registro 43 nota 40
Formularia 122 Responsabilidad 72-73
Función 90 nota 10 Roboralio véase Validación del docu
mentó
Hecho jurídico 49 Rogalio 97
Iniciativa 98 y 100 Salutación 126

Inscripción 126 Signos especiales 122
Inscripción general 126 Signum manus 130
Inscripción nominal 126 Sistema jurídico 48
Inspcximus 42 nota 38 Sistema legal 48
Intercesión 97 Subscripción 130
Intervención 97 Superscripción 126
Intitulado 125
Investigación 98 y 100 Texto 125 y 127
Invocación 126 Titulación 125
lussio 97 Título 125
Jurídico 41 nota 22 Traditio 99
Transacción 51 y 56
Mero acto jurídico 5 i Transacción burocrática 56
Método de transmisión 148 Transacción jurídica 41 nota 22
Notas de secretaría 130 Validación del documento 98

Notificación 127 Vidimus 34
ESTE LIBRO TITULADO
DIPLOMATICA: USOS NUEVOS PARA UNA ANTIGUA CIENCIA
ESCRITO POR LA DOCTORA
LUCIANA DURANTI
ACABOSE DE IMPRIMIR EL DIA
28 DE DICIEMBRE DE 1996
FESTIVIDAD DE LOS SANTOS INOCENTES
EN LOS TALLERES IMPRENTA J. RODRIGUEZ, S. L.
DE LA CIUDAD DE CARMÓNA
ESPAÑA
Y FUE COMPUESTO EN CARACTERES TIMES
SOBRE PAPEL LITO BLANCO DE 90 GRAMOS
LAUS LIBRIS

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Colección Biblioteca Archivíslica, n.

08039004 -84 copias-

" ’T V T tz m - '- '.... r r

1." edición en castellano

Traducción, prólogo y presentación de Manuel Vázquez

Prólogo a la edición en castellano IX i

Capitulo í. Introducción terminológica ....................................................... L 15 íj

Capítulo 2. Los conceptos de hecho y acto. La función de un docu­

Capítulo 3. Las personas que concurren a la formación del docu- ¡ •.

‘ Capítulo 5. Los elementos externos e internos de la formación docu-

Capítulo 6. La diplomática como disciplina formatlva y método de

j Indice de los términos técnicos de la serle .......................... 167

Cuando un archivero hispanoamericano estudia la diplomática, asociada casi

Los autores de materias archivísticas de lengua castellana no olvidan vincular

Lo que hace de la Dra. Duranti es mucho más. Tomar la Diplomática como un

I I efecto más llamativo de esta aleación puede formularse así: la diplomática

L Dra. Duranti (en el Capítulo 6 de este libro y en su folleto Archiva! Science

Po ello, este libro y enfoque de la diplomática representan y son un juvenil

Se desempeñé como funcionaría en el Archivio di Stato de Roma y, al mismo '

En 1987 se trasladó a Canadá. Fue designada Profesora Asistente en la School

A partir de 1992, quedó en la planta permanente de SLAIS como Profesora .

Como conferencista y dictante de cursos ha recorrido muchas ciudades de

La Dra. Duranti se encuentra en plena producción de obras escritas. Destaca­

: En algún caso como en la p. 56 Y 57 los términos record, rccorded y derivados

3. Authority Control Authority Files no tienen traducción exacta que yo

4. El término Draft ha sido traducido como borrador, pero la autora le da el

7. Los corchetes significan agregados al texto original. Cuando van dentro de

8 . En algunos casos en que no encuentro una traducción plenamente satisfac­

La Diplomática es el estudio del wessen (ser) y del werden (devenir),

Este es el primero de una serie de seis capítulos que examinan la doctrina

Id enfoque será fundamentalmente teórico, aunque se hará un esfuerzo pura

probablemente respondida de modo indirecto, según avanza la exposición del texto;

¿Por qué esln serle?

Sin embargo, yios principios, conceptos y método de la diplomática son

Fue en la década de 1960, cuando se divorciaron las ciencias diplomática y

Frecuentemente se ha destacado que es en extremo difícil comprender los

v Un problema mayor proviene del hecho de que es limitado el número de

Por lo tanto, si el dominio de las estructuras administrativas, de los conoci­

Sin embargo, el uso de la crítica diplomática por la administración de docu­

el desarrollo de la Diplomática especial y aquí reside la mayor dificultad que la

La diplomática especial)es una rama de diplomática, una disciplina en la que

El cuerpo de principios y métodos tal como fue establecido en los manuales de

No es accidental que el interés de los archiveros en la diplomática especial haya

:V , De aquí que el desarrollo de las dos disciplinas, la administración de documen­

a estas regías, cabe establecer el valor de los documentos examinados. Entonces, la

La recíproca influencia de la administración de documentos y la diplomática

F.l estudio, a través del examen de la leyes, reglamentos y documentos

Decir que la ciencia archivfslica especial -o, si se prefiere, la historia de la

La historia de la administración y su función de documentar, y la historia del

Muchos archiveros norteamericanos son conscientes de todo esto y han

reacciones, más que ser un pensamiento y una investigación completos.

En muchas bibliotecas, la bibliografía diplomática se halla incorrectamente clasifica- 1

Ambas palabras diplomacia y diplomática tienen su raíz en el verbo griego

El término diplomática es una moderna adaptación del latín res diplomática,

Origen y desarrollo de la disciplina ‘

La diplomática y la paleografía nacieron como ciencias, respondiendo a la necesidad ¡

introdujeron reglas prácticas para reconocerlas en el código civil de Justiniano

Con el tiempo, en gran medida como resultado de controversias sobre la

é La transformación del análisis crítico de los documentos en una disciplina

En 1643, los bolaudistns comenzaron a publicar los primeros volúmenes de una

La publicación del trabajo de Mabillon marca la fecha de nacimiento de la

firmas sellos, signos especiales, jmJasjd^cluincM^ Si cinco parles del tratado

Si el ímpetu por implcmcntar un método que probara la autenticidad de los

A mitad de siglo, la enseñanza de la diplomática y consecuentemente de la

Capítulo 2. Los conceptos de hecho y acto. La función de un docu

La Dra. Duranti se encuentra en plena producción de obras escritas. Destaca

8 . En algunos casos en que no encuentro una traducción plenamente satisfac

Por lo tanto, si el dominio de las estructuras administrativas, de los conoci

Sin embargo, el uso de la crítica diplomática por la administración de docu

:V , De aquí que el desarrollo de las dos disciplinas, la administración de documen

Si analizamos cuidadosamente un documento archivístico escrito, descubri