Redacción y presentación de informes

Carlos E Fuentes Bolaños 1

Resumen

El artículo expone algunas técnicas básicas para la redacción de informes, los

cuales son un medio de comunicación importante. El pensamiento lógico, la
concatenación de ideas que significa una exposición clara y ordenada son partes
fundamentales de lo que este artículo abarca, con el propósito de que sea una
herramienta para el ejercicio de la redacción. Fondo y forma de los informes se
conjugan para elaborar un mensaje comprensible. Se anotan varios ejemplos de
informes, sin pretender agotar las múltiples posibilidades que en su tratamiento
podrían existir. También se comentan algunas técnicas para la exposición oral.

1. La estructura de un informe

Justificación

La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones es muy

importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional
se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes
de manera escrita y oral.

El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una serie de

características para que cumpla con su hecho primordial. Estas características van
desde su presentación visual (ordenado y legible), pasando por los elementos
estructurales fundamentales como la lógica de presentación, la exposición de
ideas, la calidad de las fuentes mencionadas y la combinación e interpretación de
los datos.

El informe debe poseer al menos dos características esenciales: a) que las

personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente; b) que otras
personas que no sean especializadas en la materia de la que trate el documento,
lo puedan comprender sin mayores dificultades.
Lo anterior puede lograrse si quien redacta el informe tiene claras las ideas que va
a expresar y ha fundamentado su posición en marcos de referencia que le den
solidez a lo comunicado. Por supuesto que la claridad en el desarrollo de las ideas
pasa por la lógica de su exposición.

El desarrollo de un informe ha de contar con un marco lógico de investigación que

de asentado en la validez de las ideas que se expresan. El método de exposición
de ideas se por medio del criterio de la objetividad, por lo cual es indispensable
seguir un método expositivo, que dé referencia de las técnicas de trabajo
empleadas, de los indicadores y demás variables consideradas.

El informe debe hacer mención precisa de las técnicas utilizadas para la

recopilación de los datos que sustentan y del procedimiento de trabajo empleado.
Por ejemplo, si se trata de un método con base en entrevistas, debe mencionarse
el propósito de estas, la técnica utilizada en su elaboración y el criterio de
escogencia de los entrevistados. Dentro de ese criterio de escogencia hay que
indicar las características comunes de las personas entrevistadas con respecto al
tema o aquellos elementos que las diferencian entre sí. Si lo que incluye es un
análisis documental, también el informe debe precisar el tipo de documento
revisado, los elementos que interesan estudiar y los períodos tomados en
consideración dentro del cual se encuentran ubicados esos documentos.

Con base en lo anterior, la idea es que se necesita dejar constancia del criterio de
selección que privó para elegir el camino de la recopilación de la información que
le da sustento al informe.

Conforme las técnicas utilizadas para recopilar la información, el contenido del

informe debe indicar cómo es que se va a analizar el objeto de estudio: si es que
se van a comparar los datos, si se va a desarrollar un análisis de contenido, si se
ocupará una visión crítica de los hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la
objetividad del tema tratado.

Es un informe viable aquel que expone con claridad los elementos tomados en
consideración para su desarrollo. Los informes evaluativos, a modo de ejemplo,
han de ser muy rigurosos con el método, por cuanto toda evaluación implica un
criterio. Todo criterio, por norma, debe ser objetivo. El criterio subjetivo, es el que
se fundamenta en juicios de valor, los cuales no parten de la evidencia. El criterio
objetivo, por el contrario, se basa en la evidencia. La ciencia está basada en lo
que tiene certeza, en lo que es verificable. Repasar si todo criterio exteriorizado en
el informe tiene base en hechos verificables, es una tarea básica para su
consolidación como documento. Todo ello enlazado con la lógica de exposición
coherentemente hilvanada.

1. La lógica de exposición

Una manera de desarrollar las ideas es tener presente la lógica de exposición,

tratando de delimitar dónde termina una idea e inicia otra, de tal forma que no se
opongan sino que se complementen.

Una idea es un pensamiento completo, debidamente diferenciado de otro. La

concatenación de ideas determina un tipo de exposición que transita por un orden
determinado.

Es posible que cuando no se tenga un objetivo claro de lo que se desea expresar,

las ideas fluyan sin mayor lógica, lo que lejos de transmitir un mensaje claro, lo
confunden. La sucesión de ideas sin orden lógico causa distorsiones en la
comunicación.

Al redactar un informe la idea principal tiene que quedar claramente expresada y

fundamentada, según el área de la cual estemos tratando (administrativa, jurídica,
médica, etc.). La fundamentación, como se dijo, parte de un documento de
referencia que le dé solidez a lo que se expresa.

La exposición de ideas obliga a desarrollar el pensamiento lógico. Sin desarrollo

del pensamiento lógico, es difícil establecer una comunicación clara en un escrito.

El pensamiento lógico obliga a ordenar las ideas, a expresar juicios con suficientes
criterios. Un juicio debe ser objetivo si de técnica se trata; de tal modo que no
tienen cabida los juicios de valor. Los juicios de valor nos inundan el pensamiento,
básicamente porque tenemos experiencia de vida; pero en términos técnicos
nuestra experiencia de vida es importante expresarla a partir de datos verificables
y no de generalizaciones. Toda ciencia posee un conjunto de teorías y de
referencias empíricas a las cuales se debe acudir para ampliar la propia visión del
objeto de estudio. Es lo que se denomina como marco de referencia o teórico
(marco jurídico, teorías de salud pública, teoría administrativa, ciencias básicas,
etc.)

Una técnica previa a redactar un informe, es realizar un esquema general de por

dónde ha de discurrir el pensamiento. Es un hecho que los esquemas ayudan,
sean estos mentales o gráficos. Cuando se va a redactar un informe el diálogo
interno es lo que uno podría llamar el esquema mental (hacer, rehacer, deshacer
ayuda...), y el esquema gráfico a ordenar lo que hemos de comunicar. El esquema
inicial puede variar, conforme se va desarrollando la lógica de exposición. "Si se
prepara un buen plan general, la organización y redacción de los párrafos será
más fácil, porque cada uno de estos tendrá una relación concreta con las frases
guía de dicho plan..." (IF Azofeifa , 54)

2. El marco de referencia

La indagación previa a redactar un informe

Es necesario que todo informe esté sustentado en un marco de referencia

específica, sea este escrito (documental, bibliográfico), o con base en lo
expresado por personas consultadas o por datos extraídos de una realidad que ha
sido investigada mediante un método y unas técnicas adecuadas confiables.

Para el éxito en la indagación previa, debe estar claramente especificado el tema

a tratar, pues esta es la guía para obtener la información necesaria. Una vez que
se tenga pensado el tratamiento que se le podría dar al tema, se inicia la
indagación bibliográfica o la consulta con personas de experiencia que podrían dar
orientaciones valiosas. El marco teórico siempre se ha referido al tema, sin divagar
en otros aspectos que no están relacionados con él:

"Un buen marco teórico no es aquel que contiene muchas páginas, sino que trata
con profundidad únicamente los aspectos relacionados con el problema, y vincula
lógica y coherentemente los conceptos y proposiciones existentes en estudios
anteriores". ( Hernández Sampieri et al . 50)
Si bien en un informe no se va a realizar la teoría, es necesario contar con un
marco mínimo de referencias para fundamentar su presentación. La consulta
teórica o la revisión de cualquier otro documento relacionado con el tema o el
conocimiento de datos extraídos con rigurosidad metódica, amplía el horizonte de
los conocimientos.

Esta es una etapa de reflexión y de ordenamiento de la información. Se recurre a

las anotaciones o fichas temáticas para luego utilizarlas en el momento de realizar
el informe. Es recomendable que la revisión documental se presente de manera
organizada.

En cualquiera de nuestras disciplinas (abogacía, trabajo social, economía,

administración, ciencias de la salud, etc...) existe un conjunto de conocimientos
que se deben tener como referencia en el momento de emitir un juicio, un criterio o
una opinión debidamente documentada. Este conjunto de conocimientos se
denomina estado del arte o marco teórico. Algunos autores también se denominan
a esta fase como marco de referencia, el cual consiste en el ejercicio de extraer,
recopilar y ordenar información y criterios relevantes, atinentes al problema de
investigación.

La opinión fundamentada se basa en ese conjunto de conocimientos y apoya

nuestro razonamiento en un momento determinado. Este apoyo debe quedar
consignado en el trabajo de tal manera que, sin perder la originalidad de
desarrollar un punto de vista propio, se reconozca el aporte de las personas,
instituciones, investigaciones previas, criterios y de toda aquella fuente consultada.

Toda cita que se realice en forma textual debe quedar claramente consignada en
el escrito, de tal modo que el lector reconozca al autor de la idea, el título de la
obra (documento, criterio, informe...) el lugar de la edición, la fecha y los números
de página de donde se obtuvo la cita. Las citas de las fuentes tienen distintas
formas de presentación, pero en un mismo texto deben guardar uniformidad.

Un paso a tener en cuenta es que las fuentes consultadas pueden ser primarias,
secundarias o terciarias. Las primarias son fuentes fundamentadas en el dato
original que le da explicación a un determinado hecho científico o social. Son las
fuentes construidas con base en la indagación directa sobre el objeto de estudio.
Las fuentes secundarias por lo general son una referencia de las primarias o una
interpretación de estas; es la referencia de algo que ya está indagado o del dato
que se consulta y que fuera elaborado por otra persona. Las terciarias son
aquellas agrupadas en folletos, catálogos, boletines de información u opiniones de
personas que tienen conocimiento de un hecho pero del cual no fueron partícipes
directas. Hasta donde sea posible, el informe ha de ser sustentado en fuentes
originales (primarias) lo cual es un indicador de que la materia ha sido
suficientemente investigada. Si se recurre a fuentes bibliográficas, estas deben
responder a un criterio de selección exhaustivo, tomando aquellas que contengan
un fundamento calificado.

De Ecco, se anota lo siguiente:

"Una fuente puede ser de mano por diversos motivos. Si quiero hacer una tesis
sobre los discursos parlamentarios de Palmiro Togliatti, los discursos publicados
por Unitá serán fuentes de segunda mano. Nadie me garantiza que el redactor no
haya hecho segundas cortes o cometido errores. Serán fuentes de primera mano
las actas parlamentarias. Si consigo encontrar el texto escrito directamente de la
mano de Togliatti, dispondré de una fuente de primera mano. Si quiero estudiar la
declaración de independencia de los Estados Unidos, la única fuente de primera
mano es el documento autentico." ( Ecco, 76 ) 2

3. Redacción del informe

El proceso de redacción

Con la indagación previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para ello se

deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los siguientes: todo
informe debe contener un objetivo general y un determinado número de objetivos
específicos. Ellos deben ser redactados de tal manera que al desarrollar el trabajo,
no queden aspectos importantes sin tratar.

El objetivo general se refiere al propósito del tema que se informa o del problema
estudiado. Está modificado por el qué de la materia, el cómo se trata y el para qué
se trata. Es la guía que brinda los elementos básicos, de ahí que debe ser
sólidamente fundamentado. Los objetivos específicos se derivan del objetivo
general; son guías esenciales para alcanzar lo propuesto en aquel.
Lo deseable es que de los objetivos se puedan extraer algunos indicadores de
carácter verificable, con lo cual se evita el riesgo de las generalizaciones en el
momento de desarrollarlos.

4. La justificación

Los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un

problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del
porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo
general) y los objetivos específicos. La justificación contiene el marco de
referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su desarrollo. Este apartado es
una referencia a lo que contiene el cuerpo del trabajo, teniendo como norte atraer
la atención del destinatario y de cualquier posible lector. Es el inicio de un
pensamiento, y como tal, debe ser lógico, congruente y sintácticamente bien
elaborado. La concatenación de las ideas se construye desde el inicio. La
concatenación es sinónimo de congruencia de pensamiento, de unión de partes y
de síntesis.

La justificación es un esfuerzo para plantear, desde un inicio, los hechos de modo

claro y sencillo, sin perder por ello la rigurosidad técnica que lo respalda. Es una
forma de crear una orientación que guía al lector sobre el propósito del informe y
su pertinencia en tiempo y espacio.

5. El desarrollo

Realizada la justificación, el informe continúa con el desarrollo de los objetivos

planteados al inicio. En el desarrollo se deben tener en cuenta los objetivos, para
que el texto trate en extenso lo que dijo que iba a tratar. Este apartado ha de ser
congruente, lo cual significa que las ideas se deben presentar debidamente
concatenadas.

Una idea debe explicarse por sí misma; no hay que dar nada por entendidos. La
fundamentación de cada idea es la base de una construcción sólida del mensaje.
Cada párrafo ha de contener una idea desarrollada en forma lógica y por tanto
bien sustentada.
El desarrollo es la sucesión de ideas para llegar a un propósito determinado. Es
aquí donde el dato verificable, la indagación bibliográfica y con personas
conocedoras del tema cobran relevancia, puesto que forman parte de las fuentes
que apoyan el criterio reforzado.

Es necesario el ejercicio de la creatividad para no caer en redundancias, juicios de

valor, exposición de datos sin mayores relaciones con el texto y la falta de síntesis.

El desarrollo es el corpus del trabajo, de tal modo que dentro del texto debe ser
adecuadamente distribuido; en este sentido el esquema que se elaboró al inicio
cobra relevancia como una guía para no dejar por fuera elementos que pueden ser
importantes.

Un desarrollo lógico permite una mayor identificación por parte del lector con la
exposición de las ideas presentadas en el texto.

La combinación de hechos, la reelaboración de ellos en forma de ideas y la

síntesis, son elementos consustanciales del desarrollo del informe. El uso
adecuado de las referencias, cuando se requiera, forma parte de un hilo conductor
de la exposición.

Se puede haber recopilado muchos datos, pero al momento de expresarlos y

combinarlos no se aprovechan al máximo, precisamente porque falla la
concatenación o el pensamiento lógico para combinar, sintetizar e interpretar.
Muchas veces ante el cúmulo de datos, quien debe interpretarlos se obnubila, a
pesar del esfuerzo que haya puesto para recopilarlos. Ello suele suceder por la
falta de un esquema lógico de exposición.

6. Las conclusiones

Las conclusiones deben estar ligadas con el propósito general y con el objetivo u
objetivos planteados. Las conclusiones constituyen la síntesis ordenada de los
hallazgos y expresan la calidad del análisis realizado, por su solidez y criterio
expresado. El manejo de la información ha de ser lo suficientemente completo,
para que cada conclusión sea acertada.
Por la forma como ellas se exponen, las conclusiones reflejan hasta dónde se
ahondó en el tema tratado. Son el criterio justificado con base en hechos o datos
analizados, lo cual las aleja de todo juicio de valor. El criterio justificado es lo que
le da el carácter de objetividad requerido y la rigurosidad en la exposición del
pensamiento. La rigurosidad de exposición es la que se sustenta en una ilación
desde el principio.

No es tanto la cantidad de las conclusiones lo que le da validez a una exposición,

sino la calidad de estas, la cual se mide por la lógica, la coherencia y la claridad.
De hecho, que la cantidad está determinada por los objetivos planteados, a fin de
que ningún objetivo se quede sin ser tratado en este apartado del informe.

En esta parte se recogen las ideas planteadas en el desarrollo del trabajo. Las
conclusiones reflejan los hechos más notorios que por tales deben ser resaltados
para fundamentar las recomendaciones que del trabajo se derivan. Constituyen
una posición que se extrae del propio desarrollo del texto y su esencia está en el
análisis que hasta ese momento se ha realizado con respecto al objeto de estudio.

De las conclusiones, Armando Asti Vera anota:

"La conclusión debe proporcionar un resumen, sintético pero completo, de la

argumentación, las pruebas y los ejemplos (si se presentan) consignados en las
dos primeras partes del trabajo. Esta parte debe tener las características de lo que
hemos llamado síntesis. En primer lugar, la conclusión debe relacionar las
diversas partes de la argumentación, unir las ideas desarrolladas. Queda así en el
lector la impresión de estar ante un sistema armónico, concluyendo en sí mismo". (
A. Asti V. 170 )

7. Las recomendaciones

Las recomendaciones se desprenden directamente de las conclusiones. Van de la

mano del criterio informado, el cual es producto del análisis de la situación
estudiada. Deben conservar su carácter de objetividad y estar basado en los
principios de pertinencia y viabilidad. Estas se derivan del análisis de los hallazgos
y están ligadas con el corpus general del trabajo.
Son recomendaciones pertinentes si se fundamentan en los objetivos y por tanto
verificables. El carácter pertinente es el que les da solidez. La viabilidad se basa
en razones de oportunidad de llevarlas a cabo en tiempo, espacio, recursos a
invertir, legalidad y otras de naturaleza similar.

La redacción de una recomendación debe contener al menos el para qué se

recomienda y las personas u organismos responsables de llevar adelante lo que
en ella se propone. Ello quiere decir que, en su carácter de especificidad en el
planteamiento, se tienen presentes las distintas posibilidades y la forma de
ejecutar lo especificado.. .

Al plantear una recomendación se debe dominar la totalidad de los elementos

implícitos o explícitos en ella, de tal modo que claramente han de exponerse los
criterios que la sustentan, de tal forma que quien redacta muestra conocer los
alcances de estos. En caso de no ser expuestos con grado de detalle, se deben
acotar aquellos componentes que deben tenerse en cuenta para llegar a cumplir
con determinada recomendación, con indicación de las fases que se deben agotar
para llegar a lo propuesto (recursos, responsables personas, tiempos, estrategias
de trabajo, etc.)

Las recomendaciones no deben quedar en el espacio de los deseos o en el de la

imaginación de quien las realiza. Por lo tanto, al igual que en las técnicas
metodológicas, deben sobresalir hechos que se pueden medir de alguna forma, o
razonablemente alcanzables.

Las recomendaciones, por lo general, constituyen la parte final de un informe y

ellas son el reflejo de la profundidad del análisis y del tratamiento y enlace que se
hizo de la información. Estas no son la salida fácil para terminar un asunto, sino
que son un cierre sustentado en la sana crítica y en las evidencias.

El acto de recomendar se realiza con objetividad, tal y como se ha de haber

iniciado el planteamiento y el análisis del problema. Las recomendaciones que no
se basan en la evidencia, lo que llegan a formar es un listado de propósitos sin
mayores fundamentos que el ejercicio de hechos que, en apariencia se extrajo del
sentido común, carecen de fuerza.
Una recomendación implica una situación seria, que puede afectar a terceras
personas o la eficiencia de un proceso. Estar seguro de lo que se recomienda
dentro del plano de lo verificable y razonablemente aceptado, es una
responsabilidad que se funda en la rigurosidad del planteamiento. Sin rigurosidad
metodológica se llega a criterios que son fácilmente rebatibles o que no producen
mayor impacto. Una recomendación mal planteada, puede dar al traste con una
buena idea. Hay que tener presente la consecuencia del error, especialmente
cuando ello puede afectar a personas o intereses de terceros.

Recomendaciones sustentadas en la sana crítica, en la lógica del pensamiento y

en el análisis objetivo de los hechos, refuerzan la seriedad de todo informe.

Concluimos esta fase con lo dicho por J. Hessen: "Pero no es suficiente que un
conocimiento sea verdadero; es necesario que podamos adquirir la certeza de que
sea verdadero". ( J. Hessen, 27 ). Las recomendaciones como las ideas
planteadas en el texto, deben ser fundamentadas, probadas, mediante una
aprehensión mental del objeto estudiado.

8. La redacción final

El orden lógico se refiere a la concatenación de cada una de las partes

componentes del documento y la claridad de exposición en el momento de
desarrollar el pensamiento. Dentro de ese orden lógico intervienen la existencia de
subtítulos o apartados dentro de su exposición, los cuales corresponden a la idea
general o tema específico tratado.

La coherencia, como parte fundamental de ese orden lógico, se basa en que haya
consistencia en lo escrito. La consistencia inicia por la propiedad en el uso de los
vocablos o expresiones, especialmente cuando se refiere a alguna rama
especializada del conocimiento o del quehacer laboral. Es consistente cuando las
citas corresponden y refuerzan el propio pensamiento o tesis planteada. Las citas
nunca deben suplantar el punto de vista de quien redacta, sino que son el refuerzo
de la exposición de una idea.

También adquiere grado de consistencia cuando la sintaxis está bien empleada.

Se requiere cuidar los giros idiomáticos como el uso adecuado de los tiempos y
las personas gramaticales; así como la construcción de las oraciones y la de los
párrafos. La comunicación escrita es fondo y forma y el uno y la otra se
complementan.

Un informe guarda el orden lógico iniciando por la estructura de sus apartados, la

lógica de la exposición, el uso de fuentes y su combinación, el desarrollo del
pensamiento, el método en que se basa, la sintaxis apropiada y la bibliografía
consultada y citada.

II. Diversos tipos de redacción

La redacción es muy personal; depende de la habilidad de quien redacta. Sin

embargo podemos distinguir informes, más por su forma de redacción, como por
su contenido. El contenido del informe está caracterizado por la materia de la cual
se trata: un informe de Auditoría, diferente de un informe de Jurídicos. Un informe
de Trabajo Social diferente de uno de Ingeniería. ¿Qué es lo que diferencia a uno
del otro?

Podría decirse que una diferencia esencial es el lenguaje de cada una de esas
materias del quehacer profesional. Cada disciplina tiene un lenguaje determinado,
una jerga, que la diferencia de otra. El profesional de una determinada disciplina
emplea términos y estructuras propias del lenguaje de su especialidad. En el
lenguaje hablado, este uso de términos específicos hace que, aunque sepamos
que se está hablando el idioma español, no nos podemos involucrar íntegramente
en una conversación. Los giros técnicos son términos especializados para
especialistas en la materia y eso está bien, por cuanto cada disciplina tiene un
cuerpo específico de conocimientos que se ampara y que se comunica
precisamente en un lenguaje propio.

Por eso, cuando nos enfrentamos a un escrito jurídico, sabemos que es de esta
rama del conocimiento, porque quien lo presenta lo hace a partir de una serie de
conocimientos acumulados que se expresan mediante una serie de giros técnicos
especializados. Estos escritos están conformados por doctrina jurídica en la cual
se basa el acto de comunicación. Es común ver en ellos análisis de leyes,
convenios, tratados, jurisprudencia, filosofía del derecho y temas de similar
naturaleza, para desarrollar el pensamiento de quien hace la exposición escrita. La
fundamentación de ideas para desarrollar una tesis, es la base esencial de este
tipo de escritos, como lo es para cualquier otro tipo de comunicación de carácter
especializado.
Un informe producto de una evaluación, es una exposición de hechos a partir de la
indagación que se realiza de una situación determinada. Es de carácter temporal,
es decir, que lo presentado se refiere al análisis de hechos en un período
determinado. Dentro de esta temporalidad el informe puede indagar sobre la
legalidad de un evento específico, confrontado con el cuerpo normativo existente.
El análisis documental, es básico dentro de este tipo de actuación, por ser el
documento la vía en la que se expresa un determinado acto. La consulta a
personas también queda expresada en el informe de este tipo, y esta busca
indagar a profundidad el hecho analizado. Los informes financieros, las
estadísticas, actas y otros documentos, forman parte también de las fuentes de
esta clase de comunicación. Por lo mismo,

Uno de los elementos importantes de este tipo de informes, son las

recomendaciones contenidas en él, las cuales se han de derivar del análisis
específico realizado. Estas, como se dijo anteriormente, han de tener el carácter
de pertinente pues se deben fundamentar en hechos objetivos y por tanto
verificables. La pertinencia es la que le da solidez a esta comunicación, por el
carácter vinculante que podría tener.

De los informes evaluativos también se tienen aquellos relacionados con la

evaluación de proyectos, sea que esta se realice antes de iniciar el proyecto,
durante su ejecución o después de haberlo finalizado. Los entendidos en la
materia se denominan a estas fases como evaluación ex ante, durante y ex post.
La evaluación de proyectos es toda una disciplina con sus fundamentos
específicos y ella puede ser tanto económica como social.

El informe financiero también tiene sus características particulares. Se

fundamentan en cifras económicas, contables y financieras, para explicar una
serie de razones. A estas razones se les llama razones financieras.

El informe financiero tiene particularidades específicas que dominan los técnicos

en la materia. Dentro de estos informes se exponen, por ejemplo, datos relativos a
la actividad de la empresa (actividad principal, características del mercado,
participación en el mercado, competencia, análisis histórico de las ventas y
proyección de ventas e ingresos) Estos informes contienen el balance de la
situación y el estado de los resultados, a partir de los cuales se pueden derivar las
razones financieras, algunas de ellas conocidas como razón de apalancamiento,
razón de endeudamiento, razón de liquidez y razón de rentabilidad, entre otras.

El informe financiero se nutre del lenguaje de las matemáticas financieras y de

términos económicos, lo cual hace la particularidad de este tipo de comunicación.
Del análisis y la interpretación de los datos en él contenidos, depende la
exposición que realice quien lo plantee. En este tipo de informes, el dominio del
análisis y de la interpretación juega un papel importante, en razón de tomar
decisiones de carácter económico.

Un informe de las ciencias de la salud, también tiene sus particularidades. La

jerga, como la jurídica, la financiera, la económica o las de las ingenierías, tiene
sus giros específicos. Este tipo de informes, por lo general se refiere a
investigaciones específicas realizadas en el campo de situaciones individuales o
colectivas de la salud y son formas de reportar avances en un área de las ciencias
aplicadas. Por lo general son el resultado de múltiples observaciones y
verificaciones provenientes. del ejercicio de la investigación y que se apoya en
métodos estadísticos, demográficos, epidemiológicos y de comprobación en
laboratorio.

El informe de carácter social (estudio sociológico; estudio de casos...) tiene

también su cuerpo de conocimientos que lo diferencia de cualquier otro de los aquí
señalados. Las ciencias sociales han aportado al desarrollo del conocimiento
importantes teorías para explicar los fenómenos sociales, que también se
expresan a partir de determinadas técnicas de intervención y de giros idiomáticos
propios. Los fenómenos de la naturaleza social, también tienen referencias
específicas en el momento de ser comunicados específicos por medios orales o
escritos, los cuales son extraídos de la estricta verificación de los datos de una
realidad.

Anya que sea la disciplina, el informe contiene elementos comunes indisolubles: el

marco teórico o de referencia en que se basan los conocimientos, la objetividad
nacida de la evidencia, el método lógico de análisis, la referencia documentada y
la capacidad de interpretación de quien lo realiza, entre otras características de
especial importancia.

Independientemente de la materia que trate el informe, la característica común es

la objetividad del análisis, la cual surge del método de trabajo que se emplee.
tercero El momento de redactar

En muchas ocasiones, el acto de redactar depende de nuestro propio estado de

ánimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es posible que el tema a
tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra voluntad de ejercer un
pensamiento lógico para desarrollarlo. En otras ocasiones sí estamos dispuestos a
desarrollar el trabajo, pero existen interrupciones en el ambiente que no lo
permiten, como por ejemplo querer redactar dentro de una sala ruidosa.

Si no existen los medios apropiados para redactar o el estado de ánimo no lo

permite, debe guardarse a que concurran las mejores circunstancias. Las ideas
más importantes, acuden a nuestra mente en cualquier otra situación y no
precisamente frente a la página en blanco. La página en blanco, en determinados
momentos, es un reto hasta para los escritores más connotados.

La redacción de un trabajo tiene varias etapas. Primeramente se formula una

especie de borrador con base en el esquema planteado. La redacción inicial
siempre contiene una serie de errores que deben corregirse en las etapas
sucesivas. En el momento de la redacción final se debe analizar el uso de giros
idiomáticos, la sintaxis, la concatenación lógica de los párrafos, el tratamiento y la
relación entre las ideas, el uso de los tiempos verbales y de las personas
gramaticales, así como la secuencia de las fuentes y su cita correcta. Por lo
general, cuando redactamos un documento en la primera oportunidad, solemos
repetir ideas y palabras en forma frecuente. Por ello en las revisiones posteriores
ha de tenerse cuidado de corregir las repeticiones necesarias.

Zubizarreta expresa sobre este tema:

"Antes de pretender perfeccionar punto por punto, parte por parte, un trabajo, es
preciso que existe el conjunto de una primera redacción, de modo que la idea de
producir, desde el principio, cada parte del trabajo en forma perfecta y definitiva,
intocable ya, es una utopía. En verdad, cualquier trabajo, el más sencillo de ellos,
nace como una criatura imperfecta y requiere varias revisiones, muchos retoques,
antes que podamos considerarlo realmente concluido". ( Zubizarreta, 147 )
La lectura del texto, la corrección y el mejoramiento del estilo, es parte
fundamental de las etapas sucesivas de revisión. Se aconseja el uso del
diccionario para salir de dudas de cómo se escribe determinada palabra, así como
tener él mano los textos que se citan para verificar que han sido transcritos
correctamente. Atenerse a la memoria o la idea visual de cómo se escribe un
término, no es lo más aconsejable, aunque sí parece ser lo más habitual.

Entre el primer borrador y el texto final, hay una gran diferencia. Cuando el
borrador se lee críticamente se le pueden introducir mejoras importantes, siempre
y cuando no nos dejemos vencer por el cansancio, y pasemos en repetidas
ocasiones por encima de los errores sin damos cuenta. Es importante dar a leer a
alguna persona nuestro trabajo, para escuchar de ella su punto de vista y sus
sugerencias en cuanto a forma y fondo.

La forma se refiere a la estructura de la redacción; tal como se distingue, es el

enlace lógico de cada una de sus partes. Sintaxis, redacción, estilo, uso de
fuentes lógica del índice, presentación de cuadros y gráficos y precisión en el uso
de los términos que nos indican una elaboración cuidadosa. El uso de conceptos,
el desarrollo del tema, la fundamentación teórica y empírica de una idea o
conjunto de ideas, el desarrollo de una hipótesis de trabajo y los objetivos y
variables que la acompañan, son elementos inherentes al fondo. El fondo implica
conocimiento y rigurosidad en el tratamiento de un determinado tema de estudio.
El fondo de un asunto es la experiencia vertida en el análisis y la síntesis de los
hechos. Es el criterio exteriorizado con lógica, coherencia y suma de
razonamientos.

Como ya se ha afirmado, fondo y forma se complementan y no son excluyentes

entre sí. Una buena idea que no se desarrolla adecuadamente, queda en una
expresión incompleta. Al no poder ser comunicada con propiedad, pierde su
efecto, por cuanto el lector juzga el fundamento de la idea por la forma en que se
presenta. La forma es su carta de presentación.

La forma corresponde a la expresión de estructura de un informe, pero puede

resultar inacabado en su desarrollo y fundamental lógica, si este careciera de un
fondo convincente. Si el informe carece de contenido y lógica, será desestimado
por la poca profundidad en el tratamiento del asunto del que se trata.
Claridad y sencillez, son indicadores de que quien expresa las ideas las conoce
con bastante precisión. No obstante la forma recargada y estilizada, significa que
estamos frente a un excelente documento. Es por ello que en las etapas de
revisión, ha de tenerse cuidado de que el documento sea claro y sencillo, lo cual
no ha de implicar simpleza y ligereza en la expresión. Sobre este aspecto Umberto
Ecco apunta:

"Si leéis a los grandes científicos oa los grandes críticos veréis que, salvo pocas
excepciones, son siempre clarísimos y no se avergüenzan de explicar bien las
cosas". ( U.Ecco,178 )

Por supuesto que un informe de carácter técnico se desarrolla con lenguaje de la

disciplina y con base en los principios de esta.

Es común que algunas personas en el momento de redactar no se encuentren

cómo hacer la relación con los datos que poseen. El esfuerzo de recopilar
información y de contar con datos precisos, a veces no se ve reflejado en el
informe. Cuando se redacta, es necesario hacer un esfuerzo por sintetizar y reunir
los datos que más interesan para el desarrollo del tema. Muchos informes se
limitan a describir repetitivamente, por ejemplo, lo que dicen los cuadros
contenidos en él. Ha de realizarse también un esfuerzo por combinar los datos y
reinterpretarlos sobre bases lógicas mediante interrelaciones de interés para el
lector. Si el cuadro muestra una población de fumadores por edad y sexo, resulta
que en la redacción del texto se repite sin ningún aporte adecuado fueron los
resultados del total de fumadores por sexo y edad. Si seguidamente se presenta la
misma población distribuida por regiones y por sexo, la descripción se limita a
decir lo mismo, sin intentar relacionar lo presentado en el primer cuadro con el
segundo. Relacionar, extraer nuevas ideas y sintetizar es el propósito de este tipo
de redacción.

Referencia importante es que los cuadros y los gráficos mantienen uniformidad de

presentación en el texto. El título de un cuadro o de un gráfico debe ser claro y
expresar exactamente lo que contiene el cuadro y forma de presentación de los
datos. La uniformidad de presentación también se ha de dar en las citas
bibliográficas, de tal modo que corresponden a un mismo patrón. Ello vale también
para presentar los títulos, subtítulos y cualquier otro elemento que exija
uniformidad. Los profesores o editores suelen marcar la pauta de cómo presentar
un texto, de tal modo que antes de hacerlo es importante conocer las reglas del
juego.
Todos los datos son muy valiosos en el momento de realizar la exposición y las
interpretaciones, sin embargo esos datos presentados en forma de cuadros,
gráficos o referencias consultadas, no deben suplir el propio aporte de la persona
que redacta:

"El hecho de que los datos deban permanecer como pruebas de cada
generalización no es obstáculo para que las generalizaciones científicas, fruto de
la labor interpretativa de la inteligencia, sean las que aparecieron en primer plano
y que los datos aparecieron como elementos al servicio de la reconstrucción
intelectual. Ninguno de los datos, en su estricta individualidad, tiene derecho
absoluto a aparecer tal y cual aparece en la ficha, ni mucho menos, en el primer
plano del cuerpo de nuestro trabajo". ( Zubizarreta, 145 ).

El segundo borrador

La primera versión de un texto no está acabada; esto debe sufrir modificaciones.

Por lo general al leer la primera versión, se deben eliminar aquellas ideas que
parecen repetitivas, las que no son muy claras o las que se expresan mediante
una estructura defectuosa producto de la redacción inicial. También se deben
ampliar aquellas partes que consideramos que están tratadas en forma parcial, o
que no están debidamente tratadas por falta de información o porque en la primera
versión se optó que lo expuesto era suficiente. En esta segunda versión se han
sistematizado las citas y todas las referencias bibliográficas, de tal forma que
dentro del texto responden todas a un mismo estilo de presentación.

La lectura crítica de este segundo borrador le va a dar consistencia al trabajo final.

Dejar reposar lo que se ha escrito, es un buen consejo de quienes se han
destacado en el arte de escribir.

La ampliación de criterios, el análisis y la autocrítica son parte de una segunda

lectura y de las lecturas subsecuentes que se ameriten para dar por concluido un
informe.

IV La presentación oral
Muchas veces el informe no solamente debe presentarse en forma escrita, sino
que debe hacerse ante personas que ya sea que conozcan del tema o bien sea la
primera ocasión que lo escuchen.

En la presentación oral del informe, es considerado el tipo de público que lo va a

escuchar, a fin de preparar lo suficiente para realizar una exposición consistente y
para responder cualquier pregunta o para atender los comentarios que se derivan
de lo emocionado.

Es necesario tener en cuenta el tiempo asignado para la presentación. No siempre

el expositor decide sobre cuánto tiempo va a tardar su exposición, sino que otros
son los que le indican los límites. De tal forma que el expositor siempre ha de
respetar el tiempo acordado, por consideración a quienes escuchan, para dejar
espacio al debate o para que otro expositor continúe con la actividad. Se cae en el
error de hacer las presentaciones con la atención dirigida exclusivamente a las
ayudas audiovisuales sin contacto visual con el público.

El buen uso del tiempo requiere capacidad de síntesis y manejo adecuado de las
ayudas audiovisuales que se podrían necesitar. La síntesis se refiere a comunicar
lo esencial del informe, sin perder la unidad de su mensaje. La claridad de las
ideas expuestas y la calidad de los argumentos, son elementos básicos de una
adecuada estructuración del mensaje oral. La firmeza del contenido del mensaje,
pasa por el dominio del tiempo asignado, la claridad de exposición y la capacidad
de síntesis.

Las ayudas audiovisuales, son precisamente solo eso: ayudas. En ningún caso las
ayudas sustituyen la argumentación. El expositor se debe concentrar más en el
contacto visual con el público, que en el apego al texto o la imagen de sus ayudas
audiovisuales.

Las ayudas audiovisuales tienen que ser muy concretas, cuidadosamente

requeridas y sin recargas excesivas. Las personas del auditorio tienen que tener la
oportunidad de verlas desde el lugar en donde están ubicadas.

En el momento de contestar las preguntas, la persona que expone debe ser clara,
firme, respetuosa y comprensiva. Como pueden haber reacciones favorables con
lo que se exponen, también pueden surgir reacciones en contrario. Para ello se
debe mantener la ecuanimidad, la objetividad y el razonamiento, a sabiendas de
que de la discusión siempre se obtendrán nuevos conocimientos. El expositor
debe mostrar flexibilidad para aceptar sugerencias, correcciones o nuevas
interpretaciones.

Ante una audiencia, un buen informe escrito puede dar al traste con el contenido
del mensaje, si no es acompañado de una exposición convincente. No todos
quienes escuchan un informe lo han leído previamente, sino que sus juicios parten
de lo que en ese momento están escuchando.

La exposición convincente no es la de pose demagógica o la llena de gestos y

palabrería, o la que se realiza con un aparato tecnológico sofisticado, sino la que
se logra mediante una comunicación eficiente, por respetuosa y fundamental. Una
exposición convincente es la que lleva claridad en el mensaje.

Bibliografia

Asti Vera, Armando. Diciembre de 1968. Metodología de la investigación . Editorial

Kapelusz, Buenos Aires. [ Enlaces ]
Azofeifa, Isaac Felipe. Enero de 1986. Guía para la investigación y desarrollo de
un tema. Editorial de la Universidad de Costa Rica. San José, segunda
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Ecco, Umberto. abril de 1997. Como se hace una tesis . Técnicas y
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Baranda y Alberto Clavería Ibáñez. Editorial Gedisa SA, España, Veinte edición.
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Hernández @ Sampieri, R; Carlos Fernandez Collado y Pilar Baptista Lucio. 1999.
Metodología de la investigación . Segunda edición. McGraw Hill. México,
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Hessen, J. junio de 1987. Teoría del conocimiento (1925). Editores Unidos.
Primera reimpresión. México. [ Enlaces ]
Zubizarreta, Armando F. La aventura del trabajo intelectual . Cómo estudiar e
investigar. 2ª edición revisada y aumentada. Addison Wesley Iberoamericana.
argentino Sfe [ Enlaces ]
1 CENDEISSS - CCSS cfuentes49@hotmail.com

2 Una traducción como la que se cita, pues el texto es una versión al castellano
realizada por Lucía Baranda y Alberto Clavería Ibáñez se catalogaría entre las que
Ecco, dice que "...no es una fuente, sino una prótesis como la dentadura postiza o
las gafas, un medio para llegar de modo limitado a algo que está más allá de mi
alcance." (76) En todo caso, atengámonos de segunda fuente, al criterio citado.
Pero que tiene razón, la tiene.