Unidad 11. Documentos requeridos por los organismos públicos.

1. Documentos oficiales

La actividad administrativa tiene carácter documental, puesto que se plasma en documentos que sirven
para dejar constancia.

Son documentos oficiales tanto los emitidos por la Administración como los elaborados por las personas
físicas y jurídicas, y se caracterizan porque:

- Se originan como modo de relación o comunicación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración, o entre distintos órganos administrativos.
- Tienen formatos con unas características formales muy determinadas, habitualmente a través de
impresos normalizados.
1.1. Documentos administrativos

Cumplen 2 funciones principales:

- Sirven para dejar constancia de los actos de la Administración.

- Sirven como medio de comunicación de dichos actos tanto a nivel interno como externo.

Para que un documento pueda ser calificado como administrativo debe ser válidamente emitido por un
órgano de la Administración, y ha de producir efectos jurídicos.

1.2. Soportes documentales

Los soportes documentales administrativos son aquellos medios en los que se contiene la información
relativa a las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

La tramitación electrónica constituye la actuación habitual de las Administraciones. Todo documento que
contenga actos administrativos debe estar formalizado.

En los restantes documentos, no se exigirá formalización.

Para las comunicaciones de tipo general se podrá utilizar material impreso, que se clasificará como sigue:
oficios, notas interiores y cartas.

Para su validez, los documentos electrónicos deberán contener información de cualquier naturaleza y
archivar esta información en un soporte electrónico según formato determinado y susceptible de
identificación y tratamiento diferenciado.

2. Clasificación de los documentos oficiales

Según la fase en la que nos encontremos, los documentos se clasifican:

- Documentos de iniciación.
- Documentos de instrucción.
- Documentos de terminación.
 2.1. Documentos administrativos

Documentos administrativos
Son utilizados por la Administración para comunicar hechos o actos a las personas físicas o
jurídicas. Entre ellos se incluyen:
- Notificación: en la comunicación de una resolución o acuerdo al interesado en un
procedimiento administrativo.
- Publicación: inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de
Documentos de anuncios o medio de comunicación.
transmisión - Comunicación: documento utilizado para transmitir informaciones entre órganos
de la Administración, que pueden ser:
• Oficio: cuando la comunicación se produce entre órganos o unidades
pertenecientes a distintas Administraciones o entidades.
• Nota interior: cuando la comunicación se produce entre unidades o
puestos pertenecientes a un mismo órgano.
Constituyen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo con el objetivo de
acreditar actos o hechos. Se clasifican en los siguientes tipos:
- Acta: sirve para acreditar hechos, juicios, circunstancias o acuerdos.
- Certificado: ceja constancia de actos o situaciones de carácter personal, con el
Documentos de
objetivo de que surtan efecto en el ámbito público o privado.
constancia
- Certificado de actos presuntos: especialmente importante, acredita la existencia y
validez de un acto presunto cuando la Administración no ha dictado resolución a un
procedimiento en el plazo legalmente establecido.

Consiste en la emisión de una valoración o juicio de un órgano administrativo especializado

Documentos de sobre las cuestiones objeto de un procedimiento administrativo.
juicio Se denominan informes y su finalidad es proporcionar a los órganos que deben resolver los
datos, valoraciones y opiniones necesarios para adoptar la decisión correspondiente.
2.2. Documentos de los ciudadanos

Documentos de los ciudadanos

Contiene una o varias peticiones de un ciudadano
dirigidas a promover la actuación de un órgano
administrative para satisfacer una o varias pretensiones
Solicitud
basadas en un derecho o en un interés legítimo. Su
finalidad es la apertura de un procedimiento
administrativo a instancia del interesado.
Cualquier ciudadano pone en conocimiento de un
órgano administrativo la existencia de un determinado
Denuncia
hecho que pudiera obligar a la iniciación de un
procedimiento administrativo.
El interesado en un procedimiento administrativo
Alegaciones aporta a los órganos responsables de este datos o
valoraciones para su consideración.
Documento en el que se solicita a la Administración la
Recurso administrativo revisión o revocación de una resolución administrativa
o de un acto de trámite.
Existen aquellos en los que los ciudadanos se dirigen a
Otros documentos la Administración y que están regulados por las
normativas específicas de cada procedimiento.
3. Presentación de documentos ante la Administración

Podrán presentarse:

- En el registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirijan, así como en los

restantes registros electrónicos de la Administración General del Estado, las Administraciones de
las comunidades autónomas, las entidades que integran la Administración local, el sector público
institucional y las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- En las oficinas de asistencia en materia de registros.
- En cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes.
Sistemas de identificación electrónica admitidos por la Administración

Pueden ser de tres tipos:

- Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica,

expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de
certificación.
- Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico,
expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de
certificación.
- Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones públicas
consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.