Anexo

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Ley 1150 de 2007 – artículo 20º - Decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.2.1.1

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.

En el año 2016 el Consejo Nacional de Política Económica y Social del Departamento

Nacional de Planeación expidió el documento 387 de 2016, en el que se indicó que el
Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de programas sociales
(SISBÉN), se encontraba desactualizado, y que tal situación generaba inconvenientes
relacionados con el enfoque y la calidad de la información. Por recomendación del
Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Consejo Nacional de Política
Económica y Social (CONPES), se declaró de importancia estratégica del Sistema de
identificación de Potenciales Beneficiarios SISBEN IV, y se realizaron otras
recomendaciones de carácter técnico y operativo para dar inicio a la actualización del
SISBEN a nivel Nacional, la cual debió realizarse entre los años 2017, 2018 y 2019.

Los municipios son responsables de la implementación, actualización, administración y

operación de la base de datos del Sisbén. Es decir, son ellos los encargados de
registrar
cambios en la base, como el ingreso de personas a la misma o la actualización de su
información, en atención a ello, en la vigencia 2020 el Municipio del Santuario acorde
con las disposiciones constitucionales y legales vigentes se desarrolló el contrato
interadministrativo N° 216220 con ENTerritorio cuyo objeto fue “AUNAR ESFUERZOS
TECNICOS, ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y JURIDICOS PARA LLEVAR A
CABO EN EL MUNICIPIO LA IMPLEMENTACION DE LA NUEVA METODOLOGIA DE
FOCALIZACION DEL SISTEMA DE IDENTIFICACION DE POTENCIALES
BENEFICIARIOS DE LOS PROGRAMAS SOCIALES SISBEN IV DE CONFORMIDAD
CON EL ESQUEMA DE APALANCAMIENTO DEFINIDO POR EL DOCUMENTO
CONPES 3677 DEL 05 DICIEMBRE DE 2016 Y EL DEPARTAMENTO DE
PLANEACION NACIONAL DNP”.

En la ejecución del convenio no fue posible dejar censado el 100% de la población,

pues este proceso estuvo suspendido varios meses por motivo de la pandemia COVID
– 19. De acuerdo con el último reporte enviado el día 17 de diciembre de 2020 por la
empresa ENTerritorio, entidad encargada del procesamiento del a información
reportada desde el municipio, se censó el 63,9% de la población total del municipio.

De acuerdo con lo descrito y frente a esta necesidad el municipio del Santuario requiere
adelantar las acciones pertinentes para dar continuidad con este proceso y lograr el
censo del 100% de la población, además de darle a los datos recolectados el manejo
técnico de las bases de datos utilizadas y trámites administrativos requeridos.

La necesidad planteada tiene sustento Teniendo en el Plan de Desarrollo 2020-2021,

en la línea estratégica 4. GOBERNANZA Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL,
componente 4.2: Fortalecimiento institucional, Programa 4.2.2: Planificación que
garantice el desarrollo territorial, Indicador: Realizar actualización a SISBEN IV, en el
cual, por la naturaleza de las funciones se identificó la necesidad de contar con una
persona natural, tecnólogo en sistemas, en capacidad de celebrar contratos que preste
sus servicios de apoyo a la gestión en la realización de encuestas, procesamiento y
transmisión de la información recolectada en el proceso del SISBÉN IV.

2. OBJETO POR CONTRATAR.

“PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION EN REALIZACION DE

ENCUENTAS, PROCESAMIENTO Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOLECTADA EN EL PROCESO DEL SISBEN IV”.
2.1. Especificaciones Técnicas.

 Apoyar la actualización, administración y operación de la base de datos de

acuerdo a los lineamientos definidos por el DNP.
Apoyar en el levantamiento de información a través de la realización de
encuestas para la implementación de la nueva metodología de potenciales
beneficiarios Sisbén IV del Municipio de El Santuario – Antioquia en las
diferentes veredas, centros poblados y zona urbana del Municipio.
 Mantener el recorrido que se le asigna por medio del supervisor o administradora
del Sisbén para lograr los objetivos diarios a cumplir.
 Apoyar la elaboración de las rutas y recorridos a realizar para cumplir con los
objetivos establecidos por parte del Municipio.
 Instalar y configurar el software o herramienta tecnológica dispuesta y provista
por el DNP para la aplicación del Sisbén.
 Enviar la información de los registros y otra que se requería en los términos y
condiciones establecidos por el DNP.
 Velar por la reserva y actualización de la información registrada en el Sisbén.
 Velar por el correcto uso de la base de datos y de la información que esta
contiene.
 Administración y sincronización de los DMC.
 La transmisión de encuestas realizadas al DNP
 Parametrización y utilización del software local
 Backups del software local y DMC
 Apoyar en la planeación con el Administrador del Sisbén cada una de las
actividades relacionadas con el proceso de implementación del Sisbén IV, de
manera que todo esté debidamente previsto y el trabajo se desarrolle en el
tiempo fijado.
 Adelantar de manera diligente la labor para garantizar calidad y correcto
diligenciamiento del formulario de la encuesta en el dispositivo móvil de captura
DMC.
 Devolver los bienes entregados para la ejecución y desarrollo del contrato.
 Procesar la información diligenciada en campo por los encuestadores. Esta
actividad se lleva a cabo mediante un proceso de sincronización del DMC.
 Realizar las demás actividades que le sean asignadas por el supervisor dentro
del marco de sus funciones y competencias.

2.2. Así mismo deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

 Aportar los elementos de seguridad y protección personal en caso que se
requiera para el cumplimiento de las obligaciones a cargo.
  Presentar informes mensuales que den cuenta del cumplimiento de las
obligaciones pactadas según las previsiones definidas en el sistema de gestión
de la calidad adoptado por el municipio.
 El contratista está obligado a guardar absoluta reserva de la información que en
la ejecución de sus obligaciones llegue a conocer durante el plazo de ejecución y
aún después de la finalización del plazo. Cualquier suministro de información que
se realice para propósitos no autorizados por parte del municipio de El Santuario
será sancionado de acuerdo al régimen legal vigente, sin perjuicio de los
perjuicios que por estos actos se lleguen a causar al municipio y/o a terceros.
 El contratista asume especiales obligaciones de cuidado y custodia de los bienes
que siendo propiedad del municipio se le lleguen a entregar para el debido
desarrollo de las obligaciones a cargo y en consecuencia estará obligado a hacer
el correspondiente reintegro en especie o en dinero cuando quiera que se
produzca cualquier tipo de daño, en el cual se demuestre descuido, o dolo por
parte del contratista, sin que esto excluya la indemnización de perjuicios. Lo
anterior sin perjuicio de las acciones civiles, penales o de cualquier otro tipo que
del hecho se puedan predicar. Los elementos que se produzcan en razón o
durante la ejecución del presente contrato serán propiedad exclusiva del
municipio, esto comprende los derechos patrimoniales de autor, por lo que el
municipio de El Santuario es el propietario de los mismos y podrá utilizarlos,
modificarlos, difundirlos sin que por ello le deba reconocimiento alguno al
contratista.
 Aportar todo su conocimiento y experiencia para desarrollar adecuadamente el
objeto del contrato de conformidad con lo requerido por el contratante.
 Reportar y/o entregar la información relacionada con la ejecución del contrato o
que tenga incidencia en ella de acuerdo con las reglas del contrato y las normas
que lo regulan, cuando sea requerida por el contratante o el supervisor,
adicionalmente a los informes que regularmente deba presentar.
 Realizar todos los pagos de seguridad social y parafiscal que le correspondan en
las cuantías establecidas por la ley y de manera oportuna.
 Realizar máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del
contrato, las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de
ejecución y legalización que le correspondan y asumir los costos de estas,
 Entregar todos los bienes, documentación, que tenga bajo su custodia y cuidado
al supervisor del contrato al finalizar el plazo pactado y de ello levantar la
respectiva acta.

2.3. Codificación del servicio según UNSPSC

Clasificación UNSPSC Segmento Familia Clase Producto

Encuestas por muestreo 81 13 15 04

Asistencia de oficina o administrativa temporal 80 11 16 01

3. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL OBJETO.

El término para la ejecución del contrato será a partir del acta de inicio hasta 23 de
diciembre de 2021.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, JUSTIFICACIÓN Y

FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

La contratación se realizará mediante la modalidad de contratación directa, la cual está

establecida legalmente para los contratos de prestación de servicios que se basan en la
idoneidad o experiencia del contratista. “Artículo 2.2.1.2.1.4.: Las Entidades Estatales
pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal
verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área que se trate. En
este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias
ofertas, de lo cual, el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
………”

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACION DEL MISMO

El valor del contrato es de OCHO MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS

M/L ($8.400.000) a razón de DOS MILLONES CIEN MIL PESOS M/l ($2.100.000)
para los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Este valor se estableció
conforme los datos contenidos en el análisis del sector que así soporta la actuación
contractual.

6. FORMA DE PAGO.

El Municipio pagará al Contratista sus honorarios en cuotas iguales mensuales

con corte al día 30 de cada mes, previa presentación de la cuenta de cobro
debidamente diligenciada la cual llevará anexo el informe de actividades
correspondiente, del recibo a entera satisfacción por parte del interventor / supervisor
(a) del contrato y los recibos de pago de seguridad social integral acorde con lo
dispuesto en el parágrafo 1° del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. De cada pago se
deducirán los impuestos nacionales y locales correspondientes.
6.1 Apropiación presupuestal.

El Municipio de El Santuario cubrirá los costos de la contratación a realizar mediante

Rubro Presupuestal N.º 2.3.2.02.02.009.0301.01 denominado PLANEACIÓN ICLD 4.2
(019).

7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE.

Para seleccionar al contratista, se tienen en cuenta su idoneidad, partiendo de los

estudios necesarios para desarrollar la actividad propia del objeto del contrato.
 En este caso, de acuerdo con el objeto y actividades a desarrollar se requiere:

Idoneidad: tecnólogo en sistemas,

Experiencia i) Haber participado como mínimo en un proyecto y/o actividad que captura
de información en campo. ii) acreditar como mínimo 5 meses de experiencia en
actividades administrativas

8. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO.

En Mecanismos de cobertura para garantizar obligaciones:

Para el asunto, se efectúa el siguiente análisis (se anexa matriz de análisis, medición y
calificación del riesgo)

Identificar
con una
Análisis de Riesgos Forma de mitigarlo
“X” los que
apliquen
El supervisor del contrato procederá en conjunto
con el contratista a hacer seguimiento mensual
Retraso en el cumplimiento
del cumplimiento de las actividades y en caso de
de las especificaciones X
presentarse incumplimiento o retraso, se
técnicas
aplicarán sanciones del 10% del valor mensual
del contrato
Establecimiento de compromisos a partir de un
Plan de Mejoramiento, que conduzca a verificar
Incumplimiento de las periódicamente el cumplimiento de las
X
obligaciones contractuales. actividades pactadas, y en caso de omisión, se
aplicarán sanciones del 10% del valor mensual
del contrato
Establecimiento de compromisos a partir de un
Plan de Mejoramiento, que conduzca a verificar
Deficiente calidad en el
X periódicamente la calidad de las actividades
servicio.
pactadas, y en caso de omisión, se aplicarán
sanciones del 10% del valor mensual del contrato
Utilizar sin autorización Llamados de atención, capacitación, socialización
papelería de la código de ética. sin perjuicio de las acciones
Administración Municipal, y X penales y/o disciplinarias a que haya lugar
sin tener la competencia
para ello.
Incurrir en algún delito que Comunicar a la autoridad pertinente sin perjuicio
atente contra la ejecución de las acciones penales y/o disciplinarias a que
del objeto contractual y X haya lugar
afecte la buena imagen de
la Administración Municipal
9. GARANTÍAS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el ARTÍCULO 2.2.1.2.1.4.5. No obligatoriedad

de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías… no es obligatoria y
la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el
2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, y teniendo en cuenta el análisis de Riesgo que
se incluye en el acápite anterior, la entidad territorial no exige la constitución de ninguna
garantía, teniendo en cuenta el análisis de riesgo y que el pago se realiza previo
informe de supervisión y recibo a satisfacción.

10. ACUERDOS Y TRATADOS INTERNACIONALES EN MATERIA DE

CONTRATACIÓN PÚBLICA.

La Entidad verificó que la contratación a realizar no se encuentra cobijada por un

Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado
Colombiano, de conformidad con lo dispuesto en la SECCIÓN 4 - SUBSECCIÓN 1 del
Decreto 1082 de 2015.

11. SUPERVISIÓN.

La ejecución del contrato contará con una supervisión que será ejercida directamente
por el Municipio de El Santuario, a través, de sus funcionarios adscrito a la planta de
cargos de la estructura administrativa de la Administración local.

Dado en el Municipio de El Santuario, __________________________________