Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra

Maestría En Administración De Negocios

Materia
Transformación Digital De La Organización

Profesor.
Juan Bautista Díaz

Asignación
Informe - Diagnóstico inicial y plan de acción

Presentado por
Fermín Castillo Eliana L.
Blanco Génesis
López Deivi Alexander
Díaz Jennifer
Ramírez Feliciano
Aracena Jamil

Fecha Entrega

15 de Octubre del 2023

Santo Domingo, Distrito Nacional
República Dominicana
 Introducción

Para llevar el ejercicio de esta asignación, hemos acordado tomar al Instituto Nacional de
Formación Técnico Profesional (INFOTEP), una institución estatal Dominicana de carácter
autónomo, que brinda servicio de educación técnico profesional. INFOTEP tiene más de cuatro
décadas formando profesionales a nivel nacional y con algunas homologaciones a nivel
internacional.

En esta ocacion estaremos analizado el proceso de admision de INFOTEP, buscando una mayor
eficiencia al eliminar tareas manuales y repetitivas, acelerando el proceso de admisión y
aumentando la productividad. Nuestra intencion es optimizar dicho proceso,identificando
oportunidades y areas de mejoras donde se pueda minimizar los errores humanos y aplicando
criterios de evaluación de manera consistente.

La automatización del proceso de admisión de INFOTEP mejora la eficiencia, precisión,

experiencia del solicitante y ahorro de costos. Cuando nos referimos a la mejora del departamento
de admisiones de dicha institucion, no nos referimos a cambiar todo su proceso, mas bien
automatizar el actual, incluso con lo mismos recursos que ya posee atualmente.

Lo antes expuesto convierte a INFOTEP en un actor clave y de mucha importancia para el ámbito
educativo en la República Dominicana, ya que no solo los ciudadanos pueden beneficiarse de la
oferta educativa sino también las empresas públicas y privadas.
Identificar y documentar un proceso

Orden secuencial de actividades en el proceso actual de admisión de INFOTEP:

1. Publicación de covocatoria: El departamento de admisiónes emite un memorandum

informando los programas, plazas y fechas disponibles.( Responsable: Departamento
Admisiones)
2. Completar Formulario: El solicitante deberá completar el formulario correspodiente para
el curso deseado. ( Responsable: Solicitante)
3. Depósito de solicitud y documentos: El solicitante entrega los documentos
correspondientes. Si NO estan completos NO serán acepados(Responsable: Solicitante).
4. Recepción y Evaluación de Documentos: El departamento admisiones recibie y evalua los
docuemntos entregado por el solictante.( Resposable: Departamento Admisiones)
5. Prueba de aptitud: (Sujeta al programa que el solictante elija). El solicitante realiza una
prueba de aptitud para determinar su nivel de competencia en determinadas áreas.
(Responsable: Solicitante, Departmento de Admisión).
6. Compilación de Resultados: Se evalúan y tabulan todos los resultados para la publicación.
(Responsable).
7. Publicación de Resultados Admitidos: El departamento de admisiones publica los
resultados de los solicitante en un mural. ( Responsable: Departmento de Admisión).
8. Publicación de Resultados NO Admitidos: El departamento de admisiones envia publica
los resultados de los solicitante en un mural. ( Responsable: Departmento de Admisión).
9. Entrevista: El solicitante se somete a una entrevista para evaluar aspectos adicionales,
como sus motivaciones y objetivos. (Responsable: Personal de admisión).
10. Validación de Pérfil: El departamento de admisiones filtra los candidatos para dar prioridad
a los aplicantes con mejores calificación. (Responsable: Departamento de Admisiones)
11. Creación de Pérfil Digital en el sistema: EL departamento de admisones pasa la
información a TI para la creación del usuario digital. (Resposable: Departamento
Admisiones & Departamento TI)
12. Comunicación Resultados Admitidos: El departamento de Admisiones publica en un mural
el nombre de los solicitantes admitidos en el program( Responsable: Departamento
Admisiones).
13. Publicación Fecha Inicio Curso: El Departamento de Admisiones publica la Fecha inicial
de los cursos. (Responsable: Departamento de Admisiones).
 LISTADO DE ACTIVIDADES PROCESO ACTUAL
Secuencia Actividades Responsable
1 Publicación de Convocatoria Departamento de Admisiones
2 Completar formulario Solicitante
Depósito de solicitud y documentos(Si no
3 están completos no serán acepados) Solicitante
4 Recepción y Evaluación de Documentos Departamento de Admisiones
5 Prueba De Aptitud* Solicitante & Departamento Admisiones
6 Compilación de Resultados Departamento de Admisiones
7 Publicación Resultados Aprobados Departamento de Admisiones
8 Publicación de Resultados NO Aprobados Departamento de Admisiones
9 Entrevista* Solicitante & Departamento Admisiones
10 Validación de Pérfil Departamento de Admisiones
11 Creación de Pérfil Digital en el sistema Departamento de IT
12 Comunicación Resultados Admitidos Departamento de Admisiones
13 Publicación Fecha Inicio Curso Departamento de Admisiones
Nota: Prueba de aptitud y entrevista está sujeto a los programas que ameriten este paso.
Recursos necesarios para ejecutar el proceso de admisión:

- Personal: Personal de admisión, personal asignado para la prueba de aptitud y Personal de

TI.
- Espacio fisico: Recepción de los documentos, salas de entrevistas, espacio para el mural,
evaluaciones y espacio para archivar los documentos.
- Equipos: Equipos informáticos, sistemas de gestión para la documentación y evaluaciones.
- Materiales: Formularios de solicitud, pruebas de aptitud, material de entrevista.

Resultados del proceso:

- Admisión: El resultado es la admisión del solicitante en INFOTEP y su asignación al

programa de estudio correspondiente.
- No admisión: En caso de no cumplir con los requisitos o criterios establecidos, el resultado
es la no admisión del solicitante en INFOTEP.

Plantear Una Posible Optimización Al Proceso

Pasos a eliminar o realizar de forma diferente:

- Digitalizar completamente el proceso de solicitud y evaluación para eliminar el uso de

formularios físicos y agilizar la revisión y aprobación de documentos, esto mediante la
evaluación de documentos en línea, es decir, en lugar de requerir que los solicitantes
presenten documentos físicos, se puede implementar un sistema en línea donde los
solicitantes puedan cargar sus documentos de forma digital. Esto facilitará la evaluación y
verificación de los documentos por parte del personal de admisión.
- En lugar de realizar pruebas de aptitud presenciales, se puede considerar la posibilidad de
desarrollar pruebas de aptitud en línea. Esto permitirá a los solicitantes realizar la prueba
desde cualquier ubicación, reducirá los costos asociados con la logística de pruebas
presenciales y agilizará el proceso de evaluación.
- En lugar de las entrevistas en persona, se pueden llevar a cabo entrevistas virtuales
utilizando herramientas de videoconferencia. Esto reducirá la necesidad de que los
solicitantes viajen a las instalaciones de INFOTEP para la entrevista, facilitando el proceso
y ahorrando tiempo.
- Incorporar una evaluciación continua, en lugar de realizar una evaluación final al final del
proceso de admisión, se puede considerar una evaluación continua a medida que se van
completando los pasos del proceso. Esto permitirá una toma de decisiones más temprana y
agilizará el proceso de admisión.
 - Implementar un sistema automatizado de comunicación de resultados que envíe
notificaciones a los solicitantes de manera rápida y eficiente. Esto facilitará la
comunicación y proporcionará a los solicitantes una respuesta más rápida. Recuerda que
estas son solo sugerencias y es importante involucrar a los responsables del personal de
admisión y otras partes interesadas para evaluar la viabilidad de implementar estos cambios
y personalizarlos según las necesidades específicas de INFOTEP.

Recursos necesarios a incorporar o eliminar:

- Incorporar un sistema de gestión de solicitudes en línea y un software de evaluación de

competencias para reemplazar las evaluaciones en papel y agilizar la revisión y evaluación.
- Eliminar el uso de formularios físicos y cambiar a una plataforma en línea para la
presentación y revisión de documentos.

LISTADO DE ACTIVIDADES OPTIMIZADAS

Secuencia Actividades
1 Publicación de Convocatoria
2 Solicitud de Creación de perfil
3 Aprobación Perfil Creado
4 Completar formulario a través del perfil
5 Cargar documento al perfil para Evaluación
Recepción y Evaluación de Documentos vía la
6 plataforma
Si cumple con los requisitos de los documentos
7 es candidato para la prueba Aptitud.
Si NO cumple con los requisitos deberá
enviarlo nuevamente antes de la fecha de la
8 prueba de aptitud para ser verificados
9 Prueba De Aptitud Digital*
10 Compilación de Resultados
11 Notificación a los usuarios Aprobados
Notificación a los usuarios NO Aprobados
12 (Opción de reaplicar)
13 Entrevista online (opcional)
14 Entrevista Presencial (opcional)
15 Ratificación de perfil Solicitante- Estudiante
Publicación por correo electrónico Fecha Inicio
16 Curso
Nota: Prueba de aptitud y entrevista está sujeto a los programas que ameriten este paso.
Responsable
Departamento de Admisiones & Depto. IT
Solicitante
Departamento de Admisiones
Solicitante
Solicitante
Departamento de Admisiones
Departamento de Admisiones
Departamento de Admisiones &
Solicitante
Solicitante & Departamento Admisiones
Departamento de IT
Departamento de Admisiones
Departamento de Admisiones
Solicitante & Departamento Admisiones
Solicitante & Departamento Admisiones
Departamento de Admisiones & IT
Departamento de Admisiones
Diagrama de flujo del proceso optimizado

https://miro.com/app/board/uXjVNaFKTvs=/?moveToWidget=3458764566874438480&cot
=10

Posibles beneficios de la optimización

El proceso de admisión de INFOTEP puede beneficiarse de la implementación de una gestión de

BPM (Business Process Management) para mejorar su eficiencia y efectividad.

La gestión de BPM permite visualizar todos los pasos del proceso de admisión de INFOTEP, desde
la presentación de la solicitud hasta la comunicación de resultados. Esto proporciona una
comprensión clara de cómo se desarrolla el proceso y ayuda a identificar posibles áreas de mejora,
posibles cuellos de botella, retrasos o problemas durante el proceso, lo que permite tomar medidas
rápidas para asegurar un flujo eficiente.

Con la plataforma de BPM, estaremos automatizando ciertas tareas administrativas o repetitivas

dentro del proceso de admisión, mediante el diseño de un formulario en línea seguro y fácil de usar
para la captura de datos, este formulario en línea considerará las informaciones relevantes,
asegurando la inclusión de campos obligatorios (datos de contacto y correo electrónico). Adicional
a esto, el sistema puede generar automáticamente correos electrónicos o notificaciones para
informar a los solicitantes sobre el estado de su solicitud. Esto ahorra tiempo y reduce los errores
humanos.
Con la herramienta BPM, buscamos que todos los archivos y documentos puedan almacenarse y
organizarse de manera digital, lo que simplifica su acceso y evita la pérdida de documentación
importante.

En resumen, la optimizacion del proceso, trae consigo los siguientes beneficios:

- Mayor eficiencia y rapidez en el proceso de admisión.

- Reducción del tiempo de espera para los solicitantes y el personal de admisión.
- Mayor precisión y consistencia en la evaluación de los solicitantes.
- Eliminación de errores y pérdida de documentos físicos.
- Reducción de costos asociados con la impresión y el almacenamiento físico de documentos
- Brindauna mejor experiencia tanto para los solicitantes como para el personal de admisión.

Indicadores y criterios de selección de los indicadores para verificar la correcta ejecución del
proceso

Al momento de seleccionar los indicadores, se deben tomar en cuenta que los mismos deben ir
alineados a los objetivos y necesidades especificas de la institucion y el proceso:

Relevancia: Los indicadores seleccionados deben ser relevantes para el proceso de admisión y
estar directamente relacionados con los objetivos y metas establecidos. Deben reflejar aspectos
clave del proceso, como la calidad de los solicitantes admitidos, la eficiencia en la evaluación y el
cumplimiento de los estándares establecidos.

Objetividad y medibilidad: Los indicadores deben ser objetivos y medibles, lo que significa que
deben basarse en datos verificables y estar sujetos a análisis y seguimiento. Esto permitirá evaluar
con precisión el rendimiento del proceso de admisión a lo largo del tiempo y tomar decisiones
informadas para mejorarlo.

Accesibilidad de datos: Los indicadores seleccionados deben basarse en datos que sean accesibles
y disponibles para su recopilación y análisis. Esto implica tener sistemas y procesos adecuados
para recopilar y almacenar los datos necesarios para calcular los indicadores.

Coherencia con los estándares de calidad: Los indicadores deben ser coherentes con los estándares
de calidad establecidos por la institución. Esto implica identificar y seleccionar indicadores que
ayuden a evaluar la calidad de los solicitantes admitidos, asegurando que cumplan con los
requisitos y criterios establecidos.

Enfoque en los resultados: Los indicadores deben centrarse en los resultados del proceso de
admisión, como la tasa de admisión, la retención de estudiantes, el rendimiento académico de los
estudiantes admitidos, entre otros. Esto permitirá evaluar la eficacia del proceso en términos de
lograr los resultados deseados.
Es importante involucrar a todas las partes interesadas pertinentes en el proceso de selección de
indicadores, incluyendo al personal de admisión, directores académicos y otros responsables de la
toma de decisiones. También es necesario revisar y ajustar periódicamente los indicadores
seleccionados para asegurarse de que sigan siendo relevantes y útiles para evaluar y mejorar el
proceso de admisión.

Indicadores

- Tiempo de respuesta promedio o procesamiento: Se establecerá un plazo objetivo para la

comunicación de resultados y se medirá el tiempo que se tarda en proporcionar la respuesta
al solicitante. Este indicador permitirá identificar posibles cuellos de botella y áreas de
mejora en el proceso.
- Precision en la evaluacion: Se realizará un seguimiento de los resultados de las
evaluaciones y se determinará la precision y consistencia en la toma de decisiones de
admisión. Con este indicador se garantizará que los solicitantes cumplan con los criterios
establecidos.
- Nivel de satisfacción del solicitante: A través de encuestas o entrevistas, se evaluará el
nivel de satisfacción del solicitante con el proceso de admisión. Mediante esta
retroalimentación se podrá evaluar la experiencia y hacer mejoras en base a sus
comentarios.
- Porcentaje de documentación completa: Se mide la proporción de solicitudes de admisión
que cumplen con todos los requisitos documentales establecidos.
- Número de solicitudes rechazadas: Se debe medir y dar seguimiento a la cantidad de
solicitudes que son rechazadas debido a incumplimiento de requisitos. Este indicador
ayudará a identificar posibles problemas en los criterios de admisión o en la comunicación
de requisitos a los solicitantes.
Conclusión

Tal y como hemos visto la automatizacion y optimizacion de los procesos conlleva una gran
organización, es decir, se debe llevar a cabo una serie de actividades y propuestas que hacen que
el proceso sea mas eficiente y productivo.

Con esta propuesta buscamos que INFOTED puede dotarse de un proceso mas agil, eficaz y rapido
a la hora de presentar sus programas educativos.

La buena selección de aspirantes trae consigo un mayor rendimiento academido en la

implementacion de un curso.

Una propuesta que va desde presentacion de un curso hasta la admision completa de un estudiante,
poniendo asi a INFOTED como una opcion util, con calidad, en el campo de estudios superiores
de la Republica Dominicana.

Referencias Bibliográficas

- https://www.infotep.gob.do/index.php/sobre-nosotros/quienes-somos, Visitada el 25 de
septiembre de 2023
- Díaz, Juan (2021). Introducción a la Transformación Digital. Material Didáctico de la
asignatura Transformación digital de la organización, Versión para modalidad Virtual
PUCMM, Santo Domingo, R.D.
- PowerData (S.f.). Transformación Digital, ¿Qué es? Su importancia y relación con los
datos. Puede ampliar más en https://www.powerdata.es/transformacion-digital.
- https://aydai.com/optimizacion-de-procesos-de-produccion-definicion-beneficios-y-mas/
- https://www.infotep.gob.do/index.php/terminos-de-uso/itemlist/user/369-2021-07-08-22-
53-13

Anexos

• Resumen de plan de acción propuesto

Plan de Acción
PLAN DE ACCIÓN