i

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA
SEDE CIUDAD BOLIVAR
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Y PASANTIAS

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE CITAS MEDICAS EN EL

CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL (C.R.I.) MUNDO DE
SONRISAS, MUNICIPIO ANGOSTURA DEL ORINOCO, CIUDAD
BOLIVAR, ESTADO BOLIVAR

Proyecto de grado, presentado como requisito parcial para optar al título de

Ingeniero en Informática

RAYBETT JESUS GIL RODRIGUEZ

C.I. 15.972.811
 ii

CIUDAD BOLÍVAR, JUNIO DE 2021

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA
SEDE CIUDAD BOLIVAR
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Y PASANTIAS

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE CITAS MEDICAS EN EL

CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL (C.R.I.) MUNDO DE
SONRISAS, MUNICIPIO ANGOSTURA DEL ORINOCO, CIUDAD
BOLIVAR, ESTADO BOLIVAR

Proyecto de grado, presentado como requisito parcial para optar al título de

Ingeniero en Informática

_____________________________
Tutor Académico
Lydy Gruber
C.I. Nº 11.176.129

RAYBETT JESUS GIL RODRIGUEZ

C.I. 15.972.811

CIUDAD BOLÍVAR, JUNIO DE 2021

 1

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA
SEDE CIUDAD BOLIVAR
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Y PASANTIAS

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi carácter de Tutora del Trabajo de Especial de Grado presentado

por el ciudadano: RAYBETT JESUS GIL RODRIGUEZ , titular de la Cédula
de Identidad , V- 15.972.811 para optar al título de Ingeniero en Informática,
considero que este reúne los requisitos y méritos suficientes para ser
sometido a presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.

En la ciudad Bolívar a los 04 días del mes de Junio, de 2021

_____________________________

Tutora: Lydy Gruber

C.I.: 11.176.129
 iv

INDICE GENERAL

pp.
Carta de Aprobación Tutor ............................................................................ iii
Dedicatoria .................................................................................................... iv
Agradecimiento ............................................................................................. v
Indice General ............................................................................................... vi
Resumen ………………………………………………………………………….. viii
Introducción .................................................................................................. 1

Capítulo I.
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema ............................................................... 3
1.2 Objetivos de la Investigación .............................................................. 6
1.2.1 Objetivo General ........................................................................ 6
1.2.2 Objetivos Específicos ................................................................. 6
1.3 Justificación y alcance ........................................................................ 6

Capítulo II.
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación ....................................................... 8
2.2 Bases Teóricas ................................................................................... 10
2.2.1 Sistema de información ……………………………………….…. 10
2.2.2 Clasificación de los sistemas de información ……………….…. 11
2.2.3 Estructuración de sistemas y procesos de información ……… 12
2.2.4 Elementos técnicos fundamentales de los sistemas de
información ………………………………………………………... 18
2.2.5 La facturación en el proceso ventas – cobro ………………...... 24

Capítulo III.
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Diseño y tipo de Investigación ............................................................ 26
3.2 Técnica de recolección de datos ........................................................ 27
3.3 Técnicas aplicadas y/o métodos ......................................................... 28
 v

pp.
Capítulo IV.
DESARROLLO DEL PROYECTO
4.1 Descripción de la situación actual ………………………………………. 32
4.2 Procesamiento de datos ………………………………………………….. 32
Diseñar el módulo de verificación de facturas para sistemas
existentes…………………………………………………………………… 33
Codificar e integrar el módulo en el sistema para su perfecto
funcionamiento …………………………………………………………….. 36

Capítulo V.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones ...................................................................................... 37
5.2 Recomendaciones .............................................................................. 38
Referencias Bibliográficas ............................................................................ 40
Anexos.
Entrevista …………………………………………………………………………. 43
 vi

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FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Y PASANTIAS

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE CITAS MEDICAS EN EL

CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL (C.R.I.) MUNDO DE
SONRISAS, MUNICIPIO ANGOSTURA DEL ORINOCO, CIUDAD
BOLIVAR, ESTADO BOLIVAR

Autor: Raybett Gil

C.I. V- 15.972.811

Tutora: Lydy Gruber

RESUMEN

El propósito de la investigación es Diseñar un sistema de Control de Citas

medicas en el Centro de Rehabilitación Integral (CRI) Mundo de Sonrisas
ubicada en el Municipio Angostura del Orinoco de Ciudad Bolívar, Estado
Bolívar. Esta institución sin fines de lucro, brinda la atención médica a
personas con bajos recursos, pacientes discapacitados, niños, niñas y
adolescentes con alguna condición especial, poniendo a su disposición los
equipos y especialistas que sean requeridos de una manera gratuita. Por
esta razón las personas acuden masivamente a este centro para obtener una
cita médica y en los actuales momentos la misma no cuenta con un sistema
automatizado que tenga un control de los pacientes atendidos. con esto se
logra la implementación de las nuevas tecnologías ya que permite agilizar los
procesos de atención médica en diferentes áreas debido a que se observan
los retrasos que se presentan al momento de ingresar nuevos pacientes en
los archivos de registro o historias medicas. Para dar inicio a esta
investigación se realiza un diagnostico de la situación actual del proceso de
citas medicas para así implementar los requerimientos necesarios y poder
realizar el diseño correspondiente al objeto de estudio mencionado. El
desarrollo de la Investigación permitió la aplicación de técnicas de
recolección como la observación directa, las entrevistas no estructuradas y la
revisión bibliográfica, de igual manera se aplicó la metodología de James
Senn, porque maneja el ámbito de trabajo más claro y preciso que se
necesita; comienza desde el problema, desarrollo, hasta llegar a la
implantación del nuevo sistema. El Sistema de Información automatizado
permitirá realizar y controlar de manera rápida y eficiente el proceso registro
de otorgamiento de citas. Este trabajo fue diseñado bajo el lenguaje de
programación HTML y PHP, que cumple a su vez con todas las expectativas
y requerimientos necesarios de Institución. La metodología utilizada para el
 vii

diseño del mismo fue la XP. Así mismo se les brindo una información
detallada del funcionamiento del nuevo sistema para el Proceso de
otorgamiento de citas medicas a las personas encargadas del departamento
de historias medicas.
 1

INTRODUCCIÓN

A través de los últimos años, se ha indagado y establecido la

importancia acerca de la necesidad que tienen las instituciones de
implementar y de reorganizar sus flujos de Información y establecer nuevos
controles en cuanto al empleo de sistemas que mejoren los procesos
administrativos que en ella se realizan, ya sea para regular las relaciones de
trabajo entre sus empleados y la alta gerencia, o también por necesidad de
controlar el efecto de algunas variables presentes en su medio ambiente o
mercado en que compite y comercializan el producto o servicio.

Los principios fundamentales de las instituciones, enfatizan el manejo

de los procedimientos de control interno en cada una de las áreas de la
organización, así como el manejo y criterios objetivos, que se sustenten en la
excelencia y eficacia. Estos planteamientos se hacen pertinentes al ámbito
privado que requiere una profunda transformación en su manejo a los efectos
de hacerle responder de una manera más efectiva a las expectativas que se
generen del mercado local y nacional.

La ejecución de esta investigación responde a una inquietud de su

autor, que surge en virtud de la necesidad que se percibe en el desarrollo del
proceso de control y registro de citas medicas del Centro de Rehabilitación
Infantil Mundo Sonrisas ubicado en el Municipio Angostura del Orinoco
Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, con respecto a mantener un sistema de
información que permita ser más eficiente y direccionalizar de mejor manera
el proceso de registro de pacientes en el sistema de control de citas de la
institución; con este estudio se trata de plantear alternativas para mejorar la
calidad del proceso de información anteriormente mencionado.
 2

Es importante acotar que, para la realización de esta investigación, se

conformó un esquema de trabajo, mediante el cual se ejecutó el proceso
indagatorio en sus fases de investigación descriptiva, de campo y de
propuesta, dicho esquema se estructuró de la siguiente manera:

Capítulo I: El Problema: Estructurada por el planteamiento del

problema, objetivos de la investigación, objetivo general y específicos,
justificación y alcance.

Capítulo II: Marco Teórico: Antecedentes de la investigación,

antecedentes relacionados, bases teóricas.

Capítulo III: Marco Metodológico: Tipo y diseño de investigación,

técnicas de instrumentos de recolección de datos y técnicas aplicadas y/o
métodos.

Capitulo IV: En esta sección se presentan el Desarrollo del Proyecto, a

fin de deducir como se ha logrado la solución del problema planteado,
mostrándose por orden de objetivos específicos formulados en el capítulo del
problema los resultados alcanzados en cada uno de los mismos sobre la
base de los conocimientos adquiridos y las suposiciones establecidas.
Conclusiones, Recomendaciones, las Referencias Bibliográficas y anexos.
 3

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Hoy en día a nivel mundial en países como EE.UU., Alemania y

Francia, las organizaciones en el ámbito comercial, han establecido un nivel
de competencia tan significativo, que les ha obligado a establecer una
plataforma tecnológica, que le permita proyectar una dinámica más eficiente
y eficaz para canalizar todos los procesos en cualquier directriz. En tal
sentido, se han preocupado por fortalecer sus sistemas tecnológicos
mediante la implementación de sistemas de información que le permitan
enfocar de mejor manera sus acciones en todos sus ámbitos.

Sin embargo, en la era de la transformación digital, el uso de sistemas

de información, y en particular, los vinculados con la gerencia de las
instituciones, cumplen un papel fundamental para garantizar la integración.
La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la
posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de
organización de la empresa, y proyectar de esta manera los procesos con un
nivel de competitividad óptimo.

Actualmente las organizaciones modernas, tanto de índole pública,

como privada requieren de evoluciones tecnológicas que agilicen su misión,
para influir a la optimización del trabajo que desempeñan.

En la mayoría de los procesos creados en la organización se hace

necesaria los procesamientos de datos de sistemas, el cual facilita el proceso
de información permitiendo las relaciones necesarias para un mejor
desarrollo y así mejorar los planes y metas ofrecidas. De allí que el aporte a
esta investigación permita profundizar en el sistema, de esta forma la
 4

institución puede lograr una acción segura que conlleve a una excelente
proyección y credibilidad en lo distintos sectores sociales

Cabe resaltar, que los sistemas de información son una herramienta

que le permite a las organizaciones independientemente de su tamaño y
nivel de competencia ajustar todos los procesos internos y garantizar una
fluidez de información efectiva en el ámbito interno y externo a fin de
direccionalizar y operacionalizar apropiadamente todas sus estrategias,
normativas y lineamientos hacia el alcance de los objetivos propuestos.

Por otro lado, las herramientas tecnológicas se han convertido en una

de las razones fundamentales para que las organizaciones puedan liderar en
el mercado, una de ellas es el adecuado manejo de información, ya que
estas son utilizadas diariamente, para el registro y utilización de sus datos
con el fin de automatizar los servicios y reducir los tiempos de las
operaciones.

Dentro de la Gerencia de Salud, se requiere un sistema de base de

datos compartido y con ello una mejor administración de los registros,
además de facilidades en cuando a interfaz, consultas e impresión de
reportes, acorde con las necesidades inmediatas del C.R.I. Mundo de
Sonrisa.

Las deficiencias actuales son:

 La rigidez del menú a falta de una interfaz gráfica, dificultando la tarea

al usuario para el manejo de las opciones y tareas del sistema, el
registro lo llevan en Excel.
 La dificultad a la hora de compartir los datos, y en sí mismo la
información por contar con una base de datos de escritorio mono
usuario.
 5

 A nivel de impresión de reportes, estos son impresos sin ningún tipo

de vista previa, o interfaz que permita ver él o los registros sin
imprimirlos; dificultando de esta manera obtener rápidamente una
información sobre los mismos.
 Retraso al momento de verificar una información.

Perdida de información.

El Centro de Rehabilitación Infantil Mundo Sonrisas, …..posee un

carácter dinámico, un espíritu competitivo, sin embargo, la presión de un
mercado globalizado y la urgencia de usar nuevas tecnologías para lograr
una estabilidad en el negocio, cada vez más pesa en el crecimiento de la
organización. Las tareas rutinarias de facturación y cobranza, se realizan de
una manera inconsistente no manteniendo un registro adecuado y
automatizado preciso. Una deficiente organización en el proceso de
facturación y cobranza genera perdida y una desorganización sustancial en
los procesos.

Además de esto, por no tener un registro adecuado, sistematizado y

automatizado, se han visto situaciones en donde se han extraviado las
facturas, lo que origina que se presenten situaciones donde se observen
pérdidas financieras. Además, al momento de realizar un arqueo de venta
diaria se debe revisar todas las facturas de ese día, sumarlas una a una para
poder obtener esa información, sin olvidar que en cualquier momento se
puede pasar por alto una factura, produciendo datos erróneos, y al momento
de registrar esos datos en los arqueos diarios para realizar estadísticas de la
empresa se produce un desequilibrio contable y difícil de corregir. De lo
anterior se deduce que existe dificultad en la gestión de la información, esto
genera deficiencia en el proceso de facturación y cobranza, esto produce
incertidumbre en cada uno de los procesos críticos y transacciones que se
llevan a cabo diariamente, y es por ello que es de vital importancia la
 6

incorporación de un módulo de verificación de facturas que permita solventar

dicha situación actual.

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo General

Diseñar un sistema para el control de citas médicas en el Centro de

Rehabilitación Infantil Mundo de Sonrisas

1.2.2 Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico sobre el proceso del control de citas e historias

médicas cabo en el CRI Mundo de Sonrisas de Ciudad Bolívar, Estado
Bolívar.
 Determinar nuevos requerimientos de información que satisfagan las
exigencias del usuario.
 Crear una Base de Datos que sea capaz de recopilar toda la información
y que proporcione el acceso de búsqueda y control de citas medicas de

manera rápida y confiable.

1.3 Justificación y Alcance

Cabe destacar la importancia que tiene la realización del sistema, ya

que permita confirmar los procesos principales como una herramienta más
que promueva la ejecución de las acciones que lleven al alcance excelente
de las metas trazadas, permitiendo como resultado final:

 Mejoras y darle un buen servicio de atención al beneficiario.

 Modificar o Eliminar inconvenientes ocasionados con el actual
sistema.
 Corrección de fallas.
 7

ALCANCE

El sistema, está orientado a mejorar las deficiencias presentadas por el

sistema actual del C.R.I. Mundo de Sonrisa. Mejorando el mismo a los
nuevos requerimientos del sistema.

Este estudio alcanzará el área de la Gerencia de Salud de la Fundación

Social Bolívar, concretamente relacionado con la creación de un sistema
automatizado para el control de citas médicas, lo que aportaran mejoras a la
institución.

El Sistema de Control de Citas Médicas, permitirá::

 Disponer de una interfaz gráfica estandarizada en las aplicaciones

bajo ambiente Windows. Haciendo más intuitivo su aprendizaje,
manejo y control.
 Generar Citas médicas de acuerdo a la especialidad que requiera el
paciente.
 Desplegar información sobre los pacientes que tienen o tuvieron faltas
con la cita, a su vez, consultas dinámicas de la información obtenida
bajo variados formatos de reportes. Esta función permitirá la búsqueda
selectiva de información por clasificación C.I., fecha, nombre o una
combinación de estas.
 Disponer de herramientas de consulta y de reportes que faciliten la
conversión de información para exportarla hacia las herramientas
estándares de la Red de cada Consultorio.
 Asegurar la confiabilidad de la información, es decir, deberá asegurar
que los reportes no puedan ser modificados o alterados, resguardar
las fuentes de manera que se impida la escritura sobre los archivos de
datos.
8
 9

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la investigación

Los antecedentes se refieren a una breve explicación sobre otros

trabajos o investigación, que de una forma u otra presentan alguna relación o
algún parecido con la investigación que se presenta.

Para la realización de esta investigación se tomaron en cuenta diversas

investigaciones realizada con anterioridad:

Hun Waunita (2002), cuyo trabajo se titula “Sistema Automatizado para

el Control de Registros de Expedientes y Obreros Adscritos al Departamento
del Personal del Ministerio de Energía y Minas Región Guayana”. El nuevo
sistema permite el manejo de la información de manera más rápida y sencilla
y que el usuario se desempeñe mejor en sus labores diarias; además de que
brinda la seguridad y confianza por el manejo de claves de acceso, para
evitar que las personas ajenas accedan a la información.(Pág. 35)

Patiño Manuel Jesús (2003), “Sistema Automatizado para el Control de

Datos del Personal en Plumrose Latinoamérica C.A. suscrito a la gerencia
de distribución. Sucursal Ciudad Bolívar”, Instituto Universitario de
Tecnología Rodolfo Loero Arismendi. Este sistema fue realizado en Visual
Basic y trata sobre almacenar información correspondiente a los datos
personales y vida laboral de los trabajadores del Plumrose Latinoamérica
C.A. que depende de la gerencia de distribución en la Sucursal Ciudad
Bolívar. (Pág. 39)
 10

Luna, Jorge (2004), cuya tesis de grado se titula “Desarrollo de un

Sistema Automatizado para el Control de Expediente en Fondo Bolívar”.
(Pág. 12)

Aguilera Merydexis, Cordova de Jeús (2002), “Sistema Automatizado

para el Control de la Ubicación y del Personal que labora en las Escuelas
Bolivarianas Rurales y Urbanas de los Municipios del estado Bolívar de la
Zona Educativa”. El sistema implanto fue utilizado en Access y tiene como
finalidad desarrollar un sistema computarizado que permita llevar un control
de la ubicación y del personal que labora en las Escuelas Bolivarianas.
(Pág. 40)

Rivas, Marianela (2002), cuya tesis se titula “Sistema Automatizado

para el Manejo de Expedientes de la División de Fianza del Ministerio de
Ambiente y de los Recursos Naturales, Dirección Estadal Ambiental Bolívar”.
(Pág.13)

%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Entre las investigaciones relacionadas con la variable en estudio se
nombra en primer término la realizada por: Aguilera, (2017). Titulada:
Propuesta de un sistema de información para optimizar el proceso de
asesoría al contribuyente en el área de Atención al Cliente en el Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), en
donde concluye: que los mecanismos de información en el área tributaria se
instrumenta de una manera poco funcional debido a que no existe un sistema
adecuado que enfoque todo lo concerniente a la información del proceso de
 11

Recaudación de un determinado impuesto, en donde el contribuyente pueda

planificar y ubicarse en el ámbito que le corresponde.

Además, los procedimientos de información tributaria presentan

numerosas fallas que dificultan la estructuración de un proceso efectivo y
eficaz. Se apreció también que los niveles de capacitación del personal en
materia de manejo de sistema de información tributaria son limitados y no
acorde con los requerimientos del proceso de información tributaria. Aunado
a ello, se pudo evidenciar que la realización de los procesos y entrenamiento
de capacitación en esa área, se lleva a cabo con poca frecuencia.

Rodríguez, (2016), Realizó un trabajo de grado titulado: Empleo de los

sistemas de Información administrativos como factor de apoyo para la
planificación financiera de la Gerencia de Obras Sanitarias Hidráulicas
 12

subregión Bolívar, del Departamento de Administración de la Empresa

C.V.G. Ciudad Bolívar, donde se concluye: la información que es procesada
por los sistemas de información involucra directamente la forma que se
posee de transformar la misma, de modo que pueda utilizarse para evaluar
requerimientos hasta el punto de hacerlo satisfactorio a los niveles exigidos
de producción y determinar si habrá necesidad de solicitar financiamiento
para cubrir con los objetivos.

Esto no es más que otra cosa que maximizar la riqueza de los dueños
de la empresa a través del riesgo y el rendimiento traduciéndose a la
planificación financiera donde éste implica la toma de numerosas decisiones
referente a cómo lograr alcanzar las metas propuestas por la empresa u
organización. Ambos elementos, sistemas de información y planificación
financiera conforman un todo que ha permitido que los datos que se
procesen en el primero sean la base para la segunda. Se dice que en todos
los ámbitos y niveles empresariales afectan las decisiones y no se escapan
de ellos los entes públicos y privados.

Ramos, (2016). En su trabajo titulado: Sistema Computarizado para

Control de Asistencia del SENIAT (SPCAP). De la Universidad Nacional
Abierta de la Nor-oriental”. Para optar al título de Ingeniero en Informática.
Después del proceso de análisis de los procedimientos, la autora, procedió a
realizar un sistema en Microsoft Access 7.0 para llevar el control de
asistencia del personal en la oficina de personal. Como aporte para la
investigación actual, se estima factible el análisis del referido módulo para
concatenarlo al sistema en estudio, de igual forma se consideran las rutinas
de programación, ya que se desarrollaron en el software estándar del
SENIAT.
 13

2.2 Bases teóricas

2.2.1 Sistema de información

Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre si

para alcanzar algún objetivo, según Cohen Karen, & Asín Lares, (2005).

Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad o

un procedimiento o plan de procesamiento que busca una meta o
metas comunes mediante la manipulación de datos, energía o
materia, en una referencia de tiempo, para proporcionar
información, energía o materia. (p. 22).

En este orden de ideas, se considera que un sistema es un conjunto de

elementos que se dedica a lograr, con la ayuda de procesamientos de
información en un tiempo determinado, objetivos específicos.

Por otro lado, Garreta, (2003), siendo más concreto en su concepción

dice que “Un sistema es simplemente un conjunto de componentes que
interactúan para alcanzar algún objetivo”. (p. 32). Lo que permite establecer
que, en un sistema, las partes que lo integran deben ser interdependientes
para que los objetivos, puedan lograrse con éxito. El objetivo de un sistema
de información es proporcionar información para la toma de decisiones y
solución de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier
tipo de organización y que permiten controlar y dirigir su existencia,
operación y destino.

Expresa, Kendall & Kendall (2005), que:

Un sistema de información es, por definición, un sistema por

medio del cual los datos son obtenidos procesados y
transformados en informaciones, esquematizadas y ordenada,
para complementar el proceso de toma de decisiones, es decir
que recogen la información tal cual como sucede y la transforma
para tomar decisiones. (p. 85)
 14

De esta manera, se considera que la información se recoge tal cual

como sucede y es transformada para tomar decisiones. Sin embargo, Mena,
A. (2011), señala que:

Un sistema de información se define; como un ensamblaje formal

y sistemático de componentes que efectúan operaciones de
procedimientos de datos legales para satisfacer los requerimientos
transnacionales, proporcionan información a la gerencia para el
apoyo de las actividades de planificación, control y toma de
decisiones (p. 71).

Un sistema de información es la unión de todos los elementos que

actúan en la obtención de la información, para satisfacer requerimientos, y
apoyar la toma de decisiones.

Según Pastor & Collado, (2002). “Un sistema de información es un

conjunto organizado de hombres, máquinas programadas y procedimientos
para llevar a cabo unas funciones que cumplan unos objetivos deseados.”
(p.29) Un sistema de información integrado conduce todos los datos de una
organización hacia un banco común, para realizar el procedimiento y las
funciones de toda la empresa conjuntamente.

2.2.2 Clasificación de los sistemas de información

Los sistemas de información se clasifican, según la autora, Pressman,

(2006). En Sistema de Comunicación: Trasmite información entre diferentes
subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas
de la organización o equipos electrónicos (Computadores, terminales,
impresoras, télex, entre otros). La información producida como salida por uno
o varios subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otro de
ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se
transmite. Se establece de este modo toda una red de comunicación de
información entre diferentes subsistemas de la organización.
 15

Sistema de información informal: Es una red no estructurada de

comunicación informal entre personas dentro o no en el ambiente de la
organización. Este tipo de sistema surge del contacto entre personas
orientadas a satisfacer sus necesidades de información relativa al trabajo o
hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente.

Sistema de información organizacional: Formados por los flujos o

canales de información que trasmiten mensajes entre los diferentes niveles
jerárquicos de la organización hacia los operativos y proveer la información
de retroalimentación necesaria para controlar la organización.

Sistema de información operativos: Son definidos como sistemas de

información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
realización de operaciones básicas en la organización. El objetivo primordial
de este tipo de sistema es el de preparar y mantener los registros de datos
originados por las operaciones elementales de la organización.

Sistema de procesamiento de datos: El procesamiento de datos es

parte fundamental e implícita de la mayoría de los sistemas de información.
Sin embargo, existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo
exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y utilizar. La
información producida puede ser utilizada por el usuario, como algún fin
específico, en la realización de sus tareas o actividades.

2.2.3Estructuración de sistemas y procesos de información

Dentro de toda organización moderna los sistemas de información

representan los ejes que guían el desarrollo efectivo de las mismas. De
acuerdo con Ruiz, (2005). el sistema de información “…es la estructura
básica de la gerencia de información moderna” (p. 47).
 16

De acuerdo a esto, el sistema de información es lo que hace posible la

correcta utilización de las instalaciones tecnológicas modernas, con miras a
satisfacer las necesidades de información que existen en un determinado
contexto organizacional. Para el logro de ese cometido es fundamental que
el sistema de estructura sea una serie de componentes integrados, que
hagan posible el procesamiento y análisis rápido de las informaciones que
fluyen dentro de la organización y que sirven de base para que la misma
tenga un carácter funcional y operativo.

Con respecto a lo anterior, Llorens (2004) considera cuatro fases

fundamentales en la estructura de todo sistema de información. Dichas fases
se desglosan en los términos siguientes:

 Fase I - Requerimientos.

 Fase II - Análisis/diseño.

 Fase III - Construcción.

 Fase IV - Pruebas.

 Fase V - Producción/mantenimiento.

La estructura y diseño de un sistema de información produce los

detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados durante cada fase. Los especialistas en
sistemas se refieren, con frecuencia, a estas etapas como diseños lógicos en
contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan diseño físico,
sin embargo, el aspecto fundamental es comprender todas las facetas
importantes de la parte de la empresa que se encuentra en estudio.

Fase I: Requerimiento:

En esta fase se cumplen las actividades relativas al modelo de empresa

y planificación del sistema, con el fin de poner en perspectiva las estrategias
 17

del negocio y definir, de acuerdo a ellas, sus requerimientos de información.

Por ello, esta fase es fundamental para lograr que la estrategia de
informática encaje dentro de las metas de la empresa. Este aspecto de la
estructura del sistema de información constituye una fase importante tanto
para la empresa en forma global o para un área de la misma en la cual se
requiere el manejo, análisis, tratamiento y transmisión de información.

El planteamiento anterior es altamente pertinente, pues se refiere a las

necesidades expresadas por parte de los clientes, con respecto a las
necesidades de información en el área financiera, aspecto, que hace
relevante la instrumentación de un proceso de verificación de cuáles son las
necesidades de tipo tecnológico y de recursos humanos necesarias para la
conformación de un sistema de información financiero realmente efectivo.

Cabe señalar, que de acuerdo a Tamayo Alzate, (2005). durante la fase

de requerimiento se crea un modelo del área de negocios, en el cual se
presentan tres áreas fundamentales: “…los procesos que se realizan, la
información utilizada por estos procesos y las reglas, políticas y prácticas del
negocio que rigen estos procesos” (p. 65).

De acuerdo a lo anterior, el modelo del área de negocio que se

estructura en la fase de requerimiento permite poner en perspectiva las
estrategias que desarrolla la empresa y sus modelos y flujos de datos, así
como también, las interrelaciones entre procesos y datos.

Cabe señalar, que esta visión estratégica del negocio permite

desarrollar un Plan de Sistemas de Información con todos los ingredientes
para guiar el desarrollo de una arquitectura integral de sistemas capaz de dar
soporte al área del negocio en el cumplimiento de objetivos estratégicos. De
acuerdo al autor ya referido, el Plan de Sistemas deberá incluir los siguientes
elementos:
 18

− Los sistemas que deberán ser desarrollados para el

área del negocio, sus bases de datos, la información que
intercambiarán o compartirán.
− La descripción de cada sistema y cada aplicación.
− La red de procesamiento, el hardware y el software
que serán utilizados para el funcionamiento del sistema
requerido.
− La definición de los lineamientos de desarrollo para
cada sistema.
− Un esquema de los problemas que tiene el área de
negocio.
− Un análisis de los beneficios que se espera derivar
de los sistemas que conforman la arquitectura (p. 76).

Con la elaboración efectiva del Plan de Sistemas, en atención a los

requerimientos anteriormente expuestos, se garantiza lograr emprender los
proyectos que requiere la empresa, reclutar y desarrollar el personal que sea
necesario y adquirir e instalar el software y hardware requerido.

Fase II: Análisis/diseño:

En esta fase se utilizan los requerimientos definidos en la fase anterior

e igualmente, se combinan las técnicas y herramientas de análisis y diseño y
se desarrolla el diseño arquitectónico de los sistemas que deben satisfacer
esos requerimientos.

Cabe señalar que, de acuerdo con Senn, (1992), en el diseño

arquitectónico de todo sistema existen dos grandes grupos de objetos o
componentes: los datos y los procesos. Todas las actividades de la fase de
Análisis/Diseño están orientadas a analizar y diseñar esos dos grandes
 19

componentes, desde una perspectiva física. Según este autor, las

actividades de esta fase pueden clasificarse en cuatro grandes grupos:

− Las actividades a analizar y diseñar los procesos,

las cuales toman en cuenta los requerimientos de
funcionamiento y operación del negocio ya definido en la
planificación del sistema.
− Las actividades destinadas a analizar y diseñar los
datos, las cuales toman en cuenta los requerimientos de
información definidos en la fase de Planificación.
− Las actividades destinadas a diseñar y organizar los
componentes físicos que harán posible el funcionamiento del
sistema.
− Las actividades destinadas a planificar el desarrollo
de dichos componentes físicos, en forma tal que puedan ser
construidos e implantados en la forma más rápida y productiva
posible (p.69).

Como complemento a la fase Análisis/Diseño, es pertinente incorporar

un subsistema de evaluación de paquetes, a los efectos de que se evidencie
cuáles de los paquetes de software, son los más adecuados al sistema.

Fase III: Construcción:

Una vez que se ha definido la arquitectura del proceso y datos de un

sistema, se inicia el diseño detallado y el desarrollo de cada uno de los
componentes de ese sistema.

Según, Whitten, Bentley, & Barlow, (1997) dentro de la fase de

construcción se destacan las siguientes actividades: Desarrollo de
infraestructura; adaptación de paquetes; desarrollo de unidades de diseño
interactivas; desarrollo de unidades de diseño o batch (por lotes); desarrollo
de unidades de diseño manuales” (p.38).
 20

─ La primera de estas actividades, organiza los elementos de

base y plataforma, que permitan las tareas de construcción en la forma
más productiva posible.

─ La segunda de estas actividades asegura que los paquetes de

software sean utilizados con el máximo provecho posible.

─ En la tercera actividad se estructuran los procedimientos para

llevar a cabo la relación entre el usuario y el sistema.

─ La cuarta acción permite estructurar los procesos

automatizados de información en lote.

─ La quinta actividad se refiere a los elementos manuales,

relativos a los procedimientos de tipo administrativo, que rodearán y
gerenciarán la utilización de los componentes del sistema.

Fase IV: Pruebas:

Una vez que las diferentes unidades de diseño que componen una
aplicación han sido desarrolladas y probadas unitariamente, se da inicio a la
fase de pruebas. De acuerdo con Cohen Karen & Asín Lares, (2005), en esta
fase se llevan a cabo diferentes niveles de prueba:

─ Funcional, prueba desde el punto de vista de los requerimientos

funcionales.

─ De sistema, prueba desde el punto de vista de los niveles de

calidad del sistema y de desempeño.

─ De integración, prueba de interfaces.

─ De Aceptación Técnica, prueba de manejo de condiciones

extremas (p.40).
 21

─ Cabe señalar, que, durante el proceso de aceptación, el

sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad de unidad de
operaciones y del usuario, durante un tiempo llamado período de
aceptación.

Fase V: Producción/mantenimiento:

En esta fase se ponen en práctica las políticas y procedimientos

destinados garantizar la operación continua del sistema de información y
asegurar su uso efectivo con el fin de que éstos se constituyan en una
verdadera herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratégicos de la
empresa.

2.2.4 Elementos técnicos fundamentales de los sistemas de información

Los elementos técnicos son fundamentales para la estructuración

efectiva de los sistemas de información, pues los mismos representan el
soporte material que favorece el desarrollo del flujo de la información. A
continuación, según Pressman, (2006), se describen los elementos más
importantes para la estructuración de un sistema informático:

Telecomunicación: Este elemento se representa en la transmisión de

palabras, sonidos, imágenes o datos en forma de impulsos o señales
electrónicas o electromagnéticas. Los medios de transmisión incluyen el
teléfono (por cable óptico o normal), la radio, la televisión, las microondas y
los satélites. En la transmisión de datos, el sector de las telecomunicaciones
de crecimiento más rápido, los datos digitalizados se transmiten por cable o
por radio.

Los datos digitalizados pueden generarse directamente en código

binario (1/0) en una computadora, o a partir de una señal de voz o imagen
mediante un proceso llamado codificación. En una red de transmisión de
 22

datos se interconectan un gran número de fuentes de información de tal

forma que los datos puedan transmitirse libremente entre ellas. Los datos
pueden estar constituidos por un determinado ítem de información, un grupo
de éstos, o por instrucciones de computadora (una noticia, una transacción
bancaria, una dirección postal, una carta, un libro, una lista de correo, un
balance de un banco o un programa informático).

Los dispositivos utilizados pueden ser computadoras u ordenadores,

terminales (dispositivos que transmiten y reciben información) o periféricos
como, por ejemplo, una impresora. La línea de transmisión utilizada puede
ser una línea telefónica normal o una dedicada, un enlace por microondas,
un satélite de comunicaciones o cualquier combinación de estos sistemas.

Hardware y software: Los dispositivos de telecomunicación en los

sistemas de información utilizan hardware, para conectar un dispositivo a la
línea de transmisión, y software, que permite al dispositivo transmitir
información a través de la línea.

Hardware:

El hardware consta normalmente de un transmisor y de un cable de

interfaz o, si se utiliza una línea telefónica como línea de transmisión, un
modulador/demodulador denominado módem. El transmisor prepara la
información convirtiéndola de la estructura propia del dispositivo
(organización en clúster o en paralelo de los bits electrónicos), a la propia de
la línea de transmisión (organización en serie de los bits electrónicos). La
mayor parte de los transmisores se encuentran en el dispositivo emisor.

Una interfaz de cable, que conecta a éste un dispositivo, convierte las

señales transmitidas de la forma propia del dispositivo a la forma propia del
cable. La mayor parte de las interfaces de cable también se encuentran en el
dispositivo emisor.
 23

El módem convierte las señales digitales moduladas de la línea

telefónica en señales demoduladas para el dispositivo; transmite datos a
través de la línea telefónica a diferentes velocidades, que se miden en bits
por segundo (bps) o en señales por segundo (baudios). Pueden ser unidades
externas o internas. Una unidad externa tiene que estar conectada al
dispositivo emisor mediante un cable. La mayor parte de los módems pueden
marcar un número telefónico o contestar una llamada de forma automática.

Software:

Algunos ejemplos de software son los programas de transferencia de

ficheros, el residente en la computadora central y los programas de red. El
software de transferencia de ficheros se utiliza para enviar ficheros de datos
de un dispositivo a otro. El software de la computadora central identifica a
ésta como tal, al tiempo que controla el flujo de información entre los
dispositivos conectados a ella. El software de red permite a los dispositivos
conectados a una red de computadoras intercambiar informaciones.

Aplicaciones

Los tres grupos principales de aplicaciones de telecomunicación son

computadora principal-terminales, transferencia de ficheros y red de
computadoras.

Computadora principal-terminales:

En este tipo de comunicación, una computadora (la principal o host)

está conectada a uno o más terminales. Cada terminal envía o recibe
información de la computadora principal. Por ejemplo, muchas compañías
aéreas tienen terminales situados en los mostradores de las agencias de
vuelo conectados a una computadora principal. Estos terminales obtienen
información de vuelo de la computadora principal, que puede estar situada a
cientos de kilómetros de ellos.
 24

Los primeros terminales sólo podían enviar o recibir información de la

computadora principal. Sin embargo, muchos terminales pueden hoy llevar a
cabo otras tareas como editar y formatear información en la pantalla del
terminal o incluso ejecutar programas. Los fabricantes etiquetan los
terminales con palabras como ‘tonto’, ‘listo’ o ‘inteligente’, según sus
prestaciones. Sin embargo, estos términos no tienen un significado definido y
un mismo terminal puede ser etiquetado como tonto, listo o inteligente según
quién lo esté etiquetando y con qué propósito.

Transferencia de ficheros:

En las comunicaciones de transferencia de ficheros se conectan dos

dispositivos, que pueden ser dos computadoras, dos terminales o una
computadora y un terminal. Un dispositivo transmite un fichero de programa
o de datos entero al otro. Por ejemplo, una persona que trabaja en casa
puede conectar a la del trabajo y enviar un documento a la computadora de
la oficina.

Una aplicación de la transferencia de ficheros es el correo electrónico.

Por ejemplo, un empleado puede escribir un documento (una carta o un
informe) en su computadora y después enviarlo a la de otro empleado.

Red informática:

En las comunicaciones a través de red de computadoras, un grupo de

dispositivos se interconecta de forma que todos los dispositivos puedan
comunicarse y compartir los recursos. Así, por ejemplo, las computadoras de
una sucursal de una empresa se interconectan para intercambiar
información. Las computadoras de una empresa pueden también estar
interconectadas de tal forma que puedan compartir el mismo disco duro.

Los tres tipos de redes de computadoras son redes de área local (LAN),
redes de área amplia (WAN) y redes de centralita privadas (PBX). Las de
 25

área local conectan los dispositivos mediante cableado; estos dispositivos se

comunican a una gran velocidad y tienen que estar próximos unos a los
otros. Las redes de centralita privada conectan los dispositivos con un
sistema de conmutación telefónico; también en este tipo de red los
dispositivos tienen que estar próximos. Sin embargo, en las redes de área
extendida los dispositivos pueden estar a grandes distancias unos de otros;
la conexión de dispositivos suele realizarse por medio de líneas telefónicas.

Servicios de telecomunicación:

Los servicios públicos de telecomunicación son un desarrollo

relativamente reciente de las telecomunicaciones. Los cuatro tipos de
servicios son redes, recuperación de información, correo electrónico y
servicios de tablón de anuncios.

Redes:

Un servicio público de redes alquila tiempo en una red de área amplia y

de ese modo proporciona terminales en otras ciudades con acceso a una
computadora principal. Algunos ejemplos de estos servicios son Telenet,
Tymnet, Uninet y Datapac. Estos servicios venden las prestaciones de la
computadora principal a usuarios que no pueden o no quieren comprar dicho
equipo.

Recuperación de información:

Un servicio de recuperación de información alquila horas de servicio en

una computadora principal a usuarios que utilizan sus terminales para
recuperar información del principal. Un ejemplo de este servicio es
CompuServe, a cuya computadora principal se accede a través de los
servicios telefónicos públicos. Este servicio, entre otros, ofrece información
general sobre noticias, meteorología, deportes, finanzas y compras.
 26

Otros servicios de recuperación de información son más especializados.

Por ejemplo, los servicios de recuperación de información de Dow Jones
ofrecen información general sobre noticias financieras y de cotización,
estimaciones de beneficios de compañías, publicaciones de empresas,
actualizaciones semanales de investigación económica y las noticias de
mayor interés del Walt Street Journal.

Correo electrónico:

En este tipo de servicio, los terminales transmiten documentos, como

por ejemplo cartas, informes y télex a otras computadoras o terminales. Para
acceder a este servicio la mayor parte de los terminales utilizan la red
pública. Source Mail (accesible a través de The Source) y EMAIL (accesible
a través de CompuServe) permiten a los terminales enviar documentos a un
ordenador o computadora central y, desde allí podrán recuperarlos otros
terminales.
 27

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo y diseño de investigación

Esta investigación es de tipo descriptivo, ya que se basa en un

diagnóstico detallado de la situación actual de la Institución, con el fin de
definir las variables de la investigación y los comportamientos de los mismos.
Según Campos (2012), “…los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis” (p. 86)

El tipo de investigación, corresponde en el tipo característico de la

investigación descriptiva. En referencia a este planteamiento Hurtado & Toro
(2013), indican sobre el particular que: “…los diseños de investigación
descriptiva, recolectan datos en un solo momento en un tipo único, su
propósito es describir variables y analizar su incidencia e integración en
momento dado. Es como tomar una fotografía de algo que sucede” (p. 191)

En cuanto al diseño de la investigación, se considera de tipo no

experimental, ya que en este estudio no se manipulan las variables objeto de
análisis, en tal sentido Tamayo (2007), señalan que un estudio no
experimental “…es aquel que no necesita manipular la variable objeto de
estudio para formular sus recomendaciones, o establecer la solución a
ejecutar” (p. 52). Este diseño de investigación permitirá la recolección de
datos de forma directa del entorno donde estos se producen, en este caso en
el CRI Mundo Sonrisas.

Por otro lado, la presente investigación es de campo, puesto que la

 28

investigación se orienta a obtener los datos referentes a las variables de

estudio, en el propio ambiente en el cual se hicieran presente los mismos.
Este diseño permite observar y recolectar los datos directamente de la
realidad, consiguiendo así los datos necesarios como sustentar el estudio,
para luego analizar e interpretar la información obtenida haciendo posible la
revisión o modificación de los resultados. De acuerdo a Pineda, (2012) “…los
estudios de diseño de campo se caracterizan porque recogen los datos de la
investigación en el ambiente natural donde se produce el fenómeno objeto de
estudio”. (p. 65)

La investigación se realizará bajo la modalidad de proyecto factible, ya

que se considerará una alternativa para resolver la problemática planteada
en el CRI Mundo Sonrisas. en tal sentido esta se ajusta a la definición
señalada por la Universidad Pedagógica Experimental Libertador,
Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2003), la cual el Proyecto
factible consiste en:

La elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o

una solución posible a un problema de tipo práctico, para
satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La
propuesta debe tener el apoyo, bien sea en una investigación de
campo, o en una investigación de tipo documental, y puede
referirse a la formulación de políticas, programas, tecnología,
métodos o procesos... (p. 07).

Como se percibe la conceptualización de este estudio, se ajusta con el

propósito de la investigación; debido a que se busca implementar un Sistema
de base de datos para el control de citas médicas en el CRI Mundo Sonrisas.

3.2 Técnicas de recolección de datos

Se considerará como técnica para la obtención de datos referidos a la

investigación, la entrevista, que es una de las técnicas más utilizadas para la
indagación de fenómenos subjetivos verbalizables. En este sentido, López
(2012) señala que “…la entrevista es una técnica que consiste en obtener
 29

información acerca de una población o muestra, utilizando para ello un

cuestionario o entrevista”. (p. 75).

La misma se aplicará para el reconocimiento de una realidad que

constituye elemento fundamental del entorno donde se ubica el estudio. En
cuanto al instrumento, este constituiría un recurso primordial para obtener
información y datos cuantitativos en el estudio de campo. Según Briones
(2013) “…es el instrumento que suministró los datos relevantes, susceptibles
de ser sometidos a cuantificación o tratamiento estadístico”. (p.307).

La entrevista estará estructurada por un conjunto de preguntas de

orden abierta y estará dirigido al personal administrativo vinculado al
departamento de Historias Médicas del CRI Mundo Sonrisas. De igual
manera, la técnica de la observación directa será otra herramienta
estadística aplicada que se utilizará para visualizar de manera personal todo
lo concerniente al proceso de facturación y cobranza, la cual permitirá
establecer un diagnóstico particular.

Observación: En cada visita a la empresa, se observó de manera

directa todos el desarrollo y cada uno de los procesos que se implementan
en el CRI Mundo Sonrisas para otorgar una cita medica y realizar el registro
respecyivo de cada uno de los pacientes

3.3 Técnicas aplicadas y/o métodos.

Para la realización de esta investigación se utilizaron las siguientes

técnicas:

Para la realización del proyecto y trabajo presente, se implementó la

metodología basada en la Programación extrema (XP). La cual consistió en
un enfoque de Ingeniería de Software, que permitió potenciar las relaciones
interpersonales de los trabajadores de la empresa Gran Paragua, C.A. y al
 30

mismo tiempo proyectará una realimentación continua entre todos los

integrantes del ámbito administrativo y operativo que conforman la
organización, dando lugar a un flujo de información adecuada entre todos los
empleados y a la simplificación de las aperturas de soluciones alcanzadas.

El modelo XP utilizado, le permitirá a la empresa definir las variables

relacionadas con la implementación del software (costos, tiempo, calidad y
alcance). Al mismo tiempo definirá un conjunto de valores para establecer las
condiciones de trabajo que se pretenden enfocar en la empresa, tomando en
consideración las actividades específicas. Este modelo, canalizará los
siguientes aspectos en beneficios a la operatividad administrativa y financiera
dentro de la organización:

− Hacer las cosas más simples en cuanto al proceso de registro y

codificación de facturas.
− Optimizar el nivel de comunicación entre todas las unidades,
específicamente entre el área de facturación y cobranza y la gerencia.
− Proyectar un ámbito relacionado a los procesos vinculados a la
interacción entre los clientes y la empresa en torno al proceso
comercial.

Otro aspecto significativo del modelo es proyectar un conjunto de

elementos ventajosos que le permitirá a la organización:

− Programación organizada en cuanto al proceso de facturación y

cobranza.
− Minimiza el nivel de errores posibles durante el proceso de facturación y
cobranzas.
− Mejoramiento en cuanto a los procesos de facturación.
− Respuestas rápidas a los clientes en cuanto a los procesos
comerciales.

Elementos que permitirá la operacionalización del diseño propuesto:

 31

− Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido

en el paquete ofimático denominado Microsoft 365, sucesor de Embedded
Basic.

Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de

datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.
Está adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel,
SharePoint, entre otros. La aplicación permite recopilar información relativa a
un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes

− Formulario

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar

para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un
formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de
datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar
o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un
formulario "independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de
datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros
controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los

usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario
eficaz acelera el uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que
buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace más
agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que
se introduzcan datos erróneos.

− Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)

 32

Es la versión de Visual Basic que se incluye con Microsoft Office. En

Microsoft Office 2010, VBA incluye características de idioma que habilitan el
código VBA para ejecutarse correctamente tanto en entornos de 32 bits y de
64 bits.

− Visual FoxPro

Visual FoxPro (VFP) es un lenguaje de programación por

procedimientos, orientado a objetos que posee un Sistema Gestor de Bases
de datos o Database Management System (DBMS) y Sistema administrador
de bases de datos relacionales, producido por Microsoft. Es una herramienta
para desarrollar rápidamente aplicaciones de base de datos de alto
rendimiento para escritorio, cliente pesado, cliente distribuido, cliente-
servidor, aplicaciones web de base de datos y computación en la nube.
 33

CAPITULO IV

DESARROLLO DEL PROYECTO

4.1 Descripción de la situación actual

Antes de comenzar a desarrollar la propuesta se determinó que era

necesario entender el negocio de abastecimiento de alimentos o
supermercados que la mejor solución para esto, era observar de primera
mano todo el proceso de facturación, cobro y entrega de mercancía.

Una vez realizada la recolección de la información mediante

observación directa entrevista para estudiar sus procesos de negocio y sus
necesidades, de manera de obtener unos parámetros a seguir para el
desarrollo del sistema.

Luego de realizada las entrevistas respectivas con empleados, se

detalló lo necesario a un módulo que no existía en el sistema, el cual
agilizará el proceso de verificación de facturas cuando ocurra inconvenientes
de cobro errado, sobre-facturación y reporte de entradas de ventas diarias
totales.

4.2 Procesamiento de datos.

La presente investigación contiene una escalabilidad organizada de

procedimientos efectuados para el desarrollo y logro del objetivo de acuerdo
al método elegido (Punto 3.2); y la obtención del resultado deseado por el
Automercado Gran Paragua, C.A.
 34

Diseñar el módulo de verificación de facturas para sistemas

existentes.

Los procedimientos se detallan a continuación conforme a sus fases

respectivas: Fase I – Requerimientos; Fase II - Análisis/diseño, Fase III –
Construcción; Fase IV – Pruebas; Fase V - Producción/Mantenimiento.

Fase I: Captura, análisis y especificación de requisitos.

Para la especificación de los requerimientos funcionales del sistema fue

necesario especificar, que funciones requería la aplicación existente para dar
pie al módulo complementario de verificación de facturas, para así realizar un
reporte de ventas diarias, cuya información es de suma importancia a la hora
de cobros errados o sobre facturación. Dichos requerimientos, una vez
obtenidos, fueron reflejados en forma de “Diagrama entrada, proceso, salida”
detallados de forma secuencial:

Cliente

Productos

Forma de
Pago

Efectivo Divisa Transferencia Débito BioPago

Pago Móvil

Entrega de
Productos

Factura Recibo de
Banco

Verificación
Productos
Factura y Recibos

Ticket de caja
para Supervisor
de salida.
 35

Por consiguiente, ya determinados los requerimientos del problema, se

implementa la siguiente fase.

Fase II: Diseño.

36
 37

Codificar e integrar el módulo en el sistema para su perfecto

funcionamiento.

Fase III: Codificación.

Por consiguiente, en esta fase se inicia la realización de llevar a código

fuente toda la estructura diseñada previamente en la fase anterior, por eso se
denomina codificación o programación; por tanto, se continuó a la escritura y
desarrollo total del proyecto diseñado.

Los lenguajes de programación utilizados para la codificación son:

 Microsoft Access 2010.

 Visual Foxpro 9.
 Visual Basic.

Fase IV: Pruebas.

Esta fase, precede después de haber finalizado la codificación

respectiva. Se trata de efectuar las pruebas para comprobar que el sistema
funciona bien conforme el diseño y cumpla con el funcionamiento esperado
y, a su vez, asegurándose de solucionar posibles errores que pueda haber
en su funcionamiento total.

Fase V: La instalación o fase de implementación.

En ésta última fase ya habiendo desarrollado el proyecto, conforme a

las fases previamente detalladas, se implementará, en el Automercado Gran
Paragua, C.A. el sistema definitivo como resultado exitoso y cumplimiento de
la propuesta de requerimiento de software entregada por la organización.
 38

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

Una vez establecido y desarrollados los objetivos de la investigación, se

procedió a señalar las siguientes conclusiones:

− Se realizó un diagnóstico general sobre el proceso de facturación y

cobranza, permitiendo establecer estrategias, mecanismos y criterios
para enfocar alternativas de solución que proyectaran la mejora a dicho
proceso.

− El resultado del diagnóstico dio como alternativa el diseño de una

propuesta vinculada a un módulo de verificación de facturas para el
sistema de facturación y cobranza de la empresa Automercado Gran
Paragua, C.A. Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, el cual de acuerdo a sus
características servirá para la optimización y mejor direccionalidad del
proceso de comercialización en la organización.

− El módulo de verificación de facturas para el sistema de facturación y

cobranza, se estableció en cinco fases que permitió su implementación
para su integración efectiva dando lugar a una plataforma tecnológica
adecuada que tendrá como función principal dinamizar y
operacionalizar eficientemente todas las pautas que engloban el
proceso de facturación y cobranza a fin de minimizar los posibles
errores y las pequeñas incertidumbres que se puedan presentar.
 39

− Se observa que el diseño propuesto ha enfocado una estructura

coherente y eficaz que conllevará a resultados óptimos partiendo de
 40

una adecuada utilización y una integración entre sus parámetros para

proyectar un proceso de comercialización efectivo.

− Se confirma que el implementar el módulo de verificación de facturas

para el sistema de facturación y cobranza permite automatizar, reducir y
mejorar los tiempos en los procesos sin perder información importante
para la empresa, como son en los procesos de compras y ventas.

− Se comprueba que la implementación del un módulo de verificación de

facturas para el sistema de facturación y cobranza, permitió conocer los
riesgos de gestión, en donde estos tengan prioridad en el proceso de
desarrollo del módulo, el cual busca proyectar una adecuada
direccionalidad en la entrega de facturas y en los diferentes registros de
cobranzas.

5.2 Recomendaciones

Una vez enfocada las conclusiones pertinentes a la investigación se

procedió a establecer las siguientes recomendaciones:

Es necesario que la empresa Automercado Gran Paragua, C.A., se

adapte al uso de las nuevas tecnologías, para estar a nivel competitivo en el
mercado.

Se recomienda a nivel gerencial de la empresa poner en marcha el

nuevo diseño del módulo de verificación de facturas para el sistema de
facturación y cobranza a fin de mejorar los procesos vinculados a dicho
aspecto.

Acondicionar un área para la instalación de computadoras y cualquier

otro tipo de requerimientos necesarios para la implantación del módulo de
verificación de facturas para el sistema de facturación y cobranza.

Capacitar al personal en cargado de llevar el proceso de facturación y

cobranza sobre la utilización de la propuesta vinculada al módulo de
 41

verificación de facturas para el sistema de facturación y cobranza con el

propósito de que tengan conocimientos para el manejo apropiado del
módulo.

Se recomienda a la empresa poder tener cualquier tipo de software

para la automatización y agilización de sus procesos, permitiéndole tener
generar más productividad.

Se recomienda utilizar herramientas tecnológicas que permitan el buen

desarrollo y el mejor manejo de información para los procesos de la
empresa.
 42

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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para optimizar el proceso de asesoría al contribuyente en el área de
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 43

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WHITTEN, J. L., BENTLEY, L. D., & BARLOW, V. M. (1997). Análisis y

diseño de sistemas de información. Colombia: Mc Graw Hill.
 44

ANEXO
 45

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA
SEDE BARCELONA
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Y PASANTIAS

ENTREVISTA

Fecha: ___/___/____ Nombre del entrevistado: _______________________

Cargo: _____________________________

1. ¿Cómo considera usted que se implementa actualmente el proceso de

facturación y cobranza?
Explique:___________________________________________________

2. ¿Cuáles son las fallas que presenta en la actualidad el proceso de

facturación y cobranzas?.
Explique:___________________________________________________

3. ¿Con qué frecuencia evalúan el proceso de facturación y cobranza en

la empresa?
Explique:___________________________________________________

4. ¿Considera Usted necesario mejorar algunos aspectos técnicos del

proceso de facturación y cobranzas?
Explique:___________________________________________________

5. ¿Considera Usted que se han alcanzado los objetivos en cuanto a

nivel de comercialización en la empresa?
Explique:___________________________________________________
 46

6. ¿Cree Usted que con un nuevo diseño tecnológico podría maximizar y

optimizar el proceso de facturación y cobranza en la empresa?
Explique:___________________________________________________

7. ¿Considera Usted que el proceso de facturación y cobranza que

actualmente implementa la empresa ha perjudicado el proceso de
comercialización de la misma?
Explique:___________________________________________________

8. ¿Qué procesos cree usted que facilitaría un sistema de información

para el control de facturación y cobranza de la tienda?
Explique:_________________________________________________

9. ¿Cuáles son los datos más importantes que se deben de manejar en

de un determinado producto?
Explique:___________________________________________________

10. ¿Les interesa que el sistema propuesto guarde características, precio

de compra o precio de venta de un producto? ¿Por qué?
Explique:___________________________________________________

11. ¿Cómo le gustaría que el sistema controle las entradas de nuevos

productos al sistema?
Explique:___________________________________________________

12. ¿Qué categorías se podrían manejar para dividir los productos por
tipos?
Explique:___________________________________________________

13. Según los reportes que el cliente especifique ¿Qué datos le gustaría
que el sistema mostrara en los reportes?
Explique:___________________________________________________