EQUIPOS DE OFICINA Y ARCHIVO

100 HORAS
Los sistemas geográficos almacenan los 2) Un tarjetero o fichero: Puede ser:
registros según la ubicación, y consiguen que la a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con
creación de estadísticas por ubicación sea más los nombres de los corresponsales.
sencilla. b) Principal: También encontramos el archivo
Puesto que las normas y regulaciones suelen geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una
ser distintas en cada zona, este sistema permite editorial internacional puede mantener el
filtrar para decidir inmediatamente qué leyes registro de sus clientes organizado por
aplicar a qué registros. territorio; en este caso sería conveniente tener
una lista, alfabética, separada o un tarjetero
de los nombres que se han organizado
Todo archivo geográfico consta de dos
geográficamente.
elementos importantes:
3) Un mapa, una guía, un viso control, etc
1) Un archivo principal: Se ordena
(opcional).: Sirven como herramienta para indicar
alfabéticamente por países, estados o
la localización de la clientela, ya sea
territorios, zonas, direcciones, etc., y
geográficamente o por zonas o direcciones. La guía
puede organizarse de la siguiente forma:
alfabética, consta de:
a) Con guías alfabéticas y con guías de
(1) La guía del país
divisiones geográficas o políticas.
(2) La subguia de ciudad
b) Con solo guías de divisiones
(3) La carpeta individual del cliente
geográficas o políticas.
(4) La carpeta de varios

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Todas las carpetas de los clientes se organizan en
estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las
ciudades o piases, como si se estuviera organizando un
archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para
ubicar la clientela. Departamento, estado o provincia,
ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:
Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO,
ESTADO O PROVINCIA, o guía principal, que puede ser
en VENEZUELA el departamento de TACHIRA
enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o
pueblos.
En Venezuela, en el departamento de Táchira, la capital
es SAN CRISTOBAL
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Luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se
depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto
orden alfabético, por ejemplo:
UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA finalmente, se coloca la
carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las
carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes
que no justifiquen la apertura de carpeta individual.
Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla
de este grupo porque solo consta de:
GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los
clientes. CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de
esta se ubican, en estricto orden alfabético, los documentos
de los clientes que no justifican apertura de una carpeta
individual, dentro de los documentos de cada cliente debe
existir un orden cronológico. El índice será el nombre del
departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división
política correspondiente.
1. Si al archivar los documentos, la división
geográfica se realiza a partir del país y con
auxilio de la sucesión alfanumérica, la
disposición de las guías es:
a) Guía alfabética.
b) Guía del país en MAYUSCULAS.
c) Subguia del estado en
MAYUSCULAS.
d) Expediente. El cual incluye el nombre
de la ciudad, la abreviatura del estado,
antecedida con una coma, y la
denominación de la persona u
organización.
2. El tarjetero auxiliar (cedulas de
catalogación o referencias) son un auxiliar
importante para la localización de los
expedientes. Cuando un expediente esta
archivado de acuerdo con el lugar geográfico y
solo se conoce el nombre de la persona o de
la organización, este puede localizarse con
ayuda del tarjetero auxiliar( cedula o ficha de
catalogación). Ejemplo:

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3. Cuando se archiva de acuerdo con el nombre
del estado y con ayuda del orden alfabético, la
sucesión de las guiar es la siguiente:
a) Guía alfabética.
b) Guía del estado en MAYUSCULAS.
c) Expediente. Se rotula con el nombre
de la ciudad, la abreviatura del estado,
antecedida por una coma, y por ultimo
el nombre de la persona o empresa.
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4. Si los documentos de archivan de acuerdo
con la importancia de una empresa en una zona
geográfica, ya sea por ventas, población u otras
causas, la disposición de las guías es la
siguiente:
a) Guía principal para el estado con
MAYUSCULAS.
b) Expediente. Con el nombre del
estado y el nombre de la persona u
organización.
Ejemplo:
1. Copie la clase (Conceptos básicos y las reglas del método)
2. Ordene según el método geográfico la siguiente lista de expedientes
de las sucursales EMPRESA COCA COLA:
ESTADO CIUDAD CLIENTE
TACHIRA SAN CRISTOBAL Guerrero Contreras, María José
MERIDA MERIDA Guerra Colmenares, Josefina
TACHIRA JAUREGUI Gutiérrez Zambrano, José
MERIDA TOVAR Gutiérrez Solano, Josefina
TACHIRA JAUREGUI Mora de Contreras, Maximino
MERIDA ZEA Dra. Guerrero Contreras, María
TACHIRA CARDENAS Díaz Flórez, Elvia
MERIDA MERIDA Díaz Gutiérrez, Elvia
TACHIRA CARDENAS Rosas Torres, Mayra
MERIDA TOVAR Rosas Torres, Victoria
TACHIRA SAN CRISTOBAL Rosales Pérez, Alejandra
MERIDA ZEA Rosales Pérez, Víctor

¡¡¡ EXITO!!!