GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de tecnologías, técnicas y
normas que facilitan el manejo de
Seguridad en gestión
documental
Garantiza la integridad de los
documentos como evitar pérdidas o
acceso a personas no autorizadas.
Formatos de la empresa:
Formularios que la empresa necesita para
recopilar, procesar y entregar información
relevante.
ELEMENTOS FUNCIONALES DE UN FORMATO
Identificación (A):
 Logotipo de la empresa
 Nombre del formato
 Casilla para la fecha
Cuerpo (B):
 Datos solicitados en secuencia lógica.
 Instrucciones, pueden ir en el cuerpo o
en la parte posterior.
Responsables (C):
• El nombre de quien lo elabora supervisa
o autoriza.
Enfoque digital
También se cuentan con diversos
programas para la creación de
formatos:
archivos en la empresa.
Un documento de archivo es un
material audiovisual, escrito o grabado
que lleva información sobre lo que
produce la empresa.
Ciclo vital del documento
Archivos:
Gestión: Oficinas productoras de documentos.
Central: Unidad administrativa dónde se agrupan
documentos y finalizando su trámite, son objetos de
consultas para las oficinas.
Histórico: Se transfiere el archivo y debe
conservarse por el valor de investigación, ciencia y
cultura.
Método de análisis:
• Que los formatos deben estar alineados con
los procedimientos a los que deben dar
soporte.
• El MAPRO debe contener, además del
procedimiento y el flujograma, los formatos
respectivos.
• Por lo general no es correcto crear solo un
formato sin que esté debidamente
sustentado en un procedimiento, de allí la
importancia del MAPRO.
 IMPLEMENTACIÓN

La incorporación de las nuevas

tecnologías a la gestión documental de Beneficios:
una organización, al igual en otras áreas, • Reducción de tiempo.
debe suponer una ventaja competitiva. • Seguridad.
• Acceso concurrente.
• Eliminación de papel.
• Mejora de atención a
clientes.

Desventajas:
CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS  Coste de su implantación.
 Tiempo de implantación.
• Por procesos, según el flujo para generar un
producto o servicio.

• Por funciones, se agrupan todos los formatos

por actividades similares.

• Por unidad o área: se agrupan todos los

formatos según el área a la que pertenecen.

Objetivos:

 Para todos los miembros de la organización, se debe facilitar el

trabajo diario. Para esto, el sistema debe ser usable, flexible y
orientado a la colaboración.
 Para el departamento de Marketing / Comunicación /RRHH,
debe ser una oportunidad para crear, gestionar y publicar
contenido en web, permitiendo definir flujos de publicación,
control de versiones y entornos disponibles.
 Debe ser un repositorio de documentos seguro para aquellos
que la Dirección considere relevantes, incluyendo rigurosos
controles de usuarios, copias, etc.