Acta de Reunión del Equipo Financiero - ESE Hospital Pio X La Tebaida Quindío

Fecha: agosto 10 de 2023

Hora: 10:10 AM
Lugar: Sala de Conferencias, Oficina de Gerencia

En la Sala de Conferencias de la Oficina de Gerencia, se llevó a cabo la reunión

del Equipo Financiero de la ESE Hospital Pio X en La Tebaida, Quindío. La
reunión fue convocada por el Doctor Leonardo Quiceno Páez, Gerente del
hospital, con el propósito de abordar la problemática del sistema de salud y su
impacto en los hospitales públicos, con enfoque en el ámbito financiero.

La reunión contó con la participación de los siguientes miembros del equipo:

Doctor Leonardo Quiceno Páez - Gerente

Jona Alejandra Rodríguez - Coordinadora Financiera
Paola - Contadora
Jeison - Coordinador de Cartera
Adriana - Responsable de Glosas
Viviana López Salazar - Tesorera
Vivian Patricia Ramírez Murillo - jefe de la Oficina de Control Interno
Luis Alberto Henao Quintero - responsable del Proceso de Presupuesto
Coordinadora del Área de Sistemas

A continuación, se detalla la secuencia de las participaciones:

1. Intervención del Gerente

El Doctor Leonardo Quiceno Páez inició la reunión resaltando la trascendencia del
aspecto financiero en el panorama actual del sistema de salud. Destacó la urgente
necesidad de obtener información financiera confiable para fundamentar las
decisiones. Enfatizó en la relevancia de tener balances contables veraces y la
calidad y oportunidad de la información presupuestal, con el objetivo de cumplir
con la misión del hospital y proporcionar atención de calidad a los usuarios.

2. Tesorera
La Tesorera presentó el informe de cuentas por pagar, revelando un total de
$2,465,978,274 al cierre del 30 de junio. Señaló que, a pesar de las deficiencias
en el sistema de información PANACEA, este ha sido útil en sus actividades
diarias.

3. Contadora
La Contadora presentó los saldos de los estados financieros y el estado de
actividades al cierre de junio de 2023. Destacó la necesidad de realizar
conciliaciones manuales debido a las inconsistencias en el sistema PANACEA.

4. Presupuesto
El responsable de Presupuesto compartió un informe de ejecución presupuestal,
comparando los resultados de 2022 y 2023. A partir de este análisis, se resaltó la
importancia de implementar estrategias para optimizar el recaudo de la cartera.
Además, se solicitó un informe detallado sobre los rubros con ejecución superior a
lo esperado, con especial énfasis en el área de mantenimiento.

5. Coordinadora Financiera
La Coordinadora Financiera detalló minuciosamente el comportamiento de los
reconocimientos, recaudos y cuentas por cobrar, analizando estos indicadores
según el régimen y en términos porcentuales. Luego del análisis, se concluyó que
es imperativo establecer un plan de acción para abordar los desafíos identificados
en estos aspectos.

6. Responsable de Glosas
La Responsable de Glosas compartió el informe de glosas a 30 de junio de 2023,
resaltando que las glosas se mantienen por debajo del 5% en comparación con el
promedio nacional. El Gerente subrayó la importancia de resolver las debilidades
en el proceso de facturación y auditoría de cuentas.
7. Coordinador de Cartera
El Coordinador de Cartera presentó el informe de cartera por edades al cierre de
junio de 2023 y expresó su opinión de que este informe no es óptimo como fuente
de información en el proceso de validación de saldos por cobrar con las ERP.

8. Intervención de la Jefe de la Oficina de Control Interno

La Jefa de la Oficina de Control Interno cerró la ronda de intervenciones. Instó a
todos los miembros del equipo financiero a trabajar de manera cohesionada y
consciente con miras a optimizar el sistema de información financiera antes del
término de la vigencia. Enfatizó la importancia del trabajo colaborativo para elevar
la calidad de la información y su utilidad en la toma de decisiones.

Tras las intervenciones, el Gerente solicitó que para el martes 15 de agosto se

presenten los planes de mejora del proceso contable, de cartera y de facturación.
Estos planes deben apuntar a solventar las deficiencias actuales y lograr un 100%
de funcionalidad en el módulo de contabilidad. Estos planes deberán ser suscritos
por los responsables de los procesos financieros.

Con esto, se dio por concluida la reunión a las 12:35 del mediodía. Se acordó
continuar trabajando en conjunto para resolver los desafíos financieros y mejorar
la funcionalidad del sistema PANACEA.

Firma de asistentes: