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Tratamiento contable de las licencias de software

Portada Contabilidad Por Gerencie.com en 12/10/2017

¿Cómo se debe contabilizar una licencia de software que adquirimos para instalar en nuestros equipos de
cómputo o cualquier otra máquina?

En este documento trataremos de definir cómo se debe contabilizar la licencia de software según las
características de este.

Tabla de contenido

Concepto y definición de software y licencia

Contabilización de las licencias
Contabilización de la licencia de un software o programa para computador
¿El computador y sus programas (software) se deben contabilizar como una sola unidad?

Concepto y definición de software y licencia

Software: Conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Comprende todo tipo de
programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos, drivers que hacen posible que el usuario pueda trabajar
con la máquina (computador). Todos los componentes lógicos de un sistema informático, que incluyen tanto a
las aplicaciones (programas) como a los datos sobre los cuales operan.

Licencia: Contrato por el cual la empresa productora o propietaria del Software o producto, le concede a un
tercero el permiso del uso limitado de un derecho de propiedad, a cambio de una forma de pago o alguna forma
o cantidad a considerarse. El derecho de uso de una versión específica de un producto. Derecho que adquiere
(compra) una empresa para explotar un invento, una marca o una tecnología determinada.

En primer lugar debemos precisar que una cosa es comprar el software y otra muy distinta es comprar la licencia
por su uso.

Por ejemplo, cuando compramos Microsoft Office, estamos comprando una licencia de uso, más no el programa
como tal, y además se compra la licencia por un determinado tiempo, de suerte que se debe tener en cuenta el
tiempo por el cual hemos licenciado el software.

Ahora, si se trata como activo, es susceptible de ser amortizado y en tal sentido su vida útil será la el tiempo por
el cual se ha comprado la licencia.

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Es obvio que si la licencia se compró por un año, se debe amortizar en un año.

En definitiva si miramos la secciones 2 y 18 de las NIIF para Pymes (párrafos 2.15 y 18.4 respectivamente), se
puede interpretar que las licencias de uso de software pueden ser clasificada como activo, y en ese sentido
abordaremos la forma de su contabilización.

Contabilización de las licencias

Una licencia puede ser contabilizada como un activo o como un gasto según corresponda cada caso particular.

Aquí entra en juego el aspecto de la materialidad, de la importancia económica que tenga la licencia adquirida.

Es natural que si se compra una licencia por unos para utilizar un software por un año y se pagan apenas unos
pocos dólares, su materialidad no justifica clasificarla como un activo y en tal circunstancia se puede tratar como
un gasto.

Teniendo en cuenta que una licencia es un derecho o permiso para utilizar algo que no es de su propiedad, que
un derecho es algo abstracto, inmaterial, y que un derecho es la acción que se tiene sobre una o cosa que bien no
puede ser propia, por la que se puede hacer o exigir algo (utilizar en este caso), se debe clasificar como un activo
intangible.

La razón por la que se contabiliza como un intangible es porque es precisamente un derecho lo que se adquiere,
y no se adquiere el producto como tal, sino el derecho, la autorización para utilizarlo, puesto que la propiedad
intelectual pertenece a quien creó el producto en cuestión.

El plan único de cuentas para comerciantes colombiano, ofrece la cuenta 1635 para contabilizar las licencias.

Contabilización de la licencia de un software o programa para

computador
Respecto a los programas (software) para computador, hay que aclarar que una cosa es comprar el programa y
otra muy distinta es comprar la licencia.

Si se compra la licencia del programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo,
mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender
que lo que se adquiere es la licencia para su uso, lo que se compra es la autorización para poder utilizarle en un
equipo determinado. Tanto es así, que a pesar de haber adquirido la licencia de Windows, queda prohibida la
reproducción o autorización de cualquier copia del mismo, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir la
licencia, no se está adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual, no
se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.

Es claro que cuando se compra un software de Microsoft, por ejemplo, no se adquiere el derecho de seguir
distribuyendo el mismo, de manipular su código fuente, ni siquiera de regalarlo, y para hacerlo, se requiere
previa autorización del propietario del dominio, autorización que por lo general significa pagar por ella (eso se
llama adquirir una licencia), y aun así, cualquier derecho que se adquiera o compre, será solo el de utilizarlo o
distribuirlo.

Si se da al supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida,
naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido. Una
vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software aunque se tenga instalado en
un computador y se tena un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.

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En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de
software para computadores que no suponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual),
se debe contabilizar como un intangible en la cuenta 1635 que corresponde a las licencias.

Ahora, que si lo que se compra es el software, y se transfiere en la propiedad intelectual del mismo, se debe
contabilizar como un activo diferido, en la cuenta 171016, luego ir amortizando en la medida en que se vaya
haciendo uso del software.

Este caso se puede dar por ejemplo, cuando se adquiere un software a la medida de la empresa, que ha sido
diseñado para sus necesidades específicas y sobre el cual, la empresa adquiriente tiene el dominio total: lo que le
da derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los
derechos, y en consecuencia, la empresa que lo vendió no podrá seguirlo vendiendo, puesto que ya no tiene los
derechos intelectuales sobre él, al haberlos vendido a su cliente. De modo pues, que sólo en estos casos, un
software o programa para computador se debería contabilizar como activo diferido.

Se puede afirmar que un software se contabiliza en la cuenta 17, y una licencia se contabiliza en la cuenta 16,
pero resulta que un software sin licencia no sirve de nada, no se puede utilizar, y si no se puede utilizar o
disponer de él como la empresa le complazca, carece de todo valor, y no puede considerarse como un activo para
la empresa, hasta tanto se adquieran todos los derechos, o al menos el derecho a su utilización, y bien se sabe, un
derecho es algo intangible, por lo que se puede decir, que un software se contabiliza en la cuenta 17 cuando se ha
adquirido también la licencia.

Esto lleva a concluir, que un software únicamente se puede contabilizar en un activo diferido, sólo, y solo si se
ha comprado también los derechos intelectuales, pero si lo único que se compra es la licencia de utilización, se
debe contabilizar como un intangible.

¿El computador y sus programas (software) se deben contabilizar como una sola unidad?
Surge la inquietud de si debo contabilizar el computador junto con las licencias o el software, o hacerlo de forma
independiente.

Respecto a esta inquietud, en primer lugar se debe aclarar que un computador está compuesto de dos partes:
Hardware y Software.

Hardware: Se llama hardware al conjunto de elementos materiales que componen un ordenador. En dicho
conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromecánicos, circuitos, cables, tarjetas, armarios o
cajas, periféricos de todo tipo y demás elementos físicos requeridos.

Software: Ya se había dicho que software es el conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo.
Es lo que hace al hardware utilizable, un computador sin software no tiene funcionalidad alguna.

Por lo general, un computador se compra con el software mínimo necesario, y si se requiere un software
adicional se debe adquirir por aparte, más si se trata de un software administrativo o contable.

Por otro lado, las licencias de utilización de software se suelen adquirir para varios computadores. Por ejemplo,
una empresa que tiene 20 computadores comprara una licencia con derecho a utilización en los 20
computadores. Puede ser también, que se adquiera licencia para un solo equipo, pero por necesidades de la
empresa, hoy se instala el software en el computador del gerente y mañana en el computador de la junta
directiva, por lo que no se practico asignar un software a un computador específico.

Esto nos permite afirmar que las licencias y los computadores deben ser independientes. Cuando se compra una
licencia no se compra para un computador blanco o negro, se compra una licencia, y no se estipula para que tipo
de computador es, ni para qué número o marca. La empresa ya decidirá en cuál de todos sus computadores lo
instalará según sus necesidades.

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Esto lleva a concluir que las licencias de software se deben registrar en cuentas independientes de las cuentas
utilizadas para contabilizar los computadores. Un computador es indiscutiblemente un activo fijo (propiedad
planta y equipo), y un licencia es un intangible, o si se adquiere el software completo será un diferido como ya
se expuso.

Siendo así, el computador como activo que es, se deprecia según su naturaleza, y el software se amortiza según
el uso que se le dé, o tiempo de obsolescencia que se calcule. .

Nota: Se puede dar el caso que tanto el computador como las licencias o software se contabilicen como
inventarios, tema que se tratará en una próxima entrega.

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