Código: F-GDO-8600-238,37-033

Versión: 0.0
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Fecha aprobación: Mayo-17-2023

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SECRETARÍA:
DILIGENCIADO POR: FIRMA:
FECHA DE REMISIÓN:

OBJETO: ENTREGADO POR: FIRMA:

CANTIDAD DE
FECHAS EXTREMAS DE LOS
FECHAS EXTREMAS DE LOS UNIDADES
DOCUMENTOS DEL ARCHIVO PORCENTAJE RELACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS INTERVENIDOS DOCUMENTALES
DE GESTIÓN DE AVANCE EN NOMBRES DE LAS
INTERVENIDAS
NO. DE ORDEN

TOTAL DE
RELACIÓN AL EVIDENCIAS (SE DEBEN
METROS
TOTAL DE ANEXAR SOPORTES:
ACTIVIDAD REQUERIDA ASPECTO A VERIFICAR SÍ NO LINEALES DEL OBSERVACIONES
METROS FOTOGRAFÍAS, VIDEOS E
ARCHIVO
FECHA INICIAL FECHA FINAL LINEALES DEL FECHA INICIAL FECHA FINAL CAJAS CARPETAS INVENTARIOS PARA CADA
GESTIÓN
ARCHIVO DE UNO DE LOS ASPECTOS
GESTIÓN VERIFICADOS)

Esta actividad se ha venido realizando

desde el 2022/08/08, en las carpetas
que hemos intervenido, incorporando los
¿ Han agrupado los documentos de acuerdo a las series y subseries documentales establecidas en documentos que continuamente se
1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80
las Tablas de Retención Documental (TRD) para cada unidad administrativa productora? generan. Tambien en las Historias
Laborales creadas para los nuevos
funcionarios que se han vinculado con la
Administracion Municipal hasta la fecha.
Esta actividad se ha venido realizando
desde el 2022/08/08, en las carpetas
¿Han retirado del expediente los documentos que no poseen valores primarios ni secundarios para que hemos intervenido, incorporando los
proceder a eliminarlos, tales como: copias o fotocopias (cuando el original se encuentra en el documentos que continuamente se
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN
2 expediente), tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, hojas y formatos en blanco, si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80 generan. Tambien en las Historias
(DEPURACIÓN)
normatividad, periódicos o revistas que hubieran sido tomados como apoyo para la gestión del Laborales creadas para los nuevos
expediente pero que no tienen ninguna relación directa o que no hacen parte integral del mismo? funcionarios que se han vinculado con la
Administracion Municipal hasta la fecha.

Esta actividad se ha venido realizando

desde el 2022/08/08, en las carpetas
¿Han retirado del expediente o carpeta el material abrasivo como los ganchos de grapadora,
3 ELIMINACIÓN DEL MATERIAL METÁLICO si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80 que hemos intervenido, incorporando los
ganchos clip y pósit?
documentos que continuamente se
generan. Tambien en las Historias
Laborales creadas para los nuevos
funcionarios que se han vinculado con la
¿ Han realizado la numeración de manera consecutiva, es decir, sin repetir ni omitir números, de Esta actividad se ha venido realizando
5 FOLIACIÓN si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80 Administracion Municipal hasta la fecha.
los folios que componen un expediente? desde el 2022/08/08, en las carpetas
que hemos intervenido, incorporando los
¿ Han rotulado las cajas y carpetas (o fuelles) con los rotulos correspondientes a la vigencia de Esta actividadque
documentos se continuamente
ha venido realizando
se
6 ROTULACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80 desde el Tambien
generan. 2022/08/08,
en lasenHistorias
las carpetas
los documentos?
que hemoscreadas
Laborales intervenido,
para incorporando
los nuevos los
¿Han realizado el resgistro de la información en el Formato de Hoja de Control Documental para Esta actividadque
documentos
funcionarios se se
hahan
venido
continuamenterealizando
vinculado secon la
7 HOJA DE CONTROL si 8/8/2022 2% 8/8/2022 16 80 desde el Tambien
generan. 2022/08/08,
en lasenhasta
las carpetas
Historias
todas las series complejas? Administracion Municipal la fecha.
que hemoscreadas
Laborales intervenido,
para incorporando
los nuevos los
¿Han realizado el registro de la información en el Formato Unico de Inventario Documental-FUID? documentos que se
continuamente
funcionarios que han vinculadosecon la
- Si se detecta material afectado por biodeterioro (hongos y/o insectos,etc.) se debe notificar al generan. Tambien en las hasta
Historias
Administracion Municipal la fecha.
Archivo Central y hacer el registro en el Formato Unico de Inventario Documental- FUID en la Laborales creadas para los nuevos
casilla notas. funcionarios que se han vinculado con la
8 INVENTARIO Administracion Municipal hasta la fecha.
- Si identifica documentos asociados con Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario,
Memoria Historica y Conflicto armado debe hacer el registro en el Formato Unico de Inventario
Documental- FUID en la casilla notas.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ¿Se ha realizado en la vigencia actual la transferencia documental primaria en cumplimiento del
9 NO
PRIMARIA cronograma establecido?

LIMPIEZA DE INSTALACIONES Y
¿ Se ha diligencido en los ultimos tres meses el Formato de Limpieza y desinfección de áreas de
10 LIMPIEZA PUNTUAL DE UNIDADES DE
archivo F-GDO-8600-238,37-027?
ALMACENAMIENTO Y DOCUMENTOS
 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Secretaría: Se consignará el nombre del despacho de la Secretaría y/o oficina que produce y gestiona la
documentación en ejercicio de sus funciones.
Fecha de remisión (AAAA/MM/DD): Se indicará la fecha en la que se entrega del informe al Àrea de Gestión
Documental.

Objeto: Se mencionará la finalidad del informe: remisiòn de informe trimestral por secretarìa.

Página ___ : Se enumerará cada página del informe consecutivamente. De___: Se registrará el total de páginas del
informe.

Diligenciado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable del diligenciamento del
informe.

Aspecto a verificar: Se relacionará especificamente a que hace referencia cada una de las actividades a evaluar.

Si/No: Se indicará SI, en caso de que la actividad se allá realizado, y No, en caso de que la actividad no se allá
realizado. Esto para cada una de las diez (10) actividades requeridas.

Total de metros lineales del archivo de gestión: Se registrará el total de metros lineales que componen el archivo de
gestión de la secretaría. Teniendo en cuenta que un metro lineal corresponde aproximadamente a cuatro (4) cajas de
referecia X200.

Fechas extremas de los documentos del archivo de gestión (AAAA/MM/DD): Se registrará la fecha inicial (la más
antigua) y la fecha final (la más reciente) de los documentos que componen en su totalidad el archivo de gestión de la
secretaría.

Porcentaje de avance en relaciòn al total de metros lineales del archivo de gestión: Se calculará y registrará el
porcentaje de avance en relación al total de metros lineales del archivo de gestión para cada una de las actividades
requeridas,esto, de acuerdo con el total de unidades documentales intervenidas.

Fechas extremas de los documentos intervenidos (AAAA/MM/DD): Se registrará la fecha inicial (la más antigua) y la
fecha final (la más reciente) de los documentos que fueron intervenidos para cada una de las actividades requeridas.
Cantidad de unidades documentales intervenidas: Se contabilizará y consignará el total de cajas y carpetas que
fueron intervenidas para cada una de las activiades requeridas.

Observaciones: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores
para cada una de las actividades requeridas.
Relación de los nombres de las evidencias (se deben anexar soportes, fotografìas, videos e inventarios para cada uno
de los aspectos verificados): Se relacionarán los soportes de evidencias que certifiquen las actividades descritas. Es
necesario anexas fotografia, videos e inventarios, segun sea el caso, para cada una de las actividades requeridas de
manera consecutiva: Anexo 1, Anexo 2, Anexo 3, etc.

NOTA: SI SE UTILIZA MAS DE UNA PAGINA ES NECESARIO QUE EL ENCABEZADO (PAGINACIÓN, REGISTRO
DEL NOMBRE, ELABORADO, ENTREGADO, RECIBIDO, Y SU RESPECTIVA FIRMA) ESTÉ EN CADA PAGINA
UTILIZADA.