Comunicación Asertiva en los Negocios

Reporte de una solución a un proceso de negocio en donde involucre la persuasión

de audiencia y participación activa
Introducción……………………………………………………………..3
Datos de identificación de la empresa y semblanza del entrevistado…...4
Entrevista………………………………………………………………..5
Escrito informativo-descriptivo de la problemática……………………..8
Acciones como un proyecto de mejora para la empresa…………………9
Discurso Argumentativo…………………………………………………10
Propuestas para mejorar la situación que está atravesando la empresa
Larmex…………………………………………………………………...11
Evidencia de la exposición del discurso………………………………….12
Retroalimentación del ejecutivo sobre el discurso……………………….13
Conclusión……………………………………………………………………………..14
Referencia bibliograficas…………………………………………………………..15
En este Producto Integrador de Aprendizaje (PIA) se llevará a cabo un reporte de una
solución a un proceso de negocio en donde se involucre la persuasión de la audiencia y la
participación activa, donde se realizaron diferentes actividades.
Primeramente, se muestra una entrevista realizada al ejecutivo de reclutamiento Erick
Alberto Torres Porras que trabaja en la empresa LarMex, dicha entrevista tuvo como
objetivo identificar una problemática en cualquier área de la empresa.
Después se aborda un escrito informativo-descriptivo en el cual presentamos un plan en el
cual señalamos la situación, objetivo y las acciones como un proyecto de mejora para la
empresa, es decir, se detalla la problemática encontrada en la empresa.
Luego se presenta un discurso de tipo argumentativo que elaboramos para persuadir y
convencer al ejecutivo, donde plasmamos una propuesta para solucionar la problemática
detectada en la empresa LarMex.
Para la elaboración de este Producto Integrador de Aprendizaje (PIA) aplicamos una serie de
valores están presentes en la comunidad estudiantil de nuestra Universidad Autónoma de
Nuevo León. Los valores son:
• Responsabilidad
• Respeto
• Honestidad
• Solidaridad
• Verdad
 Datos de identificación de la empresa y semblanza del entrevistado
Empresa: Transportes Larmex
Reseña de la empresa: la cual es una empresa dedicada al servicio de
autotransporte de carga que fue creada en 1961, donde se inició con
la operación de la ruta entre Laredo Tamaulipas y la Ciudad de
México.
Ejecutivo: Erick Alberto Torres Porras
Departamento: Recursos Humanos
Puesto: Ejecutivo de Reclutamiento
Actividades que realiza: Encargado de reclutar personal
administrativo a nivel nacional, manejo de fuentes de
reclutamiento, elaboración de contratos, negociación con
proveedores, pagos y gestión de facturas. (Foto autorizada)
 Entrevista
1. ¿Por qué es importante la comunicación interna en las empresas?
De manera general la comunicación es muy importante porque las áreas están enlazadas dentro
de las de las empresas, entonces si una persona no está en el mismo canal que los demás
empieza a fallar como la cadena de producción tanto de servicio como de reclutamiento y
administración, por lo tanto, si no se tiene un canal de comunicación efectivo va a complicar
la funcionalidad de la empresa.
2. ¿Cuáles son los objetivos básicos que persiguen la comunicación?
Esclarecer los objetivos principalmente, si no tenemos una buena comunicación no vamos a
llegar a ningún lado porque para poder cumplir con metas y objetivos se ocupa de una
comunicación efectiva y si esto no se tiene no vamos a poder llegar a nada, aunque el equipo
sea bueno si no se comunican no podrán lograr sus objetivos.
3. ¿Cuáles son los principales errores que cometen las empresas respecto a la falta de
comunicación?
Los principales errores es que no manejan un canal de comunicación, siempre las empresas
manejan los equipos digitales, hay empresas que se basan solamente en la comunicación
digital y debemos asegurarnos de que la información que se comparta sea de manera clara, si
no va a haber un error. En lo personal, podría decir que principal error de las empresas es que
manejan un solo canal de comunicación.
4. ¿Qué problemas podrían atraer la falta de comunicación en una empresa?
Cometer errores, no cumplir metas, inclusive no solamente internas sino también externa con
los clientes, si hay alguna información que no se le brinda al momento de generar un convenio
se puede generar una falta tanto en nosotros con el cliente como el cliente con nosotros,
entonces es importante tener bien activos los canales de comunicación para que estos errores
no pasen. En la manera interna simplemente el qué dirección nos de una indicación y nosotros
como coordinador tener que pasarla a nuestros colaboradores, si nosotros no pasamos el
mensaje correcto pues vamos a tener un error y se hace una cadena de equivocaciones.
5. ¿Cuáles son los principales problemas de comunicación que detectas en tu organización?
En la estructura de la empresa se maneja salas de juntas, pero solamente son de audio esto nos
hace que cualquier persona teniendo los códigos de las juntas entra desde el celular desde
cualquier área de donde esté, tanto los foráneos como los que están en el corporativos, esto
nos afecta debido a que las personas están haciendo otras actividades en el momento de estar
la Junta y al momento de hacer una minuta no se tiene claro el mensaje de lo que se trató, la
entrega de los indicadores que es un punto muy importante porque son los objetivos que se
cumplen como departamento ese es el principal error que nos aseguramos que nuestro canal
de comunicación sea efectivo.
6. En base a tu criterio personal, ¿Qué nos puedes sugerir para darle solución a este problema?
Nosotros tenemos una sala digital de conferencias, esto quiere decir que a fuerza la persona
tiene que estar presente porque en la sala se tiene que estar tomando el vídeo y ahora con la
contingencia obviamente estas salas se tuvieron que detener en todas las empresas, porque
inclusive estando desde casa las personas se pueden conectar desde el equipo portátil, entonces
creo que no hay excusa para decir que no se pudieron conectar de manera virtual.
Considero que lo más esencial es verificar que la persona este poniendo atención a la reunión
y simplemente asegurarnos que la minuta llevando conforme el programa de la junta, también
al acabar la junta asegurarnos que la información fue recibida correctamente, esa sería una de
las soluciones que podríamos ver que se pueda proponer debido a que no hay excusa para no
tener una presencia en las juntas.
7. ¿Cuáles crees que son los beneficios de una buena comunicación?
Yo creo que desde el primer momento en que nosotros creamos una empresa, si no tienes
comunicación con tu equipo no vamos a llegar a ningún lado, el principal beneficio es
simplemente estar en el mismo canal, si nosotros fijamos una meta con nuestro equipo de
trabajo tienes que comunicarla debido a que hay que estar informando correctamente del
avance que estamos teniendo como equipo y esto va hasta las empresas grandes.
Por ejemplo, en mi empresa que llevamos más de 60 años en el mercado tanto en la mesa
directiva pasan los mensajes, ellos toman las decisiones y las comunican a las demás áreas, si
nos hubiéramos esta comunicación no hubiéramos avanzado más en el mercado, es esencial
tener activa la comunicación en varios canales para que sea muy beneficioso en la
comunicación o sea que sin ésta no llegaríamos a ningún lado, creo que no hay excusa para
no tener una buena comunicación.
8. ¿Cómo garantizar una buena comunicación en el trabajo?
Yo creo que hay que tener evidencia de lo que se está tratando, sobre todo los temas que vamos
a tratar, por ejemplo, en nuestro caso las juntas que se llevan a cabo unas minutas ya no es
necesario debido a que las firmas ahorita ya se hacen mediante Microsoft Forms donde
asegura que las personas están recibiendo la información completa, entonces hay que asegurar
de manera interna.
Nosotros en la empresa tenemos un sistema llamado SIP esto consiste en mandar una
autorización para asegurar que tú recibiste los datos, tanto como facturación o como pedidos,
todo esto lo registra este sistema, si tú ni siquiera inicia sesión nosotros lo vamos a saber
entonces, normalmente no hay necesidad de llegar a estos extremos, pero si nos vamos a tener
que asegurar que la comunicación sea efectiva y hay que llegar a esto el confirmar que están
recibiendo la información correcta.
9. ¿Consideras que las reuniones de trabajo en tu empresa son efectivas?
Yo siento que a lo mejor no están siendo 100% efectivas, ya que las personas se conectan de
diferentes partes, por lo tanto están haciendo otras actividades y no están poniendo atención,
nos ha tocado que al momento de la junta mensual que es cuando se entregan los indicadores
completo, no saben en qué canal están, entonces ahí tenemos áreas de oportunidad
principalmente con las áreas foráneas, nosotros tenemos 11 terminales a nivel nacional, si
nosotros que estamos en el corporativo batallamos con la gente con la gente que está afuera
que no tienen una observación constante sí se estaría fallando más.
10. ¿Las reuniones de trabajo en tu organización tienen algún tipo de planeación y cuál es?
Llevamos una minuta como antes de la empresa y como después se hace la preparación y se
mandan las indicaciones para la junta, a veces el jefe de área se queda a cargo de esto para
que el departamento no tengo excusas que nos tuvimos presidente, primeramente se generan
la lista de colaboraciones por medio de correo electrónico que es el institucional, este les llega
a todas las personas que tenemos que estar involucrados en las juntas, porque las actividades
no son solamente aquí sino en diferentes partes de México, entonces así aseguramos que en
grupos pequeños se entienda bien la información.
Evidencia de la entrevista mediante Microsoft Teams
 Escrito informativo-descriptivo de la problemática
Situación:
En las reuniones de trabajo de la empresa Lar Mex, se meten más personas de otras
sucursales que no deberían de estar ahí, la otra situación sería que se meten, pero hacen otras
actividades mientras no ponen atención en las reuniones y todo esto es debido a la falta de
comunicación en la empresa.
La falta de comunicación en la empresa genera desinformación, y el hecho de trabajar
desinformado provoca desconocimiento de dónde se producen los fallos o quiénes los
generan, haciendo así que estallen los conflictos. Si los mensajes no llegan a los receptores a
tiempo o no se envían los suficientes mensajes, surgen los problemas y los malentendidos.
La comunicación al ser algo intangible se da por hecho, pero poco o nada cuesta mantener al
día a toda la organización de cualquier cambio, siempre y cuando sea importante para ellos
conocer esa información.
Una buena comunicación en el ámbito laboral es uno de los pilares fundamentales de la
motivación y de la mejora de la productividad.
Objetivo:
Tener una buena comunicación para así mejorar la competitividad de las organizaciones, su
adaptación a los cambios del entorno, facilitar el logro de los objetivos y metas establecidas,
satisfacer las necesidades de los empleados, etc.
Acciones como un proyecto de mejora para la empresa:
1. Desarrollo de la empatía
La empatía trata de entender, de observar al otro, de ponerse en su lugar; interiorizar
reacciones y respuestas. De esta forma, la comunicación se hace fácil y anulas el factor
sorpresa, acudes al lenguaje apropiado y el feedback es satisfactorio.
2. Contemplación e imitación
Se trata de un refuerzo empático y sirve para conocer un poco más a tus compañeros de
trabajo: observas el lenguaje corporal de la persona y utilizas sus
gestos para generar complicidad.
3. Contagiar la pasión por el trabajo
Hacer ver a tu equipo la pasión que sientes por el trabajo les invita a ellos también a trabajar
apasionadamente. También, de esta forma, se les insufla seguridad. Hay que hacerles ver que
son importantes para el proyecto y lo bien que lo hacen.
4. Seguimiento y repetición del mensaje
Es fundamental que el mensaje lleque completo a todos. Para eso el tratamiento del mensaje
debe ser inmejorable: directo y claro. Pero hay circunstancias inherentes al lugar de trabajo
que provocan una desvirtualización del contenido y conlleva malinterpretaciones que pueden
repercutir en la ejecución del trabajo.
5. Formación en equipo
Una de las formas más efectivas para mejorar la comunicación de los compañeros de la
empresa es con actividades en equipo y la formación. Sacar al equipo fuera de la oficina
para que se interrelacionen y se vean como personas reales. Fuera del entorno laboral se
pueden limar asperezas que en la oficina no hacen más que acrecentarse. Mirar a la cara de
la persona.
 Discurso argumentativo
¿Por qué es importante la comunicación en las empresas?
La comunicación es muy importante en cualquier situación de nuestra vida y más en el área
laboral ya que se basa en la empatía, es decir, en entender a las personas y mantener la calma
en cualquier situación, esta es una gran manera de poder manejar los conflictos que se
presentan en el trabajo
Algunas de las herramientas que se necesitan implementar en la empresa Larmex para que
tenga una comunicación de manera más efectiva son: el ser transparentes, el ser firmes y
concisos en las decisiones que tomen con el equipo de trabajo, a la hora de hacer la reunión
tener una visión de lo que se quiere conseguir, el escuchar las opiniones de los demás, esto
les daría la confianza de que a sus trabajadores les llame más la atención las juntas de
trabajo y no sea solo una obligación de ir, si no que ellos se sientan con la libertad de poder
expresarse de una forma clara y concreta haciendo las reuniones de trabajo más eficaces y
amenas.
Ahora analizaremos más a detalle una situación que está afectando a Larmex:
Como situación en la empresa, tenemos como problemática el control de personas en las
reuniones, por ejemplo, quienes pertenecen a otras sucursales cuando no deberían de estar,
de la misma forma, quienes si deben de estar la mayoría de los casos no suelen estar atentos
a lo que se dice en las reuniones, debido a que están distraídos, desinteresados o incluso
realizan otras actividades.
Esto implica un gran obstáculo para las reuniones que se realizan, puesto que la
comunicación llega a ser una debilidad y un área de oportunidad que se debe manejar porque
esto podría implicar consecuencias negativas que repercutan al progreso de la empresa.
Realizaremos una serie de propuestas para mejorar la situación que está atravesando la
empresa Larmex:
1. Realizar una encuesta sobre la situación: Primeramente, hay que saber cuánta gente dentro
de la empresa no está interesada en asistir a las reuniones, para facilitar esto proponemos
aplicar una encuesta en cualquier aplicación como Google Drive o Microsoft Forms a todos
los empleados de la empresa, para determinar la cantidad de empleados que no quieran
asistir.
2. Hablar con los empleados: Una vez teniendo a dichos empleados identificados, hablar en
privado uno por uno para conocer sus motivos puesto que cada uno tiene su manera de
pensar y ver las cosas, habra gente que no esté contenta con el puesto que tienen, gente que
quiere un aumento de salario o simplemente gente que está atravesando un mal momento
personal, todo esto se aclarará hablando directamente con las personas involucradas ante
esta situación.
3. Replantear la manera en que se imparten las reuniones: También otro factor muy
importante puede ser la manera en la que se imparten las reuniones, pues si estas están
ejecutadas de mala manera puede generar desinterés por parte de los empleados, una opción
que se puede hacer es hacer las reuniones un poco más dinámicas, también con las
participaciones de los empleados en la reunión.
4. Mas medidas estrictas: Además del problema de desinterés de los empleados, otro
problema que se atraviesa es cuando asisten empleados que trabajan en otras sucursales,
habrá que implementar más reglas estrictas para esta situación porque también el hecho de
que alguien ajeno a la sucursal este presente puede generar cierta incomodidad a los
empleados locales. Habrá que conocer cuáles son sus intenciones del estar presentes en las
reuniones, una vez conociendo esto, analizar la situación y llevar a cabo acciones para que
estas personas puedan llegar a beneficiar a la empresa en lugar de perjudicarla.
Para finalizar, esperamos que este discurso haya sido de su agrado, que le sea de
mucha ayuda para mejorar la situación que están viviendo actualmente en la
empresa, debido a que es una gran empresa, pero lo que le hace falta es que se
desarrolle más la comunicación y se enfrenten los problemas que la están
impidiendo, como ya lo mencionamos, no importa a que se dediquen la
comunicación es el arma principal de toda empresa, sin esta no sería posible nada.
"Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice"
- Peter Drucker
Evidencia de la exposición del discurso
 Retroalimentación del ejecutivo sobre el discurso
El ejecutivo de reclutamiento Erick Alberto Torres Porras de la empresa Larmex
comentó que la propuesta para mejorar la problemática sobre las reuniones de
trabajo que hice fue muy interesante, debido a que las medidas de la exposición
estaban muy claras.
Pero también mencionó que le parecieron un poco agresivas o rudas las medidas
que le brinde, también dijo que las juntas de trabajo son mayoritariamente con
ejecutivos, coordinadores y gerentes, es decir, juntas con personas importantes,
por lo tanto, la medida de hacer una encuesta para ver quienes no les interesaban
las reuniones no era muy conveniente ya que obligatoriamente deberían de estar
todos los ya mencionados.
Por otro lado, también explicó que, en el caso de las personas foráneas para las
reuniones de trabajo, se les invita para capacitaciones y aclaró que son tratados
por lo general de manera sana y amigable, aunque pueden existir excepciones.
Agradeció por el discurso que le brindé, sobre todo dijo que la propuesta le
serviría mucho para poder ayudar a la empresa en la que trabaja, también dijo que
tendrá en cuenta las medidas que le expuse dado que para el es muy importante
que la empresa pueda solucionar esta problemática que se está viviendo, que él
ayudaría aportando su granito de arena, añadiendo que le ayudó este trabajo a
reflexionar sobre qué cosas puede hacer para ayudar a Larmex.
Por último, dijo que estaba muy agradecido y satisfecho por ayudarme con este
último trabajo, ya que él también ayudó a poder realizar cada una de las
evidencias de esta Unidad de Aprendizaje, también me dio las gracias por
ayudarle a su empresa en cada uno de los trabajos realizados.
Me deseó éxitos y bendiciones en futuros proyectos, expresó que llegaría muy
lejos debido a que vio un gran potencial en mi puesto que era muy responsable
estudiante.
 Conclusión
En este producto integrador de aprendizaje pude aprender más sobre cómo realizar un
escrito informativo hacia algún problema de la empresa donde trabaja la persona con la cual
realice esta actividad, fue una experiencia muy buena al haberlo entrevistado y que así me
pudiera decir o contar algún problema de la comunicación en su empresa, así yo pude
identificar un objetivo para después plantear acciones como un proyecto de mejora para la
empresa, al redactar el discurso argumentativo fue muy importante para mi ya que era algo
que se iba a mostrar a la persona que labora en la empresa, tuve que hacerlo muy bien,
realice un apoyo visual para que fuera atractivo el discurso, con esta actividad pude
desenvolverme más en el aspecto de que tuve más facilidad al hablar frente a personas,
pienso que la existencia de una comunicación en la empresa eficaz, fomenta la motivación
de los empleados, así como el compromiso y la implicación en las tareas corporativas,
creando un clima de trabajo integrador, trabajar de forma coordinada a veces es todo un reto.
Sin embargo, evidencia los esfuerzos grupales para alcanzar las metas fijadas.
Considero que todo esto es muy importante el saberlo ya que luego cuando nosotros
trabajemos en alguna empresa, son cosas que aplicaremos con el paso del tiempo, la
comunicación es de mucha importancia en las empresas porque sin ella no tendrían el
control de nada y es lo mismo con todas las cosas.
En lo personal, considero esta Unidad de Aprendizaje muy importante, el que la hayan
implementado a esta carrera fue una buena decisión, ya que la mayoría de las personas al
igual que yo, se nos dificulta mucho al hablar con otras personas, hacer exposiciones en
público, desenvolvernos con otras personas, comunicarnos de manera asertiva con los
demás, es por esto que es fundamental llevar esta materia. En lo personal me ayudó bastante
a cambiar lo que ya mencioné, debido a que la materia me hizo reflexionar, adquirí nuevas
técnicas y conocimientos que me ayudaron a no tener los problemas de comunicación que
tenía, todo esto gracias a la profesora.
 Referencias bibliográficas
Consultor especializado. (2017, 17 de octubre). La falta de comunicación en la empresa
destroza la productividad. DATADEC. Recuperado 8 de noviembre del 2021, de
https://www.datadec.es/blog/falta-comunicacion-destroza-productividad?hs_amp=true
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