PLAN DE MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN FT-PEC-1996

Proceso: Planeación, Estrategia y Control Versión: 5

1. NOMBRE DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN Auditoría a la Disposición de mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas a favor de la Nación - ADA. ADM2022-002.

Nivel Central:
* Dirección de Gestión Corporativa.
* Subdirección Logística.
Coordinación de Chatarrización y Destrucciones.
2. LUGAR ADMINISTRATIVO, ÁREA O DEPENDENCIA AUDITADA O AUTOEVALUADA Coordinación de Gestión Social y Comercialización.

Nivel Local:
* Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena.
* Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura.

3. FECHA DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN DESDE 3/7/2022 HASTA 7/29/2022

4. PERIODO AUDITADO O AUTOEVALUADO DESDE 1/1/2021 HASTA 2/28/2022

20. PRIMER SEGUIMIENTO AUDITADO O 24. PRIMER SEGUIMIENTO 29. SEGUNDO SEGUIMIENTO AUDITADO O 33. SEGUNDO SEGUIMIENTO
AUTOEVALUADO (OCI, CALIDAD O ÁREAS) AUTOEVALUADO (OCI, CALIDAD O ÁREAS)

25. Fecha: 34. Fecha:

7. Situación Encontrada 21. Fecha: 26. Nombre del Responsable del Seguimiento: 30. Fecha: 35. Nombre del Responsable del Seguimiento:
6. Proceso / 16. Responsable del
15. Unidad 17. Fecha 18. Fecha
5. No. Subproceso / 10. Fuente 11. Causa 12. Efecto 13. Acción a implementar 14. Evidencia de cumplimiento cumplimiento 19. Observaciones del Auditor o Autoevaluador OCI
de Medida Inicial Final
Procedimiento (cargo)
22. Porcentaje de 27. Porcentaje de 31. Porcentaje de 36. Porcentaje de
8. Tipo 9. Descripción avance
23. Observaciones
avance aceptado
28. Observaciones
avance
32. Observaciones
avance aceptado
37. Observaciones

1 Proceso: Administrativo y Hallazgo 1. Inoportunidad en la disposición de las mercancías Aprehendidas, Decomisadas o Abandonadas – ADA a Auditoría interna OCI Deficiencias en la aplicación de los controles Posibles incrementos de los costos de bodegaje, Es necesario ajustar la columna acción a implementar para que
Financiero. favor de la Nación. existentes para la oportunidad en la disposición merma, deterioro y/o pérdida de mercancías, daño a se incluya además la cantidad de DIM relacionados que suman
de mercancías ADA a favor de la Nación. otros bienes o mercancías almacenadas. el valor total indicado conforme al Anexo 2 del informe.
Subproceso: Operación Sobre un universo de 1.431 Documentos de Ingreso de Mercancías (DIM) con 9.080 ítems se tomó una muestra de
Logística. 190 DIM con 695 ítems, correspondientes a las existencias de las Direcciones Seccionales de Aduanas de Debilidades en el monitoreo y seguimiento para la Vencimientos, aumento de los inventarios de
Cartagena y de Impuestos y Aduanas de Buenaventura, los cuales fueron extraídos del inventario de las disminución de existencias de mercancías ADA, mercancías ADA y detrimentos patrimoniales. Disponer de las mercancías por valor de 5.403.405.745,52. Discriminados en 39 DIM, que tiene en inventarios la DGC, Subdirección
Procedimiento: Disposición de existencias, reportado por la Subdirección Logística con corte a 28 de febrero de 2022, evidenciando lo siguiente: tanto en el Nivel Central - Subdirección Logística Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena, conforme al Anexo 2 del informe OCI, así: 69481100169 It 1, Logística, Coordinaciones
Mercancías, Bienes y Servicios, y en el Nivel Local - GIT de Operación Logística Exposición al riesgo R2 “Mercancía ADA, bienes o 39481114371 Tt.1, 39481103797, It 3 y 4, 39481105796 It 1, 39481110133 It 1, 39481112408 It 1, 39481112409 It 1, de Gestión Social y
PR-ADF-0312. 1.1. Demoras en la disposición de mercancías ADA. (Ver anexo 1) de la División de Gestión Administrativa y valores adjudicados a la Nación en proceso de cobro 39481112411 It 1, 39481112604 It 1, 39481112761 It 1 , 39481114283 It 1, 39481114345 It 2, 39481114350 It 1 y 2, Comercialización y de
Financiera de las Direcciones Seccionales de o concursales perdidos, deteriorados o dañados”, de 39481114356 It 1 a 9, 39481114372 It 1 y 2 , 39481114398 It 1, 39481114438 It 1 y 2, 39481102291 It 1, Destrucción y 9/1/2022 8/31/2023
100%
Control Inventario de a. Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena Aduanas de Cartagena e Impuestos y Aduanas la matriz de riesgos del subproceso Operación 39481106492 It 1, 39481109290 It 1, 39481109777 It 1, 39481109785 It 1, 39481112551 It 1, 39481112834 It 1, Chatarrización, Dirección
mercancías ADA y Bienes de Buenaventura Logística V2. 39481112061 It 1, 15481100170 It 1, 15481100171 It 1, 15481100172 It 1 y 2, 15481100173 It 1 y 2, 15481100174 It Seccional de Aduanas de
adjudicados a la Nación, PR- De una muestra de 68 DIM con 166 ítems, se validaron las existencias de mercancías ADA y Documentos de 1, 15481100175 It 1, 39481113974 It 1, 39481114180 It 1, 39481114494 It 1, 39481114495 It 1 y 2, 39481114502 It Cartagena, GIT de
ADF-0294. Egreso de Mercancías (DEM) con fecha de corte al 30 de abril de 2022, evidenciando que se dispusieron 29 DIM 1 al 20, 39481114505 It 1, 39481114520 It 1, 39481114527 It 1 a 9. Operación Logística
con 85 ítems, los cuales presentaron demoras en la disposición de mercancías almacenadas en los Depósitos y en
el recinto de almacén de la Unión Temporal Alianza Logística Avanzada – UT ALA ( Tabla No. 5 Infome Auditoría ADM
2022 -002).

b. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura

Es necesario ajustar la columna acción a implementar para que
De una muestra de 113 DIM con 513 ítems, se validaron las existencias de mercancías ADA y DEM con fecha de se incluya además la cantidad de DIM relacionados que suman
corte al 30 de abril de 2022, evidenciando que fueron dispuestos 30 DIM con 64 ítems, los cuales presentaron el valor total indicado conforme al Anexo 2 del informe.
demoras para la disposición de mercancías almacenadas en los Depósitos y en el recinto de almacén de la UT ALA
(Tabla No. 6 Infome Auditoría ADM 2022 -002). Disponer de las mercancías por valor de 2.612.727.747,28. Discriminados en 89 DIM que tiene en inventarios la
Direccion Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura, conforme al Anexo 2 del informe OCI, Egresos de mercancía
1.2. Mercancías ADA que continúan sin disponer (Ver anexo 2) así:15351100088 It 1, 15351100096 It 1, 15351100102 I-1, 75351100189 I-22, 32351105747 I-1, 32351105752 I-1,2,
32351105830 I-4,8,16, 22, 32351105844 I-1, 32352105705 I-5,6,8,11,12,13,14, 32352105876 I-1, 32351104737 I-1,
a. Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena 32352104740 I7, 16, 32351102888 I-1a 64, 32352102842 I-1 a 96, 32352102974- I-1,2,3 32352103098 I-3,4,
32352103168 I-2,17, 32351103495 I-1, 32351103496 I-1, 32352103186 I-17,20,21,24,26,27,28,29,30,38,40,41,
De la muestra de 68 DIM con 166 ítems, seleccionada del reporte de existencias de mercancías ADA, se 32352103239 I- 1 32351104160 I-1, 2, 32351104547 I-1, 32351104647 I-1, 32351105669 I-1, 32351105671 I-1, DGC, Subdirección
identificaron 39 DIM con 81 ítems que a acorte 30 de abril de 2022 continuaban sin disponer, registrando un tiempo 32351105674 I-1, 32351105676 I-1, 15351100088 I-1, 32351102486 I- 1,2, 3, 32351103900 I-1, 32352105456 I- Logística, Coordinaciones
de permanencia entre 64 y 3.426 días (Tabla No. 7 Informe Auditoría ADM 2022 - 002). 1,2,3,5, 32351102362 I- 1 a 15, 32351102959 I- 4, 32351103074 I- 41,43,50, 32352102712 I-7,9, 32352102877 I- de Gestión Social y
2,3,4,5, 32352103003 I- 8,9,10, 32352103004 I-4, 32352103050 I-1a 9, 32352103056 I- 5,10, 32352103093 I-1 a 13, Comercialización y de
b. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura 32352103117 I-8,31,33,34, 32352103402 I-1, 32351103449 I-40, 32351103625 I-7, 32352103207 I-15, 32352103354 100% Destrucción y 9/1/2022 8/31/2023
I-40, 32352103402 I 1, 4, 32352103414 I-14, 32352105072 I-1,2,3, 15351100096 I-1, 32351105389 I-4 a 12, Chatarrización, Dirección
De la muestra de 113 DIM con 513 ítems, seleccionada del reporte de existencias de mercancías ADA, se observó 32351105601 I-68,69,70,71,72,99,100, 102,105, 32351105614 I-57,58,60, 32351105615 I-17, 32351105645 I- Seccional de Impuestos y
que 83 DIM con 449 ítems a corte del 30 de abril de 2022, estaban sin disponer y registrando un tiempo de 85,89,175,220,238,241,252, 259,279, 32351105680 I-13,58, 32351105699 I-22, 32351105720 I-44, 32351105722 I- Aduanas de Buenaventura,
permanencia entre 70 a 1.985 días (Tabla No. 8 Informe Auditoría ADM 2022 - 002). 16,34,49, 32351105730 I-20, 32351105732 I-4,10,11, 14, 32351105734 I- 4,22,23, 32351105735 I-1,9,11, GIT de Operación Logística
32351105744 I-28,47, 32351105745 I-20,23, 32351105746 I- 13,44,49,61, 32351105753 I- 15 a 20,
21,38,40,54,61,67,85,101,102, 32351105801 I-1, 32351105833 I, 2,6,26,27,28, 32351105834 I-7,34,35,36,
32351105835 I-83,84,86,87,88,89,91,93,95, 32351105836 I-4,25,39,58,68, 32351105840 I-6,11,49, 32351105841 I-
12,14 32351105842 I-10,32, 32351105856 I-6,26, 32352105393 I -1,2, 3, 6,7, 32352105429 I-1,3,4,17, 32352105467
I-2,3,4,34,39,54, 32352105503 I- 3,16,19,21,25,28,30,40,41,43,44, 45,47,48,50,51,52 ,53,54,56,58,60,61,64,
32352105795 I-1, 32352105831 I- 1, 32352105832 I-1, 32351102386 I 1 a 14

Es necesario ajustar a columna acción a implementar, de

manera que empiece con el verbo rector que indica la acción.
(Ejemplo: actualizar)

Publicación del procedimiento PR-ADF- DGC, Subdirección Se recomienda: evaluar la pertinencia de incluir en la
Actualizar del procedimiento PR-ADF-312 1 9/1/2022 8/31/2023
312 Logistica. actualización del procedimiento, acciones frente a la demora de
los tiempos o términos para la disposición oportuna de
mercancías y evaluar los plazos definidos para la ejecución de
esta acción en lo referente al procedimiento y la lista de
chequeo.
2 Proceso: Administrativo y Hallazgo 2. Observaciones a la donación de mercancías ADA a favor de la Nación Auditoría interna OCI Deficiencias en la aplicación de los controles para Generando para la entidad posible pérdida de Ajustar la evidencia de cumplimiento de la actividad
Financiero. la verificación de requisitos en los eventos de documentos e información de las donaciones estableciendo únicamente el nombre del entregable, por
De las resoluciones de donación proferidas por la Subdirección Logística para las DSA Cartagena y DSIA donación ejemplo "Memorando".
DGC, Subdirección
Subproceso: Operación Buenaventura, para el periodo evaluado, se tomó una muestra de 20; correspondientes a 10 por cada Dirección Incremento de costos por almacenamiento de las
Expedir un memorando que contenga los criterios a tener en cuenta para la aceptación de los ofrecimientos de la Logistica, Coordinación de
Logística. Seccional auditada, encontrando lo siguiente: Deficiencias en el cumplimiento de los términos mercancías Memorando 1 9/1/2022 8/31/2023 Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
mercancía. Gestión Social y
en la entrega de las mercancías donadas,
Comercialización considerando que excede las 52 semanas y considerar el plazo
Procedimiento: Disposición de 2.1. Deficiencia en la revisión de la justificación de la necesidad funcional presentada por el donatario – Exposición a los riesgos R1 “Actos administrativos,
Mercancías, Bienes y Servicios, Subdirección Logística. Deficiencias en la conformación de la carpeta de facturas, o actuaciones en general notificados y/o razonable para la expedición de un Memorando.
PR-ADF-0312. disposición, en la organización y conservación de comunicados con deficiencia de fondo y/o forma”, R2
En la muestra se verificó la justificación de la necesidad funcional señalada en los oficios de aceptación del los documentos por cada evento “Mercancía ADA, bienes o valores adjudicados a la Modificar la evidencia de cumplimiento y la unidad de medida,
Control Inventario de ofrecimiento por parte del donatario, las resoluciones y las donaciones se realizaron a entidades del orden Nacional Nación en proceso de cobro o concursales perdidos, de tal manera que se pueda establecer cuantitativamente el
mercancías ADA y Bienes o territorial de carácter público, evidenciando que: Debilidades en el monitoreo y seguimiento de las deteriorados o dañados” y R3 “Información afectada cumplimiento del entregable de esta acción, en cantidad y no en
adjudicados a la Nación, PR- donaciones, con el fin de dar cumplimiento al en su integridad y/o confidencialidad y/o DGC, Subdirección porcentaje.
ADF-0294. • No se detalla de manera precisa, amplia y suficiente la necesidad de utilización de las mercancías aceptadas en procedimiento general de donación establecido disponibilidad” de la matriz de riesgos del Incluir en la plantilla de los actos administrativos de donación, en la parte resolutiva, un artículo que indique que se Plantilla de los actos administrativos de Logistica, Coordinación de
donación: Resolución 2423 del 14/04/2021 DSIA Buenaventura. en la entidad y permitir la trazabilidad de la subproceso Operación Logística. 1 9/1/2022 12/31/2022
deben cumplir con la obligaciones de registro, conforme a la ley, respecto de las mercancías que así lo exijan. donación modificada. Gestión Social y Se recomienda además ajustar el artículo a incluir de manera
información de la disposición de mercancías ADA Comercialización
• La necesidad funcional señalada por el donatario no guarda relación con la mercancía en donación: Resolución en donación. que no sea tan general y haga referencia a las actividades
6359 del 17/08/2021 DSA Cartagena y Resolución 1293 del 9/02/2022 DSIA Buenaventura. derivadas de los bienes sujetos a registro.

• La necesidad expuesta se repite para otras aceptaciones de donación, indiferentemente del tipo de mercancía
para las Resoluciones 4825 del 1/07/2021 y 1516 del 25/02/2022 DSA Cartagena. Ajustar la acción a implementar especificando donde están
contenidos los lineamientos a socializar. Ejemplo:
2.2. Deficiencias en la aplicación de los controles establecidos para autorizar la donación de mercancías – procedimiento, instructivo, memorando, entre otros.
Subdirección Logística.
Ajustar la evidencia de cumplimiento y la unidad de medida,
a. El acto administrativo no genera la obligación para el donatario de cumplir con los requisitos de legalización y para que se especifique un solo producto o entregable.
registro de la tradición del bien donado, tal es el caso de la embarcación objeto de donación para la cual no se Retroalimentar sobre el lineamiento respecto del IN-ADF-0214 Donación de mercancías ADA y bienes adjudicados a
señaló la mencionada obligación frente a su registro y matricula, a la fecha de la visita de auditoria continuaba sin DGC, Subdirección
la Nación donde se manifiesta que se deben consignar de manera precisa la información relativa a las mercancías, Correo 1 9/1/2022 12/31/2022
legalizar. Resolución 3531 del 26/05/2021, DSA Cartagena. Logistica.
así como las salvedades y observaciones a que haya lugar.
b. No se encontró registro de la comunicación a la Directora Seccional del cambio de destinación de la mercancía
para la Resolución 3531 del 26/05/2021 DSA Cartagena.

c. Deficiencias en el registro de la información en los formatos previstos para las donaciones, así:

• Resolución 1108 del 23/02/2021 - DSA Cartagena: En el Acta de entrega de mercancía 0027 del 16/03/2021, se
indica que "la mercancía se hace entrega en su totalidad y en buen estado" sin embargo, los DIM 39481111180 del Ajustar la acción a implementar, conforme a las instrucciones
1/11/2018 y 39481111950 del 8/05/2019, no fueron entregados y no se registra observación alguna al respecto.
del formato : "Si se establecen varias acciones, se deben
• Resolución 10532 del 22/11/2021 - DSIA Buenaventura: El beneficiario se negó a recibir las mercancías del DIM
separar en filas independientes para registrar para cada una de
32351104611 que estaba en mal estado y que era diferente a la descrita en los documentos soporte. De 508 rollos ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida,
de tela, se encontraron 473 en mal estado; adicionalmente, en el Acta de Inspección Física 1414 del 31/08/2021 no responsable del cumplimiento, fecha inicial y fecha final."
se indica el estado de esta mercancía y no contiene salvedades u observaciones.
Modificar la evidencia de cumplimiento. Ejemplo:"Listas de
d. Ausencia de suscripción de documentos que hacen parte de las donaciones: chequeo" y establecer la unidad de medida, acorde con la
evidencia, de tal manera que se pueda establecer
• Las Actas de Comprobación y/o Entrega de Bienes y Mercancías FT-ADF-2304: En la DSIA Buenaventura y en DGC, Subdirección cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
DSA Cartagena están suscritas por los funcionarios DIAN comisionados, sin embargo, falta la firma de la Directora Logística, Coordinaciones en cantidad y no en porcentaje.
Seccional o su delegado y del jefe de División Administrativa y Financiera o su delegado, en la totalidad de los 20 de Gestión Social y
casos de la muestra. Comercialización y de
Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
Destrucción y
• Acta de Comprobación y/o Entrega de Bienes y Mercancías FT-ADF-2304 sin las firmas del representante de UT Implementar lista de chequeo de los eventos de disposición por la modalidad de Donación. Lista de chequeo 1 Chatarrización, Dirección 9/1/2022 5/31/2023
considerando que excede las 52 semanas.
ALA y de la Directora Seccional de Cartagena: Resoluciones 3531 del 26/05/2021, 7132 del 13/09/2021, 7754 del Seccional de Impuestos y
27/09/2021 y 9225 del 28/10/2021. Aduanas de Buenaventura Frente al conjunto de acciones planteadas para la
+D15 y de Aduanas de observación No. 2: evaluar si con las acciones propuestas
e. En las carpetas físicas no se encontró el formato FT- ADF-2623 “Verificación de ofrecimientos y aceptaciones”, Cartagena, GIT de se da tratamiento a todas las causas señaladas y
para la muestra seleccionada en las dos direcciones seccionales. Operación Logística considerar que las acciones estén articuladas con los
procedimientos e instructivos.
2.3. Inoportunidad en la elaboración del formato de verificación de requisitos de las donaciones – Subdirección
Logística.

Revisada una muestra de 9 resoluciones de disposición de la modalidad de donación en la carpeta virtual de la

Subdirección Logística, se evidenció que el formato FT-ADF-2623 “Verificación de ofrecimientos y aceptaciones” se
está diligenciando en promedio 175 días después de gestionada la donación, perdiendo su objetivo como
herramienta de control; se infiere además que su elaboración se efectuó en el ejercicio del desarrollo de la auditoría
y es procedente señalar que no se dio aplicación a las herramientas institucionales para motivar previamente la
decisión de los actos administrativos que se relacionan en la (Tabla No. 9 del Informe Auditoría ADM 2022 002).

2.4. Inoportunidad en el retiro de las mercancías objeto de donación

Verificada la fecha del acta de entrega de la mercancía dispuesta en la modalidad de donación frente a la fecha
máxima del término para el retiro (10 días), en una muestra de 20 resoluciones de donación, se encontraron
extemporaneidades, sin que se haya autorizado ampliación del plazo, en las siguientes resoluciones:

• DSA Cartagena: 3531 del 26/05/2021 (2 días) y 3825 del 01/07/2021 (3 días).

2.5. Deficiencia en la gestión documental de la conformación del evento de disposición de mercancías en donación,
evidenciado en DSA Cartagena y DSIA Buenaventura

DSA Cartagena

a. No completitud de los documentos que soportan el evento de donación, dado que no reposan los documentos
que complementan la aceptación de la donación:

• Oficios de ofrecimientos de la mercancía susceptible de donación, debidamente firmados y numerados:

Resoluciones 1108 del 23/02/2021 y 3531 del 26/05/2021.

• Correos de aceptación de ofrecimiento: Resoluciones 1108 del 23/02/2021 y 8148 del 7/10/2021.

• Correo electrónico u oficio de comunicación para la programación de la diligencia de entrega de la mercancía o de

los bienes donados, informando las personas delegadas por la entidad beneficiaria y autorizadas por la Dirección
Seccional. Resolución 8148 del 7/10/2021.

• Copia de la certificación de notificación al beneficiario, ni la de comunicación a la UT: Resoluciones 1108 del

23/02/2021, 3531 del 26/05/2021, 6359 del 17/08/2021 y 8148 del 7/10/2021.

• No existen soportes de la delegación por parte del Representante Legal del donatario, para entrega y retiro de la
mercancía en las siguientes Resoluciones: 1108 del 23/02/2021, 3531 del 26/05/2021, 7754 del 27/09/2021 y 8148
del 7/10/2021.

• Los soportes no guardan la trazabilidad de la disposición de las mercancías: Resolución 6359 del 17/08/2021 (por
ejemplo, a folio 24 reposa solicitud de disposición del 4/03/2020 formato FT- CO-2305, pero no se encuentra el acta
de inspección, auto comisorio y oficio que acompañara dicha solicitud, a folio 25 reposa otra solicitud de disposición
de mercancías FT-ADF-2305 Nro. 37 remitiendo la misma mercancía para donación del 15/06/2021. Se pierde la
trazabilidad por cuanto no reposan antecedentes de devolución de los soportes a la Dirección Seccional, o
evidencia del por qué no se dispuso de dicha mercancía respondiendo a la primera solicitud del 2020).

• No se relaciona la Resolución 039 de mayo de 2021, la cual facultó a la entonces Subdirección Comercial hoy
Subdirección Logística, para ofrecer directamente la mercancía objeto de donación parágrafo del artículo 202 que
modificó el artículo 659 de la Resolución 46 de 2019 Literal i: Resolución 6359 del 17/08/2021.

• En la DS no reposan los soportes para la entrega de la mercancía: Resolución 7132 del 13/09/2021.

DSIA Buenaventura

a. No completitud de los documentos que soportan el evento de donación, dado que faltan los siguientes
documentos:

• Actas de inspección del evento: Resolución 10532 del 22/11/2021.

• Oficios de ofrecimientos, tanto el primero como el segundo cuando aplica: 1108 del 23/02/2021, 1110 del
23/02/2021, 5505 del 27/07/2021, 10532 del 22/11/2021, 11151 del 9/12/2021 y 9006 del 25/10/2021.

• Correos de aceptación de ofrecimientos: Resolución 1110 del 23/02/2021, Resolución 11151 del 9/12/2021 y 9006
del 25/10/2021.

• Oficio y/o correos de solicitud de plazo adicional: Resolución 1110 del 23/02/2021 y 9006 del 25/10/2021.

• Formato FT-ADF-2623 “Verificación de ofrecimientos y aceptaciones”: Resolución 1110 del 23/02/2021,

Resoluciones 2423 del 14/04/2021 y 5059 del 9/07/2021.

• Formato FT ADF 2304 “Acta de comprobación y/o entrega de Bienes y Mercancías”: Resolución 1108 del
23/02/2021.

• Resoluciones revocatorias y/o modificatorias de la Resolución inicial, cuando aplica: La Resolución 2423 del
14/04/2021 fue revocada con Resolución 4534 del 23/06/2021 y a su vez, esta última fue corregida con Resolución
5800 del 2/08/2021 que tampoco está en la carpeta del evento.

• Cuenta de cobro cuando hay faltante de mercancía: Resoluciones 2423 del 14/04/2021 y 10532 del 22/11/2021.

• Copias soporte de la notificación. Resolución 1110 del 23/02/2021.

b. La hoja de Control Documental sin nombre y firma del funcionario que entrega y que recibe la carpeta o está
parcialmente diligenciada: Resoluciones 2423 del 14/04/2021 y 5059 del 9/07/2021.

c. Carátula no se encuentra diligenciada en el formato FT-ADF-2338 en 6 casos de DSIA Buenaventura:

Resoluciones 1110 del 23/02/2021, 2423 del 14/04/2021, 5059 del 09/07/2021, 5147 del 13/07/2021, 5505 del
27/07/2021 y 1177 del 14/02/2022.
 3 Proceso: Administrativo y Hallazgo 3. Observaciones frente a la disposición de mercancías ADA a favor de la Nación, mediante la modalidad de Auditoría interna OCI Deficiencias en la aplicación de controles para la Generando dificultades en la trazabilidad de la Ajustar la acción a implementar, conforme a las instrucciones
Financiero. asignación. entrega, retiro de las mercancías asignadas información que soporta la expedición de los actos del formato : "Si se establecen varias acciones, se deben
administrativos para la asignación de mercancías separar en filas independientes para registrar para cada una de
Subproceso: Operación Revisadas las resoluciones de asignación proferidas en el periodo auditado para la Dirección Seccional de Deficiencias en la elaboración de los egresos de para la entidad ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida,
Logística. Impuestos y Aduanas de Buenaventura, se evidenciaron las siguientes situaciones: mercancías asignadas responsable del cumplimiento, fecha inicial y fecha final."
Generando dificultades para la toma de decisiones
Procedimiento: Disposición de 3.1 Falta de completitud de la información Deficiencias en el diligenciamiento de los
Mercancías, Bienes y Servicios, formatos establecidos Desgastes administrativos Modificar la evidencia de cumplimiento. Ejemplo:"Listas de
PR-ADF-0312. • Resolución 3142 del 11 de mayo del 2021. En la carpeta virtual y física no reposa la solicitud de asignación, la chequeo" y establecer la unidad de medida, acorde con la
hoja de control unidad documental FT-ADF- 2558 se encuentra sin nombre ni firma del funcionario que diligenció, el Deficiencias en la conformación de las carpetas Exposición al riesgo estratégico de “Pérdida de evidencia, de tal manera que se pueda establecer
Control Inventario de acta de comprobación de entrega de mercancías FT-ADF-2304, no se encuentra firmada por el funcionario en los eventos de asignación. imagen institucional”. DGC, Subdirección cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
mercancías ADA y Bienes responsable como jefe de la División Administrativa y Financiera, no se incluyeron los correos electrónicos de la Logística, Coordinaciones en cantidad y no en porcentaje.
adjudicados a la Nación, PR- solicitud de envió al buzón disposicion_mercancias@dian.gov.co, no contiene los correos electrónicos remitidos de Gestión Social y
ADF-0294. con los cuales se solicitó el concepto de viabilidad, ni el de la respuesta de la entonces Subdirección de Recursos Comercialización y de
Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
Físicos y los egresos de la mercancía asignada se encuentran sin la firma del funcionario delegado por la DIAN Destrucción y
Implementar lista de chequeo de los eventos de asignación Lista de chequeo 1 Chatarrización, Dirección 9/1/2022 5/31/2023
considerando que excede las 52 semanas.
para la entrega de la misma.
Seccional de Impuestos y
Aduanas de Buenaventura Incluir una acción frente al control de términos para la entrega
Así mismo, se observan demoras en la entrega y recibo de las mercancías asignadas, la entrega se realizó el 22 de
y de Aduanas de de la mercancía asignada.
junio de 2021, 27 días hábiles después de expedido el acto administrativo. De otra parte, los documentos de
egresos se generaron 15 y 16 días después de la entrega de la mercancía (2 DEM de fecha 08/07/2021 y 2 DEM Cartagena, GIT de
de fecha 09/07/2021). Operación Logística Evaluar si con la acción propuesta se da tratamiento a
todas las causas señaladas y considerar que las acciones
• Resolución 6502 del 19 de agosto de 2021. No se evidenció el registro del formato FT-ADF-2398 “Entrega de estén articuladas con los procedimientos e instructivos.
actos administrativos para su numeración, notificación, comunicación y/o publicación”. En la carpeta física no
reposa la solicitud de asignación, no contiene los correos electrónicos remitidos con los cuales se requirió el
concepto de viabilidad, ni la correspondiente respuesta de la entonces Subdirección de Recursos Físicos.

• Resolución 585 del 28 de enero de 2021. No se evidenció el formato FT-ADF-2398 “Entrega de actos
administrativos para su numeración, notificación, comunicación y/o publicación” y en la carpeta virtual y física no
reposa la solicitud de asignación.
4 Proceso: Administrativo y Hallazgo 4. Observación frente a los eventos de destrucción Auditoría interna OCI Deficiencias en la aplicación de los controles Genera para la entidad falta de gestión y Ajustar la acción a implementar, conforme a las instrucciones
Financiero. existentes para la disposición de mercancías organización del archivo de documentos que del formato : "Si se establecen varias acciones, se deben
Sobre un universo de 70 y 15 resoluciones de destrucción de las Direcciones Seccionales de Aduanas de ADA a favor de la Nación bajo la modalidad de componen el evento de destrucción DGC, Subdirección separar en filas independientes para registrar para cada una de
Subproceso: Operación Cartagena y de Impuestos y Aduanas de Buenaventura, ejecutadas entre el 1 de enero de 2021 a 28 de febrero de destrucción Logística, Coordinaciones ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida,
Logística. 2022, reportadas por la Subdirección Logística, se seleccionaron una muestra de 14 resoluciones, (10) de la DSA Ausencia de evidencias que acrediten el desarrollo responsable del cumplimiento, fecha inicial y fecha final."
de Gestión Social y
Cartagena y (4) de la DSIA Buenaventura, las cuales permitieron evidenciar: de las actividades previstas para esta modalidad de
Comercialización y de
Procedimiento: Disposición de Debilidades en el monitoreo y seguimiento para la disposición Destrucción y
Mercancías, Bienes y Servicios, 4.1 Falta de integralidad y completitud de la información que contienen las carpetas de los eventos de disminución de existencias de mercancías ADA, Modificar la evidencia de cumplimiento. Ejemplo:"Listas de
Implementar lista de chequeo de los eventos de destrucción. Lista de chequeo 1 Chatarrización, Dirección 9/1/2022 5/31/2023 chequeo" y establecer la unidad de medida, acorde con la
PR-ADF-0312. destrucción convencional. tanto en el Nivel Central - Subdirección Logística Posibles incrementos de los costos de bodegaje Seccional de Impuestos y
y en el Nivel Local - GIT de Operación Logística evidencia, de tal manera que se pueda establecer
Aduanas de Buenaventura cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
Control Inventario de De la DSA de Cartagena se validó la información relacionada con las Resoluciones 102, 477, 779, 991, 1100, 1271 de la División de Gestión Administrativa y Deterioro y/o pérdida de mercancías, daño a otros y de Aduanas de
mercancías ADA y Bienes y 1784 de 2021, para la DSIA de Buenaventura se validó la información respecto a las Resoluciones 1069 y 105, Financiera de las Direcciones Seccionales de bienes o mercancías almacenadas en cantidad y no en porcentaje.
Cartagena, GIT de
adjudicados a la Nación, PR- encontrando lo siguiente: Aduanas de Cartagena e Impuestos y Aduanas
Operación Logística
ADF-0294. de Buenaventura, para garantizar un óptimo flujo Aumento de los inventarios de mercancías ADA, Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
• Se evidenció falta de completitud en el diligenciamiento de los formatos FT- ADF-2304 "Acta de comprobación de mercancías ADA. incrementando la exposición al riesgo R2 “Mercancía considerando que excede las 52 semanas.
y/o entrega de Mercancías ADA y Bienes Adjudicados a la Nación", FT-ADF-2232 "Acta de destrucción y gestión de ADA, bienes o valores adjudicados a la Nación en
residuos" y egresos, los cuales carecen de firmas de los funcionarios que participan en los eventos de destrucción, proceso de cobro o concursales perdidos,
así como, falta de completitud de la información en el diligenciamiento de los formatos, como es el caso de las deteriorados o dañados”, de la matriz de riesgos del Ampliar la cobertura del control propuesto, de manera que
Resoluciones: 1271, 991 y 105. Subproceso Operación Logística V2. incluya la destrucción convencional.
• En las Resoluciones 102, 991, 1271, 1069 y 105, se observó que, en el informe de destrucción de mercancías y
Incluir una acción frente al monitoreo y seguimiento para la
certificación correspondiente, no se indica la disposición final dada a cada uno de los tipos de residuos.
DGC, Subdirección disminución de existencias de mercancías ADA bajo la
• Para el evento de disposición de destrucción de la Resolución 105 y 1069, no se observa evidencia del envío del Logística, Coordinaciones modalidad de destrucción.
informe final, el concepto técnico y no reposa en la carpeta del evento, el acta de Inspección física para los de Gestión Social y
perecederos relacionados en la resolución. Comercialización y de Establecer la unidad de medida, acorde con la evidencia, de tal
Informe mensual de las destrucciones de
Destrucción y manera que se pueda establecer cuantitativamente el
Verificar en todos los eventos de destrucción de mercancía que se adjunte al informe la certificación de disposición la Dirección Seccional de Impuestos y
4.2 Falta de integralidad y completitud de la información en las destrucciones por autorización abreviada 24 Chatarrización, Dirección 9/1/2022 8/31/2023 cumplimiento del entregable de esta acción, en cantidad y no en
final y si están incluidos en el cronograma mensual de destrucción. Aduanas de Buenaventura y de Aduanas Seccional de Impuestos y
de Cartagena porcentaje.
En la DSA Cartagena se validó la información relacionada con las Resoluciones 779, 1731 y 1026 de 2021, para la Aduanas de Buenaventura
DSIA Buenaventura se validó la información respecto a las Resoluciones 1052 de 2021 y 39 de 2022, encontrando y de Aduanas de Frente al conjunto de acciones planteadas para la
lo siguiente: Cartagena, GIT de
observación No. 4: evaluar si con las acciones propuestas
Operación Logística
se da tratamiento a todas las causas señaladas y
• Se evidencia demora de 252 días, entre la expedición de la Resolución 779 del 1 de septiembre de 2020 que
autorizó el procedimiento abreviado y la fecha de destrucción consignada en el FT-ADF-2232 “Acta de destrucción
considerar que las acciones estén articuladas con los
y gestión de residuos”, del 11 de mayo del 2021, desatendiendo el término para la programación de la diligencia de procedimientos e instructivos atendiendo la normatividad
destrucción. ambiental vigente.

• Verificadas las carpetas de los eventos de destrucción inmediata mediante procedimiento abreviado, se observa
5 Proceso: Administrativo y 5.
queObservación frente a la 1731,
para las Resoluciones disposición
779, 39de mercancías
y 1026, ADA por
no se adjunta el la modalidaddel
comunicado de depósito,
Chatarrización
que permitiera remitir Auditoría interna OCI Deficiencias en la aplicación de los controles Generando para la entidad, posibles reprocesos y Ajustar la acción a implementar, conforme a las instrucciones
Financiero. con 3 días de anticipación el comunicado a la Subdirección Logística, como lo indica el instructivo IN-ADF-0215. desgaste administrativo del formato : "Si se establecen varias acciones, se deben
La Subdirección Logística reportó la ejecución de 77 resoluciones por las cuales se autoriza la enajenación directa separar en filas independientes para registrar para cada una de
Subproceso: Operación a
• través
Para lade la compra 1052,
Resolución de losse
bienes aprehendidos,
estableció decomisados
una inconsistencia en lay fecha
abandonados a favor del
de elaboración de la Nación; incluyendo
“FT-ADF-2304 la
“Acta de ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida,
Logística. recolección,
comprobación transporte
y/o entregaespecializado, clasificación, lacorte,
de bienes y mercancías”, cual pesaje,
no indicadesnaturalización, chatarrización,
el día de la entrega hasta la
de la mercancía, al Debilidades en el monitoreo, seguimiento y Disminuciones de ingresos por la venta de chatarra DGC, Subdirección
Logística, Coordinaciones responsable del cumplimiento, fecha inicial y fecha final."
expedición
confrontar condel larespectivo certificado
certificación de peso de disposiciónque
se establece final defue
esta losexpedida
mismos,elresultante degenerando
24/01/2022, la desnaturalización de
incertidumbre supervisión al contenido de las resoluciones de
Procedimiento: Disposición de determinado peso
frente a la fecha queenrealmente
kilogramos sebrutos
realizóaproximados
la destruccióndedematerial
la misma. ferroso para procesar, que hacen parte del lote chatarrización y a los soportes respectivos, a los Consecuencias por afectación ambiental al ser una de Gestión Social y
Mercancías, Bienes y Servicios, adjudicado de chatarra a ejecutarse a Nivel Nacional. informes mensuales de supervisión de venta de entidad generadora de residuos, que se puede Comercialización y de Modificar la evidencia de cumplimiento. Ejemplo: "Listas de
PR-ADF-0312. • Verificada la carpeta electrónica de la Resolución 39, no se evidencia la certificación final de disposición de material ferroso de las Direcciones Seccionales producir por una inadecuada gestión de los residuos Destrucción y chequeo" y establecer la unidad de medida, acorde con la
Las referidas
residuos, que resoluciones
debe entregarcorresponden
el operador que al periodo
realizó la1 destrucción.
de enero del 2021 al 28 de febrero de 2022, dentro de las conforme a sus competencias y del elaborado por o desechos, ferrosos y no ferrosos Implementar lista de chequeo de los eventos de chatarrización. Lista de chequeo 1 Chatarrización, Dirección 9/1/2022 5/31/2023 evidencia, de tal manera que se pueda establecer
Control Inventario de cuales se determinó un universo de 6 resoluciones de las Direcciones Seccionales de Aduanas de Cartagena y de el contratista Seccional de Impuestos y cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
mercancías ADA y Bienes Impuestos y Aduanas
• Los informes de Buenaventura,
de destrucciones sobreque
abreviadas las soportan
cuales seelseleccionó una carecen
procedimiento muestra de de información
2 resoluciones de
donde Desencadenar en afectaciones a derechos Aduanas de Buenaventura en cantidad y no en porcentaje.
adjudicados a la Nación, PR- Cartagena
especifiqueyel4 tratamiento,
resolucioneselde Buenaventura,
método utilizado, evidenciando
y la disposición lo siguiente:
final de los residuos destruidos. constitucionales como el de gozar de un medio y de Aduanas de
ADF-0294. ambiente sano y la exposición al riesgo R1 “Actos Cartagena, GIT de Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
5.1.
• NoDirección Seccional
se evidenció registrodedeAduanas de Cartagena
la retroalimentación por parte de la Subdirección Logística frente a los informes de Falta de seguimiento y retroalimentación por parte administrativos, facturas, o actuaciones en general Operación Logística
considerando que excede las 52 semanas.
disposición final emitidos por las Direcciones Seccionales. de la Subdirección Logística a las Direcciones notificados y/o comunicados con deficiencia de fondo
a. Falta de completitud de la información Seccionales frente a la responsabilidad, que tiene y/o forma”, de la matriz de riesgos del subproceso
la entidad de ejercer planes de gestión integral Operación Logística V2.
• Resolución 22 del 13 de enero de 2022. En la carpeta reposa el formato FT-ADF-5220 “Acta de desnaturalización que mitiguen el impacto ambiental negativo.
y/o desintegración”, sin firma del representante de Naranjo Recycling SAS. Ajustar la acción a implementar especificando donde están
contenidos los lineamientos a socializar. Ejemplo:
• Para las resoluciones 700 de 2020 y 22 de 2022, no se encontraron los registros del formato FT-ADF-2398 procedimiento, instructivo, memorando, entre otros.
Hallazgo “Entrega de actos administrativos para numeración, notificación, comunicación y/o publicación”.
Ajustar la evidencia de cumplimiento y la unidad de medida,
5.2. Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura para que se especifique un solo producto o entregable.
a. Diferencias en el registro de cantidades, pesos y valores Incluir acciones que den tratamiento frente a las observaciones
relacionadas con informes de disposición final y cambio de
• Resolución 89 del 28 de enero de 2021. Con esta resolución se corrigió la Resolución 947 del 4 de diciembre de
2020, excluyendo el ítem 76 (material no ferroso) con peso de 30,35 Kg del DIM 32352103174, el cual fue modalidad de disposición. Precisar si dentro de las listas de
dispuesto según Resolución de destrucción 991 del 10 de diciembre de 2020. Además, corrigió los ítems 5 al 10 del chequeo se incluye control frente a la observación relacionada
Retroalimentar sobre el lineamiento respecto del IN-ADF-0216 Chatarrización de mercancías ADA y bienes con cantidad, pesos y valores, o establecer la acción al
DIM 32351103746 por error en los valores. DGC, Subdirección
adjudicados a la nación donde se manifiesta que se deben consignar de manera precisa la información relativa a las Correo 1 9/1/2022 5/31/2023 respecto.
Logistica.
mercancías, así como las salvedades y observaciones a que haya lugar.
Así mismo, la Resolución 89 de 2021 fue corregida, dos meses y medio después con Resolución 363 del 23 de
abril de 2021, que excluyó los ítems 1 y 2, con peso de 132,6 kg correspondientes al DIM 32351103490, los cuales Frente al conjunto de acciones planteadas para la
indica que fueron dispuestos por destrucción según Resolución 105 del 2 de febrero de 2021. Sin embargo, se observación No. 5: evaluar si con las acciones propuestas
observó que en las actas de comprobación y entrega de bienes y mercancías a chatarrizar FT-ADF-5221 números se da tratamiento a todas las causas señaladas y
7, 8 y 9 de fecha 19 de febrero de 2021, no tienen registrada ninguna observación con relación a la mercancía. considerar que las acciones estén articuladas con los
procedimientos e instructivos atendiendo la normatividad
En la Resolución 89 se indica que el peso total de la mercancía a chatarrizar es de 70.351,82 kg y al validar la ambiental vigente.
sumatoria de los pesos en kg. relacionados en la misma, corresponde es a 71.663,13 kg, determinándose una
diferencia en el acto administrativo de 1.186,81 kg.

En los informes mensuales de supervisión de venta de material ferroso Lote 5, del 7 de abril, 7 de mayo y 3 de junio
de 2021 y en el “Informe Seccional Buenaventura Lote 5 (grupo 2)” de Recuperaciones Naranjo Recycling SAS de
6 Proceso: Administrativo y Hallazgo marzo6.2021, no se relacionaron
Inoportunidad los ítems
en la gestión para1 la
y 2venta
del DIM 32352103490,
de mercancías quea fueron
ADA excluidos
favor de la Naciónconalatravés
Resolución
de la 363, Auditoría interna OCI Deficiencias en los controles existentes frente a la Impacto negativo en la eficiencia, eficacia y oportuna
Financiero. sin embargo, se incluyó el peso total errado de lade
contratación Resolución 89 (70.476,31
intermediación kg) que si incluía los DIM referidos.
comercial. oportunidad para la disposición de mercancías disposición de mercancías ADA a favor de la Nación, Esta acción no atiende las causas que dieron origen al hallazgo.
ADA a favor de la Nación cuya destinación se seleccionó para venta Es necesario replantear en su totalidad esta acción evaluando la
Subproceso: Operación El peso bruto de
Verificada la los tiquetes de
disposición de básculas
mercancías de ADA
UT ALApor (67.985,50
la modalidad kg)dedeventa,
fechasse24 y 25 de falta
evidenció febrero
de de 2021, coincide
continuidad y
con el registrado incorporación de más acciones que permitan la disposición
Logística. seguimiento en la en las casillas
gestión para la “Peso brutodel
suscripción de contrato
mercancías entregadas” de
de intermediación los formatos
comercial, FT-ADF-5221
por parte “Acta de
de la Subdirección Deficiencias en la gestión para la celebración de Desgastes administrativos, reprocesos, posibles DGC, Subdirección oportuna de mercancías bajo la modalidad de venta.
comprobación y entrega
Logística, de bienes
lo que y mercancías
se traduce a chatarrizar”
en deficiencias Nros.disposición
en la oportuna 7, 8 y 9 del 19 de febrero
de mercancías, así:de 2021. Sin contratos para venta a través de intermediario costos para reavalúos, situaciones asociadas a la
embargo, este pesaje es posterior (5 y 6 días después) de la entrega de la mercancía. Retroalimentar a las Direcciones Seccionales sobre el Instructivo IN-ADF-0222-Venta de Mercancías ADA y Bienes Logística, Coordinación de Adicionalmente, no se evidencia una acción que atienda la
Procedimiento: Disposición de comercial, en el Nivel Central, a cargo de la desvalorización, deterioro, daño o pérdida de las Lista de asistencia 1 9/1/2022 5/31/2023
Adjudicados a la Nación- Gestión Social y Función de Advertencia emitida por la OCI referente a este
Mercancías, Bienes y Servicios, • En el Plan Anual de Adquisiciones 2021, estaba prevista la adjudicación de la contratación del Servicio de Subdirección Logística y la Coordinación de mercancías Comercialización.
PR-ADF-0312. • Resolución 553 de
intermediación delproductos
29 de junioparadeel2021.
28 deEsta
mayoautorizó
de 2021,la sin
enajenación
embargo, directa de una
consultado determinada
el aplicativo SECOP cantidad
II, se de Gestión Social y Comercialización hallazgo.
kilos resultantes
encontró que fuede la desnaturalización
suscrito el 2 de agosto el deContrato
820 kilogramos brutos aproximados
N° 00-157-2021 con el BANCO de POPULAR
material ferroso para
S.A, con procesar
término de Exposición a la entidad al aumento de costos por su
Control Inventario de (Lote 6 de chatarra
ejecución del 27 dea ejecutarse
agosto al 31 a Nivel Nacional),
de diciembre depor valor
2021, paradeque
$203.192.263 pesos.
a nivel Nacional sePosteriormente se expidió
adelantara a través de la la almacenamiento e incurrir en posibles detrimentos Debe incluirse una acción encaminada a la definción de criterios
mercancías ADA y Bienes Resolución
modalidad de 610martillo
del 16ladeenajenación
julio de 2021, corrigiendo la
de mercancías; Resolución
situación 553, por
que denota errores detectados
incumplimiento en los valores
a la planeación del
prevista patrimoniales y/o pérdida de recursos para la Nación documentados para seleccionar y priorizar la venta de
adjudicados a la Nación, PR- peso
paraunitario, quedando
este contrato, falta un
de total de 42.222,78
celeridad kilogramos
en la gestión para subrutos.
suscripción por parte de la Subdirección Logística y por mercancías ADA.por parte de la Subdirección Logística.
ADF-0294. ende inoportunidad en la disposición de mercancías ADA por la modalidad de venta. Exposición al riesgo R2. “Mercancía ADA, bienes o
No obstante, lo anterior, se observó que según actas de entrega 48 y 49 del 25 de agosto de 2021 se entregó al valores adjudicados a la Nación en proceso de cobro
contratista un total de 72.385 kilos,delomercancías
cual superaclasificadas
los kilos autorizados Se recomienda: ajustar y optimizar el plazo definido para la
• Respecto a las existencias para ventaenporla parte
Resolución 610, con Seccional
de la Dirección una diferencia
de de o concursales perdidos, deteriorados o dañados”. ejecución de la acción, considerarando la criticidad y la
30.162,02
Aduanaskilos.
deEn las actas se
Cartagena, deremitieron
entrega referenciadas, no se
a la Subdirección deregistró
Gestiónobservación
Comercial hoyalguna respecto aLogística,
Subdirección los pesos, ni
cantidades materialización del riesgo en este hallazgo y establecer
proyectos ydeseventa
recibió
porde conformidad
valor por parte delcon
total de $350.383.274, Contratista. Finalmente, fueron
oficios 1-48-235-407-058 delfirmadas por los
01/02/2021, funcionarios
1-48-235-407- Inadecuada implementación de acciones de mejora, cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
delegados de la UT ALA,
0139 del 09/03/2021, Contratista Naranjo
1-48-235-407-0158 delRecycling
15/03/2021,SAS y funcionarios DIAN.
1-48-235-407-0194 del 25/03/2021, 1-48-235-407-0417 frente a situaciones que han sido identificadas por
del 02/08/2021, 1-48-257-500-0006 del 01/09/2021, sin embargo, no fueron incluidas en ninguna de las subastas diferentes instancias de control, la cual resulta DGC, Subdirección en cantidad y no en porcentaje.
Posterior a la entrega y ejecución de laefectuadasResolucióndurante
610, selaprofiere
vigenciala2021.
Resolución 920 del 11 de octubre de 2021, ineficaz al observarse como quiera que esta Logística, Coordinación de
(46 días después), mediante la cual se corrigió la Resolución 610 por faltantes, en el DIM / AIAMA 32351103914 Adelantar las actuaciones necesarias para la suscripción y ejecución del contrato de venta. Correo 1 9/1/2022 8/31/2023 Se ajusto el PLAN y se incluyó una actividad
situación persiste. Gestión Social y
ítems 9, 10,
• Con 11, 12,a 13
relación lasyexistencias
14. Sin embargo, no se observó
de mercancías soporte
clasificadas deventa
para los faltantes,
por parteasí
decomo cuentaSeccional
la Dirección de cobro de
de los Comercialización.
mismos y finalmente
Impuestos y Aduanasse de
modificó el pesosede
Buenaventura, la resolución
remitió a la entonces quedando en 41.395,52
Subdirección de Gestión kilos por hoy
Comercial valor de
$198.867.966,76.
Subdirección La información
Logística, proyectoregistrada enpor
de venta la resolución final,
valor total de no coincide con
$636.651.685, con oficio
lo registrado en el informe
135235407-221 del del
Contratista,
14/04/2021, ni en
sinlas actas denoentrega
embargo, fueron que fueron
incluidas enfirmadas
ningunade deconformidad
las subastaspor la UT Alianza
efectuadas Logística
durante Avanzada.
la vigencia 2021.
ElAdicionalmente,
acta de inspección física que
se observó 1046nocon fecha final
se adelantó 31/12/2020,
gestión correspondiente
para disposición del DIM No. a la Resolución que
32351102888 553,contiene
no tiene
anotaciones
64 ítems, el por faltantes,
cual dio origenno aobstante, al compararla
la causa identificada por con
la CGR el acta
en el de aprehensión
“Hallazgo No. 1. se observa para
mecanismos el ítem
de control a 9
7 Proceso: Administrativo y Hallazgo cantidad ingresada
disposición 4.000 tubos
de mercancías ADA
7. enDSacero, en el
Impuestos
Observación DIM ingresaron
y Aduanas
frente a la misma
de Buenaventura
la supervisión cantidad,
de los pero lamercancías
(…) existen
contratos inspección sinfísica registra
disponer Auditoría interna OCI Insuficiencias en la aplicación de controles, frente Generando para la entidad posible pérdida y/o
existencia de 3.999 Ajustar la la acción a implementar incluyendo el porcentaje a
Financiero. almacenadas en lostubos en acero,
depósitos (…)” sin embargo,ennoelse
identificado registró
plan aclaraciones.
de Mejoramiento Institucional con Código No. 19 03 003, a la supervisión del contrato mediante el cual se deterioro, desvalorización y daño considerar como muestra de las actas de inspección a verificar.
en la vigencia
7.1. Contrato de almacenamiento No.2018 - 2019 a 30con
00-223-2019, de junio
la UTde 2020. Logística Avanzada.
Alianza realiza la operación logística integral respecto a la
En la carpeta de las resoluciones 553, 610 y 920 reposa DEM Nro. 32352106055 del 6 de septiembre de 2021, que
Subproceso: Operación administración, depósito, gestión y manejo de Inconvenientes al momento de su disposición y Ajustar tanto la unidad de medida como la evidencia de
corresponde
• Verificadosal DIM 32352102610,
Para la adjudicación del contrato en elintermediación
cual se registró faltantes de venta
4 alternadores de 12V Marca laHarfon Ref.
Logística. los numerales 12 y 13de de las cláusulas de comercial para
supervisión de mercancías
del contrato celebradoADA
para en vigencia
la custodia, mercancías ADA a favor de la Nación, egreso de las mercancías ADA DGC, Subdirección cumplimiento, de forma que sean coherentes. Ejemplo: si se
17922
2022, valor unitario
se tenía como$263.998,32,
fecha estimada valoren total de $1.055.993,28.
el Plan Anual En las observaciones sede
lee: "Faltante. Se hace
conservación y almacenamiento de mercancías ADA, sede Adquisiciones
establecieron el 28 de febrero
situaciones tanto para 2022, sinCentral
el Nivel embargo,como Logística, Coordinaciones refiere a los informes o seguimietos trimestrales, la unidad de
Procedimiento: Disposición de egreso según
consultado enacta de faltante
el aplicativo SECOP 7 del II, 14/04/2021,
se emitió cuenta
en elResolución
Nivel dede cobro
Seccional, así:001 delN°16/02/2021,
Adjudicación 3825 del 17valor descontado
de mayo de 2022 en y sela Insuficiencias en la verificación correspondiente Incertidumbre frente a la efectiva disposición de
certificación del mes de abril de 2021, factura 1000166”. Sin embargo, este egreso no se encuentra firmado, (tiene de Optimización de la medida debiera ser 4 en el año y la evidencia "informes o
Mercancías, Bienes y Servicios, estableció como término de ejecución desde la suscripción del acta de inicio del 16 de junio de 2022 al 31 de en cuanto a la guarda, cuidado, mantenimiento, mercancía a través de la modalidad de Verificar, en las inspecciones físicas aleatorias que se efectúan al inventario de manera trimestral, que se cumplan Informe trimestral de verificación aleatoria 4 Operación Logística, 10/1/2022 9/30/2023
PR-ADF-0312. sello delaregistrado
diciembre
En de 2022.
DSA ADA
Cartagena, 7/09/2021).
Lo anterior,
se tomódenota inoportunidad
una muestra de 12en la gestión
DIM, para la suscripción
específicamente y ejecución
para el recinto del contrato que
de almacenamiento gestión, almacenamiento y custodia de las chatarrización, actividad que es certificada por un con el rotulado, la custodia y conservación de la mercancía. seguimientos". No es claro la cantidad 10% definida en la
Dirección Seccional de unidad de medida.
permita la disposición de las mercancías bajoAlmaviva, la modalidad de venta, de manera continua e incrementa el índice de
evidenciando: mercancías ADA tercero ajeno al contrato
b. Deficiencias respecto de al cambio de modalidad de–disposición Aduanas de Cartagena,
Control Inventario de permanencia mercancía almacenada IPMA, con los costos de bodegaje que ello conlleva.
GIT de Operación Logística
mercancías ADA y Bienes • Mercancía sin rotular DIM: Casas rodantes 39481112761 y 39481110133, yate 39481109290, vehículos DIM Insuficiencias en la supervisión del contrato de Afectación de la imagen institucional y exposición a Falta incluir acciones referentes a las deficiencias identificadas
• En la carpeta de la Resolución 553 de 2021, reposa Inspección física Nro. 1046 con fecha inicial 1 de abril de
adjudicados a la Nación, PR- 39481105796, motocicletas DIM 39481103997 ítems 3 y 4, DIM 39481113981 (Con Cadena de Custodia) los chatarrización, para la disposición de mercancías los riesgos R1 “Actos administrativos, facturas, o en la supervisión de los contratos.
2020 y fecha final 31 de diciembre de 2020, relacionando entre otros el DIM 32351103914 Tubos en Acero
ADF-0294. cuales al momento de la visita no contaban con la identificación correspondiente, dando lugar a que algunos rótulos ADA mediante esta modalidad. actuaciones en general notificados y/o comunicados
determinando disposición por “VENTA,” estos
de mercancías fueranfinalmente
impresos en fueron incluidosde
el transcurso para chatarrización. Sin embargo, no
la misma. con deficiencia de fondo y/o forma” y R2 “Mercancía
reposa soporte del cambio de modalidad, ni la justificación para disponer como chatarra. ADA, bienes o valores adjudicados a la Nación en
• Mercancías sin la debida custodia, cuidado y conservación, tales como vehículos DIM 39481103797 ítems 3 y 4, proceso de cobro o concursales perdidos, Ajustar la acción a implementar, conforme a las instrucciones
Igualmente, reposa el acta
39481105796, telas de
DIMinspección física39481113981,
39481112411, 1219 con fecha final del 30
39481113923; deyate
y el octubre de 2020 para el DIM
DIM 39481112061. deteriorados o dañados” de la matriz de riesgos del
32352103588 que corresponde a una Máquina Laminadora clasificada para “DESTRUCCIÓN”, sin embargo, no del formato : "Si se establecen varias acciones, se deben
subproceso Operación Logística V2. separar en filas independientes para registrar para cada una de
reposa 7.2
soporte del cambio
Contrato de modalidadNo.
de Chatarrización para Chatarrización,
00-134-2017 ni la justificación
de fecha 06 de octubreparadedisponer como
2017, con chatarra.
la empresa ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida,
Recuperaciones Naranjo Recycling S.A.S. (D) responsable del cumplimiento, fecha inicial y fecha final."
c. Falta de completitud de la información
Verificado el contrato en referencia, cuyo objeto es la “enajenación directa de mercancías ADA, incluyendo la
• En la carpeta del evento de la Resolución 89 de 2021, no reposan: El auto comisorio para inspección de Modificar la evidencia de cumplimiento. Ejemplo:"Listas de
recolección, transporte especializado, clasificación, corte, pesaje, desnaturalización, chatarrización hasta la
mercancías, el Formato FT-ADF-2305 “Solicitud de disposición de mercancías ADA y Bienes adjudicados a la chequeo" y establecer la unidad de medida, acorde con la
expedición del respectivo certificado de disposición final”, con fecha de suscripción del 6 de octubre de 2017 y
Nación”, el concepto técnico del SENA para el DIM 32351103756, ítem 1 (vehículo clase automóvil) requisito evidencia, de tal manera que se pueda establecer
finalización 30 de noviembre de 2022, se tomó una muestra para la revisión en la DSA Cartagena, relacionada con
indispensable para su disposición. Adicionalmente, los 23 conceptos técnicos del SENA correspondientes a 8 DIM cuantitativamente el cumplimiento del entregable de esta acción,
las Resoluciones números 900 del 16 de junio de 2021 y 22 del 13 de enero de 2022, se aprobó la enajenación
están sin fecha y sin el número que los identifique, de estos 14 no tienen relacionado el “estado destino” de la en cantidad y no en porcentaje.
directa de mercancías ADA, para procesar en lotes de chatarra, encontrándose lo siguiente:
mercancía, entre ellos se encuentra el DIM 32351101919, ítem 2 (Tráiler tipo casa rodante) que además se
encuentra sin firmas.
1. Certificados de desintegración vs. Registro Único Nacional de Tránsito - RUNT Ajustar el plazo definido para la ejecución de esta acción,
DGC, Subdirección
• En las carpetas de las Resoluciones 553, 610 y 920 del 2021, el formato FT-ADF-2338 de identificación de la considerando que excede las 52 semanas.
• Revisados los Certificados de Desintegración Física Total de Vehículos producto de la ejecución de las órdenes Logística, Coordinaciones
unidad documental, no registra el número de la resolución de chatarrización ni la fecha, dificultando su de Gestión Social y
impartidas en las Resoluciones 900 y 22, se encontraron 8 certificados que fueron expedidos por la Desintegradora
identificación. Se sugiere evaluar la pertinencia de incluir acciones
Unión Temporal RYM S.A.S., aunque el contrato se celebró con la empresa Recuperaciones Naranjo Recycling Comercialización y de
Efectuar seguimiento trimestral a los certificados expedidos por el contratista donde se evidencie el registro ante el relacionadas con la recomendación incorporada en el informe
S.A.S., la cual debía expedir dichos certificados conforme a las obligaciones contractuales (Tabla 10 Informe Informe trimestral 4 Destrucción y 10/1/2022 9/30/2023
• En la carpeta de la Resolución 553, no reposan las actas de inspección física números 1340 del 27 de febrero de RUNT de la DS de aduanas de Cartagena. de auditoría referida a: "Considerar desde la etapa
Auditoría ADM 2022 002) (D). Chatarrización, Dirección
2021, 1352 del 28 de abril de 2021 y 1361 del 27 de abril de 2021, las cuales constituyen requisito indispensable Seccional de Aduanas de precontractual la inclusión de obligaciones especificas a cargo
para la disposición
• Validadas por echatarrización,
las carpetas dichas actas
información suministrada de lasdeResoluciones
inspección se 900relacionaron en la hojasoportes
y 22, no se encuentran 3 del que
acto Cartagena, GIT de del contratista, que garanticen el cumplimiento de la
administrativo. Así
acrediten el mismo, el acta
cumplimiento de inspección
a la obligación física 1367
relacionada con elde fecha finalización
certificado de registro 12 deRUNT
en el mayodedeesas
2021, se Operación Logística normatividad ambiental, observando lo establecido en la cartilla
encuentra sin la firma del funcionario del GIT dedesintegraciones.(D).
Operación Logística DIAN. CT-ADF-0104 “Cartilla de Requisitos Mínimos Ambientales para
Participar en Procesos de Contratación con la UAE - DIAN a
•• Verificado
En la hojaelde ruta de
cargue de la
loscarpeta de la de
Certificados Resolución 610, se
Desintegración observa
Física Totalen
delos ítems 1en
Vehículos y 8, con losse
el RUNT, cuales se hace
identificó que Nivel Nacional”.
referencia a documentos
para el vehículo de egreso
de placa SBV019 en 39481108211)
(DIM folios 1 y 22 cuya
y consultando
disposiciónelsecontenido
ordenó endela los soportes,
Resolución 900estos folios
de 2021,
corresponden a documentos
la empresa Unión Temporal de RYMingreso,
S.A.S,denotando error en elidentificado
emitió el certificado control documental. Igualmente,
con el código en el folio 135
RYMCTG-07704-21 delde16la
carpeta se encontró hoja enelblanco Frente al conjunto de acciones planteadas para la observación
de diciembre de 2021 y en RUNTsin sejustificación
encuentra en o explicación alguna. sin embargo, en la plataforma RUNT, la
estado desintegrado, No. 7: evaluar si con las acciones propuestas se da tratamiento
fecha de expedición de la certificación data del 16 de enero de 2022.
• Para el DIM 32351104898 (Motores usados) no reposan los soportes que permitieran validar la disponibilidad y a todas las causas señaladas y considerar que las acciones
cumplimiento
• Respectode arequisitos pararelacionados
los vehículos disponer, tales
en la como:
tabla 11DIM, acta de que
, se identificó inspección
cuentan física,
con losauto comisorio
Certificados de para estén articuladas con los procedimientos, instructivos y cartilla
inspeccionar, resolución
Desintegración de situación
Física Total jurídica
de Vehículos, noseñalados
obstante, en la resolución
el estado de los de chatarrización.
automotores en el RUNT a 19 de junio de atendiendo la normatividad ambiental vigente.
2022 es “ACTIVO”, es decir, no se ha registrado la desintegración en el mencionado sistema (Tabla 11 Informe
• En las carpetas de las Resoluciones de Chatarrización
Auditoría ADM 553,
2022 610
002).y (D).
920, no reposa soportes de: la delegación por
parte del contratista para el recibo y retiro de la mercancía, el auto comisorio que facultaría al funcionario del GIT
de •Operación
En relaciónLogística para laidentificado
con el vehículo entrega deconlas placas
mercancías objeto
CRM897, de enajenación;
al consultar ni elindica
en el RUNT formato
quede
“Elsolicitud
vehículo de
disposición
consultado node ha
mercancías FT-ADF-2305
sido registrado “Solicitud
en el sistema RUNTdepordisposición
el organismode mercancías ADA ysebienes
de tránsito donde adjudicados
encuentra a la
matriculado.
Nación”.
Le sugerimos dirigirse al mismo y solicitar el envío de su información, de lo contrario no se podrá realizar trámite de
tránsito sobre el automotor”. Sin embargo, al consultar la placa del vehículo en el aplicativo SIMIT, se encuentran
• Para registrados
las 6 resoluciones de la muestra
2 comparendos de Chatarrización,
asociados nofecha
a esa placa, con se encontró los registros
de imposición delfebrero
el 18 de FormatodeFT-ADF-2398
2022.
“Entrega de actos administrativos para numeración, notificación, comunicación y/o publicación”.

5.3 Nivel Central - Subdirección Logística, Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena y Dirección
Seccional de Impuestos y Aduanas de Buenaventura
Fecha: ______________ APROBARON: ______________________________________ _____________________________________
• Inconsistencias en los informes de disposición final de residuos por parte del Contratista Naranjo Recycling SAS
LUZ NAYIBE LOPEZ SUAREZ YUMER YOEL AGUILAR VARGAS
Revisados los informes
DIRECTORA de disposición
DE GESTION final de residuos
CORPORATIVA (e) entregados por el contratista, para las 6 resoluciones de la SUBDIRECTOR LOGÍSTICA
muestra, se observó que no contienen la especificidad que se requiere frente a la disposición de los desechos
finales producto de la desnaturalización de la chatarra o destrucción de la mercancía. El informe seccional
Buenaventura Lote 5 (grupo 2) de marzo 2021, se encuentra sin firma, adicionalmente, en el ítem 3 "Pesaje" de las
actividades ejecutadas se hace referencia erróneamente a la Seccional Valledupar.

En el certificado de manejo de residuos emitido por el contratista señala que, “una vez finalizado el proceso, para
los residuos no ferrosos se les realizó disposición final a través de los Gestores Ambientales autorizados”, sin
mencionar cual fue la disposición final de los desechos (Ejemplo: Disposición en celdas de seguridad,
encapsulamiento, enterramiento en relleno sanitario, incineración, u otras) control que deberá ejercer la entidad
para asegurar la disminución de pasivos ambientales.

Respecto al informe de ejecución de la Resolución 610 de 2021. El Contratista Naranjo Recycling SAS, registró:
“PESAJE”:..Se realizan pesajes al momento del ingreso de los vehículos automotores a nuestro centro de
acopio, ... "... Componente I Seccional Buenaventura: Resolución 610 del 16 de julio de 2021, peso resolución
43.042,78, peso recibido 68.100, Ferroso 67.710, residuos ordinarios 0”. Pesos que no coinciden con lo registrado
en las actas de entrega 48 y 49 del 25 de agosto de 2021 con las cuales se entregó al contratista un total de 72.385
kilos, ni con el peso autorizado en la Resolución 610 correspondiente a 42.222,78 kilogramos.

Tiquetes de báscula repetidos, en los cuales se observa placa de camión, fecha y hora idéntica, pero con
información diferente en cuanto a los pesos. Adicionalmente, las copias de los tiquetes de báscula, entregados por
el Contratista, no permiten identificar cada uno de los DIM o componentes, dificultando la identificación y control de
los pesos que individualizan la mercancía (Resoluciones 553 – 610 – 920).

En el punto 4 del informe del contratista, se registró: Proceso desnaturalización: "Procedemos al proceso de
desnaturalización y/o destrucción donde se evidencian los números de identificación y guarismos para cada uno de
los automotores, los cuales son destruidos con equipos de oxicorte, evidenciado con registro fotográfico y fílmico"
Lo cual no es coherente con la mercancía contenida en la Resolución 610, la cual autorizó la entrega de tubos de
acero y repuestos, mercancías estas que no presentaban seriales o guarismos. Igualmente, se observa que se
menciona que al informe se anexó entre otros documentos certificado de fundición, evidencias fílmicas... los cuales
no se encuentran anexos al informe, dentro de la carpeta del evento.
 PLAN DE MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN

Proceso: Planeación, Estrategia y Control

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

Casilla Descripción
1 Nombre de la Auditoría o Autoevaluación: Se registra el nombre de la auditoría o de la autoevaluación.

Lugar Administrativo, Área o Dependencia Auditada o Autoevaluada: Se registra el nombre del lugar administrativo,
área o dependencia en donde se realizó la auditoría o la autoevaluación (Ejemplo: Dirección Seccional de Impuestos y
2 Aduanas de Tunja ó Subdirección de Gestión de Personal).

Fecha de la Auditoría o Autoevaluación: Se registra la fecha inicial y final en la cual se realizó la auditoría o la
3 autoevaluación. (dd/mm/aaaa).
Período Auditado o Autoevaluado: Se registran las fechas inicial y final del periodo auditado o autoevaluado.
4 (dd/mm/aaaa).

No: Se registra el número consecutivo que corresponda a los hallazgos, no conformidades, desviaciones u
5 observaciones encontradas.
Proceso/Subproceso/Procedimiento: Se registra el nombre del proceso, subproceso y/o procedimiento auditado o
6 autoevaluado de los cuales se identificaron los hallazgos, no conformidades, desviaciones u observaciones.

7 Situación Encontrada: Se diligencian las columnas 8 y 9 con el fin de identificar la situación encontrada.

Tipo: Seleccionar de la lista desplegable según corresponda: Hallazgo, No Conformidad, Desviación u Observación. Si
8 se trata de Auditoría Interna de la OCI: Hallazgo; Auditoría Interna de Calidad/Ambiental u otro Sistema de Gestión: No
Conformidad u Observación; Autoevaluación: Desviación.

Descripción: Se registra el resultado de la auditoría o autoevaluación, sustentada en la evidencia objetiva, la cual

9 corresponde a un incumplimiento de la norma o criterio.

Fuente: Relacione el origen que generó el Hallazgo, No Conformidad, Desviación u Observación. Seleccione de la lista
desplegable según corresponda: auditoría interna de calidad, auditoría interna ambiental, auditoría interna de la OCI,
auditoría interna de otro Sistema de Gestión, auditoría externa de calidad, auditoría externa ambiental, auditoría externa
de otro Sistema de Gestión, autoevaluación, producto y/o servicio No Conforme repetitivo o sin solución eficaz,
incumplimiento de procedimientos o especificaciones, análisis de datos (incluye Indicadores), incumplimiento de las
metas y los objetivos (Desempeño Ambiental), resultados de las mediciones de Satisfacción, retroalimentación de
10
clientes (PQRS), gestión de riesgos, incumplimiento de requisitos de clientes, incumplimiento de requisitos legales,
incumplimiento de requisitos de la organización, incumplimiento de requisitos las normas del Sistema de Gestión,
revisión por la dirección, impactos ambientales provocados por la materialización de emergencias ambientales u otro.

Causa: Se diligencia en forma clara, breve y concisa la razón (causa) que generó el incumplimiento de la norma o
11 parámetros establecidos.

Efecto: Se registra el impacto o daño que se genera por el incumplimiento de la norma o parámetros establecidos. (Esta
12 casilla es optativa para la Auditoría Internas de Calidad/Ambiental/ u otros Sistemas de Gestión)

Acción a implementar: Se relacionan las actividades establecidas para eliminar las causas del Hallazgo, No
conformidad, Desviación u Observación identificada. Estas pueden involucrar acciones que conlleven la creación de
controles preventivos, correctivos o detectivos. Si se establecen varias acciones, se deben separar en filas
13 independientes para registrar para cada una de ellas la evidencia de cumplimiento, unidad de medida, responsable del
cumplimiento, fecha inicial y fecha final.

Evidencia de cumplimiento: Se relaciona el producto que generará la acción a implementar. Ej.: informes, actas,
14 contrato, estudios, etc.

Unidad de Medida: Se relaciona la magnitud referida a la evidencia de cumplimiento. Está dado en porcentaje (Ej.:
15 100%) o en cantidad (Ej.: 1).

Responsable del cumplimiento: Se escribe el cargo del jefe responsable de adelantar la acción a implementar.
16

17 Fecha Inicial: Se registra la fecha en la cual comienza la acción a implementar. Ej.: 01/06/2016 (dd/mm/aaaa).

18 Fecha Final: Se registra la fecha en la cual finaliza la acción a implementar. Ej.: 31/12/2016 (dd/mm/aaaa).
Observaciones: Se registran, por parte de los funcionarios que realizaron la auditoría o autoevaluación, o al profesional
(auditor) que le haya sido asignada la revisión del plan, los aspectos diligenciados por el proceso o área auditada o
autoevaluada sobre los cuales el auditor o autoevaluador no esta de acuerdo y los motivos de dicho desacuerdo. En
19
caso de que esté conforme, se registra la aceptación de cada acción a implementar formulada, diligenciado la palabra
"Aceptada".

Primer seguimiento auditado o autoevaluado: Se registra por parte del auditado o del autoevaluado, el porcentaje de
20 avance o de cumplimiento de cada una de las acciones implementadas, incluyendo las observaciones correspondientes.

Fecha: Se registra por parte del auditado o autoevaluado, la fecha de corte del primer informe de seguimiento de la
21 auditoría o autoevaluación, expresada en día/mes/año. (dd/mm/aaaa).
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

Casilla Descripción
Porcentaje de avance: Se registra por parte del auditado o autoevaluado, el porcentaje de avance al corte del primer
22 informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en porcentaje (%).

Observaciones: Se registran, por parte de los auditados o autoevaluados, las observaciones relacionadas con el
23 avance reportado.
Primer seguimiento (OCI, Calidad, Áreas): Se registra por parte del auditor o autoevaluador, las casillas
24 correspondientes al primer seguimiento de auditoría o autoevaluación, es decir las casillas 25 a 28.

Fecha: Se registra por parte del auditor o autoevaluador, la fecha en la cual realiza la retroalimentación al primer
25 informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en día/mes/año. (dd/mm/aaaa).
Nombre del responsable del seguimiento: Una vez recibido el reporte de seguimiento por parte del auditado o
26 autoevaluado, se registra nombre completo del auditor o autoevaluador, quien adelantará el seguimiento respectivo.

Porcentaje de avance aceptado: Se registra por parte del auditor o autoevaluador, el porcentaje de avance aceptado al
corte del primer informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en porcentaje (%), de acuerdo con
27
el análisis de las evidencias recibidas, para cada una de las acciones implementadas

Observaciones: Se registran, por parte del auditor o autoevaluador, las observaciones relacionadas con el avance
28 aceptado. En caso de que esté conforme, se registra la aceptación de cada avance reportado, diligenciado la palabra
"Aceptado".

Segundo seguimiento auditado o autoevaluado: Se registra por parte del auditado o autoevaluado, el porcentaje de
avance o de cumplimiento de las acciones implementadas , incluyendo las observaciones correspondientes.
29

Fecha: Se registra por parte del auditor o autoevaluador, la fecha en la cual realiza la retroalimentación al segundo
30 informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en día/mes/año. (dd/mm/aaaa)

Porcentaje de avance: Se registra por parte del auditado o autoevaluado, el porcentaje de avance al corte del segundo
31 informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en porcentaje (%).

Observaciones: Se registran, por parte de los auditados o autoevaluados, las observaciones relacionadas con el
32 avance reportado al segundo reporte.

Segundo seguimiento (OCI, Calidad, Áreas): Se registra por parte del auditor o autoevaluador, las casillas
correspondientes al segundo seguimiento de auditoría o autoevaluación, es decir las casillas 34 a 37. Esto si aplica, es
33
decir, para las acciones que no se cumplieron al 100% en el primer seguimiento.

Fecha: Se registra por parte del auditor o autoevaluador, la fecha en la cual realiza la retroalimentación al segundo
34 informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en día/mes/año. (dd/mm/aaaa).
Nombre del responsable del seguimiento: Una vez recibido el reporte de seguimiento por parte del auditado o
35 autoevaluado, se registra nombre completo del auditor o autoevaluador, quien adelantará el seguimiento respectivo.
Porcentaje de avance aceptado: Se registra por parte del auditor o autoevaluador, el porcentaje de avance aceptado al
corte al segundo informe de seguimiento de la auditoría o autoevaluación, expresada en porcentaje (%), de acuerdo con
36
el análisis de las evidencias recibidas, para cada una de las acciones implementadas

Observaciones: Se registran, por parte del auditor o autoevaluador, las observaciones relacionadas con el avance
aceptado. En caso de que esté conforme, se registra la aceptación de cada avance reportado, diligenciado la palabra
37
"Aceptado".

De igual manera, si es necesario, se realizarán otros seguimientos adicionando las columnas que se requieran hasta
NOTA obtener el cumplimiento total de las acciones implementadas y el cierre del plan de mejoramiento.
FT-PEC-1996

Versión 5