M2 - Sistemas Integrados ERP

MÓDULO
Área: NEGOCIOS
2 Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Módulo: Funcionalidad de los ERP
Área: NEGOCIOS M2
Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP
Funcionalidad de los ERP

Índice
1. Introducción...................................................................................................................................................... 1
2. ERPs presentes en el mercado ......................................................................................................................... 1
2.1 Comparación entre los ERPs ........................................................................................................................................ 3
2.2. SAP, Oracle o Microsoft .............................................................................................................................................. 3
a. SAP ERP...................................................................................................................................................................... 4
b. Oracle E-Business Suite ............................................................................................................................................. 4
c. Microsoft Dynamics ................................................................................................................................................... 5
2.3 Cómo saber si la Empresa necesita un ERP ................................................................................................................. 5
2.4 Cómo elegir el ERP más adecuado............................................................................................................................... 8
2.5 Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP ........................................................................................................ 10
a. Ventajas de los Sistemas ERPs ................................................................................................................................. 10
b. Desventajas de los Sistemas ERPs ........................................................................................................................... 11
2.6 Costo de implementación Sistemas ERP.................................................................................................................... 12
3. Cierre .............................................................................................................................................................. 13
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Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Mapa de Contenido
Comparación entre ERP
SAP, Oracle, Microsoft
¿Cómo saber si se necesita

ERP?
ERP en el mercado
¿Cómo elegir el ERP
adecuado?
Ventajas
Mejoramiento Continuo de
Sistemas ERP
Desventajas
Costos de implementación
ERP
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Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP Pág. 1

RESULTADO DE
Realizar un cuadro comparativo entre ERPs y definir el sistema adecuado para
APRENDIZAJE
situaciones planteadas.
DEL MÓDULO
1. Introducción
En los últimos años ha habido una serie de avances en las diferentes tecnologías de información, esto ha
permitido crear sistemas de información más sofisticados y por supuesto más integrados.
Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes áreas de información de una empresa en un solo
sistema. Sin embargo se han establecido varios tipos de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas
particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas
tengan varias opciones a seleccionar.
La idea fundamental de este módulo es que conozcan los ERPs disponibles en el mercado, y la funcionalidad
de éstos. Es importante tener muy claro que el punto crítico es realizar una implementación adecuada que
debe considerar no sólo los procesos de la empresa, sino también a su personal.
2. ERPs presentes en el mercado

Las organizaciones se encuentran realizando procesos de
implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales
con el objetivo de conseguir beneficios para la empresa, y por ende
hacerlas más rentables. En este punto es que los ERPs ayudan a la
racionalización y distribución de la información entre los departamentos
funcionales de la organización y proporcionan datos en tiempo real con
rapidez y con un grado de confianza importante.
La mayoría de los ERPs existentes en el mercado cubren las áreas

funcionales de las empresas, tales como: Gestión de la Producción,
Gestión Financiera, Servicio al Cliente, Gestión de Datos, Gestión de
Materiales y Gestión de Proyectos.
Lo más importante es ser capaz de identificar cuál es el ERP que se ajusta en mayor medida a los requerimientos
del negocio, por lo que su selección depende de muchos factores, tales como los procesos de negocio,
informes, usuarios, etc. Así como de los costos, la facilidad de aplicación, la escalabilidad y la integridad.
Existe un ranking de los softwares ERP más populares existentes en el mercado, y por ende los más preferidos
por las organizaciones, los cuales son líderes en la industria, teniendo una fuerte influencia en éstas. A saber:
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Software Web Empresa
Lisa www.browse.cl Browse Ingenieros
DeFontana www.defontana.com DeFontana
Dimension www.dimension.cl Dimension
Flexline www.flexline.cl Flexline
Informat www.informat.cl Informat
Justime www.justime.cl Justime
Manager www.manager.cl Manager
Maxlite www.maximise.cl Maximise
Dynamics AX (Axapta), GP (Great Plains), NAV (Navision) www.microsoft.com Microsoft
Ellipse www.ventyx.com Mincom (Ventyx)
Movex www.lawson.com Movex
JD Edwards, Peoplesoft, Oracle Financials www.oracle.com Oracle
QAD Enterprise Applications www.qad.com QAD
Random www.random.cl Random
SAP All in One, SAP Business One www.sap.com SAP
Softland www.softland.cl Softland
FIN700 www.sonda.com Sonda
Transtecnia www.transtecnia.cl Transtecnia
Ultragestión www.ultragestion.cl Ultragestión
Unysoft www.unysoft.cl Unysoft
*Agrupados en orden alfabético
Cabe mencionar que de las empresas productoras de ERPs a nivel mundial, alrededor de 10 tienen presencia
en Chile; sin embargo están rezagadas en cuanto a cuota de mercado, puesto que poseen códigos abiertos, los
cuales no han podido ingresar con fuerza en el mercado nacional, por ejemplo los sistemas ERP Open Source
(como Compiere, Datasul e Infor).
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2.1 Comparación entre los ERPs
A nivel mundial, los ERPs que dominan el mercado asociado a las grandes empresas se reducen a solo tres:
SAP, Oracle y Microsoft. Esto debido a que sus competidores directos han sido adquiridos, se han fusionado, o
bien se han cambiado de nivel de mercado, dadas las fuertes barreras de entradas existentes.
Epicor y Sage (Softland en América Latina), por ejemplo, han construido prósperas empresas de ERP,
centrándose en las del mercado medio; TOTVS, con casi 28.000 clientes en Brasil, trata de repetir su éxito en
el resto de América Latina.
2.2. SAP, Oracle o Microsoft

Un ERP puede ser uno de los aspectos más importantes de
la empresa, ya que tiene como función mejorar los procesos
internos y la entrega de información oportuna. Como se
mencionó anteriormente, un ERP es un sistema de
aplicaciones integradas que gestionan recursos tales como
los activos, financieros, materiales, recursos humanos y la
cadena de suministro. Se pueden agregar otros módulos,
tales como CRM, los que son presentados como un paquete,
cuyo objetivo fundamental es ofrecer una solución integral que permita centralizar toda la información que es
compartida por las áreas de la empresa, facilitando el flujo de datos a través de la empresa.
Según cifras recabadas, SAP y Oracle son los nombres más importantes en el mercado de los ERPs, abarcando
casi el 40% del total de 20 mil millones dólares de dicho mercado. No obstante los antecedentes antes
entregados, los clientes valoran más la generación de aplicaciones simplificadas, prefiriendo diseños
tecnológicos acordes a sus necesidades.
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a. SAP ERP
Dentro del mercado de los ERPs, SAP ha sido por mucho tiempo uno de los grandes o más importantes
nombres, incluso se le atribuye la fundación de esta tecnología.
En términos generales, SAP ERP es un conjunto de piezas de software, las cuales incluyen
el ciclo financiero de manera íntegra, es decir: recursos humanos (HR), operaciones,
compras, tesorería y otras funciones y procesos presentes en las empresas.
Adicionalmente, posee experiencia de tecnología a través de NetWeaver que apoya al ERP, CRM, BI y otros
elementos. Todo lo anterior, con el fin de simplificar la implementación, el mantenimiento continuo y un menor
costo total de propiedad
(TCO).
El diseño que posee SAP es en base a interfaces, es decir, no se requiere envíos de lotes para transferir
información entre los sistemas interconectados, sino que se realizan de forma automática según las
configuraciones previas realizadas.
b. Oracle E-Business Suite

Oracle ofrece una gran cantidad de opciones de ERP. Dentro de ellas, E-Business Suite
12.1 abarca todas las facetas del ERP y todas las industrias. La última versión incluye
una cartera integrada de herramientas de inteligencia empresarial. También ofrece
suites completas de ERP de las empresas adquiridas como PeopleSoft y JD Edwards.
La compañía también tiene sus sistemas integradores conocidos como Fusion Applications que desde su
nacimiento, están diseñados con sofisticada tecnología y la incorporación de las mejores prácticas recogidas
en los últimos años con los clientes de Oracle.
El plan de Oracle es, poco a poco, migrar hacia Fusion Apps. Pero esto no sucederá por algún tiempo. Mientras
tanto, a través de su programa Applications Unlimited, Oracle se ha comprometido a ofrecer mejoras continuas
a las aplicaciones existentes de la compañía durante el tiempo que los clientes deseen.
Fusion Apps reemplaza a todo el complicado middleware que involucra a Oracle, PeopleSoft, JD
Edwards y Siebel, así como todas las aplicaciones que se ejecutan sobre ellos.
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c. Microsoft Dynamics
Microsoft ofrece cuatro productos ERP: Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics
NAV y Microsoft Dynamics SL.
Según información recabada, la empresa se centra en las necesidades de sus clientes

más importantes, que son empresas de tamaño medio y filiales de la organización
mundial en mercados verticales clave (comercio minorista, manufactura, servicios
profesionales, sector público y la distribución). Cabe mencionar que también considera aquellos clientes que
desean una solución ERP para la mejora de las finanzas y operaciones, o que requieren ERP adaptado a un
mercado específico.
IMPORTANTE
Este tipo de software generalmente detecta y anticipa tendencias; frente a ello la complejidad de la situación puede
reducir la capacidad de las empresas para hacer cambios en los procesos de negocios.
2.3 Cómo saber si la Empresa necesita un ERP

Dada la rapidez con que se mueve el mundo de los negocios, las empresas necesitan contar con información
oportuna y completa para la toma de decisiones, razón por la que se genera un acelerado desarrollo de la
tecnología de información.
Las empresas tienen en los ERPs las herramientas más modernas para la administración de la información y la
consolidación de todos los datos generados en los distintos procesos internos, sin embargo, su elevado costo
suele significar una importante barrera para su implementación. Es por esto que previo a tomar una decisión
respecto a la implementación de un ERP, es necesario que conocer claramente el estado de su empresa y si
sus procesos están preparados para implementar dicho ERP.
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Hay cinco etapas a tener en cuenta para obtener un desarrollo pleno en materia de ERP:
5.Empresa integrada
por ERP
4.Unidades de
negocios
integradas por ERP
3.Función
limitada de ERP
2.Sistemas
no
integrados
1.Etapa
inicial
1. Etapa incial
 Aquí se encuentran generalmente las empresas que están iniciando sus actividades y por ende no
tienen recursos suficientes destinados a tecnología de información.
 Cada una de las actividades que realizan a diario son controladas con sistemas de oficina como
procesadores de texto u hojas de cálculo (Excel).
El interés por los sistemas como los ERP es muy bajo o nulo, puesto que no son de un nivel de complejidad
importante, y por ende consideran que es adecuada la gestión con planillas.
2. Sistemas no integrados
 Las empresas que se encuentran en esta etapa ya cuentan con algún software que les apoya
específicamente en las áreas en las que son utilizados. Existen por ejemplo Sistemas de Administración
Financiera para las áreas contables, paquetes de diseño y administración de materiales para el área de
producción, Sistema de Administración de Facturas de clientes, Sistemas de Inventarios para los
almacenes, Sistemas de Administración de cuentas de proveedores, etc.
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 Las empresas en esta etapa buscan satisfacer sus necesidades de tecnología de información, sin
embargo, la información no está integrada, por lo que es necesario realizar investigaciones en las
distintas áreas y sus procesos y luego integrar dicha información para conocer el estado de la empresa
respecto a algún factor en particular, acción que deberá realizarse cada vez que se desee calcular algún
dato o actualizar el mismo. La causa fundamental de este problema es el manejo de información por
separado, y en este caso la preocupación será su integración total.
3. Función limitada de ERP
 En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar soluciones del tipo ERP, pero sólo
para algunas de sus oficinas, como las centrales o en las sucursales más grandes. Lo anterior debido al
alto costo asociado a la implementación integral. Bajo las características mencionadas, no es posible
apreciar los beneficios de implementar un ERP, sin embargo, es posible que se den las condiciones
propicias para seguir desarrollándose e integrar la empresa por completo, a medida que los recursos
lo permitan.
 Es común que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la empresa y que no logren
integrarse al sistema integración de planeación de recursos, por ello se pueden presentar algunos
problemas como inconsistencias de información o retraso para las actualizaciones. Además de requerir
trabajo extra para asegurarse de tener la información real en todo momento, es decir trabajar en esta
forma puede dar bueno beneficios pero siempre hay que cuidar que en las partes que no están
integradas no se pierda el control.
4. Unidades de negocios integradas por ERP
 En esta etapa la empresa ha sido capaz de implementar el ERP en todas las unidades de negocio, es
decir ya toda la empresa cuenta con la herramienta y puede usarla plenamente. En esta etapa se
eliminan los procesos de administración de información no integrados y sus funciones pasan al sistema
ERP.
 La principal característica de esta etapa es la comunicación entre las unidades de negocios,

específicamente en las empresas dispersas geográficamente, puesto que es posible tener los datos
como si todo estuviera en un mismo lugar, pudiendo tomar las acciones en menor tiempo y con mayor
oportunidad.
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5. Empresa integrada con ERP
 La última etapa es cuando se logra la integración plena. Lo anterior se refiere a que en las etapas
previas es posible encontrar detalles de la empresa que no habían sido contemplados en el software,
así como partes del software que no aplique para la empresa, pero una integración total se logra
cuando todas las funciones de manejo de información administrativa puede llevarse a través del
sistema ERP.
 Es en este punto cuando los encargados de tomar decisiones tienen en sus manos un arma muy
efectiva para sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar la empresa, y darle el
dinamismo que se necesita en este ambiente.
IMPORTANTE
Una empresa debe analizar cada una de las etapas ubicando a su organización según las condiciones que tenga en
ese momento, pudiendo tener claridad de cómo está y a dónde quiere llegar, de manera de tomar las acciones
necesarias para cumplir sus objetivos. No obstante lo anterior, es importante indicar que una parte muy importante
y tal vez la más determinante, es el costo que involucran estas herramientas de software, dado que según el tamaño
de la empresa y lógicamente a la etapa en que se encuentre en su desarrollo tecnológico será el monto de los costos
de llegar a donde se pretende.
2.4 Cómo elegir el ERP más adecuado

La elección de un ERP considera una inversión que no se recupera, sino que
por el contrario, cada cierto tiempo se aumenta el presupuesto del proyecto
hasta niveles inviables económicamente hablando. Sin embargo, también hay
proyectos exitosos que nos demuestran que sí hay una forma de garantizar un
buen resultado y trabajar tranquilo.
Es posible que el mismo ERP se encuentre implementado en dos empresas

distintas del mismo rubro, incluso que sea desarrollado por los mismos
consultores, y que en una de ellas están felices por los resultados obtenidos,
y en el otro se encuentran en graves problemas.
IMPORTANTE
Lo anterior demuestra que la clave del éxito de un proyecto de este tipo no está ni en el ERP ni en los consultores,
sino que en cómo la empresa internamente gerencia o administra el proyecto ERP.
Entonces, el mejor ERP es aquel que es parte de un proyecto rentable para cada negocio.
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Existen nueve pasos a seguir que garantizan un resultado óptimo. Estos son:
La tarea debe ser desarrollada en conjunto por las áreas de la

empresa. Por ejemplo, el gerente de área debe estimar y
comprometer beneficios para el negocio, el gerente general definirá
1. Objetivos y Organización el presupuesto disponible para el proyecto y el gerente de
informática estimará el valor del ERP, determinando ambos la
rentabilidad esperada del proyecto y la factibilidad de iniciar el
proceso.
Para saber la situación real de la empresa previo a la
implementación, se debe realizar un estudio acabado de los
2. Estudios de Procesos procesos actuales con la participación de todos los usuarios, donde
se debe registrar en detalle cómo se hacen las cosas hoy en la
empresa.
Considerar las distintas alternativas de proveedores de ERP
3. Evaluación de
existentes, a fin de tener claridad de qué es lo que cada alternativa
Alternativas
hace o no.
Teniendo las distintas alternativas evaluadas, es posible negociar
condiciones contractuales y garantías para el proyecto, así como
4. Contrato y Proyecto:
valores de las licencias, condiciones de salida y control de cambios,
entre otros aspectos.
El ERP hay que prepararlo, realizar pequeños desarrollos, probar con
5. Desarrollo de Pruebas:
datos reales, entrenar a los usuarios y dejar listo todo para partir.
La partida representa un cambio organizacional donde las personas
6. Implementación y desarrollarán su trabajo de otra forma, generándose errores
Estabilización: normales producto del desconocimiento del nuevo sistema que se
deben atender de manera especial hasta que éste se estabilice.
Los usuarios ya conocen el sistema y están trabajando en él, por lo
7. Recuperación de la que se vuelve vital gestionar los ajustes necesarios para alcanzar la
Inversión: mejora planteada al inicio del proyecto, de tal forma de comenzar a
recuperar la inversión.
Una vez recuperada la inversión se ve representada en el Estado de
8. Contribución al Negocio:
Resultados de la empresa la contribución de este proyecto.
La rigurosidad en el seguimiento de compromisos es una de las
claves del éxito de un proyecto, por ende no puede delegarse a
9. Seguimiento y Control
ningún externo, ya que se requiere cuidar los intereses de la
empresa.
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2.5 Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP
Para poder trabajar con un ERP de manera exitosa, no sólo es suficiente que éste se encuentre implementado,
sino que es necesario contar con una retroalimentación constante, puesto que la tecnología y el mundo de los
negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes
situaciones.
a. Ventajas de los Sistemas ERPs
Según el área en donde el ERP se desarrolla, es posible observar dentro de una empresa diversas ventajas,
según categoría podemos apreciar las siguientes:
Integración de la cadena de suministro, producción y proceso administrativo.

Creación de una base de datos común.
Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
Reducción de costos.
1. Propias de su
Agilización en las operaciones del Negocio.
implementación:
Mejor administración de la información.
Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.
Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.
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Contabilidad y Finanzas:
Mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las
cuentas bancarias, generar cheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en
diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo,
producir reportes y cerrar los periodos contables de manera más rápido.
Control de inventarios:
Reducción de los niveles de inventarios y ordenamiento de los productos por
número de serie y lote.
Manufactura:
Crear pronósticos de producción y una mejor calendarización para la producción.
2. Según Decisiones Ejecutivas:
departamento: Visión más clara de los instrumentos de medición más importantes para una
empresa como son el flujo de efectivo, producción y reportes; ayuda a corregir
errores que se presenten de manera inmediata; herramientas adicionales permiten
monitorear el funcionamiento interno como: ventas por región o periodo.
Compras:
Compra de los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo
correcto y al precio correcto.
Embarque:
Controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los
pedidos en el tiempo establecido a los clientes; por lo tanto reduce las fallas en las
entregas y además incrementa la satisfacción del cliente.
Datawarehouses
Sistemas de Soporte a las Decisiones
3. Otros sistemas CRM
que se alimentan su SCM
un ERP exitoso: E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Información Ejecutivos
Contar con un ERP permite que los directivos puedan conocer la situación en las
distintas áreas de la empresa.
4. Otras: Otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser más competitivas.
Incrementa las utilidades de la compañía por medio de la reducción de inventarios,
rápida recolección de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido.
b. Desventajas de los Sistemas ERPs

También es posible observar desventajas a partir de la implementación de un ERP en la empresa, algunas de
ellas son:
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Alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se necesita de capacitación
para los empleados, además de que este tipo de programas deben ser específicos para
cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el
programa del servidor.
Asociadas a la La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.
implementación: Es tan complejo que muchas compañías no pueden ajustarse a él.
Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación puede nunca
ser completada.
Expertos en Sistemas ERP disponibles son limitados, por lo cual se pueden presentar
problemas en la contratación.
2.6 Costo de implementación Sistemas ERP

La primera pregunta para implementar un ERP en la empresa es económica, y se refiere a la capacidad de la
empresa para adquirir un paquete de este tipo, debiendo considerar ciertos costos asociados, tales como:
 Costo del paquete.
 El o los equipos en que debe instalarse el software y los equipos para todos los que van a ser partícipes
en la operación del sistema o sea las estaciones (usuarios).
 Implantación del sistema, que va desde la instalación de los equipos de cómputo, hasta el cambio de
cultura operativa de la empresa: pasando por capacitación, adecuación de procedimientos, cambios
estructurales, eliminación de personal que no se adapta a los cambios y contratación de otros, que
seguro tendrán menos experiencia en la operación y mercados.
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3. Cierre
Toda empresa que desee competir en el actual La implementación de un ERP no es tarea fácil y
mundo de los negocios debe considerar la requiere un compromiso de ambas partes. Un ERP
“información” como un activo muy importante. Es puede brindarle a una empresa varios beneficios,
por ello que es necesario que las empresas tengan algunos tangibles como reducción de costos y
los sistemas de información adecuados para otros intangibles como satisfacción de los clientes;
administrar rápidamente y eficientemente dicha siempre y cuando el ERP se implemente de la
información. forma adecuada.
Las empresas tienen la opción de desarrollar sus La mala implementación de un ERP puede traer
propios sistemas de información o comprarlos a consecuencias no agradables a una empresa. Es por
empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. ello que si una empresa desea implementar un
Una opción viable y adecuada es la compra de un sistema de información que le permita automatizar
sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo sus operaciones y que le ayude a administrar
adquiera este consciente que para que funcione no correctamente la misma, -para que ésta sirva de
solo debe comprar el SW (software) y HW base o plataforma para las nuevas aplicaciones que
(hardware), sino que además de hacer cambios en conforman los actuales negocios electrónicos-
la forma de cómo trabajan y lo más importante: necesitan tener una fuente confiable de
darle seguimiento a estos cambios, información. Entonces es necesario que se
independientemente del SW ERP que seleccionen. implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras
empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas
cumplen con los requerimientos inherentes de
estas nuevas aplicaciones.
APORTE A TU FORMACIÓN
La importancia fundamental de este módulo radica en la presentación a los estudiantes de los distintos ERP’s
existentes en el mercado, así como de la definición o elección de cuál es el más indicado para la empresa, de manera
que considere cada uno de sus procesos internos. Además en este módulo se considera la implementación
propiamente tal, presentando las ventajas y desventajas de esta definición.

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 La principal característica de esta etapa es la comunicación entre las unidades de negocios,

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