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ADSO
2758314

Tecnología en Análisis
y Desarrollo de
Software
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Identificación de Procesos Organizacionales

GA1-220501092-AA1-EV02

Josué David Rico Herrera

Jorge Tulio Lozano Trujillo

Johan Manuel Martínez Flórez

Johnatan Arley Jiménez Arrubla

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Tecnología Análisis y Desarrollo de Software (ADSO)

Ficha (2758314)

Instructores:

Dilsa Enith Triana

Deily Islen Ramírez

Laura Vanessa Silva

Jorge Enrique Pórtela

Alba Cecilia González

11 de junio de 2023
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Contenido
Identificación de Procesos Organizacionales..........................................................................................4
1. Introducción.....................................................................................................................................4
2. Planteamiento del Problema.............................................................................................................5
3. Objetivos..........................................................................................................................................5

3.1. Objetivo General.......................................................................................................................5

3.2. Objetivos Específicos................................................................................................................5

4. Actividad..........................................................................................................................................6
5. Desarrollo.........................................................................................................................................6

5.1. Análisis de los Procesos a Nivel de Negocio............................................................................6

5.2. Escenarios Utilizados para Identificar los Procesos..................................................................7

5.3. Caracterizar los Procesos de la Organización...........................................................................8

5.4. Determinar el Equipo de Trabajo............................................................................................12

5.5. Caso de Estudio.......................................................................................................................13

Sistemas de Ventas en Línea.................................................................................................................14
6. Conclusión.....................................................................................................................................15
7. Referencias.....................................................................................................................................16
8. Figuras............................................................................................................................................17
9. Tablas.............................................................................................................................................18
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Identificación de Procesos Organizacionales

1. Introducción.
Con relación a la identificación de los procesos organizacionales, son un paso
fundamental dentro de la estructura de una compañía, y se ven reflejados en los resultados de las
diferentes actividades que están directamente interrelacionadas para generar insumos en
productos o servicios. Por lo cual, es importante analizarlos, documentarlos y optimizarlos, ya
que de estos procesos depende la gestión y mejora de la organización, involucrando las
diferentes áreas de la compañía, tales como; recursos humanos, producción, ventas, logísticas e
inventarios, financiera, entre otras (León, 2016).
Ahora bien, para lograr identificar los diferentes procesos a nivel de la organización es
importante apoyarse en los siguientes pasos (Isotools, 2023).
 Definir el alcance: Determinar qué áreas o departamentos se incluyen en la identificación
de procesos.
 Identificar procesos principales: Aquellos claves de la compañía (principales), esto es,
aquellos que están directamente relacionados a la entrega de productos o servicios, y que generan
valor para los clientes.
 Descomponer los procesos principales: Analizar y descomponerlo las actividades más
detalladas, para comprender mejor el flujo de trabajo y las diferentes actividades.
 Documentar los procesos: Registro de información de cada proceso en diagramas de
flujo, mapas de procesos o manuales de procedimientos, con el fin de facilitar la comunicación y
comprensión de los procesos por las partes de interés.
 Analizar los procesos: Evaluar cada proceso identificado estableciendo las posibles
ineficiencias, cuellos de botella y/o áreas de mejora.
 Optimizar los procesos: Una vez identificadas las oportunidades de mejora, se deben
implementar las acciones correctivas para optimizar los procesos. Es decir, realizar los cambios
en los procedimientos, la asignación de recursos, la automatización de tareas o la
reorganización de actividades.
En resumen, esta identificación y mejora de los procesos organizacionales, predominan
los procesos continuos y adaptables a los cambios internos o externos que buscan
constantemente la eficiencia y la calidad en su funcionamiento.
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2. Planteamiento del Problema.

En una organización, mantener un inventario manual actualizado suele ser algo complejo
al no implementar sistemas de gestión automatizados y basados en software, generando diversos
impactos negativos que afectan la eficiencia y rentabilidad de la organización. Como resultado,
se presentan problemas asociados a un mal manejo de inventario en los que se incluyen:
 Pérdida de ventas por falta de productos: Existe el riesgo de que los productos
estén agotados o no estén disponibles cuando los clientes los soliciten.
 Exceso de inventario y obsolescencia: Mantener productos en inventario sin rotación.
 Costos operativos elevados: Generar costos operativos más altos.
 Problemas de calidad y caducidad: Un mal control del inventario es un riesgo en
aquellos productos que tienen una vida útil limitada (alimentos perecederos o productos
farmacéuticos).
 Falta de información para la toma de decisiones: Dificulta la planificación de compras,
la identificación de tendencias de demanda y la optimización de la cadena de suministro.
En resumen, un mal manejo de inventario dentro de una organización puede tener
consecuencias significativas adicionales a las mencionadas anteriormente, como perdidas y
robos, por lo anterior es esencial implementar un plan estratégico al adecuado control de
inventarios, mediante herramientas y sistemas de software para atender las posibles
problemáticas económicas y que garantice una gestión eficiente y efectiva en el manejo y control
de los inventarios (Garduño, 2022).

3. Objetivos.
3.1. Objetivo General.
Identificar los procesos organizacionales para comprender, gestionar y mejorar la manera en que
la organización realiza sus actividades.
3.2. Objetivos Específicos.
1. Reconocer las actividades de los diferentes departamentos y las responsabilidades asociadas
a cada proceso de inventario.
2. Formular las oportunidades para mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de ejecución.
3. Establecer mecanismos de control y seguimiento para evaluar el rendimiento de
la organización.
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4. Actividad.
Elaborar diagramas de procesos a partir de la caracterización de los mismos usando una técnica
de notación. Teniendo en cuenta las características del software a construir y las diferentes
fuentes de información existentes identificar el conjunto de elementos que intervienen
(relaciones, actores responsables) en este aplicando la TGS (Teoría General de Sistemas).

5. Desarrollo.
Como parte del grupo de trabajo encargado de diseñar el software para el sistema de inventarios
de Inversiones Tecnológicas Amarok SAS, estamos en el proceso de optimizar y sistematizar su
manejo de inventario.
El inventario desempeña un papel crucial en el funcionamiento de la empresa, y nuestro equipo
está enfocado en mejorar la eficiencia operativa y brindar un servicio más rápido y confiable a los
clientes de Amarok SAS. Estamos trabajando en el desarrollo de una aplicación de software
específicamente diseñada para abordar este proceso.
Nuestra próxima tarea implica automatizar y centralizar la información relacionada con los
productos de la empresa, como la cantidad disponible, ubicación física, estado del producto y detalles
de los proveedores. Con esta aplicación, buscaremos realizar un seguimiento preciso de las existencias,
evitando errores y minimizando el riesgo de pérdidas o falta de stock.
En resumen, como parte del grupo de trabajo encargado del diseño del software para el sistema
de inventarios de Inversiones Tecnológicas Amarok SAS, nos encontramos en la etapa de optimización
y sistematización del proceso de manejo de inventario. La implementación de esta aplicación de
software nos permitirá tener un control más preciso y eficiente de los productos, mejorar nuestros
procesos de trabajo y brindar un servicio de mayor calidad a los clientes de la empresa.

5.1. Análisis de los Procesos a Nivel de Negocio.

En el material que tenemos para consulta (SENA, 2023) nos indica la importancia de
realizar un análisis frecuente de los procesos de negocio desde la Teoría General de Sistemas
(TGS), para logara visualizar y comprender cada uno de los pormenores que transforman el
negocio con el objetivo de mejorar sus operaciones y el servicio al cliente. Partiendo de los
conceptos generales de la TGS y la visión de que:
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Todo se debe comprender el funcionamiento real a partir de desestructurar ese todo en
procesos, subprocesos, relaciones y actores que intervienen con el objetivo de identificar,
comprender, evaluar y resolver problemas que ayudan a las instituciones a mejorar dichos
procesos, reformar las opciones de negocio y brindar a sus consumidores a experimentar
una mejor calidad de productos o servicios (SENA, 2023).
En la Figura 1 se describen los elementos que intervienen en la identificación de procesos de la
organización.
Figura 1. Elementos que Intervienen en la Identificación de Procesos.
Elementos que Intervienen en la Identificación de Procesos.

Subproceso 1 Subproceso 4

Objetivos
TGS Subproceso 2 Relaciones Subproceso 5 Estratégicos

Subproceso 2
Subproceso 6

Nota: Modificado de “Caracterización de procesos”, por SENA, 2023. Obtenido

de https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/
228118/Contenido/OV A/CF1/index.html#/

5.2. Escenarios Utilizados para Identificar los Procesos.

Ya en 2023, SENA nos recomienda realizar las siguientes actividades en dos escenarios:
1. Antes: Información sobre la organización, es decir, se investigue sobre el contexto de
negocio en el que se mueve la empresa. En este caso, Inversiones Tecnológicas Amarok. es una
organización de tecnología.
2. Después: Acceso o contacto con la entidad, planear entonces la recolección de información
aplicando las técnicas que existen, citando a SafetyCulture (2023) las describe así:
2.1. Método de la observación: Consiste en la recopilación y registro sistemático de información
mediante la observación directa del objeto de estudio.
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 Diseño de la observación: Definir aspectos o variables a observar y cómo se van a medir.
 Observación directa: Implica la observación directa del evento sin interferir en ellos.
 Registro de datos: Registrar sistemáticamente los datos relevantes.
 Objetividad: Hechos observados de manera imparcial y sin sesgos.
 Análisis de datos: Analizar y categorizar, implica técnicas de análisis cualitativo o
cuantitativo.
2.2. La elaboración de formatos de encuestas: Es un proceso crucial para obtener información
sistemática y confiable de una muestra de individuos.
 Definir los objetivos de la encuesta
 Determinar el tipo de preguntas.
 Diseñar preguntas claras y concisas.
 Probar el formato de la encuesta.
2.3. El enfoque de trabajo (focus group): Es una técnica cualitativa de investigación que se
utiliza para obtener información en profundidad sobre las opiniones, percepciones, actitudes
y experiencias de un grupo específico de personas.
 Selección de participantes.
 Moderador y Guía de discusión.
 Análisis de datos y Limitaciones.
2.4. Las entrevistas: Es una técnica de investigación ampliamente utilizada para obtener
información detallada y en profundidad sobre las experiencias, perspectivas y opiniones de las
personas.
 Tipos de entrevistas y diseño de preguntas.
 Escucha activa y empatía.
 Toma de notas o grabación y análisis de datos.

5.3. Caracterizar los Procesos de la Organización.

De acuerdo con León (2016) considera que es fundamental identificar cada proceso de la
organización, tomando como punto de referencia el organigrama para logar establecer las
actividades da cada persona dentro de la compañía, una vez se logran identificar los procesos
por áreas o departamentos se define como se van a gestionar aquellos que directamente se van a
intervenir, para obtener mejores resultados.
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Por lo anterior, en la Figura 2 se muestra de manera él diagrama de la estructura
administrativa de la organización.
Figura 2. Estructura Administrativa.
Estructura Administrativa.

Nota: Elaboración propia.

Una vez que, por áreas, se tienen identificadas actividades, lo siguiente es definir cómo se
van gestionar y definir los procesos, que son primordiales para comprender y mejorar la forma
en que una organización opera. En la Tabla 1 se describen algunos procesos a implementar.
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Tabla 1. Procesos a Implementar.
Procesos a Implementar.

Proceso Descripción Objetivo Interacción

Evitar el acceso no
Habilitar Acceso a la autorizado a la
plataforma por medio información de la Departamento de
Ingreso Usuario.
de un nombre de empresa por parte de marketing y comercial.
usuario y contraseña personas o personal no
autorizado.
Apartado en el cual se creará
información relacionada con Mayor optimización
clientes mayoristas, donde se en el proceso de
Departamento de
Registro de nuevos clientes añadirán datos como nombre de ventas y logística de
marketing, comercial,
razón social, NIT, números despacho de
diseño y calidad.
telefónicos, dirección y correos mercancía.
electrónicos.
Apartado en el cual se Clasificar el
Almacenar nuevo implementarán nuevos insumos inventario de Departamento de
producto en Stock y mercancía de la empresa, Inversiones Operaciones.
adicionando sus características Tecnológicas
y uso. Amarok SAS.
Conforme a la información
suministrada en el
inventario, el área Aumentar el
Departamento de
Venta de Productos encargada tendrá a flujo de
marketing, comercial y
disposición del cliente los efectividad en
diseño.
insumos requeridos para su ventas.
posterior venta.
Para muchas empresas, es Dar entrega de
importante llevar un facturación
Departamento
Facturación registro de sus electrónica o
administrativo,
operaciones comerciales, remisión, segundo
comercial.
por lo que este apartado lo requerido por el
está diseñado para ello. cliente y por la ley

Nota: Elaboración propia.

Una vez hecha la identificación de los procesos por cada área de Inversiones
Tecnológicas Amarok, es fundamental definir la manera en se deben gestionar cada uno de los
procesos a intervenir, esto es, al considerar los tipos y cantidad de actividades a implementar en
el departamento seleccionado para lograr mejores resultados de acuerdo al tamaño de la
organización, ya que dichas actividades se desarrollan, agrupan para que se ejecuten los
procesos y de esta manera se logre un engranaje, para el buen funcionamiento de la empresa
(León, 2016).
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Por lo anterior, se deben definir como actividades de Inversiones Tecnológicas Amarok,

todas aquellas que están directamente implicadas con las entradas de dinero o facturables, es así,
como ejemplo, al preguntar qué activades presenta esta organización de productos tecnológicos,
para dar respuesta a esta hipótesis y teniendo en cuenta a Salvador (2023) considera importante
“identificar las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda, con el fin de que los límites de
los procesos puedan quedar perfectamente definidos”. Esto es, establecer los siguientes procesos
como se muestran en la Figura 3.
 Procesos estratégicos: Parte de una planeación orientada a mantener una mejora continua.
 Procesos misionales: En los que se apoya la organización para alcanzar el objeto.
 Procesos de apoyo: Aquellos que el producto y/o servicio requiere que se haga.

Figura 3. Modelo Mapa de Procesos Inversiones Tecnológicas Amarok.

Modelo Mapa de Procesos Inversiones Tecnológicas Amarok .

Nota: Elaboración propia.

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Teniendo en cuenta que, ya se han logrado identificar algunos procesos a nivel
organizacional, y en cual nos vamos a centrar a nivel operacional y mejorar a través de una
herramienta de Software propuesta, en la Figura 4 se describen los pasos a tener en cuenta
mediante la recolección de datos, análisis de insumos y conectar procesos y subprocesos.

Figura 4. Pasos para la Recolección de datos.

Pasos para la Recolección de datos.

Nota: Modificado de “Caracterización de procesos”, por SENA, 2023. Obtenido de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228118/Contenido/OV
A/CF1/index.html#/

5.4. Determinar el Equipo de Trabajo.

Finalmente, dentro de este análisis de los procesos organizacionales, SENA (2023) nos
recomienda usar la información recolectada y a la obtención de los requerimientos que
permitieron identificar los procesos que necesitan mejorarse, por lo tanto, debe conformar el
equipo de trabajo que los identificará, analizará y documentará. En la Figura 5 se describen los
perfiles de los integrantes del equipo, así:
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Figura 5. Equipo de Trabajo.
Equipo de Trabajo.

Líder del Proyecto. Miembro de la Empleados. Áreas de Apoyo.

Organización.

Proceso Elegido. Objetivos Estratégicos. Vinculados al Proceso. Aportan experiencia y

mejoras.

Nota: Modificado de “Caracterización de procesos”, por SENA, 2023. Obtenido de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228118/Contenido/OV
A/CF1/index.html#/

5.5. Caso de Estudio.

Identificar el conjunto de elementos que intervienen en un sistema de ventas online de
Inversiones Tecnológicas Amarok aplicando la TGS ilustrado en la Tabla 2, para
finalmente proponer las actividades representadas en un diagrama de procesos
representado en la Figura 6.
Tabla 2. Sistemas de Ventas en Línea.
Sistemas de Ventas en Línea.

Entradas Actividad Salidas

Datos del cliente. Creación de la solicitud. Documento interno solicitud.

Producto a comprar. Verificar en sistema. Base de datos.

Mantiene los registros. Logísticas (Bodega). Producto.

Stock producto disponible (Si o No). Confirma y alistamiento. Empaque producto.

Insumos (Mano de obra) Fábrica. Elaborar producto

Factura. Contable. Factura.

Nota: Modificado de “Caracterización de procesos”, por SENA, 2023. Obtenido de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228118/Contenido/OV
A/CF1/index.html#/
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Figura 6. Diagrama de Procesos.
Diagrama de Procesos.
Sistemas de Ventas en Línea

Subproceso
Solicitud Cliente Almacén Fábrica Contabilidad

Inicio

Generación
Verificar en
solicitud.
sistema. Base datos

Verificar No
solicitud. Mantiene
registros.

Si

Stock No
Elaborar
bodega. producto.

Si
Confirma y
Pedido alista.
Ok, No

Si Mal estado.

Realiza
Registro
pago.
factura.

Fin

Nota: Modificado de “Caracterización de procesos”, por SENA, 2023. Obtenido de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228118/Contenido/OV
A/CF1/index.html#/
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6. Conclusión.
En resumen, la identificación de procesos se debe realizar mediante el análisis y la
comprensión de las actividades claves que ocurren en la organización, en este caso para
Inversiones Tecnológicas Amarok, se han logrado identificar objetivos, interacciones y mejoras
a implementar, en los procesos del departamento de operaciones, concretamente su logística de
bodega y sistemas de inventarios (manejo manual). Ahora bien, para lograr abordar estos
problemas, algunas organizaciones prefieren implementar sistemas de gestión de inventarios
automatizados y basados en software. Lo anterior, con el fin de mejorar la precisión, la
eficiencia y la visibilidad de la gestión interna “control de inventarios”, encontrando de esta
manera una significativa reducción de errores humanos y tiempos de ejecución en cada tarea
relacionada con el inventario.
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7. Referencias.
Garduño, E. (2022). Mal Manejo de Inventarios. LOFTON SERVICIOS INTEGRALES.
Obtenido de https://loftonsc.com/blog/contabilidad/un-mal-manejo-de-inventarios-puede-
ocasionar-la-quiebra-de-tu-empresa/
Isotools. (2023). ¿Cómo identificar los procesos en ISO 9001 2015? Plataforma
Tecnológica para la Gestión de la Excelencia. Obtenido de
https://www.isotools.us/2016/12/15/identificar-los-procesos-iso-9001-
2015/#:~:text=Identificar%20las%20entradas%20necesarias%20y,cu%C3%A1les%20so n
%20los%20recursos%20necesarios.
León, G. (2016). Identificación de los Procesos Organizacionales. ClubEnsayos.
Obtenido de https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/IDENTIFICACI%C3%93N-
DE- PROCESOS-ORGANIZACIONALES/3482662.html
SafetyCulture. (2023). Guía breve de técnicas de recolección de datos. Equipo de
Contenido de SafetyCulture. Obtenido de https://safetyculture.com/es/temas/recoleccion-de-
datos/técnicas-de-recoleccion-de-datos/
Salvador, J. C. (2023). Identificación de los procesos en una organización. Gestión
Sanitaria.
Obtenido de https://www.gestion-sanitaria.com/9-identificacion-procesos-
organizacion.html
SENA. (2023). Caracterización de procesos. Ecosistema de Recursos educativos Digitales.
Obtenido de https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/
Tecnologia/228118/Contenido/OVA/CF1/index.html#/
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8. Figuras.

Figura 1. Elementos que Intervienen en la Identificación de Procesos.....................................................7

Figura 2. Estructura Administrativa..........................................................................................................9
Figura 3. Modelo Mapa de Procesos Inversiones Tecnológicas Amarok...............................................11
Figura 4. Pasos para la Recolección de datos..........................................................................................12
Figura 5. Equipo de Trabajo....................................................................................................................13
Figura 6. Diagrama de Procesos..............................................................................................................14
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9. Tablas.

Tabla 1. Procesos a Implementar.............................................................................................................10

Tabla 2. Sistemas de Ventas en Línea.....................................................................................................13