Técnicas de Comunicación

LECTURA N° 15, 16 Y 17.

REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

Documento Administrativo

Conocemos con el nombre de documento administrativo a toda comunicación escrita de

carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con
el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos
por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o
institución.

La administración pública está integrada por todas las entidades dependientes del
Estado, como el Congreso de la República, los ministerios, las regiones, las
municipalidades, las universidades nacionales y los demás centros educativos estatales
que, en conjunto, constituyen el Sector Público; y la administración privada la
conforman las entidades que no dependen del Estado, como empresas, instituciones
financieras, culturales, sociales, deportivas y educativas particulares que, en conjunto,
vienen a construir el Sector privado.

Los documentos administrativos establecen comunicación entre entidades públicas y

privadas, entre éstas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus
trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.

Los documentos administrativos que redactan los miembros de las instituciones en el

ejercicios de sus funciones de convierten en instrumentos públicos; es decir, en
documentos que pueden ser de conocimiento general, porque constituyen pruebas
fehacientes con valor legal de actos realizados por ellos.

Principios fundamentales que rigen la redacción de documentos administrativos.

La redacción de todo documento administrativo, tanto en el Sector Público como en el

Privado, debe basarse en los siguientes principios fundamentales de la administración
científica, y que conviene tenerlos presente en todo momento:

 Formalidad

Este principio consiste en que los documentos administrativos se redacten

necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos
establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre, con el fin de
uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atención o tratamiento. Estas normas
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se encuentran en los manuales o directivas internas de las entidades o difundidas

profusamente en la sociedad.
En los últimos años notamos que las entidades, especialmente del Sector Privado,
tienden a mecanizar o esquematizar sus documentos por medio de formularios para
brindar facilidades a sus servidores y clientes y así obtener sólo la información que
necesitan para una gestión o un fin específico.

 Simplicidad

La simplicidad consiste en que todo documento administrativo debe ser elaborado lo

más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común, despojado de términos
científicos o técnicos innecesarios, de palabras de significación desconocida y de siglas
y abreviaturas que podrían dificultar su comprensión.

Todo documento debe ser breve, de menor extensión posible, preciso, concreto, claro,
directo, sin rodeos o redundancias inútiles; libre de expresiones vacías, arcaicas y
grandilocuentes; libre de complicaciones; que utilice oraciones cortas que son fáciles de
leer y comprender.

 Racionalidad

En la elaboración de todo documento debe estar presente el principio de la racionalidad

de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Cuanto más
extenso y complicado es un documento es más costoso, tanto para el que lo hace como
para el que lo lee. En consecuencia, debemos procurar redactar documentos breves,
directos, concretos, claros, precisos, sencillos, de fácil lectura y comprensión para
ahorrar tiempo, energía, materiales y otros recursos.

 Flexibilidad

No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de

documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Por el contrario, lo que debe de haber
es amplitud de criterio, sentido común, espíritu democrático, flexibilidad en aceptar la
gran variedad que hay en la redacción de documentos. Debemos considerar la
diversidad de formatos, de estilos, de modelos, de esquemas, así como las
particularidades de cada institución y las circunstancias en las cuales se elaboran los
documentos. En todo caso, en la valoración de un documento deberá prevalecer la razón
y la apreciación de su contenido y no la de su presentación externa, porque en toda
comunicación lo más importante viene a ser el mensaje o la información que se
transmite y no así su presentación formal.

 Eficacia

Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y
con el mínimo costo posible; o sea, debe ser capaz de lograr sus objetivos.
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Por la aplicación de estos y otros principios, actualmente muchas instituciones

dinámicas vienen incorporando cambios en la elaboración de sus documentos
administrativos, y no dejan de investigar y evaluar sus resultados para innovarlos
rápidamente.

Actividades imprescindibles para dominar la redacción de documentos

administrativos

Las actividades imprescindibles realmente claves para lograr el dominio de la redacción

de documentos administrativos son tres: el hábito de lectura, la práctica de redacción
y la existencia del interés personal por superarse.

Cuanto más alto es el nivel cultural de una persona; cuanto más conoce sus funciones,
responsabilidades y derechos; cuanto más se ejercita en la elaboración de todo
documento y cuanto más interés tiene por superarse (y lo lleva a los hechos, a la
práctica), esta persona está en mejores posibilidades para dominar la redacción de
documentos administrativos, por más que su experiencia sea mínima en el campo
administrativo o no tenga alguna.

La lectura y la práctica de redacción permanentes son dos actividades que se

complementan mutuamente y que juegan un papel transcendental en la formación de la
persona que escribe. En la persona que tiene el hábito de leer y que escribe con
frecuencia vive latente el bagaje idiomático – cultural que ha asimilado, el que se
manifestará en cuanto reciba el menor estímulo.

Por otro lado, en la vida diaria se comprueba que no todos los documentos ofrecen la
misma facilidad o dificultad en su redacción; hay documentos que se redactan con
mayor dificultad que otros. Algunos documentos nos resultan difíciles en su elaboración
porque no todos tenemos las mismas oportunidades, exigencias y preparación para
familiarizarnos con ellos y porque, además, no todos se emplean con la misma
frecuencia y rigor para dominarlos. Pero esta dificultad, que es mayor al principio, se va
superando poco a poco, más todavía si hay interés, iniciativa y esfuerzo.

El interés es fundamental para superarse. Prácticamente es el motor del cambio y el

progreso. En la oficina en la que uno trabaja, por ejemplo, no faltan manuales,
reglamentos, catálogos, periódicos, revistas y sobre todo el archivo de toda la
documentación enviada y recibida, que viene a ser el depositario de la historia de parte o
de toda institución. Y justamente toda esta valiosa información debe ser leída por
nosotros con avidez y minuciosidad. Debemos despertar en nosotros ese deseo interior,
esa curiosidad permanente de leerlo todo y estar bien informados, porque solamente así,
en la medida de nuestra preparación, podremos superar las dificultades y alcanzar el
éxito.
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Y otra cosa más: para familiarizarnos con la redacción de los documentos será necesario
no dejar pasar la oportunidad que se presente para redactarlos, sin importar el tipo de
documento, el asunto, la extensión, el “estilo” o la “corrección”; debiendo interesarnos
únicamente el hecho de redactar algo, de empezar, de intentar, de aprender… porque
sólo haciendo se aprende.

Finalmente, será útil solicitar y recibir sugerencias; saber escuchar a los demás, en
especial, a los que tienen mayor preparación y experiencia; será bueno aceptar y superar
nuestros errores; no estará demás revisar expedientes con documentos cursados en uno y
otro sentido sobre un asunto o caso tratado, buscando en cada uno aciertos y desaciertos
con el objeto de asimilar los primeros y no cometer los segundos. En fin, será necesario
estar preparados anímicamente para dar y recibir críticas y para promover y aceptar la
intervención de otros; y, sobre todo, será muy importante, estar predispuesto a aprender
de los demás, y a aprender con mucha humildad, porque vivimos tiempos de
aprendizaje.

Clases de documentos administrativos

o Oficio
o Memorando
o Solicitud
o Informe
o Acta
o Memorial
o Certificado
o Citación
o Resolución
o Circular
o Contrato
o Directiva
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EL OFICIO

Concepto: Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que

desempeñan cargos directivos:

- Directores
- Subdirectores
- Jefes de departamentos
- Jefes de sección

El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más

alta jerarquía.

Área de circulación

El oficio circula en dos niveles:

a) A nivel externo. Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los

máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos
directivos intermedios.

b) A nivel interno. Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos

directivos.

Facultad para firmar oficios:

Los oficios de circulación externa son firmados únicamente por el máximo

representante legal de la institución o por quien hace sus veces.

Si existiera la necesidad de remitir un documento externo tratando asuntos específicos

de trabajo, podrán los jefes de departamento hacerlo redactar a nombres suyo y
firmados, haciéndoles visar por la autoridad máxima.

Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento

correspondiente y firmado por su jefe.

Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar

oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

Partes del oficio:

A. Encabezamiento:
- Año calendario
- Membrete
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- Lugar y fecha
- Código o número correlativo
- Destinatario
- Asunto
- Referencia
B. Texto o cuerpo
C. Parte firma:
- Despedida
- Ante firma
- Firma
- Post firma
- Sellos redondo.
- Con copia
- Iniciales

A. ENCABEZAMIENTO

1. Año calendario.

Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo:

“AÑO……………………”

2. Membrete

Se escribe en los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas, señalando el nombre de la
institución, su dirección, teléfono, etc.
SUB PERFECTURADE CHINCHA

PLAZA DE ARMAS Nº 107 Telf. 261000

CHINCHA ALTA

3. Lugar y fecha

Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.

Lima, 22 de abril de………..

Lima, abril de………………

Abril 22 de…………………

Fecha 22 – abril…………….
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4. Número o código

Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida del número correlativo, - el año/ y las iniciales
de la institución y se subraya todo.

OFICO Nº 262 - …/INC

OFICIO Nº 005 - …/DEMUNA PN

5. Destinatario

Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.

Señor:
Ángel Ruíz Solano
Director Regional de Salud
LUCANAS

6. Asunto

Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el

contenido.

ASUNTO: Pago de remuneración

7. Referencia

Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un
documento recibido anteriormente.
REFERENCIA: Carta del 03/04/…

B. TEXTO O CUERPO

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara,
precisa y breve.

Existen algunas fórmulas para iniciar el texto:

 Tengo a bien comunicarle…….

 Es grato comunicar a usted……
 Tengo el agrado de dirigirme a usted
(igual jerarquía)

 Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía)

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C. PARTE FIRMA

1. Despedida

Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima
personal.

Atentamente, (antefirma)

2. Firma y Post firma

La firma se escribe a mano y se rúbrica.

En la Post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.

Ejemplo:

Firma _________________
Post firma Ing. Luis Carrizales Rojas

Director Sub – Regional de Pesquería

3. Con copia

Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la
firma y de la post firma.

CC..

4. Iniciales

Se colocan iniciales con mayúsculas las que corresponden a la persona que firma el documento; con
minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.
LCR/fmc
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Clases de oficios

Se tiene los siguientes:

 Oficio simple o directo
 Oficio múltiple
 Oficio de transcripción

Oficio simple o directo. Este documento se utiliza cuando el contenido va dirigido a

una sola persona. Se usa generalmente para:
Invitación
Agradecimiento
Petición
Felicitación
Información de eventos
Actividades deportivas culturales.

Oficio múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va

dirigido a diferentes personas.
Se usa para:

Limitar órdenes
Instrucciones
a diferentes oficinas o
Recomendaciones
despachos simultáneamente
Sugerencias
Información
Etc.

El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de

instrucciones del mismo nivel jerárquico.

Oficio de transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este

tipo de redacción. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una
comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.

Nos valemos de este documento para transcribir:

Oficios
Resoluciones
Decretos
Directivas
Memorando

El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia los subordinados o de una

autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.
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Características.
La estructura del oficio múltiple es básicamente igual al del oficio simple.

- El Nº de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.

- En el oficio múltiple necesariamente se escribe la palabra Distribución en

la penúltima parte del documento.

OFICIO SIMPLE O DIRECTO

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ”

Lima, 06 de mayo de 2008

OFICIO Nº 128 – 2008/CEPRP

Señor:
Rubén Rodríguez Méndez
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN
CUIDAD

ASUNTO: Invitación Inauguración del local escolar

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del local escolar del colegio Ricardo
Palma de esta cuidad; obra que ha sido posible gracias al aporte generoso y a la participación
desinteresada de los padres de familia del plantel.

Dicho evento se llevará a cabo el próximo 16 de mayo a las once de la mañana en nuestro local ubicado en
la avenida Alfonso Ugarte Nº 616 en esta localidad. Esperamos contar con su presencia que dará realce a
esta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima

personal.

Atentamente,

Pedro Ruíz Cornejo

PRESIDENTE
ASOC. DE PADRES DE FAMILIA
PRC/fra
OFICIO SIMPLE O DIRECTO
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DIRECCIÓN SUBREGIONAL
DE EDUCACIÓN - CHINCHA

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ”

Chincha Alta, 07 de mayo de 2008

OFICIO Nº 493 – 2008/DSRE

Señor:
Pedro Ruíz Cornejo
PRESIDENTE DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
DEL COLEGIO “RICARDO PALMA”
CUIDAD

ASUNTO: Aceptación a invitación de inauguración

REFERENCIA: OFICIO Nº 128 – 2008/CEPRP

Tengo el agrado de dirigirme a usted para agradecerle su gentil invitación formulada mediante el oficio
de la referencia, del 06 de los corrientes.

En respuesta a dicho documento acepto complacido su referencia, comprometiéndome a estar

presente en la fecha, hora y lugar designado por usted.

Creo propicia la oportunidad para ofrecerle las expresiones de mi especial consideración.

Atentamente,

Rubén Rodríguez Méndez

DIRECTOR SUBREGIONAL
DE EDUCACIÓN

RRM/atv
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OFICIO MÚLTIPLE

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ”

Chincha Alta, 20 de agosto de 2008

OFICIO MÚLTIPLE Nº 225 – 2008/INC

Señor:
Carlos Prada Cisneros
DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA NACIONAL
LIMA
ASUNTO: Exposición de libros

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que el Instituto Nacional de Cultura, Filial
Chincha, está organizando la “EXPOSICIÓN DEL LIBRO PERUANO”, en colaboración con la
municipalidad provincial de Chincha con motivo de celebrarse un aniversario más de la creación
política de esta provincia.

Dicho evento será inaugurado por el Señor Ministro de Educación, el día 25 de septiembre del
presente a las 7:00 p.m. En los amplios salones de la Sociedad de Empleados ubicada Plaza de Armas
Nº 160 en esta ciudad.

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración y

estima personal.

Atentamente,

Lic. Pedro Sulca Medina

DIRECTOR
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA CHINCHA

DISTRIBUCIÓN: 05 copias
Director Dptal de Educación
Emisoras de radio
Telefónica
Periódico
Archivo

PSM/mtv
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OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN

DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DE LIMA

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ”

Lima, 22 de agosto de 2008

OFICIO Nº 423 – 2008/DRE

Señor:

Jaime Aguirre Velasco

Director del Colegio Nacional “Santa Ana”

CIUDAD

ASUNTO: Transcripción de Of. Mult. Nº 1294 – 2008/ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERÚ” Ministerio de Educación.- Lima 01 de agosto del
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EL MEMORANDUM

La palabra Memorandum deriva de la voz latina:

MEMORE = Que quiere decir recordar algo, que debe tenerse en la memoria.

En castellano se dice MEMORANDO, su plural es MEMORANDOS, pero

familiarmente se le conoce como “MEMO”

El memorando es una comunicación diplomática en la que se transmite algo que debe

tomarse en cuenta y que puede ser:

- Una orden
- Un mensaje
- Un pedido
- Un permiso
- Una justificación
- Una amonestación

Este documento es muy simple y de uso común entre personas que laboran en las
distintas dependencias tanto estatales como privadas.

Características:

Se caracteriza por ser:

- Un documento breve y directo

- Funcional y práctico
- Interno
- Circula dentro de la institución
- Acción inmediata

Clases:

Memorando simple o directo. Es aquel que va dirigido a un solo destinatario, para

tratar asunto de trabajo. Es un documento que enlaza a un jefe con un subalterno y
viceversa, o a un jefe con otro de igual rango.
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Memorando múltiple. Es el que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier

información en o forma simultánea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto
con igual numeración para varios destinatarios.

Partes:

1. Numeración. Se escribe la palabra memorando seguida del código o número

correspondiente, del año y de las iniciales de la institución. Ejemplo.

MEMORANDO Nº 4496 – 2008/DGE

2. Información. Se escribe las palabras:

DE : seguido el nombre completo y cargo del remitente; luego

A : seguido el nombre completo y cargo del destinatario; luego
ASUNTO : seguido un resumen del tema o texto del documento: y luego
FECHA : seguido la fecha del día.

3. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa con claridad y precisión el motivo

del documento, redactando lo fundamental, lo necesario en forma directa y sin
palabrerías.

4. Despedida. Generalmente es muy simple contiene una o dos palabras:

o Atentamente,
o Cordialmente,
o Muy atentamente,

5. Firma y rúbrica. Es la firma de la persona que emite el documento.

Pedro Díaz Napuri

GERENTE GENERAL

6. Con copia o distribución. Se utiliza cuando el documento debe ser entregado

para su conocimiento a otra persona además del destinatario.

DISTRIBUCIÓN
C.C. Dpto. de personal
C.C. Archivo

7. Iniciales. Se escriben las iniciales de los nombres y apellidos con mayúsculas

del jefe y con minúscula lo de la secretaria.

PTR/fcb
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MEMORANDO Nº 0050 – 2008/DP

DE : Econ. José Benavides Soto

DIRECTOR DE PERSONAL
A : Miguel Fuentes Vilca
VICE RECTOR ADMINISTRATIVO
ASUNTO : Vacaciones del empleado Luís Chuquispuma Marcos.
FECHA : Lima, 15 de agosto de 2008

En cumplimiento de la Directiva interna de fecha 20 de julio del 2007 tengo a

bien poner en su conocimiento, que a partir del día 20 de agosto del 2008 hasta el 20 de
septiembre del mismo año, el empleado Luís Chuquispuma Marcos, gozará de sus
vacaciones.

Atentamente,

Econ. José Benavides Soto

DIRECTOR DE PERSONAL

JBS/cqt
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LOGO

MEMORANDO Nº 001 – 2021/GG-AP.

DE : Econ. José Benavides Soto

GERENTE GENERAL EMPRESA X. S.A.
A : Miguel Fuentes Vilca
Trabajador Área de Producción
ASUNTO : Felicitación.
FECHA : Lima, 30 de julio de 2021

La presente tiene por finalidad saludarlo y felicitarlo por su dedicación y

puntualidad en sus labores diarias. Por eso, en mérito a MOF y Reglamento Interno, se le
concede dos días libres que podrá coordinarlo con el Jefe de Personal.

Atentamente,

Econ. José Benavides Soto

GERENTE GENERAL EMPRESA X. S.A

JBS/jp.
Copias: 04
Archivo 01 copia.
Trabajador 01 copia.
Área de Producción 01 copia
Jefe de Personal 01 copia.
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MEMORANDO MULTIPLE Nº 002 – 2021/GG-JA.

DE : Econ. José Benavides Soto

GERENTE GENERAL EMPRESA X. S.A.
A : Jefe Área de Producción
Jefe Área de Personal
Jefe Área de Logística
Jefe Área de Contabilidad.
ASUNTO : Reunión de Directorio.
FECHA : Lima, 30 de julio de 2021

La presente tiene por finalidad saludarlo y convocarlos a la Reunión de

Directorio el día lunes 02 de agosto, a las 16 horas, en el auditorio de la empresa.

Agenda: Informe de sus actividades y avances para la temporada religiosa de Santa Rosa de
Lima.

Atentamente,

Econ. José Benavides Soto

GERENTE GENERAL EMPRESA X. S.A

JBS/jp.
Copias: 06
Archivo 02 copia.
Jefe Área de Producción 01 copia
Jefe Área de Personal 01 copia
Jefe Área de Logística 01 copia
Jefe Área de Contabilidad 01 copia.
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TEXTILES “MC GREGOR”

Av. Industriales N° 123. Sta. Anita.

MEMORANDO Nº 0010 – 2008/GG

DE : Dr. Néstor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL
A : Lic. Jaime Aramburu Tapia
JEFE DE PERSONAL
ASUNTO : Modificación de horario
FECHA : Lima, 10 de junio de 2008

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 14 de los corrientes
se modificará el horario de trabajo del personal, según el siguiente detalle: de 07:30 a 16:30
horas, con un receso de 30 minutos a partir de la 1:00p.m. para el refrigerio.

Atentamente,

Dr. Néstor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL

C.C. Archivo
FOA/ncl
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LA SOLICITUD

Concepto. Es un documento por el cual una persona se dirige a otra que representa un
cargo para pedir algo como derecho o beneficio que le corresponde.

La solicitud se utiliza en todas las dependencias públicas o privadas y va dirigida

de un subalterno hacia un superior.

Un aspecto importante en este documento es que se deben acompañar documentos

probatorios para fundamentar el pedido; estos pueden ser:

- Recibos
- Facturas
- Certificados
- Fotografías, etc.

Se usa para solicitar:

- Certificados de estudios
- Inscripción de postulante
- Trabajo
- Domicilio
- Préstamos
- Concisión de becas
- Bonificaciones, etc.

Partes:

1. Sumilla. Es la primera parte, se escribe la palabra solicita seguida de una

síntesis de asunto o texto.

SOLICITO: Certificados de Estudio.

SOLICITO: Renovación de Beca

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2. Destinatario. Se escribe el cargo (no su nombre) o función que desempeña

la persona a quien va dirigida la solicitud, además la abreviatura del cargo,
ejemplo:

Señor
DIRECTOR DEL I.E.S “ADA A. BYRON”
S.D

3. Datos o referencias personales del recurrente. En esta parte se escribe:

- El nombre y apellidos,
- Nacionalidad,
- Edad
- Estado civil
- Profesión
- Nº de DNI o LE, LM
- Domicilio
- Cualquier otro dato que se considere útil.

Los empleados públicos deben anotar además:

- El tiempo de servicio,
- El código modular,
- Especialidad

Los estudiantes de secundaria o superior anotarán:

- El año de estudios,
- Sección,
- Turno,
- Especialidad
- Facultad

Los datos o referencias personales terminan con las siguientes frases:

- Ante usted me presento y expongo

- Ante usted me presento y digo
- Ante usted me presento para exponer

4. Texto. Es la parte en que se escribe de manera detallada y minuciosa el

motivo de la solicitud de acuerdo a su naturaleza puedo ocupar dos o más
párrafos.

La redacción del cuerpo empieza con: “QUE”

5. La conducción o párrafo final. Es la parte en la que se escribe las

siguientes frases:

- Por lo expuesto:
- Por lo tanto:
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- Pido a usted atender mi solicitud por ser de justicia

6. Lugar, fecha y rúbrica. Es la parte en la que el solicitante estampará su

firma y rúbrica, si su firma fuera ilegible deberá escribir sus nombres y
apellidos con letras de imprenta.

7. Anexos. Se escribe aquí los documentos probatorios que acompañan a la

solicitud.

SOLICITA: Licencia

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO FE Y ALEGRÍA

S.D

Zulema Guerra López, profesora del tercer grado del nivel de educación secundaria,
identificada con DNI Nº 25869746, domiciliada en el Jr. Manco Cápac Nº 789, Palpa, a Ud.,
respetuosamente digo:

Que, a fin de atender asuntos familiares, de cuyos detalles le he informado verbalmente,

acudo a su respetable Dirección solicitando tenga a bien concederme LICENCIA por los días 5,
6 y 7 de mayo del presente año.

Por lo tanto: Ruego a Ud., Señor Director, acceder a esta petición.

Palpa, 28 de abril del 2008

Zulema Guerra López

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EL INFORME

Concepto.

Es un medio de comunicación que consiste en dar cuenta detallada sobre asuntos

determinados, observaciones que se pueden hacer y al mismo tiempo sugiere posibles
soluciones para mejorar o aliviar una situación dada.

Usos:

Es de uso interno en toda institución o dependencia, va dirigido de un subordinado a su

inmediato superior, jefe directo, también podría darse entre personas del mismo nivel o
jerarquía, cuando el caso lo requiera.

El informe para que cumpla su objetivo debe ser:

- Preciso y exacto en sus apreciaciones, basados en hechos verídicos y

sobre todo de ideas claras para no confundir al receptor o lector.
- Redactar ordenadamente, todo lo que ha sucedido, sin omitir ningún
dato.
- Demostrar el debido respeto y amabilidad.

Clases:

Informe Ordinario. Es el que se utiliza más; puede ser diario, semanal, quincenal o
mensual. De acuerdo a las circunstancias del caso.

Informe Extraordinario. Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algún

asunto imprevisto.

Partes:

I. Numeración. Se escribe al centro y en la parte superior la palabra INFORME, con

mayúsculas, seguida del número, separada por una línea oblicua, luego las
iniciales del cargo o autoridad del remitente; separada por una línea oblicua e
inmediatamente el año en curso.

Si la institución o entidad tiene papel membretado, puede utilizarse para redactar el

informe; de lo contrario en papel simple, a máquina y con copia para el interesado.
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II. Encabezamiento. Es esta parte se escribe:

- Lugar y fecha (la localidad, el día, el mes, y el año)

- Seguida de los siguientes términos:

Primera forma

AL (A) :
DEL (DE) :
ASUNTO :

Segunda forma

SEÑOR :
ASUNTO :
REFERENCIA: (sólo en casos necesarios, pero no es
indispensable).

Nota: La segunda forma es la más correcta.

III. Introducción. Se estila algunas de las siguientes frases:

- Cumplo con informar a su despacho…

- La comisión que suscribe…
- En cumplimiento a lo dispuesto por la superioridad
- En mérito a lo dispuesto por Resolución Directoral o Suprema, expongo:
- De conformidad con lo solicitado por…

IV. Cuerpo o texto. En esta parte se inicia detalladamente el tema motivo del informe.
Va separado en párrafos y el detalle consiste en:

- Indicar los hechos

- Exponer las razones
- Formular las recomendaciones

V. Terminación o conclusión. El informe es un documento que tiene expresiones

conocidas, sobre todo para terminar, como:

- Es todo cuanto tengo que informarle…

- Es cuanto tengo que informar a Ud. …
- Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto

VI. Despedida. Es muy simple, generalmente se utiliza la palabra atentamente.

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VII. Firma y posfirma.

Firma la rúbrica del remitente

Posfirma, nombre completo del informante y el cargo como autoridad, el sello.

VIII. Iniciales. Con letras mayúsculas del informante y con letras minúsculas del
mecanógrafo.

INFORME Nº 088/DCNRB /2008

Lima, 31 de julio de 2008

AL : Director de la Unidad de Gestión Educativa

DEL : Prof. Luís Córdova Vera
Director del Colegio Nacional “Ricardo Bentín”
ASUNTO : Sobre Semana Patriótica
REFERENCIA : Of. Múltiple 0013 - DIREL

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle lo siguiente:

1. En atención al documento de la referencia, el día 20 de junio nos reunimos todo el

personal del Centro Educativo acordando participar con nuestro alumnado en el
desfile escolar con dos batallones.

2. La charla de orden, fue el día 28 de julio a cargo del docente encargado del tercer
grado, la pequeña ceremonia se inició a las 10:30 y terminó a las 13:00 horas.

3. Toda la ceremonia y la participación del alumnado en el desfile se desarrolló con

normalidad.

Es todo cuanto informo Usted para su conocimiento.

Atentamente,

LUIS CÓRDOVA VERA

Director

LCV/cnd
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INFORME Nº 103/CHAVIN /2008

Chosica, 30 de marzo de 2008

A : Ing. FERNANDO DEL SOLAR CHÁVEZ

Jefe del Área A – 11 - Lima
DE : SIMÓN GARCÍA TRIGOSO
Jefe de Unidad de Operaciones
ASUNTO : Accidente del obrero en represa GALLITOS.

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle lo siguiente:

- El día 28 de los corrientes nos enteramos que el obrero de planta de la mencionada represa
sufrió un accidente un día anterior, en circunstancias en que inspeccionaba una de las
máquinas de temperatura, sufriendo una descarga eléctrica; motivo por el cual dispuse su
traslado inmediato a un hospital cercano.

Es todo cuanto tengo que informar a Ud.

Atentamente,

SIMÓN GARCÍA TRIGOSO

Director

SGT/alt
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INFORME Nº 003/ME-DREL-UGEL-CENSCJ - D/2008

Lima, 30 de marzo de 2008

SEÑOR
FELIPE PACHAS MARTÍNEZ
Presente.-

ASUNTO : INFORME DE ESCOLARIDAD DEL NIÑO JOSÉ MONTOYA PACHAS –

5º GRADO 2005 – NIVEL PRIMARIA.
REFERENCIA : EXPEDIENTE Nº 418 DE FECHA 15 – 02 - 08
EXPEDIENTE Nº 424 DE FECHA 20 – 03 - 08
MEMORANDO Nº 138 – 2005 - ME-DREL-UGEL-CENSCJ – D

Me dirijo a Ud. con la finalidad de informarle sobre la escolaridad de su menor sobrino José Montoya
Pachas, quien ha cursado el quinto grado en el año 2005 en esta Institución Educativa, él mismo que
repitió dicho grado, por las condiciones que a continuación detallo:

 De acuerdo a los documentos que obran en archivos de la Secretaría del Plantel, cumplo con
informar a Ud., que en el registro oficial del grado en mención su sobrino aparece desaprobado
en las diferentes áreas, por lo cual le adjunto copia de registro.
 Que, de acuerdo a la Directiva de finalización del año escolar del nivel primaria, sobre consultas
y/o reclamos de los Padres de Familia, esto se efectúa dentro de los diez días útiles después de la
clausura del año escolar 2005, y habiendo transcurrido prácticamente 02 años de sucedido los
hechos me causan extrañeza que recién se preocupe por averiguar por qué repitió el grado el
referido alumno.
 En vista que está solicitando en forma detallada sobre las evaluaciones, cumplo con informar
que: las evaluaciones en el año mencionado de acuerdo a Directivas han sido permanentes y que
su pupilo debe tenerlo en sus cuadernos de trabajo.
 En su expediente Ud. menciona que su menor sobrino repitió en el año 2004, lo cual en mis
archivos demuestra que el no repitió en ese año sino en el año 2005, quinto grado.

Es todo cuanto tengo que informarle de acuerdo a los archivos que obran en la Secretaría del Plante.

Atentamente,

Fabricio Torres Gonzáles

DIRECTOR DEL C.E.N “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”
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