1.

ANTECEDENTES

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Se identifica visiblemente en la Bodega C de las bodegas de Roldan y Compaa en la ciudad de Cucuta, un problema estructural tanto a nivel de columnas, como estructura metlica de cubierta, elementos que colocan en riesgo potencial la estabilidad de la infraestructura de la misma, comprometiendo tanto la carga, como la seguridad de los diferentes trabajadores que operan all.

DIAGNOSTICO. 1.2 REPARACION DE ESTRUCTURA DE CUBIERTA La primera labor a tratar debe ser la reparacin de la estructura de cubierta donde colisiono a causa de choque contra la estructura metlica de cubierta y por el retiro inadecuado de elementos como tensores de dicha estructura. Para cumplir esta labor es aconsejable ejecutar un plan de trabajo donde se tengan en cuenta los siguientes puntos: 1 2 3 4 Retiro de carga que se encuentra bajo la zona de colisin. Selle de rea con cinta de peligro. Utilizar gatos hidrulicos pare levantamiento de estructura metlica colapsada. Ejecucin de plan de arreglo en el menor tiempo posible.

1.3 CUADRO DE IMPLICADOS IMPLICADOS IMPLICADOS PRIMARIOS PROBLEMAS PERCIBIDOS *Cumplimiento de prestacin *Falta de infraestructura de servicio segn su actividad necesaria para cargas econmica. especiales tanto en altura *Garantizar bodegaje en como carga extra ptimas condiciones. dimensionada. INTERESES

Compaa

*Infraestructura adecuada y atractiva para potenciales clientes. *Control de gastos innecesarios en trabajos u obras a realizar.

*Instalaciones mayores a 20 aos con mantenimiento esencial. *Riesgo de colisin por condiciones actuales del sistema estructural. *Riesgo de accidentalidad que comprometan factor humano a causa de los problemas estructurales. *Riesgo a dao de mercanca a causa de los problemas estructurales. *Pago de

Agricultores

* Mejorar su nivel de vida * Mantener su capacidad productiva * Mantener o mejorar los beneficios para su grupo familiar. * Garantizar su estabilidad social y econmica. * Velar por la comunidad * Transmitir confianza a travs de los lderes a la comunidad. * Progreso y desarrollo de la comunidad

Lderes comunitarios

* Mantener o conservar sus ingresos. Administradores * Mejorar su nivel de vida. y/o agregados * Fcil acceso a la salud vivienda y educacin

* Riesgo de perder su estabilidad social y econmica para el bienestar propio y de su familia. * Miedo al cambio de actividad laboral. * La falta de socializacin * El no inters de hacer parte del proyecto. * La falta de informacin sobre el proyecto. *No encontrar propuestas claras y que de garanta para la comunidad. * Miedo al cambio de actividades. * El no inters de hacer parte del proyecto. * La no divulgacin de informacin a propietarios. * La ausencia de los verdaderos propietarios.

* Mantener la calidad de vida de sus hogares. * Encontrar oportunidades * Falta de oportunidades en Grupos para sus hijos. educacin y salud. familiares * Alcanzar una mejor calidad * Falta de recursos. de vida. * Buscar nuevas fuentes de empleo. * Perder beneficios y * Mejorar sus beneficios entradas econmicas al sociales, polticos y desconocer la rentabilidad Habitantes de la econmicos. del negocio. zona * Buscar nuevas fuentes de * No tener capacitacin en empleo cargos referentes al proyecto. * Que la compaa y el * Crear una zona industrial en municipio no cumpla con los el departamento requerimientos para generar Gobernacin * Buscar el bienestar de los y consolidar la zona habitantes y crecimiento del industrial en el municipio departamento

IMPLICADOS SECUNDARIOS Inversionistas

INTERESES

PROBLEMAS PERCIBIDOS

Comerciantes Proveedores Transportador Agrcola

Alcalda

Outsourcing (Transporte Proveedores) IMPLICADOS EXTERNOS Transportadores Biocombustible Ganaderos Polticos IMPLICADOS CLAVE

* Cumplir con los objetivos de * Que el proyecto no se desarrollo realice y se pierda su * Retorno de sus inversiones inversin con las utilidades esperadas * Afrontar la nueva demanda * Mantener sus ingresos y * Carencia de recurso y * Involucrar su negocio en el maquinaria para desarrollar nuevo proyecto sus actividades en el * Ampliar su actividad desarrollo del proyecto econmica * Miedo al cambio * Mejorar el desarrollo poltico, econmico y social del * Exceso de demanda de los municipio recursos no renovables * Controlar la normatividad * La alcalda no pueda durante el desarrollo del afrontar la magnitud del proyecto proyecto debido a la falta de * Impuestos y vas normatividad y control (Produccin) * Perdida de utilidades por * Estabilidad laboral falta de desarrollo del - * Incursionar en el mercado proyecto del biocombustible * Por falta de competitividad quede por fuera del proyecto INTERESES * Prestar un servicio* Generar ingresos *Beneficiarse de la pulpa y la vinaza * Defender los intereses de la comunidad INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS

Dispondrn de menos tierras para su actividad * Falta de apoyo en la comunidad PROBLEMAS PERCIBIDOS

Usuarios

Compaa combustible Distribuidor

* Incremento de niveles de * Servicio a costo razonable contaminacin * Mejorar los niveles de * Sobrecosto del incremento contaminacin de la gasolina * Escases de combustible * Aumentar ingresos de * Perder la oportunidad en el econmicos negocio del biocombustible * Promover el producto * Vender el producto

2.3 CUADRO DE PROBLEMAS

AccesiFcil bilidad manejo de la del tema informacin Enfocada al desarrollo sostenible Problemas claros y especficos

IMPLICADOS

ASPECTOS

Baja confianza en la empresa debido a la falta de conocimiento Compaa respecto al tema del biocombustible Riesgo de perder su estabilidad Agricultor social y econmica para el bienestar propio y de su familia Perder beneficios y entradas Habitante de la econmicas al desconocer la Zona rentabilidad del negocio Proveedor Carencia de recurso y maquinaria Transportador para desarrollar sus actividades en Agrcola el desarrollo del proyecto Que la compaa y el municipio no cumpla con los requerimientos Gobernacin para generar y consolidar la zona industrial en el departamento Que el proyecto no se realice y se Inversionistas pierda su inversin Empleados de la Perder su proyeccin y esfuerzo compaa laboral operarios Exceso de demanda de los recursos no renovables Alcalda Tuta La alcalda no pueda afrontar la magnitud del proyecto debido a la falta de normatividad y control Perdida de utilidades por falta de desarrollo del proyecto Outsourcinig Por falta de competitividad quede por fuera del proyecto Polticos Falta de apoyo en la comunidad Incremento de niveles de contaminacin Usuarios Sobrecosto del incremento de la gasolina Falta de combustible Compaa de Perder la oportunidad en el combustible negocio del biocombustible

3 3 2 3 3 4 4 2 4 2 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3

3 3 4 3 2 3 4 5 4 3 4 4 5 5 5 4 4 4 4 5

4 4 2 3 4 4 3 2 3 2 4 4 3 2 3 4 3 4 2 1

2 4 2 4 3 2 4 5 3 4 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4

3 4 3 4 4 5 4 5 4 3 4 4 5 5 5 2 3 3 2 4

4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 3 4 5 5 5 3 3 4 5 5

4 3 2 3 2 4 3 2 3 2 3 3 3 2 3 3 3 3 2 1

2 3 3 4 5 3 1 2 3 4 3 3 4 3 5 4 3 2 3 4

2 3 2 3 4 3 2 3 4 2 3 4 2 3 4 2 3 4 3 2

3 1 3 2 4 4 3 2 3 2 3 2 4 3 2 4 3 2 4 4 2 2 3 2 2 4 3 2 3 4 2 3 4 4 3 3 4 4 4 3 2 2 2 4 1 3 2 3 4 3 3 4 4 3 2 3 4 3 2 2 3 2 1 3 3 2 3 3 2 3 3 2 2 3 4 3 2 2 3 2 4 3 2 3 2 3 2 3 4 4 2 3 4 4 3 4 4 2 3 2 1 3 1 2 1 3 1 2 3 2 3 2 3 4 4 2 3 4 3 3 3 2 2 2 2 3 2 2 3 4 3 4 3 3 4 3 4 3 2 3

Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar

IMPLICADOS

ASPECTOS

Baja confianza en la empresa debido a la falta de conocimiento respecto al tema del biocombustible Riesgo de perder su estabilidad Agricultores social y econmica para el bienestar propio y de su familia Perder beneficios y entradas Habitantes de econmicas al desconocer la la Zona rentabilidad del negocio Proveedor Carencia de recurso y maquinaria Transportador para desarrollar sus actividades en Agrcola el desarrollo del proyecto Que la compaa y el municipio no cumpla con los requerimientos para Gobernacin generar y consolidar la zona industrial en el departamento Que el proyecto no se realice y se Inversionistas pierda su inversin Empleados de Perder su proyeccin y esfuerzo la compaa laboral operarios Exceso de demanda de los recursos no renovables Alcalda Tuta La alcalda no pueda afrontar la magnitud del proyecto debido a la falta de normatividad y control Perdida de utilidades por falta de desarrollo del proyecto Outsourcinig Por falta de competitividad quede por fuera del proyecto Polticos Falta de apoyo en la comunidad Incremento de niveles de contaminacin Usuarios Sobrecosto del incremento de la gasolina Escases de combustible Compaa de Perder la oportunidad en el negocio combustible del biocombustible Compaa

3 2 4 4 3 4 4 3 2 4 3 3 2 3 4 3 2 2 3 2 3,00

4 4 4 3 3 3 5 4 3 3 4 4 5 4 5 4 3 5 4 4 3,90

3 2 4 2 2 4 3 4 3 4 4 4 2 3 4 1 2 4 1 2 2,90

2 2 4 4 4 3 4 4 3 3 2 2 2 1 2 2 1 3 2 1 2,55

2 3 3 2 2 3 2 1 2 3 2 2 2 1 2 3 2 1 2 3 2,15

4 4 5 4 4 4 4 4 5 4 2 3 3 2 2 2 1 3 2 1 3,15

3 2 4 2 2 4 3 3 2 2 1 1 1 1 1 2 2 1 2 3 2,10

4 5 4 3 2 4 3 3 4 3 2 3 3 2 2 4 3 2 3 2 3,05

2 3 4 3 2 3 2 5 2 1 2 2 2 1 2 3 4 2 3 3 2,55

2 2 4 3 3 2 3 3 2 2 1 1 3 2 1 3 4 3 2 3 2,45 2 1 1 2 3 4 1 1 2 1 2 3 3 2 2 1 3 2 3 4 2,15 2 2 3 2 2 2 3 3 2 2 2 2 2 1 2 4 4 3 2 1 2,30 2 3 3 2 3 3 2 2 3 2 2 3 3 2 2 1 3 3 2 1 2,35 4 3 4 4 3 3 2 1 3 2 1 1 3 2 1 3 2 2 3 3 2,50 2 3 4 3 3 2 3 4 3 2 3 4 4 2 2 2 3 1 3 3 2,80 3 4 2 3 4 3 4 2 3 2 1 3 1 2 1 3 2 3 2 3 2,55

Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar Zulma Milena Carlos Andrs Cesar

TOTAL

Grado de conocimiento de la informacin

Proceso de fcil entendi miento

Proyecto tangible

Si existe una alternativa de solucin actualmente (si existe es <)

2.4 MARCO CONCEPTUAL ANALISIS DE CRITERIOS Y PROBLEMAS PERCIBIDOS

MARCO CONCEPTUAL ANALISIS DE CRITERIOS Y PROBLEMAS PERCIBIDOS FACTORES PARA ANALISIS DE ANALISIS DE PROBLEMAS PERCIBIDOS OBTENCION DE CRITERIOS SUBCRITERIOS MATERIA PRIMA * La localizacin de los predios debe ser cercana a los sitios de cultivos * recursos hdricos * Cumplir con unas ADECUACION DEL * tipo de suelo especificaciones tcnicas para el PREDIO * infraestructura uso del suelo * Cuenten con un nivel mnimo de infraestructura o que tenga posibilidades de implementarlo * La documentacin este al da y no tenga problemas de posesin de la tierra * las escrituras presentadas no * documentacin tengan un numero de registro ESTUDIO DE registrada TIERRAS pblico para comprobacin de TITULOS * documentacin sin veracidad registro publico * La persona que figure como propietario sea quien haga o realice algn tipo de contrato o negociacin ADMINISTRACION * * DEL PREDIO * * impuestos al da * Los propietarios actuales no * deuda con el fisco cuentan con un pago de por este concepto IMPUESTOS impuestos actualizados * posibilidad de * Altas sumas por el concepto de negociar el valor de no pago de impuestos la deuda * alcaldas * Llegar con solidez y credibilidad * gobernacin a las instituciones * secretarias * Transmitir confianza a las PRESENCIA departamentales instituciones INSTITUCIONAL * polica, * Contar con el apoyo de las procuradura, instituciones para llegar a la fiscala comunidad AGRICULTORES * umata Y SU ENTORNO * Focalizar sobre los grupos u SOCIAL * juntas de accin organizaciones sociales comunal conformadas por la comunidad ORGANIZACIONES * juntas de * Transmitir confianza a las DE CARCTER acueductos organizaciones sociales SOCIAL veredales * Contar con el apoyo de la * ongs comunidad a travs de sus lderes y de sus agremiaciones

COMPONENTE SOCIOECONOMICO

* necesidades bsicas insatisfechas * sector educativo * salud * vivienda * situacin laboral

COMPONENTE CULTURAL

* practicas campesinas * sitios de inters social * patrimonio arqueolgico

PREPARACION PARA SUELOS

* incorporacin de residuos * qumicos para control de malezas * perfil del suelo en profundidad * afinamiento de cama de siembra

TECNOLOGIA * equipos PREPARACION DE fertilizar ABONOS * equipos abonar para para

PREPARACION DE * equipos SIEMBRA siembra

para

* Bajo alcance de los servicios bsicos para la poblacin * Problemas por falta de cubrimiento de la salud en zonas rurales * Alta tasa de desercin escolar por dificultades en las distancias y los recursos econmicos * Desempleo constante por falta de oportunidades en las zonas rurales por baja confianza en el campo * Pocos programas para generar viviendas dignas y atraccin hacia la zona rural * Falta de programas sociales contundentes para la conformacin de una sociedad satisfecha * Temor a la perdida de tradiciones culturales por implementacin de nuevos cultivos * riesgo por la prdida de inters en su cultura por parte de los forneos * Temor al cambio de estilo de vida por perder sus tradiciones e implementar nuevos estilos de vida * Saber implementar dentro del contexto urbano este tipo de maquinaria * Uso de qumicos nuevos en el sector * Perdida del capital humano por implementar maquinas * Desconfianza por los habitantes al funcionamiento y correcta utilizacin de la tierra * Saber implementar dentro del contexto urbano este tipo de maquinaria * Uso de qumicos nuevos en el sector * Perdida del capital humano por implementar maquinas * Desconfianza por los habitantes al funcionamiento y correcta utilizacin de la tierra * Falta de apoyo en la comunidad para utilizar este tipo de tecnologas

* convenios institucionales CAPACITACIONES * cursos dictados TECNOLOGICAS por los fabricantes * actualizaciones de capacitaciones * localizacin de zonas de riego * alcance actual de las zonas de riego * uso adecuado de las zonas de riego * garanta del abastecimiento del riego * acometidas elctricas para uso de equipos * desages y sistemas de drenaje con capacidad de demanda * sistemas de comunicaciones * vas optimas para el transporte de la materia prima * mal uso de los recursos naturales * generar contaminacin de los recursos * destruir la biodiversidad * impacto negativo sobre los ecosistemas

* Llegar a los agricultores para que se capaciten * Transmitir confianza a los agricultores para que utilicen la tecnologa * Agricultores no asuman costo alguno y sean receptivos a los cambios * Alta demanda de recursos hdricos para este tipo de proyectos * Sobrecosto del recurso en el sector por demanda * Negativa por parte de la comunidad para acceder a dicho recurso * Reestructuracin de la distribucin de las acometidas elctricas * Deficiencia en la infraestructura para desages del sector * Ausencia de plantas de tratamiento de aguas que cubra la demanda * Deterioro actual del sistema vial del distrito de riego * Bajo nivel de conciencia del habitante con el medio ambiente * El proyecto aumentara y alterara la biodiversidad del sector por realizar monocultivos * Alta demanda del sector hdrico en el sector * Alta demanda de desages en el sector que afectan directamente el medio ambiente

RIEGO DE ZONAS INTERVENIR

LAS A

INFRAESTRUCTURA

ACCESIBILIDAD A SERVICIOS BASICOS PARA SIEMBRA

MEDIO AMBIENTE

2.5 LA EVALUCION DE FACTORES La Evaluacin de Factores se encuentra en un anexo.

2.6 LA EVALUACION SOCIOECONOMICA La evaluacin socioeconmica se encuentra en un anexo 2.7 PROCESO ANALISIS JERARQUICO EN ADQUISICION DE TIERRAS
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El enfoque conceptual, las herramientas y los conceptos utilizados en este documento se enmarcan en el Anlisis de Decisiones, el cual provee metodologas y herramientas que permiten estructurar un problema estratgico complejo como el que se est estudiando, en una forma lgica, explcita y consistente, teniendo en cuenta las opciones disponibles, la informacin relevante y las preferencias de los decisores (Salinas, 1992). El objetivo del anlisis es el de estructurar el proceso de toma de decisin para conseguir el nmero de hectreas necesarias para la siembra de la materia prima que necesita la compaa. Las Tcnicas de Decisin Multricriterio (TDM) son un conjunto de herramientas que permiten una resolucin realista y efectiva de los problemas al considerar simultneamente mltiples escenarios, actores y criterios, que pueden ser tangibles como intangibles. Las TDM suelen clasificarse conforme a diversos criterios, que para este caso, se evaluaron cuatro criterios a tener en cuenta: Estudio de Ttulos, Administracin del Predio, Adecuacin del Predio e Impuestos. El proceso analtico jerrquico constituye uno de los mtodos ms difundidos en la resolucin de problemas de TDM. Esta tcnica realiza una modelizacin del problema que da lugar a la formacin de una jerarqua representativa del esquema decisional asociado. Dicha jerarqua es presenta en el nivel superior la meta que se persigue al resolver el problema y en el nivel inferior se incluyen las distintas alternativas a partir de las que debe tomarse una decisin. Los niveles intermedios detallan el conjunto de criterios y atributos considerados. La jerarqua utilizada en este documento se muestra en la Ilustracion 37. La evaluacin de la jerarqua implica la realizacin de comparaciones pareadas de elementos de la jerarqua respecto del elemento del que dependen. El resultado final del mtodo permite entonces seleccionar como la mejor alternativa, a aquella que tiene el valor de prioridad ms elevado.

Ilustracin 1. Proceso Analtico Jerrquico

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2.8 ESTRUCTURACION DEL PROBLEMA En la estructuracin del problema se identificaron los principales aspectos, actores que intervienen o se ven afectados por el mismo, las variables relevantes para el anlisis de la decisin, los criterios para evaluar y seleccionar las alternativas, por ltimo el conjunto de alternativas que se consideraran en el anlisis.

2.8.1 Descripcin del Problema. El objetivo primordial del grupo empresarial es la produccin de etanol por medio de la remolacha azucarera. Para esto se han venido desarrollando una serie de investigaciones y as encontrar las mejores condiciones para cultivar la remolacha. Entre estos estudios se tuvieron en cuenta diferentes factores como el agua, el brillo solar, la humedad relativa, la pendiente del terreno. As mismo, se tuvo en cuenta la ubicacin de los predios a la planta. Una vez se tengan ubicados los municipios con las mejores caractersticas, se procede a buscar predios, por medio de visitas que realiza el cuerpo tcnico de la empresa. Las caractersticas generales del terreno son: 1. 2. 3. 4. Agua: Disponibilidad de una lamina de 8 mm diarios. Brillo Solar: La mayor cantidad de Brillo Solar posible. Humedad Relativa: La menor Humedad Relativa posible. Pendiente: Mximo del 5%. Idealmente entre el 1 y 2 %.

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Segn los estudios realizados por el cuerpo tcnico de la compaa se ha determinado lo siguiente: 1. Predios con una gran extensin de rea en condiciones adecuadas para el cultivo de Remolacha Azucarera. 2. Poca distancia a la planta de Alcohol Carburante. 3. Predios con buenas vas de acceso. Teniendo en cuenta los puntos nombrados anteriormente, los resultados arrojados para ubicar los mejores terrenos para el cultivo, nos ha dado que el Distrito de Riego UsoChicamocha, cuenta con las caractersticas ideales para continuar con el proceso de consecucin de tierras. Una vez la compaa haya determinado la zona ideal para el cultivo, es necesario tomar la decisin de la forma en que se van a adquirir las tierras, ya que el problema involucra varios aspectos tales como el econmico, el tcnico, la imagen institucional, y los diferentes actores involucrados tales como agricultores, tcnicos de la compaa y el grupo empresarial como tal. Los diferentes aspectos identificados y la interaccin de los actores involucrados en el problema de decisin generan un alto nmero de variables relevantes para el problema, tales como adecuacin de tierras, administracin del predio, estudio de ttulos e impuestos entre otras.

2.8.2 Criterios de Decisin. Para identificar las aplicaciones crticas se realizo un taller con todas las reas para calificar el impacto del proyecto en la regin y su aceptacin por medio de las tcnicas de decisin de multicriterio. En esta actividad se identificaron los criterios que se presentaran durante el proceso de consecucin de tierras. Una vez identificados los criterios, se prosigui a hacer la calificacin para as identificar el criterio ms importante con respecto a los otros. Se identificaron a su vez las alternativas que podra tomar la compaa para conseguir su meta, conseguir las tierras para el cultivo de remolacha azucarera.

2.9 MODELO ADQUISICION TIERRAS Para la solucin del problema de asegurar la materia prima para la produccin de etanol se desarroll un proceso analtico jerrquico para determinar la mejor alternativa para la adquisicin de los predios.

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El modelo de adquisicin de tierras se desarrolla identificando todas las alternativas de solucin posibles, luego se plantean los criterios de decisin y los requerimientos mnimos que debe cumplir cualquier alternativa de solucin para que sea viable. Determinados los criterios de decisin se estiman los pesos con los cuales cada una de estos criterios contribuye para lograr el objetivo, a travs de una matriz de comparacin por pares. Posteriormente se evala cada una de las alternativas de solucin con respecto a cada uno de los criterios y se obtiene un ordenamiento de alternativas de acuerdo a que tan bien cumple cada una de ellas los criterios definidos. Los requerimientos mnimos definidos por el grupo decisor hicieron que se evaluaran 3 alternativas para la solucin: usufructo, compra y asociacin. Utilizando los criterios: adecuacin de predios, administracin de predios, impuestos y estudio de ttulos; y los subcriterios: recursos hdricos, tipo de suelos e infraestructura, se evaluaron dichas alternativas.

2.10 APLICACIN DE LAS TECNICAS AHP 2.10.1 Resolucin Mediante Expert Choice (EC). La herramienta EC fue utilizada para aplicar el mtodo AHP al problema en estudio. La Ilustracion 37 muestra la jerarqua decisin obtenida a partir de los datos del problema. Una vez diseada esta jerarqua, se inicia el proceso de valoracin. En una primera instancia debe realizarse una evaluacin de la importancia de los criterios con relacin a su contribucin a la consecucin de la meta y luego respecto de cada criterio debe determinarse cul es la importancia relativa de los atributos que dependen de l. El proceso de valoracin debe proseguir con la apreciacin de la importancia de las alternativas respecto de cada uno de los atributos existentes. Ilustracin 2. Jerarqua Decisional

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Una vez determinadas las valoraciones para los elementos superiores de la jerarqua, se deben evaluar las alternativas respecto de cada uno de los atributos. En este caso se ha utilizado el mtodo de las medidas relativas, en lugar del procedimiento de comparaciones pareadas. En la ilustracin 40 puede apreciarse que cada alternativa ha sido evaluada en una escala del 0 al 1 que proporciona directamente un valor de prioridad. Ilustracin 3. Valoracin de las alternativas Vs atributos de decisin

Culminada la etapa de valoracin, corresponde realizar la priorizacin y sntesis de resultados con la finalidad de determinar una ordenacin para las alternativas, a partir de las prioridades globales resultantes de cada una de ellas Ilustracion 39. Ilustracin 4. Prioridades globales de las alternativas

A continuacin, puede realizarse un anlisis de sensibilidad para determinar si los resultados generados son lo suficientemente estables como para recomendar la seleccin de una alternativa en particular. Las ilustraciones que se muestran a continuacin son las pantallas correspondientes a dos de las opciones que permiten realizar el anlisis de sensibilidad mediante EC. Al aplicar estas herramientas pudo comprobarse que la alternativa mejor posicionada permanece en ese estado si el conjunto de parmetros del modelo varia dentro de un entorno cercano al actual. Para que se altere la situacin deben producirse cambios
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abruptos que no son factibles en el contexto de un proceso de toma de decisiones racionalmente dirigido. Ilustracin 5. Anlisis de sensibilidad 1

Ilustracin 6. Anlisis de sensibilidad 2

2.11 ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL RIESGO La estructura desagregada del riesgo de PROABO S.A se encuentra en un anexo como cuadro de riesgos.

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3. RESUMEN EJECUTIVO

El problema planteado por nuestro equipo de trabajo, comienza desde una matriz de calificacin con varias ideas que cada uno aporto que nos permite entender cul puede ser el tema sujeto a nuestro estudio. Con esta matriz y la debida calificacin, el tema que obtuvo el mayor puntaje fue la produccin de biocombustible con base en la remolacha azucarera. A partir de esta decisin de grupo, buscamos un proyecto para entender y profundizar acerca del proyecto montado, dentro del cual encontramos a una compaera funcionaria del mismo y que adems nos brindo tener la oportunidad de compartir con el equipo de trabajo informacin ms profunda con respecto al tema. Una vez recopilamos toda la informacin, el primer problema que se propuso, fue como plantear una estructura de desagregacin para analizar la finalidad de este proyecto; tomando en cuenta el contenido de esta informacin, definimos que los temas en los que bamos a profundizar era la infraestructura y tecnologa, la manera de obtener las tierras para la materia prima, la estructura de su funcionamiento y su incidencia sobre la comunidad. Una vez profundizamos en estos temas, logramos encontrar que la empresa como tal haba resuelto todos los temas tanto financiero, tecnolgico y organizacional, que justamente al plantearnos, el rbol de problemas se pona en evidencia frente a los resultados de cronograma que tenan un desconocimiento absoluto del comportamiento de la comunidad y de sus condiciones socioeconmicas y con este desconocimiento se gener un rompimiento en la intencin de establecer una relacin mutua para la productividad, efecto del proyecto. En trminos generales se evidencio que el mayor riesgo era el no conseguir materia prima para la produccin de etanol ya que es el objetivo principal y real de esta inversin. Despus de planteado este problema fue necesario profundizar cules eran sus dificultades, cules eran sus bondades y cul era el potencial desconocimiento por parte de la comunidad, determinando especficamente a donde la compaa tena que apuntar para emprender una nueva posicin frente a la comunidad y poder llegar a convertirla as en la polea que arrastrara el proyecto. Si bien es cierto, el problema de garantizar la materia prima era el principal problema lo que adems nosotros observamos es que la estructura administrativa de la empresa no contemplaba si quiera una oficina dedicada a plantear la solucin de una posible reaccin negativa y que finalmente ayudara a unir los lazos entre la comunidad y el proyecto.

Por esta razn, definimos nuestro alcance en la creacin de una propuesta para asumir la responsabilidad de hacer un estudio mucho ms profundo, armando unas polticas y unos programas de inversin social que nos permita a futuro, realizar un seguimiento y una medicin para poder entregar resultados a la empresa a corto y mediano plazo, que adems de todo lo estructurado y todo lo estudiado, se convierta en un capital de conocimiento para que no solamente se realice esta inversin sino que con esta experiencia se pueda repetir en otros lugares del pas y del mundo.

4. PLAN DE IMPLEMENTACION

De acuerdo al anlisis que nos indican los antecedentes, se aprecia claramente que los principales factores que han generado escasez en la obtencin de la materia prima (remolacha azucarera) han sido en su gran mayora debido a factores socioeconmicos, los cuales segn antecedentes a nivel mundial son determinantes a la hora de iniciar proyectos de este tipo. La compaa PROABO en su afn de incursionar en Colombia en el tema de generacin de biocombustibles y auspiciado en polticas de gobierno que impulsan este tipo de alternativas, ha tomado la determinacin de realizar el montaje de una planta que parte de una inversin extranjera, una localizacin optima para la materia prima a utilizar, en este caso la remolacha azucarera. Sin embargo y siendo fiel a los antecedentes a nivel mundial en este tipo de procesos para la construccin de una planta de biocombustibles, no ha sido esquivo el tema social y econmico en el rea de influencia del sector. Situacin que ha prendido las alarmas en la planta de PROABO debido a la falta de confianza por parte de los habitantes del sector y que adicional a esto se ha abierto una brecha grande, entre las necesidades de la planta para generar la materia prima partiendo de los cultivos y los habitantes del sector que se han negado y que han puesto una barrera que impide que ellos sientan que tienen alguna oportunidad de subsistencia y prolongacin de sus costumbres, situacin que preocupa de manera significativa a la poblacin. GEPROSOC S.A. nace como una alternativa de solucin para PROABO y para LOS HABITANTES del sector debido a que es una empresa especializada en gerencia de proyectos sociales que busca cerrar la brecha entre los antes mencionados, partiendo de la coordinacin de programas sociales ya identificados y que busca distribuir un recurso econmico establecido cada ao y que este ao inicia con $ 1.630.000.000, para planear ejecutar y monitorear los proyectos sociales que buscan generar confianza y expectativa de vida a los habitantes del sector y as de esta manera aumentar y garantizar la productividad de la materia prima, sentido de pertenencia de la planta y vinculo permanente con la sociedad garantizando una estabilidad econmica. Se busca generar un grupo de coordinadores direccionado por un gerente proyectos y que estn al frente de cada posible programa social para que estos a su vez generen proyectos que permitan involucrar a la poblacin del distrito de

riego del alto Chicamocha, buscando satisfacer las necesidades de los individuos y las comunidades enfocado a la produccin de la remolacha azucarera. Se ha planteado a PROABO generar un vnculo por 5 aos con opcin de renovarlo por el mismo tiempo esto para poder garantizar la implementacin de proyectos y programas sociales.

5. ALCANCE

5.1 MISION Garantizar la materia prima para la empresa PROABO S.A estableciendo alianzas de mutuo beneficio con la comunidad a travs de una oficina GEPROSOC S.A que implemente planes para minimizar el impacto previamente analizado.

5.2 VISION Ver materializados los sueos de la comunidad y de la compaa en el desarrollo sostenible tanto econmico como social, en los cultivos de remolacha azucarera para la produccin de alcohol carburante.

5.3 ALCANCE Entregarle a la compaa PROABO S.A un documento que contenga una propuesta que le permita crear la oficina GEPROSOC S.A que tendr como responsabilidad la planeacin, ejecucin y seguimiento de los programas y planes diseados para cumplir nuestro objetivo.

5.4 POLITICA La oficina GEPROSOC S.A de la compaa PROABO S.A establecer las relaciones y vnculos estrechos entre la comunidad y la misma, se propondr el cumplimiento de las normas establecidas con el compromiso de mejoramiento continuo de los procesos soportada en los sistemas de gestin de calidad y seguridad.

5.5 OBJETIVO GENERAL Definir e implementar los lineamientos bsicos que permitan dirigir y controlar los esfuerzos requeridos para establecer una comunicacin entre PROABO S.A y la comunidad, entregndole una propuesta a la compaa PROABO S.A con un documento que contiene el desarrollo en 12 meses con un costo de $399.902.636 Pesos m/cte., teniendo en cuenta el plan de calidad planteado.

5.6 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Formar y consolidar la red de coordinadores sociales para desarrollar la gestin de investigacin que asegure los flujos de informacin y conocimiento necesarios para garantizar la gestin de GEPROSOC. 2. Promover la participacin en convocatorias, de la comunidad en el desarrollo de los procesos y estrategias planteadas por GEPROSOC para cumplir con el Objetivo de Proabo. 3. Garantizar el desarrollo de estrategias metodolgicas de comunicacin con los lderes comunitarios que nos permitan identificar las mejores prcticas y habilidades gerenciales en el tiempo acordado. 4. Determinar las herramientas y medidas que permitan lograr la satisfaccin de Proabo y la optimizacin del trabajo de GEPROSOC.

5.7 FACTORES CRITICOS DE XITO 1. Apoyo de la gerencia de PROABO S.A. 2. Procesos optimizados para encontrar costos ptimos de proyectos en la regin. 3. Control detallado de las comunicaciones. 4. Conocimiento detallado de la estructura y del entorno del proyecto. 5. Buen manejo de las comunidades.

5.8 RIESGOS / OPORTUNIDADES Riesgos Posibles problemas con la comunidad. La premura del tiempo. Perder la credibilidad de nuestro proyecto. Perder la financiacin del proyecto.

Oportunidades Motivacin y participacin de la comunidad para identificar la novedad del proyecto. Disponibilidad inmediata del presupuesto a desarrollar. Cercana al principal lugar de demanda del producto. Inters de PROABO S.A por nuestra oferta.

22

5.9 CRITERIOS DE ACEPTACION La necesidad sentida de la creacin de un ente que coordine la gestin social. Encontrar los cdigos de comunicacin propios de la regin. Responder a las expectativas que la comunidad tiene. Se cuenta con la voluntad poltica y los recursos necesarios para el desarrollo de este proyecto.

5.10 RESTRICCIONES Y SUPUESTOS Restricciones Tenemos 12 meses para el desarrollo del proyecto ya que si se supera este periodo la compaa PROABO S.A perder el apoyo de sus inversionistas. La comunidad como parte vital del proyecto debe apoyar e involucrarse en los procesos de desarrollo y produccin. Los intereses polticos desven el inters original. El tiempo que se emplee obteniendo permisos, autorizaciones, licencias, servidumbres y concesiones por el uso aprovechamiento de recursos naturales as como los sitios destinados para la produccin de materia prima. Se debe seguir los lineamientos ambientales en cuanto a la materia prima. El presupuesto social definido por la empresa no puede superar los $1.623192.887 Supuestos Dificultad en acceso y movilizacin. Se contara con la seguridad apropiada dentro de la regin para el normal desarrollo del proyecto.

5.11 EXCLUSIONES Dentro de la propuesta no se incluyen recomendaciones financieras, operativas y administrativas dentro de los procesos del desarrollo de la planta. No se incluye ni se compromete con vinculaciones directas con la comunidad. No se desarrollara fsicamente la infraestructura requerida para el funcionamiento del proyecto. Quedan excluidos de la presente oferta asesora tributaria, procesos judiciales o administrativos. La movilidad vehicular y su incidencia.

23

5.12 TIPO DE EVENTOS QUE PUEDEN GENERAR CAMBIOS TIPO DE DESCRIPCION EVENTO 1. Cambio en las polticas del gobierno y en las polticas de PROABO S.A 2. Cambio de los intereses polticos locales 3. Cambio climtico 4. Cambio en la estructura social de la comunidad 1. Encontrar los cdigos de comunicacin con la comunidad ms rpido de lo esperado 2. Dificultad para conseguir la informacin 3. Accidente de los socios de la empresa 1. Cambio de intereses de los lideres 2. Posiciones mal intencionadas de los Gobiernos locales 3. Desinters por las propuestas presentadas a la comunidad

Externos

Internos Que tienen que ver con la comunidad

5.13 ESTRUCTURA ORGANIZADA DEL PROYECTO Una WBS (Work Breakdown Structure) provee el marco de trabajo en que el proyecto est construido. Una buena definicin de proyecto es imposible sin una WBS completa y detallada lo suficiente como para identificar todas las actividades y entregables del proyecto. La creacin de la WBS obliga a quienes planifican el proyecto a considerar y pensar en todos los aspectos involucrados en el proyecto de un modo jerrquico y organizado. La WBS facilita el ir descomponiendo el proyecto en fases generales y a su vez, estas fases en actividades y tareas hasta llegar al mximo detalle donde se pueden asignar duraciones y costes estimados, lo que permitir tener una visin clara de los requerimientos de recursos as como asignaciones y responsabilidades.

5.13.1 Diagrama WBS

24

5.13.2 Estructura Tabular Del WBS WP NOMBRE Del WP GEPROSOC S.A ESTUDIO Y ELABORACION DE FACTIBILIDAD CONSTITUCION DE LA SOCIEDAD Estudio de la minuta Aprobacin y firmas Legalizacin en Notaria y registro Apertura cuenta ESTUDIO Y FIRMA DEL CONTRATO DE VINCULACION SELECCIN Y CONTRATACION DEL PERSONAL PREPARACION DEL AMBIENTE DE TRABAJO N FECHA DE FECHA DE DEPENDIAS INICIACION TERMINACION DENCIAS 280d lun 18/08/08 vie 07/08/09 5d lun 18/08/08 vie 22/08/08 jue 25/09/08 A B C D D

26d sb 23/08/08 8d 2d 15d 1d 5d

B C D E F

sb 23/08/08 mar 02/09/08 mi 03/09/08 jue 04/09/08 vie 05/09/08 mi 24/09/08 mi 24/09/08 jue 25/09/08

mi 24/09/08 mar 30/09/08

10d mi 01/10/08 15d mar 14/10/08

lun 13/10/08 vie 31/10/08

E-F

25

H I

J K L M N

O P Q R S

T U

Solicitud de Infraestructura y Medio de Transporte Dotacin instalaciones DESARROLLO DE LA GESTION DESARROLLO PRELIMINAR Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes ELABORACION DE PLANES Prediseo de planes Diseo de planes Definicin de planes IMPLEMENTACION DE PLANES ANALISIS Y DESARROLLO DE PROGRAMAS PRESENTACION DE PROGRAMAS Presentacin de propuestas Aceptacin de programas

15d mar 14/10/08 2d

vie 31/10/08

G G

mar 14/10/08 mi 15/10/08

160d sb 01/11/08 sb 23/05/09 120d sb 01/11/08 jue 02/04/09 H-I H J-K L H-J-K

30d sb 01/11/08 mar 09/12/08 60d sb 01/11/08 vie 16/01/09 20d vie 16/01/09 mi 11/02/09 lun 02/03/09 jue 02/04/09

15d mi 11/02/09 60d vie 16/01/09

65d mar 03/03/09 sb 23/05/09 20d mar 03/03/09 vie 27/03/09 30d vie 27/03/09 mar 05/05/09 15d mar 05/05/09 sb 23/05/09 20d lun 25/05/09 30d jue 18/06/09 10d lun 27/07/09 8d 2d lun 27/07/09 jue 06/08/09 jue 18/06/09 lun 27/07/09 vie 07/08/09 mi 05/08/09 vie 07/08/09 S T M O P Q R

5.13.3 Identificacin De Los Entregables Del Proyecto NOMBRE DEL ENTREGABLE Matriz de factibilidad Minuta constituida FECHA EXIGIDA FECHA DE PERSONA ENTREGA RESPONSABLE Gerente Equipo de direccin

NOMBRE DEL WP ESTUDIO Y ELABORACION DE FACTIBILIDAD CONSTITUCION DE LA

lun 18/08/08 vie 22/08/08 sb 23/08/08 jue 25/09/08

26

SOCIEDAD ESTUDIO Y FIRMA DEL CONTRATO DE VINCULACION

Contrato prestacin de servicios

mi 24/09/08 mar 30/09/08

Equipo de direccin

Manual de SELECCIN Y cargos, CONTRATACION mi 01/10/08 responsabilidades DEL PERSONAL y funciones DESARROLLO DE base de datos sb 01/11/08 LA GESTION ELABORACION DE Diseo de planes mar 03/03/09 PLANES IMPLEMENTACION Diseo de lun 25/05/09 DE PLANES programas ANALISIS Y matriz de DESARROLLO DE jue 18/06/09 programas PROGRAMAS PRESENTACION Programas DE lun 27/07/09 definidos PROGRAMAS

lun 13/10/08

Equipo de direccin Equipo de direccin Equipo de direccin Equipo de direccin Equipo de direccin Equipo de direccin

sb 23/05/09 sb 23/05/09 jue 18/06/09 lun 27/07/09

vie 07/08/09

27

6. CRONOGRAMA DEL PROYECTO

6.1 CRONOGRAMA MAESTRO Ilustracin 7. Cronograma maestro

6.2 DESARROLLO DEL CRONOGRAMA Ilustracin 8. Desarrollo del cronograma

28

6.3 RUTA CRTICA Ilustracin 9. Ruta Crtica

6.4 CALCULO DEL DRAG ID ACTIVIDAD

A Estudio y elaboracin de factibilidad de viabilidad GEPROSOC S.A B Estudio de la minuta C Aprobacin y firmas D Legalizacin en Notaria y registro E Apertura cuenta corriente F Estudio y firma del contrato de vinculacin G Seleccin contratacin del personal H Solicitud de Infraestructura y Medio de Transporte I Dotacin instalaciones J Estudios preliminares K Trabajo de campo L Creacin de la Base de datos M Estudios detallado N Evidencias y soportes O Prediseo de planes P Diseo de planes Q Definicin de planes R Implementacin de planes S Anlisis y desarrollo de programas T Presentacin de propuestas U Aceptacin de programas

DURACION PRECED.
5 das 8 das 2 das 15 das 1 da 5 das 10 das 15 das 2 das 30 das 60 das 20 das 15 das 60 das 20 das 30 das 15 das 20 das 30 das 8 das 2 das A B C D D E-F G G I-H H J-K L H-J-K M O P Q R S T

Ilustracin 10. Calculo del DRAG

29

30

7. COSTOS DEL PROYECTO

7.1 COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS

RECURSOS DESTINADOS COSTO DIRECTO ITEM DESCRIPCIN 1 1.01 1.02 1.03 1.04 1.05 1.06 1.07 2 2.01 2.02 2.03 2.04 2.05 2.06 2.07 SALARIOS Equipo Direccin Gerente Secretaria Coordinadores Sociales Trabajadores Sociales Servicios Generales UND GB Meses Meses Meses Meses Meses Meses CANT VR. UNITARIO 1 12 12 12 12 12 12 12 1 12 12 12 12 12 12 12 4% $ 25.780.125,88 $ $ $ $ $ $ $ 8.838.820,00 5.194.580,98 1.145.909,46 5.892.546,67 3.452.787,04 755.481,74 500.000,00 $ 1.623.000.000,00 $ 357.876.573,53

VR. TOTAL $ 335.141.636,47 $ 106.065.840,00 $ $ $ $ $ $ 62.334.971,76 13.750.913,55 70.710.560,00 41.433.444,42 9.065.780,86 6.000.000,00

Contabilidad Y Revisor Fiscal Meses GASTOS GENERALES Fotocopias y Papelera Servicios Pblicos Oficina Celular Vivienda Funcionarios Servicios Pblicos Vivienda Telfono Servicios Pblicos Vivienda Energa Servicios Pblicos Vivienda Acueducto Caja Menor - Cafetera IMPREVISTOS GB Meses Meses Meses Meses Meses Meses Meses

$ 2.850.000,00 $ $ 300.000,00 650.000,00

$ 37.050.000,00 $ $ 3.600.000,00 7.800.000,00

$ 1.200.000,00 $ $ $ $ 50.000,00 50.000,00 100.000,00 500.000,00

$ 14.400.000,00 $ $ $ $ 600.000,00 600.000,00 1.200.000,00 6.000.000,00

$ 14.315.062,94

31

COSTO INDIRECTO ITEM DESCRIPCIN 1 1.01 1.02 1.03 1.04 1.05 1.06 1.07 1.08 1.09 INDIRECTOS Gastos Constitucin Sociedad Gastos Liquidacin Sociedad Gastos Notariales Y Registro Gastos Financieros Renovacin Matricula Mercantil Impuestos Plizas Viticos Seguridad Industrial UND CANT VR. UNITARIO GB GB GB GB GB GB GB GB GB 1 1 1 1 1 1 1 1 1 $ 27.711.000,00 $ $ $ 200.000,00 300.000,00 300.000,00

$ 27.711.000,00 VR. TOTAL $ 27.711.000,00 $ 200.000,00 $ 300.000,00 $ 300.000,00 $ 2.500.000,00 $ 1.000.000,00 $ 3.600.000,00 $ 11.361.000,00 $ 7.800.000,00 $ 650.000,00 $ 399.902.636,47 $ 122.309.736,35 $1.100.787.627,17

$ 2.500.000,00 $ 1.000.000,00 $ 3.600.000,00 $11.361.000,00 $ 7.800.000,00 $ 650.000,00

AO 1

COSTO TOTAL UTILIDAD PARA GEPROSOC 10% VALOR DESTINADO PARA PROGRAMAS SOCIALES

7.2 NOMINA
ITEM CONCEPTO UND CANT SUELDO 1.01 Equipo Direccin ME ME ME ME ME ME ME 3 1 1 4 4 1 1 PRESTACIONES VR. MENSUAL $ 2.946.273 VR TOTAL $ 8.838.820 $ 5.194.580 $ 1.145.909 $ 5.892.546 $ 3.452.787 $ $ 500.000 755.481 Termino Indefinido CONTRATO Termino Indefinido Termino Indefinido Termino Indefinido Termino Indefinido Termino Indefinido

$2.000.000 $ 946.273

1.02 Gerente 1.03 Secretaria Coordinadores Sociales Trabajadores 1.05 Sociales Contabilidad1.06 Revis. Fis Servicios 1.08 Generales 1.04

$4.000.000 $1.194.580 $ 5.194.580 $ 700.000 $ 445.909 $1.000.000 $ 473.136 $ 500.000 $ 363.196 $ 500.000 $ 461.500 $ 293.981 $ 1.145.909 $ 1.473.136 $ $ $ 863.196 500.000 755.481

$12.878.578 $25.780.125

32

7.3 PRESTACIONES
S.M.M.L.V 2008 Auxilio de Transporte 2008 CONCEPTO 461.500 55.000 GEPROSOC S.A. PROY. CON smmlv.06 $461.500 1,0 660.000,0 516.500,0 0,119 0,093 GEPROSOC S.A. PROY. CON >2 smmlv./06 $1.800.000 1,0 1.800.000,0 0,1 GEPROSOC S.A. PROY. CON INTEGRALES $5.304.000 1,0 -

SUELDO BASICO N TRABAJADORES SUB. TRANSP/07 $55.000 CESANTIAS (Incl.sueldo bsico y s.transp) INT. A LAS CESANTIAS 12,00% PRIMA LEGAL (Incl.sueldo bsico y s.transp) SUELDOS AO (12) APORTES PARAFISCALES (Correspond. al 9,00%) APORTE FIC. (SMMLV*N Trab/40) SALUD Y PENSIONES (Salud 8,50%) (Pensin 11,625%) ARP (ADMINISTRATIVOS) 0,522% ARP (OPERATIVOS) 6,960% DOTACION (V/R ULTIMA DOT.overol-calz $43650,00) SUBTOTAL AO (ARP 0.522ADMON) SUBTOTAL MES CARGA PRESTACIONAL admtivo SUBTOTAL AO (ARP 6.96 OPERAT) SUBTOTAL MES CARGA PRESTACIONAL operativ

0,083

0,083

0,083

61.980,0 516.500,0

0,011 0,093

216.000,0 1.800.000,0

0,0 0,1

5.538.000,0 498.420,0

1,000 0,090

21.600.000,0 1.944.000,0

1,0 0,1

63.648.000,0 5.728.320,0

1,0 0,1

138.450,0 1.114.522,5

0,025 0,201

138.450,0 4.347.000,0

0,0 0,2

138.450,0 12.809.160,0

0,0 0,2

28.908,4 385.444,8
-

0,005 0,070
-

112.752,0 1.503.360,0

0,0 0,1

332.242,6 4.429.900,8

0,0 0,1

130.950,0 9.065.780,9 755.481,7 163,7 9.560.767,3 796.730,6 172,64

0,024

31.819.752,0 2.651.646,0

82.656.172,6 6.888.014,4

1,637

147,3 33.348.810,0 2.779.067,5

1,473

129,9 86.753.830,8 7.229.485,9

1,299

1,726

154,39

1,544

136,30

1,363

33

7.4 COSTOS SEGN ACTIVIDADES

7.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LO PROYECTADO DEL PROYECTO % COMPLETADO J Estudios preliminares 100 K Trabajo de campo 80 L Creacin de la Base de datos 10 M Estudios detallado N Evidencias y soportes 20 ID ACTIVIDAD COSTO REAL 39000000 58000000 2000000 6000000 TIEMPO FALTANTE 0 2 3 7

34

Costos Reales Del Desarrollo Preliminar Al Finalizar La Semana Numero 13 ACWP

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

1 5.000.000 5.000.000

2 6.500.000 5.200.000

3 7.000.000 5.100.000

10.000.000 11.700.000 12.100.000 10.000.000 21.700.000 33.800.000 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 13.200.000 12.600.000 11.700.000 47.000.000 59.600.000 71.300.000 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 5.800.000 6.400.000 7.000.000 77.100.000 83.500.000 90.500.000 5.800.000 6.400.000 7.000.000 7 8 9 4 7.800.000 5.400.000 5 7.000.000 5.600.000 6 5.700.000 6.000.000

35

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

10

11

12

6.500.000

6.500.000 97.000.000 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 6.000.000 2.000.000 13

97.000.000 14

97.000.000 15

4.137.708

4.137.708

35.000.000

1.250.000

8.000.000 39.137.708 5.387.708 105.000.000 144.137.708 149.525.416 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 1.250.000 4.137.708 13.283.055 1.250.000 13.283.055 1.250.000 16 17 18

5.387.708 14.533.055 14.533.055 154.913.124 169.446.179 183.979.234

36

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

19

20

21

13.283.055 1.250.000 1.250.000 1.250.000

14.533.055 1.250.000 1.250.000 198.512.289 199.762.289 201.012.289

Proyeccin del Estado del Captulo del Desarrollo Preliminar al Finalizar la Semana Numero 13 BCWS ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 10.800.001 10.800.001 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 11.200.004 44.130.010 11.260.005 55.390.015 11.990.006 67.380.021 4 6.200.000 5.000.000 11.050.002 21.850.003 5 6.250.000 5.010.000 11.080.003 32.930.006 6 6.950.000 5.040.000 1 6.000.000 4.800.000 2 6.100.000 4.950.000 3 6.100.000 4.980.000

37

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

5.050.000

5.050.000

5.000.000

5.050.007 72.430.028 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 5.010.010 87.490.055 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 1.250.000 4.137.708 13 5.010.000 10

5.050.008 77.480.036 11

5.000.009 82.480.045 12

5.000.000

5.083.314

5.000.011 92.490.066 14

5.083.326 97.573.392 15

4.137.708

4.137.708

1.250.000

1.250.000

5.387.721 5.387.722 5.387.723 102.961.113 108.348.835 113.736.558

38

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

16

17

18

4.137.708 13.283.055 1.250.000 1.250.000 13.283.055 1.250.000

5.387.724 14.533.072 14.533.073 119.124.282 133.657.354 148.190.427 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 13.283.055 1.250.000 1.250.000 1.250.000 19 20 21

14.533.074 1.250.020 1.250.021 162.723.501 163.973.521 165.223.542

Proyeccin del Estado del Captulo del Desarrollo Preliminar al Finalizar la Semana Numero 13 BCWS ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 10.800.000 10.800.000
39

1 6.000.000 4.800.000

2 6.100.000 4.950.000

3 6.100.000 4.980.000

11.050.000 21.850.000

11.080.000 32.930.000

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

4 6.200.000 5.000.000

5 6.250.000 5.010.000

6 6.950.000 5.040.000

11.200.000 44.130.000 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 5.050.000 72.430.000 ID J K L M N ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000 5.097.763 87.577.763 5.097.763 10 5.050.000 7

11.260.000 55.390.000 8

11.990.000 67.380.000 9

5.050.000

5.000.000

5.050.000 77.480.000 11

5.000.000 82.480.000 12

87.577.763

87.577.763

40

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

13

14

15

4.137.708

4.137.708

4.137.708

1.250.000 5.387.708 92.965.471

1.250.000

1.250.000

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

16

17

18

4.137.708 13.283.055 1.250.000 1.250.000 13.283.055 1.250.000

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 39.849.166 15.000.000

19

20

21

13.283.055 1.250.000 1.250.000 1.250.000

41

ID J K L M N

ACTIVIDAD Estudios preliminares Trabajo de campo Creacin de la Base de datos Estudios detallado Evidencias y soportes

BAC 37.600.000 59.973.315 16.550.834 15.000.000 129.124.149

BCWS 37.600.000 59.973.315 4.137.708 1.250.000 102.961.023

BCWP 37.600.000 49.977.763 4.137.708 2.500.000 94.215.471

ACWP 39.000.000 58.000.000 2.000.000 6.000.000 105.000.000

CV -1.400.000 -8.022.237 2.137.708 -3.500.000 10.784.529

SV 9.995.552 1.250.000 8.745.552

CPI 1 1 2 0 1

SPI 1 1 1 2 1

EAC 39.000.000 69.599.999 8.000.001 36.000.000 143.904.557

D* 6 14 4 5 23

7.6 CURVA S Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 BCWS 10.800.001 21.850.003 32.930.006 44.130.010 55.390.015 67.380.021 72.430.028 77.480.036 82.480.045 87.490.055 92.490.066 97.573.392 102.961.113 108.348.835 113.736.558 119.124.282 133.657.354 148.190.427 162.723.501 163.973.521 165.223.542 ACWP 10.000.000 21.700.000 33.800.000 47.000.000 59.600.000 71.300.000 77.100.000 83.500.000 90.500.000 97.000.000 97.000.000 97.000.000 105.000.000 BCWP 10.800.000 21.850.000 32.930.000 44.130.000 55.390.000 67.380.000 72.430.000 77.480.000 82.480.000 87.577.763 87.577.763 87.577.763 92.965.471

42

Ilustracin 11. Curva S

43

8. GESTION DE LA CALIDAD

8.1 POLITICA DE CALIDAD Trabajamos para realizar proyectos dentro del sector social, cumpliendo requisitos adquiridos con el cliente, utilizando especificaciones tcnicas de ptima calidad en nuestros recursos, y procesos ejecutados y supervisados por el talento humano de la empresa desarrollado continuamente. GEPROSOC S.A, desarrollar la Gerencia de Proyectos Sociales, con el objeto de generar beneficios a la organizacin y asegurando una conformidad en el entorno social. GEPROSOC S.A, a travs de la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad, garantiza el mejoramiento y crecimiento de la compaa, cumpliendo con las metas trazadas por la Gerencia.

8.2 OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Cumplimiento de Requisitos legales y normativos que apliquen en el desarrollo de nuestra actividad. 2. Fomentar valores de rectitud, honradez, y profesionalismo en la ejecucin de nuestros proyectos 3. Cumplimiento de los requisitos y expectativas de nuestros clientes. 4. Facilitar la mejora continua, en el desarrollo de las actividades, de acuerdo a la revisin permanente de nuestra estructura interna.

8.3 IDENTIFICACION DE PROCESOS DE CALIDAD

44

PROCESO

GERENCIA Desarrollar las actividades necesarias para garantizar buen funcionamiento OBJETIVO de la organizacin, tanto a nivel administrativo como tcnico a travs del mejoramiento de la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad. RESPONSABLE GERENTE DE PROYECTOS PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE REGISTRO INTERNO Adjudicacin Firma de Contrato Contrato Gerente Gerente del Contrato contrato adjudicado registrado Verificacin Planificacin Programa y Programa y Coordinador del programa y presupuesto presupuesto de trabajo de trabajo y Gerente presupuesto de trabajo inicial social presupuesto del proyecto aprobados del proyecto del proyecto Firma del con Contrato de trato del per- Contrato Contrato de personal Gerente Gerente sonal firmado Trabajo calificado seleccionado Firma del Contrato de contrato del Contrato Contrato de trabajo Gerente Gerente personal firmado Trabajo personal seleccionado Disposiciones y medidas Queja por Coordinador Atencin a la para la Respuesta a la parte del de queja presen- solucin de la Gerente queja cliente trabajo social tada queja presentada presentada por el cliente Presupuesto Presupuesto Verificacin del sistema Presupuesto del sistema de Gerente del Gerente de gestin aprobado gestin de presupuesto de calidad calidad Asignacin de tareas y Informes de Coordinador Revisin de formulacin gestin de Revisin por la de los informes de observa- Gerente cada gerencia trabajo social de gestin cin y proceso cambios en cada proceso

PROCESO

PROCESO DE FORMULACION E IMPLEMENTACION Establecer criterios para la planificacin y desarrollo del proceso de OBJETIVO formulacin e implementacin de proyectos sociales de acuerdo a necesidades expresadas por el cliente para el mejoramiento de su satisfaccin RESPONSABLE COORDINADOR DE TRABAJO SOCIAL
ENTRADA PROVEEDOR INTERNO ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE REGISTRO

Documentos Coordinador con sello de Trabajo para su Social identificacin

Verificacin de los documentos externos

Documentos para uso en el Coordinador de desarrollo del Trabajo Social proceso o

Carta de devolucin de documentos, listado de documentos

45

y distribucin

Personal necesario para actividades de campo

Coordinador Proceso de Trabajo recursos Social humanos

devolucin por no ser adecuado Contratos de laborales por tiempo de Gerente ejecucin del contrato Actas vecindad de Trabajador Social

recibidos

Contratos laborales

Revisin del estado inicial Trabajador de la zona Social del proyecto Necesidad de licencias obligatorias exigidas por el cliente Compras necesarias para la ejecucin del proyecto Solicitudes tcnicas vigentes del cliente para procesos sociales Planeacin del proceso Actividades diarias desarrolladas en campo Desarrollo de los subcontratos Actividades en el desarrollo normal del proyecto Acciones tomadas y control de las mismas Actividades

Personal Jurdico

Verificacin del impacto rural debido al desarrollo del proyecto Licencias ambientales y otras de obligatorio cumplimiento de

Acta, registro flmico y/o fotogrfico

Licencias obligatorias Trabajador para el inicio Social del proceso

Licencias obligatorias

Coordinador Proceso de Trabajo compras Social

Compra de Compra de Coordinador de materiales y/o tems ms Trabajo Social equipos representativos

Cliente

Control de calidad de Plan procesos utilicalidad zados para el proyecto

Plan de de Coordinador de inspeccin y Trabajo Social comprobacin

Trabajo de Coordinador subcontraEjecucin del de Trabajo tistas y coproyecto Social municacin con el clien-te Reporte de Informe diario Subcontratist actividades del trabajo as desarrolladas social y control Avance de Actas de Subcontratist actividades avance as de acuerdo a parcial lo ejecutado Quejas reclamos y Reporte de no Trabajador problemas conformidade Social presentados s en la ejecucin Acciones Coordinador Acciones realizadas y de Trabajo correctivas cuantificacin Social de costos Coordinador Mejora Mejora del

Coordinador de Trabajo Social

Trabajador Social

Informes diarios

Coordinador de Acta de avance Trabajo Social

Trabajador Social

Formato No Conformidades

Formato Coordinador de acciones Trabajo Social correctivas Coordinador

de

de Formato de No

46

desarrolladas para la mejora del proceso Reporte de gestin de cada programa

de Trabajo Social

proceso

Trabajo Social

Conformidad Accin correctiva y/o preventiva de

Realizacin Coordinador Mejora de la de informe de Coordinador de Informe de Trabajo gestin gestin Trabajo Social Gestin Social realizada mensual

PROCESO

COMPRAS Realizar compras y contratar servicios especiales con proveedores apropiados OBJETIVO para entera satisfaccin del cliente y sus requisitos COORDINADOR DE TRABAJO SOCIAL GERENTE DE PROYECTOS RESPONSABLE SECRETARIA GENERAL
ENTRADA PROVEEDOR INTERNO ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE REGISTRO

Planeacin del proyecto

Compra de Coordinador materiales, de Trabajo equipos, Social combustibles

Registro de Secretaria la requisicin General de compras Requisicin Secretaria de la compra General aprobada Listado de Secretaria proveedores General Mejores Cotizaciones

Secretaria General

Proveedo-res Secretaria que pasan a General seleccin

Proveedor aprobado

Secretaria General

Registro Orden compra

de Secretaria de General

Listado de Listado de compras por Coordinador de materiales a realizar para Trabajo Social comprar el proyecto Requisicin de Aprobacin Requisicin Coordinador de la compra de la compra aprobada Trabajo Social aprobada Consulta Listado de listado de proveedores Secretaria Listado de proveedores para las General proveedores de la compras compaa requeridas Cotizacin de Mejores Secretaria los productos Cotizaciones cotizaciones General a comprar Posibles proveedores Evaluacin de Secretaria Evaluacin de de acuerdo a proveedores General proveedores los criterios de evaluacin Proveedor seleccionado Seleccin de Secretaria Seleccin de de acuerdo a proveedores General proveedores los criterios de seleccin Orden de Orden de compra con Secretaria Orden de compra aprobacin General compra del gerente Orden de Envi de la compra para orden de Copia de la ser Secretaria compra orden de despachada General enviada al compra por el proveedor proveedor

47

Despacho de la compra o Secretaria servicio General solicitado Puntaje de Secretaria seleccin General Actividades de desarrollo para la mejora del proceso Recopilacin de la informacin

Recibo pedido

de Ingreso pedido

del Secretaria General

Comprobante de compra Registro reevaluacin de proveedores Formato de no conformidad, accin preventiva y/o correctiva Informe gestin del proceso

Se continua Revaluacin con el Gerente del proveedor proveedor o no Mejora proceso de Mejora del continua proceso del Secretaria General

Secretaria General

Mejora

Secretaria General

Informe gestin proceso

del

Secretaria General

PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE

ENTRADA

RECURSOS HUMANOS Contratar el personal adecuado y competente para desempear determinado cargo en la organizacin, mejorar y elevar el ambiente de trabajo GERENTE DE PROYECTOS SECRETARIA GENERAL
ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE REGISTRO

PROVEEDOR INTERNO

Necesidad de ocupacin Coordinador de un cargo de Trabajo en campo u Social oficina

Hojas Vida

de Secretaria General

Lista de canSecretaria didatos prse General leccionados Candidato Secretaria seleccionado general

Bsqueda de hojas de vida para determinar cargo Comparacin entre perfil y el cargo, hoja de vida de candidatos y habilidades Entrevista con los prseleccionados Elaboracin de contrato Identificacin de la necesi dades de entrenamiento segn hoja de vida y habilidades Medicin del clima organizacional de la

Hojas de vida Secretaria seleGeneral ccionadas

Hojas de vida

Presele-ccin Secretaria de candidatos General

Comparacin HV y Perfil de cargo

Seleccin del mejor candidato Contrato firmado por la gerencia y el empleado

Secretaria General Secretaria general

Hoja de Vida (Entrevista) Contrato trabajo de

Contrato y Secretaria hija de vida general

Necesida-des Secretaria de entrenageneral miento

Listado de necesidades de entrenamiento

Ambiente de Secretaria trabajo en general campo y

Necesidad de Secretaria motivacin general

Clima organizacional

48

oficina Necesidad de motivacin

compaa Inclusin al programa de entrenamiento Retroalimenta cin a la organizacin Secretaria del entrena- general miento recibido MejoramienGerente general to del proceso

Secretaria general

Programa de entrenamiento

Actividades desarrolladas Secretaria para la general mejora del proceso Recopilacin Secretaria de la general informacin

mejora

Informe de gestin del Mejora proceso de continua recursos proceso humanos

del Gerente general

Formato de no conformidad acciones correctivas y preventivas Informe de gestin del proceso de recursos humanos

49

9. RECURSOS HUMANOS

9.1 PLANEACION ORGANIZACIONAL GEPROSOC S.A, cuenta como empresa con un documento de descripcin de cargos especfica para el personal. La contratacin y ascenso del personal implica las actividades relacionadas con: solicitud de hojas de vida, entrevista de trabajo, identificacin de cargo a contratar, preseleccin de posibles candidatos, competencia de los posibles candidatos, seleccin personal, definicin de condiciones del contrato (Interno o Temporal) entre otros y entrega del cargo cuando se requiera. Los lineamientos del ambiente de trabajo se planean con la identificacin y seguimiento del mismo, as como las actividades necesarias para lograr la conformidad interna y externa.

9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Ilustracin 12. Estructura Organizacional

50

9.3 MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES ID RECURSO ASESOR AMBIENTAL RESPONSABILIDADES Administrativas Recursos humanos Financiero Coordinacin general. Identificar riesgos /plan de mitigacin. Coordinar las interfaces. Coordinar el desarrollo de protocolos de comunicacin. Representante legal Responsable directo en el lugar de trabajo Presencia institucional Ejecucin de lo planeado en el equipo de direccin Asesorar al equipo de direccin en toma de decisiones ambientales CAPACIDADES Este equipo de direccin ser responsable de disear, ejecutar y hacer seguimiento a los planes y programas definidos para lograr el alcance. Gerente de proyectos con experiencia en actividades con la comunidad. Profesional con experiencia en el campo social Especializacin en gerencia de proyectos Profesional con especializacin en ingeniera ambiental y/o similares Manejo social en proyectos Abogado, profesional en derecho Experiencia en manejo de proyectos sociales Profesional en sociologa Especializado en temas ambientales Tecnlogo en secretariado y /o conocimientos administrativos

EQUIPO DE DIRECCIN

GERENTE DE PROYECTOS

ASESOR JURIDICO

Asesorar al equipo de direccin en toma de decisiones jurdicas y legales

Asesorar a la direccin en SOCIOLOGO toma de decisiones en ESPECIALIZADO comportamientos sociales SECRETARIA Manejo de compras y GENERAL recursos humanos

Trabajo de campo COORDINADOR Anlisis de resultado de DE TRABAJO campo Profesional en trabajo social SOCIAL Manejo de compras especificas. Trabajo de campo TRABAJADOR Profesional en trabajo de Anlisis de resultados de SOCIAL campo campo

51

9.4 PROCESOS DE SELECCIN Y CAPACITACION 1. Los procesos de seleccin se realizan en HDS en dos fases; para la primera fase, de preseleccin se usara el formato sealado.

2. En la segunda fase se procede a seleccionar el personal comparando las competencias del con las diferentes fichas de PRESELECCIN, teniendo en cuenta la hoja de vida del aspirante, evaluaciones especficas solicitadas segn el cargo, evaluacin del desempeo, y dems factores. 3. Una vez finalizada la seleccin se inicia la capacitacin de la persona seleccionada.

52

9.5 PROCESO DE SELECCIN Y CAPACITACIN (FLUJOGRAMA DEL PROCESO)

Inicio

El Coordinador de Trabajo Social realiza la solicitud de incorporacin de nuevo personal al Gerente del Proyecto El Gerente del proyecto recibe la requisicin, considerando la necesidad y el presupuesto del proyecto si es autorizada. De lo contrario se proceder a archivar.

Si/no

Una vez se aprueba la solicitud se inicia el proceso de seleccin. Se hace el proceso de seleccin de acuerdo a las fases planteadas

Si/no

Si se encuentra un candidato idneo para el cargo de lleva al rea de recursos humanos de los contrario se inicia un nuevo proceso de seleccin

Fin En caso de contratarse se continua con el proceso de induccin y capacitacin

53

9.6 EVALUACIN DE SELECCIN Y DESEMPEO

54

10. COMUNICACIONES

Este plan identifica los requerimientos de comunicacin para cada audiencia del proyecto, define los parmetros de recoleccin y distribucin de la informacin, as como los medios de comunicacin ms adecuados para lograr el objetivo.

10.1 MEDIOS DE COMUNICACIN DISPONIBLES A efectos de facilitar la comunicacin, tanto interna como externa, entre los participantes del proyecto, se han establecido los siguientes medios de comunicacin:

Comunicacin Oral Reunin: Se han definido una serie de reuniones orientadas a cubrir objetivos y audiencias especficas. Asimismo, existe la posibilidad de convocar a reuniones extraordinarias entre los diferentes equipos, siempre y cuando la situacin lo amerite, teniendo en cuenta las prioridades y agendas existentes. Telfono: Se recomienda la utilizacin de esta va para tratar asuntos que requieran atencin inmediata. Videoconferencia: Se utilizar este mecanismo para realizar aquellas reuniones con el cliente, que actualmente se ubica fsicamente en Uruguay, siempre y cuando no sea estrictamente necesaria una reunin presencial. Adicionalmente, se podrn realizar este tipo de reuniones con todos aquellos que cuenten con la tecnologa necesaria.

Comunicacin Escrita Informes y Minutas: Como resultado de las reuniones, se debern generar los informes y minutas correspondientes a efecto de que todos los involucrados tengan un mismo entendimiento sobre los asuntos tratados.

55

 Fax: Se sugiere para el envo o recepcin de alguna evidencia sobre algn asunto especfico, siempre y cuando no se pueda obtener por medio electrnico. E-mail: Ser uno de los principales mecanismos de comunicacin entre el equipo de proyecto para el tratamiento de temas puntuales y que no requieran de solucin inmediata. Estos debern ser claros y breves y se deber copiar exclusivamente a los involucrados.

10.2 PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIN Antes de iniciar a revisar esta seccin, ser importante tener en mente los principios bsicos de comunicacin independientemente del medio que se emplee para transmitir informacin: La Comunicacin debe ser: - Clara - Consistente - Asertiva - Contina - Oportuna Honesta Es vital establecer una comunicacin bidireccional, para propiciar la retroalimentacin No se debe esperar mucho tiempo para comunicar, ya que puede ser demasiado tarde No se puede comunicar demasiado y resultar efectivo, a la vez. El personal le da mayor importancia a la informacin proveniente de su lnea de mando directa. Nunca hay que subestimar el poder de las redes informales de comunicacin, hay que minimizarlas

10.3 REUNIONES Con el objeto de intercambiar la informacin requerida por las distintas audiencias del proyecto y a su vez, evitar en un esquema de reuniones excesivas o ausencia de las mnimas indispensables, se han definido una serie de reuniones especficas, que se mencionan a continuacin. El formato del Acta se encuentra en un anexo.
56

Tipo de Emisor / Mensaje / Objetivo Audiencia Medio Reunin Responsable

Frecuencia

Mecanismo De Retroalimen tacin

Informar del status del proyecto: alcance, Agenda y presupuesto y Sala de Acta de Reunin recursos juntas o Reunin Comit de Comit Gerente Trimestral Videocon Asignar los Directivo Informe de Directivo ferencia recursos Estado necesarios Directivo Tomar decisiones pertinentes Controlar y Agenda y monitorear los Acta de resultados del Reunin Proyecto: Bitcora de Logros Comunicacio Incidencias o Reunin Semanal o nes reas de atencin Comit de Sala de Quincenal Riesgos Gerente Reporte de de Comit de juntas segn se Acciones Gestin Incidencias Gestin requiera correctivas Bitcora de Entregables Incidencias Tomar decisiones Informe de oportunas Estado Escalar problemas General al Comit Directivo Dar a conocer los avances del Agenda y proyecto, as como Acta de Equipo los problemas Reunin de presentados a Bitcora de todos los miembros Desarrol Comunicacio lo del equipo Reunin nes Equipo Coordinador Sala de Tcnica Avances sobre el Reporte de de Trabajo Semanal de plan de trabajo de juntas Incidencias Diseo Social Avance Incidencias o reas Bitcora de Equipo de atencin de Incidencias Acciones Conteni Informe de preventivas y do Estado por correctivas por Equipo realizar Inquietudes

57

11. RIESGOS DEL PROYECTO

Como herramienta para los riesgos, se utilizo la lluvia de ideas, mecanismos Top Down y WL RBS. 11.1 PLANIFICACION DE LA GESTION HERRAMIENTAS Y TECNICAS Y SALIDAS ENTRADAS DE RIESGOS: ENTRADAS,

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

SALIDAS

1. Factores financieros 1.Reunion y anlisis de 1. Plan de gestin de de los procesos de la planificacin riesgos organizacin 2. Factores tcnicos de 2. Asesoras sobre los los procesos de la procesos de la 2. Plan de comunicaciones organizacin organizacin 3. Conocimiento y 3. Plan de gestin de la aplicacin de alcances y 3. Misin, visin y polticas calidad objetivos 4. Buen manejo y 4. Plan de gestin del aplicacin de los recursos 4. Cuadros de proceso proyecto asignados. 5. Reunin para la 5. Factores internos de la medicin de los procesos 5. Plan de calidad organizacin organizacionales 6. Buen manejo de los 6. Factores externos de procesos de comunicacin, 6. Manuales la organizacin tanto internos como externos

58

11.2 DESGLOSE DEL RIESGO

OBJETIVO MUY BAJO BAJO DEL / 0,05 / 0,10 TRABAJO Aumento del FINANCIEAumento costo ROS costo 10% insignificante Retraso en Retraso actividades y procesos TECNICOS procesos aumento apenas tiempo en perceptible 5%

MODERADO / 0,20 del

ALTO / 0,40

MUY ALTO / 0,80

Aumento del Aumento del Aumento del costo del 10% costo del 20% costo mayor al al 20% al 40% 40% de Retraso de Retraso de Retraso de y procesos y procesos y procesos y del aumento del aumento del aumento del un tiempo en un tiempo en un tiempo mayor 5% al 10% 10% al 20% a un 20% Reduccin de Degradacin Solo cierto Reduccin de la calidad Ningn tipo de de la calidad nmero de calidad ante el severamente CALIDAD aplicacin del apenas aplicaciones se control cuestionada plan de calidad perceptible ven afectadas responsable por control responsable Procesos y Procesos y Procesos y Totalmente actividades que Disminucin actividades que actividades que fuera del se ven GESTION del alcance y se ven se ven alcance dentro afectados con DEL procesos afectados con afectados con de las un medio tipo PROYECTO apenas un bajo tipo de un alto tipo de proyecciones de alteracin perceptible alteracin en alteracin en de costo y en costo y costo y tiempo costo y tiempo tiempo tiempo

59

Algn tipo de Incidencia Incidencia incidencia negativa negativa alta Deficiencia negativa de moderada de ORGANIZAde manejo Caos completo interna poco manejo manejo CIONALES organizacional organizacional perceptible organizacional organizacional sobre el sobre el sobre el proyecto proyecto proyecto Aspectos Aspectos Aspectos Aspectos Por aspectos externos que externos que externos que externos que externos interfieren de EXTERNOS interfieren interfieren de interfieren de interferencia o un modo apenas un modo bajo un modo alto culminacin de moderado con perceptibles con el proyecto con el proyecto proyecto el proyecto

11.3 MATRIZ ESTRUCTURADA DESAGREGADA DEL RIESGO

Probabili dad
CE Z M C A

Tot al Pro ba bili.

Impacto
Z M C A CE

Valor del impac riesgo Pxi

Total

Plan respuesta riesgo

Responsa. de para Frecuencia al monitorear del el plan de monitoreo riesgo

Riesgo a que los estados financieros y el control de costos se sobre pasen a lo presu puestado

Realizar peridicamente un seguimiento y control del presupuestos vs cronograma, a travs de una curva "s" y clculos del BCWP

0,74

0,58

la no destinacin de la inversin para el alcance de la ges tin gerencial riesgo a que el presupuesto de la empresa para estos pro gramas tengan otra destina cin

GEPROSOC S.A

FINANCIEROS

0,43

0,5 0,6 0,7 0,5

0,8 0,7 0,7 0,9

0,6

0,6

gerencia

quincenal

cumplir con las condiciones que ofrecimos en la propuesta

0,34

0,76

0,26

0,4 0,3 0,3 0,4

0,3

0,8 0,7 0,6 0,8

0,9

gerencia

mensual

presentando reiteradamente a la junta de presupuesto los estudios y el anli sis que mues tran la importan cia de este proyecto

0,68

0,32

60

0,22

0,3 0,2 0,4 0,4

0,3

0,6 0,7 0,7 0,6

0,8

PROABO

mensual

a no aprovechar los recursos facilitados por Proabo riesgo a que los rendimientos consignados en el estudio de factibilidad no sean los esperados

siendo proactivos y eficientes en nuestro trabajo

0,14

0,72

equipo de direccin

0,2 0,3 0,1 0,2

0,2

0,2

0,8 0,7 0,6 0,8

0,7

mensual

revisin seguimiento continuo cumplir con proyectado

y y lo gerencia quincenal

0,68

riesgo a no tener los medios de comunicacin adecuados con Proabo

0,41

0,5 0,7 0,6 0,8

0,8

0,4 0,8 0,6 0,7

0,5

0,6

tener y aplicar el plan de comunicacin con Proabo en busca de un buen entendimiento

0,22

TECNICOS

riesgo al fracaso de los mecanismos escogidos

0,11

equipo de direccin

0,3 0,2 0,2 0,1

0,3

0,4 0,6 0,5 0,6

0,4

0,5

quincenal

evaluar, asegurar y hacer medicin de cada uno de los mecanismos seleccionados

0,78

0,72

riesgo a la perdida de informacin

0,56

0,8 0,7 0,9 0,7

0,8

0,7 0,8 0,6 0,7

0,8

gerencia

mensual

realizar peridicamente backups

0,42

0,76

riesgo al desconocimie nto de la norma para la aplicacin de los planes riesgo a que los estndares de procesos elegidos no sean aplicados objetivament e riesgo a que los empleados no asuman con criterio las responsabilid ades de su trabajo

0,32

equipo direccin

0,5 0,4 0,5 0,3

0,4

0,7 0,7 0,8 0,8

0,8

quincenal

conocer y manejar la norma que influyen en el buen desarrollo de los planes

0,44

0,64

0,28

0,4 0,3 0,6 0,5

0,4

0,7 0,6 0,6 0,7

0,6

gerencia

quincenal

medicin continua, y aplicaciones plan de calidad

CALIDAD

0,36

0,56

0,64

0,6 0,7 0,5 0,4

0,6

0,6 0,7 0,6 0,7

0,6

gerencia

quincenal

concientizacin y motivacin para desarrollar su trabajo

0,64

61

0,38

equipo de direccin

0,7 0,7 0,6 0,6

0,6

o,7 0,7 0,8 0,8

0,7

0,6

quincenal

riesgo a que los procedimient os determinados no generen el buen desempeo de las actividades a que el personal que intervendr en el proyecto no tenga las capacidades para el desempeo del cargo a que las polticas y procedimient os que se definan no sean las adecuadas en el desarrollo de la asesora a que la ejecucin de los procedimient os no sean los adecuados

conocimiento claro del mapa de procesos y su aplicacin segn la norma

0,66

0,33

equipo de direccin

0,6 0,5 0,5 0,4

0,5

0,5

0,6 0,6 0,7 0,7

0,7

mensual

realizar una buena seleccin , definir bien sus competencias y capacitacin continua

0,58

0,17

0,4 0,3 0,3 0,3

0,2

0,3

0,6 0,7 0,5 0,5

0,6

gerencia

mensual

definir polticas claras y precisas con la realidad social

0,66

0,78

0,51

0,6 0,7 0,6 0,7

0,7

0,8 0,9 0,7 0,7

0,8

gerencia

mensual

controlar y conocer los procesos para una buena aplicacin y desarrollo en las actividades estar muy bien fundamentados en los comit y entregarles peridicamente la medicin de los resultados obtenidos

0,66

0,6 0,6 0,5 0,7

0,6

0,6

0,7 0,6 0,6 0,7

0,7

perder credibilidad en el proceso de el desarrollo de la gestin ante Proabo

GESTION DEL

0,4

gerencia

mensual

0,28

0,84

Riesgo a que los informes peridicos presentados a la empresa no sean satisfactorios para ellos.

0,24

equipo de direccin

0,3 0,4 0,3 0,2

0,2

0,8 0,9 0,9 0,8

0,8

mensual

continuas mediciones y soportes que garanticen la credibilidad y el buen desempeo de las actividades

PROYECTO

0,62

0,62

62

0,38

0,7 0,5 0,6 0,7

0,6

0,5 0,7 0,6 0,7

0,6

gerencia

semanal

a no cumplir con las expectativas en el tiempo acordado riesgo a que la empresa no cumpla con los requerimiento s entregados para el desarrollo de la gestin riesgo a no actualizar peridicamen te la informacin

ceirse al cronograma, revisar los avances o posibles retrasos

0,62

0,86

0,53

equipo de direccin

0,6 0,7 0,6 0,5

0,7

0,8 0,8 0,9 0,9

0,9

semanal

definir clara y legalmente las solicitudes y plizas necesarias que garanticen el cumplimiento

0,52

0,72

0,37

equipo de direccin

0,5 0,5 0,6 0,5

0,5

0,7 0,8 0,6 0,7

0,8

quincenal

tener una base de datos actualizada y un buen manejo de registros

0,24

0,48

riesgo a que el control de avance de la programacin no sea el programado

0,12

equipo de direccin

0,3 0,4 0,5, 0,2

0,3

0,5 0,4 0,5 0,4

0,6

quincenal

proveer los posibles sucesos a tiempo para contrarrestar los posibles retrasos

0,74

0,37

0,8 0,7 0,7 0,8

0,7

0,5 0,4 0,5 0,5

0,6

0,5

gerencia

quincenal

riesgo a no obtener los recursos necesarios para atender el desarrollo del proyecto

revisar continuamente la gestin de comunicacin y de recursos necesarios, tener identificados los procesos que se necesitan para obtener la informacin

0,42

0,72

equipo de direccin

0,3 0,5 0,4 0,5

0,4

0,7 0,8 0,8 0,7

0,6

riesgo a que el suministro de los recursos humanos y tcnicos no sea requerido en el desarrollo de la gestin

ORGANIZACIONALES

0,3

mensual

buen control a la gestin de recursos humanos

0,64

0,66

63

0,42

equipo de direccin

0,6 0,7 0,7 0,5

0,7

0,6 0,7 0,8 0,6

0,6

quincenal

riesgo a no poder cumplir con las actividades y gestiones contemplada s

revisin continua al cronograma y procesos de ejecucin

0,42

0,64

0,27

0,4 0,5 0,4 0,3

0,5

0,6 0,7 0,6 0,7

0,6

gerencia

quincenal

riesgo a no poder garantizar los resultados

cumplir con los objetivos que nos permitan aprovechar los recursos y conocer los alcances de la gestin

0,52

0,74

riesgo a no tener claro objetivos y alcances

0,38

0,5 0,6 0,4 0,6

0,5

0,8 0,7 0,7 0,8

0,7

gerencia

mensual

no hacer una buena proyeccin del plan de alcance

0,48

0,76

0,36

equipo de direccin

0,4 0,5 0,4 0,5

0,6

0,8 0,7 0,8 0,7

0,8

quincenal

riesgo a que la empresa no vea el inters de las propuestas ofrecidas

Un buen planteamiento de las necesidades presentes y ceidas a los estudios y anlisis presentados.

riesgo a no ser aceptado en el entorno por la comunidad riesgo a que se presenten interrupcione s externos en la ejecucin de las actividades

0,35

0,76

0,46

equipo de direccin

0,8 0,7 0,7 0,8

0,8

0,4 0,5 0,6 0,4

0,4

quincenal

conocer sus cdigos de comunicacin, ser asertivos

0,82

0,84

0,69

equipo de direccin

0,8 0,9 0,8 0,7

0,9

0,8 0,8 0,9 0,8

0,9

mensual

EXTERNOS

involucrar a los agentes externos en el conocimiento de lo propuesto

0,48

0,64

0,31

0,4 0,6 0,5 0,4

0,5

0,6 0,7 0,6 0,6

0,7

riesgo a que se presenten conflictos que se sucedan con el desarrollo de las actividades

plantear un buen esquema de conocimiento y un acertado plan de recursos humanos para generar cohesin entre los involucrados

0,66

64

0,46

0,6 0,8 0,7 0,8

0,6

0,7

0,8 0,6 0,7 0,6

0,6

riesgo a tener oposicin por entidades externas

buscar acercamiento y establecer mecanismos para que ellos conozcan el alcance

0,58

0,68

riesgo a que la comunidad no acepte la nueva intervencin por parte de la gestin de la gerencia

0,39

0,5 0,6 0,5 0,6

0,7

0,6 0,7 0,8 0,6

0,7

0,72

0,68

65

0,49

acertado plan de comunicaciones

0,8 0,7 0,8 0,6

0,7

0,5 0,8 0,7 0,8

0,6

socilogo

mensual

12. COMPRAS Y ADQUISICIONES

CRITERIOS DE SELECCIN Los criterios empleados para seleccionar a los proveedores estn basados en 3 aspectos fundamentales: Entrega de documentacin Especificaciones tcnicas del producto. Experiencia en el ramo Certificacin de insumos y servicios.

Gestin

Comercial

Competitividad en el precio. Condiciones de pago. Condiciones de garanta Posicionamiento en el mercado Cumplimiento / envo y entrega. Soporte tcnico. Control de Calidad

Logstica

12.1 LABORES PARA EL PROCESO DE COMPRAS Y ADQUISIONES 1. Verificar el Plan de Compras del proyecto. 2. Recibir requisiciones 3. Listado de proveedores 4. Preparacin de especificacin tcnicas 5. Recepcin de ofertas 6. Anlisis de ofertas 7. Evaluacin de ofertas 8. Adjudicacin de compra 9. Emisin de rdenes de compra 10. Agilizacin 11. Transporte de planta hacia la obra 12. Recibo en obra
66

13. Inventario 14. Entrega 15. Cierre de orden de compra

67

PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE

ENTRADA

GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES Realizar compras y contratar servicios especiales con proveedores apropiados para entera satisfaccin del cliente y sus requisitos COORDINADOR DE TRABAJO SOCIAL GERENTE DE PROYECTOS SECRETARIA GENERAL
ACTIVIDAD SALIDA RESPONSAB REGISTRO

PROVEEDOR INTERNO

Planeacin del proyecto

Compra de Coordinador materiales, de Trabajo equipos, Social combustibles Aprobacin de la compra Consulta listado de proveedores de la compaa Cotizacin de los productos a comprar Evaluacin de proveedores

Registro de la Secretaria requisicin de General compras Requisicin Secretaria de la compra General aprobada Listado de Secretaria proveedores General

Listado de Coordinador Listado de compras por de Trabajo materiales a realizar para el Social comprar proyecto Coordinador Requisicin Requisicin de la de Trabajo aprobada compra aprobada Social Listado de proveedores Secretaria para las compras General requeridas Mejores cotizaciones Posibles proveedores de acuerdo a los criterios de evaluacin Proveedor seleccionado de acuerdo a los criterios de seleccin Orden de compra con aprobacin del gerente Orden de com pra para ser despachada por proveedor Secretaria General Listado proveedores de

Cotizaciones

Mejores Cotizaciones

Secretaria General

Secretaria General

Evaluacin proveedores

de

Proveedores Secretaria que pasan a General seleccin Proveedor aprobado Registro Orden compra Secretaria General de Secretaria de General

Seleccin de proveedores

Secretaria General

Seleccin proveedores

de

Orden compra

de

Secretaria General Secretaria General

Orden de compra

Envi de la orden de com pra enviada al proveedor Recibo pedido

Copia de la orden de compra

Despacho de la compra o Secretaria servicio General solicitado Puntaje seleccin de Secretaria General Secretaria General Secretaria General

de Ingreso pedido

del Secretaria General

Comprobante de compra Registro reevaluacin de proveedores Formato de no conformidad, accin preventiva y/o correctiva Informe gestin del proceso

Se continua con Revaluacin el provee dor o Gerente del proveedor no Mejora Informe gestin proceso Mejora proceso del Secretaria General

Actividades de desarrollo para la mejora del proceso Recopilacin de la informacin

de Mejora continua Secretaria del del proceso General

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BIBLIOGRAFIA

Cmara De Comercio Tunja, Boyac en cifras [online]. 2002-2003. Disponible en World Wide Web: http://www.supersociedades.gov.co. IANSAGRO. Manual del cultivo de la remolacha 2007 2008. Chile, 2007. PMI, Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge, PMBOK, 2004. RODRIGUEZ MONROY, Miguel Arturo. Plan de Accin Trienal 2007-2009. Universidad Autnoma Regional de Boyac, Tunja, 2007

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