Informe Gestion Archivo Gestion Documental

PÚBLICA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
EJÉRCITO NACIONAL
ESCUELA DE LOGÍSTICA
*2022745021399153*
Al contestar, cite este número
Radicado N° 2022745021399153: MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CE-

MIL-ESLOG-29.25
Bogotá D.C, 25 de noviembre de 2022
Señor Teniente Coronel

JESÚS ARMANDO DEL RIO AGUIRRE
Director Escuela de Logística
Calle 11 sur #16 este 99
Bogotá D.C
Asunto: Informe de Gestión Archivo Intermedio
Respetuosamente, me permito enviar al señor Coronel Director de la Escuela de

Logística el informe de gestión del cuarto trimestre del año 2022 de la
dependencia Gestión Documental así:
En el año 2022 se ha logrado planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar

y controlar las actividades de organización de archivo de las secciones y
dependencias; así como de la administración, custodia y conservación de la
documentación que reposa en el acervo documental del archivo Intermedio
de la Escuela de Logística.
Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

No. del Conmutador - No. de fax institucional
Correo electrónico de la unidad - www.ejercito.mil.co
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Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

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ENERO-NOVIEMBRE 2022
Se efectuó la organización del archivo de los años 2006 hasta el año 2011,
dando cumplimiento a la normatividad vigente aplicable para estos años (3-
25 Reglamento de Correspondencia y Archivo, TRD 2007).
 Estas actividades se desarrollaron a partir de la matriz de documentos
que se encuentran referenciados en las TRD.
 Se llevó a cabo la actualización de la base de datos en cual se refleja

la estadística real de cuantas cajas se conservan en el archivo inter-
medio de la Escuela de Logística.
 Se organizaron 55 cajas x 200y 6 años de archivo dando cumplimiento

a normatividad legal vigente así;
A continuación, se describe cada uno de los procesos archivísticos que se

realizaron a dichos archivos;
CLASIFICACIÓN
Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo me-

diante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
SE CLASIFICA POR:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo
tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la enti -
dad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto
de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.

DEPURACIÓN
Proceso de ordenación que consiste en retirar de los documentos ganchos, clics y

documentos que no poseen valores primarios ni secundarios para proceder a
eliminarlos, tales como: copias o fotocopias, hojas en blanco, formatos sin
diligenciar, etc.L

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ORDENACIÓN
Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden

previamente acordado.
 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha

de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al
más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
FOLIACIÓN
Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de

conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad dela unidad documental o unidad archivística.
ORGANIZACIÓN
Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación,

foliación, depuración documental de las entidades, respetando el principio de
procedencia y orden original de los documentos de archivo.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en el análisis que se realiza a los documentos de archivo y de sus

agrupaciones, su resultado son los instrumentos de descripción.
 FUID: Instrumento archivístico que permite describir de manera exacta los

datos de las unidades de conservación en las cuales se encuentran las dife-
rentes series o asuntos del fondo documental de la institución.
 STICKER: Es donde está la información que nos permite identificar clara-

mente la unidad documental.
 ROTULO: Son etiquetas identificadoras de papel blanco, las cuales nos

presentan datos concretos de las unidades documentales.
INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en la bodega es la última tarea en la organiza-

ción del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en

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las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se

pueden ordenar por secciones, series, subseries o numeración correlativa.
IMPLEMENTACIÓN SISTEMA ORFEO

Por otra parte, para el apoyo de las actividades del Proceso de Gestión
Documental la Unidad cuenta con un Sistema de Gestión Documental –
ORFEO.
 En vigencia del año 2022 la Escuela de Logística, realizo el proceso

dejar en ceros las bandejas de los usuarios que se fueron traslados en
vigencias anteriores y dejaron el usuario en la unidad, así mismo se
implementó que cada vez que se el personal salga trasladado debe
dejar sus bandejas en ceros y realizar un ticket a la mesa de ayuda
GAOOC para que el usuario de dicho personal sea agregado a su
nueva unidad.
 Seguido a esto desde su implementación a la fecha se han reali-

zado desarrollos orientados a la mejora continua del sistema en cum-
plimiento a las necesidades organizacionales y normativas, llevando
a cabo capacitaciones para fortalecer dicho proceso.
 Cabe resaltar que la Escuela de Logística no contaba con dicho proce-

so y por tal razón el represamiento de usuarios que ya no estaban en
la ESLOG seguían agregados al ORFEO de la unidad.

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 Continuamente se ha realizado seguimiento a las actividades realiza-

das por los usuarios en cumplimiento de los lineamientos de Gestión
Documental y la política del sistema, evidenciándose en el informe se-
manal que se carga al DRIVE del CEMIL.
DOCUMENTACIÓN DIGITALIZADA
A continuación, se relaciona la cantidad de comunicaciones digitalizadas

discriminada por trimestre durante la vigencia 2022.

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5
TRIMEWSTRE
4
3
2
1
0
1 2 3
DOCUMENTACIÓN DIGITALIZADA
RECEPCIÓN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

El proceso de trasferencias primarias se desarrolla mediante procesos
técnicos tendientes a la aplicación de Tablas de Retención Documental, en
las cuales se estiman los tiempos que deben permaneces los documentos
en cada una de dependencias de la Unidad.
El objetivo de las transferencias primarias es optimizar el espacio, evitando
la aglomeración de documentos en las dependencias y que tengan una
conservación adecuada en el Archivo Intermedio de la Escuela de
Logística.
A continuación, relacionó la cantidad de cajas recepcionadas mes a mes
de los años 2022, las cuales en total fueron 47.
TRANSFERENCIAS 2022
10
8
6
4
2
0
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
TRANSFERENCIAS 2022 CAJAS

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Para vigencia del año 2022 se realizó el plan de actividades N° 008180 de fecha
2022-02-02 para la recepción de las trasferencias documentales por dependencias,
recepcionando 47 cajas a término de año.
REVISTA ARCHIVOS DE GESTIÓN
En la vigencia 2022 se realizaron dos revistas en todas las dependencias que

conforman la Escuela de Logística, en donde se encontraron varias novedades que
fueron subsanadas en los tiempos determinados por el área de Gestión Documental
de la ESLOG, así mismo se dieron capacitaciones trimestrales con el fin de aclarar
dudas en cuanto a los procesos archivísticos que se debían realizar en sus archivos
de gestión.

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PLAZOS CEMIL
Según el plan de actividades N° 008187 de fecha 2022-02-02, se cumplimiento en un

100% a los plazos mensuales y extemporáneos que se realizan y posteriormente se
deben cargar en el DRIVE asignado por CEMIL y así mismo se da cumplimiento a los
plazos requeridos por control interno de la unidad.
NOTA: cabe resaltar que se siguió actualizando la estadística del archivo

intermedio en el cual se puede evidenciar cuantas cajas conservamos en el
mismo.
ESTADISTICA DOCUMENTACION ESLOG

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ESTADISTICA TOTAL DE CAJAS 1963-2019

N° AÑO DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE
2. ADMINISTRACION
1963
1 S7 DE PERSONAL 110. Calificaciones
2. ADMINISTRACION
1965
2 S7 DE PERSONAL 117. Cursos
2. ADMINISTRACION
1966
3 S7 DE PERSONAL 114.Cerificaciones
2. ADMINISTRACION
1967
2. ADMINISTRACION
1968
2. ADMINISTRACION
1969
2. ADMINISTRACION
1970
2. ADMINISTRACION
1971
2. ADMINISTRACION
1972
2. ADMINISTRACION
1973
2. ADMINISTRACION
1974
2. ADMINISTRACION
1974
2. ADMINISTRACION
1975
2. ADMINISTRACION
1976
2. ADMINISTRACION
1977
2. ADMINISTRACION
1978
8. JUSTICIA Y REGI-
1978
17 S11 MEN 722.Delitos
8. JUSTICIA Y REGI-
1978
18 S11 MEN 790.Sumarios
2. ADMINISTRACION
1979
20 1979 S11 8. JUSTICIA Y REGI- 722.Delitos

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MEN
2. ADMINISTRACION
1980
8. JUSTICIA Y REGI-
1980
22 S11 MEN 722. Delitos
8. JUSTICIA Y REGI-
1981
23 S11 MEN 715.Condenados
8. JUSTICIA Y REGI-
1981
8. JUSTICIA Y REGI-
1982
25 S11 MEN 746. Investigaciones Penales
8. JUSTICIA Y REGI-
1982
26 S11 MEN 775. Procesos Penales
8. JUSTICIA Y REGI-
1982
27 S11 MEN 790. Sumarios
2. ADMINISTRACION
1984
424. Control Y Registro de Elemen-
1984
29 S11 5. LOGISTICA tos y Productos
8. JUSTICIA Y REGI-
1984
8. JUSTICIA Y REGI-
1984
8. JUSTICIA Y REGI-
1984
32 S11 MEN 755. Libertades
8. JUSTICIA Y REGI-
1984
8. JUSTICIA Y REGI-
1984
2. ADMINISTRACION
1985
8. JUSTICIA Y REGI-
1985
8. JUSTICIA Y REGI-
1985
8. JUSTICIA Y REGI-
1985
8. JUSTICIA Y REGI-
1985
8. JUSTICIA Y REGI-
1985

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41 1985 S11 9.ESTADISTICA 800.Actas Varias

2. ADMINISTRACION
1986
8. JUSTICIA Y REGI-
1986
8. JUSTICIA Y REGI-
1986
8. JUSTICIA Y REGI-
1986
2. ADMINISTRACION
1987
8. JUSTICIA Y REGI-
1987
8. JUSTICIA Y REGI-
1987
8. JUSTICIA Y REGI-
1987
2. ADMINISTRACION
1988
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
56 S11 MEN 743. Informativos Disciplinarios
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
8. JUSTICIA Y REGI-
1988
60 S11 MEN 789. Sobreseimientos
62 1989 AYUDANTIA 9.ESTADISTICA 800.Actas Varias
63 1989 AYUDANTIA 9.ESTADISTICA 855. Ordenes del Dia
1989

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2. ADMINISTRACION
1989
8. JUSTICIA Y REGI-
1989
8. JUSTICIA Y REGI-
1989
8. JUSTICIA Y REGI-
1989
8. JUSTICIA Y REGI-
1990
71 S2 MEN 701. Antecednetes Juciales
2. ADMINISTRACION
1990
8. JUSTICIA Y REGI-
1990
8. JUSTICIA Y REGI-
1990
1. ADMINISTRACION
1991
76 S4 FISCAL 027. Cuentas Fiscales
1. ADMINISTRACION
1991
1991
2. ADMINISTRACION
1991
2. ADMINISTRACION
1992
8. JUSTICIA Y REGI-
1992
8. JUSTICIA Y REGI-
1992
85 S11 MEN 723. Demandas
8. JUSTICIA Y REGI-
1992
8. JUSTICIA Y REGI-
1992
88 1992 S11 8. JUSTICIA Y REGI- 790. Sumarios

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MEN
2. ADMINISTRACION
1993
8. JUSTICIA Y REGI-
1993
2. ADMINISTRACION
1994
8. JUSTICIA Y REGI-
1994
1995
457. Material de Guerra decomisa-
1995
96 S4 5. LOGISTICA do capturado y recuperado
2. ADMINISTRACION
1995
8. JUSTICIA Y REGI-
1995
8. JUSTICIA Y REGI-
1995
8. JUSTICIA Y REGI-
1995
103 1996 S1 9.ESTADISTICA 828. Informativos Administrativos
1. ADMINISTRACION
1996
104 S4 FISCAL 020.Comprobantes
2. ADMINISTRACION
1996
8. JUSTICIA Y REGI-
1996
8. JUSTICIA Y REGI-
1996
108 S11 MEN 747. Investigaciones administrativas
8. JUSTICIA Y REGI-
1996
110 1997 AYUDANTIA 9.ESTADISTICA 855.Ordenes del dia
112 1997 S4 1. ADMINISTRACION 020.Comprobantes

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FISCAL
1. ADMINISTRACION
1997
1997
1997
1997
10.DIRECCION AD-
1997
118 S4 MINISTRATIVA 957.Material de Guerra
2. ADMINISTRACION
1997
120 1997 S7 4.OPERACIONES 335.Directivas
8. JUSTICIA Y REGI-
1997
8. JUSTICIA Y REGI-
1997
8. JUSTICIA Y REGI-
1997
8. JUSTICIA Y REGI-
1997
1.ADMINISTRACION
1998
1998
465. Ordens admnistrativas delos
1998
130 S4 5. LOGISTICA servicios
2. ADMINISTRACION
1998
134 1998 S7 4.OPERACIONES 351. Informes de actividades
8. JUSTICIA Y REGI-
1998

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1. ADMINISTRACION
1999
1999
1999
2. ADMINISTRACION
1999
8. JUSTICIA Y REGI-
1999
2000
148 AYUDANTIA 5. LOGISTICA tos y Productos
151 2000 S1 9.ESTADISTICA 855.Ordenes del dia
2000
2000
2. ADMINISTRACION
2000
8. JUSTICIA Y REGI-
2000
8. JUSTICIA Y REGI-
2000
164 2000 CP IR 9.ESTADISTICA 800.Actas Varias

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2001
2. ADMINISTRACION
2001
8. JUSTICIA Y REGI-
2001
175 S11 MEN 722, Delitos
8. JUSTICIA Y REGI-
2001
8. JUSTICIA Y REGI-
2001
8. JUSTICIA Y REGI-
2001
179 2001 DISPENSARIO 5. LOGISTICA 486.Servicios medios y hospitalarios
2002
180 AYUDANTIA 5. LOGISTICA tos y Productos
184 2002 S4 4. OPERACIONES 351. Informes de actividades
2002
2. ADMINISTRACION
2002
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
193 2002 S11 8. JUSTICIA Y REGI- 747. Investigaciones administrativas

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MEN
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
196 S11 MEN 800.Actas Varias
8. JUSTICIA Y REGI-
2002
197 S11 MEN 828. Informativos Administrativos
2002
198 CP USA 5. LOGISTICA tos y Productos
2002
199 DISPENSARIO 5. LOGISTICA tos y Productos
200 2003 S4 4. OPERACIONES 351. Informes de actividades
2. ADMINISTRACION
2003
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
203 S11 MEN 728. Detenidos
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
8. JUSTICIA Y REGI-
2003
208 2004 AYUDANTIA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
209 2004 S4 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
25.3 Expedientes de Actividad Aca-
2004
210 S7 25. EXPEDIENTES demica
211 2004 S11 41. PROCESOS 41.8 Procesos Disciplinarios
215 2004 CP SEGURIDAD 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
218 2004 CP USA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas

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219 2005 AYUDANTIA 38. ORDENES 38.14 Ordenes del Dia

220 2005 SUBDIRECCION 2.ACTAS 2.21 Actas de Entrega
2.21 Actas de Entrega-2.25 Actas de
2005 Reunion de Trabajo-2.40 Actas de
221 S4 2.ACTAS Revista
2005
CP AGRUPA-
2005
226 CION 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
CP AGRUPA-
2005
227 CION 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
229 2005 CP USA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
230 2006 AYUDANTIA 2.ACTAS 2.25 Actas de Reunion de Trabajo
2006
19. CUENTAS FIS- 19.1 Cuenta Fiscal de Gasto Reser-
2007
239 S4 CALES vado
240 2007 S7 25. EXPEDIENTES 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
241 2007 S7 25. EXPEDIENTES 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
243 2007 CP SEGURIDAD 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
244 2008 SUBDIRECCION 2. ACTAS 2.21 Actas de Entrega
245 S4 2. ACTAS Revista

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ESLOG-29.25

2008
246 S4 CALES vado
2008
2.21 Actas de Entrega-2.35 actas de
2008
249 CP SEGURIDAD 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
251 2009 S3 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
2009
2009
262 2010 SUBDIRECCION 53.PLANILLAS 53.7 Planillas de Control

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ESLOG-29.25

19.1 Cuenta Fiscal de Gasto Reser-
2010
269 S4 17. CONTRATOS vado
2010
2010
2010
2010
2010
275 2010 S11 41.PROCESOS 38.14 Ordenes del Dia
288 2011 S4 17. CONTRATOS 17.5 Contratos de Prestacion de

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Servicios
17.5 Contratos de Prestacion de
2011
289 S4 17. CONTRATOS Servicios
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011
19. CUENTAS FIS-
2011
307 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
308 S4 CALES

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ESLOG-29.25
19. CUENTAS FIS-

2011
309 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
310 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
311 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
312 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
313 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2011
314 S4 CALES
315 2011 S4 53. PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2011
2011
1.5 Accion de Tutela-1.9 Requieri-
2011 1. ACCIONES CON- meintos de Justicia-1.10 Derechos
318 S11 STITUCIONALES de Peticion
319 2011 S11 41.PROCESOS 41.8 Procesos Disciplinarios
320 2011 S11 41.PROCESOS 41.8 Procesos Disciplinarios
CP AGRUPA- 2.21 Actas de Entrega-2.35 actas de
2011
321 CION 2.ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
CP AGRUPA-
2011
322 CION 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
327 2012 AYUDANTIA 2.ACTAS 2.25 Actas de Reunion de Trabajo
328 2012 AYUDANTIA 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
2.21. Actas de Entrega-2.25 Actas
2012 de Reunion de Trabajo-2.40 Actas
329 S1 2.ACTAS de Revista
330 S1 2.ACTAS de Revista
29.29 Informe de Accidentalidad-
2012
331 S1 29. INFORMES 29.57 Informe de Actividades-

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ESLOG-29.25

2012
332 S1 29. INFORMES 29.57 Informe de Actividades-
24.5 Estudio de Seguridad a Peso-
2012
333 S2 24. ESTUDIOS nas
2012
2012
2012
2012
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2012

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ESLOG-29.25
Servicios
2012
375 2012 S4 18. CUENTAS
19. CUENTAS FIS-
2012
376 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
377 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
378 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
379 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
380 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
381 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
382 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
383 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
384 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
385 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2012
386 S4 CALES
29.25 Informe de Actividades-29.57
2012
387 S4 29. INFORMES Informes de Novedades
2012
2012
389 S7 2. ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
2012
390 S7 24. ESTUDIOS demica
2012
2012
392 S7 25. EXPEDIENTES Capacitacion-2.40 Actas de Revista
2012
394 2012 S7 25. EXPEDIENTES 25.3 Expedientes de Actividad Aca-

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
demica
2012
CP AGRUPA-
2012
CP AGRUPA-
2012
403 2013 AYUDANTIA 2. ACTAS 2.25 Actas de Reunion de Trabajo
406 2013 SUBDIRECCION 29. INFORMES 29.25 Informe de Actividad
407 2013 S1 40. PLANES 40.20 Plan de Emergencia
418 2013 S4 2. ACTAS 2.21 Actas de Entrega-2.25 Actas de

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
Reunion de Trabajo-2.40 Actas de

Revista
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
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2013
2013
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Servicios
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
19. CUENTAS FIS-
2013
451 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2013
452 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2013
453 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2013
454 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2013
455 S4 CALES
2013
457 2013 S4 40. PLANES 40.37 Plan de Necesidades

PÚBLICA
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ESLOG-29.25

463 2013 S6 29. INFORMES 29.25 Informe de Actividades
2013
2013
2013
467 2013 S7 40. PLANES 40.37 Plan de Nesecidades
470 S1 2. ACTAS de Revista
474 2014 S1 40. PLANES 40.20 Plan de Emergencia
2. ACTAS-29. IN-
2.40 Actas de Revista-29.25 Informe
2014 FORMES-38. OR-
de Actividades-38.14 Orden del Dia
477 S3 DENES

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2014
2014
2014
2014
2014
2014
2014
19. CUENTAS FIS-
2014
493 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2014
494 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2014
495 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2014
496 S4 CALES
2014
2014
501 2014 S4 2.ACTAS-17. CON- 2.21 Actas de Entrega-2.30 Actas de

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ESLOG-29.25
Baja de Vehiculos-17.2 Contratosd

TRATOS-25. EXPEDI- de Bienes y Servicios-25.2 Expe-
ENTES dientes de Vehiculos
2014
2014
2014 CP AGRUPA- 2. ACTAS-29. IN- Capacitacion-2.40 Actas de Revista-
505 CION FORMES 29.25 Informe de Actividades
2014 2. ACTAS-29. IN- Capacitacion-2.40 Actas de Revista-
506 CP IR FORMES 29.25 Informe de Actividades
2. ACTAS-29. IN- 2.25 Actas de Reunion de Trabajo-
2015 FORMES-38. OR- 29.25 Informe de Acticidades-38.14
509 AYUDANTIA DENES Ordenes del Dia
512 2015 S1 2. ACTAS 2.35 Actas de Capacitacion
2015
2015
2015
2015

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Revista
2015
2015
528 S4 CALES vado
2015
2.ACTAS-29-IN- Revista--29.25 Informe de Activida-
FORMES-40- des-29.29 Informede Accidentali-
PALANES-53. PLANIL- dad-40.37 Plan de Necesidades53.7
534 2015 S4 LAS Planillas de Control
2015
535 S5 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
2015
2015
2015
539 2015 S7 25. EXPEDIENTES 25.3 Expedientes de Actividad Aca-

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
demica
2015
2015 1. ACCIONES CON- meintos de Justicia-1.10 Derechos
541 S11 STITUCIONALES de Peticion
2015
543 ARCH 2. ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
2015
544 CP USA 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
2015
545 CP IR 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
546 2016 AYUDANTIA 2. ACTAS 2.25 Actas de Reunion de Trabajo
25.25 Expediente especial de Per-
2016
551 S1 25. EXPEDIENTES sonas
29.25 Informe de Actividad-29.57
2016
552 S1 29. INFORMES Informe de Novedades

PÚBLICA
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ESLOG-29.25

Revista
560 2016 S4 10. BOLETINES
19. CUENTAS FIS-
2016
561 S4 CALES
2016
562 S4 CALES vado
2016
2016
2016
2.ACTAS-29. IN- Capacitacion-2.40 Actas de Revista-
2016 S4
FORMES-31. LIBROS- 29. Informe de Accidentalidad-31.6
567 38. ORDENES Libros de Registro y/o Minutas
569 2016 S6 23. DIRECTIVAS 23.1 Directiva Permanente
570 2016 S6 43. PROYECTOS 43.18 Proyectos de Investigacion
2016
2016
2016
2016
2016
575 ARCHI 2. ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
2016
576 CP IR 2. ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
CP AGRUPA- 2.21 Actas de Entrega-2.35 actas de
2016
577 CION 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista

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ESLOG-29.25
CP AGRUPA-
2016
578 CION 53. PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2.22 Actasde Posecion-2.25 Actas
579 AYUDANTIA 2. ACTAS de Revista
580 2017 AYUDANTIA 29. INFORMES 29.25 Informe de Actividades
582 2017 AYUDANTIA 53. PLANILLAS 53.3 Planillas de Correspondencia
583 SUBDIRECCION 2. ACTAS de Revista
29.25 Informe de Actividad-29.57
2017
585 SUBDIRECCION 29. INFORMES Informe de Novedades
586 2017 SUBDIRECCION 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
de Reunion de Trabajo-2.35 Actas
2017
de Capacitacion-2.40 Actas de Re-
587 S1 2. ACTAS vista-2.78 Actas de Compromiso
588 2017 S1 27. HISTORIAS 27.3 Historias Laborales
29.29 informe de Accidentalidad-
2017 29.57 Informe de Novedades-29.87
592 S1 29. INFORMES Informe Peridodico de Personal
40.31 Plande Bienestar de Personal-
2017
594 S1 40. PLANES 40.46 Plan de Vacaciones
2017
596 S1 2. ACTAS vista-2.78 Actas de Compromiso
29.29 informe de Accidentalidad-
2017 29.57 Informe de Novedades-29.87
597 S1 29. INFORMES Informe Peridodico de Personal
40.2 Plan de Accion-40.3 Plan de
2017
598 S1 40. PLANES Auditoria-40.20 Plan de Emergencia

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ESLOG-29.25
29.25 Informe de Actividades- 29.57

2017
603 2017 S3 53. PLANILLAS 53.7 Planilla de Control
604 2017 S3 86. OPERACIONES
605 2017 S4 2. ACTAS 2.40 Actas de Revista
2.35 Actas de Capacitacion- 2.40 Ac-
2017
606 S4 2. ACTAS tas de Revista
2017
2017
2017
2017
613 S4 CALES vado
19. CUENTAS FIS-
2017
614 S4 CALES
19. CUENTAS FIS-
2017
615 S4 CALES
617 2017 S4 29. INFORMES 29.57 Informe de Novedades
29.21 Informe de Inspeccion- 29.25
2017 Informe de Actividades- 29.57 Infor-
618 S4 29. INFORMES me de Novedades
2017
622 2017 S6 10. BOLETINES
2017
624 2017 S6 43. PROYECTOS 43.18 Proyectos de Investigacion
625 2017 S6 60. CONVENIOS 60.1 Convenios de Cooperacion

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ESLOG-29.25
17. CERTIFICA-
2017
626 S7 CIONES
17. CERTIFICA-
2017
627 S7 CIONES
17. CERTIFICA-
2017
628 S7 CIONES
17. CERTIFICA-
2017
629 S7 CIONES
2017
2017
2017
2017
2017
2017
2.25 Actas de Raeunion de Trabajo-
2.35 Actas de Capacitacion-2.40 Ac-
2017 2. ACTAS-40 PLANES
tas de Revista-40.3 Plan de Bienes-
637 S9 tar Personal
meintos de Justicia-1.10 Derechos
2017 de Peticion- Actas de Reunion de
1. ACCIONES CON- Trabajo-2.35 Actas de Capacitacion-
638 S11 STITUCIONALES 2.40 Actas de Revista
640 2017 REG 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
2.22 Actas de Posecion-2.25 Actas
641 AYUDANTIA 2. ACTAS de Revista
643 SUBDIRECCION 2. ACTAS de Revista
644 2018 SUBDIRECCION 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
645 2018 REG 31. LIBROS

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
2.25 Actas de Reunion de Trabajo-

2018 S1 2.ACTAS
646 2.40 Actas de Revista
647 2018 S1 27.HISTORIAS 27.3 Historias Laborales
29.57 Informe de Novedades-29.60
2018 Informe de Personal-29.87 Informe
650 S1 29. INFORMES de Periodico de Personal
652 2018 S1 40. PLANES 40.31 Plande Bienestar de Personal
2018 SEPSE 2.ACTAS
654 vista-2.78 Actas de Compromiso
29.25 Informe de Actividad-29.29.
2018 SEPSE
655 29. INFORMES Informe de Accidentalidad
656 2018 SEPSE 40. PLANES 40.20 Plan de Emergencia
657 2018 SEPSE 53. PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2.25 Actas de Reunion de Trabajo-
2018 S1 2.ACTAS
658 2.40 Actas de Revista
29.57 Informe de Novedades-29.60
2018 Informe de Personal-29.87 Informe
662 S1 29. INFORMES de Periodico de Personal
664 2018 S1 40. PLANES 40.31 Plande Bienestar de Personal
2018 SEPSE 2.ACTAS
666 vista-2.78 Actas de Compromiso
29.25 Informe de Actividad-29.29.
2018 SEPSE
667 29. INFORMES Informe de Accidentalidad
668 2018 SEPSE 40. PLANES 40.20 Plan de Emergencia
669 2018 SEPSE 53. PLANILLAS 53.7 Planillas de Control

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
672 2018 S3 40.PLANES 40.13 Planes de Seguridad

673 2018 S3 53. PLANILLAS 53.7 Planilla de Control
2. ACTAS-10. BOLETI- 2.21 Actasde Entrega-2.25 Actas de
NES-17. CONTRA- Reunion de Trabajo*-17.5 Contra-
2018 S4 TOS-37. NOMINAS- tos de Prestacion de Servicios-40.37
40.PLANES-53.PLA- Plan de Necesidades-53.7 Planillas
674 NILLAS de Control
2. ACTAS-19. CUEN-
2018 S4
675 TAS FISCALES 2.40 Acta de Revista
19. CUENTAS FIS-
2018 S4
677 CALES
19. CUENTAS FIS-
2018 S4
678 CALES
19. CUENTAS FIS-
2018 S4
679 CALES
2018 S4
680 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
2018 S4
681 2. ACTAS Cqpacitacion-2.40 Actas de Revista
682 2018 S4 17. CONTRATOS 17.1 Contrato de Arrendamientos
40.6 Poan de Mantenimiento-40.54
2018 S4
683 40. PLANES Plan De Manejo Ambiental-
2018 S4
684 CALES vado
685 2018 S4 2. ACTAS 2.40.Actas de Revista
2.1 Actas de Asignacion-2.21.Actas
2. ACTAS-29.IN- de Entrega- 29.25 Informe de Activi-
2018 S4
FORMES-30.INVEN- dades-30. Inventarios Fiscale de Bi-
686 TARIOS enes
2. ACTAS-29.IN- Revista-29.60 Informe de Pesonal-
2018 S4
FORMES-38.OR- 29.97 Informe de Sistemas de la In-
687 DENES formacion-38.12 Orden de Trabajo
2.21 Actas deEntrega-2.25 Actas de
2018 2. ACTAS
688 S7 Reunion de Trabajo-
2.35 Actas de Capacitacion-2.40 Ac-
2018 2. ACTAS
689 S7 tas de Revista
2018 25.EXPEDIENTES
690 S7 demica
691 2018 S7 25.EXPEDIENTES 25.3 Expedientes de Actividad Aca-

PÚBLICA
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ESLOG-29.25
demica
2018 25.EXPEDIENTES
692 S7 demica
2018 25.EXPEDIENTES
693 S7 demica
2018 25.EXPEDIENTES
694 S7 demica
2018 25.EXPEDIENTES
695 S7 demica
2018 25.EXPEDIENTES
696 S7 demica
17. CERTIFICA-
2018
699 S7 CIONES
2.35 Actas de Capacitacion-40.3
2018 2. ACTAS-40 PLANES
700 S9 Plan de Bienestar Personal
1.5 Accion de Tutela-1.9 Requeri-
1. ACCIONES CON- meintos de Justicia-1.10 Derechos
2018 S11 STITUCIONALES- de Peticion-2.25 Actas de Reunion
2.ACTAS de Trabajop-2.35 Actas de Capacita-
701 cion-2.40 Actas de Revista
702 2018 CP USA 2.ACTAS 2.21 Actas de Entrega
703 2018 CP USA 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
704 2018 CP USA 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
705 2018 CP USA 38. ORDENES 38.14 Orden del Dia
2018
706 CP IR 2. ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
707 2018 CP IR 31. LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
2.21 Actas de Entrega-2.22 Actasde
2019 Asigancion-2.25 Actas de Reunion
708 AYUDANTIA 2.ACTAS de Trabajo
709 2019 AYUDANTIA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
710 2019 AYUDANTIA 38.ORDENES 38.14 Ordens del Dia
711 2019 REGISTRO 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
712 2019 REGISTRO 53.PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2019
713 SUBDIRECCION 2.ACTAS Reunion de Trabajo
2019
714 SUBDIRECCION 29.INFORMES Informe de Novedades

PÚBLICA
PÚBLICA
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ESLOG-29.25

2019 CONTROL IN- Reunion de Trabajo-2.40 Actas de
715 TERNO 2.ACTAS Revista
CONTROL IN-
2019
716 TERNO 29.INFORMES 29.25 Informe de Actividades-
Reunion de Trabajo-2.35Actasde
2019 S1 2.ACTAS
Capacitacion-2.40 Actas de Revista-
717 2.78 Actas de Compromiso
2019 S1 29.60 Informe de Personal-29.87 In-
721 29.INFORMES forme Periodico de Personal
723 2019 S1 53.PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2.ACTAS-29 IN- 2.40 Actas de Revcista-29.25 Infor-
2019 ALIMENTACION
724 FORMES me de Actividades
2019
725 ALIMENTACION CALES vado
2.40 actas de Revista-23.1 Directiva
2019 2.ACTAS-23.DIRECTI- Permanente-23.2 Directiva Transi-
726 S3 VAS torias
729 2019 S3 53.PLANILLAS 53.7 Planillas de Control
2019
730 S4 2.ACTAS Capacitacion-2.40 Actas de Revista
17.5Contrato de Prestacion de Ser-
2019
731 S4 17.CONTRATOS vicios
FONDO IN- 18.CUENTAS CORRI-
2019
732 TERNO ENTES 18.5 Fondo Interno
40.6 Poan de Mantenimiento-40.37
2019
733 PLANES 40.PLANES Plan de Necesidades
2.ACTAS-17.CON- 2.40 Acta de Revista-17.1 Contrato
2019
734 FINCA RAIZ TRATOS de Arrendamientos
MEDIO AMBI-
2019
735 ENTE 10.BOLETINES
19.CUENTAS FIS-
2019
736 BODEGA INTEN CALES

PÚBLICA
PÚBLICA
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ESLOG-29.25
19.CUENTAS FIS-
2019
737 BODEGA ARMA CALES
19.CUENTAS FIS-
2019
738 BODEGA INTEN CALES
19.CUENTAS FIS-
2019
739 BODEGA ARMA CALES
2.21 Actas de Entrega-29.25 Infor-
2.ACTAS-29. IN- me De Actividades-31.6 Libros de
2019
FORMES-31. LIBROS- Registroy/ o Minutas-38.2 Ordenes
740 TRANSPORTES 38. ORDENES de Marchas
2.ACTAS-29.IN- 2.35 Acta de Capacitacion-29.25 In-
2019 FORMES-38.OR- forme de Activiades-38.1.Orden In-
741 S6 DENES-40.PLANES terna-40.6 Plan de Mantenimiento
2.21 Actas de Entrega*2.25 Actas
2019 de Reunion de Trabajo-2.35 Acta
742 S7 2.ACTAS de Capacitacion-
2.21 Actas de Entrega*2.25 Actas
de Reunion de Trabajo-2.35 Acta
2019
de Capacitacion-2.81 Actas de Elimi-
743 S7 2.ACTAS nacion Documental
2.ACTAS-60 CONVE- 2.21 Actas de Entrega-60.2 Conve-
2019
744 S7 NIOS nios Educativos
2019 S7
745 25.EXPEDIENTES demica
2019 S7
2019 S7
2019 S7
2019 S7
2019 S7
751 2019 S7 29.INFORMES 29.25 Informe de Activitividades
95. SISTEMAS DE
2019 S7
752 GESTION 95.5 Sistemas de Gestión de Calidad
2.35 Acta de Capacitacion-29.25 In-
2019 2.ACTAS-29.IN- forme de Activiades-40.6 Plan de
753 S9 FORMES-40.PLANES Mantenimiento
754 2019 S11 2.ACTAS-29.IN- 2.35 Acta de Capacitacion-29.25 In-

PÚBLICA
PÚBLICA
Pág. 43 de 44
*2022745021399153*

ESLOG-29.25
FORMES- forme de Actividades

755 2019 CP.USA 2.ACTAS 2.21 Actas de Entrega
756 2019 CP.USA 2.ACTAS 2.40 Actas de Revista
757 2019 CP.USA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
758 2019 CP.USA 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
759 2019 CP.USA 38.ORDENES 38.14 Ordenes del Dia
2.1 Actas de Asignación- 29.35 Ac-
2019 tas de Capacitacion-2.40 Actas de
760 CP.IR 2.ACTAS Revista-2.78 Acta de Compromiso
761 2019 CP.IR 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
762 2019 CP.IR 38.ORDENES 38.14 Ordenes del Dia
2.1 Actas de Asignacion-2.21 Actas
2019 CP.AGRUPA- de Entrega-2.35 Actas de Capacita-
763 CION 2.ACTAS cion-2.40 Actas de Revista
764 2019 CP.SEGURIDAD 31.LIBROS 31.6 Libros de Registro y/o Minutas
765 NOMINA
766 NOMINA
767 NOMINA
768 NOMINA
769 NOMINA
770 NOMINA
771 NOMINA
772 NOMINA
773 NOMINA
774 NOMINA
775 NOMINA
776 NOMINA
Respetuosamente,
SV. HOLGUÍN AGUILERA LUIS ALEJANDRO

Suboficial Gestión Documental ESLOG.
Elaboro: PS.Taviana Flórez

Auxiliar Gestión Documental ESLOG

PÚBLICA
PÚBLICA
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*2022745021399153*

ESLOG-29.25
Reviso: MY. Sergio Poveda
Subdirector ESLOG (E)
Vo.Bo. MY .Sergio Poveda

Subdirector ESLOG (E)

PÚBLICA

Informe Gestion Archivo Gestion Documental

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PÚBLICA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Radicado N° 2022745021399153: MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CE-

Bogotá D.C, 25 de noviembre de 2022

Señor Teniente Coronel

Asunto: Informe de Gestión Archivo Intermedio

Respetuosamente, me permito enviar al señor Coronel Director de la Escuela de

En el año 2022 se ha logrado planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

 Se llevó a cabo la actualización de la base de datos en cual se refleja

 Se organizaron 55 cajas x 200y 6 años de archivo dando cumplimiento

A continuación, se describe cada uno de los procesos archivísticos que se

Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo me-

 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

Proceso de ordenación que consiste en retirar de los documentos ganchos, clics y

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden

 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha

Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de

Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación,

Consiste en el análisis que se realiza a los documentos de archivo y de sus

 FUID: Instrumento archivístico que permite describir de manera exacta los

 STICKER: Es donde está la información que nos permite identificar clara-

 ROTULO: Son etiquetas identificadoras de papel blanco, las cuales nos

La instalación de los documentos en la bodega es la última tarea en la organiza-

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA ORFEO

 En vigencia del año 2022 la Escuela de Logística, realizo el proceso

 Seguido a esto desde su implementación a la fecha se han reali-

 Cabe resaltar que la Escuela de Logística no contaba con dicho proce-

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

 Continuamente se ha realizado seguimiento a las actividades realiza-

A continuación, se relaciona la cantidad de comunicaciones digitalizadas

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

RECEPCIÓN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

TRANSFERENCIAS 2022 CAJAS

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

REVISTA ARCHIVOS DE GESTIÓN

En la vigencia 2022 se realizaron dos revistas en todas las dependencias que

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

Según el plan de actividades N° 008187 de fecha 2022-02-02, se cumplimiento en un

NOTA: cabe resaltar que se siguió actualizando la estadística del archivo

ESTADISTICA DOCUMENTACION ESLOG

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

ESTADISTICA TOTAL DE CAJAS 1963-2019

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

Dirección de la Unidad - Ciudad o Municipio. - Depto.

Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

41 1985 S11 9.ESTADISTICA 800.Actas Varias

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Radicado N° 2022745021399153 MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMGF-CEDOC-CEMIL-

65 1989 S4 9.ESTADISTICA 800.Actas Varias