Bogotá D. C.

, 22 de Julio de 2019

CNE-AJ-2800-2019

Señora:
CATALINA MARIA LOPERA POSADA
catalinaloperaposada@hotmail.com

REF: Respuesta a Petición con Radicado No. 11032-2019.

Respetada señora Catalina:

Por medio del presente me permito dar respuesta a la petición elevada por Usted, la cual
fue recibida en este despacho vía correo electrónico como aparece en la referencia y en
la cual manifiesta:

“(…) solicito claridad si como aspirante a la alcaldía del municipio de Hispania y

consultante del listado de inscripción de cédula puedo tomar apuntes a mano
alzada y en mi agenda personal ya que el día de hoy me presenté a la
Registraduría Municipal de Hispania Antioquia previa comunicación por escrito
y no fue posible realizar el ejercicio ya que el funcionario desconocía el
contenido de la Resolución en mención”.

Con relación a su consulta, es importante tener en cuenta el artículo 213 del Decreto
2241 de 1986, que expone lo siguiente:

“Artículo 213. Toda persona tiene derecho a que la Registraduría le informe sobre

el número, lugar y fecha de expedición de documentos de identidad pertenecientes
a terceros. 
  
Tienen carácter reservado las informaciones que reposen en los archivos de la
Registraduría referentes a la identidad de las personas, como son sus datos
biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica. 
  
De la información reservada solo podrá hacerse uso por orden de autoridad
competente. 
  

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 Con fines investigativos, los jueces y los funcionarios de policía y de seguridad
tendrán acceso a los archivos de la Registraduría. 
  
Cualquier persona podrá inspeccionar en todo tiempo los censos electorales, pero
en ningún caso se podrá expedir copia de los mismos”.

No obstante, el artículo 27 de la Ley 594 del 2000 por la cual se dicta la Ley General de
Archivo y se dictan otras disposiciones, estipula el derecho a consultar los documentos
de archivo públicos y a que se les expida copia siempre y cuando no tengan el carácter
reservado conforme a la Constitución y la Ley. El artículo citado a la letra reza:

“(…) ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las

personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que
se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan
carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el

derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes”.

Igualmente, los artículos 13 y 24 de la Ley 1437 del 2011 por la cual se expide el código
de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, estipula el derecho
a presentar peticiones respetuosas y bajo reserva en los siguientes términos:

“(…) ARTÍCULO 13. OBJETO Y MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN

ANTE AUTORIDADES.<Artículo CONDICIONALMENTE exequible> <Artículo
modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades,
en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o
particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio
del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin
que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá
solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o
funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio,
requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular
consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

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El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de
representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de
menores en relación a las entidades dedicadas a su protección o formación (…)”.

ARTÍCULO 24. INFORMACIONES Y DOCUMENTOS RESERVADOS. <Artículo

modificado por el artículo 1de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>
Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente
sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas,

incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y
demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas
o privadas, así como la historia clínica.

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y

tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de
los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a
reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la
respectiva operación.

5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la

Ley Estatutaria 1266 de 2008.

6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes
estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.

7. Los amparados por el secreto profesional.

8. Los datos genéticos humanos.

PARÁGRAFO. <Parágrafo CONDICIONALMENTE exequible> Para efecto de la

solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y
7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por
personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.

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Es importante tener en cuenta lo que el mismo Consejo Nacional Electoral ha
manifestado al respecto como lo citado en la Resolución No. 2015 de 2007 en su
artículo 2, el cual reza:

“ARTICULO SEGUNDO. PUBLICIDAD DEL CENSO Y DE LOS REGISTROS DE

INSCRIPCION. Durante el plazo de inscripción de cédulas fijado por la
Registraduría Nacional del Estado Civil, y durante los quince (15) días calendario
siguientes, los Registradores Distritales, Municipales o Auxiliares pondrán a
disposición del ciudadano que así lo solicite, los formularios de inscripción de
cédulas E3 ya diligenciados, así como el Censo Electoral de la correspondiente
circunscripción vigente a la fecha de inicio del proceso de inscripción, junto con la
relación de los ciudadanos titulares de las cédulas expedidas durante el proceso de
inscripción, de manera que el ciudadano pueda enterarse de la totalidad de
ciudadanos que están habilitados o aspiran a estarlo para sufragar en ese
municipio”.

Ahora bien, al tenor de la Resolución 215 de 2007, por medio de la cual esta
Corporación regulo el procedimiento breve y sumario para dejar sin efectos la inscripción
irregular de cédulas, prevé la posibilidad que las personas tengan a su disposición los
formularios de inscripción de cédulas “E3”, a efectos de poder ejercer control ciudadano
sobre los procesos de inscripción de cédulas, y que de esta manera puedan sustentar
las respectivas peticiones sobre inscripciones irregulares, esta reglamentación no puede
entenderse de manera aislada y descontextualizada respecto de las normas del orden
legal, que imponen la confidencialidad de algunos que obran en los mencionados
formularios.

Precisamente, como lo reseña el artículo 2013 del Código Electoral, en concordancia

con lo establecido en los artículos 27 de la Ley 594 del 2000 y 19 del Código
Contencioso Administrativo, le da el carácter de reservado a cierta información
relacionada con la identidad de las personas, concretamente la referida a sus datos
biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.

En ese orden, los formularios E3 contienen en parte información con el carácter de

confidencialidad /datos biográficos y huella), la reserva legal de que gozan estos datos
en ellos contenidos no puede entrar en crisis con el derecho que los ciudadanos tienen
para acceder a estos formatos, y, por lo tanto, la Registraduría Nacional del Estado Civil
y todas sus dependencias están en la obligación de así garantizarlo.

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Así púes, los ciudadanos pueden tener acceso a los formularios E3 y tomar nota de
algunos datos que constan en ellos (bien a mano, o bien en medio electrónico) pero
siempre que se garantice la reserva legal de la información que consta en estos
documentos y en cumplimiento con la Circular No. 030 de 17 de marzo de 2011
proferida por la Dirección de Censo Electoral de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, no podrá expedir copias ni tomar fotografías de los mismos sin que medie orden de
autoridad competente.

El presente concepto1 se rinde de conformidad con el artículo 28 de la Ley 1755 de

2015, que dispone:

“ARTÍCULO 28. Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario,

los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones
realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio
cumplimiento o ejecución.”

Cordialmente,

URIEL LÓPEZ VACA

Asesor Jurídico y de Defensa Judicial
Consejo Nacional Electoral
Proyectó: EGOB

1
Función asignada a la Asesoría Jurídica y de Defensa Judicial, conforme a la decisión tomada en Sala Plena según
consta en Acta No. 030 del 4, 5 y 6 de septiembre de 2018.

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