Análisis e Identificación De Procesos Automatizables para el Desarrollo de Macros en el Equipo

de Recaudo

Oscar Camilo Vega Herrera

Universidad Libre - Seccional Cúcuta

Faculta De Ingeniería

Programa De Ingeniería En TIC

Cúcuta

2022
Análisis e Identificación De Procesos Automatizables para el Desarrollo de Macros en el Equipo
de Recaudo

Tutores:

Jesús Alexis Nieto

Luz Mary Bedoya Díaz

Rosa María Gelvez Sandoval

Trabajo Para Culminación De Prácticas Empresariales

Universidad Libre - Seccional Cúcuta

Faculta De Ingeniería

Programa De Ingeniería En TIC

Cúcuta

2022
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................... 5

Objetivos ......................................................................................................................................... 6

Objetivo general .......................................................................................................................... 6

Objetivos específicos .................................................................................................................. 6

Justificación .................................................................................................................................... 7

Alcances de la practica empresarial ................................................................................................ 8

Actividades ................................................................................................................................. 8

Marco teórico .................................................................................................................................. 9

Bases teóricas .............................................................................................................................. 9

Administración comercial ........................................................................................................... 9

Excel ....................................................................................................................................... 9

Visual Basic for Applications (VBA) ..................................................................................... 9

Macro .................................................................................................................................... 10

Diagnostico ................................................................................................................................... 11

Recursos: físicos, financieros, talento humano ............................................................................. 12

Sugerencias y estrategias .............................................................................................................. 13

Sugerencias ............................................................................................................................... 13

Estrategias ................................................................................................................................. 13

Propuesta e implementación ......................................................................................................... 14

Propuesta ................................................................................................................................... 14

Implementación......................................................................................................................... 14

Presupuesto de implementación del proyecto ............................................................................... 15

Conclusión .................................................................................................................................... 16

Anexos .......................................................................................................................................... 17

Referencias.................................................................................................................................... 21
Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1 Capacitación Practicantes ........................................................................................ 17

Ilustración 2 capacitación de actividades a automatizar ............................................................... 17
Ilustración 3 Desarrollo y diseño de la macro .............................................................................. 18
Ilustración 4 Menú principal de la macro ..................................................................................... 18
Ilustración 5 Menú de Calculo e identificación de diferencias ..................................................... 19
Ilustración 6 Menú carga de Datos ............................................................................................... 19
Ilustración 7 Menú exportación de datos ...................................................................................... 20
 Introducción

El presente informe tiene como finalidad la exposición del trabajo que se llevó a cabo

durante el segundo semestre del 2022, dentro del contexto de práctica empresarial para noveno

semestre de Ingeniería en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por lo tanto, yo

Oscar camilo vega herrera dentro del área de finanzas de Centrales Eléctricas, desarrolle una

MACRO para la agilización de procesos en el equipo de recaudo.

 Objetivos

Objetivo general

• Desarrollar una macro para la identificación y clasificación de diferencias en el

grupo de recaudo.

Objetivos específicos

• Identificar los procesos automatizables del proceso de diferencias.

• Desarrollar una macro en Microsoft Visual Basic Application para el equipo de

recaudo.

• Reducir el tiempo en el proceso de diferencias.

 Justificación

En el equipo de recaudo del área de finanzas de CENS, se identificó una deficiencia en el

proceso de identificación de diferencias por lo cual se tomó la decisión de desarrollar e

implementar una Macro (Visual Basic application) la cual se encargará de reducir el estrés y/o

carga del empleado mejorando los tiempos de búsqueda y clasificación de las diferencias.
 Alcances de la practica empresarial

El análisis, identificación, desarrollo e implementación de la Macro en Centrales

Eléctricas, se llevará a cabo bajo el proceso de práctica empresarial vinculado al área de finanzas

bajo la dirección de los respetivos tutores, los cuales son: Jesús Alexis Nieto, Luz Mary Bedoya

Díaz y Rosa María Gelvez Sandoval.

Actividades

• Capacitación Área de recaudo e inducción.

• Identificación y Aprendizaje, comprensión Procesos Equipo de Trabajo.

• Aprendizaje del lenguaje de programación VBA en macros Excel

• Manejo de la herramienta Excel y SAC

• Desarrollo de macros VBA

• Entrega de alfas y betas de las macros (fase inicial)

• Entrega de las macros V. final

• mejoramiento y actualizaciones de la macro

 Marco teórico

Bases teóricas

Administración comercial

Es el profesional que se encarga de toda la gestión comercial de las sociedades comerciales

(entiéndase como empresas mixtas, compañías, etc.) para dirigir, planificar y organizar todas las

operaciones administrativas que estén avocadas a la operatividad y correcto funcionamiento de la

dirección comercial.

Excel

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de

grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el

seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial

es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos

se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos

y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para

empezar.

Visual Basic for Applications (VBA)

Visual Basic for Applications (VBA) es parte del software heredado Visual Basic de

Microsoft Corporation (NASDAQ: MSFT). VBA se usa para escribir programas para el sistema
operativo Windows y se ejecuta como un lenguaje de programación interno en aplicaciones de

Microsoft Office (MS Office, Office) como Access, Excel, PowerPoint, Publisher, Word y Visio.

VBA permite a los usuarios personalizar más allá de lo que normalmente está disponible con las

aplicaciones host de MS Office.

Macro

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para

automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas

las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones

de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en

su funcionamiento.
 Diagnostico

En el grupo de recaudo del área de finanzas se identificó una forma deficiente de realizar

la actividad de encontrar e identificar diferencias, lo cual ocasiona estrés y represión de trata de

datos, provocando que no se puedan cumplir otras actividades en el tiempo de terminado.

 Recursos: físicos, financieros, talento humano

La empresa Centrales Eléctricas proporciono un área de trabajo con un equipo de

cómputo para la realización de las actividades de la práctica, este equipo cuenta con todos los

recursos Office365 además de estar conectado a los servidores internos de Cens para el uso de

información requerida en las actividades diarias.

Físicos

• Computador de trabajo.

• Tarjeta de acceso.

• Área de trabajo (escritorio y silla).

Financieros

• La empresa otorga un salario mínimo para los gastos generales.

Talento humano

• Equipo de trabajo.

• Tutor de prácticas.

• Jefe de área.
 Sugerencias y estrategias

Sugerencias

• Mejorar el tratamiento de datos a la hora de realizar las actividades diarias.

• Reducir los tiempos dedicados a realizar una actividad.

Estrategias

• Desarrollar un sistema o aplicación para mejorar el rendimiento de las actividades,

facilitando el majo de datos.

 Propuesta e implementación

Propuesta

Desarrollar una Macro en VBA para Excel dedicada a la visualización y tratamiento de

datos en la actividad de identificación de diferencias del equipo de recaudo, dicha Macro

permitirá la cargade datos o información requerida para la actividad, seguidamente de calcular si

existe una diferencia, si existe una diferencia se procede a realizar los proceso de comparación e

identificación de valores repetido, dando como resultado la visualización de las diferencias.

Implementación

La macro se encuentra en fase de prueba y aprobación por el área de finanzas, se espere

pronta implantación en el grupo de recaudo. Pero se espera su pronta implementación el equipo

de recaudo.
 Presupuesto de implementación del proyecto

Para la realización del desarrollo e implementación de la macro, la empresa Central

Eléctricas proporciona un salario mínimo durante el periodo de 6 meses dando un total de seis

millones, obteniendo los siguientes beneficios:

• Aplicación de nuevas metodologías en la trata de datos.

• Implementar y desarrollar nuevas herramientas para el constante uso en la

empresa.

• Servir como consultor y desarrollador externo a la empresa.

• Ampliar el conocimiento y aplicación de las aplicaciones desarrolladas en VBA

para Microsoft Excel.

 Conclusión

La falta de implementación de nuevas formas para la agilización de proceso, hiso que se

fuera acumulando trabajo volviéndose un siclo vicioso, por lo cual al implementar y desarrollar

nuevas herramientas se logró reducir los tiempos dedicados en cada una las actividades

realizadas diariamente.
 Anexos

Ilustración 1 Capacitación Practicantes

Ilustración 2 capacitación de actividades a automatizar

Ilustración 3 Desarrollo y diseño de la macro

Ilustración 4 Menú principal de la macro

Ilustración 5 Menú de Calculo e identificación de diferencias

Ilustración 6 Menú carga de Datos

Ilustración 7 Menú exportación de datos
 Referencias

Inicio rápido: Crear una macro. (s/f). Microsoft.com. Recuperado el 21 de noviembre de 2022,

de https://support.microsoft.com/es-es/office/inicio-r%C3%A1pido-crear-una-macro-

741130ca-080d-49f5-9471-1e5fb3d581a8

Kenton, W. (2010, octubre 24). Visual Basic for Applications (VBA): Definition, uses, examples.

Investopedia. https://www.investopedia.com/terms/v/visual-basic-for-applications-vba.asp

Tareas básicas en Excel. (s/f). Microsoft.com. Recuperado el 21 de noviembre de 2022, de

https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-excel-dc775dd1-

fa52-430f-9c3c-d998d1735fca