PREGUNTAS FRECUENTES

DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ORFEO

1. ¿Dónde se deben generar las respuestas a radicados de entrada?

R/ Las Respuestas a Radicados de

Entrada, SIEMPRE se deben generar
desde la pestaña “Documentos”
del Radicado de Entrada.

2. ¿Quién está autorizado para anular radicados de salida?

R/ La “Solicitud de Anulación” de radicados de

Salida o Memorando la deben realizar los jefes de
cada dependencia a través de la opción “Anulación”
que se encuentra al lado izquierdo, en el menú
principal de Orfeo, después de recibir un correo por
parte del usuario que radico el documento con la
debida justificación de la solicitud de anulación.

3. ¿En qué momento queda en estado “gestionado” un radicado?

R/ Orfeo da por entendido que la gestión de un Radicado ha finalizado, cuando este
se Archiva.
 4. ¿Cuáles son las validaciones que se requieren para poder archivar
un radicado?
R/ Para Archivar un radicado de Entrada, Orfeo realiza las siguientes validaciones:

El radicado de Entrada debe tener un radicado de Salida en la pestaña

A. Documentos.

B. El Radicado de Salida (Respuesta) debe tener los 4 VoBo o Chulitos.

i. VoBo 1 Anexado
ii. VoBo 2 Radicado
iii. VoBo 3 Marcado como impreso
iv. VoBo 4 iEnviado (por el grupo de correspondencia)

5. ¿Es posible gestionar un radicado sin TDR ni expediente electrónico?

R/ No. A todos los documentos en Orfeo se les debe asignar TRD y Expediente.

6. ¿Quiénes están autorizados a desarchivar radicados?

R/ Solamente los jefes de las dependencias pueden desarchivar los documentos.

7. ¿Dónde se archivan las anulaciones de los radicados de salida?

R/ Los documentos que son
anulados se deben incluir en los
expedientes.

8. ¿Se deben referenciar en el sistema las copias de un radicado

de salida?
R/ Si un oficio de salida lleva copias, deben estar referenciadas en el sistema.

9. ¿Qué tipos de firma ofrece el sistema?

R/ Por ahora, solo mecánica.

10. ¿Por qué opción se sacan copias internas de los documentos?

R/ Se pueden realizar copias internas de los documentos por la funcionalidad “informar”.
11. ¿Se puede asignar TRD e incluir expedientes de manera masiva?
R/ Sí, Orfeo cuenta con la opción de asignación de TRD masiva e inclusión
en expediente masivo.

12. ¿Dónde se deben cargar los anexos de un radicado respuesta a un

radicado de entrada?

R/ En el radicado de salida.

13. Para el envío de las comunicaciones oficiales, ¿qué datos debe tener
como mínimo el radicado de salida?

R/ El Correo electrónico o dirección física indicando el municipio y departamento.

14. ¿Cuál es la fuente del código de barras de un radicado de salida?

R/ Code3 para Windows y fre3of9x(1) para Mac.

15. ¿Cómo limpiar el cache del navegador? ¿por qué es importante

hacerlo?

R/ Abre Chrome, en la parte superior

derecha de la pantalla, haz clic en Más y
allí, haz clic en Más herramientas, elige
el intervalo de tiempo Todos, selecciona
el tipo de información a eliminar y haz
clic en borrar datos.

Es importante borrar el caché pues libera espacio de almacenamiento de todos los

archivos temporales que han ido descargando y creando las aplicaciones, con el uso.